Issuu on Google+

Nr. 21, 2. juni 2008

Nyhetsbrevet utkommer ukentlig i regi av Forum for offentlige anskaffelser. Har du tips til eller synspunkter på nyhetsbrevet, send noen ord til forum@offentligeanskaffelser.no

Innkjøpsforum denne gangen har disse sakene: ➽

Velger ”vente-og-se” når det gjelder de nyeste e-støtteverktøyene – bør bli kvitt barnesykdommene før vi satser på dem, sier Oppland fylkeskommune. Innkjøpsforum nr. 21/2008

Er man tilstrekkelig vag i formuleringene, kan man nok offentliggjøre prisantydninger før en konkurranse er over uten å bryte reglene, ifølge KOFA. Innkjøpsforum nr. 21/2008

Juni innledes med Innkjøperdagene 08, som er fullspekket med faglig påfyll og muligheter for nettverk. Innkjøperprisen skal òg deles ut – for tredje gang. Innkjøpsforum nr. 21/2008

Statens vegvesen prøver seg på nytt. Forrige gang en tunnel i Fredrikstad var ute på anbud, kom det uakseptable priser. Hva skjer ved annengangs forsøk? Innkjøpsforum nr. 21/2008

Når en kontrakt er vel i havn, er tiden inne for å sikre seg at den oppfylles etter hensikten. Det arbeidet begynner allerede ved utformingen av kontrakten. Innkjøpsforum nr. 21/2008 Om ulike kurstilbud, se sidene 8 - 9

Forum for offentlige anskaffelser www.offentligeanskaffelser.no forum@offentligeanskaffelser.no

1


Basiskurs  Oslo: 11. juni 2008   Påmelding: Mandag til fredag kl. 08 til 16: tlf. 22 411 215; Epost: forum@offentligeanskaffelser.no  Web: www.offentligeanskaffelser.no 

Behersket tilnærming til nye e-verktøy I Oppland fylkeskommune er nå kursen for innkjøpssatsingen de kommende årene staket ut. Regeletterlevelse, innkjøpspolicy, rapportering, samfunnsansvar og etikk er stikkord for de tyngste områdene innenfor denne satsingen. Utvikling av ehandel vurderes imidlertid som det eneste høyrisikotiltaket, og her har fylkeskommunen valgt å utvikle de elektroniske verktøyene man allerede har fremfor å ta i bruk nye og ferske tilbud. De vil avvente til barnesykdommenes tid er over, og setter 2010 som tidspunkt for ny vurdering av for eksempel elektroniske hjelpeverktøy til gjennomføring av konkurranser. Av de 23 foreslåtte forbedringstiltakene, er åtte anbefalt tatt videre av fylkesrådet. De er såkalte lavrisikotiltak, og omfatter bl.a. innføring av innkjøpspolicy, måleindikatorer og rapporteringsrutiner, systematisk gjennomføring av samfunnsansvaret, sikre etisk integritet og vedlikeholde og utvikle innkjøpssamarbeidet med Hedmark fylkeskommune og kommunene. Den arbeidsgruppen som utviklet innstillingen som lå til grunn for vedtaket, skal fortsette sitt arbeid. Oppland fylkeskommune er desentralt organisert på innkjøpsområdet, mens den sentrale innkjøpsenheten er rådgiver – i tillegg til at den tar seg av rammeavtalene, der man har et utstrakt samarbeid med nabofylkeskommunen Hedmark. Innkjøpene utgjør om lag halvparten av den verdiskaping som fylkeskommunen står for, heter det i innstillingen fra arbeidsgruppen. Lønn og sosiale utgifter utgjør 39 pst. av de samlede driftsutgiftene, mens kjøp av varer og tjenester til sammen sto for 45 prosent (2006-tall). Faktura Gjennom fakturasystemet har man full oversikt over hva pengene går til, men i mindre grad kontroll med om prosedyrer og retningslinjer er fulgt. Bruken av rammeavtalene varierer fra god til mindre god. Gjennom sine innkjøp er Oppland fylkeskommune også en regional utviklingsaktør, og innkjøpene benyttes dessuten til å utøve samfunnsansvar. Oppland fylkeskommune har i størrelsesorden 4000 leverandører, og godt over 40 000 fakturaer. 2000 av fakturaene har beløp på mer enn 50 000 kroner, mens noe over 50 leverandører sender 100 fakturaer eller mer pr. år. Arbeidsgruppen bak innstillingen har dessuten gjort en stikkprøve for å danne seg en oppfatning av hvor mange av de 2000 fakturaene på over 50 000 kroner eks. mva som skulle vært avgjort på bakgrunn av konkurranse. Stikkprøven omfattet ti fakturaer, og konklusjonen var at bare èn av disse var ”helt OK” etter regelverket. Det er forbedringspotensial på en rekke områder, blant disse bedre innkjøpskultur, bedre strategisk tenkning, bedre regeloppfølging, økt profesjonalisme, økt bruk av rammeavtaler og en bedre utnyttelse av stordriftsfordeler.

2


Kurs: Nytt om anskaffelsesreglene  Trondheim: 5. juni 2008 Oslo: 10. juni 2008

Påmelding: Mandag til fredag kl. 08 til 16: tlf. 22 411 215; Epost: forum@offentligeanskaffelser.no  Web: www.offentligeanskaffelser.no  Bruk av e-handel Blant forslagene er det ett som defineres som høyrisiko, og det er innføring av økt bruk av e-handel: - Det anbefales å iverksette de andre tiltakene i første omgang og la de få muligheten til å virke, heter det. Enkelte e-handelssystemer er også såpass nye at det vil være en fordel å avvente retting av barnesykdommene. I innstillingen fra arbeidsgruppen pekes det på at andre tiltak kan gi de samme effektene som e-systemene som tilbys fra det tidligere Ehandelssekretariatet, for eksempel konkurransegjennomføringsverktøy. Fylkeskommunen har allerede e-verktøy som understøtter enkelte funksjoner – fakturahåndtering er èn –, og derfor mener arbeidsgruppen at disse bør gjennomføres helt ut først. – Konkurransegjennomføringsløsningene som tilbys bør også få anledning til å prøves ut i markedet før Oppland fylkeskommune eventuelt tar de i bruk hos seg, heter det. Disse verktøyene bør derfor vurderes på nytt i 2010 ut fra den situasjonen fylkeskommunens innkjøp er i da.

Gav vage prisantydninger underveis Underveis i en konkurranse kan en oppdragsgiver nok gjøre offentlig tilstrekkelig vage prisantydninger uten å komme i konflikt med regelverkets krav om god forretningsskikk. Dette konstaterer KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) i en klagesak der en kommune ble ”frikjent”. Men, legger klagenemnda til, det beste hadde nok likevel vært å unnlate å offentliggjøre disse antydningene til samtlige pristilbud var innhentet og eventuelle forhandlinger avsluttet. I KOFA-sak 2008/38 gjaldt det Ørskog kommune som inviterte fire leverandører for å få tilbud på diverse entreprisearbeider knyttet til opparbeidelse av en lekeplass. Finansieringsrammen for tiltaket var 100 000 kroner, og det var bare èn tilbyder som kom med bud. Dette førte til ny behandling i kommunen, der konklusjonen imidlertid ble utsettelse av saken fordi man ønsket å hente inn flere tilbud. I innstillingen fra rådmannen som lå til grunn for vedtaket og som var offentlig, het det at rammen var for liten og at rådmannen foreslo en bevilgning på 375 000 kroner. Spørsmålet som klagenemnda da tok standpunkt til, var da om disse ”prisantydningene” før konkurransen var avsluttet samtidig med at ett bud var kommet inn, representerte et brudd på god forretningsskikk.

3


Grunnleggende krav Nemnda slår fast at det følger av de grunnleggende kravene i regelverket at en oppdragsgiver ikke må offentliggjøre tilbydernes totalpriser før samtlige priser er endelige. Likeledes fremgår det at en oppdragsgiver har taushetsplikt om drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Dette vil, heter det, omfatte tilbydernes totalpriser inntil tilbudsfristen er ute i anbudskonkurranser og inntil forhandlingene er avsluttet i konkurranser med forhandling. - Når man ser på opplysningene som fremgår av rådmannens innstilling, er det etter klagenemndas oppfatning mulig å utlede at klagerens pristilbud mest sannsynlig må ha oversteget kr 100 000,-. I begrunnelsen for innstillingen om økt budsjett er det nemlig vist til at ”Den avsette ramma er, etter innhenting av relevante tilbod, for liten”, og det fremgår at det opprinnelige budsjett var på kr 100 000,-. Dessuten, fremholder KOFA, er det nok også mulig å utlede at klagerens pristilbud neppe oversteg kr 375 000,-, som var det beløp rådmannen foreslo å øke budsjettrammen til. Dette innebærer at det ut fra rådmannens innstilling kan utledes at klagerens pristilbud lå på mellom kr 100 000,- og kr 375 000,-. Dette gir altså en viss indikasjon på prisnivået, men ingen sikker opplysning om det eksakte prisnivå. Vage prisantydninger Klagenemnda fremhever etter dette at det ideelle i denne saken kanskje hadde vært å unnta hele finansieringssaken fra offentlighet til samtlige pristilbud var innhentet og eventuelle forhandlinger avsluttet. Imidlertid kan nemnda likevel ikke se at regelverket er til hinder for at det gjøres offentlig så vage antydninger om en tilbyders prisnivå som det er gjort i denne saken. Dersom det i tillegg skal gjennomføres forhandlinger, vil også den oppgitte utgangspris kunne bli endret underveis. Med dette som utgangspunkt konstaterer nemnda at kommunen her ikke har brutt regelverket.

Rikholdige innkjøperdager Mandag 2. og tirsdag 3. juni braker de løs igjen, Innkjøperdagene. 2008-utgaven er den tredje i rekken, og som sine forgjengere er programmet spekket med muligheter for faglig kveik, sosialt samvær, nettverksbygging – og den spenningen som alltid er der når en pris skal utdeles. Det gjelder Innkjøperprisen ’08. Statssekretær Annelene Svingen, Nærings- og handelsdepartementet åpner konferansen. Har du tid og lyst til å være med? Ta kontakt med Forum for offentlige anskaffelser(22 41 12 15). Arrangementet foregår i Oslo kongressenter – Folkets hus. Av programmet leser vi at en rekke høyaktuelle temaer står på dagsorden. Det gjelder for eksempel spørsmålet om hvorfor leverandører velger ikke å levere til den offentlige sektoren. Er det regelverket som skremmer eller der ikke den offentlige sektoren attraktiv nok? Spørsmålet skal besvares av

4


seniorrådgiver Ole Gerhard Solheim, som bl.a. har bakgrunn fra en serie forhandlinger og anbudskonkurranser i regi av Departementenes Servicesenter. Etikk Etikk er med – Pia Rudolfsson Goyer fra sekretariatet hos etikkrådet for Statens pensjonsfond tar for seg etiske vurderinger i næringslivet, og det gis innsikt i kraftmarkedet. Jernbaneverket har tegnet avtale om kjøp av kraft med opprinnelsesgaranti. Det skal controller Bjørn Lysne i Jernbaneverket fortelle om. Kommunikasjonsdirektør Lars Galtung i den nordiske kraft-markedsplassen Nord Pool gir en presentasjon av denne ”børsen” med særlig vinkling mot den offentlige sektoren. Advokat Robert Myhre fra Forum for offentlige anskaffelser gir til beste betraktninger om vedståelsesfristen – hvor skal dette ende? I tillegg tar han for seg en problemstilling som alltid er aktuell og som for tiden står høyt i oppmerksomheten i en rekke land, nemlig hva som gjelder når kommunale selskaper skal delta i konkurranser om oppdrag for eierkommunen. Hvem kan være saksbehandler og hvilken kontakt kan det være i anbudsperioden? E-verktøy De fremmøtte får dessuten en innføring i den nye innkjøpsmetoden konkurransepreget dialog. Det er det seniorrådgiver i DaVinci Consulting. Håkon Iversen, som står for. Og det blir en god del om elektroniske verktøy. Fra Statskontoret i Finland kommer Keijo Kettunen for å fortelle om finske erfaringer med innføring og bruk av elektronisk faktura. Finnene har i flere år vært i tet på dette området. Direktør Heidi Arnesen Austlid i Frisprogsenteret skal bidra med kunnskap om hva fri programvare er, og fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) kommer det en presentasjon av deres tilbud om elektronisk støtteverktøy for gjennomføring av konkurranser.

Nytt forsøk på å få akseptable priser Vegvesenet gjør et nytt forsøk på å få akseptable priser på Bjølstadtunnelen i Fredrikstad. I april i fjor ble både Bjølstadforbindelsen og ny klaffebru over Vesterelva sendt ut på anbud. Prisene som kom inn lå så høyt at prosjektet ikke kunne gjennomføres innenfor den vedtatte kostnadsrammen, skriver etatsbladet Våre Veger. Konkurransen ble derfor avlyst. Oppdraget omfatter anlegg av en 440 meter lang to-felts tunnel og til sammen 1 650 meter veg. Anbudsfristen går ut 4. juli. 80 meter av tunnelen skal gå i betongkulvert, resten blir sprengt. Arbeidet i dagen omfatter 650 meter ny riksveg, 1 000 meter ny lokalveg og utbedring av til sammen 1 300 meter eksisterende lokalveger.

5


Tunnelen og vegene inngår i den nye forbindelsen som skal avlaste den gamle Kråkerøybrua. Inntil videre er dette den eneste kjørbare forbindelsen over Vesterelva som skiller Fredrikstad sentrum fra Kråkerøy. Det er en to-felts klaffebru med en ÅDT på hele 18 500. Kapasiteten er sprengt, og trafikken vil øke ytterligere når utbyggingen på det gamle verftsområdet på Kråkerøy fortsetter. Nå har Stortinget hevet rammen til 677 millioner kroner. Bompengesatsene er også hevet fra 15 til 20 kroner for små biler og fra 30 til 40 kroner for store biler. Vegvesenet håper også å få redusert utgiftene til brubyggingen. I fjor ble jobben lyst ut som et såkalt DBO-prosjekt, det vil si at entreprenøren som fikk kontrakten skulle få ansvar for både detaljprosjektering, bygging og drift av brua i 15 år. Dette opplegget har Vegvesenet nå gått bort fra. Detaljprosjekteringen ble sendt ut på eget anbud allerede i fjor høst. Den jobben gikk til Aas-Jakobsen. Brubyggingen blir delt i tre entrepriser, en gjelder fundamentering, en gjelder brubygging over vannet og en gjelder elektro. Den to første lyses ut i september, den siste går ut senere. Erfaringer fra Pirbrua i Trondheim tyder på at det er mye penger å spare på å dele opp et bruprosjekt på denne måten. Den nye forbindelsen over Vesterelva med tilhørende veg- og tunnelsystem skal være ferdig i juni 2010.

Tips og råd for kontraktstyring Å oppfylle kontrakten etter hva partene er blitt enige om, er et ansvar som tilligger så vel den offentlige kunden som hans leverandør. Nedenfor følger et knippe med noen enkle tips, råd og huskeregler for kontraktstyring. En suksessrik gjennomføring begynner med utformingen av selve kontrakten. Det er Økonomistyrelsen i Danmark som har laget anbefalinger som gjelder innkjøp og kontraktstyring i det offentlige. Vi bringer her et utdrag av disse rådene, tilpasset norske forhold: … før en kontrakt/avtale underskrives? Les alltid ”standardkontrakter” og ”alminnelige vilkår” grundig. Skriv ikke ukritisk under på en standardkontrakt. Hvis vilkårene er lite gunstige for virksomheten, bør du forsøke å endre dem. Sørg for å utfordre leverandøren og still krav. Standardkontrakter og vilkår kan endres.

6


… når en kontrakt er undertegnet? Sørg for et skille mellom ”den daglige drift”/ ”innkjøpet over avtalene” og den funksjon som skal ta seg av de kontraktnære problemene med leverandøren. Det er lettere for personer som ikke har daglig kontakt å ta konfrontasjonene. Det er viktig å kontraktstyre i hele kontraktens løpetid. Bruk de tilgjengelige verktøyene i kontrakten og hold oversikt over det samlede innkjøpet – om det leveres til avtalt tid og i avtalt kvalitet og mengde. Hold møter med leverandøren i kontraktens løpetid for å vise interesse for kontrakten og for å vise at du er interessert i at leverandøren leverer det innkjøpte. … hvis det blir store problemer med en kontrakt? Gjør leverandøren oppmerksom på det problemet du opplever, ved hjelp av brev eller offisiell e-post. Bruk eventuelle sanksjoner som fremgår av bestemmelser i kontrakten, for eksempel erstatning. … i tilfelle noe mangler? Gjør straks leverandøren klar over mangelen. Hvis du konstaterer mangler, bør du kreve at leverandøren, etter kontraktvilkårene, som minimum utskifter defekte deler med nye og fungerende deler, leverer supplerende ytelser eller bytter den mangelfulle varen med en ny og fungerende. Leverandøren bør senest ta til med å utbedre feilen førstkommende arbeidsdag etter at du har gjort mangelen gjeldende. Hvis leverandøren ikke gjør noe med mangelen innenfor den fristen som fremgår av kontrakten, vil det i mange tilfelle kunne kreves erstatning av leverandøren. … i tilfelle forsinkelser? Sjekk leveringstidene som står i kontrakten. Gjør straks leverandøren oppmerksom på at leveringsfristen som står i kontrakten, ikke er overholdt. Leverandøren forutsettes da å gjøre en ekstrainnsats for å hente inn igjen forsinkelsen. Overholdes ikke leveringstidene, kan det i enkelte tilfeller kreves former for erstatning – og i særlig graverende tilfelle må kanskje kjøpet heves.

7


Offentlige oppdragsgivere må gjennomføre en forsvarlig og reell konkurranse om alle anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeid. For alle anskaffelser må enkelte grunnleggende forutsetninger være oppfylt. Kurset sikter både på de som ikke har erfaring som innkjøpere, og de som har noe erfaring. Kurset skal gi tilstrekkelig kunnskap til gjennomføring av ordinære anbudskonkurranser og konkurranser med forhandlinger.

Kurs:

Basiskurs

Innhold:

• Hvilke kontrakter omfattes av reglene • Hvordan beregne terskelverdier • Anskaffelser under terskelverdiene • Rammeavtaler • Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier • Hvordan utarbeide kunngjøring og konkurransegrunnlag • Adgangen til suppleringskjøp • Forbudet mot angivelse av fabrikater og merkenavn • HMS-erklæring og skatteattest • Evaluering av tilbudene • Krav til begrunnelse og klagefrist

Kursledere:

Advokat/tidl. sekretariatsleder i KOFA, Robert Myhre

Kurssted:

Oslo, 11. juni Kl. 9 - 15.10

Detaljer:

Pris kr 4.950,- inkl. lunsj, pauseservering, dokumentasjon og kursmanual. For rabatter ved flere påmeldinger, eller rabatter pga medlemskap, se vår hjemmeside.

Påmelding:

Mandag til fredag kl. 08 til 16 Telefon: 22 411 215 Epost: forum@offentligeanskaffelser.no Web: www.offentligeanskaffelser.no


Det har skjedd store endringer i innkjøpsreglene, gjennom ny doms- og KOFA-praksis. Det er også kommet forskriftsendringer for 2008. Kurset gjennomgår endringene, og viser hvordan de kan håndteres.

Kurs:

Nytt om anskaffelsesreglene

Innhold:

• Vektesystemer: Adgangen til å benytte vektesystemer som ikke er blitt opplyst på forhånd • Underkriterier: Nye begrensninger mot å oppstille underkriterier som ikke har blitt opplyst på forhånd • Kvalifikasjoner som tildelingskriterier: Det nye forbudet mot å bruke leverandørens erfaring, referanser og andre kvalifikasjoner som tildelingskriterier • Egenregi: Rollekonflikter når egne selskaper deltar i konkurransen • Tarifflønnkrav: De nye kravene om at det skal kreves tarifflønn eller tilsvarende av leverandører og underleverandører • Bøter: Hvor har KOFA lagt listen med hensyn til ileggelse av bøter? • Forretningshemmeligheter: Hvilke priser må oppdragsgiver oppgi, og hvilke skal hemmeligholdes • Innsyn: Nye prosedyrekrav ved behandling av innsynsbegjæringer

Kursledere:

Advokat/tidl. sekretariatsleder i KOFA, Robert Myhre

Kurssted:

Oslo, 10 juni Trondheim, 5. juni Kl. 9 - 15.10

Detaljer:

Pris kr 4.950,- inkl. lunsj, pauseservering, dokumentasjon og kursmanual. For rabatter ved flere påmeldinger, eller rabatter pga medlemskap, se vår hjemmeside.

Påmelding:

Mandag til fredag kl. 08 til 16 Telefon: 22 411 215 Epost: forum@offentligeanskaffelser.no Web: www.offentligeanskaffelser.no


innkjopsforum21_02062008