Page 1

SISTEMA EXTREME ALUNOS VERSテグ 3.5

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS - Manual de Mesa -

Programador: Franklin Figueiredo Ruas - 2005 -


1

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Apresentação A Extreme Sistemas de Informática Ltda é uma empresa mineira a mais de 8 anos atuando na cidade de Montes Claros e na Região do Norte de Minas desenvolvendo soluções em informática. O Sistema Extreme Alunos é um Software para gerenciamento de instituições de ensino. Ideal para escolas de informática, idiomas, cursos preparatórios, prévestibulares, cursos específicos, aulas particulares, escolas em geral. Com ele você poderá cadastrar alunos, visitas, cursos, mensalidades e terá um eficiente controle de turmas, horários, frequência, notas, reposição de aulas, salas, movimentação do caixa, recebimento de mensalidades dentre outros recursos. Características do Sistema: Controle individualizado por aluno; Controle por sala; Controle de acesso por usuário através de senha com definição de permissões; Sistema Multiusuário (funciona também em rede); Multitarefa (é possível trabalhar com vários módulos ao mesmo tempo); Fácil operacionalização.

Nota do Desenvolvedor Obrigado por utilizar o Sistema Extreme Alunos! Este sistema foi desenvolvido visando melhorar a qualidade no atendimento aos alunos (clientes) e manter um controle administrativo e financeiro eficiente dentro de instituições de ensino independente do ramo em que atuem. Isto ocorre pelo fato de apresentar informações rápidas, seguras e objetivas e reunir em um único local todas as informações necessárias referentes ao aluno, mensalidades, horários, etc... Informações que algumas escolas costumam manter em controles como fichas de papel ou folhas soltas. O software lhe permitirá o acesso rápido às informações do aluno bem como todo o seu histórico de passagem pela escola. Este manual procura utilizar uma linguagem fácil, clara e resumida para que qualquer pessoa, independente do nível de conhecimento em informática possa utilizar bem o sistema.

Ficha Técnica Nome do Sistema: Extreme Alunos Versão: 3.5.5 Ambiente de Programação: Visual Basic Banco de Dados: Microsoft Access (.mdb) Tipo de Acesso a Dados: DAO Plataforma de Execução: Windows Data de desenvolvimento: 01/09/1999. Versão 1.0.0 Última atualização: 06/01/2006. Versão 3.5.5 MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


2

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Requerimentos de Sistema

Processador Pentium 300 MHZ ou superior 20 MB espaço livre em disco 128 MB de memória RAM Modem (ou outra forma de conexão com a Internet) Windows98-SE ou superior

Objetivo Deste Manual

Orientar os usuários do Sistema Extreme Alunos sobre a utilização de todos os módulos e relatórios do software visando um melhor entendimento e aproveitamento das rotinas do mesmo. Servirá também para que o usuário tenha uma visão geral do que o sistema pode fazer podendo recorrer ao manual a qualquer momento para solucionar possíveis dúvidas. Poderá também ser utilizado com forma de treinamento para novos usuários. É altamente recomendável que você (usuário do sistema) imprima este manual e tenha-o sempre a mão para eventuais consultas a medida em que utiliza o sistema.

Como Utilizar Este Manual

Antes de começar a utilizar o sistema é recomendável que se leia atentamente este manual para que se tenha uma idéia do que o sistema pode fazer. É recomendável que você o imprima e mantenha-o ao lado do micro onde o sistema está instalado para poder recorrer ao mesmo sempre que surgir alguma dúvida. O índice do manual seguirá a mesma ordem dos menus do sistema para facilitar que o usuário encontre a informação desejada.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


3

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Índice

1

2

INTRODUÇÃO AO SISTEMA. ................................................................................. 5 1.1

Glossário ................................................................................................... 5

1.2

Significado dos Botões................................................................................. 6

1.3

Janela Principal .......................................................................................... 7

1.4

Estrutura do Software ................................................................................. 8

1.5

DIAGRAMA DE FUNCIONAMENTO DO SISTEMA EXTREME ALUNOS ..................... 9

CONFIGURAÇÕES INICIAIS... ..............................................................................10 2.1

3 4

2.2

Configurações Regionais .............................................................................10

2.3

Barra de Tarefas........................................................................................11

2.4

Instalação em Rede ...................................................................................11

POR ONDE COMEÇAR... ......................................................................................12 CADASTROS .....................................................................................................13 4.1

Cadastrando Cursos ...................................................................................13

4.2

Cadastrando Salas .....................................................................................14

4.3

Tabelas Auxiliares: Cadastrando Descontos ...................................................15

4.4

Tabelas Auxiliares: Cadastrando Términos.....................................................15

4.5

Cadastrando Origens ..................................................................................16

4.6

Cadastrando Convênios ..............................................................................17

4.7

Cadastrando Alunos ...................................................................................19

4.8

Cadastrando Visitantes ...............................................................................25

4.9

Cadastrando Operadores (Usuários) .............................................................27

4.10 5

Resolução do vídeo. ...................................................................................10

Cadastrando Professores...........................................................................28

RELATÓRIOS.....................................................................................................29 5.1

Matrículas no mês......................................................................................30

5.2

Alunos estudando ......................................................................................30

5.3

Inadimplências ..........................................................................................30

5.4

Mensalidades recebidas ..............................................................................31

5.5

Mensalidades a receber ..............................................................................31

5.6

Vistas no mês ...........................................................................................31

5.7

Visitas matriculadas ...................................................................................31

5.8

Aniversários ..............................................................................................31

5.9

Alunos que terminaram o curso ...................................................................32

5.10

Matrículas por operador ............................................................................32

5.11

Mensalidades por operador........................................................................32

5.12

Alunos com uma mensalidade para vencer ..................................................32

5.13

Alunos sem mensalidade para vencer .........................................................32

5.14

Previsão de término .................................................................................33

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

5.15

Alunos por curso x aula ............................................................................33

5.16

Visitas por origem ....................................................................................33

5.17

Certificados não impressos ........................................................................33

5.18

Certificados não entregues ........................................................................33

5.19

Relatórios gerais ......................................................................................33

6

CONTROLE DE ENTRADAS...................................................................................34

7

CONCLUSÃO DE CURSOS....................................................................................35

8

TABELA DE PREÇOS ...........................................................................................36

9

LISTA DE PRESENÇA ..........................................................................................37

10 CONTROLE DE FALTAS .......................................................................................37 11 REPOSIÇÃO E VISITAS: MARCAR E DESMARCAR ....................................................38 11.1

Agendando Reposições .............................................................................38

11.2

Agendando Visitas....................................................................................40

12 DESMARQUE COLETIVO......................................................................................41 13 OCUPAÇÃO DE VAGAS........................................................................................42 14 QUADRO DE HORÁRIOS POR PERÍODO .................................................................42 15 IMPRESSÃO ......................................................................................................43 15.1

Gestão de Contratos.................................................................................43

15.2

Controle e Impressão de Certificados ..........................................................45

15.3

Impressão de Etiquetas ............................................................................46

16 ESTOQUE DE MATERIAL E APOSTILAS ..................................................................46 16.1

Cadastrando Materiais ..............................................................................46

16.2

Cadastrando Fornecedores de Material ........................................................47

16.3

Cadastrando Entrada e Saída de Material ....................................................48

17 CONTROLE DE NOTAS ........................................................................................49 18 CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE TURMAS.......................................................50 19 CAIXA..............................................................................................................54 19.1

Movimento do Caixa .................................................................................54

19.2

Controle de Mensalidades..........................................................................55

19.3

Caixa do Dia ...........................................................................................57

20 FERRAMENTAS ..................................................................................................58 20.1

Backup ...................................................................................................58

20.2

Calculadora.............................................................................................59

20.3

Calendário ..............................................................................................59

20.4

Exibir Barra de Ferramentas ......................................................................59

20.5

Configuração ...........................................................................................59

21 OUTRAS INFORMAÇÕES .....................................................................................60 21.1

Como obter ajuda ....................................................................................60

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

4


5

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

1 INTRODUÇÃO AO SISTEMA. 1.1

Glossário

Banco de Dados: Todo o conjunto de informações referentes à escola. O Banco de Dados é um arquivo que é instalado junto com o sistema, onde todas as informações são gravadas. Recomenda-se efetuar periodicamente cópias de segurança do Banco de Dados para não correr riscos de perder informações. Campo: Local destinado para digitação de informações. Local onde você entra com informações no banco de dados. Comandos: São ações ordenadas pelo usuário para que o sistema execute alguma tarefa. Dados: São as informações digitadas pelo usuário que ficam armazenadas no Banco de Dados. Filtro / Filtrar: Significa mostrar apenas determinados registros que atendam a um critério. Login: Entrada do usuário no através da digitação do nome e senha. Menu: Barra localizada na parte superior da tela que contém todos os comandos do sistema que são acionados quando o usuário clica sobre eles. Operador: Pessoa autorizada a operar (utilizar) o sistema. Programador: Pessoa que desenvolveu o sistema. Registro: Um Registro corresponde a um cadastro no Banco de Dados. Ex.: Cada aluno tem um registro diferente. SubMenu: Comando localizado dentro de um Menu. Usuário: É a pessoa que está utilizando o sistema. Você.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


6

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

1.2

Significado dos Botões

Botão Novo: Serve para adicionar novos registros ao cadastro. Botão Delete: Serve para excluir o registro selecionado no momento Botão Salvar: Salva as alterações realizadas no cadastro. Botão Localizar: Localiza uma informação no Banco de Dados. Botões de Navegação: Serve para deslocar de um registro para outro no banco de dados. Adiciona o item selecionado a caixa de listagem. Remove o item selecionado de uma caixa de listagem. Limpa informações de uma caixa de listagem. Confirma a mensagem apresentada no momento. Cancela a ação realizada no momento. Localizar

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


7

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

1.3

Janela Principal

Esta é a janela principal do sistema. É a partir dela que todos os módulos são acionados. Conheça os principais componentes desta janela. Barra de Título Barra de Menus Barra de Ferramentas Área de Trabalho

Indicador de Registro Barra de Status

Barra de Título: A barra de título servirá para informar o nome da janela que está ativada no momento. Ex.: Controle de Alunos – [Cadastro de Alunos] Barra de Menus: À partir da barra de menus você poderá executar todos os comandos do sistema. Barra de Ferramentas: Na barra de ferramentas estarão apenas aqueles comandos mais utilizados. Todos os comandos que estão na barra de ferramentas estarão também na barra de menus. A barra de ferramentas será apenas uma forma de executar um menu de forma mais rápida sem perder tempo para procurá-lo na barra de menus. Área de Trabalho: É toda esta área onde as janelas são abertas. Indicador de Registro: Exibirá sempre o nome do cliente e da empresa para qual o sistema está registrado. Barra de Status: A barra de status irá exibir algumas informações sobre a janela que está em uso no momento, a data e hora do sistema, o estado das teclas CAPS OCK, NUM LOCK e INSERT, bem como o operador que estiver ativo no momento.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


8

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

1.4

Estrutura do Software

Arquivos • Cadastro de alunos • Cadastro de visitantes • Cadastro de cursos • Cadastro de convênios • Cadastro de salas • Cadastro de Operadores e Definições de Segurança • Cadastro de Professores Relatórios • Matrículas no mês • Alunos estudando • Inadimplências • Mensalidades recebidas • Mensalidades a receber • Visitas no mês • Visitas matriculadas • Aniversariantes • Alunos que terminaram o curso • Matrículas por operador • Mensalidades por operador • Alunos com uma mensalidade para vencer • Alunos sem mensalidade para vencer • Previsão de término • Alunos matriculados por Curso • Visitas por Origem • Certificados não entregues • Certificados não impressos

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Controles • Entrada • Conclusão • Tabela de preços • Lista de presença • Controle de faltas • Reposições • Desmarque coletivo • Quadro de ocupação de vagas • Quadro de ocupação de horários • Contrato • Certificados de Conclusão. • Etiquetas • Controle de Estoque de Material • Controle de Notas • Controle e Acompanhamento de turmas Caixa • Movimentação Caixa • Recebimento de mensalidades • Fechamento Caixa Ferramentas • Backup • Calculadora • Calendário permanente


9

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

1.5

DIAGRAMA DE FUNCIONAMENTO DO SISTEMA EXTREME ALUNOS

Cadastros Gerais Cursos

Operadores

Convênios

Salas

Auxiliares:

Professores

Tabela de Preços

-Términos - Descontos

- Origens

Alunos: - Mensalidades

Visitas: Cadastro de Visitantes

ENTRADAS

- Horários

ESTOQUE

CAIXA

- Cursos Contratados Movimentação Alunos - Entradas

- Contratos

- Controle de

- Lista de presença

- Certificados

Notas

- Controle de faltas

- Etiquetas

- Controle e

- Conclusão

Acompanha-

- Reposição e visitas

mento de

- Horários ocupados

turmas

RELATÓRIOS

Mensalidades

Fornecedores Material

Outras

Apostilas

Movimentações Entrada/ Saída

RELATÓRIOS

RELATÓRIOS

Visitas no mês

Matrículas no mês

Matrículas por Operador

Inadimplências

Visitas matriculadas

Alunos estudando

Mensalidades por

Mensalidades Recebidas

Visitas por Origem

Aniversariantes

Operador

Mensalidades a Receber

Alunos que terminaram

Certificados não Entregues

Alunos com uma Mensalidade para

Previsão de Término

Certificados não

vencer

Alunos por Curso x Aula

Impressos

Alunos sem Mensalidade para vencer

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


10

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

2 CONFIGURAÇÕES INICIAIS...

Antes de iniciar o uso do Sistema Extreme Alunos, você deverá verificar algumas configurações do seu sistema operacional. Nota: A maioria das configurações abaixo são configurações Padrão do Windows. Talvez você nem precise fazer alteração nenhuma. Caso alguma configuração fique diferente do especificado abaixo, seu sistema poderá não funcionar corretamente, algumas partes da tela poderão aparecer cortadas ou até mesmo gerar algum erro. Das configurações abaixo a que tem maior probabilidade de estar incorreta é a configuração de data. Muitos computadores trabalham com dois dígitos para especificar o ano. O Sistema Extreme Alunos trabalha com quatro dígitos. Ex.: “31/12/2005”.

2.1

Resolução do vídeo.

Você deverá alterar a resolução do seu vídeo para 800 X 600. Para verificar qual a resolução atual ou alterar a resolução faça o seguinte: a) Clique no botão Iniciar b) Clique em configurações c) Clique em Painel de Controle d) Abra as propriedades de vídeo (Dê um duplo clique em Vídeo). e) Clique na guia Configurações f) Verifique o campo resolução da tela g) Altere o valor para 800 por 600 pixels (se necessário) h) Clique em "OK" para finalizar.

2.2

a) Clique no botão Iniciar

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Configurações Regionais


11

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

b) Clique em configurações c) Clique em Painel de Controle d) Abra as configurações regionais (Dê um clique duplo em “Configurações Regionais” ou “Opções Regionais e Idiomas”) e) Clique em Personalizar f) Ajuste os seguintes campos (se necessário): Símbolo Decimal: “,” Símbolo de Agrupamento de Dígitos: “.” Símbolo de Unidade Monetária: “R$” Formato abreviada da Data: “dd/MM/aaaa” g) Clique em OK para salvar as alterações.

2.3

Barra de Tarefas

a) Clique com o botão direito na barra de tarefas b) Clique em propriedades c) Marque a caixa ocultar automaticamente a barra de tarefas. d) Clique em OK para salvar as alterações

2.4

Instalação em Rede

Os procedimentos a seguir levam em consideração que você já tem uma rede instalada na sua escola e esta encontra-se em perfeito funcionamento. a) Antes de iniciar a instalação em rede você deverá instalar o sistema na máquina que será usada como servidor. (onde os dados serão gravados) b) Após instalar o Sistema na máquina Servidor, você deverá compartilhar a pasta onde o sistema foi instalado. Ex: Vamos supor que você tenha instalado o sistema na pasta “C:\Extreme\Escola". Você deverá compartilhar a pasta “Extreme” para que as outras máquinas da rede consigam enxergar o sistema. c) Após ter compartilhado a pasta do sistema você deverá “Mapear uma Unidade de Rede” (veja abaixo como mapear unidades de rede), na máquina que será usada como estação, apontando para a pasta onde está instalado o sistema no servidor (pasta “Extreme”). "Ex: G: -> \\Servidor\Extreme" d) Após ter mapeado a unidade de rede, você deverá executar a instalação do sistema, direto da máquina que será usada com estação e mudar o diretório de destino para a unidade que foi mapeada no ítem anterior.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


12

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Atenção! Veja que mapeamos uma pasta imediatamente anterior a pasta em que o sistema está instalado. Fizemos isto porque, independente da pasta onde instalamos o sistema, ele sempre irá criar uma pasta chamada “Escola”. Assim, mapeando uma pasta anterior, estaremos evitando que mais de uma pasta “Escola” seja criada. Como mapear uma unidade de rede: 1. 2. 3. 4. 5.

Abra o Ambiente de Rede do Windows (ou Meus Locais de Rede do Windows XP) Localize a máquina servidor. Clique com o botão direito do mouse na pasta que você compartilhou anteriormente. Clique em Mapear unidade de rede... Marque a opção reconectar-se durante o logon.

3 POR ONDE COMEÇAR...

Primeiramente você deverá cadastrar os cursos que a escola trabalha. (Veja Cadastrando Cursos na pág. 13) Para continuar, será preciso que se tenha pelo menos uma sala cadastrada. (Veja Cadastrando Salas na pág. 14) Depois de cadastrada a sala, você deverá preencher as tabelas auxiliares. Algumas já possuem informações digitadas que você poderá utilizar ou alterar se necessário. (Veja Cadastrando tabelas auxiliares pág. 15) Após ter passado pelos cadastros anteriores, você poderá começar a cadastrar os alunos. (Veja Cadastrando Alunos pág. 19) Após cadastrar pelo menos um aluno você terá acesso aos demais módulos do sistema.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


13

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

4 CADASTROS

4.1

Cadastrando Cursos

O primeiro passo para começar a utiliza o Sistema Extreme Alunos, é o cadastro de cursos. Você pode cadastrar os cursos individualmente ou cadastrar módulos dependendo do funcionamento da sua escola. Por exemplo: Em uma escola de informática. Você poderá cadastrar os cursos da seguinte maneira: Introdução a Informática, Windows, Word... Ou cadastrar assim: Módulo Básico, Módulo Avançado... É recomendável que se cadastre da primeira forma para se ter um controle melhor de qual curso o aluno está fazendo. Também no módulo de avaliação e lançamento de notas, você só poderá avaliar cada módulo ou cada curso dependendo da forma de cadastro que tenha optado. O Cadastro de Cursos está localizado no menu Arquivos – Submenu Cursos. Incluindo Cursos Para cadastrar um novo curso ou módulo você deverá: 1. Clicar no botão Novo (para adicionar um registro em branco no banco de dados). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Código Descrição Duração do Curso Número de vagas para o curso. Inativo.

Descrição O código do curso é preenchido automaticamente. Você não precisará se preocupar com este campo. Informe uma pequena descrição que identifique o curso ou módulo que está sendo cadastrado. Informe o número de horas, dias, meses ou anos de duração do curso. Informar o número de vagas disponíveis na escola para este curso Marque esta caixa quando resolver não trabalhar mais com este curso na escola. Marcando esta opção, este curso não será mais apresentado no formulário de seleção de cursos.

3. Depois de preenchidos os campos clique em “Salvar” 4. Clique “Sim” para confirmar as alterações Excluindo Cursos Para excluir um curso, posicione-se no registro do mesmo e clique no botão “Excluir”

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


14

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Obs. Caso tenha algum registro no cadastro de alunos que esteja vinculado a este curso, você não conseguirá excluir. Alterando curso Para alterar o cadastro de um curso, você deverá posicionar-se no registro do mesmo, alterar os dados desejados e depois clicar no botão “Salvar”.

4.2

Cadastrando Salas

O Cadastro de Salas está localizado no menu Arquivos – Submenu Salas. Incluindo Salas Para cadastrar uma sala você deverá: 1. Clicar no botão Novo (para adicionar um registro em branco no banco de dados). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Sala Quantidade de vagas

Descrição Cursos Obs.

Descrição Digitar o código da sala (Este código deverá ter três dígitos e poderá ter letras e números. Ex.: 001, 01A, 01B) Informe a quantidade de vagas suportada para a sala que está cadastrando no momento. Ex.: Se a sala possui 30 cadeiras ou 20 computadores, preencha este campo de acordo com a capacidade desta sala, Informe uma pequena descrição que identifique a sala que está sendo cadastrada. Ex.: Sala Principal, Sala de Espanhol ou Sala de Cursos Avançados. Clique no botão “Selecionar Cursos” para selecionar os cursos que serão ministrados nesta sala. Informar alguma informação extra que queira ter sobre esta sala.

3. Depois de preenchidos os campos clique em “Salvar” Excluindo Salas Para excluir uma sala posicione-se no registro da mesma e clique no botão “Excluir” Obs. Caso tenha algum registro no cadastro de alunos que esteja vinculado a esta sala, você não conseguirá excluir. Alterando Dados na Sala Para alterar o cadastro de uma sala, você deverá posicionar-se no registro da mesma, alterar os dados desejados e depois clicar no botão “Salvar”.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


15

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Obs.: Antes de alterar o número vagas de uma sala, certifique-se que a mesma já não tenha mais alunos do que a nova quantidade que está sendo cadastrada. O Software controla automaticamente a quantidade de alunos de uma sala. Porém se você tem 10 alunos em uma sala e reduz a capacidade da mesma para 08 vagas, deverá transferir estes alunos que estão ultrapassando o limite de vagas para outra sala.

4.3

Tabelas Auxiliares: Cadastrando Descontos

Este cadastro tem a função de cadastrar descontos para serem utilizados no cadastro de alunos. Isto caso a escola trabalhe com sistema de descontos. O Cadastro de Descontos está localizado no menu Arquivos – Submenu Auxiliares – Submenu Descontos. Incluindo Descontos Para cadastrar um novo desconto você deverá: 1. Clicar no botão Novo (para adicionar um registro em branco no banco de dados). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Desconto Descrição

Descrição Informe um título abreviado para o desconto Informe uma pequena descrição que identifique o desconto que está sendo cadastrado.

3. Os descontos são salvos automaticamente. Não é necessário salvar. Excluindo Desconto Para excluir um desconto posicione-se no registro desejado e clique no botão “Excluir” Obs. Caso tenha algum registro no cadastro de alunos que esteja vinculado a este desconto, você não conseguirá excluir. Alterando Desconto Para alterar o cadastro de um desconto, você deverá posicionar-se no registro desejado, alterar os dados. Os dados são alterados diretamente na tabela, não é necessário salvar.

4.4

Tabelas Auxiliares: Cadastrando Términos

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


16

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Este cadastro tem a função de cadastrar os motivos de término. São os motivos que levaram o aluno a sair da escola. Este cadastro será utilizado no módulo de conclusão de cursos. O Cadastro de Términos está localizado no menu Arquivos – Submenu Auxiliares – Submenu Términos. Incluindo um Motivo de Término Para cadastrar um novo motivo de término você deverá: 1. Clicar no botão Novo (para adicionar um registro em branco no banco de dados). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Motivo Descrição

Descrição Informe um título abreviado para o motivo. Informe uma pequena descrição que identifique o motivo que está sendo cadastrado.

3. Os motivos são salvos automaticamente. Não é necessário salvar. Excluindo Motivo Para excluir um motivo posicione-se no registro desejado e clique no botão “Excluir” Obs. Caso tenha algum registro no cadastro de alunos que esteja vinculado a este motivo, você não conseguirá excluir. Alterando Motivo Para alterar o cadastro de um motivo, você deverá posicionar-se no registro desejado, alterar os dados. Os dados são alterados diretamente na tabela, não é necessário salvar.

4.5

Cadastrando Origens

Este cadastro tem a função de cadastrar as origens que levaram o aluno a conhecer a escola. Os dados deste cadastro serão utilizados no "Cadastro de Visitantes". O Cadastro de Origens está localizado no menu Arquivos – Submenu Auxiliares – Submenu Origens. Incluindo Origem Para cadastrar uma nova origem você deverá: 1. Clicar no botão Novo (para adicionar um registro em branco no banco de dados). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir:

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


17

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Campo Cod Origem

Descrição Informe um código para identificar a origem que está cadastrando. Este código deverá ser numérico e sequencial. Informe uma pequena descrição que identifique a origem que está sendo cadastrada.

3. As origens são salvas automaticamente. Não é necessário salvar. Excluindo Origem Para excluir uma origem posicione-se no registro desejado e clique no botão “Excluir” Obs. Caso tenha algum registro no cadastro de visitantes que esteja vinculado a esta origem, você não conseguirá excluir. Alterando Origem Para alterar o cadastro de uma origem, você deverá posicionar-se no registro desejado, alterar os dados. Os dados são alterados diretamente na tabela, não é necessário salvar.

4.6

Cadastrando Convênios

O cadastro de convênios servirá para controle de parcerias que a escola venha a ter com outras empresas, como treinamento de funcionários, etc... Por exemplo, vamos imaginar que sua escola faça uma parceria com uma empresa da região, para treinar os funcionários desta empresa. Você irá fazer o cadastro destes funcionários normalmente pelo cadastro de alunos. Só que antes irá cadastrar o convênio realizado utilizando o cadastro de convênios. O Cadastro de Convênios está localizado no menu Arquivos – Submenu Convênios. Incluindo Convênio Para cadastrar um novo Convênio você deverá: 1. Clicar no botão Novo (para adicionar um registro em branco no banco de dados). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Convênio Empresa Endereço Cidade

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição Digite um código para identificar o convênio no cadastro de alunos. Deverá ser um código pequeno. Até 10 caracteres. Ex.: BRAHMA Digite o Razão Social ou Fantasia da Empresa que está sendo criado o convênio Digite o endereço da empresa Digite a cidade da empresa


18

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Bairro Cep CGC Insc. Estadual Telefone Fax Obs.

Digite Digite Digite Digite Digite Digite Digite

o bairro o CEP o CNPJ da empresa o número da Insc. Estadual da Empresa o telefone o número do Fax caso tenha alguma observação

3. Depois de preenchidos os campos clique em “Salvar”. 4. Clique “Sim” para confirmar as alterações 5. Após salvar os dados, você deverá clicar no botão conveniados para realizar o cadastro dos funcionários da empresa que participaram do convênio. 6. Preencha o formulário de conveniados de acordo com a tabela a seguir: Campo Convênio Num Nome Endereço Cidade Bairro Cep RG CPF Nasc Matriculou? Telefonamos?

Hora Telefone:

Descrição Código automático. (Não precisa preencher) Código automático. (Não precisa preencher) Digite o nome do funcionário da empresa Digite o endereço do funcionário da empresa Digite a cidade do funcionário da empresa Digite o bairro do funcionário da empresa. Digite o CEP Digite o número da identidade do funcionário Digite o número do CPF do funcionário Digite a data de nascimento do funcionário Marque esta caixa, caso o funcionário tenha visitado a escola e tenha efetuado a matrícula. Esta caixa geralmente é marcada quando o funcionário, visita à escola, não matricula e a escola depois telefona para saber o motivo de não ter matriculado e tentar convence o aluno a matricular. Indica o dia e horário em que foi realizado contato com o funcionário por telefone.

Excluindo um Convênio Para excluir um convênio, posicione-se no registro do mesmo e clique no botão “Excluir” Obs. Quando você exclui um convênio, todos os conveniados vinculados a este convênio serão excluídos automaticamente. Esta exclusão não inclui o registro no Cadastro de Alunos. Excluindo um Conveniado Para excluir um conveniado, você deverá: 1. Posicione-se no convênio do qual o conveniado que deseja excluir participa. 2. Clique no botão “Conveniados” para abrir o cadastro de conveniados. 3. Posicione-se no registro do conveniado que deseja excluir. 4. Clique no botão “Excluir” Alterando Convênio

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


19

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Para alterar um convênio cadastrado, você deverá posicionar-se no registro do mesmo, alterar os dados desejados e depois clicar no botão “Salvar”. Alterando dados do Conveniado Para alterar os dados de um conveniado cadastrado você deverá: 1. Posicionar-se no Convênio do qual o Conveniado participa. 2. Clicar no botão “Conveniados” para abrir o Cadastro de Conveniados. 3. Posicione-se no registro do Conveniado que deseja excluir. 4. Altere os dados desejados. 5. Clique no botão “Salvar”.

4.7

Cadastrando Alunos

Antes de cadastrar alunos, certifique-se que já tem cadastrado salas, cursos e tabelas auxiliares que são informações necessárias para o registro do aluno. (Veja “Por onde Começar...“ pág. 12) Este é o cadastro mais importante e com certeza o mais utilizado do Sistema Extreme Alunos. Ele servirá de base para praticamente todos os relatórios e módulos do sistema. É também o local mais rápido para se buscar informações referentes a um determinado aluno. Conhecendo o formulário cadastro de alunos:

Dados da Matrícula Dados Pessoais Cursos do Aluno

Dados do Responsável Outras Informações Foto do Aluno Cadastro Mensalidade

Cadastro Horários

Quadro Fixo de Horários

Botões de Cadastro

Botões de Navegação

Dados da Matrícula: Nesta área você irá cadastrar os dados principais da matrícula do aluno, como o número da matrícula, a sala, o nome do aluno, a data de nascimento e o telefone.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


20

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Dado Pessoais: Este espaço é destinado para cadastramento do endereço do aluno. Cursos do Aluno: Área destinada ao cadastramento dos cursos contratados pelo aluno. Cadastro de Horários: Nesta área você irá cadastrar os dias e horários que o aluno freqüentará a escola. Botões de Cadastro: Servem para controlar as ações como incluir, excluir, salvar e encontrar registros de alunos no banco de dados. Dados do Responsável: Área destinada para cadastrar os dados do responsável pelo aluno. Outras Informações: Local destinado para cadastrar informações complementares sobre o aluno com Nome do Pai, Mãe, E-mail, Observação, etc... Foto do Aluno: Local destinado para exibir a foto do aluno. Cadastro de Mensalidade: Local destinado ao cadastro de mensalidades do aluno. Quadro Fixo de Horários: Este quadro mostra como está ficando a ocupação da sala a medida que são cadastrados os horários do aluno. Neste quadro, não será considerado as reposições e nem as visitas marcadas. Botões de Navegação: São utilizados para deslocar de um registro para outro. Incluindo Alunos: 1. Clique no bota “Novo” para adicionar um registro em branco no Banco de Dados (Se for o primeiro aluno que estiver cadastrando, este botão já estará clicado) 2. Na parte inferior do formulário, aparecerá uma lista com as salas cadastradas. 3. Selecione a sala em que deseja cadastrar o aluno dando um duplo clique sobre a mesma. 4. Preencha os demais campos conforme a tabela a seguir: Campo Matrícula Sala Turma Aluno Identidade CPF Responsável

Identidade CPF Endereço

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição Código gerado automaticamente. (Não precisa preencher) Informe a sala que o aluno pertence. Infome a turma do aluno. Clique no botão “Turmas” para exibir a relação de turmas cadastradas. Digite o nome do aluno Preencha com o número da identidade do aluno ou do responsável se for o caso. Informe o CPF do aluno ou do responsável se for o caso. Para o nome do responsável é lançado automaticamente o mesmo nome do aluno. Caso o aluno seja o responsável financeiro marque a caixa “Considerar os mesmos dados do aluno” Preencha com o número da identidade do responsáve. Informe o CPF do responsável. Informe o endereço do aluno


21

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Bairro Cidade UF CEP Naturalidade Complemento Nascimento Telefone Res/ Com/ Cel Foto

Dados do Responsável Cursos Contratados

Curso em andamento

Aula Início

Prev. Término

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Informe o bairro do aluno Informe a Cidade do aluno Informe o estado UF do aluno Informe o CEP do aluno Informe a Naturalidade do aluno Informe o Complemento do Endereço Digite a data de nascimento do aluno no seguinte formato: “dd/mm/aaaa” isto quer dizer com quatro dígitos para identificar o ano. . Informe os telefones Residencial, Comercial e Celular do Aluno Para inserir a foto do aluno você deverá dar um clique na área destinada a foto. Será aberta a caixa de Visualização para selecionar a foto. Nesta caixa serão visualizadas todas as fotos que estão na pasta “Alunos”, localizada provavelmente dentro da pasta do Sistema em "C:\Arquivos de Programas\Escola\". Clique no nome do arquivo da foto que aparece na lista. A foto será visualizada na caixa acima. Clique em “Selecionar” para retornar ao cadastro de alunos com a foto selecionada ou clique em “Em Branco” para retornar ao cadastro de alunos sem a foto. O Sistema Extreme Alunos não digitaliza fotos nem extrai de câmeras digitais ou outros dispositivos. Para utilizar a foto do aluno, a foto já deverá estar salva no disco e você deverá copiá-la para a pasta “Alunos” conforme indicado acima. O sistema aceita fotos no formato .jpg ou .bmp. (Recomendado .jpg) Prencher somente se os dados do responsável forem diferentes dos dados do aluno. Caso este campo não esteja visível, você deverá clicar guia “Cursos Contratados”. Clique no Botão Curso para selecionar os cursos contratados pelo aluno. Será aberta a janela “Seleção de Cursos”. Clique no curso que deseja cadastrar para o aluno e clique no botão “Adicionar”. Você pode selecionar vários cursos para um mesmo aluno. Depois de escolhidos os cursos, clique em “OK” para retornar ao cadastro do aluno. É importante que os cursos sejam cadastrados na seqüência em que o aluno vai fazer. Informe o curso que o aluno está estudando no momento. Caso esteja cadastrando o aluno selecione o primeiro da lista. Toda vez que é dada a conclusão de um curso no módulo de conclusão, este campo será atualizado para o próximo curso que o aluno irá fazer. Informe o número da aula que o aluno está cursando. Campo preenchido automaticamente com a data do sistema. Você pode alterar esta data para uma posterior, caso o aluno não for começar no mesmo dia do cadastro. Este campo serve para cadastrar uma data de previsão de término do aluno. A partir deste campo você


22

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Término

Motivo de Término Vlr. Mensalidade

Extenso mensalidade Vencimento Convênio

Desconto

Outras Informações Pai

Mãe E-mail Possui computador? Profissão Observações Operador

conseguirá ter uma previsão de quando o aluno vai terminar o curso. Você deverá preencher este campo com a data prevista para o aluno terminar todos os cursos por ele contratados. A data de término só deverá ser preenchida quando o aluno terminar todos os cursos ou abandonar o curso por algum motivo. Caso esteja apenas cadastrando o aluno, este campo deverá ficar em branco. Quando você informa a conclusão do curso no módulo de Conclusão esta data será preenchida automaticamente. Este campo mostra o motivo que fez o aluno terminar o curso. Este campo deve ser preenchido pelo módulo de conclusão de cursos. Informe o valo fixo da mensalidade do aluno. Pode ser que haja diferença na mensalidade do aluno de um mês para outro em decorrência de descontos ou promoções. Você deverá preencher este campo com o valor da mensalidade do aluno sem qualquer desconto. Este valor será utilizado no contrato do aluno Preenchido automaticamente à partir do valor da mensalidade digitado anteriormente Informe o dia do vencimento da mensalidade do aluno Você deverá preencher este campo caso o aluno participe de algum convênio. Basta selecionar o convênio na lista. Caso não for aluno de convênio pode deixar este campo em branco Preencha este campo caso o aluno possua algum desconto na mensalidade. Neste campo você poderá informar se o aluno é bolsista. Caso não possua desconto basta deixar este campo em branco. Se for selecionado bolsista, você não conseguirá cadastrar um valor para a mensalidade. Clique na guia “Outras Informações” para cadastrar mais informações sobre o aluno. Informe o nome do Pai do Aluno. Muitas escolas preenchem este campo com o nome do pai do responsável por ser um campo necessário para inclusão do responsável no cadastro de devedores de determinadas cidades Informe o nome da Mãe do Aluno. Muitas escolas preenchem este campo com o nome da Mãe do responsável. Informe o e-mail do aluno Marque esta caixa caso o aluno possua computador Informe a profissão do aluno Informe alguma observação do aluno se houver. Este campo é preenchido automaticamente com o nome do Operador ativo no momento.

5. Após digitar os dados do aluno você deverá cadastrar os horários conforme a tabela a seguir:

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


23

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Campo Cód Dia Semana

Hora

Descrição Código automático. (Não precisa preencher) Informe o dia da semana que o aluno virá a escola. O dia da semana utiliza o seguinte sistema: 2 = segunda-feira 3 = terça-feira 4 = quarta-feira 5 = quinta-feira 6 = sexta-feira 7 = sábado Para preencher este campo, basta digitar o número conforme explicado acima ou selecionar o dia na lista Informe o horário que o aluno virá na semana. O formato da hora é o seguinte: 08:00:00. Quer dizer Hora: Minuto: Segundo. Se você digitar 08: e teclar Enter, o sistema irá completar automaticamente o restante do horário 08:00:00. Caso sua escola trabalhe com horários quebrados como 08:30 por exemplo você deverá preencher todo o campo e teclar Enter. Por exemplo: 08:30:00. Se faltar digitar algum algarismo o recurso de autocompletar será ativado e você não conseguirá cadastrar a hora fracionada.

Você poderá alterar os horários do aluno a qualquer momento conforme for a necessidade do aluno. O sistema automaticamente recalculará o quadro de horários. Atenção: Se por algum motivo em algum dia o aluno não puder vir no horário contratado e quiser exclusivamente naquele dia fazer a aula em outro horário, você deverá desmarcar a aula do aluno (Através do menu Controle – Submenu Reposição e Visitas) e marcar a aula no dia e horário desejado pelo aluno. Caso o aluno não tenha horário fixo, quer dizer vem quando quiser, liga antes quando quer vir ou vem se tiver vaga faz a aula, seu horário deverá ser cadastrado como aleatório. Você deverá marca a caixa “Horário Aleatório” para informar que o aluno não possui horário fixo. O horário aleatório funciona da seguinte forma. Este aluno não irá ocupar horário nenhum na escola. Quando quiser vir, o aluno deverá informar a escola com antecedência e a escola irá marcar um horário, através do cadastro de reposição. Este aluno passará a ocupar apenas aquele horário que lhe fora marcado, inclusive aparecerá na lista de presença. Exclusivamente para os alunos de horário aleatório, o sistema permitirá marcar reposição sem que tenha desmarcado alguma aula anteriormente. 6. Após digitar os horários do aluno, você deverá cadastrar as mensalidades conforme a tabela a seguir: Campo Número Valor

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição Informar o número da mensalidade. Recomendável cadastrar um numero seqüencial e de preferência começar de um. Informe o valor da mensalidade. Este valor não precisa ser igual ao cadastrado anteriormente. Se o aluno


24

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Vencimento Observação

possuir algum desconto, você deverá preencher este campo já incluso o valor do desconto. Informe a data de vencimento da mensalidade que está sendo cadastrada Caso haja alguma observação em relação a mensalidade do aluno, utilize este campo para informar. Este campo também será impresso no carnê do aluno. r

7. Após digitar cada mensalidade, você deverá clicar no bota “Add” para incluí-la no Banco de Dados. 8. Você poderá adicionar quantas mensalidades desejar. 9. Depois de digitadas todas as informações clique no botão salvar para gravar o cadastro do aluno. Excluindo Alunos Para excluir o cadastro de um determinado aluno, basta posicionar no registro do aluno e clicar no botão “Excluir”. Atenção: Quando um aluno é excluído toda sua movimentação pela escola será excluída também, inclusive horários, mensalidades e entradas. Tenha total certeza do que está fazendo quando for excluir um aluno. Se quiser apenas tornar o aluno inativo basta digitar uma data de término para o mesmo ou informar a conclusão no módulo de conclusão. Excluindo Horários Para excluir os horários de um determinado aluno, posicione-se no registro do aluno que deseja excluir o horário, clique no horário que deseja excluir. Automaticamente no lugar do botão “Add” do cadastro de horário aparecerá um botão “del”. Clique sobre este botão e o horário será excluído. Excluindo Mensalidades Para excluir a mensalidade de um aluno, posicione-se no registro do aluno que deseja excluir a mensalidade, acione a guia “Controle de Mensalidade”, na lista de mensalidades clique sobre aquela que deseja excluir e clique no botão “Del”. Alterando dados do Aluno Para alterar dados cadastrais do aluno, você deverá posicionar-se no registro do aluno que deseja alterar, digitar as alterações necessárias e clicar no botão “Salvar“. Alterando Horários Para alterar os horários do aluno, você deverá posicionar-se no registro do aluno que deseja alterar os horários, excluir o horário que deseja alterar (Veja item anterior “Excluindo Horários”) e cadastrar novamente o horário alterado. Alterando Mensalidades Para alterar uma mensalidade que foi cadastrada anteriormente, você deverá posicionar-se no registro do aluno que deseja alterar a mensalidade, acionar a guia “Controle de Mensalidades”,

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


25

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Excluir a mensalidade que deseja alterar (Veja item anterior “Excluindo Mensalidades”) e adicionar uma nova mensalidade com os dados alterados. Imprimindo Mensalidades Para imprimir as mensalidades de um aluno, você deverá posicionar no registro do aluno que deseja imprimir as mensalidades, acionar a guia “Controle de Mensalidades”. Na lista de mensalidades, clique na mensalidade que deseja imprimir e clique no botão “Imprimir”. Caso queira imprimir todas as mensalidades, clique no botão “Todos”. Será perguntado se deseja iniciar a impressão. Clique em “Sim”. Será perguntado se deseja imprimir linhas. Se você clicar em “Sim”, será impresso a mensalidade na forma de carnê de pagamento e serão impressas também todas as linhas do carnê. Isto quer dizer que o carnê será totalmente desenhado no papel. Você simplesmente colocará uma folha em branco na impressora e o carnê será totalmente desenhado. Caso você escolha “Não”, somente os dados do carnê serão impressos. Você optará por não imprimir linhas, somente no caso em que for utilizar algum formulário pré-impresso em gráfica para imprimir os dados das mensalidades. (Talvez seja necessário ajustar a posição dos campos de acordo com seu formulário pré-impresso. Para isso consulte o desenvolvedor para realizar estes ajustes). Caso trabalhe com Boletas Bancárias, clique em Boleta para abrir o menu de impressão de Boletas. As Boletas costumam diferenciar um pouco de um banco para outro. Geralmente os Bancos já disponibilizam programas próprios para a impressão das Boletas. Caso queira que o próprio software imprima as Boletas, talvez precisará fazer alguns ajustes de acordo com o banco que você trabalha. Para fazer estes ajustes, entre em contato com o desenvolvedor e envie um modelo da boleta que será utilizada para fazer os devidos ajustes.

4.8

Cadastrando Visitantes

O cadastro de visitantes servirá para se ter um controle de todas as pessoas que visitam a escola. Também servirá para ajudar na criação de estratégias de captação de alunos e controlar qual dos meios de divulgação da escola está sendo mais eficaz. O Cadastro de Visitantes está localizado no menu Arquivos – Submenu Visitantes. Incluindo Visitantes Para cadastrar uma visita você deverá: 1. Clicar no botão Novo (para adicionar um registro em branco no banco de dados). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Código Nome

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição O código do visitante é preenchido automaticamente. Você não precisará se preocupar com este campo. Informe o nome do visitante


26

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Endereço Cidade UF CEP Telefone Nasc E-mail Possui computador? Cursos de Interesse

Origem Hora da Visita Outros Comentário Matriculou? Telefonamos? HoraFone

Informe o endereço do visitante Informe a cidade Informe a UF Informe o CEP Informe o telefone para contato Informe a data de nascimento do visitante Informe o e-mail do visitante Marque esta caixa caso o visitante possua computador Clique no botão cursos para cadastrar os curso em que o visitante mostrou interesse. Será aberta a janela “Seleção de Cursos”. Clique no curso que deseja cadastrar e clique no botão “Adicionar”. Você pode selecionar vários cursos. Depois de escolhidos os cursos, clique em “OK” para retornar ao cadastro. Selecione a origem que levou o visitante a conhecer a escola. Informe a data e a hora da visita Preencha este campo caso a origem do visitante seja diferente das cadastradas. Espaço reservado para se inserir algum comentário sobre a visita. Marque esta caixa caso a visita tenha retornado e efetuado a matrícula. Marque esta caixa caso já tenha telefonado para a visita Caso tenha marcado o item anterior, informar o horário do telefonema.

3. Depois de preenchidos os campos clique em “Salvar” 4. Clique “Sim” para confirmar as alterações Excluindo um Visitante Para excluir um visitante, posicione-se no registro do mesmo e clique no botão “Excluir” Alterando dados de um visitante Para alterar o cadastro de um visitante, você deverá posicionar-se no registro do mesmo, alterar os dados desejados e depois clicar no botão “Salvar”. Enviando dados de um visitante para o cadastro de alunos. Caso o visitante efetue a matrícula, você poderá “aproveitar” os dados do cadastro de visitantes para agilizar o cadastro do aluno. Para isso basta clicar no botão “Enviar” para que os dados do visitante sejam enviados para o cadastro de alunos. Não se esqueça de marcar a caixa “matriculou?” para informar que aquela visita foi matriculada.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


27

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

4.9

Cadastrando Operadores (Usuários)

Quando você executa o sistema pela primeira vez, é criado um usuário padrão chamado “Admin” e a senha padrão “123”. Após entrar no sistema, você deverá ir até o cadastro de operadores para mudar a senha do administrador para uma senha de sua autoria, evitando assim que outras pessoas acessem o sistema sem a sua autorização. A partir daí, caso mais de uma pessoa utilize o sistema você poderá criar novos usuários cada um com sua senha própria, para ter acesso ao sistema. No cadastro de operadores também é possível atribuir privilégios aos usuários definindo quais os módulos ou relatórios do sistema cada um terá acesso. O Cadastro de Operadores está localizado no menu Arquivos – Submenu Definições de Segurança (Operador). Ao entrar no Cadastro de Operadores será pedido para você digitar sua senha para que o sistema confirme se você tem autorização para fazer alterações neste cadastro. Incluindo Usuários Para cadastrar um novo usuário você deverá: 1. Clique no botão “Add”. (para adicionar um registro em branco no banco de dados) 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Código Nome Acesso Restrito Desativado

Senha Confirmar Senha

Descrição O código do operador será preenchido automaticamente. Você não precisará se preocupar com este campo. Informe o nome do operador. Marque esta opção caso o acesso deste operador seja restrito. Ele não terá acesso á alguns botões de alguns formulários. Marque esta opção caso o operador não tenha mais acesso ao sistema. (Você não poderá excluir o operador porque o mesmo teve passagem pela escola e seu código faz parte dos registros. Caso o operador não trabalhe mais na escola você deverá desativar o operador) Informe a senha do operador (Serão mostrados asteriscos [*] a medida que a senha é digitada). Repita a senha informada no campo anterior

3. Preenchidos os campos clique no botão Definição de Segurança para abrir o cadastro de permissões. 4. Na lista de permissões, selecione o menu que deseja configurar. (Clicando na seta para baixo) 5. A lista de Submenus irá mudar de acordo com o menu selecionado. Por exemplo: Se selecionar “Arquivos”, na lista serão apresentados os menus (Alunos, Visitantes, Cursos, Auxiliares, Convênios, Salas e Definições de Segurança). 6. Selecionado o menu, você deverá marcar os submenus que deseja que o usuário que está sendo cadastrado no momento tenha acesso. (Na verdade quando um novo operador é

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


28

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

criado, todas as permissões para o mesmo estarão ativadas. Você terá que desmarcar as opções para restringir o acesso aos menus que desejar. Caso o operador tenha acesso completo ao sistema, estas opções não precisaram ser alteradas). 7. Clique em salvar para gravar as alterações. Obs.: Toda alteração realizada no cadastro de operadores, só terá efeito quando o mesmo efetuar o Login na máquina novamente. Se quiser poderá fazer isto clicando no botão “Atualizar Operador Agora”. Arquivo de Log: Se quiser consultar as ações realizadas pelo operador, posicione-se no registro do operador desejado e clique no botão “.Log”. Será exibido um arquivo contendo o registro da data e horário de todos os acessos deste operador ao sistema bem como o registro das alterações efetuadas no cadastro de alunos e no caixa.

4.10 Cadastrando Professores

O cadastro de professores servirá para cadastrar os professores da escola bem como os cursos ministrados por cada professor. É necessário cadastrar os professores antes de utilizar o controle de turmas. O Cadastro de Operadores está localizado no menu Arquivos – Submenu Cadastro de Professores. Incluindo Professores Para cadastrar um novo professor você deverá: 1. Clique no botão “Novo”. (para adicionar um registro em branco no banco de dados) 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Código Nome Endereço Telefone Bairro Celular Cidade UF CEP Nasc E-mail Cursos

Descrição O código do professor será preenchido automaticamente. Você não precisará se preocupar com este campo. Informe o nome do professor. Informe o endereço Informe o telefone Informe o bairro Informe o celular Informe a Cidade Informe o Estado Informe o CEP Informe a data de nascimento Informe o E-mail Clique no botão cursos para vincular os cursos que o professor cadastrado está capacitado para ministrar aulas.

3. Clique em salvar para gravar as alterações.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


29

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Excluindo um Professor Para excluir um professor cadastrado, posicione-se no registro do mesmo e clique no botão “Excluir” Alterando dados de um professor Para alterar o cadastro de um professor, você deverá posicionar-se no registro do mesmo, alterar os dados desejados e depois clicar no botão “Salvar”.

5 RELATÓRIOS

No menu “Relatórios” você terá as listagens de todas as informações que foram digitadas ou trabalhadas pelo sistema. Todas estas informações estão distribuídas de forma organizada, para que se tenha informações úteis em um único lugar. Para todos os relatórios você terá a opção de filtro por sala e alguns relatórios você poderá filtrar por convênio. Estrutura do módulo de relatórios:

Área para pesquisa.

Área de dados.

Lista de consultas. Período de consultas.

Filtro por sala. Filtro por convênio.

Contador de registros.

Imprimir Relatório.

Área de Pesquisa: Nesta área será possível localizar um aluno dentro da consulta que está sendo exibida no momento. Área de Dados: Nesta área será exibida a consulta selecionada.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


30

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Contador de Registros: Nesta área é possível saber quantos registros foram encontrados pela consulta. Lista de Consultas: Esta caixa servirá para escolher a consulta que deseja exibir. Período de Consultas: A maioria das consultas terão como base estas datas. Neste campos você deverá informar a data de início e fim do período que deseja consultar. Filtro por Sala: A maioria das consultas permitirá que seja aplicado o filtro por sala. Dessa forma você poderá visualizar os relatórios de casa sala individualmente ou em conjunto. Filtro por Convênio: Alguns relatórios permitem que as informasse seja filtradas por convênio. Imprimir Relatório: Envia a consulta que estiver sendo exibida no momento para a impressora.

5.1

Matrículas no mês

O Relatório de Matrículas no mês exibirá todos os alunos que foram matriculados dentro do período informado. (Atenção, a consulta leva em consideração o período que pode ser até maior do que um mês). Através deste relatório também é possível consultar alunos matriculados em meses anteriores. O campo chave para este relatório é o campo “Início” do cadastro de alunos. Se quiser poderá filtrar este relatório por Sala para saber quantas matrículas foram feitas por sala.

5.2

Alunos estudando

O Relatório Alunos estudando é o único relatório que não vai leva em consideração o período de datas informado. O objetivo deste relatório é informar todos os alunos que estão ativos na escola. Este relatório irá mostrar todos os alunos em que a data de “Início” for anterior a data atual e que não constar data de “Término” no cadastro do aluno. Se quiser poderá filtrar este relatório por Sala para saber quantos alunos estão estudando por sala.

5.3

Inadimplências

O objetivo deste relatório é exibir todas as mensalidades vencidas que se encontram em aberto. Este relatório irá exibir todos os registro de mensalidades em que a data de vencimento estiver dentro do período informado e que não constar data de pagamento. Se quiser poderá filtrar este relatório por Sala para saber em qual sala apresenta maior inadimplência.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


31

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

5.4

Mensalidades recebidas

O objetivo deste relatório é exibir todas as mensalidades recebidas. Este relatório irá exibir todos os registro de mensalidades em que a data de pagamento estiver dentro do período informado. Se quiser poderá filtrar este relatório por Sala para saber quantas mensalidades foram recebidas por sala e ainda poderá filtrar por convênio para saber quais mensalidades de conveniados foram recebidas.

5.5

Mensalidades a receber

O objetivo deste relatório é exibir todas as mensalidades a receber que estiverem dentro do período informado. Este relatório irá exibir todos os registro de mensalidades em que a data de vencimento estiver dentro do período informado e que a data de pagamento se encontre em branco. Se quiser poderá filtrar este relatório por sala para saber quantas mensalidades há para receber por sala e ainda poderá filtrar por convênio para saber quais mensalidades há para receber de conveniados.

5.6

Vistas no mês

O objetivo deste relatório é exibir a relação de pessoas que visitaram a escola dentro do período informado.

5.7

Visitas matriculadas

O objetivo deste relatório é exibir a relação de pessoas que visitaram a escola dentro do período informado e que efetuaram a matrícula. Este relatório levará em consideração o campo “Matriculou?” do cadastro de visitantes. Lembre-se sempre que um visitante efetuar a matrícula, você deverá marcar esta opção para que este relatório funcione corretamente.

5.8

Aniversários

O objetivo deste relatório é exibir a relação de alunos que o mês de nascimento seja o igual ao mês informado como parâmetro. Ao executar este relatório, surgirá uma caixa de diálogo pedindo para ser informado o mês que deseja imprimir. Logo após será pedido para informar se deseja ver todos os alunos ou somente os freqüentes. Caso escolha todos os alunos, a lista de aniversariantes mostrará todos os aniversariantes para o mês (até mesmo os que já terminaram o curso). Caso escolha não, somente os alunos ativos serão exibidos. Este relatório não leva em consideração o período informado.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


32

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

5.9

Alunos que terminaram o curso

O objetivo deste relatório é exibir a relação de alunos que terminaram o curso dentro do período informado. Serão exibidos todos os alunos em que a data de término estiver dentro do período pesquisado. Se quiser poderá filtrar este relatório por sala ou por convênio.

5.10 Matrículas por operador O Relatório de Matrículas por operador exibirá todos os alunos que foram matriculados dentro do período informado, levando em consideração também o operador que efetuou a matrícula. Através deste relatório também é possível consultar alunos matriculados em meses anteriores. O campo chave para este relatório é o campo “Início” do cadastro de alunos. Se quiser poderá filtrar este relatório por Sala para saber quantas matrículas foram feitas por sala.

5.11 Mensalidades por operador O objetivo deste relatório é exibir todas as mensalidades recebidas levando também em consideração o operador que recebeu as mensalidades. Este relatório irá exibir todos os registros de mensalidades em que a data de pagamento estiver dentro do período informado. Se quiser poderá filtrar este relatório por Sala para saber quantas mensalidades foram recebidas por sala.

5.12 Alunos com uma mensalidade para vencer O objetivo deste relatório é exibir todos os alunos que restam apenas uma mensalidade para vencer. Este relatório será útil para aquelas escolas em que o curso não tem prazo defino de término e através deste relatório o administrador da escola poderá saber se precisará cadastrar mais mensalidades para o aluno. Se quiser poderá filtrar este relatório por sala.

5.13 Alunos sem mensalidade para vencer O objetivo deste relatório é exibir todos os alunos que não tem mais nenhuma mensalidade para vencer. Este relatório será útil para aquelas escolas em que o curso não tem prazo defino de

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


33

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

término e através deste relatório o administrador da escola poderá saber se precisará cadastrar mais mensalidades para o aluno. Se quiser poderá filtrar este relatório por sala.

5.14 Previsão de término Este relatório irá exibir todos o alunos em que a previsão de término esteja dentro do período pesquisado. O campo chave para este relatório é o campo Prev. Término do cadastro de alunos. Se quiser poderá filtrar este relatório por sala ou por convênio.

5.15 Alunos por curso x aula O objetivo deste relatório é exibir todos os alunos que estejam em determinado curso ou determinada aula.

5.16 Visitas por origem O objetivo deste relatório é exibir todas as visitas levando em consideração a origem, ou seja, o veículo que levou a visita a conhecer a escola.

5.17 Certificados não impressos O objetivo deste relatório é exibir todos os alunos que concluíram o curso e ainda não tiveram os certificados impressos. O campo chave para este relatório será o campo “Data de Impressão” no módulo de controle de certificados.

5.18 Certificados não entregues O objetivo deste relatório é exibir todos os alunos que concluíram o curso e ainda não receberam o certificado. O campo chave para este relatório será o campo “Data de Entrega” no módulo de controle de certificados.

5.19 Relatórios gerais Este menu servirá para acessar o módulo de relatórios sem que seja mostrado nenhum relatório. Dentro do módulo de relatório você poderá selecionar o relatório que desejar.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


34

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

6 CONTROLE DE ENTRADAS Toda vez que o aluno vier a escola deverá ser registrada a sua entrada através do módulo de Entradas. Este controle poderá ser feito manualmente ou com o auxílio de leitores ópticos onde será registrada a data e o horário em que o aluno chega a escola. É extremamente importante que este controle seja feito para que os controles de freqüência do aluno funcionem corretamente. O Controle de Entradas esta localizado no menu “Controle” – Submenu “Entradas”. Estrutura do módulo de Entradas:

Data de Entrada.

Tipo de Entrada.

Hora de Entrada

Lista de Entrada.

Freqüência do Aluno. Horários do Aluno.

Aluno ou Visita. Botões de Controle

Carnês do Aluno.

Entrada do Aluno: Você poderá fazer o controle de entradas imediatamente (assim que o aluno entrar na escola) ou poderá fazer este controle em determinados períodos do dia. Você poderá por exemplo trabalhar da seguinte maneira: No início do dia, você fará a impressão da lista de presença (veja Lista de Presença pág. 36). Que conterá a relação de todos os alunos que terão aula no dia com seus respectivos horários. Quando o aluno entrar na escola deverá assinar na lista de presença e preencher o horário de entrada. Assim, em determinados períodos ou ao final do dia, a recepcionista (ou responsável pelo controle de entrada dos alunos) fará a entrada manualmente no sistema. Caso você tenha um equipamento de leitor óptico, poderá adotar o sistema de carteirinhas que o aluno deverá apresentar na recepção antes de entrar para sala. Data de Entrada: Neste campo você deverá informar a data de entrada do aluno na escola. Hora de Entrada: Neste campo você deverá informar o horário que o aluno está entrando para a aula.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


35

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Freqüência do Aluno: Esta área exibira a freqüência do aluno, ou seja, todos os dias que aluno deu entrada na escola. Horários do Aluno: Esta área exibirá os horários contratados pelo aluno. Carnês do Aluno: Caso o aluno possua alguma mensalidade em aberto, este campo apresentará as mensalidades do aluno assim que o mesmo der entrada na escola. Tipo de Entrada: Se você utilizar algum dispositivo de leitura óptica, marque a opção correspondente para receber informações manualmente ou através de leitor óptico. Lista de Entrada: Este quadro exibirá a relação de todos os alunos que deram entrada no dia. Obs.: O controle de entradas não permitirá que alunos entrem fora do horário, a não ser que o operador permita. Para entrar com um aluno fora do horário você deverá editar o horário ou marcar uma reposição. Caso o aluno não tenha aula no dia, o operador terá que marcar uma reposição para dar entrada no aluno. Excluindo uma Entrada: Para excluir o registro de uma entrada, você deverá seleciona-la na lista de entrada e depois clicar no botão “Excluir”.

7 CONCLUSÃO DE CURSOS

O controle de conclusão de cursos servirá para dar baixa nos cursos (ou módulos) a medida que o aluno vai terminando. A partir deste módulo você dará baixa no curso (ou módulo) corrente do aluno e automaticamente informará o próximo curso (ou módulo). Quando o aluno terminar definitivamente todos os cursos (ou módulos) contratados na escola, você deverá marcar a caixa “finalizar o curso” para que seja inserida a data de término no cadastro do aluno. O módulo de conclusão de cursos também será utilizado no caso de desistência do aluno, onde você deverá finalizar o curso e informar o motivo de término. O módulo de Conclusão de Cursos está localizado no menu “Controle”, submenu “Conclusão”. Informando uma Conclusão Quando o aluno concluir um curso (ou módulo) você deverá seguir os passos abaixo: 1. Abra o módulo de conclusão de cursos. 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Matrícula Aluno Curso Início

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição Digite a matrícula do aluno que deseja informar a conclusão. Este campo será preenchido automaticamente Selecione nesta caixa o curso que o aluno está concluído. Informe a data em que o aluno iniciou o curso que está concluindo.


36

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Término Duração Horas Nota Próximo Curso Finalizar o Curso

Informe a data em que o aluno terminou o curso. Por padrão o sistema coloca a data atual. Informe a Duração do Curso Informe a Nota do aluno. Selecione nesta caixa qual será o próximo curso do aluno. Marque esta caixa somente se este for o último curso do aluno e você desejar desativar o aluno. Será inserida automaticamente a data de término no cadastro de alunos.

3. Clique no botão Salvar. 4. Será mostrado uma estatística de quantos alunos estão fazendo o curso que o aluno irá fazer e quantas máquinas disponíveis com o curso. 5. Clique “OK” para finalizar. Consultando os cursos que o aluno concluiu. Para consultar os cursos que o aluno concluiu você deverá: 1. 2. 3. 4.

Abra o módulo de conclusão de cursos. Clique no botão consulta. Digite o código do aluno que deseja consultar. Será mostrado o nome do aluno e na tabela abaixo todos os cursos que o aluno concluiu.

Excluindo uma conclusão. Para excluir uma conclusão você deverá: 1. Consulte o aluno que deseja excluir a conclusão. (Veja consultando os cursos que o aluno concluiu) 2. Na tabela selecione a conclusão que deseja excluir. 3. Clique no botão “Delete” localizado na parte inferior do formulário.

8 TABELA DE PREÇOS A módulo tabela de preços servirá para cadastrar os valores dos cursos para consulta ou posterior exportação parao cadastro do aluno. Neste módulo você poderá cadastrar os valores individuais de cada curso ou em forma de planos ou “pacotes de cursos”. Poderá ainda cadastrar os valores a vista, a prazo ou parcelado de cada curso. A tabela de preços está localizada no menu Controle – Submenu Tabela de Preços. Exportando Valores para o Cadastro do Aluno Para exportar valores para o cadastro do aluno é necessário que tanto a tabela de preços como o cadastro do aluno estejama bertos. Apenas o valor parcelado do curso será exportado. Exportando Pacotes de Cursos

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


37

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Quando fizer a exportação para o cadastro do aluno as informações dos cursos referentes ao plano também serão exportados.

9 LISTA DE PRESENÇA

No módulo lista de presença, você poderá imprimir a lista de presença do dia que desejar. Para montar a lista de presença, o sistema irá considerar as aulas que foram desmarcadas, as reposições e as visitas programadas para o dia. A lista de presença está localizada no menu Controle – Submenu Presença – Submenu Lista de Presença. Como funciona a lista de presença. 1. Informe no campo “Data” (parte superior do formulário) a data da lista de presença que deseja visualizar. 2. Informe no campo “Sala” para qual sala que deseja imprimir a lista de presença. 3. Clique no botão “Pesquisar”(localizado na parte inferior do formulário). 4. Clique no botão imprimir para que a lista seja impressa. Sugestão: Você poderá no início dia imprimir uma lista de presença para que os alunos vão assinando no decorrer do dia. Isto facilitará na hora de registrar a entrada dos alunos.

10 CONTROLE DE FALTAS

Neste módulo você terá o controle dos alunos que não comparecem a escola por um determinado período de tempo ou que fizeram a matrícula e nunca compareceram. O Controle de Faltas esta localizado no Menu Controle – Submenu Presença – Controle de Faltas. Como funciona o controle de faltas. No campo “Data inicial”, você irá informar a data de inicio da pesquisa. O sistema exibirá todos os alunos que não tiveram entrada na escola desde a data informada. Caso queira exibir os alunos que fizeram matricula e nunca compareceram, deverá marcar a caixa alunos que não começaram. Após definidos os campos você irá clicar no botão “Montar nova Lista” para exibir os dados desejados. Caso queira imprimir a lista clique no botão imprimir.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


38

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

11 REPOSIÇÃO E VISITAS: MARCAR E DESMARCAR

11.1 Agendando Reposições

O cadastro de reposição servirá para desmarcar horários de alunos bem como agendar as devidas reposições. Para que se possa agendar uma reposição, é necessário que o aluno tenha previamente desmarcado uma aula. Quando o aluno desmarca uma aula, o sistema irá gerar o crédito desta aula para o mesmo. Assim, quando o aluno quiser fazer esta aula que foi desmarcada, deverá solicitar a escola que marque a reposição e o sistema automaticamente reconhecerá que este aluno tem o crédito de uma aula pelo fato de ter desmarcado anteriormente. Somente para os alunos em que o horário foi definido como aleatório que o sistema aceitará marcar reposições sem que tenha uma aula desmarcada. Isso porque na modalidade de horário aleatório, o aluno deverá agendar a sua aula e este agendamento será feito através do cadastro de reposições. O cadastro de reposições está localizado no Menu Controle – Submenu Reposições e visitas – Marcar e Desmarcar. Estrutura do cadastro de reposição:

Agendamen to de Visitas Quadro de Reposições

Consulta de Reposições

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Quadros de Horário

Controle de Calendário


SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

39

Quadro de Reposições: Neste quadro você fará o desmarque das aulas e os agendamentos de reposição. Consulta de Reposições: Neste quadro você irá consultar as aula que o aluno desmarcou e poderá à partir daí agendar as reposições. Agendamento de Visitas: Neste quadro você irá agendar visitar na escola. Muito útil para cursos que tem a primeira aula grátis de demonstração. Quadros de Horário: Este quadro irá mostrar os horários da sala do aluno e os horários do aluno. Controle de Calendário: Este servirá para auxiliar no desmarque e agendamento de reposições. Como desmarcar uma aula. Para desmarcar uma aula você deverá seguir os passos abaixo: 1. 2. 3. 4. 5.

Abra o cadastro de reposições. Clique no botão “Novo”. Digite o código do aluno ou clique no botão localizar. Preencha os campos “DataDesmarque” e “HoraDesmarque” No quadro de horários, é possível se ter uma idéia de como está a ocupação de horários na sala do aluno. 6. É recomendável que você utilize o calendário para selecionar a data de desmarque do aluno. 7. Clique no botão salvar. Quando fizer o desmarque de uma aula, não há necessidade de se informar imediatamente o dia da reposição. Esta aula ficará como crédito para o aluno agendar a reposição quando quiser. Como agendar uma reposição. Para agendar uma reposição você deverá: 1. Siga todos os passos do item anterior para desmarcar a aula. 2. Preencha os campos “DataReposiçao” e “HoraReposição”. (Utilize o calendário se necessário) 3. Clique em salvar para agendar a reposição. Como agendar uma reposição que tenha sido previamente desmarcada. Para agendar uma reposição previamente desmarcada você deverá: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Digite a matrícula do aluno no quadro de consulta reposições. Clique em pesquisar. (Se quiser também poderá pesquisar pela data) Serão mostradas os desmarques e reposições do aluno. Clique em um desmarque que ainda não tenha agendado reposição. Clique no botão alterar. Os dados serão transferidos para o quadro de reposições. Informe a “DataReposição” e “HoraReposição”.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


40

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

8. Clique no bota salvar para agendar a reposição. Como excluir uma reposição ou um desmarque. 1. 2. 3. 4. 5.

Digite a matrícula do aluno no quadro de consulta reposições. Clique em pesquisar. (Se quiser também poderá pesquisar pela data) Serão mostradas os desmarques e reposições do aluno. Clique na reposição ou desmarque que deseja excluir. Clique no botão “Delete”.

Como alterar uma reposição que tenha sido previamente cadastrada. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Digite a matrícula do aluno no quadro de consulta reposições. Clique em pesquisar. (Se quiser também poderá pesquisar pela data) Serão mostradas os desmarques e reposições do aluno. Clique no desmarque ou reposição que deseja alterar. Clique no botão alterar. Os dados serão transferidos para o quadro de reposições. Digite as alterações que deseja. Clique no bota salvar para agendar a alteração da reposição.

11.2 Agendando Visitas

O Sistema Extreme Alunos também possui o recurso de agendamento de visitas. Este recurso é muito utilizado principalmente para aquelas escola que tem condições de realizar uma aula de demonstração para que o aluno conheça o curso. O agendamento de visitas está localizado no Menu Controle – Submenu Reposições e Visitas – Marcar e Desmarcar. Para agendar uma reposição você deverá seguir os passos abaixo. 1. Deverá fazer o cadastro do visitante. (Veja cadastrando visitantes pág. 25) 2. Após fazer o cadastro acesse o Menu Controle – Submenu Reposições e Visitas – Marcar e Desmarcar 3. Clique na guia Visitas (Localizado na parte superior do formulário) 4. Clique no botão novo. 5. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Visita Número Código Data da Visita Hora Visita

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição Este campo contará o número de visitas da escola. Este será preenchido automaticamente pelo sistema. Informe o respectivo código do visitante no cadastro de visitas Informe a data que o visitante fará a aula de demonstração. Informe a hora que o visitante fará a aula de demonstração.


41

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Sala Presença Obs.

Selecione a sala que o visitante fará a aula de demonstração. Marque esta caixa caso o aluno compareça a aula de demonstração que foi agendada. Preencha caso tenha alguma observação a fazer sobre a visita.

6. Clique no botão “Salvar” para que a visita seja agendada. 7. Será mostrada uma estimativa para saber se há vagas disponíveis na sala para receber esta visita. 8. Clique OK para finalizar o agendamento da visita. Após agendada, o registro da visita deverá aparecer na tabela “Visitas Marcadas” localizada na parte inferior do formulário. Como excluir o agendamento de uma visita. Para excluir o agendamento de uma visita você deverá proceder da seguinte forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Abra o Agendamento de Visitas Na parte inferior do formulário existe o campo “Localizar” Digite neste campo o nome da visita que deseja encontrar. Dê um clique duplo no registro da visita desejada. Os dados da visita devem ser exibidos no quadro marcar visita. Clique no botão deletar para excluir a visita selecionada.

Como alterar o agendamento de uma visita. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Abra o Agendamento de Visitas Na parte inferior do formulário existe o campo “Localizar” Digite neste campo o nome da visita que deseja encontrar e pressione “Enter”. Os dados da visita devem ser exibidos no quadro marcar visita. Altere os dados desejados no quadro marcar visita. Clique em salvar para alterar os dados do agendamento. Será exibida uma estimativa mostrando se existe vaga na sala para receber esta visita. Clique em OK para finalizar o agendamento.

12 DESMARQUE COLETIVO

O desmarque coletivo é um recurso do sistema para aquelas escolas que necessitam em determinadas épocas do ano (ou em caso de algum contratempo) desmarcar as aulas de vários alunos ao mesmo tempo. Quando é utilizado o módulo de desmarque coletivo, será gerado o crédito de uma aula para cada aluno que participar do desmarque coletivo. O Desmarque Coletivo está localizado no Menu Controle – Submenu Reposições e Visitas – Desmarque Coletivo.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


42

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Como funciona o Assistente para Desmarque Coletivo. 1. Execute o Assistente para Desmarque Coletivo. 2. Será aberta a janela de apresentação do assistente. Está janela estará lembrando que este é um recurso muito perigoso pois não terá como você desfazer o desmarque que será registrado. (A não ser que seja feito registro por registro). Portanto tenha certeza do que está fazendo. Clique em avançar. 3. Nesta etapa, você deverá informar o período de datas que deseja desmarcar. Todos os alunos que tiverem aula dentro do período informado terão suas aulas desmarcadas. Informe o período desejado e clique em avançar. 4. Será pedido para você excluir as datas dentro do período que não serão desmarcadas. Por exemplo: Você poderá desmarcar as aula do dia 01/07/2005 a 10/07/2005, com exceção dos dias 05/07/2005 e 06/07/2005. Selecione as datas que deseja excluir do período e clique em avançar. 5. Nesta etapa você poderá informar uma observação que será inserido no registro do desmarque de todos os alunos que terão suas aulas desmarcadas. Ex: Férias Coletivas. 6. Você terá ainda a opção de limitar os horários que serão desmarcados. 7. Clique em Concluir. Será exibida uma mensagem de confirmação para executar os desmarques. Clique em “Sim”. 8. Ao final deverá ser exibida uma mensagem que os desmarques foram realizados com sucesso. 9. Clique em “OK” para continuar.

13 OCUPAÇÃO DE VAGAS

O quadro de ocupação de vagas servirá para controlar a ocupação de vagas na escola. Funciona da seguinte forma: Vamos supor que o curso normal da escola é o aluno contratar 1 horário 2 vezes por semana. Quando o aluno contrata 1 horário 2 vezes por semana, este aluno estará ocupando 1 vaga na escola. Então no quadro de vagas ocupadas, será lançado 1 aluno e a ocupação de 1 vaga. Quando o aluno contratar 1 horário 4 vezes por semana, este aluno estará ocupando 2 vagas na escola. Então no quadro de vagas será lançado 1 aluno e 2 vagas ocupadas. Se o aluno contratar o horário de 3 vezes na semana estará ocupando o equivalente a 1,5 vaga. Este controle será necessário para que o administrador da escola tenha uma idéia da real ocupação de vagas dentro da escola. A ocupação de vagas mostra uma posição mensal das vagas ocupadas. O quadro de ocupação de vagas está disponível no Menu Controle – Submenu Ocupação de Vagas.

14 QUADRO DE HORÁRIOS POR PERÍODO

O quadro de horários por período terá a finalidade de mostrar a real ocupação de horários dentro da escola. Este quadro de horários é diferente do quadro existente no Cadastro de Alunos. O quadro do Cadastro de Alunos mostrará apenas uma situação estática dos horários da escola. Este

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


43

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

quadro de horários terá opção de considerar também as reposições, os desmarques e as visitas agendadas. Quando o quadro é aberto será exibido a situação do quadro de horários da semana corrente. Caso você queira saber a projeção do quadro de horários de semanas futuras ou rever quadro de horários de semana anteriores, poderá fazer isto clicando nas setas de navegação localizadas na parte inferior do formulário. Após posicionar na semana que deseja exibir, deverá clicar no botão “Montar Quadro de Horários” para visualizar o quadro da semana correspondente. O quadro de ocupação de vagas está disponível no Menu Controle – Submenu Quadro de horários por período. Opções de Filtro. Filtrando por Sala. Você poderá filtrar o quadro de horário por sala selecionando a sala desejada a esquerda do formulário, onde também serão apresentados os cursos da sala e a quantidade de vagas. Opções de Consulta. No lado direito do quadro de horários você poderá personalizar da maneira que desejar. Poderá controlar se deseja considerar as visitas, os desmarques ou as reposições marcadas. Poderá também inverter se desejar ao invés de ver as vagas ocupadas poderá também ver as vagas disponíveis. Cursos em Andamento. Para visualizar quais cursos estão em andamento em determinado horário, basta clicar no botão “Cursos em andamento...” localizado na parte inferior do formulário.

15 IMPRESSÃO

15.1 Gestão de Contratos

Neste módulo você poderá criar, visualizar, alterar ou imprimir o contrato do aluno. O módulo de Gestão de Contratos está disponível no Menu Controle – Submenu Impressão – Contrato/ Recibo. Você terá dois modelos de contrato para utilizar (Contrato Modelo1 e 2) O Contrato Modelo 1 permitirá que sejam salvos vários contratos com clausulas diferentes. Você poderá ter um contrato para cada curso por exemplo. O Contrato Modelo 2 permitirá que seja salvo apenas um contrato (É o mesmo contrato utilizado na da versão 3.1 do sistema).

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

44

Como visualizar e imprimir o contrato do aluno. 1. 2. 3. 4.

Digite a matrícula do aluno no campo indicado. Clique no botão “Contrato” O contrato com os dados do aluno será montado e visualizado na tela. Para imprimir o Contrato use o botão Imprimir (Impressora).

Como alterar as clausulas do contrato. Para alterar as clausulas do contrato você deverá: Contrato Modelo 1: 1. Abra o módulo de Gestão de Contratos. 2. Utilize a janela “texto do contrato” 3. Clique nobotão “Salvar” Contrato Modelo 2: 1. Abra o módulo de Gestão de Contratos. 2. Será exibida uma tabela contendo todas as clausula que serão exportadas para o contrato do aluno. 3. Você poderá alterar todas as clausulas de acordo com as normas da sua escola. As clausulas 2 e 3 podem ser preenchidas automaticamente. Para isto basta marcar as referidas opções. Como excluir clausulas do contrato. Para excluir uma clausula do contrato você deverá:

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

45

Contrato Modelo 1: 1. Abra o módulo de Gestão de Contratos. 2. Utilize a janela “texto do contrato” 3. Clique no botão “Salvar” Contrato Modelo 2: 1. Abrir o módulo de impressão do contrato. 2. Clique no quadro cinza a esquerda da clausula que deseja excluir. 3. Pressione o botão delete do teclado para excluir a clausula desejada. Como inserir novas clausulas. Para incluir uma clausula do contrato você deverá: Contrato Modelo 1: 1. Abra o módulo de Gestão de Contratos. 2. Utilize a janela “texto do contrato” 3. Clique no botão “Salvar Contrato Modelo 2: 1. Abrir o módulo de impressão do contrato. 2. Clique na ultima linha da tabela de clausulas. 3. Digite os valores que desejar 4. Pressione a tecla enter ao final para confirmar a inclusão da nova clausula. Como criar novos contrato. Nesta nova versão do sistema você poderá criar novos contratos e deixa-los salvos para uso posterior. Este recurso está disponível apenas para o modelo 1 do contrato. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Abra o módulo de Gestão de Contratos. Clique no botão “Criar Novo” Digite uma descrição para o contrato. Utilize a janela “texto do contrato” A data de criação e data de última alteração serão preenchidos automaticamente. Utilize a janela “Texto do Contrato” para inserir as clausulas Clique no botão “Salvar

15.2 Controle e Impressão de Certificados

O certificado é o documento que a escola fornece ao aluno informando que o mesmo passou por um treinamento dentro de sua instituição. Nele estarão informados todos os cursos ou módulos pelos quais o aluno passou, bem como a respectiva carga horária. Devido ao fato do layout dos certificados variarem de escola para escola e sua grande maioria preferir utilizar o certificado pré-impresso de gráfica em papel especial, o Sistema Extreme Alunos não irá “desenhar” o certificado e sim somente imprimir os dados. Dessa forma o certificado terá uma melhor aparência final.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


45

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

No entanto pode ser que seja necessário solicitar ao suporte do sistema que posicione os campos de maneira correta de acordo com o layout do certificado da sua escola. Este módulo servirá para o controle de impressão e entrega de certificados aos alunos. Com ele você saberá quais certificados já foram impressos para determinado aluno e se os mesmos foram entregues. O controle de certificados está localizado no Menu Controle – Submenu Impressão – Certificado. Imprimindo o certificado do aluno. Para imprimir o certificado do aluno você deverá: 1. Clique no botão “Add”. 2. Preencha os campos da forma indicada abaixo: Campo Certificado Aluno Cursos Duração Data de Término Data de Impressão Data de Entrega

Descrição Número seqüencial preenchido automaticamente pelo sistema. Digite o número da matrícula do aluno. (Se não souber a matrícula do aluno clique no botão localizar). Após digitar a matrícula do aluno pressione a tecla Enter. Será preenchido automaticamente pelo sistema. Caso queira alterar os cursos que vão aparecer no certificado, clique no botão “Cursos” e faça as alterações necessárias. Informe a duração do curso que será informada no certificado. Informe a data em que o aluno terminou o curso. Informe a data em que o certificado foi impresso. Informe a data em que o certificado foi entregue ao aluno.

3. Clique no botão salvar. 4. O certificado deverá aparecer na lista de certificados localizado na parte inferior do formulário. 5. Selecione o certificado desejado na lista de certificados. (Dê um clique duplo) 6. Clique no botão “Imprimir”. Excluindo o certificado de um aluno Caso tenha cadastrado algum certificado erroneamente, para excluir um certificado você deverá executar o seguintes passos: 1. 2. 3. 4. 5.

Abra o controle de certificados. Clique no botão localizar. Informe a Matricula do Aluno ou o Número do Certificado que deseja excluir. Pressione a tecla Enter para localizar o Certificado. Confirme na tela do computador se o sistema conseguiu encontrar o certificado que deseja excluir. 6. Clique no botão “Delete” para excluir o Certificado.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


46

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

15.3 Impressão de Etiquetas

O módulo de impressão de etiquetas servirá para imprimir os dados do aluno em etiquetas no formato das utilizadas em disquetes de 3½”. Este será útil para aquelas escolas que controlam o aproveitamento do aluno em disquetes (no caso de muitas escolas de ensino interativo) ou quando o curso exige que o aluno tenha algum disquete. Assim este módulo tem a finalidade de imprimir etiquetas para identificar o disquete do aluno. O módulo de impressão de etiquetas encontra-se no Menu Controle – Submenu Impressão – Etiquetas. Como funciona o módulo de impressão de etiquetas: No módulo de etiquetas você poderá escolher as informações que deseja imprimir. Clique no checkbox localizado ao lado do campo que deseja imprimir. Você terá a opção de imprimir a Matrícula, Nome do Aluno, Curso e alguma observação se houver. 1. Você deverá digitar a matrícula do aluno no campo correspondente. Automaticamente os dados do alunos serão trazidos para os demais campos. 2. Você poderá ajustar os campos de modo que caibam dentro do espaço da caixa de texto. (Você deverá tomar este cuidado para não ultrapassar o espaço de impressão da etiqueta e para que não se tenham números cortados) 3. Selecione o número da etiqueta que deseja imprimir. (Normalmente as etiquetas que acompanham os disquetes, vem grudadas em grupos de 4 sequencialmente. Você deverá informar em qual delas deseja imprimir.) Seguido os passos anteriores basta clicar no botão imprimir. Dependendo da impressora utilizada os campos poderão ficar um pouco fora do lugar. Neste caso você deverá tentar configurar a impressora para melhorar a qualidade da impressão, ou contatar o desenvolvedor para reposicionar os campos de acordo com as configurações da sua impressora.

16 ESTOQUE DE MATERIAL E APOSTILAS

O sistema possui um controle de estoque bastante simplificado. Este tem o objetivo de controlar a entrada e saída de material e apostilas da escola. Este módulo não irá controlar o repasse de material para o aluno, mas sim os pedidos e o estoque de material da escola. O Controle de Estoque de Materiais encontra-se no Menu Controle – Submenu Estoque

16.1 Cadastrando Materiais

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


47

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Para iniciar o controle de estoque você deverá cadastrar os materiais e apostilas que a escola trabalha. Para cadastrar os materiais você deverá: 1. Clique no botão “Novo Item” 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Código do Produto Última atualização Descrição Qtd. Do Estoque Custo Médio Qtd. Mínima Preço Unitário Referente ao Curso

Descrição Número seqüencial preenchido automaticamente pelo sistema. Campo preenchido automaticamente pelo sistema. Informe a descrição do material que está sendo cadastrado. Campo calculado pelo sistema. Após cadastrar o item você deverá efetuar a entrada de material para começar a contar o estoque. Informa o valor médio de compra do material que está sendo cadastrado. Também é calculado automaticamente pelo sistema. Você deverá informar neste campo a quantidade mínima que deseja ter do material no estoque. Informe o valor unitário do material Informe qual curso utiliza este material.

3. Clique no botão “Salvar”. Excluindo materiais Para excluir um material você deverá posicionar no registro do material que deseja excluir e clicar no botão “Excluir”.

16.2 Cadastrando Fornecedores de Material

Antes de controlar a movimentação de material, você deverá cadastrar os fornecedores de material para a escola. Para cadastrar os fornecedores você deverá proceder da seguinte forma: 1. Acione o cadastro de fornecedores. (Clique na guia fornecedores ou Clique no Menu Controle – Estoque – Fornecedor) 2. Clique no botão “Novo”. 3. Digite um código para o fornecedor. (Você deverá informar um valor numérico). Pressione a tecla “Enter”. 4. Na coluna “Descrição”, digite o nome ou uma descrição do fornecedor. Ex. Gráfica Vida Ltda. Pressione a tecla “Enter” 5. Na coluna “Nome do Contato” digite o nome da pessoa com quem negocia o material ou apostilas. Ex: João de Deus. Pressione a tecla “Enter”. 6. Digite o telefone do fornecedor. Pressione a tecla Enter ao final para confirmar o cadastro do fornecedor.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


48

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Excluindo um fornecedor. Para excluir um fornecedor, você deverá posicionar-se no registro do mesmo e clicar no botão excluir.

16.3 Cadastrando Entrada e Saída de Material

Neste módulo você terá o controle da movimentação de material na escola. Cadastrando um pedido de material. Tanto para a Entrada como para a Saída de material, você deverá cadastrar um pedido. Para cadastrar o pedido você deverá: 1. Clique no botão “Novo Pedido”. 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Número do Pedido /E

/S

Código do Fornecedor Data dó Pedido Código do Material Qtd. Preço

Descrição Número seqüencial preenchido automaticamente pelo sistema. Clique em “/E” se estiver informando uma Entrada ou “/S” se for uma saída. Informe o código do fornecedor que você está adquirindo este material. Preenchido automaticamente pelo sistema. Caso esteja cadastrando pedidos anteriores pode mudar esta data. Informe o código do material que está movimentando. Informe a quantidade de material que está sendo movimentada. Informe o valor unitário do material.

3. Clique no botão “Add” para adicionar o item ao pedido. Você pode cadastrar mais de um item por pedido. Informando a Entrada ou Saída de material. O fato de ter cadastrado o pedido, não implica que o mesmo já tenha dado entrada no estoque. Você irá cadastrar o pedido no momento da compra ou manifestação de saída do material. (pode ser que o fornecedor ainda não o tenha entregue ou ainda não o tenha retirado do estoque). Após cadastrar o pedido, você deverá clicar no botão “Confirma Entrada no Estoque” ou “Confirma Saída do Estoque” para que a entrada ou saída seja efetivamente registrada e contada no estoque. Excluindo Pedidos

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


49

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

A exclusão de um pedido não fará a baixa do mesmo no estoque. Caso queira desfazer uma entrada ou saída do estoque, deverá informar um “Estorno”, ou seja, devera registrar uma operação inversa informando que trata-se de um Estorno de uma movimentação indevida. Excluindo Itens do Pedido Para excluir um item do pedido basta posicionar-se no item desejado e clicar no botão “del”, localizado a direita da caixa Itens Pedidos.

17 CONTROLE DE NOTAS

Neste módulo você irá registrar as notas dos alunos. Este registro será feito para cada aluno individualmente e você poderá lançar quantas avaliações desejar. O cadastro de Notas está localizado no Menu Controle – Submenu Controle de Notas. Como funciona o cadastro de notas: Para cadastrar as notas do aluno você deverá: 1. Digite a matrícula do aluno que deseja informar a nota. (Se preferir poderá também selecionar o nome do aluno na caixa de listagem abaixo). 2. Clique no botão “Novo” para registrar uma nova Avaliação. 3. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Num. Avaliação Data da Aplicação Módulo Aproveit/ Nota Comentário

Descrição Número seqüencial preenchido automaticamente pelo sistema. Informe a data em que foi aplicado o teste no aluno. Selecione o módulo (curso) que está sendo avaliado. Informe a nota ou aproveitamento do aluno. Deve ser um valor numérico de 0 a 100. Neste campo você poderá informar algum comentário sobre a avaliação aplicada.

4. Clique no botão “Salvar”. Como Excluir uma Nota. Para excluir a nota de um aluno, você deverá abrir o controle de notas. Digitar a matrícula do aluno. Na caixa “Histórico de Avaliações”, selecione a avaliação que deseja excluir. Clique no botão Excluir. Alterar a Nota do Aluno. O Sistema não permite que a nota do aluno seja alterada. Quando ocorrer algum erro, a avaliação deverá ser excluída e deverá ser cadastrada outra avaliação para o aluno.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

50

Imprimindo as Notas do Aluno. Para imprimir a nota de um aluno, você deverá abrir o controle de notas. Digitar a matrícula do aluno. Clique no botão Imprimir.

18 CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE TURMAS

Você poderá trabalhar com este módulo de duas maneiras: 1. Você poderá cadastrar a turma e depois vincular os alunos. (recomendável) 2. Você poderá cadastrar os alunos e depois vincular as turmas. Obs. A vantagem de se cadastrar a turma primeiro será que voce ecomizará tempo quando for cadastrar os alunos, pois ao selecionar a turma todos os dados da turma (horários cursos, data de início e previsão de término) serão exportador para o cadastro do aluno. O Módulo de Controle e Acompanhamento de Turmas está localizado no Menu Controle – Submenu Controle e Acompanhamento de Turmas. Quando voce inicia o controle de turmas será aberta a seguinte janela:

Área de Turmas Ativas

Área de Turmas Encerradas

Janela de Seleção de Turmas Nesta janela você poderá abrir uma turma existente, criar uma turma nova ou exlcuir uma turma. Você visualizará separadamente as turmas ativas e as encerradas, podendo editar qualquer uma inclusive as encerradas. Após selecionar uma turma para abrir ou clicar em “Criar Nova” será aberta a seguinte janela para controle da turma.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


51

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Horários

Dados da Turma

Comentários

Alunos Vinculados

Janela de dição de turmas. Esta janela permitirá você editar todas as informações referentes a turma selecionada anteriormente. Criando novas turmas: 1. Na janela de seleção de turmas clique em “Criar Nova”. 2. Será aberta a janela de edição de turmas. 3. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Código da Turma Descrição Sala Data de início Previsão de Término Data de Término Cursos Professor

Descrição Campo preenchido automaticamente pelo sistema. Informe a Descrição da Turma. Deverá informar um nome que identifique facilmente a turma. Ex: “Curso Básico – Seg a Sexta – Noturno” Selecione a Sala que a turma utilizará Informe a provável data de início do curso. Informe a provável data de término do curso. Este campo só deverá ser preenchido quando você quiser dar baixa na turma. (Encerrar a turma) Clique no botão “Cursos” para selecionar os cursos referentes a esta turma. Selecione o Professor vinculado a esta turma.

4. Clique no botão “Salvar”. Adicionando Horários: Após preencher os dados da turma você deverá preencher os horários. Campo

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição


52

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Dia da Semana

Hora

Informe o dia da semana que haverá aulas. Se quiser poderá utilzar a digitação rápida. Cada dia da semana é representado por um número. Ex: 2 -> Segunda; 3 -> Terça e assim por diante. Voce pode digitar 2 e teclar “Enter”que o sistema automaticamente entenderá como sendo segunda-feira. Digite o horário de início da aula. Se quiser pode digitar só a hora. Por exemplo: Se voce digitar 10 e pressionar “Enter” o sistema entenderá como sendo 10:00:00 horas. Caso queira informar horário fracionados deverá informar todo o horário incluisive os segundos. Por exemplo: Se quiser informar 10:30 deverá digitar “10:30:00” com todos os digitos.

5. Clique no botão Add para ir inserindo os horários. (se preferir pode também pressionar “Enter”) Excluindo Horários: Para exclui um horário basta selecionar a linha desejada na tabela de horários e clicar no botão “Del”. (O botão “add” dá lugar para o botão “del”) Obs: Caso haja algum aluno vinculado a turma, o horário será excluido também no cadastro destes alunos, mesmo que já tenham sido cadastrados anteriormente. Alterando Horários: Para alterar um horário é preciso excluir o horário anterior e adicionar o novo horário. (Veja procedimentos anteriores – Excluindo Horários e Adiconando Horários.) Vinculando Alunos: Voce terá duas maneiras de vincluar o aluno a turma. Uma será através do cadastro de alunos (veja cadastrando alunos) e outra através do cadastro de turmas. Para vincular alunos você deverá: 1. 2. 3. 4. 5.

Abra a janela de edição de turmas. Digite a matrícula do aluno e pressione a tecla “Enter” O nome do aluno deve ser mostrado logo a frente da matrícula. Confirme o nome do aluno Clique no botão “Vincular”

Desvinculando Alunos: 1. Estando na janela de edição de turmas, selecione o aluno que deseja desvincular. 2. Clique no botão desvincular. Visualizando as Notas do Aluno: 1. Estando na janela de edição de turmas, selecione o aluno que deseja consultar. 2. Clique no botão “Notas do Aluno”.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


53

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Visualizando o Cadastro do Aluno: 1. Estando na janela de edição de turmas, selecione o aluno que deseja consultar. 2. Clique no botão “Cadastro do Aluno”. Pauta da Turma: A pauta da turma é uma impressão da relação dos alunos vinculador a turma que estiver sendo apresentada no momento. Pode ser utilizada como acompanhamento dos professores que poderá fazer anotações sobre o rendimento da turma e controlar ainda controlar a presença. 1. Estando na janela de edição de turmas. 2. Clique no botão “Pauta da Turma”. Comentários: A partir do módulo de controle e acompanhamento de turmas também será necessário inserir comentários períódicos sobre a turma selecionada. Para isto basta clicar na guia “Comnentários” e ir adicionando quantos comentários quiser. Como Inserir Comentários: 1. 2. 3. 4.

Selecione a turma que deseja comentar. Clique na guia “Comentários” Será aberta a janela de comentários. Preencha os dados conforme a tabela a seguir: Número Data Hora Nivel Título do Comentário Comentário

Preenchido automaticamente pelo sistema Informe a data do comentário. Informe a hora do comentário Informe o nível de importância do comentário. Informe uma descrição resumida que identifque o comentário. Desecreva o comentário desejado.

5. Clique no botão “Salvar”. Como Editar um Comentário: Estando na guia “Comentários”, selecione o comentário que deseja alterar e clique no botão “Editar Comentário” Como Excluir um Comentário: Estando na guia “Comentários”, selecione o comentário que deseja excluir e clique no botão “Excluir Comentário” Como Imprimir Comentários:

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


54

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Estando na guia “Comentários”, “Imprimir Comentários”

selecione o comentário que deseja imprimir e clique no botão

Abrindo uma Turma: Após criar uma turma você poderá retornar a mesma da seguinte forma: 1. Abra a janela de Seleção de Turmas 2. Selecione a Turma que deseja abrir. (Pode ser turma ativa ou encerrada) 3. Clique no botão Abrir. Excluindo Turmas: Para exlcuir uma turma voce deverá: 4. Abra a janela de Seleção de Turmas 5. Selecione a Turma que deseja excluir. (Pode ser turma ativa ou encerrada) 6. Clique no botão Excluir

19 CAIXA 19.1 Movimento do Caixa O menu de movimentação do caixa servirá para registrar todas as movimentações de dinheiro da empresa que não relacionadas ao recebimento de mensalidades. Neste módulo serão apenas registradas as operações como: pagamento de funcionários, retirada dos sócios, compra de suprimentos etc... Todos os recebimentos referentes mensalidades, deverão ser registrados no módulo controle de mensalidades.

Movimentação

Lista do Cadastro de Contas

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Visualizar Caixa


55

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

O módulo de Movimento do Caixa está localizado no Menu Caixa – Submenu Movimento do Caixa. Como funciona o Caixa: Para registrar um lançamento no Caixa você deverá: 1. Clique no botão “Novo”. (se for o primeiro lançamento do dia, o caixa irá pedir que confirme o saldo anterior). 2. Preencha os campos conforme a tabela a seguir: Campo Lançamento

Descrição Número seqüencial preenchido automaticamente pelo sistema. Informe a data do lançamento. Digite o código da conta do caixa ou selecione-a na lista do cadastro de contas localizado na parte inferior do formulário. Quando você seleciona a conta o histórico padrão é informado automaticamente pelo sistema. Se quiser poderá completar o histórico padrão do sistema para detalhar mais sobre o lançamento. Informe o valor do lançamento Informe “C” para Crédito ou Entrada de dinheiro e “D” para Débito ou Saída de dinheiro.

Data Conta Histórico

Valor Movimento 3. Clique no botão “Salvar”.

Como excluir um lançamento no caixa. Para excluir um lançamento no caixa, você deverá posicionar-se no lançamento desejado e clicar no botão “Excluir”. Como alterar um lançamento no caixa. Para alterar um lançamento no caixa, você deverá posicionar-se no lançamento desejado realizar as alterações e clicar no botão “Salvar”. Visualizando o Caixa do Dia. Para visualizar o Caixa do Dia, você deverá clicar no botão “Calcular Saldo e Visualizar“ localizado na parte inferior do formulário.

19.2 Controle de Mensalidades

Neste menu você irá controlar os recebimentos de mensalidade na escola. Mesmo que a escola utilize o sistema de Boletas Bancárias onde o recebimento é feito por intermédio do Banco, você deverá realizar a baixa das mensalidades do aluno pelo sistema.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


56

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Além de recebimento de mensalidades, o Controle de Mensalidades também permitirá que sejam adicionadas novas mensalidades para o aluno.

Dados do Aluno

Lista de Mensalidads

O Controle de Mensalidades está localizado no Menu Caixa – Submenu Controle de Mensalidades. Recebendo Mensalidades: Para registrar o recebimento de uma mensalidade você deverá: 1. Localize o registro do aluno que deseja efetuar a baixa da mensalidade. (Voce pode localizar pelo nome ou pela matrícula). 2. Selecione na Lista de “Mensalidades” a que deseja efetuar a baixa. 3. Informe a data de Pagamento 4. Confirme o valor da mensalidade, se há multa, juros e o total recebido. 5. Clique no botão “Salvar” Adicionando Novas Mensalidades: 1. Localize o aluno que deseja cadastrar novas mensalidades. 2. Clique no botão “Nova Mensalidade” 3. Preencha os dados conforme a figura a seguir: Campo Número Vencimento Valor da mensalidade

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

Descrição Informe o número da mensalidade Informe a data de vencimento da mensalidade Informe o Valor Bruto da Mensalidade


57

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Multa/ Desconto Juros Observação Já Impresso?

Segunda Via? Recebido pelo Banco?

Informe se haverá multa ou desconto na mensalidade. (Caso desconto informe este campo com sinal negativo) Informe se haverá cobrança de juros para esta mensalidade. Caso tenha interesse poderá cadastrar observações em cada mensalidade. Controla se já foi impresso Carnê ou Boleto de Cobrança para o aluno. Marque esta caixa caso já tenha impresso o carne ou boleto de cobrança para o aluno. O objetido deste campo é evitar que um mesmo carnê seja impresso duas vezes. Ou que o aluno alegue não ter recebido o carne de pagamento Marque esta caixa caso o aluno tenha solicitado segunda via do recibo ou carnê. Marque esta caixa se a mensalidade foi recebida pelo Banco (através de depósito ou boleto bancário)

4. Clique em “Salvar”. Alterando mensalidades recebidas. Para alterar uma mensalidade recebida você deverá localizar o aluno que deseja efetuar a alteração, selecionar a mensalidade que deseja alterar, excluir a mensalidade e cadastra-la novamente. Excluindo a mensalidade de um aluno. Para excluir a mensalidade de um aluno você deverá localizar o aluno, selecionar a mensalidade que deseja excluir e clicar no botão “Apagar”.

19.3 Caixa do Dia Esta opção montará o caixa dia para visualização na tela ou impressão. No caixa do dia será mostrado toda a movimentação de dinheiro da escola, referente a mensalidades ou não. Se quiser poderá também consultar movimentações do caixa de data anteriores. O Caixa do Dia está localizado no Menu Caixa – Submenu Caixa do Dia. Como funciona: Serão mostrados dois quadros, um referente a carnês (mensalidades) e o outro referente ao caixa (todas as operações não relacionadas a mensalidades). Caso não haja mensalidades ou movimento no caixa para a data consultada, será apresentada uma mensagem informando. Consultando Caixas Anteriores. Para consultar o caixa de uma data anterior, você deverá digitar a data desejada no campo “Início da Pesquisa” e clicar no botão “Montar CAIXA”.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


58

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Imprimindo a Movimentação do Caixa. Você poderá imprimir a movimentação do Caixa clicando no botão “Imprimir Caixa” localizado na parte inferior do formulário. Você poderá imprimir informações adicionais sobre o caixa clicando no botão “Imprimir Caixa – Informações Adicionais” localizado na parte inferior do formulário.

20 FERRAMENTAS As ferramentas são aplicativos anexados ao Sistema Extreme Alunos que irão auxiliar o usuário do sistema na realização de suas tarefas.

20.1 Backup

O módulo de backup servirá para garantir a restauração do sistema caso haja alguma perda de informações decorrentes de defeitos técnicos no computador ou imprevistos. Para que o módulo de backup possa restaurar o sistema sem nenhuma perda de informações é importante que se efetue o backup periodicamente (de preferência diariamente), para que se tenha sempre um backup atualizado do sistema. O módulo de Backup está localizado no Menu Ferramentas – Submenu Backup. Como funciona o backup: Para efetuar o backup você deverá: 1. Abra o módulo de Backup. 2. Preencha os campos como a tabela a seguir: Campo Efetuar Backup de Arquivo compactado Backup / Restaurar

Descrição Informe o caminho onde está instalado o sistema e os arquivos que serão inseridos no Backup. Você poderá utilizar caracteres curinga como *.* ou *.mdb. Informe o endereço onde o arquivo de Backup será gravado. Informe se a operação realizada será Backup (Para Salvar os Dados) ou será de Restauração (Retornar o último backup realizado)

3. Clique no botão “Iniciar” É recomendável que além do backup realizado pelo sistema, você tenha um backup externo, feito em CD-Rom (Recomendável Cd-RW). Neste backup externo você deverá copiar a pasta escola

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


59

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

inteira. Dessa forma terá a garantia que o sistema poderá retornar ao estado normal caso haja alguma falha ou defeito no computador. Para maiores informações sobre a utilização do backup clique no botão ajuda do respectivo formulário.

20.2 Calculadora Este menu acionará a calculadora do Windows para auxiliar caso necessite de realizar algum cálculo. A calculadora está localizada no menu Ferramentas – Submenu Calculadora.

20.3 Calendário

No controle calendário, você terá um calendário permanente que servirá para consulta de consulta de datas o que é de grande utilidade no sistema. O Calendário está localizado no menu Ferramentas - Submenu Calendário.

20.4 Exibir Barra de Ferramentas

Utilize esta opção caso queira ocultar a barra de ferramentas do sistema.

20.5 Configuração

Utilize esta opção para configurar algumas opções do sistema. Nas configurações do sistema você deverá informar: Campo Coloque aqui o nome da sua empresa. Coloque aqui a sua cidade. Cabeçalho do Contrato Informe

o

caminho

Descrição Este campo será utilizado sempre que o sistema precisar imprimir o nome da empresa. Ex: o Contrato O sistema utilizará o conteúdo deste campo sempre que precisar mostrar o nome da cidade. Configure aqui o texto que deverá aparecer no cabeçalho do contrato. da Esta logomarca também será exibida no cabeçalho do

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


60

SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

logomarca da empresa. Cor da área de trabalho

contrato. Para não inserir logomarca no contrato basta deixar este campo em branco. Configure aqui a cor de fundo do sistema.

1. Clique em “Gravar” para salvar as alterações.

21 OUTRAS INFORMAÇÕES 21.1 Como obter ajuda

Caso tenha alguma dúvida que não pôde ser resolvida através deste manual entre em contato com o nosso suporte técnico através do endereço suporte@extremesistemas.com.br ou pelo nosso site: www.extremesistemas.com.br. Caso tenha alguma sugestão ou reclamação envie um e-mail para: extreme@extremesistemas.com.br Caso deseje fazer alguma alteração na estrutura do software envie um e-mail para: suporte@extremesistemas.com.br com o assunto Pedido de Orçamento.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS


SISTEMA EXTREME ALUNOS v.3.5

Sistema Extreme Alunos 3.5 Sistema para Administração de Instituições de Ensino. Extreme Sistemas de Informática Ltda Todos os Direitos Reservados.

MANUAL DE ROTINAS OPERACIONAIS

61

Sistema Controle Alunos 3.6 Manual  

Manual do Usuario. Rotinas administrativas do sistema controle de alunos 3.6.

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you