Issuu on Google+

customer case

Software die met je meegroeit case study

Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Ook verstrekt het Kadaster gegevens over energielabels en over de ligging van kabels en leidingen. In 2012 werden bijna 20 miljoen informatieproducten geleverd aan het notariaat, makelaardij, overheid, financiële instellingen, de geo-sector en particulieren. De meeste producten worden digitaal geleverd. Eind 2012 werkten er bij het Kadaster 1.788 (fte) medewerkers, verspreid over 8 locaties. Het hoofdkantoor is gevestigd in Apeldoorn.

• • •

Uitdaging

Oplossing

Binnen het Kadaster werken tientallen projectmanagers aan uiteenlopende programma’s en projecten. Veelal paste elke projectmanager zijn of haar eigen best practices toe, wat resulteerde in verschillende manieren van projectsturing, rapporteren en risicobeheersing. Het ontbrak aan een uniform overzicht over alle projecten heen. Door de verschillen in rapportages was het bovendien lastig voor het management om ‘appels met appels’ te kunnen vergelijken.

Het Kadaster gebruikt sinds 2008 de Principal Toolbox om de samenwerking in projecten op een effectieve en efficiënte manier te laten verlopen. Meer uniformiteit in projectaanpak en – uitvoering en standaardisatie in projectrapportages waren hierbij de uitgangspunten.

Ondersteunt best practices als PRINCE2, MSP, Stage Gate, Six Sigma,P3O,MoP, MoV en andere; Eenvoudig aanpasbaar aan de specifieke werkwijze van uw organisatie, afdeling of team; Volledig webgebaseerde oplossing die binnen enkele weken in te voeren is bij elke organisatie.

Vanuit de wens om projectmanagement naar een hoger en meer uniform niveau te tillen, is vanaf 2007 PRINCE2 als methodiek stapsgewijs ingevoerd. Om dit proces verder handen en voeten te geven, is daarbij een softwaretool geselecteerd om het projectmanagement op een professionele en efficiënte manier vorm te geven.

Fortes Solutions BV - Capitool 50-3 7521 PL Enschede

Tel: +31 (0)534317450

“We kunnen met één druk op de knop de gehele portfoliorapportage maken, zonder extra handmatige acties. Dat scheelt iedere maand enorm veel tijd!” Jan Hoving, Projectleider

Projectmanagement In eerste instantie is het Kadaster begonnen met één project dat volledig werd geadministreerd en beheerd via de Principal Toolbox. In dat kader is toen een koppeling tot stand gebracht met SAP om financiële gegevens en informatie over bestede uren te kunnen uitwisselen. Ook is een aantal maatwerkrapportages ingericht. Na de zeer positieve ervaringen met dit eerste project heeft het Kadaster in 2009 gekozen voor een organisatiebrede uitrol van de software. Na een gefaseerde implementatie bij andere afdelingen worden er inmiddels meer dan 300 projecten beheerd in de Principal Toolbox. Hierover wordt op een uniforme manier gerapporteerd.

Fax: +31 (0)534345 578

info@fortes.nl

www.fortes.nl

Simply Fortes.


Portfoliomanagement Kort daarna is ook besloten het projectenportfolio en de bijbehorende budgetbewaking in de Principal Toolbox onder te brengen. Dit hielp onder meer om snel een eenvoudig inzicht te krijgen in de bestedingen op vernieuwingsprojecten in relatie tot de (jaar)planning. Jan Hoving, Projectleider bij het Kadaster: “Eén van de Fortes-consultants heeft op een avond het oude portfoliorapport 1-op-1 overgezet naar de Principal Toolbox. Vanaf dat moment konden we met één druk op de knop de gehele portfoliorapportage maken, zonder extra handmatige acties. Dat scheelt ons iedere maand enorm veel tijd!” Resourcemanagement Als derde stap, na het inrichten van projectmanagement en portfoliomanagement in de software, heeft het Kadaster gekozen om ook resourcemanagement onder te brengen in de Principal Toolbox. In nauwe samenspraak met het ontwikkelteam van Fortes is de functionele oplossing toen verder ingevuld. Op dit moment zijn alle ICT-resources van het Kadaster (zowel de eigen als externe medewerkers) vastgelegd in de Principal Toolbox.

druk op de knop. Rapportages worden zoveel mogelijk automatisch uitgevoerd op basis van de data uit SAP en data die projectmanagers hebben ingevoerd over hun project. Dit helpt het management om projecten te kunnen interpreteren en onderling goed te kunnen vergelijken. Sluitende urenverantwoording Er zijn standaard tijdschrijfcodes ingevoerd, waarbij het tijdschrijven alleen nog maar gebeurt op basis van de projecten waar men aan werkt. Door de koppeling met SAP komt alle onderliggende data nu eenduidig mee in de rapportages. Bovendien is er nu goed zicht op de beschikbaarheid en inzetbaarheid van resources.

“We leggen deze beschikbaarheidsgegevens voor al onze ICT-resources vast. Zo hebben wij een integraal beeld van de beschikbaarheid van resources, hun skills en de kosten.” Jan Hoving, Projectleider

Integratie met SAP Er is een aantal koppelingen met SAP gerealiseerd. Zo kunnen nu ‘realisatiegegevens’ – informatie over bestede uren en bijbehorende kosten - uitgewisseld worden. Ook is er een gebruikerskoppeling en een beschikbaarheidskoppeling, waardoor informatie over verlof, wijzigingen in aantal te werken uren per week en dergelijke automatisch worden overgezet naar de Principal Toolbox. Dit helpt om op een effectieve manier de allocatie van resources te kunnen beheren en hierop te kunnen rapporteren. “We leggen deze beschikbaarheidsgegevens voor al onze ICTresources vast. Dat gaat niet alleen om werknemers van het Kadaster, maar ook om ingehuurde externe ICT-resources in India, bijvoorbeeld. Zo hebben wij een integraal beeld van de beschikbaarheid van resources, hun skills en de bijbehorende kosten”, aldus Jan Hoving.

Resultaten

“Er is een heleboel mogelijk met deze software. Hierdoor kun je als organisatie groeien in volwassenheid en je ambities realiseren, terwijl de ondersteunende software gewoon met je meegroeit!” Jan Hoving, Projectleider

Met de invoering van PRINCE2 als methodiek – ondersteund door de Principal Toolbox software - heeft het Kadaster projectmanagement nu op een professionele manier ingericht. Uniforme projectaanpak In de eerste plaats is nu een uniforme werkwijze afgesproken voor het managen van projecten en programma’s. Deze werkwijze wordt gefaciliteerd door de Principal Toolbox door middel van standaard projectmodellen, documentatie en rapportagesjablonen. Automatische rapportages Dankzij de Principal Toolbox kan nu op een standaard manier over projecten worden gerapporteerd en met slechts één

Fortes Solutions BV - Capitool 50-3 7521 PL Enschede

Kostenbesparingen Tot slot heeft het Kadaster een groot aantal licenties van andere projectmanagementtools kunnen terugbrengen tot slechts een handvol licenties. Dit kon omdat de projectplanning nu integraal wordt meegenomen in de Principal Toolbox. Dit is een substantiële besparing voor het Kadaster. Bovendien levert het inzicht in en een betere bezetting van resources een aanzienlijke kostenbesparing op, in het bijzonder voor externe inhuur van tijdelijke resources.

Tel: +31 (0)534317450

Kijken naar de toekomst Het Kadaster wil het komende jaar het portfoliomanagement verder uitbreiden. Naast budgetbewaking voor lopende projecten wil men nu ook nieuwe initiatieven gaan vastleggen, de koppeling met strategische doelen gaan inrichten en prioriteiten bepalen van de projecten in de Principal Toolbox. Tegelijk overweegt het Kadaster de overstap te maken naar de nieuwste versie van de Principal Toolbox, omdat deze een aantal nieuwe mogelijkheden biedt op het gebied van resourcemanagement, documentbeheer, projectplanning en Gantt editor, en op het gebied van grafische rapportages.

Fax: +31 (0)534345 578

info@fortes.nl

www.fortes.nl

Simply Fortes.


How Kadaster is Using PPM Software to Optimize their Project Portfolio