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INTRODUCCION.

Debido a la importancia del efectivo en las compañías, se considera necesario aplicar estrategias para el control interno de las partidas inherente a sus movimientos, exclusivamente en la empresa Transporte Frailejón C.A., con la finalidad de desarrollar procesos de manera sencilla y manejar correctamente el movimiento del efectivo.

En este sentido, la elaboración y desarrollo de esta investigación amerita tener que hablar de sus métodos, etapas y elementos, esto lleva a una serie de procedimientos por los cuales se plantearan todos los problemas que se presentan en su proceso y se ponen a prueba las hipótesis y los instrumentos del trabajo a investigar.

En mención a lo anterior, es imprescindible implementar un control sobre la partida del efectivo, que permita aportar datos precisos y confiables a cada uno de los miembros de la gerencia, quienes a su vez están en la potestad de realizar estimaciones y comprobar que la adopción de tales medidas son idóneas y que a su vez acarrean beneficios que no supere los costos en que incurren, lo cual es el objetivo general del postulado de controles internos, es ahí donde radica y se justifica la existencia de estrategias para un control del flujo de efectivo.


DIMENSIONES. DIMENSION GEO HISTORICA.

La empresa Transporte Frailejón C, A. fue constituida el 07 de febrero de 1997, y se encuentra ubicada Avenida principal, galpón#5, Zona Industrial La Chapa, La Victoria_ Edo. Aragua.

DIMENSION ECONOMICA. Su actividad principal es prestar servicio de transporte de mercancía en toda la parte de Centro – Occidente del país, cuenta con una flota de seis gandolas, en constantes ocasiones la situación económica de la compañía se ha visto inconsistente por el gran volumen de obligaciones adquiridos y la poca fluidez de efectivo.

DIMENSION DEPORTIVA. La empresa Transporte Frailejón C, A cuenta con un equipo de softball y pin pon, la cual cada año participa en los campeonatos deportivos empresariales junto con otras empresas.

DIMENSION EDUCATIVA. Anualmente Transporte Frailejón C, A

brinda la oportunidad

a sus

trabajadores en general en dictar cursos, sobre crecimiento personal, manejo de maquinarias de la misma empresa, etc. Y hasta un pago porcentual de los estudios universitarios de cada personal activo que labore en la misma.


EL PROBLEMA.


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa. El estudio de los flujos de caja dentro de una empresa puede ser utilizado para determinar: •

Problemas de liquidez. El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez. Una compañía puede tener problemas de efectivo, aun siendo rentable. Por lo tanto, permite anticipar los saldos en dinero.

Para analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de fondos son la base de cálculo del Valor actual neto y de la Tasa interna de retorno.

Para medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio cuando se entienda que las normas contables no representan adecuadamente la realidad económica.

Los flujos de liquidez se pueden clasificar en: 1. Flujos de caja operacionales: efectivo recibido o expendido como resultado de las actividades económicas de base de la compañía. 2. Flujos de caja de inversión: efectivo recibido o expendido considerando los gastos en inversión de capital que beneficiarán el negocio a futuro. (Ej.: la compra de maquinaria nueva, inversiones o adquisiciones.) 3. Flujos de caja de financiamiento: efectivo recibido o expendido como resultado de actividades financieras, tales como recepción o pago de préstamos, emisiones o recompra de acciones y/o pago de dividendos.


El área de control de efectivo tiene como actividad principal de cuidar todo el dinero que entra o entrara y programar todas las salidas de dinero actuales o futuras, de manera que jamás quede dinero ocioso en la empresa, que nunca se pague de más y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago. Esta área debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, ya sean las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar, de manera que pueda resolver las posibilidades del problema de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas, por reducción del margen de utilidad. La administración es responsable del control interno, es decir, de la protección de todos los activos de la empresa. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir hurtos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la misma para uso personal. Una empresa tiene que establecer procedimientos a seguir, para regular el modo de trabajar de los trabajadores. La empresa Transporte Frailejón C, A posee un gran volumen de obligaciones adquiridas y poca fluidez de efectivo (flujo de efectivo), el uso deficiente de esta herramienta refleja ciertas debilidades económicas al momento de cumplir con determinadas obligaciones (pago de nomina, anticipos a trabajadores, pagos a proveedores, entre otros). Esta situación trae como consecuencia el endeudamiento de la empresa al adquirir préstamos para poder cubrir sus obligaciones, no puede contar con reservas para gastos inesperados, salidas de más de dinero por no cumplir con el pago en la fecha de vencimiento de las cuentas por pagar. Por lo tanto es esencial mantener un sistema de procedimientos y registros contables, que proporcionen un control adecuado sobre los mismos, que verifiquen el


mejor resguardo de este recurso, en especial por las disponibilidades continuas del efectivo, derivados de las múltiples transacciones. En tal sentido, empresas como Transporte Frailejón C.A., deben establecer un criterio de lineamientos de controles de sus pautas de trabajo, en donde se manejan las partidas más propicias a convertirse en dinero, orientando sus interese para que se cumplan, pues el efectivo ciertamente representa el factor esencial de su capital de trabajo y de esta manera pueden ser utilizado para el cumplimiento de la gran mayoría de sus compromisos con terceros, ubicándose las debilidades de pagos como uno de los principales problemas inherentes al descontrol del efectivo. La organización requiere una serie de procedimientos previamente establecidos, para el correcto manejo tanto del efectivo como cualquier otro recurso que esta posea; al control se conoce como una de las fases administrativas que permite medir y posteriormente evaluar el comportamiento del efectivo, basado en la asignación de ciertos niveles de responsabilidades a personas ligadas a la partida de efectivo de esta organización.


OBJECTIVOS DE LA INVESTIGACIÓN. OBJETIVO GENERAL.

Proponer estrategias para el control de flujo de efectivo en la empresa Transporte Frailejón C.A., La Victoria, Edo. Aragua.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Identificar los lineamientos administrativos existentes en el departamento de administración.

Verificar cuales partidas contables intervienen en el proceso de elaboración del flujo de efectivo.

Determinar los procedimientos que intervienen en el control de flujo de efectivo.

Diseñar las estrategias administrativas para el control de flujo de efectivo.


JUSTIFICACION.

La gerencia necesita contar con herramientas que le permitan un control y una planificación efectiva de todas las operaciones de la empresa, de manera que se pueda identificar las oportunidades que esta tiene tomando en consideración su posición financiera. En tal sentido, la empresa es la que establece las pautas y se encarga de ubicar sus intereses para que se cumplan, pues el dinero representa el factor principal de su capital de trabajo, el beneficio será contar con la disponibilidad de efectivo para hacerle frente a todos sus compromisos con terceros los cuales se reflejan como pasivos.

Actualmente

todos

los

indicativos,

reflejan

fallas

existentes

y el

incumplimiento de líneas de trabajo en la empresa Transporte Frailejón C,A , que trae como consecuencia resultados pocos confiables en la presentación de los estados financieros y en la toma de decisiones para cumplir ante terceros o simplemente invertir. La intención de esta propuesta es de mejorar los procedimientos en el control del estado de flujo de efectivo de la empresa Transporte Frailejón C,A , a través de un análisis de las normas establecidas; es preciso indicar que la evaluación del flujo de efectivo orientara a la empresa Transporte Frailejón C,A, en tomas de decisiones en el plano económico, y permite aportar datos precisos y confiables a cada uno de los miembros de la gerencia, quienes a su vez están en la potestad de realizar estimaciones y decidir qué hacer con el flujo positivo o negativo del circulante mas liquido de la organización.


Ahora bien, esta investigación suministrara a la empresa una serie de procedimientos o alternativas teóricos, que la orientaran a optimizar el control en el manejo de efectivo con mayor facilidad, disminuyendo posibles fallas e incrementando la confiabilidad de los resultados arrojados por el aplicado y aportándola información exacta al momento de su utilización. Debido a la gran importancia que presenta el dinero, se toma necesario implementar dentro del contexto practico en la empresa, lineamientos para este rubro que aseguren un optimo resguardo, pues la existencia de varios controles garantiza la confianza de un sistema administrativo y contable; cabe destacar que se propone realizar una investigación concreta que permita aclarar las dudas existentes como también recomendar en caso de ser necesario un mejor manejo de estas partidas, por ser las bases de una buena contabilidad y administración, debido a la existencia de un control interno, es necesario exponer pautas de trabajo y ejecución para el mismo.

CONTRASTACIÓN ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION. En esta sección se describen una serie de términos básicos relacionados con el estudio y las bases teóricas que sustentan la investigación, con el aporte de trabajos anteriores realizados por otros autores, con problemáticas similares consideradas en este trabajo investigativo. Para el desarrollo de la investigación se citaron los siguientes antecedentes que guardan relación con el tema trabajado.


En el trabajo especial de grado realizado por Seijas (2005) en el I.U.T.A.R denominado “Propuesta de lineamientos para el Flujo del Efectivo, como herramienta de control financiero en la empresa Capihogar Ferremad C.A., ubicada en La Victoria Edo. Aragua” Optando para el título de técnico superior Universitario en la especialidad de contaduría, observa que la empresa Capihogar Ferremad C.A., no está sujeta por completo a lo establecido o referido en el flujo de efectivo, razón por la cual propone establecer controles de entrada y salidas de efectivo, en el campo de aplicación de las operaciones que rigen el flujo de efectivo, siendo esta una actividad importante dentro de la empresa, en la cual el manejo de dinero sea en efectivo o cheque, deben considerarse controles que faciliten una información confiable, así mismo el cumplimiento adecuado de los registros contables, que evidentemente proporcionan información de índole económica. Esta investigación tiene similitud con el estudio actual, ya que muestra la necesidad de establecer controles en las entradas y salidas del efectivo de las operaciones que rigen el flujo de efectivo, con la finalidad de estructural nuevos procedimientos que le garantice a la organización, tener un control apropiado para el flujo de efectivo y obtener información precisa, confiable acerca de su situación económica. Gallardo E. (2006) realizo un trabajo especial de grado en el I.U.T.A.R titulado “propuesta de lineamientos para optimizar el control interno del efectivo en el departamento de contabilidad de la empresa Auto Centro La Victoria C.A”, optando al título de técnico superior universitario en la especialidad de contaduría; donde indica la necesidad de optimizar el control interno aplicado al efectivo, a través de la implementación de lineamientos considerándose esta empresa dentro de la sociedad, como una organización de vital importancia en el mercado automotriz.


Esta investigación guarda relación con la actual, ya que señala la problemática que presenta la empresa al no contar con un control interno adecuado, lo cual afecta todas las operaciones relacionadas con el efectivo, haciéndose necesario la implementación de lineamientos para realizar el registro de las operaciones que se relacionan directamente con el flujo de efectivo. Zapata M. (2006) en el I.U.T.A.R también realizo un trabajo especial de grado titulado “Propuesta de lineamientos que permitan el control de entrada y salida del efectivo en la empresa Induvar S.A” optando para el título de técnico superior universitario en la especialidad de contaduría, donde enfoca la necesidad de aplicar controles de entrada y salida de efectivo, determinada bajo lineamientos contables y administrativos, de acuerdo a las necesidades operativas de la empresa. La relación de esta investigación con el estudio actual, es la intención de implementar lineamientos contables administrativos para optimizar los procesos relacionados con el flujo de efectivo, de acuerdo a sus necesidades operativas, con el fin de servir de apoyo para sustentar el estado económico y financiero de la organización.

BASES TEORICAS DE LA INVESTIGACION.

Las bases teóricas son el corazón de la investigación, de ellas se deriva todo el objeto y fin del estudio que se va a realizar. Por lo tanto, si no existen las bases teóricas, el desarrollo de la investigación será pobre y en algunos casos no podrá ser realizada ya que perdería total sentido.


Administración: Según Joseph L. La administración: “Es el método por el cual un grupo de cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras”. La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos. En este sentido, la administración y sus directrices son base fundamental de ésta investigación, de aquí se desprende uno de los principios que se pretenden enfocar es este estudio a saber. Es por ello que la aplicación del control funciona como herramienta fundamental para lograr los objetivos dentro de la empresa Transporte frailejón C.A.

Control:


Para Robbins (1996) el control puede definirse como: "El proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa". Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control: "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos (…) Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". Se ha evidenciado durante la observación de las actividades que se realizan en la empresa Transporte Frailejón C.A que si bien algunos de estos principios se están cumpliendo, presentan debilidad en el control de las entradas y salidas de efectivo. Se evidencia mayor debilidad en el proceso de salida, ya que no hay muchas veces el dinero necesario para cubrir algún gasto de última hora. Procedimientos: Según Stoner, Freeman y Gilbert (1995) “Los procedimientos conforman un plan permanente que contienen parámetros detallados para el manejo de acciones organizacionales que ocurren con regularidad, donde se ofrecen un conjunto de instrucciones para ejecutar una serie de acciones que ocurren a menudo o permanente.” (P.245) En cuanto a la relación del procedimiento con el presente proyecto es que para poder ejecutar cualquier control de flujo de efectivo o control de caja debe llevarse a cabo unos procedimientos que permitan que lo realizado sea completamente exitoso. Cuentas por cobrar:


Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto parecido. A. Redondo (1993) señala que “esta cuenta debería controlar, únicamente, los créditos otorgados a nuestros clientes provenientes de ventas a crédito y operaciones conexas. No obstante, se suelen incluir, no siempre de buena fe, otros diversos créditos a favor de la empresa”. (P.26) Para Transporte Frailejón C.A las cuentas por cobrar son muy importantes a la hora de llevar el control de efectivo ya que con un buen registro de cuentas por cobrar se podrá controlar mucho mejor la cantidad de dinero que podrá estar disponible en una fecha dada.

Cuentas por pagar: Según Chiavenato (2000) “Las cuentas por pagar están conformadas por las deudas, cuentas e impuesto de la empresa por cancelar para un determinado periodo de tiempo”. (P.15). Para la empresa Transporte Frailejón C.A, las cuentas por pagar son deudas u obligaciones contraídas ante terceros, bien sea por compras a créditos, prestamos adquiridos, no mayor a un tiempo de doce meses formando parte del pasivo circulante.

Ingresos:


Marcano (2001) señala que los ingresos son “Aquellas entradas de efectivo, que se formalizan a través de diferentes transacciones, los ingresos son producto de ventas u otras actividades que generan la entrada parcial o total del efectivo”.(P.45). En este orden de ideas es preciso indicar que los ingresos de la empresa transporte frailejón C.A, permiten establecer si sus actividades se desarrollan adecuadamente y bajo los parámetros establecidos

Egresos: Para Tirado (2001) los egresos son “Aquellas salida de efectivo, que se realizan para efectuar la cancelación de un pago determinado requerido por la organización o mantener la operatividad de la empresa”. (P.89). Los egresos son considerados como los diferentes desembolsos que se originan en una organización, en la empresa Transporte Frailejón C.A son muchos los egresos que se originan por concepto de gastos generales de la empresa.

Control del Flujo de Efectivo: James C. Van Hornet y Jhon M. Wachowicz Jr. (1994) señalan que un buen control sobre las entradas y salidas de efectivo permite: Tener la cantidad suficiente de dinero que se requiere para invertir, cumplir con los compromisos de pagos a proveedores, tener bajo control los cobros de dinero que adeudan los clientes y mejora el uso de dinero y la rentabilidad de su empresa. El no hacerlo


ocasiona: no tener suficiente efectivo para hacer frente a las obligaciones

financieras,

acudir

a

sistemas

costosos

de

financiación y la quiebra. (P.208). En la empresa Transporte Frailejón C.A, no se maneja un control del efectivo adecuado, con la presenta investigación se busca la manera de mejorar dichos controles y que se cumplan, para que así la organización cuente con un flujo de efectivo real y pueda.

Procedimientos Contables: Carpio F. (2000) señala que: Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se define los procedimientos contables como todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis se pueden establecer procedimientos contables para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuenta de los estados financiero.

Procedimientos Administrativos: Facundez (2001) señala que los procedimientos administrativos son: ¨el producto de la función administrativa, independientemente del ejercicio de la misma por parte de un órgano administrativo.¨ (p.12).


En tal sentido los procedimientos administrativos se encargaran de llevar adelante en la práctica los cometidos, que documenta la tecnología que se utiliza dentro del área, departamento, dirección y gerencia. Partidas Contables: Catacora F (2000) señala que: Las cuentas deben cumplir con ciertas reglas para el registro de las operaciones en las cuales se basan en el equilibrio de la ecuación fundamental de la contabilidad. Este equilibrio se debe a la movilidad de los valores mediante de dos o más cuentas que se involucran en las transacciones financieras. (p.23).

La principal herramienta de la cual dispone la contabilidad para el registro de las operaciones que afectan a una entidad es la cuenta. En la empresa Transporte Frailejón C.A., todas las transacciones económicas son vistas como un intercambio de valores, en el cual se da y se recibe algo se asignan o aporta algún valor a otra parte.

Cuentas Reales y Nominales: Catacora F. (2000) señala que las cuentas reales son: Aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a las partidas del balance general, como por ejemplo el efectivo, las cuentas por cobrar, las propiedades, plantas y equipos, las cuentas por pagar, el capital social y los rubros del superávit. Las cuentas reales no


sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales. (p.32).

Catacora F, también señala que las cuentas nominales ¨son aquellas cuentas que se registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o disminuciones por los costos o egresos ocurrido en un periodo determinado.¨(p.32) En Transporte Frailejón C.A., las cuentas reales están representadas por los valores tangibles como las propiedades y las deudas, mientras que las cuentas nominales representan las cuentas que muestran la utilidad, costos y gastos al final de un periodo contable.

Caja: Redondo A. (1993) indica que ¨generalmente caja tiene una cuenta auxiliar denominada caja chica que se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo. Normalmente los pagos superiores a una determinada cantidad se hacen por intermedio de cuenta corriente en entidades bancarias.¨ (p.26).

Para la empresa Transporte Frailejón C.A., caja es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en banco. Para hacer un arqueo de caja se analizan las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arrija esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevados adecuadamente, esta operación es realizada diariamente por el


cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ellos, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no prevista por el cajero. Es frecuente que en los arqueo de cajas aparezca faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control de libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja. Se le carga las faltantes como perdidas y se abonan los sobrantes como ingreso. Si no se subsanan estas diferencias al cierre del ejercicio, la cuenta diferencia de caja se deberĂĄn cancelar contra la de pĂŠrdida y ganancias.

BASES LEGALES. EN ESPERA DE SUS RESULTADOS.


REFERENTES METODOLOGICOS.


MODALIDAD INVESTIGATIVA.

1-Método de investigación: Investigación Acción participativa.

Se aplica en este trabajo una metodología que responde, esencialmente, a los principios de la investigación acción participativa, que propone intervenir de manera integral e integradora en el contexto y utiliza técnicas de corte cualitativo, aunque se contemple, también, si se considera procedente, el uso, en determinados momentos del proceso, de técnicas de recogida de datos propias de la metodología cuantitativa, como son los cuestionarios.

Se aplicará el método de investigación acción participativa que según AnderEgg, E. (1990) es un método de investigación y aprendizaje colectivo de la realidad, basado en un análisis crítico con la participación activa de los grupos implicados, que se orienta a estimular la práctica transformadora y el cambio social.

Cada uno de los objetivos que especifican en el diagnóstico, y que se exponen en un apartado anterior, es fruto de un proceso de indagación llevado a cabo durante


varias semanas. A esta primera fase de concreción de necesidades le seguirá otra de apertura a todos los puntos de vista en torno a esta problemática.

Puesto que ha de ser el propio grupo el que, en cada caso, tome las decisiones concretas al respecto, en las páginas que siguen, se presenta sólo un esbozo de las fases que comprende la metodología a seguir en cada uno de los ciclos.

2-Diseño de la investigación El diseño de investigación será no experimental pues se pretende realizar sin manipular deliberadamente ninguna variable. Se observan los hechos tal y como aparecen en su contexto real.

Según Sabino (2000) su objeto es proporcionar un modelo de verificación que permita contrastar hechos con teorías, y su forma es la de una estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias para hacerla. Según BesseJ (1999) se define como el plan global de investigación que intenta dar de una manera clara y no ambigua respuestas a las preguntas planteadas en la misma. De modo que se acentúa el énfasis en la dimensión estratégica del proceso de investigación. Estrategia es un patrón de decisiones coherente, unificador e integrativo que determina y revela el propósito en términos de objetivos a largo plazo, programas de acción, y prioridades en la asignación de recursos...respondiendo adecuadamente a las oportunidades y amenazas en el medio ambiente.


3.- Tipo de Investigación. De acuerdo a lo anteriormente expuesto, y enmarcados en los objetivos planteados y luego de avaluar las diversas herramientas metodológicas estudiados en la investigación de campo está íntimamente relacionada a nuestro objeto de estudio permitiendo responder a las necesidades y problemática encontrada de una manera clara y directa. Permite recolectar datos directamente de los sujetos investigados y de la realidad donde ocurren los hechos sin manipular o controlar variable alguna, es decir el investigador obtiene la información sin alterar las condiciones encontradas en el sitio.

En los diseños de campo también se emplean datos secundarios, sobre todo los provenientes de fuentes bibliográficas, a partir de los cuales se elabora el marco teórico. No obstante, son los datos primarios obtenidos a través del diseño de campo, los esenciales para el logro de los objetivos y la solución del problema planteado. Este diseño, al igual que el documental, se puede realizar a nivel exploratorio, descriptivo y explicativo, además, de acuerdo con Ramírez (1999), puede ser extensiva, cuando se realiza en muestras y en poblaciones enteras (censos);e intensiva cuando se concentra en casos particulares, sin la posibilidad de generalizar los resultados.

De tal manera que las estrategias que asumimos a fin de dar respuesta a las interrogantes planteadas será a través de una investigación de Campo.


4.- Técnicas de instrumentación y recolección de datos. Las técnicas de recolección se refieren al uso de herramientas que pueden ser utilizadas por el investigador para resolver los problemas planteados durante el proceso de investigación. Las técnicas

aplicadas e instrumentos utilizados para la recolección de la

información son: •

Entrevista: La entrevista está definida como un dialogo en el que la persona

(entrevistador), hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de conocer mejor sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar. Será realizada a través de un guión de entrevista dirigido a indagar previamente como se llevan los procesos administrativos internos de la farmacia interna. En el presente proyecto se realizaron entrevista nos estructuradas, así como se utilizo un guía de observación para realizar el diagnostico de las estrategias administrativas actuales de la cooperativa.

Guión de observación: Este instrumento se utiliza con el objeto de asentar

toda las informaciones provenientes de la observación de las actividades que realizan los observados y los procedimientos aplicados para su ejecución a objeto de determinar las fallas y establecer medidas para optimizarlos.


Como resultado se hizo un análisis de la entrevista no estructurada y del guía de observación:

Tomando en cuenta los resultados obtenidos en el instrumento de recolección de datos, se puede concluir que la situación actual de los movimientos del efectivo llevados a cabo por la empresa Transporte Frailejón C.A., presenta dificultades desde el punto de vista operativo y administrativas en especial porque la empresa posee ciertas normas que afectan las transacciones de las mismas, que por lo general son realizadas en cantidades no recomendadas, como es el caso de compras al contado de cantidades elevadas.

En todo caso, al analizar los procedimientos administrativos contables, se puede observar que estos son afectados por el cumulo de trabajo en las diversas dependencias del área de administración, situación que ocasiona fallas en la toma de decisiones financieras, ya que se realiza sobre estimaciones que no se acercan a la realidad.

Es necesario indicar, que igualmente no existe formalmente un control de efectivo, pues en todo caso se realizan auditorias, enfocadas en listados que igualmente pueden estar errados, principalmente si son el resultado de operaciones inadecuadas a los diferentes tipos de actividades por la empresa en estudio, a su vez se denota, que el flujo de información en ocasiones es inexacto y los registros son corregidos con regularidad mediante exhaustivo análisis para detectar posible errores u omisiones que impiden el cuadre.


En este sentido, es preciso señalar que la empresa carece de lineamientos adecuados para el control interno del efectivo, no obstante el personal se encuentra consciente de la necesidad de cambiar, pues aun cuando existe responsabilidades distribuidas, se carece de información real y oportuna, pues es necesario formalizar estrategias de trabajo más solidas con respecto al efectivo, por lo delicado de su tratamiento en este caso en particular.

Por otra parte, las causas que originan las desviaciones en el control interno del efectivo, seria la inexistencia de un manual de normas y procedimientos que describan las funciones, responsabilidades y procedimientos a seguir, a su vez en las empresa las políticas existentes no son las más adecuada y eficientes, y que por consiguientes obedezcan a un sistema de normas y procedimientos que regulen los procesos ejecutados, los cuales proporcionen el logro de los objetivos. Además la falta de planificación le impide a la compañía identificar sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades a fin de poder considerar todos los componentes internos y externos, para obtener los lineamientos acordes a la organización (objetivos y metas).

Con respectos a las cuentas por cobrar se hace necesario ajustar el tiempo de crédito otorgado a los clientes, ya que la mayoría de las ventas son realizadas a crédito y al momento de cancelar los gastos no disponen del efectivo para hacerle frente a dichas obligaciones.


PLAN DE ACCION.


AQUÍ VA EL CUADRO COLOCARLO. GRACIAS.

MODIFICADO.

FRANCISCO

POR

FAVOR


LA ESTRATEGIA.


ESTRATEGIA.

El diseño implementado es una herramienta estratégica que permite controlar el flujo de efectivo, así como concentrar los recursos disponibles de la empresa en estudio, mediante la cual se podrá solucionar la problemática detectada y a su vez permitir un mayor flujo de efectivo operacional. En lo que a la organización respecta, podrá delegar funciones y sus actividades se realizaran con mayor confiabilidad.

El flujo de efectivo para la empresa Transporte Frailejón C.A., es el grupo que comprenden las partidas que registran los recursos de disponibilidad inmediata o parcial, con que cuenta en este caso la organización, que puede utilizarse para fines generales o específicos. De ahí la necesidad de aplicar controles de entrada y salida de efectivo, determinada bajo estrategias de aplicación administrativas contables, que se debe estipular y mantener un flujo de efectivo adecuado a las necesidades de la empresa, bajo este criterio es preciso establecer que los requerimientos de efectivo, deben estar enfocados en los planes que sostenga la empresa en un tiempo determinado y formulado de acuerdo a las condiciones operativas de la misma.


El diseño planteado se argumenta por estar constituido para lograr corregir, las operaciones administrativas contables en el ejercicio del efectivo dentro de la empresa

en estudio, logrando tomar las medidas correctas necesarias ante la

carencias presentadas, generando un apropiado control que admita examinar las instrucciones mediante la aplicación de estrategias que aprueben dirigir si las entradas y salidas de efectivo se están realizando en forma adecuada.

FACTIBILIDAD DE LA ESTRATEGIA.

Este proyecto de estudio debe ser realista en cuanto a sus fines, objetivos, medios e instrumentos, es por ello que es importante reunir una serie de factores. La estrategia realizada se hace factible por cuanto, la empresa Transporte Frailejón C.A., cuenta con los recursos económicos, técnicos materiales y la información requerida para la aplicación de los controles previos, con la finalidad de minimizar el riesgo del efectivo dentro de su propio ciclo, es decir, bajo los esquemas de las políticas administrativas de la organización.

Después de realizar el presente estudio se le sugerio a la empresa las siguientes estrategias:

Verificar la correcta valoración de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados y su adecuada presentación en los estados financieros.


Obtener seguridad razonable acerca de: 1. Si todos los conceptos relacionados con el disponible, han sido estimados adecuadamente. 2. Si los valores correspondientes a las cuentas del componente estén debidamente clasificadas y reveladas de acuerdo a sus condiciones.

Verificar la existencia física de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta la organización.

Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del rubro de efectivo, caja y bancos, cumplen las condiciones básicas de disponibilidad.

Comprobar si se presentan todos los fondos y depósitos existentes.

Determinar si los fondos de efectivo y depósitos a la vista que se representan en los estados financieros son auténticos.

Examinar el manejo adecuado de los procedimientos, políticas y prácticas que se siguen en la administración de los recursos de liquidez.

Para el control de flujo de caja, en cada uno de los intervalos de tiempo, se deben realizar cálculos estimados fuentes futuras del efectivo (ingresos) y a los gastos futuros (egresos).conservadores en relación a las

La hoja de cálculo es una estrategia práctica para el control del flujo de caja que muestra como el efectivo al final del primer periodo se convierte en el efectivo inicial del segundo periodo, así sucesivamente.

La proyección debe ser para el periodo subsiguiente de 12 meses. La proyección será una herramienta útil para que organice su financiación antes de que sea necesaria, ya que el demostrara a su banquero que cuenta con la


suficiente sofisticación como para conseguir efectivo en el futuro y así mantener la liquidez. •

Debe apoyarse en información actualizada y confiable, la cual se soporta en una estructura de datos que identifique a la empresa desde adentro, a la industria y al mercado desde afuera, pues solo de esa manera podría confiar en que la estructura de su cartera de inversiones y de endeudamiento, son lo que el sistema dicen que son. De esa misma forma debe poder confiar en las cifras de cuentas por pagar y cobrar, así como la de los bancos.

Optimice el manejo de las cuentas por cobrar, el punto de partida radica en la adecuada fijación de las condiciones de crédito que se establecen para los clientes.

Controle las salidas de efectivo, identificando y eliminando los gastos que no son necesarios, trate de aprovechar las ventajas de crédito que puedan ofrecerle los proveedores y trate de sincronizar los pagos con los cobros, utilice los instrumentos financieros que ofrece la banca para hacer rendir al máximo el efectivo en bancos, revise cuidadosamente los pagos realizados por concepto de reembolso de gastos y viáticos.

Planifique, elabore un presupuesto de efectivo en la cual se proyecten los futuros ingresos y desembolsos de efectivo de la empresa, dado a que con esta información se puede conocer que cantidad de efectivo es probable que tenga la empresa y durante cuanto tiempo; el presupuesto sirve como base para la planeación y control de efectivo. El cálculo del saldo optimo de caja, debe tomar en consideración un monto para cubrir las operaciones corrientes, un monto para posibles imprevistos. Mientras más pronto sean detectados los problemas de flujo de caja, mas pronto se puede empezar a trabajar en resolverlos, tomar una actitud previsiva


en lugar de reactiva ayudara a que la empresa lleve adelante sus actividades sin tener la presión de no contar con la liquidez necesaria. •

En el flujo de caja es posible identificar claramente las relaciones de la organización con los mercados financieros y proveedores (monto de créditos recibidos y plazos de pagos) y clientes (monto de crédito otorgados y plazos de pagos), sino se tiene esta información se debe proceder a conseguirla inmediatamente y posteriormente debe analizarla.

El planteamiento anterior debe ser analizado por segmentos de mercado, tipos de clientes y proveedores, identificando la contribución relativa de cada uno en base al nivel de ventas, compras, mercado financiero y otras variables consideradas estratégicas de la empresa Transporte Frailejón C.A. Es preciso considerar que no todas las ventas se convierten de manera inmediata en entradas de dinero en efectivo, y al mismo tiempo, no todos los gastos se traducen en salidas de dinero en efectivo; si hay problemas de flujo de caja es necesario revisar las políticas de ventas, compras, pagos y cobranzas.

Al analizar el comportamiento del capital de trabajo y sus implicaciones sobre balance general es el paso previo antes de proponer acciones al equipo gerencial. Siempre debe existir un equilibrio razonable entre el activo circulante y el pasivo circulante, de lo contario tendrá que enfrentar con frecuencia problemas de dinero en efectivo.


SISTEMATIZACION.

Desde una primera instancia se hizo factible la realización del presente proyecto en la empresa Transporte Frailejón, ya que uno de los autores del presente proyecto labora en dicha empresa, iniciamos nuestra investigación realizando reuniones con los directivos de la empresa quienes gustosamente nos atendieron, a la vez que veían reflejada una mejora para su empresa, realizamos una indagación en la cual hicimos algunas preguntas sobre si llevaban un orden administrativo organizado, si contaban con personal capacitado para llevar la administración de la empresa cuando por casualidad se presento un problema con una factura pendiente que tenia la empresa y los directivos no contaban con el dinero en efectivo para cancelarla, fue ahí que se nos ocurrió preguntar si a menudo tenían problemas con el flujo de efectivo en caja a lo que nos respondieron que ese problema se presentaba a menudo, porque no contaban con un control eficaz de su dinero, de allí hicimos un diagnostico luego le


ofrecimos una solución para ayudarlos a mejorar su flujo de efectivo lo cual aceptaron muy gustosamente, semanalmente nos reunimos con directivos de la empresa como lo es la jefa del departamento la señora Andrea Landaeta, la cual estamos muy agradecidos por todo el apoyo que nos ha brindado, ella nos da la información que necesitemos sobre la empresa a la vez que nosotros buscamos nuestra información para poder ayudarles a resolver el problema, gracias a esta investigación hemos podido aprender a trabajar en grupo a investigar y ser participativos a la hora de estar frente a un problema en un lugar el cual somos ajenos, investigamos por Internet, en bibliotecas y tesis anteriores recaudando información la cual esperamos sea útil para que al llegar a la parte final del proyecto la cual sea ejecutarlo y controlarlo, el desenlace sea el más positivo tanto para la empresa como para nosotros los autores del proyecto.

CONCLUSIONES.

El presente proyecto tuvo como objetivo principal aplicar estrategias para un mejor control de flujo de efectivo, tomando en cuenta la situación actual de los movimientos del efectivo llevados a cabo por la empresa Transporte Frailejón C.A., la misma presenta dificultades al analizar los procedimientos administrativos contables, que son afectados por el exceso y cumulo de trabajo en las diversas áreas de administración. Es preciso señalar que la empresa carece de lineamientos adecuados para el control interno del efectivo.

En vista de las desviaciones en el control interno del efectivo, nos vimos en la necesidad de aplicarles una serie de recomendaciones para el mejor funcionamiento de la empresa en donde hagan un diagnostico en relación con el objetivo principal,


una vez definido es importante que la organización empresarial identifique y evalué con precisión su situación en relación con el mismo.

Para hacer esta evaluación es conveniente realizar un diagnostico estratégico que nos permita identificar las fortalezas y debilidades así como las amenazas y oportunidades de la empresa respecto de ese objetivo. La herramienta usual para realizar este análisis se conoce con el nombre de matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas).

Con el primer objetivo se identifico los lineamientos administrativos existentes en el departamento de administración, realizando visitas constantemente a la empresa así se recolecto la mayor información posible para la investigación, logrando mejorar notablemente la administración general en Transporte Frailejón C.A. se verificaron cuales partidas contables intervienen en el proceso de elaboración de flujo de efectivo, en donde se obtuvo la información detallada y precisa realizando reuniones y entrevistas con la Lic. Andrea Landaeta.


RECOMENDACIONES.

Después de realizar el presente proyecto se le sugiere a la empresa las siguientes recomendaciones: •

Poner en práctica las estrategias diseñadas para el control del flujo de efectivo.

Difundir nuevas medidas con respecto a los movimientos del efectivo de la empresa.


Definir claramente el problema de pago y establecer los niveles de prioridad para sus compromisos.

Llevar al día el flujo de caja.

Realizar un seguimiento de los estados financieros, que permita anticipar problemas, es decir, trabajar más en acciones preventivas que curativas, las cuales requieren de menos dinero en efectivo, pero más de gerencia.

Desarrollar una buena gestión de cobranzas.

Mantener un control estricto en las cuentas caja y banco.

Apoyar las transacciones en formatos y documentos.


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Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Universidad Politécnica Territorial del estado Aragua “FEDERICO BRITO FIGUEROA” La Victoria – Edo. Aragua. PNF -Administración.


ESTRATEGIAS PARA EL CONTROL DE FLUJO DE EFECTIVO EN LA EMPRESA TRANSPORTE FRAILEJON C,A.

Prof. Coordinadora: Freya Pacheco. Autores. Betancourt Karina C.I 17.051.783 Brizuela Francisco C.I 17.534.329 Jamaleh Giana

C.I 83.294.089

Maizo Yusmeiber C.I 20.590.327 Nieves MarĂ­a La Victoria, Marzo 2011

C.I 18.779.612



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