Page 1

Nyhetsbrev nr. 30 20. august 2012

Nyhetsbrev nr. 3

INNKJØPSFORUM

En mikrobedrift dro nylig avgårde med en offentlig IKT- kontrakt rett foran nesen på store og profesjonelle aktører. Slikt krever at det fins nok ressurser til å være med i konkurransen.

Først en uke etter at tilbyderen hadde påklaget kontrakttildelingen, fikk han vite at han egentlig var avvist fra konkurransen. Det er ikke «snarest mulig», slik regelverket krever, konstaterte KOFA.

Forum for offentlige anskaffelser Rådhusgt. 9 0151 Oslo Tlf.: 22 41 12 15 Fax: 22 41 12 12 www.foa.no


Mikrobedrift kapret IT-kontrakt foran nesen på de store Lillevik IT er et eksempel på at det er mulig for et lite IT-selskap å vinne et anbud i konkurranse med store og profesjonelle aktører. Nylig landet mikrobedriften en fireårig kontrakt med Fredskorpset til en verdi av 3,5 millioner kroner. Spisskompetanse og kunnskap om markedet, spesielt mulige oppdragsgivere, er suksessfaktorene. Men det er en utfordring for småbedrifter å finne ressurser nok til å være med i anbudskonkurranser. Lillevik IT leverer drift, support og hostingtjenester til SMB-markedet. Bedriften arbeider med leverandøruavhengige løsninger, og har fokus på brukervennlighet og miljø. De markedsfører seg som kundens egen ITavdeling og tar totalansvar for drift og vedlikehold der kunden ikke har egen IT-kompetanse. - Anbudskonkurransen gjaldt en driftskontrakt på mer enn 3,5 mill kroner, et stort beløp for oss, sier daglig leder i Lillevik IT, Håvard Lillevik, i en kommentar på abelia.no. Han fortsetter: - Siden etableringen i 2008 har vi bygget opp selskapet fra null til syv medarbeidere og like mange

millioner i omsetning. Men vi har aldri følt vi hadde nødvendige ressurser til å kunne delta i anbudskonkurranser. Start i det små, bygg relasjoner - Utfordringen for små aktører som oss er å finne ressurser til å delta i slike konkurranser som gjerne krever svært mye arbeid. Når det skjedde i dette tilfellet, var det nok fordi vi hadde gjort jobber for organisasjonen tidligere. Det er nok den første erfaringen vi gjerne deler med andre: Start i det små og bygg opp relasjonene og kundekunnskapen, fortsetter Håvard Lillevik. I dette tilfellet ble anbudsprosessen administrert av en ekstern konsulent, som evaluerte alle tilbudene. Det var en stor seier for oss å få klart best score i anbudet av en objektiv og uavhengig konsulent i konkurranse med flere av de store tilbydere. Spisskompetanse - Den andre erfaringen jeg derfor gjerne trekker frem, er at små virksomheter må være ekstra gode på et spisst område, forteller Lillevik, og konkretiserer: Vi satser på topp service og fleksibilitet, samtidig som vi har gjort mye for å bygge opp kompetanse på samhandlingen som skal skje mellom vår kunde og treparts-leverandører. På denne måten kan vi spille på lag, og være den partneren kunden trenger i IT-relaterte leveranser, avslutter Håvard Lillevik. - Vi tror at innkjøpere, ikke minst i offentlig sektor, vil ha stor nytte av at også små og mellomstore aktører finner det hensiktsmessig å delta i anbudskonkurranser, sier en av de fremste spesialistene på dette området, NHO-advokaten Arnhild Dordi Gjønnes. Hun legger til: - Det stilles ofte så store krav til forarbeider og dokumentasjon at bare noen få aktører har ressurser til å delta.


30.desember. Klageren i nærværende KOFA-sak påklaget kontrakttildelingen i brev av 10. januar i år. Åtte dager senere fikk han imidlertid brev fra kommunen om at han var avvist fra konkurransen. Etter reglene skal en oppdragsgiver ta stilling til avvisningsspørsmålet «snarest mulig». Klagenemnda peker på at avvisningen kom halvannen måned etter tilbudsåpningen, og at det burde være foretatt en beslutning tidligere – i alle fall, heter det, senest forut for den opprinnelige tildelingsbeslutning. Flere regelbrudd

Det drøyde med meldingen om avvisning… En drøy uke etter at han hadde påklaget tildelingsbeslutningen fikk tilbyderen melding om at han var avvist fra konkurransen. Slike varsler skal komme «snarest mulig», og det var ikke tilfelle i denne saken, konstaterte KOFA, som dermed fastslo at det forelå brudd på regelverket. Og det var flere brudd: Ikke var det informert om klageretten, avviste tilbydere hadde ikke fått melding om endelig kontrakttildeling, og det var ikke ført referat fra alle møtene med tilbyderne. Sørreisa kommune kunngjorde i oktober i fjor en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av diverse maskintjenester (KOFA-sak 2012/132). Tilbudsåpning var 28. november i fjor, og varsel om kontrakttildeling kom

Men det var flere brudd på regelverket i denne saken. I avvisningsvarselet var det ikke med noen opplysninger om klagerett. Nemnda minner om at det ikke fremkommer eksplisitt av regelverket at det skal gis slik opplysning, men kommer likevel til det skulle vært gitt informasjon om at det forelå klagerett, og hvilken frist som gjaldt for denne. Ettersom ingen av disse opplysningene var med i meddelelsen fra Sørreisa kommune, konstaterer klagenemnda brudd på regelverket. Regelbrudd er det også når ikke de tilbyderne som er avvist/fått sitt tilbud avvist, har fått melding om oppdragsgiverens endelige tildelingsbeslutning. I nærværende sak hadde hverken klageren eller de øvrige avviste tilbyderne fått slik melding, selv om alle deltakerne i en konkurranse ifølge regelverket har krav på slik. Også avviste leverandører må regnes som deltakere, skriver nemnda i sin begrunnelse. Referat fra møter Enda et regelbrudd ble konstatert i denne saken. Det gjaldt kravet om referat fra møter med leverandører etter bestemmelsene om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Rett nok konstaterer klagenemnda at disse møtene ikke var å regne for forhandlingsmøter, men var avklarende møter med de aktuelle leverandørene. Men, poengterer nemnda: - Ut fra kravet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, må tilsvarende gjelde også for andre møter innklagede avholder med leverandørene i anskaffelsesprosessen. Det er også for disse møter sentralt at det ikke i ettertid skal være tvil om hvilken kontakt det har vært mellom innklagede og de ulike leverandørene.


Innkjopsforum 30_2012  

Innkjopsforum 30_2012

Advertisement
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you