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INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO PROCESSO ORGANIZACIONAL

Tereza G. Kirner

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PROCESSO ORGANIZACIONAL SUMÁRIO 1. Conceitos 2. Processo Administrativo 3. Planejamento 4. Organização 5. Direção 6. Controle

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1. Conceitos

Administração “Processo de planejar, organizar, liderar, e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar os objetivos definidos.” Stoner (1995), apud Chiavenato (2007)

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2. Processo Organizacional Modelo Planejamento

Controle  estabelecimento de medidas e monitoramento dos sistemas para avaliar se os objetivos estão sendo cumpridos

 escolha e definição de metas e linhas de ação visando atingir os objetivos da empresa

Direção

Organização  estabelecimento de tarefas e relações de autoridade entre as pessoas para alcançar os objetivos

 coordenação e motivação das pessoas para executar as tarefas e atingir os objetivos Tereza G. Kirner

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PLANEJAMENTO

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3. Planejamento

Planejamento: escolha e definição de metas e linhas de ação, visando atingir os objetivos da empresa

Planejamento Estratégico  Amplo  Envolve toda a organização  Longo prazo  Definido pela alta administração  Visa atingir objetivos globais  Eficácia organizacional

Planejamento Tático  Restrito  Envolve depto ou unidade  Médio prazo  Definido no nível intermediário  Visa atingir objetivos departamentais  Eficiência das atividades internas

Planejamento Operacional  Restrito  Envolve atividades ou tarefas  Curto prazo  Definido no nível mais baixo  Visa atingir objetivos específicos das tarefas  Eficiência na execução das atividades Tereza G. Kirner

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3. Planejamento O que é Planejar? – É definir objetivos ou resultados a serem alcançados – É definir um objetivo, avaliar as alternativas para realizá-lo e escolher um curso específico de ação – É o processo de estabelecer objetivos e linhas de direção e ação adequadas para alcançar tais objetivos – Deve ser constante nas organizações – O ato de planejar lida com as incertezas e certezas do futuro – As ‘certezas’ do futuro são, na realidade, projeções de conhecimentos do presente ou passado

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3. Planejamento Técnicas para estudo do futuro previsível  Análise de séries temporais: estudo de dados ao longo de determinados períodos  Relações causais: busca estabelecer leis de comportamento entre duas variáveis  Pesquisas de opiniões e atitudes: informa sobre as tendências atuais e as possíveis tendências do futuro

Tipos de Planejamento – Quanto ao “prazo de validade”: Longo prazo: envolve ações estratégicas da empresa - costuma ser cima para baixo  Curto prazo: refere-se às atividades básicas da organização - e pode ser de baixo para cima – Quanto ao ‘tempo de vida’:  Permanente: missão e visão da empresa, normas e regimentos internos.  Temporário: resposta a uma necessidade pontual da organização (problema/ oportunidade) - vistos como projeto da empresa

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3. Planejamento Níveis de Planejamento

Planejamento Estratégico  Amplo  Envolve toda a organização  Longo prazo  Definido pela alta administração  Visa atingir objetivos globais  Eficácia organizacional

Planejamento Tático  Restrito  Envolve depto ou unidade  Médio prazo  Definido no nível intermediário  Visa atingir objetivos departamentais  Eficiência das atividades

Planejamento Operacional  Restrito  Envolve atividades ou tarefas  Curto prazo  Definido no nível mais baixo  Visa atingir objetivos específicos das tarefas  Eficiência das atividades

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3. Planejamento Níveis de Planejamento Planos Estratégicos (Corporativos)

Formulados pela alta administração. Definem:  a visão, missão e valores da empresa  o futuro da empresa – objetivos a longo prazo  as formas de atuação no mercado

Planos Funcionais (Unidades de Negócio)

Formulados pela gerência média. Definem:  os objetivos e cursos de ação das áreas funcionais da organização (RH, produção, marketing, finanças) para realização do plano estratégico

Planos Operacionais (Funcionais)

Formulados pela gerência operacional. Definem:  as atividades, os recursos e as formas de controle para realização dos planos funcionais

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3. Planejamento Processo de Planejamento

Determinar Objetivos e Missões da Organização AMBIENTE EXTERNO RECURSOS CONCORRÊNCIA

VISÃO DE FUTURO

– Definir o negócio da empresa – Estabelecer os principais objetivos

Formular Estratégia de Ação – Analisar a situação atual – Desenvolver a estratégia

Implementar a Estratégia – Alocar recursos e responsabilidades – Implementar e executar Tereza G. Kirner

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3. Planejamento Componentes de um Plano de Negócios  Objetivos

 Meios de Realização

 Meios de Controle

 Objetivos: São os resultados que a Organização deseja alcançar - Lançamento de um novo produto

- Aumento da fatia de mercado - Eliminação de desperdício na produção - Criação de um novo departamento

– A descrição dos objetivos no Plano de Negócios deve ser feita de forma detalhada, abrangendo:  Características – o que?, onde?, quando?  Quantificação – quanto? Tereza G. Kirner

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Objetivo OBJETIVO Aumento da fatia de mercado, através do aumento das vendas

Plano Estratégico Temporário

O que? Atingir um maior número de clientes para o produto Y

Quanto? Aumentar a fatia de mercado de 15% para 20%

Onde? Nas principais capitais

Quando? início em Março/09 e resultado para Dez/09

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Componentes de um Plano de Negócios  Meios de Realização: definir os cursos de ação (como) e os recursos (custos) necessários – O modo como os objetivos serão alcançados normalmente representam a maior parte do Plano de Negócios – Devem ser descritos:  a estratégia de marketing: será agressiva ou não? Definir os 4 P´s: preço, produto, praça e promoção  a análise financeira: custo X retorno - capacidade de investir  a alocação de recursos humanos: organograma, equipes envolvidas e responsáveis  os recursos produtivos e materiais: garantir o aumento da produção analisando a capacidade produtiva da empresa e a quantidade em estoque da matéria-prima  as tarefas a serem executadas e os prazos de execução: Definir as atividades de cada equipe envolvida Tereza G. Kirner

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Meios de Realização

MEIOS DE REALIZAÇÃO Como? Estratégia Marketing preço: ofertar o produto Y a um preço inferior ao do concorrente produto: mudança de embalagem? praça: definir os pontos de distribuição promoção: brindes? Meios de comunicação

Análise Financeira  custos X retorno: haverá uma redução em x% da margem de lucro por ‘n’ meses. Após, o lucro irá crescer em z%.  capacidade da empresa em investir: empresa consegue atuar no mercado por ‘b’ meses com o preço da oferta

Alocação de Recursos  humanos: marketing, agência publicitária, compras, produção  produtivos: capacidade produtiva atual em 70%, devendo ser aumentada para 80%  materiais: acréscimo do fornecimento de matéria-prima em 30%

Definição das Tarefas e Prazos Marketing: pesquisa de mercado, análise da concorrência (preço, distribuição) agência publicitária: desenho de nova campanha compras: aquisição maior quantidade MP produção: estudo da viabilidade do aumento da capacidade produtiva

   

Estratégico

Funcional

   

Operacional Tereza G. Kirner

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Componentes de um Plano de Negócios  Meios de Controle: São ferramentas utilizadas pelas organizações para avaliar se os objetivos estão sendo atingidos - Exemplo: Balanced Scorecard – Deve ocorrer durante toda a implementação do planejamento. – Devem ser analisados: Se os pontos quantificados estão sendo atingidos  Se os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos.

– Assim que identificado algum ‘problema’ na implementação, este deve ser analisado e resolvido o quanto antes

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ORGANIZAÇÃO

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4. Organização Organização: estabelecimento de tarefas e relações de autoridade que permitam que as pessoas atuem em conjunto para alcançar os objetivos da empresa Organização do Nível Global  Envolve toda a empresa  Representada pelo desenho organizacional  produz a macro estrutura empresarial

Organização do Nível Departamental

Organização do Nível Operacional

 Envolve cada departamento ou unidade da empresa  Representada pelo desenho departamental  produz os subsistemas da empresa

 Envolve cada atividade ou tarefa da empresa  Representada pelo desenho das tarefas  produz a estrutura das posições e atividades da empresa

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4. Organização Modelo de Criação da Estrutura Organizacional Organizar as Relações de Trabalho – Estabelecer níveis decisórios, de assessoria, etc. – Definir filosofia e características administrativas AMBIENTE INTERNO TECNOLOGIA

Definir os Sistemas de Tarefas RECURSOS HUMANOS

– Realizar a análise e projeto das tarefas – Realizar a divisão e simplificação do trabalho

ESTRATÉGIA DA EMPRESA

Escolher a Estrutura Organizacional – Estrutura Funcional, de Produto, Geográfica, de Mercado, Estruturas Mistas, etc. Tereza G. Kirner

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4. Organização  Organizar: dispor os elementos em uma estrutura, classificação ou ordem

Divisão do trabalho Definição de responsabilidade

Processo de Organização

Autoridade

Centralização

Organograma Tereza G. Kirner

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4. Organização Processo de Organização Divisão do trabalho

Definição de responsabilidade

Autoridade

Centralização

Organograma

 Divisão do Trabalho: dividir uma tarefa em partes, atribuindo pessoas para sua execução  departamentos  Definição de Responsabilidades: definir as obrigações e deveres dos indivíduos na empresa  cargos  Autoridade: direito legal que alguns indivíduos têm, ao comandar equipes  Centralização: centralização produz uniformidade descentralização estimula o potencial humano

e

controle;

 Organograma: representação da estrutura da empresa  Pode ser apresentada pelos departamentos e/ou pelos cargos Tereza G. Kirner

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4. Organização Organograma – Cada retângulo representa um departamento – O número de níveis mostra como a autoridade está graduada – A ordem vertical de cada retângulo mostra a hierarquia entre eles. – A ordem horizontal, mostra o nivelamento dos departamentos / áreas  Principais critérios de departamentalização:  Funcional básica  Territorial  Por Produto  Por Cliente  Por Áreas de conhecimento  Por Projetos  Por Processos  Por Unidades de negócio Tereza G. Kirner

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Estrutura Funcional Básica  Modelo mais comum de estrutura organizacional

Presidência

Marketing

Finanças

Recursos Humanos

Produção

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Estrutura Funcional Territorial ou Geográfica  Quando a organização opera em uma área muito grande ou em

locais diferentes, sendo necessário manter uma estrutura ou autonomia em diversas localidades Administração Geral Serviços Centrais

Europa

América Latina

Finanças

Marketing

Marketing

Jurídico

Produção

Produção

RH

RH

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Estrutura Funcional por Produtos (ou Divisional)  Quando a organização trabalha com vários produtos, que podem ser segmentados em grupos

Diretoria

Divisão de Produtos de Limpeza

Divisão de Produtos de Higiene Pessoal

Divisão de Produtos Farmacêuticos

Finanças

Finanças

Finanças

Produção

Produção

Produção

Marketing

Marketing

Marketing

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Estrutura Funcional por Cliente  Quando a organização atende a diferentes tipos de clientes e quer customizar o atendimento Divisão de Clientes

Pessoa Física

Pessoa Jurídica

Conta Corrente

Conta Corrente

Crédito Pessoal

Investimentos

Financ. Veículos

Financiamento

Crédito Imob. Tereza G. Kirner

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Estrutura por Áreas de Conhecimento  Caso de hospitais, escolas, institutos de pesquisas, consultorias Administração Geral Ortopedia

Cardiologia

Consultas

Consultas

Cirurgias

Cirurgias

Pediatria

Laboratório

Exames Gerais

Exames Tereza G. Kirner

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Estrutura por Projetos  Projetos são atividades temporárias, com o objetivo de fornecer um resultado único

Administração Geral

Serviços Gerais

Consultoria

Auditoria

Finanças

Projeto A

Projeto 1

RH

Projeto B

Projeto 2

Projeto C

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Estrutura Matricial  Para empresas mais complexas Diretoria

Desenho

Vendas

Produção

Divisão Papelaria

Desenho Papelaria

Vendas Papelaria

Produção Papelaria

Divisão Cadernos

Desenho Cadernos

Vendas Cadernos

Produção Cadernos

Divisão Agendas

Desenho Agendas

Vendas Agendas

Produção Agendas

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Como Definir a Estrutura da Organização  Levar em Conta: – Tipo e Natureza da organização: pública, privada, banco, escola, etc. – Tamanho da organização – Ênfase da Administração Descentralização

Superior

na

Centralização

ou

na

– Grau de diversificação dos produtos e serviços – Alocação de recursos – Características das atividades: predominância de atividades de rotina ou de atividades de inovação – Características do ambiente: estabilidade ou instabilidade – Diversidade ou homogeneidade das operações por causa da tecnologia empregada: por exemplo, na produção ou nas matérias primas – Diversidade ou homogeneidade dos canais de distribuição, das fontes de recursos e das necessidades do consumidor ou usuário Tereza G. Kirner

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DIREÇÃO

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5. Direção Direção: coordenação e motivação das pessoas e grupos, para trabalharem em conjunto na execução das tarefas e atingirem os objetivos da empresa

Direção envolve: Liderança  refere-se à habilidade do administrador de influenciar pessoas, visando alcançar os objetivos da empresa  “bons” gerentes são líderes

Motivação

Comunicação

 envolve forças internas e/ou externas ao indivíduo que despertam o entusiasmo e persistência para seguir determinado curso de ação

 processo pelo qual a informação é trocada e entendida por duas ou mais pessoas, para motivar ou influenciar comportamentos

 afeta produtividade

 gerentes gastam 80% do tempo diário em comunicação direta Tereza G. Kirner

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5. Direção Liderança  Refere-se à habilidade do administrador de influenciar pessoas, visando alcançar os objetivos da empresa  É um dos papéis do administrador  As ações / idéias do líder influenciam o comportamento de seus liderados  Pode-se dizer que há uma forte ligação entre liderança e motivação  A liderança está ligada às pessoas e não aos cargos organizacionais  Pressupõe a existência de: Líderes e Liderados

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5. Direção Liderança

LÍDER  necessidade de poder  busca de satisfação pessoal  satisfação de metas coletivas

LIDERADOS  seguem líder por ideologia ou crença  seguem o líder por interesse

Estilos de Liderança – Autocracia quando as decisões do grupo são tomadas pelo dirigente – Democracia: quando as decisões são tomadas de comum acordo entre o grupo e o dirigente Tereza G. Kirner

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5. Direção Escala de Estilos de Liderança

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5. Direção Liderança Qualidades do Líder

Qualidades do Gerente

 Visionário  Apaixonado  Criativo  Flexível  Inovador  Inspirador  Corajoso  Boa imaginação  Experimentador  Promove mudanças  Poder pessoal

 Racional  Consultivo  Persistente  Soluciona problemas  Analítico  Estruturado  Exerce autoridade  Deliberativo  Idéias firmes  Promove mudanças  Poder do cargo

Fonte: Daft (2004) Tereza G. Kirner

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5. Direção Motivação  envolve forças internas e/ou externas ao indivíduo que despertam o entusiasmo e persistência para seguir determinado curso de ação  afeta produtividade  Indica o processo pelo qual o comportamento humano é incentivado  É um estado psicológico de disposição, interesse para realizar uma tarefa  Possui três propriedades: – Intensidade Força dos motivos – Tempo  Permanência da motivação – Direção  Objetivo Tereza G. Kirner

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5. Direção Motivação  Os indivíduos possuem motivos internos e/ou externos para assumirem determinada disposição  Os motivos internos são os desejos pela realização da tarefa. Estão ligados à habilidade e valores pessoais  Os motivos externos encontram-se no ambiente em que o indivíduo atua. São as recompensas sociais ou materiais Práticas Motivacionais

Participação no processo decisório

Participação nos lucros e resultados

Programas de incentivos

Redesenho de cargos Tereza G. Kirner

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5. Direção Motivação cria desejo de preencher necessidades (ganho financeiro, amizade, reconhecimento, etc.

NECESSIDADE

Resulta em ações tomadas para preencher necessidades

COMPORTAMENTO

Satisfaz necessidades; recompensas intrínsecas ou extrínsecas

RECOMPENSA

Feedback – informa o indivíduo se o comportamento foi apropriado e deve ser repetido Fonte: Daft (2004)

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5. Direção Comunicação  processo pelo qual a informação é trocada e entendida por duas ou mais pessoas, para motivar ou influenciar comportamentos  gerentes gastam 80% do tempo diário em comunicação direta

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5. Direção Comunicação Informação Externa

Informação Interna

ADMINISTRADOR  Processador de informação  Comunicador

Administrador como disseminador  Distribui a informação aos subordinados

Administrador como porta voz  Distribui a informação para fora da empresa

Fonte: Daft (2004) Tereza G. Kirner

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5. Direção Comunicação - Grupos  Pode-se dizer que uma Organização é um grupo, formado por grupos menores e inserida dentro de um grupo maior.  Dentro das Organizações há dois tipos de grupos: formal e informal. – FORMAL  criados pela Organização  são os grupos de trabalho – INFORMAL  são criados pelos funcionários  podem estar dentro do grupo informal, ser maior ou menor que este  grupos de interesse, de amizade Tereza G. Kirner

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CONTROLE

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6. Controle Definição Controle: estabelecer medidas e monitorar os sistemas administrativos, a fim de avaliar se os objetivos propostos estão sendo cumpridos

Planejamento Execução Controle

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6. Controle  As atividades planejadas devem ser realizadas de maneira eficiente  Para que o resultado da execução da atividade esteja em conformidade com o planejado, é necessário haver o controle  O controle sobre as atividades é de vital importância, a fim de garantir o alcance dos objetivos e a possível necessidade de mudanças nos objetivos  “Controlar é um processo de tomada de decisões, que tem por finalidade manter um sistema na direção de um objetivo, com base em informações contínuas sobre as atividades”

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6. Controle  O controle aplica-se a toda organização

Controle Estratégico

 grau de realização da missão / objetivo  adequação dos planos ao ambiente externo  desempenho global da organização

Controle nas áreas funcionais

 produção: qualidade, quantidade e produtividade  RH: rotatividade, atrasos, desempenhos pessoais  Marketing: participação no mercado, respostas de campanhas

Controle nas áreas operacionais

 consumo de recursos  rendimento das atividades e máquinas

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6. Controle Esquema de Realização do Controle Processo de Execução

Objetivos

Atividades Feed-back

Padrões

Comparação

Resultados

• igual • maior • menor Tereza G. Kirner

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6. Controle  Comparação do resultado obtido com o planejado (a) Resultado obtido maior do que o planejado: – podem ser dadas recompensas – pode-se aumentar o objetivo planejado (b) Resultado obtido igual ao planejado: – pode ser dada recompensa – pode manter-se o planejado (c) Resultado obtido menor do que o planejado – deve ser tomada uma ação corretiva – pode-se reduzir o objetivo planejado

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6. Controle Processo de Controle Organizacional Estabelecer padrões de desempenho e metas para avaliação dos padrões – Padrões devem ser compatíveis com a estratégia org. CULTURA ORGANIZACIONAL

RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS

Medir o desempenho dos resultados da empresa – Desempenho medido pelos gerentes – nível/área

Comparar desempenho real com padrões definidos ESTRATÉGIA DA EMPRESA

– Identificar fatores que influenciaram o desempenho

Avaliar resultados e implementar ações corretivas – Reavaliar padrões, treinar funcionários, etc. Tereza G. Kirner

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6. Controle  Varíáveis que interferem na eficácia dos sistemas de Controle: – Foco nas atividades críticas – Qualidade das informações: corretas, completas, no tempo certo, etc. – Aceitação e conhecimento do processo implantado pela equipe que atua no controle – Ênfase no tratamento das exceções

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Tipos de Controle Controle Antecipado

Controle Concorrente

Controle de Feedback

 Controle Antecipado:  Usado na entrada do processo de controle

 Visa prevenir problemas  Ex.: especificação rigorosa do produto, para evitar problemas de qualidade

 Controle Concorrente:  Fornece resposta imediata sobre como as entradas estão sendo convertidas

em saídas  Permite correção imediata dos problemas  Ex.: ajustar uma máquina desregulada

 Controle de Feedback:  Produz informação sobre o processo de controle, que pode ser usada para

melhoria futura de todo o processo  Ex.: reações dos cliente ao produto - usadas para futuras ações corretivas Tereza G. Kirner

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Atividade – 3a Lista de Exercícios 1) Resumir o método Balanced Scorecard, destacando a utilidade dele para o Planejamento de Empresas. 2) Descrever o modelo de estrutura organizacional do tipo “Matricial”, destacando suas vantagens e desvantagens. 3) Comentar as abordagens de motivação de pessoal baseadas em: (a) Participação no processo decisório, (b) Participação nos lucros e resultados; (c) Programas de Incentivo; (d) Redesenho de cargos. 4) Comentar os tipos de controle: (a) Controle antecipado; (b) Controle concorrente; (c) Controle de feedback.

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PROCESSO ORGANIZACIONAL