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Il ruolo centrale del records management nell’ambiente digitale Requisiti funzionali, modelli e standard per la gestione documentale Fiorella Foscarini Firenze, 17 giugno 2008


Argomenti z

z

Il records management e la sua centralità oggi z Proprietà dell’oggetto record z Modelli concettuali (ciclo di vita – continuum) Analisi dei principali standard nazionali ed internazionali per la gestione dei sistemi documentali z DoD 5015.2-STD z UBC-MAS Project z Pittsburgh Project z AS 4390 z ISO 15489 z MoReq2 2


Che cos’è il records management z

z

z

Tradizione anglosassone: records management separato da archives In Italia, per lungo tempo, assenza di riflessioni teoriche sul tema della gestione dei documenti nella fase corrente Gestione documentale: controllo sistematico sulla produzione, tenuta e utilizzo dei documenti 3


Che cos’è un record Caratteristiche del documento archivistico (record): z

Strumento e residuo (by-product) di attività pratiche z z

z

Catturato e tenuto (set aside) in un sistema documentario per ulteriore azione o per riferimento z

z

Registrazione, classificazione, fascicolazione

Comprensivo di contenuto, struttura e contesto z

z

Rappresentazione non intenzionale di un atto/fatto Æ Valore probatorio Natura ‘intrinsecamente transazionale’

Contenuto stabile e forma fissa

Non esiste come entità isolata z z

Unità archivistica: fascicolo o serie Document ≠ Record 4


Che cos’è un record (cont.) ª Il lavoro archivistico (incl. records management) è

z

altamente specialistico e si basa sulla conoscenza della natura dei documenti e delle loro interrelazioni Modello del ciclo di vita dei documenti: lifecycle model z z z

z

Fase attiva (archivio corrente) Fase semi-attiva (archivio di deposito) Fase inattiva (archivio storico)

Visione post-moderna: continuum model z z z

Visione inclusiva, dinamica e multidimensionale dell’archivio Documento come ‘costrutto’, sempre virtuale, sempre in divenire Molteplici relazioni contestuali che non avvengono sequenzialmente e linearmente ma simultaneamente e ciclicamente 5


Il nuovo interesse per il records management z

Impatto delle nuove tecnologie sull’archivio: z

z

z

z

Spostamento della funzione archivistica dalla fase conservativa a quella gestionale Ampliamento e ripensamento dei confini disciplinari e dei ruoli professionali (‘convergenza al digitale’) Concezione unitaria dell’archivio come ‘sistema documentario’

Definizione di recordkeeping system: z

z

l’insieme dei documenti prodotti e/o acquisiti da un soggetto produttore nell’esercizio delle sue funzioni e il complesso dei principi, delle regole e degli strumenti che consentono di governare il ciclo di vita dei documenti 6


Il nuovo interesse per il records management (cont.) z

Trasformazioni organizzative: z z z z z

z

Dinamismo, flessibilità e decentralizzazione delle attività Appiattimento delle strutture gerarchiche Razionalizzazione e formalizzazione dei processi Interconnessione e interdipendenza delle organizzazioni E-business

Legislazione insufficiente: z z

Incapace di stare al passo con gli sviluppi tecnologici Non è più strumento unico di normalizzazione

ª Bisogno di regole condivise per la gestione del sistema documentario nel suo insieme 7


Campi d’azione z

Identificazione di requisiti funzionali per la gestione informatica dei documenti z

z

Esplicitazione di modelli alla base dei sistemi documentari per favorire coerenza e condivisione z

z

Fondamentali per lo sviluppo e implementazione di EDRMS

Tecniche di modellazione come strumenti conoscitivi

Promozione di standard per costruire un linguaggio comune che faciliti lo scambio di informazioni e tecnologie z

Favoriscono integrazione e interoperabilitĂ  tra sistemi 8


Requisiti funzionali - Modelli Standard z

REQUISITI FUNZIONALI z

z

MODELLI z

z

Insieme delle condizioni essenziali da soddisfare mediante attivita’ specifiche finalizzate alla produzione di effetti significativi nei confronti di un determinato ambiente Rappresentazioni di oggetti/fenomeni che ne riproducono le caratteristiche o comportamenti fondamentali in modo che questi possano essere studiati, applicati, diffusi, condivisi

STANDARD z

Insieme di regole stabilite da organismi nazionali o internazionali che costituiscono riferimenti certi ed univoci. Non hanno carattere obbligatorio. Servono per migliorare le comunicazioni, valutare la qualitĂ , semplificare e uniformare le attivitĂ , ecc. 9


Classificazione degli standard z z z

Standard de iure Standard de facto Open standard z z

Standard guida Standard di conformitĂ 

10


I primi standard nazionali

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DoD 5015.2-STD Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications z

z

Prodotto dal Dipartimento della Difesa degli USA in collaborazione con l’Università canadese del British Columbia (1997) Standard di conformità z

z

Include procedura di certificazione per produttori di EDRMS software

Individuazione dei requisiti funzionali obbligatori e opzionali per i programmi applicativi di RM z

Struttura rigorosamente gerarchica di regole e definizioni 12


DoD 5015.2-STD (cont.) Requisiti funzionali obbligatori: z z z z z z z z

Gestione profili documenti e utenti Sistema di classificazione (file plan) integrato con piano di conservazione (retention plan) Sicurezza (confidentiality classification, restrizioni accesso, tracciati, log) Gestione vital records Gestione documenti indipendentemente dal supporto (hybrid system) Strumenti di ricerca e recupero Requisiti del sistema (hardware, software, rete) Programma di formazione utenti 13


UBC-MAS Project Progetto dell’Università del British Columbia (Canada) – Master in Archivistica z

z z

1994-1997: studio dei metodi per garantire affidabilità ed autenticità dei documenti elettronici utilizzando i principi dell’archivistica e della diplomatica, opportunamente rivisitati Approccio teorico-deduttivo Uso di tecniche di modellazione (IDEF) per rappresentare graficamente e simbolicamente oggetti e processi (http://www.interpares.org/UBCProject/a-0f.htm) 14


Pittsburgh Project Università di Pittsburgh (US): Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping z

z

z

Teoria archivistica giudicata insufficiente per la comprensione dei sistemi documentari ‘emergenti’ Proposta di un modello di gestione basato sull’analisi di riferimenti normativi, casi di eccellenza, best practice e ‘literary warrant’ Approccio empirico-induttivo 15


AS 4390 Australian Standard for Records Management z z

z z z

Pubblicato nel 1996, fa parte di un set di linee guida e norme legislative che governano il RM in Australia Visione del RM basata sul continuum model: modello di gestione che nega uno sviluppo a fasi dell’archivio Accento sui business, legal, fiscal requirements Legame accountability-recordkeeping Richiesta recepimento dello standard in sede ISO 16


Standard internazionali per il records management

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International Organisation for Standardization (ISO) z z z z

ISO nasce nel 1947 come organizzazione non governativa Rete di 148 paesi Procedura rigorosa di redazione degli standard a garanzia di trasparenza ed equità Standard de iure z

z

Non vincolanti; tuttavia, incidono fortemente sulle scelte di mercato delle imprese, in virtù dell’autorevolezza della fonte

ISO 9000 – ISO 14000: famiglie di standard per la certificazione di sistemi di qualità e ambiente z

Gestione documentale riveste un ruolo cruciale 18


ISO 15489 Information and Documentation – Records Management z

Pubblicato nel 2001 (evoluzione di AS 4390) z z

z

Standard guida z

z z

ISO 15489-1 Part 1: General (documento di indirizzo) ISO/TR 15489-2 Part 2: Guidelines (manuale applicativo) Quandro di principi, criteri e regole base per il RM

Fondato sui concetti del continuum model PrioritĂ  conferita alle esigenze del business 19


ISO 15489-1 z

Parte generale: linee guida per z

z z z z

progettazione e realizzazione di un records system (non necessariamente elettronico) z in linea coi requisiti dettati da leggi, regolamenti, struttura organizzativa e dal tipo di funzioni, attività e processi di cui i documenti sono un prodotto definizione di linee di indirizzo (policy), procedure, strumenti e regole pratiche per il RM identificazione di specifiche responsabilità per ciascuna tipologia di utenti, interni ed esterni (stakeholders) creazione, acquisizione e tenuta di ‘adequate records’, indipendentemente dal tipo di supporto e formato integrazione di flussi documentari e flussi di lavoro z RM integrato nel business management 20


ISO 15489-1 (cont.) z

Definizione di record: z

z

Informazioni prodotte, ricevute e conservate a fini probatori e informativi (as evidence and information) da una persona fisica o giuridica per soddisfare obblighi legali o per lo svolgimento delle proprie attività

Ambito di applicazione: z

Approccio olistico (“tutto è recordkeeping”) z

z

In realtà, l’archives management è escluso

Si rivolge sia a soggetti pubblici che privati 21


ISO 15489-1 Principles z

Principi e componenti di un programma generale per la gestione documentale z z z z z

Individuazione dei documenti da produrre in relazione a ciascuna attività Definizione della forma e della struttura dei documenti e delle tecnologie da utilizzare per la loro produzione Individuazione dei metadati da associare ai documenti e delle loro modalità di gestione Determinazione dei requisiti per il recupero, uso e trasmissione dei documenti Decisione del modo di organizzare i documenti in relazione ai requisiti d’uso 22


ISO 15489-1 Principles (cont.) z z z z z z

Valutazione del rischio derivante dal non avere documentazione probatoria delle attività svolte Mantenimento dell’accessibilità dei documenti nel tempo Conformità a leggi, regolamenti, standard di settore e policy dell’organizzazione Garanzia della tenuta dei documenti in ambiente sicuro e protetto Conservazione dei documenti solo per il tempo necessario o richiesto Individuazione e valutazione delle opportunità per migliorare efficienza e qualità dei processi, in relazione a miglioramenti nella gestione dei documenti 23


ISO 15489-1 Key-words AUTENTICITÀ z

Un documento è autentico quando può provare z z z

di essere ciò che dichiara di essere di essere stato prodotto o inviato dal soggetto che appare come produttore o mittente di essere stato prodotto o inviato al momento dichiarato

AFFIDABILITÀ z

Un documento è affidabile se z

il suo contenuto può essere ritenuto credibile come rappresentazione completa e accurata dell’atto o fatto che rappresenta e su cui possono fondarsi atti successivi 24


ISO 15489-1 Key-words (cont.) INTEGRITÀ z z

L’integrità di un documento si riferisce al fatto di essere completo e inalterato Sono consentite solo alterazioni autorizzate ed ogni alterazione deve comunque essere esplicitamente evidenziata

USABILITÀ z z

z

L’usabilità si riferisce al fatto che un documento può essere rintracciato, recuperato, esibito e interpretato Catturare informazioni contestuali è fondamentale per comprendere le azioni nel corso delle quali i documenti sono stati prodotti e utilizzati Le relazioni dei documenti con le attività da cui derivano e dei documenti tra loro devono essere mantenute nel tempo 25


ISO 15489-1 Metadata z

Definizione di metadato: z

z

Dati che descrivono il contenuto, la struttura e il contesto dei documenti e la loro gestione nel tempo

I documenti devono essere permanentemente associati ai loro metadati, cosĂŹ da garantire che z

z

z

la struttura del documento (formato e relazioni tra gli elementi costitutivi) rimanga intatta il contesto giuridico-amministrativo e quello documentario siano evidenti ogni alterazione sia documentata 26


ISO 15489-1 RM Functions Funzioni e processi dei sistemi di gestione documentale z

Acquisizione (Capture) z z

z

La decisione di cosa catturare nel sistema si basa sulla accountability agenda dell’organizzazione Serve per stabilire una relazione tra documento, soggetto produttore e contesto giuridico-amministrativo di creazione

Registrazione z z

Serve per provare l’esistenza di un documento nel sistema e per facilitarne il recupero Deve essere effettuata nel momento dell’acquisizione attraverso la memorizzazione di informazioni descrittive e di un identificativo univoco 27


ISO 15489-1 RM Functions (cont.) z

Classificazione z

Business Classification Scheme: strumento potente per il sostegno delle attività del soggetto produttore z Evidenzia i collegamenti tra documenti (‘vincolo archivistico’) z Garantisce denominazione uniforme nel tempo dei documenti z Facilita recupero dei documenti relativi a una particolare attività z Definisce livelli di sicurezza e accesso per gruppi di documenti z Distribuisce responsabilità di gestione per gruppi di documenti z Assegna i documenti per azioni successive z Determina adeguati tempi di conservazione, eliminazione o trasferimento dei documenti

28


ISO 15489-1 RM Functions (cont.) z

Memorizzazione e trattamento (Storage & Handling) z

z z

z

I documenti devono essere memorizzati su supporti che ne garantiscano usabilità, affidabilità, autenticità e conservazione per il tempo necessario Queste considerazioni vanno fatte subito Occorre anche prevedere linee guida per la conversione da un sistema all’altro (tramite migrazione, emulazione o ogni altra strategia futura per ri-produrre i documenti)

Accesso z z z

Regole che individuino soggetti e condizioni di esercizio del diritto di accesso devono essere integrate nel sistema Devono basarsi sulla legislazione relativa a privacy, sicurezza, libertà di informazione e consultabilità Ogni limitazione all’accesso deve essere monitorata ed eventualmente modificata nel tempo 29


ISO 15489-1 RM Functions (cont.) z

Tracciamento (Tracking) z

z

Movimentazione e utilizzo dei documenti devono essere documentati, allo scopo di z individuare azioni in corso z consentire localizzazione e recupero dei documenti z prevenire perdita di documenti z controllare uso del sistema a fini gestionali e di sicurezza z mantenere audit trail delle operazioni eseguite sui documenti z identificare provenienza funzionale di ciascun documento in caso di fusioni organizzative o migrazioni di sistemi

Determinazione della destinazione finale (Disposition) z

z

Può risultare in: distruzione fisica dei documenti, estensione della loro permanenza presso l’ufficio produttore, o loro trasferimento in un deposito appropriato o su altro supporto La distruzione di documenti deve essere sempre autorizzata 30


MoReq Uno ‘standard’ europeo Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq Specification z

z z z

1996: DLM Forum (UE) riconosce la specifica dei requisiti per una corretta formazione e tenuta dei documenti all’interno di un electronic records management system (ERMS) come uno dei bisogni prioritari per lo sviluppo della società dell’informazione 2001: Pubblicazione di MoReq a cura della Commissione Europea Standard de facto 2007-08: Revisione e pubblicazione di MoReq2 31


MoReq Caratteristiche generali: z

Scopo pratico z

z z

z z z

Strumento di facile utilizzo per la progettazione e/o aggiornamento di sistemi documentari elettronici, sia per il settore pubblico che per quello privato

Descrizione dei requisiti funzionali (obbligatori/facoltativi) … e di quelli non funzionali (facilità d’uso, prestazioni e scalabilità, disponibilità del sistema, ecc.), variabili a seconda dei contesti Esame dei requisiti archivistici in senso stretto (ERMS) … ma anche di quelli tecnologici e relativi all’information management (EDMS, work-flow, ecc.) MoReq è un ‘modello’: generico, modulare 32


MoReq Per una soluzione EDMS/ERMS integrata Sistema EDMS

Sistema ERMS

Permette ai documenti di essere modificati e/o di esistere in varie versioni

Impedisce di modificare i documenti

Può consentire ai relativi produttori di cancellare i documenti

Impedisce di cancellare i documenti, tranne in talune circostanze rigorosamente controllate

Può comprendere alcuni controlli finalizzati alla conservazione

Deve comprendere rigorosi controlli finalizzati alla conservazione

Può comprendere una struttura di memorizzazione di documenti, che può essere controllata dall’utente

Deve comprendere una rigorosa struttura di organizzazione dei documenti (schema di classificaz.), mantenuta dall’amministratore

È prevalentemente destinato a sostenere l’uso quotidiano di documenti per le attività correnti

Può sostenere le attività quotidiane, ma è destinato anche a fornire un trusted repository per documenti di valore probatorio

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MoReq2 Un “evolutionary upgrade” z

z

z

Aggiornamenti che tengono conto dell’evoluzione tecnologica degli ultimi anni Aggiunta di un “capitolo zero” per la descrizione di requisiti specifici, diversi da nazione a nazione (incl. traduzione, riferimenti normativi, ecc.) Modulo per testare la compatibilità di prodotti esistenti 34


MoReq2 Concetti chiave z

z

z

Componente z Distinto flusso di bit che, da solo o assieme ad altri flussi di bit, costituisce un documento/record Documento z Informazione che non è stata catturata come record (cioè classificata, registrata e resa immutabile) Documento archivistico (record) z Informazione prodotta, ricevuta, tenuta e conservata per il suo valore probatorio o informativo da un ente o individuo, per obblighi legali o per portare avanti un’attività pratica z Può incorporare uno o più documenti, ed una o più componenti z Caratteristica fondamentale: non può essere modificato z Comprende: contenuto, struttura, contesto e presentazione 35


MoReq2 Concetti chiave (cont.) z

Fascicolo z z

z

Volume z

z

Un’ordinata aggregazione di documenti (records) che fanno riferimento allo stesso oggetto, attività o transazione I fascicoli elettronici sono ‘virtuali’ nel senso che non ‘contengono’ nulla: sono costituiti dai metadati dei documenti loro assegnati Suddivisione ‘meccanica’ di un fascicolo, secondo criteri predeterminati (dimensione del fascicolo, numero di documenti, spazio di tempo)

Sottofascicolo z

Suddivisione ‘concettuale’ di un fascicolo per tipologia di contenuto 36


MoReq2 Schema di classificazione z z

z z

z

La classificazione è il fondamento di ogni ERMS È buona prassi strutturare lo schema di classificazione in modo tale da riflettere le funzioni dell’ente La classificazione deve possibilmente essere gerarchica I fascicoli possono essere creati ad ogni livello della gerarchia di classi (ma la commistione di classi e fascicolo va evitata!) È possibile collegare direttamente i documenti alle classi senza fascicolarli (!) 37


MoReq2 Schema di classificazione (cont.) z

Configurazione e mantenimento dello schema di classificazione: z z z z z z z z z z z

Schema di voci che rispecchia i bisogni funzionali dell’ente Modello gerarchico con un minimo di tre livelli Amministratori possono aggiungere nuove voci di livello inferiore Registrazione automatica date di apertura/chiusura fascicoli e loro numerazione progressiva Utilizzo di strumenti di navigazione grafica e di browsing Meccanismi di denominazione basati su vocabolari controllati Amministratori possono riclassificare fascicoli in caso di errori, mantenendo traccia delle modifiche Prevenzione rischi di cancellazione/perdita di fascicoli e delle relazioni interne Collegamento del piano di classificazione col piano di conservazione (retention plan) Possibilità di classificazione multipla Gestione di volumi e sottofascicoli 38


MoReq2 Requisiti di base z

Requisiti di sicurezza z z

z

Requisiti di backup e recovery z

z

Funzionalità che permette, in caso di guasto, di ricreare i documenti e i metadati ad uno stato noto, utilizzando combinazione di backup e audit trail ripristinati

Requisiti per tracciamento e movimentazione z

z

Controllo accessi mediante creazione di profilo utente e uso di sistemi di autenticazione Memorizzazione tentativi di accesso non autorizzati, ed ogni altra attività, nell’audit trail

Monitoraggio e registrazione informazioni relative a posizione e movimentazione fascicoli

Requisiti per ricerca, reperimento e riproduzione z z

Retrieval system flessibile operante secondo parametri definiti dall’utente Software di visualizzazione per gestire formati diversi 39


MoReq2 Principi e requisiti di base (cont.) z

z

Programmi di conservazione e selezione z Trasferimento: spostamento documenti in un sistema diverso per loro conservazione permanente (incl. outsourcing) z Esportazione: spostamento di copia dei documenti z Distruzione: eliminazione totale documenti (incl. copie su supporti di backup) in modo che sia impossibile ripristinarli z I metadati relativi a documenti e fascicoli distrutti o trasferiti devono essere conservati Gestione metadati z In un ERMS tutte le entitĂ  (documenti, fascicoli, cartelle, ecc.) e relazioni sono solo logiche z Estrazione automatica di metadati dai documenti (informazioni di identificazione/registrazione, ecc.) 40


MoReq2 Metadati z z

Traduzione dei principi e dei requisiti in modelli dei dati informativi del sistema (metadata schema) Schemi di metadati relativi a classificazione, fascicolazione, registrazione, conservazione e movimentazione. Esempi: z

Metadati per lo schema di classificazione z Nome del soggetto produttore z Indice di classificazione z Denominazione della voce z Descrizione della voce z Date di creazione/modifica/eliminazione della voce z Livello 41


MoReq Metadati (cont.) z

Metadati per la fascicolazione z Numero di repertorio z Denominazione z Descrizione z Date di apertura/chiusura z Regole di trasferimento z Ufficio responsabile z Diritto di accesso z Riferimento ad eventuale fascicolo cartaceo z Riferimento ad eventuale altro fascicolo

42


MoReq Metadati (cont.) z

Metadati per la registrazione z Numero di identificazione z Oggetto z Autore/destinatario z Data di creazione (spedizione/ricezione) z Tipologia e natura z Data di registrazione z Categoria di sicurezza z Accesso/diritto di copyright z Relazione ad altri documenti (elettronici o cartacei) z Metadati di conservazione (nome del file, hardware, software, sistema applicativo, formati, risoluzione, algoritmo di compressione, schema di codifica, linguaggio, autenticazione firma digitale, autoritĂ  di certificazione) 43


Riferimenti bibliografici z

Manuali di records management: z

z

z

Sulla figura del records manager: z

z

Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore, Pubblicazione degli Archivi di Stato, Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato n. 82, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, Ufficio Centrale per i Beni Archivistici, Roma, 1997. Elizabeth Shepherd e Geoffrey Yeo. Managing Records: A Handbook of Principles and Practice, Facet Publishing, Londra, 2003. Luciana Duranti, “The Odyssey of Records Managers”, in Tom Nesmith (a cura di), Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance, The Scarecrow Press, Metuchen, 1998, pp. 29-60.

Sul rapporto tra tecnologia e organizzazione: z

Joanne Yates e John Van Maanen (a cura di), Information Technology and Organizational Transformation, Sage, Thousand Oaks, 2001.

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Riferimenti bibliografici (cont.) z

Sull’UBC-MAS Project: z

z

Sul Pittsburgh Project: z

z

David Bearman, “Electronic Evidence: Strategies for Managing Electronic Records in Contemporary Organizations”, Archives and Museum Informatics 8, 1994.

Standard USA: z

z

Luciana Duranti, Terry Eastwood, Heather MacNeil, Preservation of the Integrity of Electronic Records, Kluwer Academic Publishers, Dordrecht, 2003. Anche disponibile online al sito: http://www.interpares.org/UBCProject/intro.htm.

United States Department of Defense, Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard. DoD 5015.02-STD (versione 25 aprile 2007). Disponibile online al sito: http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/html/501502std.htm.

Standard australiani: z

Cfr. il sito web del National Archives of Australia: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/default.html. 45


Riferimenti bibliografici (cont.) z

Standard internazionali per la gestione documentale: z z

z

International Standard Organization, ISO 15489: Information and documentation. Records management (2001). Commissione Europea, Model Requirements for the Management of Electronic Records, Version 2 (MoReq2). Versione 1.02 (7 aprile 2008) disponibile online al sito: http://www.moreq2.eu.

Sugli standard: z z

Giovanni Michetti, “Uno standard per la gestione documentale: il modello ISO 15489”, Archivi e Computer 1 (2005), pp. 63-82. Hans Hofman, “Standards: Not ‘One Size Fits All’”, The Information Management Journal 40, n. 3 (2006), pp. 35-45.

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