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GESTION DOCUMENTAL I

FRANCISCO JAVIER ZULUAGA TABARES

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ


TAREA 1 – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL I

FRANCISCO JAVIER ZULUAGA TABARES 79057098

TUTORA LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ


DESARROLLO TAREA 1

1. Averigüe cómo se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en: http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Entre varios autores, se encuentran Doyle Murielle y Myriam Mejía, quienes coinciden y están de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos en la década de los años cincuenta y reconocida oficialmente a mediados del siglo XX. Finalizada la segunda guerra mundial se generó una explosión de información, lo cual permitió que las organizaciones de los Estados Unidos y otros países que sufrían excesos de documentos, adoptaran este mecanismo de reducción y organización, teniendo como base dos principios fundamentales: a) principio de orden original y b) principio de procedencia.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Se refiere al tratamiento y al manejo que se le debe dar a los documentos producidos, es decir, es el proceso óptimo por el cual debe pasar cada documento desde su origen y a través del desarrollo de su ciclo vital hasta su disposición final. Todas estas acciones se llevan de manera específica según la etapa que atraviese el documento, a brindar una mayor facilidad de consulta al momento de ser requerido.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.


Documento: Es cualquier escrito que contenga información, sin importar el tipo de material del cual este hecho, su color o su forma. La importancia se refiere a lo que allí se encuentre plasmado, el mensaje que se quiere transmitir y para lo cual fue creado. Documento de Archivo: Es aquel que contiene información creada por la actividad de una persona u organización, como resultado de sus labores y que además posee un valor ante la sociedad, por lo cual se les atribuye una condición especial y por ello se deben de conservar.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Misión: El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales.

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Visión: En el 2014 nuestra institución habrá logrado dar las bases para articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos públicos, históricos y patrimoniales del país, fortaleciendo las relaciones con la ciudadanía y el control social.

LEY NÚMERO 80 DE 1989


(Diciembre 22)

"Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones".

El Congreso de Colombia,

DECRETA:

Temas: Archivo General de la Nación - Creación.

ART. 1. Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.

Temas: Archivo general de la nación - Funciones.

ART. 2. (Modificado por el Decreto 1777 de 1990, artículo 4) El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones:

a) Establecer, organizar y dirigir el sistema nacional de archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad;

b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva;

c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia;


d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el plan nacional de desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del sistema nacional de archivos;

e) Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica, y

f) Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros. PAR. En ningún caso los documentos históricos y otros que a juicio de la junta directiva y de la Academia Colombiana de Historia, tengan especial importancia, no podrán ser destruidos aún después de que sus originales hayan sido microfilmados.

Temas: Sistema nacional de archivos - Carácter.

ART. 3. El sistema nacional de archivos tendrá carácter de programa especial, para todas las instituciones archivísticas y colecciones documentales públicas y privadas, del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital.

Temas: Archivo general de la nación - Dirección y administración.

ART. 4. (Modificado por el Decreto 1777 de 1990 artículo 6) La dirección y administración del Archivo General de la Nación estará a cargo de la junta directiva y del director general. El director general será agente del Presidente de la República y ejercerá la representación legal de la entidad.

PAR. Para ser director del Archivo General de la Nación se requiere ser colombiano de nacimiento, tener título profesional y diploma de posgrado en


archivística, ciencias sociales, ciencias de la información, sistemas o disciplinas afines o ser administrador público y tener una experiencia relacionada con el área, de tres años.

Temas: Archivo general de la nación - Integración de la Junta directiva.

ART. 5. (Derogado por el artículo 7 del Decreto 1777 de 1990) La junta directiva estará integrada así:

El Ministro de Gobierno o su delegado, quien la presidirá.

Un delegado del señor Presidente de la República con su respectivo suplente.

El secretario de administración pública de la Presidencia de la República o su delegado.

El director del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales "Francisco José de Caldas", Colciencias o su delegado.

El director del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura o su delegado.

El presidente de la Academia Colombiana de Historia o por su delegado, el que deberá ser miembro de dicha academia.

PAR. 1. El delegado del señor Presidente de la República y su suplente serán designados para periodos de dos años.

PAR. 2. El director general del archivo formará parte de la junta, con derecho a voz pero sin voto.

Temas: Archivo general de la nación - Funciones de la Junta directiva.


ART. 6. (Derogado por el artículo 2 del Decreto 163 de 1992) Las funciones de la junta directiva y del director general serán establecidas en los respectivos estatutos internos de la entidad.

Temas: Archivo general de la nación - Conformación del patrimonio.

ART. 7. Patrimonio. Para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Archivo General de la Nación, su patrimonio estará constituido por lo siguiente:

a) Apropiaciones del Presupuesto General de la Nación conformadas por recursos de la Nación y propios, y

b) Aportes en dinero y en especie que reciba en donación de personas naturales o jurídicas, de derecho público y privado, nacionales y extranjeras.

Temas: Archivo general de la nación - Control fiscal.

ART. 8. Control fiscal. El control fiscal del Archivo General de la Nación será ejercido por la Contraloría General de la República.

Temas: Archivo general de la nación - Incorporación del patrimonio y personal.

ART. 9. La actual división de archivo nacional dependiente de la subdirección de patrimonio cultural del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura, así como con las secciones, laboratorios, colecciones, documentales y biblioteca especializada que la conforman y las asignaciones presupuestales que le corresponden, deberá incorporarse al ente que se crea por la presente ley. En consecuencia, el personal vinculado legal y reglamentariamente a Colcultura y que labora en las dependencias mencionadas, será incorporado a la planta de personal del Archivo General de la Nación, y su sistema de remuneración, nomenclatura y clasificación será la establecida en los decretos-ley 1042 y 1045 de 1978 y las demás normas que los adicionen, modifiquen y complementen.


Temas: Archivo general de la nación - Autorización para su construcción y dotación.

ART. 10. Autorizase el Archivo General de la Nación para contratar con la Fundación para el Desarrollo y Financiación de la Cultura, el proyecto, la construcción y dotación del Archivo General de la Nación. Este contrato deberá sujetarse a las normas vigentes sobre contratación directa.

Para los efectos del presente artículo, el Archivo General de la Nación contratará directamente y sólo necesitará la autorización de su junta directiva, sin perjuicio del registro presupuestal y la cláusula de sujeción de la cuantía y pagos a las apropiaciones presupuestales.

A la fundación contratada igualmente le podrán aportar recursos las entidades de derecho público y privado, nacionales o extranjeras, con destino al proyecto, construcción y dotación del Archivo General de la Nación.

PAR. La fundación deberá rendir cuenta de los recursos de origen público para el Archivo General de la Nación, conforme con las leyes vigentes.

Temas: Autorización al gobierno en relación con el archivo general de la nación.

ART. 11. Autorizase al gobierno para abrir los créditos y efectuar los traslados presupuestales que sean necesarios para el cumplimiento de las normas de la presente ley.

Temas: Vigencias y derogaciones específicas de esta Ley 80 de 1989.

ART. 12. Esta ley rige desde su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias especialmente el párrafo primero del artículo 4 del Decreto 2527 de 1950 y el párrafo tercero del artículo único del Decreto 3354 de 1954.


Publíquese y ejecútese.

Dada en Bogotá, D.E., a 22 de diciembre de 1989.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así:

En el nivel Nacional

- Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación. - Instancias Asesoras: Comités Técnicos.


En el nivel Departamental

- Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento. - Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos. 

En el nivel Distrital

- Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito. - Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos. 

En el nivel Municipal

- Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio. - Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos. Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.

En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Se trata de la Ley 594 del 14 de julio del año 2000, y consta de trece títulos.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? TÍTULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS


Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. - Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. - Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. - Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente. - Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de un sistema eficiente de correo y mensajería. - Regular el manejo y organización de sistema de administrar los documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. - Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.


- Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. - Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? JUSTIFICACIÓN “Modernización”,

el

Estado

propugnará

por

el

fortalecimiento

de

la

infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. OBJETIVO ESPECÍFICO Resaltando la importancia de cada uno de los documentos del Archivo generados por las instituciones con el debido cumplimiento de las funciones. Reforzar la seguridad en los sistemas de información garantizando unos mejores resultados para el almacenamiento y manejo confidencial de dicha información Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000, y en la teoría sobre la gestión de


documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. Administrativos: Situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económicos, como la deducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Paso 1

Clasificación de documentos Documentos de archivo Documentos de apoyo

Paso 2

Elaboración de Separadores Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Paso 3

Clasificación Documental Series y Subseries Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.


Paso 4

Principio de orden original Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5

Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos) Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: Código de la Oficina Código de la Serie Código de la Subserie Nombre del Expediente

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.

Paso 6

Ordenación Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.

.

Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar).

Paso 7


Depuración Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados Constancias

Paso 8

Foliación Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

Paso 9

Ubicación Física Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental.

Paso 10

Identificación de Archivadores Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.

Paso 11

Clasificación Documentos de Apoyo Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven


únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central. Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo:

www.politecnicojic.edu.co/archivo

en

Circulares

y

Legislación

Archivística.

Paso 12

Elaboración de separadores Elaborar separadores para cada uno de los asuntos identificados en el paso anterior.

Paso 13

Ubicación Física Documentos de Apoyo

Paso 14

Eliminación documentos de apoyo Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.

Paso 15 Inventario Documental Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.

Estructura de Los Documentos


El documento posee una estructura formada por: Materia mediante la cual esa representación se hace perceptible: piedra, papel, pergamino. Medio que se adopta para fijar en esa materia la representación: signos gráficos... Contenido mismo del documento.

.

Soporte: Materia mediante la cual se hace perceptible el contenido del documento: papel, pergamino, plásticos Caracteres Externos

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. Son un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades; éstas deberán ser elaboradas e implementadas para la elaboración del programa de gestión documental, siguiendo etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR PARA LA INSTITUCIÓN Compilación de la información institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)


Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.

Entrevista con los productores de los documentos de la institución. Identificación y definición de unidades documentales. Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Identificación de valores primarios de la documentación.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos. Valoración y Selección Documental.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.


Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.

APLICACIÓN: Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. Instructivo para su aplicación Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. El diseño de un sistema de gestión documental para las empresas proporciona racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su disposición final. Un programa de gestión documental tiene la certeza de contar con información accesible, confiable, oportuna, exacta e integrada, necesaria para la toma de decisiones acertadas. Un programa de gestión documental es un aporte valioso para facilitar los Procesos de acreditación en los programas que ofrece la institución y/o empresas.


Permite buscar e identificar plenamente la información creada, y la no información recibida, llegando así a saber cómo se utiliza correctamente esta información. Se Puede detectar a tiempo cuándo termina la vigencia de una información, para determinar su importancia desde el punto de vista de su contenido como el responsable legal de dicho patrimonio documental.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. ARTÍCULO

EXPLICACIÓN

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.

Significa que todos los ciudadanos tenemos derecho a expresar libremente nuestros puntos de vista, y a difundir información, siempre y cuando sea verdadera.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”. Artículo 23. Se refiere al derecho que tenemos como ciudadanos de realizar un “Toda persona tiene derecho a requerimiento y que a su vez lo presentar peticiones respetuosas a atiendan de fondo en un tiempo las autoridades por motivos de determinado. Como ejemplo tenemos interés general o particular y a el Derecho de petición. obtener pronta resolución. El


legislador podrá r e g l a m e n t a r su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los d e r e c h o s fundamentales”. Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.

Este artículo lo vemos reflejado en el AGN, como una entidad del Estado que salvaguarda nuestro patrimonio cultural y nos brinda la oportunidad de apreciarlo en toda su extensión.

Se resalta la importancia del derecho a estar informados, y a recibir dicha “Todas las personas tienen derecho a información de fuentes confiables, a acceder a los documentos públicos excepción de unos temas puntuales, salvo los casos que establezca la ley”. los cuales son definidos por la ley. Artículo 74.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13.

Esta ley permite controlar toda la que generamos S e d e f i n e y r e g l a m e n t a e l información “digitalmente” y plantea ciertos acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio requisitos para que dicha información electrónico y las firmas digitales, pueda ser tomada como probatoria. y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Artículo 15. (Constitución política de Colombia) Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.


En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. Artículo 12. (Declaración Universal de los Derechos Humanos) “Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.”


BIBLIOGRAFĂ?A

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf http://aleidapulgarin.blogspot.com/2008/07/tablas-de-retencin-documental.html http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232 http://www.solucionessig.com/portal/tablas-de-retencion-documental/etapas http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180 http://www.ucc.edu.co/normatividad/Documents/Normatividad/ley80-89.htm http://es.scribd.com/doc/66229907/8/CONCEPTUALIZACION-DE-UNPROGRAMA-DE-GESTION-DOCUMENTAL http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/

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INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

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