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Proceso de Adquisici贸n Para las Empresas


Adquisición: La adquisición es el proceso de comprar o contratar bienes, obras o servicios. Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático.


Ejemplo!!! Por ejemplo, en términos de una (APP), la adquisición comprende el proceso de comprar la infraestructura básica y los servicios. Esto puede, por ejemplo, involucrar la adquisición y contratación de servicios operativos y administrativos para un servicio básico como el abastecimiento de agua. Las adquisiciones suelen ser llevadas a cabo por el proceso de ofertas en vez de la compra de productos directamente a un vendedor.


EL PROCESO DE ADQUISICIÓN:

Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.


EL PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras consta de las siguientes fases:


Planificaci贸n de las compras Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.


Anålisis de las necesidades • El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.


Solicitud de ofertas y presupuesto.

El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gesti贸n.


Básicamente en todo lugar se Hace lo Siguiente….

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ALGUNOS TIPOS DE COMPRAS (ADQUISICIONES)

• Compras especiales:

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos…); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.


Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía.


Compras estacionales. • Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos.


• Compras rutinarias. • Compras oportunidad. • Compras de urgencia.


PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES


Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en: • Guías telefónicas, • páginas web. • Catálogos • Empresas Proveedoras


Organismos Oficiales • asociaciones empresariales y profesionales. • Prensa y revistas especializadas. • Ferias y exposiciones del sector.


ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.


SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:  Cuando inicia por primera vez la actividad.  Cuando tiene que comprar un producto nuevo.  Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.  Para ampliar la cartera de proveedores  Para responder a la publicidad recibida.


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QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?

Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:


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• Condiciones económicas. • Precio por unidad y por lote. • Descuento comercial. • Rappels y su aplicación. • Gastos de envases y embalajes. • Gastos de transporte y seguro. • Forma de pago. • Recargo por aplazamiento del pago.( entre otras)


Estudio Económico Financiero

• Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes… que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.


La subcontratación, externalización o tercerización (del inglés outsourcing) • Haga clic para modificar el estilo de texto del patrón – Segundo nivel – Tercer nivel • Cuarto nivel – Quinto nivel


EL PROCESO DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA DE RECURSOS COMPUTACIONALES Causas posibles para la adquisición de equipo computacional.


1. Problemas de servicio con el proveedor actual


2. El equipo computacional actual es obsoleto


3. Saturación y falta de capacidad del equipo computacional.. • Haga clic para modificar el estilo de texto del patrón – Segundo nivel – Tercer nivel • Cuarto nivel – Quinto nivel


4. Necesidad de incorporar nuevos sistemas de aplicación

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5. El haber tomado una decisión equivocada durante el proceso de selección del equipo actual

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6. Cuando se tienen requerimientos de competitividad que no pueden ser alcanzados con la tecnologĂ­a actual.


DETEMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

Actividades previas a la determinación de requerimientos.


1. Conocimiento de la organizaci贸n.


2. Plan de desarrollo de aplicaciones


Modelo propuesta para estimar los requerimientos de equipo • Capacidad de cómputo expresada • Capacidad de almacenamiento en memoria principal expresada y Capacidad de almacenamiento secundario expresada • Capacidad total de impresión requerida expresada • Cantidad de terminales requeridas para la captura o consulta de información, tales como terminales inteligentes, concentradores, ruteadores, etcétera.


Requerimientos obligatorios • El costo total del equipo o el presupuesto máximo autorizado • El tiempo máximo de entrega del equipo requerido • Compatbilidad con el lenguaje computacion1 actual • El apoyo del proveedor durante la conversión de las aplicaciones


Requerimientos opcionales • La existencia de usuarios con configuraciones similares a la que se está proponiendo y que se encuentren localidades geográficas cercanas para tener un soporte mutuo • Disponibilidad de algún sistema de aplicación o paquete ya desarrollado para asegurar una implantación rápida y exitosa. • Alto grado de satisfacción de los usuarios actuales.


Requerimientos futuros de las aplicaciones actuales (RFA) • Crecimiento del negocio por arriba o por debajo del porcentaje estimado • Fusiones o compra de nuevos negocios • Rediseño o cambios importantes en las aplicaciones actuales.


Requerimientos futuro de las nuevas aplicaciones (RFN) La manera de llevar a cabo lo anterior es conocer las aplicaciones que van a ser desarrolladas durante el horizonte de planeación, tal como se sugiere en el plan de desarrollo de aplicaciones. Para cada una de las aplicaciones habrá que elaborar un prediseño estimando los volúmenes requeridos de cada uno de los recursos. El valor o valores que se obtengan de este análisis, deberán sumarse a los valores obtenidos en la sección anterior, de tal forma que podamos estimar el valor total de los requerimientos del nuevo equipo para cada uno de los recursos.


EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS PROPUESTAS Elaboración del RFP (Request For Proposal) (Solicitud de propuesta) • Sirve como una propuesta del sistema que invita a los proveedores a participar en el concurso • Establece los primeros puntos de evaluación y negociación entre los proveedores de soluciones computacionales y la organización • Obliga al administrador del proyecto de cambio de equipo a formalizar el proceso de determinación de los requerimientos de equipo • Constituye un documento que describe claramente las prioridades técnicas del sistema.


Se recomienda incluir, entre otros los siguientes puntos: • Datos generales del responsable del proyecto • Fecha límite para recibir la propuesta por parte del proveedor de equipo computacional que desea concursar • Bases y lineamientos generales que serán utilizados para hacer la comparación entre los diferentes equipos • Breve descripción de la situación actual de la compañía y de la función de informática dentro de la empresa


Requerimientos de instalación. • Espacio físico que ocupa el equipo • Instalaciones eléctricas y equipos de reguladores de voltaje • Temperatura ambiental y equipos de refrigeración •

Requerimientos especiales tales como piso falso, equipo de control de humedad, por ejemplo, y en general todos los requerimientos de instalación de equipo.


Soporte de proveedor • Soporte para el entrenamiento del personal en el nuevo equipo y calendario de cursos, incluyendo su costo. • Personal de soporte para hardware, software y en general, para el mantenimiento del equipo computacional. • Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo configurado en la propuesta. • Apoyo y experiencia en la conversión de las aplicaciones y de los programas de aplicación que han de ser convertidos al nuevo equipo computacional.


Abrir el concurso de proveedores Descartar propuestas Factores de hardware Factores de software Factores de proveedor


Aspectos a considerar antes de la adquisición. Generalidades del proveedor • Tiempo de entrega del equipo ofertado y futuras ampliaciones • Profesionalismo y preparación de los vendedores • Situación económica y financiera del proveedor • Calidad de la documentación y manuales disponibles


Apoyo en la capacitación Capacitación al personal de las áreas de investigación y soporte técnico Capacitación del área de análisis y programación Capacitación a operadores Capacitación a usuarios


Mantenimiento de hardware y software • Calidad y cantidad de personal capacitado de tiempo completo disponible en hardware y software • Tiempo promedio que tarda el proveedor en atender las fallas reportadas Tiempo o porcentaje de sistema funcionando • Tiempo promedio que el sistema permanece caído durante cada falla • Existencia de una bodega cercana con partes y repuestos para responder con mayor oportunidad a fallas • Existencia de horario extendido, siete días a la semana y 24 horas diarias para atender fallas.


Evaluaci贸n financiera de las propuestas. Alterativas de adquisici贸n. Renta Compra


ACTIVIDADES POSTERIORES A LA FIRMA DE CONTRATO • Acondicionamiento del local • Capacitación y cursos • Conversión de programas • Traslado de la información al nuevo equipo


Acondicionamiento del local • Colocación de piso falso en caso necesario. • Instalación eléctrica. • Reguladores de corriente eléctrica. • Equipos de aire acondicionado. • Accesorios adicionales tales como equipo para filtración de polvo ambiental, extinguidores, detectores y control de humedad, fuentes ininterrumpidas de corriente, controles de accesos y seguridad, dispositivos de detección de agua, equipos telefónicos y de intercomunicación.


Capacitación y cursos • Al personal del área de soporte técnico o de los programadores de sistema • A los analistas y programadores de aplicaciones, quienes tendrán a su cargo la conversión de aplicaciones al nuevo equipo. • Al personal del área de operaciones. • A los usuarios quienes recibirán capacitación en la utilización de paquetes enfocados a usuarios final y operación básica del equipo.

Proceso de adquisiciones grupo no 5  
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