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P E R I Ó D I CO B O M B E R O S D E C H I L E | 2 0 1 6
Departamento Técnico prepara certificación ISO para el área de licitaciones
UN CAMBIO CULTURAL PARA LA INSTITUCIÓN Lograr el certificado en Sistemas de Gestión perteneciente a la norma ISO 9001, versión 2015, es uno de los objetivos principales en este 2016 para el área de licitaciones del Departamento Técnico de Bomberos de Chile. Licitaciones es la unidad encargada de llevar a cabo los procesos de adquisiciones por medio de concursos públicos, coordinando todos los requerimientos, ya sean de Material Menor o Mayor, Infraestructura, TI o la ANB y desde las bases administrativas y técnicas, hasta la firma los respectivos contratos. La norma ISO 9001 reúne todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que les permita mejorar sus productos o servicios. Alberto Sepúlveda, Encargado de Material Menor, explica detalles sobre este importante camino que emprende el Departamento Técnico. ¿Cuál es el objetivo principal de esta certificación? Queremos que el proceso de licitación que efectúa el Departamento Técnico sea lo más transparente posible, que entregue la mayor conveniencia a Bomberos de Chile, pero que también favorezca a los proveedores. Queremos que queden satisfechos con los procesos, y que estén claros que al tener un sistema certificado bajo ISO 9001, hay transparencia y regularidad en lo que hacemos. Esta norma establece una estandarización de las cosas, para que se hagan siempre de la misma forma y siempre teniendo presente que se pueden mejorar los procesos. Hablamos de una mejora continua, la cual irá en beneficio directo de cada uno de los Cuerpos de Bomberos, pues ellos son los destinatarios finales. ¿Cuál es la mayor diferencia al comenzar a operar bajo ISO? La principal diferencia o requisito que exige la norma es tener todos los procesos por escrito y de forma estandarizada. Nosotros efectuábamos el trabajo de manera correcta, pero no por escrito ni estandarizada. Entonces ahora todo eso tiene que estar escrito y se requiere la disciplina y colaboración de todos los departamentos y personas involucradas con las licitaciones. Una buena implementación del sistema nos permitirá transparentar, estandarizar, mejorar, focalizar, y tener productos de mejor calidad en menor tiempo. ¿Puedes comentar un ejemplo concreto de algún aspecto que cambiará con la norma? Por ejemplo en el área que yo manejo, que son las bases técnicas, podremos tener ahora un formato de bases técnicas, que se ocupará siempre en cada una de las licitaciones. El formato estará listo y sólo tendremos que completar los datos, para luego avanzar al proceso de licitación y compra. Entonces eso nos da un tiempo de respuesta bastante menor que es-
tar desarrollando todas las bases técnicas desde cero cada vez que licitamos algo. Junto a esto, tener un formato nos permitirá dejar un documento de registro, para poder comparar y ver cómo se cumplieron todos los pasos. En esta parte es donde radica fundamentalmente el cambio cultural para los trabajadores. ¿Cómo es la imagen que se proyecta frente a los proveedores al tener esta certificación? La imagen cambia positivamente. Con documentos y registros podremos demostrar que hacemos las cosas siempre de la misma manera y bien. Y después de un tiempo que tengamos la norma, se podrá comenzar a exigir a nuestros proveedores que ellos también sean certificados en ISO 9001. Tenemos que estimularlos, para que así todos hablemos el mismo lenguaje. ¿En qué etapa están actualmente? Actualmente, estamos en la etapa de desarrollo de sistema, trabajando con un asesor externo. Junto a él hemos ido desarrollando documentos de procedimientos de trabajo, instrucciones de trabajo, política de calidad, y en un
registro de todo el sistema, que abarca todas las etapas que va a tener el método, y nos dejará la evidencia de cómo se hizo el proceso de licitación. Concluido esto, se implementará lo desarrollado en cada uno de los departamentos de la Junta, para finalmente ir a la certificación, a través de empresas certificadas y respaldadas por el Instituto Nacional de Normalización (INN). ¿Cuál es la proyección para los próximos meses? Este proceso debería estar concluyendo en diciembre, siempre y cuando todos podamos trabajar comprometidos con el tema. La implementación de este sistema es súper interesante porque implica un cambio cultural, donde todos empiezan a trabajar para todos. No se generan autonomías o independencias, sino que hay un sistema global que depende de unos y de otros. Es importante para el éxito que todos estén involucrados, desde quien lidera la organización, pasando por cada jefatura y cada uno de los trabajadores. Las personas que hacen las tareas tienen que estar convencidas y comprometidas. Un buen ejemplo de estos procesos de crecimiento en empresas es la metodología japonesa 5-S, que tiene por objetivo lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y limpios, para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
Metodología japonesa 5’s para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.