Issuu on Google+

Kommunernes Revision A/S

4.udkast – MT/17.01.2008

SKI Checkliste – operationel leasing af biler 1.1

Afgrænsning af denne leasingcheckliste

Denne leasingcheckliste henvender sig til dig, der som kommunal/statslig indkøber eller institutionsleder står overfor at skulle anskaffe - eller udskifte - en eller flere biler, og i den anledning har behov for at vurdere, om leasing er et anvendeligt alternativ til at købe selv. Checklisten omhandler den type af leasing der hedder “operationel leasing”. Operationel leasing er en type leasing, der i princippet betyder at al risiko er hos leasinggiver. Leasinggiver (leasingfirmaet) køber og beholder ejendomsretten over genstanden/aktivet i hele leasing perioden, og overtager aktivet ved leasingperiodens udløb. Herefter kan leasinggiver frit disponere over genstanden/aktivet, f.eks via genudleasing eller salg. Ofte indgår også en serviceaftale i den operationelle leasing. Som alternativ til operationel leasing står “finansiel leasing”. Her forstås en leasingaftale hvor leasingtager har alle væsentlige risici og fordele. Leasingtager har ejendomsretten over genstanden/aktivet og bærer således værditabet i leasingperioden. .Der er således i princippet tale om et købsfinansieringsinstrument. Efter ophør af den finansielle leasingaftale er det leasingtager der overtager aktivet til eje (eller ”skal anvise en køber til aktivet”). Forskellene er skitseret i nedenstående tabel: Forhold

\

Traditionelt køb

Finansiel leasing

Operationel leasing

Købspris forfalder ved anskaffelsen – herefter kommer alene de løbende driftsudgifter

Leasingydelsen betales løbende i leasingperioden over driftbudgetet

Leasingydelsen betales løbende i leasingperioden over driftbudgetet.

Hertil kommer alle de løbende driftsudgifter, bla forsikring, service, reservedele m.m.

Ydelsen inkluderer de fleste af de løbende driftsudgifter

Risici?

Køber har alle risici

Leasingtager har alle risici

Leasinggiver har de fleste risici. Leasingtager må dog ikke ”misligeholde” aktivet

Efter udløb?

Køber ejer fortsat aktivet

Leasingtager køber aktivet fra leasinggiver (tilbagekøbsaftale kan indgåes)

Leasinggiver beholder aktivet efter leasingperioden

Udgifter?

1.2

Form

Køb eller operationel leasing?

1.3

F:\SKI-Leasing-notat (4) 25-01-2008

Side 1 af 5


Kommunernes Revision A/S

4.udkast – MT/17.01.2008

Der er fordele ved at eje et aktiv som en bil - og der er fordele ved at operationellease det. Nedenfor redegøres kort for fordelene ved begge alternativer:

1.3.1

Fordele ved at eje selv

Det er ”din”! Når man som kommune/institution ejer sit eget køretøj - har man det jo (næsten) som med sin egen private bil: Man bestemmer selv! Når bilen er betalt - er det ens egen til eje! Logo på siden af bilen, ny farve, tagblinklys osv. - er ens egen beslutning. Og “Peter” kommer ikke og henter den igen, som ved ophør af et operationelt leasingarrangement...! Til gengæld skal du jo så selv sørge for at vedligeholde bilen. Ingen mellemmand tager en del af kagen! Der er ingen mellemmand, der skal have en del af ”kagen”. Et leasingselskab skal jo også leve, og det er der jo principielt kun kunderne (leasingtagerne) til at betale for, omend leasingselskabets stordriftsfordele indirekte kommer kunderne til gode! Eventuelle rabatter på anskaffelsesprisen kommer også institutionen/kommunen direkte til gode.

1.3.2

Fordele ved at lease operationelt

Fri for bøvlet! Ved operationel leasing er man imidlertid fri for meget af “bøvlet” - specielt hvis man har en eller anden form for all-in aftale (se nedenfor). Går bilen i stykker - kommer “Peter” med en ny...! “Gør det du er bedst til” Man kan - både i anskaffelsessituationen og i den daglige drift - koncentrere sig om det faglige i stedet for at ”lege bil-indkøber/flådeadministrator”. Dét kan leasingselskabet i stedet koncentrere sig om og opnå den nødvendige ekspertise i - handle stort ind og opnå gode rabatter, indgå hensigtsmæssige værkstedsaftaler, opnå den bedste gensalgsværdi, osv. – hvilket indirekte kommer leasingtagerne til gode. Fast økonomi! Man kan ved en leasingaftale lægge en stor del af økonomien ved bildriften i faste rammer. Fast månedlig leasingafgift – og hvis vedligeholdelsen er med i leasingaftalen, så er en del af de i øvrigt variable driftsudgifter lige pludseligt også gjort faste. Og den måske vigtigste faktor af dem alle – ingen likviditetsbinding til anskaffelsen.

1.4

Hvad er behovet?

Ved valget mellem køb og leasing skal man vurdere sit kørsels/bilbehov ud fra disse faktorer: y Årligt kørte kilometer? Hvor mange kilometer køres der pr. år pr. bil? Stiger/falder kørselsbehovet i fremtiden? y Udskiftningsfrekvens? Hvor ofte påtænkes udskiftning? En bil der kører mange kilometer pr. år vil alt andet lige skulle skiftes oftere end en der kører relativt få kilometer pr. år

F:\SKI-Leasing-notat (4) 25-01-2008

Side 2 af 5


Kommunernes Revision A/S

4.udkast – MT/17.01.2008

y Krav til type/indretning? Person- eller varetransport? Specielle krav til indretning og udstyr, fx køle/varmeskab til madtransport? Specialudstyr- og indretning kan som regel også indgå i et operationelt leasingarrangement – men det må påregnes at der ikke vil være en gensalgsværdi på sådan udstyr.

1.5

Hvor finder jeg mine oplysninger?

1.5.1

Mine udgifter i dag?

Set ud fra den kommunale kontoplan: Anskaffelsesudgifter (køb af egne biler) Vil typisk være bogført på afdelingens/institutionens kontoplanområde på art 2.7 Anskaffelser, eller art 2.9 Øvrige varekøb, i det år indkøbet er sket. Siden 2004 er anskaffelsesudgifter over 100.000 kr ”neutraliseret” i det kommunale regnskab og ”erstattet” af afskrivninger, jf. nedenfor. Driftsudgifter (brændstof, reparationer, vægtafgift, forsikring osv.) Brændstof vil være bogført på afdelingens/institutionens kontoplanområde på art 2.3 Brændsel og drivmidler. Ud fra brændstofudgifterne bør det desuden være muligt at kalkulere/efterregne/kontrollere de kørte kilometer. Reparationer vil være bogført på afdelingens/institutionens kontoplanområde på art 4.5 Entreprenør og håndværkerydelser, eller art 4.9 Øvrige tjenesteydelser. Vægtafgift og Forsikringer vil formentligt være på afdelingens/institutionens kontoplanområde på art 4.0 Tjenesteydelser uden moms – men kan også være bogført på fælles/centralt kontoplanområde Indirekte omkostninger (forrentning og afskrivninger, administration osv.) Forrentning er en ikke-bogført omkostning ved at have penge bundet i et aktiv. Betragtes ofte som offer-omkostning: ”hvad kunne man have fået i rente ved at lade pengene stå i banken – eller købe obligationer - i stedet for at købe en bil for dem”. Beregnes ud fra restværdien af aktivet – denne kan findes i det kommunale anlægskartotek. Afskrivninger er en beregnet størrelse (beregnet ud fra anskaffelsesomkostningerne delt med den forventede levetid) og vil være bogført på afdelingens/institutionens kontoplanområde på art 0.1 Afskrivninger. Administrationsomkostninger vil formentligt ikke være bogført, men må beregnes eller anslås ud fra: - Hvor lang tid/hvor mange led belaster anskaffelsesbeslutningen? Andre bilrelaterede beslutninger? - Hvor mange årlige regninger afføder bildriften? Er der fx benzinkort/månedsafregning – eller enkeltregninger/kontantudlæg? Hvis Vægtafgift og Forsikringer ikke er bogført under den enkelte afdeling/institution, men bogføres centralt – eller man evt. er selvforsikret – må en andel medtages kalkulatorisk. Kørselsgodtgørelse? Består den nuværende transportmetode helt eller delvis af udbetaling af kørselsgodtgørelse til medarbejdere, der stiller deres egen bil til rådighed, er udgifterne hertil bogført på afdelingens/institutionens kontoplanområde under Personaleomkostninger på art 4.0 Tjenesteydelser

F:\SKI-Leasing-notat (4) 25-01-2008

Side 3 af 5


Kommunernes Revision A/S

4.udkast – MT/17.01.2008

uden moms.

1.5.2

Mine evt. nye leasingomkostninger?

Orientér dig først via nettet: - Generel orientering om aftale findes på www.ski.dk/biler. - Leverandørens tilbud findes på www.netindkoeb.dk Konkret tilbud indhentes fra leasinggiver. Husk at være opmærksom på forhold som: w Er tilbuddet med eller uden vedligeholdelse af bil(erne)? Indgår brændstof eller rabat herpå? Andre driftsomkostninger som f. eks. vejhjælp? Er der flexibilitet i valg af service værksted ? w Er dæk, sommer og vinter, inkluderet i leasingydelsen ? w Hvad er prisen for over- og underkørte kilometer ? w Hvad er prisen for at komme ud af aftalen før leasingperioden ophør ? w Hvem skal betale vægtafgiften? Forsikring? Er tilbuddet incl. forsikring, kan man desuden komme til at betale forsikring ”2 steder”. w Er der Fleet Management med? Vil det kunne lette egen administration, og hvad er omkostningen hertil?

1.6

Hvilke faldgruber er der?

Operationel leasing som instrument: Som finansielt instrument er operationel leasing i dag en anerkendt og accepteret finansieringsform, også i den offentlige sektor. Men man skal selvfølgelig altid lade sund fornuft indgå, og se sig godt for ved valget af samarbejdspartner - ligesom ved andre beslutninger! Decentral eller central beslutning: Hvis det er besluttet i kommunen/statsinstitutionen, at leasingarrangementer alene må indgås af dertil bemyndigede personer i centraladministrationen, skal man som decentral institutionsleder heromkring først. Lånebekendtgørelsen: Man skal på det kommunale område være opmærksom på, at der er en række begrænsninger i låneadgangen, herunder tilfælde hvor leasing henregnes til lån. Dette er reguleret i den såkaldte lånebekendtgørelse, som bør gennemgås, før en eventuel leasingaftale indgås. Spørg i økonomisk forvaltning eller hos jeres revision. Korrekt datagrundlag?: Har kommunen/institutionen registreret og beregnet afskrivninger korrekt for alle biler? Føres der kørebog/aflæses der kilometertæller, således at kørselmønster kan opgøres korrekt? Registreres alle brændstof- og reparationsudgifter på de korrekte konti? Er vægtafgift og forsikringer bogført centralt eller decentralt? Og er kommunen/institutionen eventuelt selvforsikret?

F:\SKI-Leasing-notat (4) 25-01-2008

Side 4 af 5


Kommunernes Revision A/S

1.7

4.udkast – MT/17.01.2008

Kom godt i gang

w Vurder kørsels- og kapacitetsbehovet – nu og fremover. w Få overblik over dine udgifter i dag hvor du selv ejer – inkl. ”alt det løse”. w Indhent tilbud fra leasing- eller bilfirma. Men check din kompetence først – må du selv indhente tilbud/indgå en leasingaftale, eller skal det ske centralt? w Sammenhold pris ved eje og leje/leasing. Regn pris ud pr. kilometer. Sammenhold også med kørselsgodtgørelsessats. Så har du et godt grundlag for at træffe den rigtige beslutning.

1.8

Leasingudtryk:

w Leasingtager: Den, der leaser en ting (kommunen/institutionen, ”kunden”) w Leasinggiver: Den, der udleaser en ting (leasingselskabet) w Operationel leasing: Svarer til en traditionel lejeaftale. Leasinggiver beholder ejendomsretten til aktivet. Ofte er der knyttet en serviceaftale til leasingaftalen. w Finansiel leasing: Svarer til en finansiering af et køb. Alle risici mv. overgår til leasingtager ved opstart. Sædvanligvis overtager leasingtager aktivet efter leasingperioden. (Ofte formuleret som: “..leasingtager skal anvise køber..”) w All-in aftale: Operationel leasingaftale, hvor leasingselskabet/dennes samarbejdspartner mere eller mindre forestår alt det praktiske, såsom dækskift, reparationer - og i nogle tilfælde også brændstof/rabat herpå. Kan også omfatte Fleet Management. w Fleet Management: ”Flådestyring”. En række leasinggivere tilbyder forskellige administrative hjælpeløsninger, der letter leasingtagers administrationsarbejde ved at have en bilpark (forsikringsoversigt, brændstofstyring, serviceplaner, osv.)

F:\SKI-Leasing-notat (4) 25-01-2008

Side 5 af 5


Renault Leasing private