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Normativa Interna uso LINK

Objetivo General:  Definir las disposiciones y lineamientos generales con respecto a la administración y uso de LINK como canal de comunicación en mensajería instantánea en la empresa. Objetivo Específico:  Establecer las comunicaciones habituales relacionadas con nuestro quehacer en Grupo Asesor Responsables:

Todas las Gerencias de Área y el personal en general

Responsable Técnico interno: Jaime Rodríguez NORMATIVA GENERAL: El propósito de este documento es el de establecer el uso de LINK como canal oficial de comunicación en mensajería instantánea para poder establecer las comunicaciones habituales relacionadas con nuestra labor diaria en Grupo Asesor. Todos los colaboradores deben tener activado Link para poder ser contactado en forma inmediata por la Gerencia General, Gerencia Comercial, Gerencia Capacitación, Área Financiera, Recursos Humanos y Directores de Proyectos, así como, entre los diferentes colaboradores. Cumplimiento Esta herramienta es de observancia obligatoria para todos los colaboradores sin distinción de su puesto y jerarquía, personal temporal, practicantes y consultores externos con acceso a los sistemas y facilidades de TI de la empresa. Para poder acceder a este servicio, es imprescindible que el usuario del servicio disponga de una cuenta de correo electrónico de la empresa. El área de soporte realizará todos los esfuerzos que sean razonables para garantizar la disponibilidad y accesibilidad al servicio. Utilización del servicio 1. El usuario se compromete a usar el servicio LINK de forma correcta y para fines laborales 2. En particular queda prohibido: a) Emplear la mensajería instantánea con fines comerciales personales. b) Distribuir datos personales de terceras personas sin consentimiento expreso de la misma.

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Usos De Link Para su uso por favor siga las siguientes instrucciones

Presencia La presencia establece la disponibilidad personal del usuario mediante el uso de estados comunes, como “Disponible” u “Ocupado”. Gracias a la información de presencia mejorada, los usuarios pueden realizar elecciones de comunicación más eficaces. La presencia del usuario es una colección de información que incluye la disponibilidad, la predisposición para comunicarse y notas adicionales (como la ubicación y el estado)

Los estados de presencia adicionales (vea la Figura 1) pueden proporcionar información más detallada acerca de los contactos de cada usuario. Estos estados de presencia incluyen categorías como No molestar y Vuelvo enseguida, además de estados más conocidos, como Disponible o Ausente.

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Decirles a los demás usuarios qué ocurre hoy 

En la ventana principal de Lync, haga clic en el cuadro de notas situado encima de su nombre y, a continuación, escriba una nota, como “Trabajando desde casa” o “Trabajando para cumplir con la fecha de entrega. En vez de hacer una visita, envíe un mensaje instantáneo.”

Establecer la ubicación 

En la ventana principal de Lync, en el estado de presencia, se muestra una ubicación relacionada con la red a la que está conectado. Puede proporcionar más detalles sobre dicha ubicación, cambiándole el nombre a "Trabajo" o "Casa". A continuación, siempre que trabaje desde esa ubicación, los contactos que usted desea sabrán dónde se encuentra.

Buscar personas 

En la ventana principal de Lync, en la lista de contactos, escriba el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda. Los resultados aparecerán debajo del cuadro.

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Anclar contactos frecuentes 

En la lista de contactos o en los resultados de la búsqueda, haga clic con el botón secundario en la persona y, a continuación, haga clic en Anclar en contactos frecuentes.

Crear grupos para las personas con las que mantiene el contacto con regularidad ¿Debe enviar un mensaje rápido a todos los miembros de un grupo? Puede configurar un grupo para cada equipo con el que trabaja para ver quién está disponible en cualquier momento o ponerse en contacto con todos los miembros del equipo.

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Crear un grupo 

En la ventana principal de Lync, en la lista de contactos, haga clic con el botón secundario en cualquier nombre de grupo (por ejemplo, Contactos frecuentes), haga clic en Crear nuevo grupo y, a continuación, escriba un nombre para el grupo.

Agregar personas a un grupo 

En la lista de contactos, siga uno de estos procedimientos:  Arrastre los contactos a un grupo.  Busque un contacto y, en los resultados de la búsqueda, haga clic con el botón secundario en la persona, elija Agregar a la lista de contactos y, a continuación, haga clic en el nombre del nuevo grupo.

Enviar un mensaje instantáneo a un grupo o contacto  

En la lista de contactos, elija el contacto o grupo y espere a que la tarjeta de contactos se abra. En la tarjeta de contacto, haga clic en el botón MI.

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Invitar otras personas a una conversación de mensajería instantánea 

Haga clic en el menú Opciones de las personas de la ventana de conversación y, a continuación, haga clic en Invitar por nombre o número de teléfono.

Para agregar contactos o grupos de la lista de contactos a la ventana de conversación, también puede arrastrarlos.

Encontrar a un compañero de trabajo ocupado Lync le muestra no sólo el estado de una persona (como, Disponible, Ocupado o Ausente), sino también le permite determinar su ubicación y elegir la mejor forma de comunicación. Por ejemplo, puede "etiquetar" un contacto. De esta forma, Lync mostrará una notificación tan pronto como el estado del contacto cambie a Disponible para que sepa cuándo puede enviar un mensaje instantáneo o hacer una visita.

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Etiquetar un contacto 

En la ventana principal de Lync, haga clic con el botón secundario en un contacto y, a continuación, haga clic en Etiqueta para alertas de cambio de estado .

Ver los modos de comunicación disponibles para un contacto  

En la lista de contactos, seleccione la imagen de un contacto para abrir su tarjeta de contacto. Por la parte inferior, verá varios modos, como el correo electrónico y la MI, que podrá usar para comunicarse con esta persona. Solo tiene que hacer clic en uno de estos botones para ponerse en contacto con dicha persona.

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Comprobar la ubicación de un contacto 

En la lista de contactos, seleccione la imagen de un contacto y, a continuación, haga clic en la flecha de expansión, situada en la esquina inferior derecha, para abrir una tarjeta de contacto expandida.

En la tarjeta de contacto se muestra la ubicación actual de la persona (asociada con la red a la que está conectada), además de la ubicación de la oficina y los números de teléfono.

Comprobar el calendario de un contacto  

En la lista de contactos, haga doble clic en la imagen de la persona para abrir la tarjeta de contacto expandida. Mire la entrada situada junto a Calendario.

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Estar actualizado con las comunicaciones de día a día Lync está perfectamente integrado con Outlook. Además de administrar las conversaciones de MI mediante Lync, puede enviar correos electrónicos y convocatorias de reunión de Outlook a los contactos de Lync. Tanto Lync como Outlook le permiten conocer los momentos en que ha perdido conversaciones.

Enviar un correo electrónico a un contacto  

En la ventana principal, en la lista de contactos, seleccione la imagen de un contacto o el indicador de presencia. La tarjeta de contacto se abre y, si se puede poner en contacto con la persona, podrá ver un botón de correo electrónico en la parte inferior de la pantalla. Haga clic en este botón para abrir un nuevo mensaje de correo electrónico en Outlook.

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Programar una reunión con un usuario 

En una tarjeta de contacto, haga clic el menú de opciones situado junto al botón de teléfono y, a continuación, haga clic en Programar una reunión.

Uso de las características de Lync Online en Outlook 2010 Además de ver la disponibilidad de una persona y la tarjeta de contacto como se describe en la sección anterior, puede utilizar las siguientes características adicionales de Lync Online al trabajar en Outlook 2010:   

Responder a un correo electrónico, contacto o tarea con un mensaje instantáneo o una llamada Buscar un contacto rápidamente Ver la lista de contactos en la Barra Tareas pendientes de Outlook.

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 

Programar una reunión en línea Ver un registro de las llamadas, correos de voz y conversaciones de Lync Online

También puede controlar qué características se comparten entre Lync Online y Outlook 2010.

Responder con un mensaje instantáneo 1.

En el Correo de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Responder, haga clic en MI.

2.

Haga clic en Responder con MI o en Responder a todos con MI.

También puede responder con un mensaje instantáneo en otras ubicaciones de Outlook:   

En un mensaje de correo electrónico abierto, en la pestaña Mensaje, en el grupo Responder En los Contactos de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Comunicar, en el menú Más En las Tareas de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Responder

Compartir un documento abierto desde la pestaña Archivo Para enviar una copia de su documento como dato adjunto de un mensaje instantáneo, realice el siguiente procedimiento: 1. 2.

En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, haga clic en Enviar por mensaje instantáneo. En el panel Enviar por mensaje instantáneo, complete los cuadros Para, Asunto y Mensaje.

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3.

Haga clic en Enviar MI.

Para iniciar una sesi贸n de colaboraci贸n y uso compartido de Lync Online con su documento, siga este procedimiento : 1. 2.

En la pesta帽a Archivo, haga clic en Enviar y guardar y, a continuaci贸n, haga clic en Compartir ventana de documento. En el panel Compartir ventana de documento, complete los cuadros Para, Asunto y Mensaje.

3.

Haga clic en Compartir ahora.

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Compartir un documento abierto desde la pestaña Revisar Para enviar una copia de su documento como dato adjunto de un mensaje instantáneo, realice el siguiente procedimiento: 1.

En la pestaña Revisar, en el grupo Compartir, haga clic en Enviar por MI.

2.

En la ventana Enviar archivo, seleccione una o más personas de su lista de contactos o busque otros contactos en el cuadro de búsqueda. Haga clic en Aceptar.

3.

Para iniciar una sesión de colaboración y uso compartido de Lync Online con su documento, realice el siguiente procedimiento : 1.

En la pestaña Revisar, en el grupo Compartir, haga clic en Compartir ahora.

2.

En la ventana Compartir ahora, seleccione una o más personas de su lista de contactos o busque otros contactos en el cuadro de búsqueda. Haga clic en Aceptar.

3.

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Normativa del Uso del Link