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VPMeeting Output


Ver primero :)


Asistentes El VPM se dio el 16 y 17 de Noviembre en la Universidad Pacífico y MC Flat.

Asistentes: -Sandra Huarcaya -Sofia Hurtado -Denisse Castillo (Solo 2do día) -Angie Roca -Raphael Orrego -Mariana Paredes -Mauricio Chaman -Luciana Castillo -Francisco Iberico -Karla Solórzano (Solo 2do día) -Omar Tenorio (Solo 1er día) -Susy Ayasta (Solo 1er día) -Miguel Agurto (Solo 1er día) -Ariana Linares (Solo 1er día)


Outputs • • • •

Raising Flow Optimization FireFighting CEM (Pendiente por problema de envío de mailing de NPS) Distribución de Inscritos no segmentados


Raising Flow Optimization


12-24 hrs

12-24 hrs

1

2

3

WIX

Link Podio

Respuesta Automática de Automeeting (MC)

12-24 hrs

12-24 hrs

4 Calling para Agendar Entrevista

5

6

7

1

EP Agenda entrevista

Llamada para confirmar Entervista

Llamada para Reconfirmar Entrevista

Cierre Venta

8

2

4

3

Evalua- Confir- Entrega ción mación y solicitud de documentos

Entrevista (45 min)

Raising Flow Optimization

7 días

10 RA [Domingos]

9 Recepción de Documentos


1 •

WIX

Es a donde se redirecciona toda la promoción de redes sociales.

http://bit.ly/AgGlobales •

Es a donde se redirecciona toda la promoción de redes sociales.

Es el 1er punto de venta y contiene la información de: -Programas -Proyectos -Países -Experiencias -Procesos

Incluye el link de inscripción a PODIO


2

Link PODIO

Para facilitar la mejor gestión del CRM se eliminaron algunos campos y se agregaron otros: Se agregó: -”Confirmar E-Mail”: Para evitar recibir emails errados. -”Países de preferencia”: Para poder enviar promoción enfocada de esos países a todos los interesados y mejorar nuestrs ratios. Los LCs son los responsables de esto.

Se eliminó(para hacer el cuestionario más corto y fácil de llenar): -”DNI”: No lo usamos y no nos sirve para evitar repetidos -”Dirección”: No lo usamos. -”Segunda carrera o especialización”: No lo usamos -”Ya has pasado por un proceso de selección: No lo usamos -”Experiencia laboral” y “Comentario”: A preguntar durante la entrevista -”¿Por qué te gustaría participar del programa”: A preguntar durante la entrevista. El link actualizado lo podrás encontrar aquí:

https://podio.com/webforms/5024233/393060


3

Respuesta Automática (Luego de 12-24 hrs de inscripción en link de podio)

Se le envía un email personalizado a todos los interesados entre las 12-24 horas de haberse inscrito. La finalidad de este correo es que todos reciban la información de Agentes Globales y puedan directamente agendar sus entrevistas con la oficina local de AIESEC que le corresponda.

Flujo: -Resumen de Agentes Globales -Agendar entrevista -Video informativo del programa -Explicación de modalidades -Booklet informativo.

Estos correos se envían a nivel nacional (desde el MC), y cada LC tiene un correo personalizado, por lo que los LCs ya no deberán de enfocarse a trabajar mailing con los interesados, sino unicamente calling.

• •

Objetivo final: Agendar Entrevista. Link ejemplo del automeeting: AQUÍ (Todo ya está creado y funcionando) Dar click en la imagen para ver ejemplo de católica


4

Calling para agendar entrevista (Luego de 12-24 hrs de inscripción en link de podio)

El approach con los interesados, de parte de los LCs, deberá de ser por llamadas telefónicas a más tardar 24 horas después de que el interesado se inscriba. Ej. Todos los miércoles se llaman a los que se inscribieron en PODIO el día Martes.

El flujo de la llamada telefónica deberá de ser el siguiente: -Presentación -Recordatorio de que se le envío un correo con información de AG. -Agendar entrevista o asegurar de que llene el link de mail. -Confirmar entrevista.

Objetivo final: Agendar entrevista

En caso se haya agendado la entrevista por teléfono, llenar el link de Automeeting. Estos servirá para que los LCs puedan tener un correcto tracking de las entrevistas agendadas en el drive que tienen.

Todos los LCs ya tienen Drive de respuestas, solicitar al VP.


A tener en cuenta Si solo se envĂ­an los correos y no se hace calling diario, no tendremos el mismo impacto. Ambos son importantes.

Solo respuestas automĂĄticas:

Respuestas AutomĂĄticas + Refuerzo por calling:

5-10%

60-70%

De personas abren el mail.

De personas abren el mail.


EP Agenda entrevista ¿Cómo Gestionar las respuestas del Automeeting? 5

1. Todos los LCs tienen horarios fijos para hacer entrevistas. Ejemplo: Católica de Lunes a Viernes de 1 a 3pm. 2. Tener un responsable final que trackee las respuestas del AutoMeeting y se asegure de contactar para confirmar las entrevistas a todos los que llenen el link 3. Según las respuestas sabrán cuantos Recursos Humanos se necesitan por horario. 4. Agregar al Drive de respuestas pestañas para facilitar la gestión como el siguiente ejemplo:

Ejemplo de AIESEC Trujillo


6 •

El responsable de trackear los Automeetings deberá de llamar a las personas que agendaron sus entrevistas para confirmar las mismas a más tardar 24 horas después de haberla agendado. Muchas veces los Interesados esperan confirmación para estar seguros.

7 • •

Llamada para confirmar entrevista

Llamada para Re-confirmar entrevista

El responsable de trackear los Automeetings deberá de llamar a a los interesados un día antes de la entrevista para asegurar la asistencia. Esto servirá para no desperdiciar recursos humanos si no es necesario.


8

Entrevista

Tiene 2 objetivos:

Cerrar la venta: Ya que hemos eliminado las charlas informativas e impulsando más rápidamente a agendar entrevistas, este es el punto de contacto más importante para tener Eps convencidos del programa. Ellos llegarán con más dudas que antes. Tener en cuenta. Realizar el RB: Cumplir con los requisitos de perfil.

Cierre de Venta: 1.

Ice Breaker

-Presentación del evaluador -¿Qué tal tu día? 2. 3.

Explicación Agentes Globales Resolver dudas

1’ 3’ 3’ 13’

Se recomienda tener material de los proyectos impreso a la mano.

Los que están interesados decidirán quedarse para el RB


Evaluación: Se recomienda hacer la evaluación con las siguientes preguntas de la herramienta: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Presentación de los postulantes ¿Por qué desea realizar un voluntariado Internacional con AIESEC? Menciona Fortalezas y Debilidades de tu persona. ¿Cómo se manifiestan estas fortalezas y debilidades? ¿Cómo el intercambio te ayudará a mejorarlas? ¿Cómo crees que te describirían tus amigos? Incluyendo tus puntos fuertes y débiles. ¿Qué beneficio crees que vas a agregar a la comunidad durante tu intercambio? ¿Cuál es el impacto que generaras en tu comunidad en Perú a tu retorno? Cuéntanos una situación en que te haya tocado tomar una decisión difícil y rápida. ¿Cómo te sentiste? ¿Qué hiciste para tomar la decisión? Imagine que su proyecto está cerrado debido a algunos problemas inesperados y no tienes funcionar. ¿Qué harías? ¿Qué es lo que más te irrita de las personas? Cuentanos una situación al respecto y como la manejaste. ¿Cuales fueron las críticas más importantes que recibiste hacia tu persona? ¿De quién fue? Y ¿Qué hiciste para mejorarlas? Describe tu reciente situación donde hayas trabajado en equipo. ¿Cuál fue tu rol? ¿Alguna vez has estado en una situación en la que tengas que trabajar con una persona que te disgusta? ¿Cómo llevaste la situación? Si tuvieras un superpoder, cual sería y porqué? (Verificar si el uso del mismo es para beneficio personal o piensa en la comunidad o el mundo en general)

Casos de Países y Culturas 1. Imagina que estás en Rusia, no hay una sola palabra en Inglés en la plaza pública, y no sabes Ruso en absoluto. ¿Cómo resolverías llegar a tu destino? (Sensibilidad Cultural) 2. Imagina que tienes que trabajar en un equipo internacional, en donde no conoces a nadie y cada uno de sus miembros es de un país diferente. Qué tipo de problemas o mal entendidos podrían surgir? Cuál sería tu rol manejando esta situación? (Explicar que esto sucederá durante la experiencia de intercambio) 3. Imagina que estás en Marruecos y un amigo te invita a cenar. Terminando la cena, te dice al oído “eructa”. Cuál es tu reacción? (si lo hace, cómo se sinitió / si no lo hace, por qué?)


Confirmación:

Se da después de 5 minutos de terminada la entrevista. Entrega y solicitud de Documentos • PASARON A. Seguros que pagarán dentro de los 7 días: – Aclarar el tiempo de pago de los 7 días – Subir a aiesec.net únicamente a los que estan 100% seguros – Tomar foto al DNI – Entregar en físico: Carta membretada para padres + convenio físico (para q se lo lleve a sus papás) – Enviar mail recordatorio: El formato está personalizado para cada LC. Pedir a Sandra Huarcaya (VP CLUL 14’)

Ejemplo de mail personalizado que todos los LCs tienen.


B.

• •

Consultarán a Padres – Indicarles que se les llamará en 48 para saber la respuesta. NO PASARON Los que desean tener feedback, de acuerdo a las anotaciones de los evaluadores, explicarles las razones de por qué no pasaron siempre siendo positivos e objetivos.

Los Eps tienen 7 días para realizar el depósito y enviar los documentos.


9

Recepción de Documentos

Este proceso no varía

10 • • •

Raising

Solo se realiza los Domingos Se realiza mediante la solicitud por tarea al MCVP (Enviada desde el perfil del EP de “EP Monitor” en PODIO Poner en el subject: “LC” – “Código” para poder diferenciar EPs de expansiones.


FireFighting


Firefighting Strategy • La solución de problemas durante las pasantías las trabajaremos teniendo el siguiente proceso, teniendo en cuenta a los responsables por proceso:

(Dar click en la imagen para ver el flujo en tamaño real)


Abrir casos: Para abrir casos de firefighting, los Eps tendrán que llenar el siguiente link: https://bit.ly/AGSoluciones

• Este será el único medio por el cual nosotros recibiremos casos de inconvenientes durante la pasantía. Es obligatorio llenar este link para poder trabajar el firefighting con nuestros EPs • El llenado de este survey es el primer paso para poder trabajar los casos, toda la gestión de los casos recibidos serán trabajados en PODIO.


Formulario en Podio El formulario que deberán llenar los EPs nos dará la siguiente información: -Nombre completo -Oficina local de AIESEC en Peru -Email -Número de contacto durante la pasantía -EP ID -TN Code -Tipo de problema: Host, Alimentación, transporte, Comunicación con LC Host, Comunicación con ONG/Proyecto u otros -Explicación del problema -Documentos soporte (mails, fotos, etc)


Gestión en PODIO En el workspace de oGCDP podrás encontrar una nueva aplicación de Firefighting:

Aquí llegarán todos los casos que abran nuestros Eps, al igual que el CRM:

Es responsabilidad de los LCs gestionar los casos y hacer tracking diario de la recepción de estos.


Tiempos y responsables de contacto •

Para poder atender los casos de FireFighting se han estructurado los siguientes tiempos de respuesta como mínimo para comenzar a trabajar los casos, con los encargados y contacto con el que se trabajaría. Esto es una guía para que los LCs puedan tener un firefighting efectivo.

Prioridades

Tiempo de respuesta

Tiempo de solución

Encargado de contacto

1. Host

12-24 horas

3-4 días

EPM – VP oGCD

OCP Proyecto – VP iGCDP

2. Alimentación

12 – 24 horas

1-2 días

EPM

OCP Proyecto - VP iGCDP

3. Contacto con empresa u ONG

12 – 24 horas

12-36 horas

VP oGCDP

VP iGCDP

4. contacto con OCP

12 – 24 horas

12-36 horas

VP oGCDP

VP iGCDP

5. contacto con LC Host

12 – 24 horas

12-36 horas

VP oGCDP

VP iGCDP – LCP Host

6. transporte

12 – 24 horas

12-24 horas

EPM

OCP Proyecto

EP

Contactar con…


Responsables por etapa En caso en el 1er contacto no se solucionen los inconvenientes se escalará en orden y de manera jerárquica como indica lo siguiente: Etapa

Tiempo para pasar a siguiente etapa

Responsable en AIESEC Peru

Se contacta con…

1. Contacto Inicial

4 días

EPM / VP

OCP/VP iGCDP

2. Responsable por entidad

2 días

LCP

LCP

3. Responsable nacional

2 días

MCVP oGCDP

MCVP iGCDP

Tener en cuenta: -Respetar los responsables de contacto por etapa. Por ejemplo, no contactar VP oGCDP – MCVP iGCDP -Se hará notificación al responsable de la siguiente etapa mediante una tarea en PODIO, luego del tiempo determinado. -Dependiendo de la urgencia del problema hacer el contacto por correo o por teléfono


Tracking e Histórico Para que cuando se escale en etapa y el siguiente responsable pueda tener toda la información clara, necesitaremos llenar la información del proceso mediante: -Archivos (correos enviados, fotos, conversaciones, etc.) -Comentarios sobre lo sucedido y por qué se tiene que pasar a la siguiente etapa.

De esta manera podremos tener el historial del caso y poder tener la información más clara para solucionar el caso de manera eficiente.


A tener en cuenta • Todos los correos enviados deberán de ser CC al lider inmediato • Medios de comunicación formal: MAIL (queda registro) • Medios de comunicación informal: Llamadas (Skype, teléfono, etc. No queda registro)

Happy Firefighting 


Distribuci贸n de Inscritos no segmentados


Distribución de Inscritos no segmentados Ya no se asignarán los inscritos no segmentados a ningún LC. Estos serán procesados por el equipo nacional de oGCDP (Equipo de NSTs) quienes también estarían encargados del delivery. Los códigos serán generados con los LCs. Entonces no se asignarán inscritos sino, se le dará los códigos a los LCs en base a los siguientes criterios:

• • •

65% de los códigos serán asignados al LC con mejor ratio de conversión del pico. 35% de los códigos serán asignados al LC con mejor crecimiento de ratio de conversión con respecto a la semana anterior. • • •

Solo se le asigna al LC el código, este no será encargado de su delivery, ni ningún otro tema relacionado al EP. Se evaluará la semana en la que el EP realice el pago. Un mismo LC, podría tener el 100% de la distribución si es que este cumple con ambos criterios.


VPM Outputs