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informe 3| diseño de oficinas gabriel caviedes SERVICIOS EXTERNOS | ACCIONA

Gabriela Lopez | Carlos Soto Alicia Cardenas Taller de Productos V| 2012 Universidad Técnica Federico Santa María informe 3|acciona

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RESUMEN EJECUTIVO

Este trabajo se centrara en la determinación de la inversión necesaria inicial que necesitará el proyecto, además se expondrán dos ejemplos de casos de diseño de oficinas, su metodología de diseño y costos asociados tanto de nuestra consultora, como aquellos costos que estimen conveniente las empresas socias. En esta etapa del proyecto no se vera el balance general, VAN, y otros indicadores contables, estos serán detallados en el cuarto informe donde se determinara finalmente la factibilidad del proyecto. El proceso productivo visto en avance n° 2 servirá como base en la determinación de requerimientos de obras física, maquinaria, equipos, recursos humanos, recursos materiales, entre otros.Luego de la determinación de los requerimientos se calcula el efecto económico de cada componente que permitirá el funcionamiento del proyecto. Para compilar toda esta información, resulta útil el uso de balances, los cuales son: balance de equipos, de obras físicas, de personal y el balance de insumos. Luego se debe definir el tamaño del proyecto, es decir, la capacidad de producción, que proyectos se pueden abarcar siendo estudiantes de IDP y cuales, sencillamente, se nos escapa de nuestro control por su tamaño y/o complejidad. Los factores que influyen son la disponibilidad de insumos, el proceso productivo, el mercado actual y futuro, entre otros. Además el análisis organizacional es también de importancia, cuantas persona se encargaran del proyecto, que perfil deben tener, que habilidades básicas poseen, etc. Todos estos factores determinará la factibilidad real del proyecto para su futura puesta en marcha en Acciona.

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contenido Pagina 5 Introducci贸n

Pagina 6 Antecedentes.

Pagina 7-9 Balances.

Pagina 10 -11 Tamano del proyecto

Pagina 12-18

Ejemplos de presupuestos.

Pagina 19 Conclusiones.


introducción En las etapas para la creación de una empresa lo primero, y esencial, es una buena definición del servicio o producto, mostrar sus beneficios, fundamentos filosóficos y éticos y así diferenciarse del resto del mercado. En el pasado informe se tocaron estos temas, además de los factores externos que influyen en la propuesta y la proyección a futuro que se visualiza. En este informe seguiremos definiendo el proyecto con el estudio que corresponde, el llamado estudio técnico, el objetivo es definir la estimación y análisis de costo, el análisis organizacional, la ingeniería del proyecto y otros. Todo esto con el fin de determinar la composición optima de los recursos, que permitirá la producción del servicio a un menor costo económico posible. El análisis de costos busca contestar preguntas como se entrega el servicio, que procesos lo componen, que tecnologías se ocuparan, cuales el consto de inversión, de los insumos, materias primas, y más.


antecedentes El estudio previo definió las bases filosóficas y éticas del proyecto, es decir, su razón de ser, que podemos aportar como ingenieros en diseño al área de diseño interior, que sea novedoso, útil y genere un valor comercial para el cliente. También se precisó la propuesta y en que consistía este servicio, sus pasos a seguir y su vinculación con el cliente y empresas partners, la importancia de los dogmas del diseño (funcional, estético y comunicacional). El análisis de mercado o los actores que influyen en el proyecto, se definieron en cuatro familias: actores que influyen en la formación técnica/profesional (USM, IDP), las empresas externas o partners, que ayudan a la realización del proyecto mediante la terciarización de procesos productivos, las empresas clientes y finalmente las empresas competidoras. Se finaliza con la proyección de trabajo y como se visualiza que se comportara el mercado a futuro el comportamiento social y el posicionamiento de ACCIONA con su posible influencia en estos ámbitos. Se definieron tres rangos de tiempo: corto o hasta 5 años, medio (5-10 años) y largo (más de 10 años) Se pudo concluir la importancia de los pilares filosóficos y funcionales, estos definen de mañera global la visión del proyecto, los actores que influyen positiva o negativamente y la visualización a futuro que nos ayuda a generarnos metas y así actuar en el presente para cumplirlas.

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balances Teniendo en cuenta los procesos de la realización del proyecto explicado en el avance 2, se calcula el efecto económico de cada elemento, para esto se utilizara los Balances, estos tiene la siguiente estructura: -Identificación de cada ítem, cantidad y costo. -Vida útil. -Valor de liquidación de cada activo final de su vida útil. Tipos de Balances a) Balances de equipos: Son los activos físicos necesarios para el funcionamiento del proyecto, a nivel operativo, administrativo y comercial.

Computador: O netbook, laptop, tablet, según se estime conveniente. Uso exclusivo para trabajo, debe contemplar los diversos softwares y hardwares (tableta digitalizadora) de diseño y edición de video entre otros. Artículos de oficina: Papelería, lápices, artículos de dibujo, etc. Cámara de video: esencial para registrar los problemas espaciales del lugar de trabajo, su compra no es fundamental ya que se podría coordinar con otros miembros de ACCIONA para su préstamo. Los gastos varios se refieren aquellos gastos imprevistos o de uso aperiódico, por ejemplos recargas de celular, transporte, impresiones, etc. Se prevé una inversión inicial de $1.159.980.-

Como se puede apreciar los activos físicos son los básicos para el funcionamiento de una empresa, como esta consultora se apoya fuertemente en la terciarización de trabajo, no se toma en cuenta los elementos o maquinarias necesaria para la fabricación de mobiliario y como se definió en los informes anteriores, si se quiere mantener un nivel de calidad elevado es mejor dejar la fabricación a los profesionales de las empresas partner. De todas formas si es necesaria la utilización del taller de trabajo de IDP, las maquinarias empleadas y su tiempo será evaluado como gasto en el consumo eléctrico y el taller será calificado como un arriendo de costo cero. En el caso de que sea necesario comprar herramientas que no se encuentren en le taller, el costo se traspasara al presupuesto del proyecto en particular y al termino de este, la herramienta será donada al taller, donde será utilizada por toda la comunidad IDP. Hay que recordar que la utilización del taller será para trabajos específicos de mobiliario customizado o de reparación, siempre cuando sea de un nivel técnico acorde a las habilidades del equipo ACCIONA. b) Balance de obras físicas: Estas son bodegas, salas de venta de descanso, comedores, baños, etc. Luego se calcula la inversión necesaria para respaldar las obras. Además se deben considerar todas las alternativas posibles, ya sea arrendar, subcontratar, comprar, construir, etc. En el caso de esta consultora las obras físicas serán facilitadas tanto como por ACCIONA, en el caso de oficinas y sala de reuniones y por el Departamento de Industrias y la universidad Santa María para el caso de taller de trabajo,

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baños, comedores, lugares de recreación y deportes, y más. Es por esto que los costos de inversión en el área de obras físicas es cero. c) Balance de personal: Se recomienda desagregar todas las tareas y funciones al máximo, con el objetivo de definir el perfil de cargo para cada función y calcular su remuneración. Además se incorporan todo tipo de remuneraciones, gratificaciones, bonos, comisiones. Para esta consultoría se necesitara un mínimo de 2 integrantes, esto es para que entre ellos reboten ideas sobre el proyecto y un máximo de 3 personas. Tendrán un nivel organizacional horizontal, es decir, nadie será el jefe de un integrante, sino que serán pares cada uno en áreas específicas que le acomode: -Área de diseño: Será encargado de traspasar las ideas de los miembros en formato digital o en papel. -Área de operaciones: Se encargara de contactar a las empresas partners, será la conexión con los servicios de redes de ACCIONA. -Área de contabilidad: Manejará todo lo que tenga que ver con el dinero y será encargado se hacer el presupuesto.

Estas áreas no son fijar para cada integrante y se pueden modificar e intercambiar a medida que avanza el proyecto. Hay que indicar que no se cobrará por presupuestar el proyecto, es decir esas horas de trabajo en el cual se incluye la visita a la empresa cliente, el tiempo de contacto con las empresas socias, ver que mobiliario se ocupara y el dibujo virtual o real que se presentará junto con el presupuesto, será de costo cero para el cliente y deberá ser absorbido con la caja de ACCIONA.

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Se toma esta decisión en ves de cobrar por hacer presupuesto, como en el caso de los técnicos, que cobran por visita además del trabajo realizado, ya que es habitual en el mundo del diseño, arquitectura de fabrica de muebles, el de no cobrar por presupuesto y afectaría la competitividad si se hace lo contrario. Si es aceptado el presupuesto se cobrara $2000.- por hora que llevo la planificación del proyecto además de las horas que se invertirán para la construcción y entrega de este. Sobre cobra un porcentaje en ves de una remuneración se debe a las posibles disparidades en los tamaños de los proyectos, se vera más adelante ejemplos de proyectos los cuales se dividirán según su tamaño y/o complejidad. Al mantener una remuneración basada en el porcentaje del costo total del proyecto se pretende que los clientes se les cobre dependiendo de lo que quieran hacer, por ejemplo si una empresa quiere mantener los costos bajos y elige mobiliario da bajo precio sacrificando un poco la calidad, seria injusto cobrarle lo mismo que otra empresa que elije los mejores productos del mercado. d) Balance de insumos: Depende de control de insumos de los tipos de productos y la cantidad pronosticada. Se pueden expresar en función del número de prestaciones y finalmente reunir todo en un balance total de insumos. De nuevo, al ser una consultoría que esa fuertemente enfocada a tercerizar procesos productivos, ejerciendo siempre un constante control de calidad, no se trabajara con insumos para generar productos o servicios, se comparan productos terminados o productos hechor por terceros especialmente para nuestros clientes. Como se ha mencionado, está la posibilidad de trabajar en proyectos de menor complejidad, en ese caso los insumos dependerán del producto. Pero aun así se puede generalizar en el caso de un mueble estándar de oficina:

Con estos insumos, técnicas correctas y creatividad, se pueden crear productos de una calidad más que aceptable a un precio y nivel de dificultad relativamente bajo.

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tamaño de proyecto Para definir el tamaño que tendrá el proyecto se tiene que definir, primero, los tipos de capacidades: -Capacidad teórica de diseño: Es el volumen de producción que bajo condiciones óptimas (insumos, clima, disponibilidad, etc.) se alcanza un costo unitario mínimo. -Capacidad de producción normal: Aquella que bajo condiciones de producción se estima que regirá la mayor parte del tiempo a lo largo del periodo considerado, se obtiene al consto unitario mínimo. -Capacidad máxima de producción: Se refiere a la mayor producción que se pueda obtener sometiendo los equipos al máximo esfuerzo, sin tener en cuenta los costos de producción. Los tipos de capacidades están definidas para empresas generadoras de productos o servicios y esta consultoría no genera productos (excepto en casos especiales ya mencionados), es por eso la capacidad del servicio dependerá de las capacidades individuales y grupales de esta área de ACCIONA, es decir, depende de la carga académica, proyectos paralelos, trabajos extra-curriculares de cada integrante, el ejercer proyectos de calidad para los clientes y mantener los tiempos estipulados en el presupuesto. Teniendo en consideración que inicialmente se posible que la cantidad de trabajo sea baja y esporádica, debido a que ACCIONA esta aun en el proceso de posicionarse en el mercado (trabajo hecho por redes), la capacidad de trabajo será determinada por la capacidad de las empresas socios y lamentablemente su disponibilidad afectara en gran medida el avance del proyecto. Es necesario, es especial el área de construcción, tener más de una empresa partner, para evitar esa tipo de complicaciones. Estas definiciones de capacidades toman relevancia es aquellos casos en los cuales esta consultora se convierte en manufacturera de productos, donde la disponibilidad no pasa por las empresas socias sino por la capacidad del taller de trabajo y factores de esa índole.

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Otros conceptos importantes además de los tipos de capacidades, son la holgura y la flexibilidad; el primero se define como la cantidad de capacidad que excede a la demanda esperada, y la flexibilidad es la capacidad de entregar lo que el cliente desea en menos tiempo que la competencia. Adaptándolo a esta consultora, no se prevé una holgura por la cantidad de integrantes que trabajan y la inexperiencia inicial que se posee, sobre la flexibilidad depende de factores explicados anteriormente (carga académica, otros proyectos, etc.) y además de la flexibilidad que posean las expresas socias, aun así, como estudiantes estamos acostumbrados a trabajar contra el tiempo y tenemos la energía para trabajar hasta altas horas de la noche, lo que nos puede dar una ventaja sobre los tiempos de entrega frente a otras empresas competidoras. Luego de definir estos conceptos el tamaño del proyecto puede caer en alguno de estos tres casos: - Capacidad productiva < Cantidad demandada proyectada: demanda insatisfecha, pérdida de clientes. - Capacidad productiva > Cantidad demandada proyectada: mantener recursos ociosos, se espera un fuerte crecimiento de demanda en el futuro. - Capacidad productiva = Cantidad demandada proyectada. Por lo tanto, el tamaño del proyecto se refiere a su capacidad instalada. Al ser una empresa junior que recién entre en el mercado, la capacidad productiva va a ser menor que la cantidad de demanda, se espera una demanda de mínimo una empresa por semestre y no mas de una por mes. Aunque estas proyecciones pueden cambiar dependiendo la complejidad del proyecto.

tamaño de proyecto informe 3|acciona 11


ejemplos de

presupuesto

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Antes de ver los ejemplos de proyectos, hay que contemplar los elementos que constituyen un presupuesto tipo. El presupuesto va a ser un conjunto de cotizaciones hechas por las empresas socias más el valor de la consultoría es si. Si una empresa socia calculase mal sus gastos, materiales o tiempos, lo que afecta en una demora en el trabajo o baja en el servicio entregado; los integrantes de esta consultora deben hacerse responsables frente a los clientes y tratar de remediarlo lo más pronto posible, para proteger el estatus de ACCIONA. Se supondrá que son tres los integrantes de esta consultora. Al cliente se le presentará un total del proyecto con los siguientes ítems: I.- Mano de obra, materiales, fletes, instalación: Determinado por la empresa sub-contratada para hacer todo lo referente a construcción, instalaciones eléctricas, etc. II.-Cotización de mobiliario, fletes, instalación: Según el catalogo de la empresa vendedora.

varían tanto en complejidad, calidad de insumos, precio, como en el tiempo requerido. a) Proyecto de pequeño tamaño: Se contempla una reorganización del mobiliario existente, pintada de paredes, fabricación de una o dos muebles y compra de productos como sillas, luminaria, artículos de decoración, etc. Un proyecto de tamaño pequeño no abarcará más de 35 m2, no costara más de $3.000.000.y no se demorara más de un mes y medio. Ejemplo Una pequeña empresa, a la cual le ha ido muy bien en su negocio, atiende a los clientes en su oficina busca modernizar su espacio, es una empresa joven y dedicada a la planificación de eventos. Se busca un aire fresco e innovador, que separe de su competencia. Cuenta con una oficina de 30 m2 y un presupuesto de no más de $2.800.000.-, se tiene un plazo de 45 corridos días para hacer el proyecto. Lo fundamental es darle vida al espacio con

ejemplo 1 III.- Costo por consultoría: Horas hombres para visualizar problemas, contactar proveedores, diseñar el nuevo espacio, etc. En la primera hoja del presupuesto se indicara un resumen de los costos de estos tres ítems y luego se debe hacer un desglose de cada ítem para que el cliente este bien informado de los gastos del proyecto. Para visualizar el tamaño de los proyectos hay que situarse en dos escenarios distintos, que

colores claros en las paredes y fuertes en las sillas y decoración, buena iluminación y harta creatividad. Construir muebles de repisas para mantener un orden visual y funcional, la inclusión de sofás que le brinda un carácter más hogareño, y reciclar muebles vintage ayuda a darle un toque juvenil.

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Se puede ver que la mayor parte del presupuesto se lo lleva la empresa constructora y se puede percibir que cada uno de los tres integrantes recibirá un sueldo (que será reinvertido en ACCIONA, al ser una empresa sin fin de lucro) aproximado de $285.326.- pesos por un trabajo realizado en 4 semanas. Este presupuesto al tener un total aproximado de $2.800.000.- esta en la parte alta de un proyecto de tamaño pequeño, y así lo demuestran las imágenes. Obviamente uno podría encontrar proyectos de pequeño tamaño mucho más sencillos que el presentado, podría constar de una reorganización del espacio, pintar una pared, colgar una lámpara y trabajos por de esa índole, el proyecto no pasaría de más de los $150.000.-

Para más información visitar: http://www.switcheroom.com/2011/08/food-stylists-office-big-reveal.html

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ejemplo 2 b) Proyecto de tamaño medio/grande: Entran en esta categoría aquellos proyectos que buscan insumos de calidad, es necesario intervenir muchas áreas (recepción, comedor, sala descanso, etc.), es necesario hacer ampliaciones de obra gruesa o aquellos intensivos en tecnología (domótica). El rango de precios va desde los $3.000.000.- a $20.000.000.-, el límite superior podría aumentar a medida que ACCIONA va ganando experiencia y reconocimiento en el mercado. Y el rango de metros cuadrado es relativo ya que puede haber un caso de una oficina pequeña de exitosos abogados que quieran muebles importados y obras de arte por doquier.

Ejemplo Luego de ganar un fondo concursable, un estudio de diseño grafico se quiere instalar en Valparaíso, encontraron un gran lugar semi-abandonado a muy bajo precio y contratan a ACCIONA para la consultoría del diseño de oficinas. Los clientes buscan que sea una oficina cómoda un poco informal, con áreas de bar/comedor y baños. La combinación de materiales rústicos con elementos tecnológicos de última generación. Presupuesto 14.000.000.- espacio 150 m2. Se inspiro en una mezcla de estilo industrial y militar, limpio y con un aire de DIY (hágalo usted mismo). La sala de reuniones se siente como una tienda de campaña, el piso oscuro y paredes blancas hacen un espacio fresco y moderno. Se invirtieron gran cantidad de horas en los locales de antigüedades y en barracas para buscar materiales para reciclar.

Usando materiales usados se pueden modificar para que sean únicos y que vayan con la personalidad del cliente. Hay que hacer un espacio cool, pero recordar que no se trabaja en un museo. Tiene que ser funcional e inspirador.

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En este caso los clientes no escatimaron en diseño y tecnología, por lo que el ítem de compras se lleva la mayor parte. Se destaca la compra de las clásicas sillas Eames y los iMac. El sueldo para cada integrante de la consultoría será de $513.400.- y la duración del trabajo será de 6 semanas. Se tenía un budget de $14.000.000.- y se presupuestó por bajo de los 12.000.000.-

Para más información visitar: http://www.julietzulu.us/studio/

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conclusiones El estudio técnico es un paso mas en la misión de determinar la factibilidad al evaluar un proyecto, en informes anteriores se definió que es lo que voy a ofrecer al mercado y en el presente informe se intento responder cuanto cuesta poner en marcha este servicio. Luego vendrá la respuesta del millón, ¿es una buena inversión esta consultoría? En este informe, gracias a los balances, se pudo ver la necesidad de definir los insumos, equipos, organización del personal y otros aspectos que conforman el estudio técnico. La inversión inicial que se necesita esta contemplada en $1.159.980.- el hecho que sea una consultora (y no una empresa que fabrica un producto) y que las obras gruesas se tercerizen implica en esta baja inversión. Se definió los parámetros de contos de espacios, es decir, por que ACCIONA tiene su centro de operaciones dentro de la universidad muchos espacios son de libre uso y no necesitan una construcción inicial (baños, comedores, salas de descanso, etc.). Los ejemplos desarrollados trataron de mostrar lo s costos asociados y como se podría llevar a cavo un proyecto desde un punto de vista logístico y de tratar de proyectar un concepto en una áreas de trabajo. Se pudo comprobar que el precio depende del tipo de proyecto (remodelación o construcción), los metros cuadrados, especificaciones del cliente, afinidad al lujo, etc. Como consultores los costos estos dependen tanto de las horas trabajadas como de un porcentaje fijo de presupuesto final. La disponibilidad de las empresas socias afecta de gran manera el éxito del proyecto, así como sus presupuestos y cotizaciones por el trabajo ofrecido.

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