Issuu on Google+

Oppgaver til basiskurs i offentlige anskaffelser En kommune skal anskaffe nytt telefonabonnement, samt rammeavtale på mobiltelefoner. Tidligere har kommunen hatt en leverandør på telefonabonnement, en på mobiltelefon og en annen leverandør på levering av selve telefonene. For å redusere administrative kostnader, bestemmer kommunen seg for å slå alle de tre tidligere kontraktene sammen i en kontrakt, med en leverandør.

1. Spørsmål: kan kommunen slå sammen dette i en og samme kontrakt, uten å åpne for deltilbud i konkurransen?

1


SVAR OPPGAVE 1: Det er ingen regler i forskriften som direkte forbyr å kjøpe inn dette samlet. Det avgjørende er derfor om grunnprinsippene i loven er fulgt. I denne saken er det først og fremst spørsmål om kravet til konkurranse er overholdt. Problemet er at en sammenkobling av disse to anskaffelsene medfører at færre tilbydere kan inngi tilbud. På den annen side gir det administrative fordeler for oppdragsgiver, ved å måtte forholde seg til færre kontrakter og færre leverandører. Det er antagelig ikke i strid med regelverket å slå sammen disse tre anskaffelsene. For det første må det legges vekt på at verdien på de enkelte anskaffelsene er lav. For det andre må det legges vekt på at det er en naturlig sammenheng mellom ytelsene. Det er også en naturlig sammenheng mellom telefonabonnement og telefonene.

2


Verdien på telefonabonnementsavtalen, er kr. 600.000,- pr år. Verdien på mobiltelefonabonnementet er kr. 400.000,- pr år. Kommunen anslår kjøp av telefoner for mellom kr. 100.000 og 200.000 pr år. Den nye avtalen har en varighet på to år, med to års opsjon. Spørsmål 2: hva er anskaffelsens verdi?

3


SVAR SPØRSMÅL 2: verdien er (600.000 + 400.000 + 200.000)x 4. Det vil si 4,8 mill. eks. mva.

4


Spørsmül 3: skal dette kunngjøres som en tjenesteanskaffelse, eller en vareanskaffelse? Spiller det noen rolle hva det klassifiseres som, i forhold til hvilket regelverk som gjelder?

5


SVAR SPØRSMÅL 3: Dersom en anskaffelse består både av varer og tjenester, skal den klassifiseres ut fra hvilken del av anskaffelsen som har størst verdi. Oppdragsgiver må her gjøre en skjønnsmessig vurdering i forkant av konkurransen. Dersom det ikke er mulig å avgjøre hvilken del som har størst verdi, skal den klassifiseres som en tjenesteanskaffelse. I dette tilfellet er verdien på tjenester og varedelen like store. Det vil si at den skal klassifiseres som en tjenesteanskaffelse. Telefonitjenester er en prioritert tjeneste. Derfor skal hele kontrakten klassifiseres som anskaffelse av en prioritert tjeneste. Det er ingen forskjell mht anskaffelser av varer og prioriterte tjenester. Det har derfor ingen praktisk konsekvens hva anskaffelsen klassifiseres som i dette tilfellet. Dersom det hadde vært en uprioritert tjeneste, ville dette medført at oppdragsgiver kunne fulgt forskriften del II istedet for del III.

6


Spørsmål 4: Må kommunen bruke CPV-koden for telefoner i kunngjøringen, eller er det nok å bruke CPV-kode for mobiltelefon- og telefonabonnement?

7


SVAR SPØRSMÅL 4: ja, CPV-kodene må dekke alle vesentlige elementer i anskaffelsen. I dette tilfellet både tjenester og varer.

8


Spørsmål 5: hvilken anskaffelsesprosedyre bør/kan kommunen velge?

9


SVAR SPØRSMÅL 5: oppdragsgiver må følge reglene i forskriften del III, som følge av at dette er en prioritert tjeneste over EØS-terskelen. Ingen av hjemlene for bruk av konkurranse med forhandling er oppfylt, og oppdragsgiver må derfor velge en anbudskonkurranse. Idet det sannsynligvis vil komme inn få tilbud, siden anskaffelsen dekker både mobiltelefon og abonnement, er det liten grunn til å velge en begrenset anbudskonkurranse. Dette vil ta lengre tid, og antagelig medføre en unødvendig utvelgelsesprosess. Det bør derfor velges en åpen anbudskonkurranse.

10


I konkurransegrunnlaget står det at kvalifikasjonskravene er:

•Solid økonomi, dokumentert gjennom tre års regnskap •Skatteattest og HMS-egenerklæring •Minst fem års erfaring Som tildelingskriterier er det oppgitt følgende: •Pris (10 %) •Totaløkonomi (15 %) •Soliditet (5 %) •Erfaring og kompetanse (30 %) •Design og funksjonalitet (40 %)

Spørsmål 6: Er det noen problemer med noen av kvalifikasjonskravene eller tildelingskriteriene?

11


SVAR SPØRSMÅL 6: Det er ikke oppgitt hva som skal leveres av dokumentasjon på leverandørens erfaring. Det er heller ikke sagt hvilket kvalifikasjonskrav som hører sammen med kravet om fremleggelse av regnskap. Det er risiko for at pris og totaløkonomi fører til en dobbeltvekting av pris. Totaløkonomi har et uklart innhold. Dette kan være i strid med regelverket, men vil uansett medføre risiko for tvister og bør derfor unngås. Soliditet, erfaring og kompetanse skal være kvalifikasjonskrav, og er dermed ulovlige tildelingskriterier. Selv om man skulle mene at erfaring og kompetanse var lovlige tildelingskriterier, måtte disse ha vært vektet hver for seg og ikke sammen slik det er oppgitt. Design og funksjonalitet må vektes hver for seg. Disse to kriteriene passer på mobiltelefonene, men passer ikke på abonnementsdelen. De er derfor uegnet for en vesentlig del av anskaffelsen.

12


I kravspesifikasjonen har kommunen skrevet at den ønsker tilbud på en «iPhone» eller tilsvarende, og et «Proff-abonnement» eller tilsvarende på abonnementsdelen. Spørsmål 7: Er denne kravspesifikasjonen lovlig?

13


SVAR SPØRSMÅL 7: Nei, dette er en angivelse av et merkenavn. Både telefonene og abonnementene må beskrives uten å bruke merkenavn.

14


Kommunen velger å kjøre konkurransen som en åpen anbudskonkurranse, og gir tilbyderne en frist på 35 dager på å innlevere tilbud.

Spørsmål 8: er dette tilstrekkelig lang frist?

15


SVAR SPØRSMÅL 8: Nei, for anskaffelser etter forskriften del III skal det være minst 45 dagers tilbudsfrist. Dersom konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig elektronisk for nedlasting sammen med kunngjøringen, kan dette reduseres til 40 dager.

16


Et av tilbudene som kommer inn åpnes ved en feiltakelse av postmottaket. Tilbudet var merket korrekt. Det er en dag igjen på fristen for innlevering av tilbud. Spørsmål 9: hva skal kommunen gjøre nå?

17


SVAR SPØRSMÅL 9: Kommunen bør kontakte leverandøren og opplyse hva som har skjedd. Hendelsen kan rettes opp dersom leverandøren innleverer tilbudet på nytt, i en merket og lukket forsendelse før tilbudsfristen går ut. Dersom dette ikke lykkes, må konkurransen avlyses.

18


I et av tilbudene står det under tilbudsprisen: «NB: valutakursen for USD er pr. dato 31. d.m. kr. 6,75». Det står ingen annen forklaring på hva som er ment med dette.

Spørsmål 10: kan kommunen ta kontakt med tilbyderen for å få avklart hva som er ment?

19


SVAR SPØRSMÅL 10: dette må forstås som et forbehold om regulering av prisene dersom valutakursene endrer seg. Tilbudet er ikke uklart, selv om forbeholdet er forsøkt «maskert». Det er derfor ingen uklarhet å avklare. En avklaring måtte eventuelt gå ut på at tilbyder frafaller forbeholdet. Det ville i så fall være en ulovlig endring av tilbudet, idet det ved anbudskonkurranser er et forhandlingsforbud.

20


Etter at kontrakten er inngått, får kommunen en henvendelse fra nabokommunen, som også ønsker å få del i de gode vilkårene som er oppnådd i avtalen. Nabokommunen spør derfor om de kan knytte seg til avtalen, og den har allerede vært i kontakt med leverandøren for å høre om det er noe i veien for dette. Leverandøren har da gitt uttrykk for at dette er uproblematisk for han. Nabokommunen regner med en samlet omsetning på kr. 100.000,- pr år, og det er derfor et betydelig lavere beløp enn for kommunen som har inngått kontrakten. Spørsmål 11: kan nabokommunen slutte seg til avtalen?

21


SVAR SPØRSMÅL 11: Isolert sett er verdien på anskaffelsen under kunngjøringsgrensen på kr. 500.000,eks. mva. Men det er fortsatt et krav om konkurranse. Det har riktignok vært konkurranse om anskaffelsen, men ikke en konkurranse som er gjennomført av nabokommunen. Selv om de andre kommunene har oppfylt kravet til konkurranse, kan dette ikke frita nabokommunen fra kravet. Svaret er derfor at nabokommunen ikke kan slutte seg til avtalen.

22


oppgaver basiskurs