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Dispense su Windows, Word, Excel A cura di Locci Claudio

Materiale riservato alla circolazione interna per uso didattico


Nota: Si fa presente che queste dispense sono state pensate come compendio alle lezioni tenute nei corsi di formazione e non hanno la pretesa di essere completamente esaustive, come d’altronde potrebbero non sembrare ad un addetto del settore. Inoltre alcuni concetti qui solo accennati saranno trattati in maniera più approfondita durante le lezioni, con l’ausilio di esercizi ed esempi esplicativi, che di volta in volta potranno essere diversi in base al livello dell’utenza. Si rimanda ai manuali ufficiali e all’HELP in linea dei diversi software per gli approfondimenti e alle numerose pubblicazioni già presenti sul mercato. Trattandosi di un periodo di transizione informatica per quanto riguarda le versioni dei software utilizzati si ritiene opportuno specificare che le immagini riportate si riferiscono alla versione WINDOWS 98, WORD 2000, EXCEL 2000 e dove possibile vengono riportate anche quelle relative alla versione WORD 97 ed EXCEL 97. Questo per precisare che anche coloro che dispongono delle versioni precedenti (ad es. WINDOWS 95) non troveranno difficoltà. In definitiva questo non deve creare problemi in quanto quello che cambia è la disposizione dei pulsanti e qualche voce di menù, mantenendosi pressoché inalterate le funzionalità elementari.

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MS EXCEL

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CARTELLE E FOGLI DI LAVORO

(Panoramica) Una cartella di lavoro ( da non confondere con le cartelle di Windows) è il file in cui si elaborano e si memorizzano i dati. Poiché ciascuna cartella di lavoro può contenere molti fogli, sarà possibile organizzare vari tipi di informazioni correlate in un singolo file.

Un foglio di lavoro è il documento principale utilizzato in Microsoft Excel per memorizzare ed elaborare dati.

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Un foglio di lavoro è costituito da celle disposte in righe e colonne e fa sempre parte di una cartella di lavoro. È anche denominato foglio di calcolo. Possiamo utilizzare i fogli di lavoro per elencare e analizzare i dati (gestione elenchi e database). È possibile immettere e modificare dati su diversi fogli di lavoro contemporaneamente ed eseguire calcoli basati su dati provenienti da più fogli di lavoro. Quando si crea un grafico, è possibile posizionarlo sul foglio di lavoro insieme ai dati ad esso correlati oppure su un foglio grafico separato.

Un foglio grafico è un foglio di una cartella di lavoro contenente solo un grafico. I fogli grafici sono collegati ai dati del foglio di lavoro e vengono aggiornati in seguito alla modifica dei dati di quest'ultimo. I nomi dei fogli vengono visualizzati sulle schede poste nella parte inferiore della finestra della cartella di lavoro. Per spostarsi da un foglio all'altro, fare clic sulle schede dei fogli. Il nome del foglio attivo verrà visualizzato in grassetto.

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Selezione di celle Prima di eseguire la maggior parte dei comandi o delle operazioni, è necessario selezionare le celle su cui il comando o l'operazione avrà effetto. Selezionare significa evidenziare una cella o un intervallo di celle su un foglio di lavoro. Le celle selezionate saranno influenzate dal successivo comando o operazione. intestazione di colonna intestazione di riga selezione del foglio intero (seleziona tutto)

Per selezionare

Operazione da eseguire

Fare clic sulla cella oppure spostarsi su quella desiderata utilizzando i tasti di direzione. Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi Un intervallo di celle trascinare la selezione fino all'ultima cella (ricordare di tenere cliccato il tasto sinistro del mouse). Tutte le celle di un foglio di lavoro Fare clic sul pulsante Seleziona tutto. Selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, Celle non adiacenti o intervalli di quindi selezionare le altre celle o gli altri intervalli celle tenendo premuto CTRL. Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi Un intervallo di celle esteso sull'ultima tenendo premuto MAIUSC. Per visualizzare l'ultima cella è possibile scorrere il foglio. Un'intera riga Fare clic sull'intestazione di riga. Una singola cella

Un'intera colonna

Fare clic sull'intestazione di colonna. Trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna oppure selezionare la prima riga o la prima Righe o colonne adiacenti colonna, quindi selezionare l'ultima riga o l'ultima colonna tenendo premuto MAIUSC. Selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi Righe o colonne non adiacenti selezionare le altre righe o le altre colonne tenendo premuto CTRL. Fare clic sull'ultima cella che si desidera includere nella Un numero maggiore o minore di selezione tenendo premuto MAIUSC. La nuova celle rispetto alla selezione selezione sarĂ rappresentata dall'intervallo rettangolare corrente che racchiude tutte le celle comprese tra quella attiva e l'ultima selezionata.

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Selezione di celle vuote o celle contenenti formule, costanti o note, ‌‌ 1

Evidenziare l'intervallo che include il tipo di cella da selezionare. (Per selezionare tutte le celle di questo tipo sul foglio di lavoro attivo, fare clic su una cella qualsiasi.)

2

Scegliere Vai a dal menu Modifica.

3

Scegliere il pulsante Speciale.

4

Selezionare le opzioni desiderate.

Selezionare solo le celle visibili Per selezionare un intervallo di righe o colonne nascoste senza tuttavia includere le celle nascoste nella selezione, attenersi alla seguente procedura: 1

Selezionare l'intervallo.

2

Scegliere Vai a dal menu Modifica.

3

Scegliere il pulsante Speciale.

4

Selezionare il pulsante di opzione Solo celle visibili.

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Nascondiamo le colonne B D e le righe 2 4.

Ad esempio si voglia copiare l contenuto della selezione di figura, senza considerare il contenuto delle celle nascoste. Eseguendo la procedura indicata sopra si otterrĂ :

notare il tratteggio attorno alle celle. A questo punto potrei attivare il pulsante copia e quindi incolla

, spostarmi nella posizione desiderata

.

Per annullare una selezione di celle, fare clic su una cella qualsiasi del foglio di lavoro.

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Scorrere e spostarsi all'interno di un foglio di lavoro Per spostarsi tra le celle di un foglio di lavoro, fare clic su una cella qualsiasi oppure utilizzare i tasti di direzione (le freccette sulla tastiera).

cella attiva Quando ci si sposta su una cella, questa diventerĂ la cella attiva. Per visualizzare una diversa area del foglio, utilizzare le Barre di scorrimento.

Per scorrere Di una riga verso l'alto o verso il basso

Operazione da eseguire Fare clic sulle frecce della barra di scorrimento verticale.

Di una colonna verso destra o verso Fare clic sulle frecce della barra di scorrimento sinistra orizzontale.

Di una finestra verso l'alto o verso il basso

Fare clic al di sopra o al di sotto della casella di scorrimento nella barra di scorrimento verticale.

Fare clic a sinistra o a destra della casella di Di una finestra verso sinistra o verso scorrimento nella barra di scorrimento destra orizzontale.

Di diverse pagine alla volta

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Trascinare la casella di scorrimento fino approssimativamente alla posizione desiderata. Se il foglio di lavoro è molto grande, trascinare tenendo premuto MAIUSC.

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Inserire un nuovo foglio di lavoro •

Per aggiungere un singolo foglio di lavoro, scegliere Foglio di lavoro dal menu Inserisci.

Per aggiungere più fogli di lavoro, fare clic su un numero di schede di fogli di lavoro equivalente al numero di fogli che si desidera aggiungere alla cartella aperta tenendo premuto MAIUSC. Scegliere quindi Foglio di lavoro dal menu Inserisci.

Ad esempio per aggiungere tre fogli:

Eliminare fogli da una cartella di lavoro 1

Selezionare i fogli che si desidera eliminare.

2

Scegliere Elimina foglio dal menu Modifica.

Rinominare un foglio

1

Fare doppio clic sulla Scheda del foglio.

2

Digitare il nuovo nome sul nome corrente.

Notare come sia possibile agire sui fogli anche utilizzando il menù contestuale attivabile col tasto destro del mouse.

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Selezionare i fogli di una cartella di lavoro Se si selezionano più fogli, le modifiche apportate al foglio attivo verranno ripetute su tutti gli altri fogli selezionati. È possibile che tali modifiche sostituiscano i dati già contenuti negli altri fogli.

Per selezionare

Operazione da eseguire

Un singolo foglio

Fare clic sulla scheda del foglio.

Due o più fogli adiacenti

Fare clic sulla scheda del primo foglio, quindi fare clic sulla scheda dell'ultimo foglio tenendo premuto MAIUSC.

Due o più fogli non adiacenti

Fare clic sulla scheda del primo foglio, quindi sulle schede degli altri fogli tenendo premuto CTRL.

Tutti i fogli

Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda di un foglio, quindi scegliere Seleziona tutti i fogli dal menu di scelta rapida.

Nascondere un foglio 1

Selezionare il foglio che si desidera nascondere.

2

Scegliere Foglio dal menu Formato, quindi Nascondi.

Nascondere una riga o una colonna 1

Selezionare le righe o le colonne che si desidera nascondere.

2

Scegliere Riga o Colonna dal menu Formato, quindi Nascondi.

Visualizzare un foglio nascosto 1

Scegliere Foglio dal menu Formato, quindi Scopri.

2

Nella casella Scopri foglio, fare doppio clic sul nome del foglio nascosto che si

desidera visualizzare, oppure selezionarlo e cliccare OK.

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In maniera analoga sarà possibile nascondere o scoprire una cartella di lavoro usando l’opzione nascondi del menÚ Finestra. E la relativa opzione scopri. (in questo caso la cartella Cartel1).

Visualizzare righe o colonne nascoste 1

Per visualizzare le righe nascoste, selezionare celle delle righe poste al di sopra e al di sotto di quelle nascoste.

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Per visualizzare le colonne nascoste, selezionare celle delle colonne a destra e a sinistra di quelle nascoste. 2

Scegliere Riga o Colonna dal menu Formato, quindi Scopri.

Ad esempio per scoprire le colonne C D seleziono come in figura.

idem per le righe 5 6

Larghezza colonne •

Trascinare il bordo destro dell'intestazione di colonna fino ad assegnare alla colonna la larghezza desiderata.

La larghezza di colonna visualizzata corrisponde al numero medio di cifre del tipo di carattere standard presenti in una cella. •

Adattare la larghezza al contenuto: fare doppio clic sul bordo destro dell'intestazione di colonna. Per applicare questa operazione a tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto, quindi fare doppio clic sul bordo destro di una delle intestazioni di colonna.

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Modificare la larghezza di più colonne: selezionarle, quindi trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne selezionate. Per modificare la larghezza di tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne.

Modificare la larghezza manualmente: selezionare la colonna, scegliere Colonna dal menu Formato, quindi Larghezza e infine digitare un numero.

Copiare la larghezza: selezionare una cella nella colonna, fare clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti Standard, quindi selezionare la colonna di destinazione. Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica e selezionare il pulsante di opzione Larghezza colonne.

Definire la larghezza predefinita delle colonne: Scegliere Colonna dal menu Formato, quindi Larghezza standard. Digitare un nuovo valore.

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(Per definire la larghezza predefinita delle colonne di tutti i fogli di lavoro di una cartella di lavoro, selezionare tutti i fogli di lavoro.) Per definire la larghezza predefinita delle colonne di tutte le nuove cartelle di lavoro e di tutti i nuovi fogli di lavoro, creare un modello di cartella di lavoro e un modello di foglio di lavoro (la procedura per la creazione di un modello è stata vista in Word: la differenza consiste nello scegliere un file di tipo *.XLT come modello).

Altezza righe •

Trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di riga fino ad assegnare alla riga l'altezza desiderata.

Adattare la riga al contenuto: fare doppio clic sul bordo inferiore dell'intestazione di riga.

Modificare l'altezza di più righe: selezionarle, quindi trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di una delle righe selezionate. Per modificare l'altezza di tutte le righe del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo inferiore di una delle righe.

Modificare l’altezza manualmente: selezionare la riga, scegliere Riga dal menu Formato, quindi Altezza e infine digitare un numero.

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Immissione di dati Immettere numeri, testo, date o ore 1

Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere i dati.

2

Digitare i dati e premere INVIO o TAB, oppure spostarsi con le frecce o col mouse su un’altra cella.

Per separare le varie parti di una data, utilizzare il segno di divisione (/) o il trattino (-), ad esempio 9/5/96 o giu-96. Per immettere un'ora utilizzando il sistema a 12 ore, digitare l'ora seguita da uno spazio e quindi da una lettera “a” o una “p”, ad esempio 9.00 p . In caso contrario, l'ora verrà immessa come AM. Ricordarsi di inserire la parte numerica utilizzando il punto “.”, e i minuti, anche nel caso di ore intere. (ad es. 8.00, 9.15,…) Una volta inserita la data o l’ora in una cella sarà possibile cambiarne la visualizzazione utilizzando il menù formato  celle  data (ora) e selezionando l’aspetto voluto.

esempio:

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Per le ore si avrĂ :

esempio:

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Formule (immissione)

Una formula è una equazione che analizza i dati del foglio di lavoro e produce dei risultati. Le formule eseguono operazioni come l'addizione, la moltiplicazione, il confronto tra valori del foglio di lavoro e anche l'unione di valori. Le formule possono fare riferimento ad altre celle dello stesso foglio di lavoro, a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro oppure a celle appartenenti a fogli di altre cartelle di lavoro.

Sintassi delle formule La sintassi delle formule è la struttura o l'ordine degli elementi di una formula. Le formule seguono una sintassi specifica che include un segno di uguale (=) seguito dagli elementi da calcolare, gli operandi, e dagli operatori di calcolo. Ciascun operando può essere un valore costante, una cella o un intervallo di celle, un'etichetta, un nome o una funzione del foglio di lavoro.

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Le formule vengono calcolate da sinistra a destra, a partire dal segno di uguale (=). È possibile controllare il modo in cui vengono eseguiti i calcoli modificando la sintassi della formula tramite l’uso delle parentesi.

Immettere una formula

Barra della formula 1

Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula.

2

Digitare = (segno di uguale). Se si fa clic sul pulsante Modifica formula oppure sul pulsante Incolla funzione, il segno di uguale verrà inserito automaticamente.

3

Immettere la formula (la formula comparirà anche sulla barra della formula)

4

Premere INVIO.

Nel caso si sia inserita una funzione:

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Immettere una formula contenente una funzione 1

Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula.

2

Per immettere la funzione all'inizio della formula, fare clic sul pulsante Modifica formula sulla barra della formula.

2.

Fare clic sulla freccia posta accanto alla casella Funzioni.

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.4

Selezionare la funzione che si desidera aggiungere alla formula. Se la funzione non è visualizzata nell'elenco, scegliere Altre funzioni per visualizzare un altro elenco di funzioni (in questo caso confermare con OK).

5

Immettere gli argomenti.

Ad esempio scegliendo la funzione SE():

6

Al termine dell'immissione della formula, premere INVIO.

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Immettere una formula in forma di matrice Una formula in forma di matrice esegue più calcoli e restituisce uno o più risultati. Le formule in forma di matrice operano su due o più insiemi di valori, denominati argomenti della matrice. È necessario che ciascun argomento della matrice sia dotato dello stesso numero di righe e di colonne. Per restituire più risultati, è necessario che la formula sia immessa in più celle. Quando si immette una formula in forma di matrice, essa verrà automaticamente racchiusa tra parentesi graffe { }. 1

Se la formula in forma di matrice restituisce un solo risultato, fare clic sulla cella in cui si desidera immetterla. Se la formula in forma di matrice restituisce più risultati, selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera immetterla.

2

Digitare la formula in forma di matrice. 3

Ricordarsi di premere CTRL+MAIUSC+INVIO (IMPORTANTE!!!!!), e

non INVIO. Si riporta quanto indicato nella guida in linea (attenzione: nella funzione SE() utilizzare il “;” non la “,” come riportato nella guida!): Calcolo di un singolo risultato: Per generare un singolo risultato a volte sono necessari più calcoli. Il foglio di lavoro riportato di seguito illustra l'esempio di una società con sedi distaccate in Europa e America del Nord: ogni sede ha tre reparti prodotti. Per trovare la media delle entrate per reparto in Europa nel 1992, occorrerà utilizzare una formula in forma di matrice.

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La cella C16 contiene la formula in forma di matrice: =MEDIA(SE(C5:C14="Europa";D5:D14)), la quale trova le celle nell'intervallo C5:C14 contenenti il testo Europa, quindi calcola la media delle celle corrispondenti nell'intervallo D5:D14 (notare le parentesi graffe { }.che compaiono nella barra della formula).

Calcolo di più risultati: Per calcolare più risultati con una formula in forma di matrice, è necessario immettere la matrice in un intervallo di celle contenente lo stesso numero di righe e di colonne degli argomenti matrice. Nell'esempio riportato di seguito, data una serie di tre fatturati (nella riga 5) per una serie di tre mesi (nella riga 3), la funzione TENDENZA (vd di seguito i richiami teorici) determinerà i valori della linea di tendenza relativa ai fatturati. Al fine di visualizzare tutti i risultati della formula, essa verrà immessa in tre celle della riga 6 (C6:E6), evidenziate prima di immettere la formula.

L'immissione della formula =TENDENZA(C5:E5) come formula in forma di matrice restituisce tre risultati distinti basati sui tre fatturati e sui tre mesi. Utilizzo di valori costanti: È anche possibile utilizzare una formula in forma di matrice per calcolare uno o più risultati in base a una serie di valori non ancora immessi nel foglio di lavoro. Le formule in forma di matrice contengono costanti al pari delle formule non in forma di matrice, ma è necessario che le costanti di matrice siano immesse secondo un certo formato. Dati ad esempio gli stessi tre fatturati dell'esempio precedente, sarà possibile effettuare una proiezione sui fatturati per i due mesi successivi.

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Utilizzare la formula =TENDENZA(C5:E5;;{4;5}) per effettuare la proiezione del quarto e del quinto valore della sequenza mensile in base ai primi tre valori. Come riportato nella Guida in linea: TENDENZA(y_nota;x_nota;nuova_x;cost) Restituisce i valori lungo una tendenza lineare. Utilizzando il metodo dei minimi quadrati, calcola una retta che coincide con le matrici y_nota e x_nota e restituisce i valori y lungo la retta per la matrice di nuova_x specificata. Y_nota è l'insieme dei valori y già noti dalla relazione y = mx + b. •

Se la matrice y_nota è in una singola colonna, ogni colonna di x_nota verrà interpretata come una variabile distinta.

Se la matrice y_nota è in una singola riga, ciascuna riga di x_nota verrà interpretata come una variabile distinta.

X_nota è un insieme facoltativo di valori x che possono essere già noti dalla relazione y = mx + b. •

La matrice x_nota può includere uno o più insiemi di variabili. Se viene utilizzata una sola variabile, y_nota e x_nota potranno essere intervalli di forma qualsiasi, purché con dimensioni uguali. Se vengono utilizzate più variabili, y_nota dovrà essere un vettore, ovvero un intervallo con altezza di una riga o larghezza di una colonna.

Se x_nota è omesso, verrà considerato uguale alla matrice {1;2;3;...} che ha le stesse dimensioni di y_nota.

Nuova_x sono i nuovi valori x per i quali TENDENZA restituirà i valori y corrispondenti. •

Analogamente a x_nota, nuova_x deve includere una colonna (o una riga) per ciascuna variabile indipendente. Di conseguenza, se y_nota è in una singola colonna, x_nota e nuova_x dovrebbero avere lo stesso numero di colonne. Se y_nota è in una singola riga, x_nota e nuova_x dovrebbero avere lo stesso numero di righe.

Se nuova_x è omesso, verrà considerato uguale a x_nota.

Se entrambi x_nota e nuova_x sono omessi, verranno considerati uguali alla matrice {1;2;3;...} che ha le stesse dimensioni di y_nota.

Cost è un valore logico che specifica se la costante b deve essere uguale a 0. •

Se cost è VERO o è omesso, b verrà calcolata secondo la normale procedura.

Se cost è FALSO, b verrà impostata a 0 e i valori m verranno corretti in modo che y = mx.

Osservazioni •

Per ulteriori informazioni sul metodo di rappresentazione di dati specifici su una retta in Microsoft Excel, vedere la funzione REGR.LIN.

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È possibile utilizzare la funzione TENDENZA per stimare una curva polinomiale calcolando la regressione con la stessa variabile elevata a diverse potenze. Ad esempio, si supponga che la colonna A contenga dei valori y e che la colonna B contenga dei valori x. Sarà possibile immettere x^2 nella colonna C, x^3 nella colonna D e così via, quindi calcolare la regressione delle colonne B, C e D rispetto alla colonna A.

Le formule che restituiscono matrici devono essere immesse come formule matrice.

Quando si immette come argomento una costante matrice come x_nota, utilizzare il punto e virgola (;) per separare i valori nella stessa riga e la barra rovesciata (\) per separare le righe.

Esempio Si supponga che una società desideri acquistare un appezzamento di terreno in gennaio, mese che segna l'inizio del nuovo anno fiscale. La società ha raccolto delle informazioni relative agli ultimi 12 mesi sul costo di un appezzamento di terreno nell'area desiderata. I valori di Y_nota sono contenuti nelle celle B2:B13 e sono L.133.890.000, L.135.000.000, L.135.790.000, L.137.300.000, L.138.130.000, L.139.100.000, L.139.900.000, L.141.120.000, L.141.890.000, L.143.230.000, L.144.000.000, L.145.290.000. Quando viene immessa come matrice verticale nell'intervallo C2:C6, la seguente formula restituisce i prezzi previsti per i mesi di settembre, ottobre, novembre, dicembre e gennaio: TENDENZA(B2:B13;;{13\14\15\16\17}) è uguale a {146172\147190\148208\149226\150244} La società potrà ottenere un appezzamento di terreno al prezzo di L.150.244.000 se attenderà fino a gennaio. La formula precedente utilizza la matrice predefinita {1\2\3\4\5\6\7\8\9\10\11\12} per l'argomento x_nota corrispondente ai 12 mesi di prezzi di vendita. La matrice {13\14\15\16\17} corrisponde ai cinque mesi successivi.

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Riferimenti di cella e di intervallo Un riferimento identifica una cella o un intervallo di celle su un foglio di lavoro e consente l'individuazione di valori o dati che si desidera utilizzare in una formula. Tramite i riferimenti è possibile utilizzare in una formula dei dati contenuti in diversi punti di un foglio di lavoro oppure utilizzare il valore di una cella in piĂš formule. Ăˆ anche possibile fare riferimento a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro, ad altre cartelle di lavoro oppure a dati contenuti in altri programmi. I riferimenti a celle di altre cartelle di lavoro sono denominati riferimenti esterni. I riferimenti a dati di altri programmi sono denominati riferimenti remoti. Lo stile di riferimento predefinito è lo stile A1, che etichetta le colonne con lettere (da A a IV, per un totale di 256 colonne) e le righe con numeri (da 1 a 65536). Per fare riferimento a una cella, immettere la lettera della colonna seguita dal numero della riga. L'espressione D50 ad esempio fa riferimento alla cella posta all'intersezione della colonna D con la riga 50. Per fare riferimento a un intervallo di celle, immettere il riferimento alla cella posta nell'angolo superiore sinistro dell'intervallo, un segno di due punti (:) e il riferimento alla cella posta nell'angolo inferiore destro dell'intervallo. Di seguito sono riportati alcuni esempi di riferimenti. Per fare riferimento a La cella posta nella colonna A e nella riga 10 L'intervallo di celle della colonna A compreso tra le righe 10 e 20 L'intervallo di celle della riga 15 compreso tra le colonne B e E Tutte le celle della riga 5 Tutte le celle delle righe da 5 a 10 Tutte le celle della colonna H Tutte le celle delle colonne da H a J

Utilizzare A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J

Ăˆ anche possibile utilizzare uno stile di riferimento in cui sia le righe sia le colonne sono numerate. Lo stile R1C1 (vd piĂš avanti) è utile per il calcolo della posizione delle righe e delle colonne nelle macro ed è utile per mostrare i riferimenti relativi delle celle. Nello stile R1C1 la posizione di una cella viene indicata da una R seguita da un numero di riga e da una C seguita da un numero di colonna.

Riferimenti relativi e riferimenti assoluti Quando si crea una formula, i riferimenti alle celle o agli intervalli si baseranno di solito sulla posizione di questi rispetto alla cella contenente la formula. Se la cella B6 contiene la formula =A5, il valore verrà rintracciato nella cella posta immediatamente al di sopra e a sinistra della cella B6. Questo tipo di riferimento è denominato riferimento relativo.

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Quando si copia una formula che utilizza riferimenti relativi, i riferimenti della formula incollata verranno modificati per adeguarsi alla nuova posizione della formula. Se la formula contenuta nella cella B6 viene copiata nella cella B7, la formula contenuta nella cella B7 diventa =A6, riferendosi infatti alla cella posta immediatamente al di sopra e a sinistra della cella B7. Se si desidera che i riferimenti non vengano modificati durante la copia di una formula in una cella differente, utilizzare un riferimento assoluto. Se ad esempio la formula moltiplica la cella A5 per la cella C1 (=A5*C1) e la formula viene copiata in un'altra cella, verranno modificati entrambi i riferimenti. È possibile creare un riferimento assoluto alla cella C1 anteponendo il simbolo di dollaro ($) alle parti del riferimento che si desidera lasciare inalterate. Per creare ad esempio un riferimento assoluto alla cella C1, aggiungere il simbolo di dollaro alla formula nel modo seguente: =A5*$C$1 Per semplicità possiamo pensare ai riferimenti relativi come a delle frasi, che assumeranno una dicitura diversa a seconda di dove vengono utilizzate. Ad esempio si consideri la situazione seguente:

Come si vede la cella in cui si è inserita la formula =A1+A2 è la C3. Allora possiamo pensare di leggerla in questo modo:”si calcoli la somma del contenuto della cella che si trova 2 colonne a sinistra e 2 righe sopra rispetto a quella dove si è, e il contenuto della cella che si trova 2 colonne a sinistra e una riga sopra”.

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Infatti A1 e A2 soddisfano alla condizione di essere “relativamente” spostate rispetto a C3 di 2 colonne a sinistra e 1 o 2 righe sopra. Trascinando la formula nella cella seguente si otterrà con ovvio significato la formula indicata in figura.

Riferimenti R1C1 Nello stile R1C1 la posizione di una cella viene indicata da una R seguita da un numero di riga e da una C seguita da un numero di colonna. Il riferimento di cella assoluto R1C1, ad esempio, corrisponde al riferimento assoluto $A$1 nello stile di riferimento A1. Se la cella attiva è A1, il riferimento di cella relativo R[1]C[1] si riferirà alla cella posta una riga in basso e una colonna a destra, ovvero alla cella B2. Di seguito sono riportati esempi di riferimenti in stile R1C1. Riferimento R[-2]C R[2]C[2] R2C2 R[-1] R

Significato Un riferimento relativo alla cella posta nella stessa colonna, due righe più in alto Un riferimento relativo alla cella posta due righe più in basso e due colonne più a destra Un riferimento assoluto alla cella posta nella seconda riga e nella seconda colonna Un riferimento relativo all'intera riga sovrastante la cella attiva Un riferimento assoluto alla riga corrente

Utilizzo di funzioni per il calcolo di valori Le funzioni sono formule predefinite che eseguono calcoli utilizzando valori specifici, denominati argomenti, in un particolare ordine, denominato sintassi. La funzione SOMMA(num1;num2; ...) ad esempio somma valori o intervalli di celle e la funzione RATA(tasso_int;periodi;val_attuale;val_futuro;tipo) calcola l'estinzione di prestiti in base a un tasso di interesse, la durata del prestito e l'ammontare iniziale del prestito. Gli argomenti possono essere numeri, testo, valori logici come VERO o FALSO, matrici, valori di errore quale #N/D oppure riferimenti di cella. È necessario che l'argomento indicato fornisca un valore valido per quell'argomento. Gli argomenti possono anche essere costanti, formule o altre funzioni. La sintassi di una funzione inizia con il nome della funzione, seguito da una parentesi aperta, dagli argomenti della funzione separati da virgole e da una parentesi chiusa. Se una formula inizia con una funzione, digitare un segno di uguale (=) prima del nome della funzione. Durante la creazione di una formula contenente una funzione, verrà visualizzata la Finestra della formula.

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Incolla funzione: procedura Vediamo i passaggi fondamentali per utilizzare Incolla funzione.

, presente anche nel menù Inserisci  Funzione, si Utilizzando il pulsante relativo aprirà una finestra in cui possiamo selezionare la funzione desiderata scegliendola dalla categoria di appartenenza.

Ad esempio la funzione MEDIA. Notare nella parte inferiore della finestra la forma sintattica della funzione MEDIA(num1;num2;….), e la possibilità di interpellare la guida relativamente alla funzione selezionata.

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Dopo aver confermato la funzione con OK si presenterĂ la finestra di immissione dati e parametri.

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La suddivisione della finestra ci suggerisce di inserire i numeri o le celle nelle caselle relative Num1, Num2,…. Se vogliamo indicare un intervallo di celle utilizziamo ad esempio, la scrittura B2:D5, in cui il segno “:” indica l’appartenenza all’intervallo di tutte le celle comprese tra i due estremi B2 e D5.

Se invece vogliamo indicare delle celle non contigue dobbiamo indicarle separatamente sulle varie righe:

Alla fine si otterranno le formule: =MEDIA(B2:D5) in un caso, e =MEDIA(G4;H6;K3) nell’altro. Notare il segno separatore “;” che sta ad indicare celle non contigue. Se invece volessimo utilizzare il mouse per effettuare l’inserimento cliccheremo il pulsante , e alla comparsa della barra

Primo caso:cliccare, tenere premuto e trascinare sopra le celle volute

Secondo caso: cliccare sulla prima cella, premere CTRL e selezionare la seconda, la terza, ………

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Immettere gli stessi dati in piĂš celle contemporaneamente 1

Selezionare le celle in cui si desidera immettere i dati. Le celle possono essere sia adiacenti che non adiacenti (in questo caso utilizzare CTRL premuto finchĂŠ si clicca sopra le celle da selezionare).

2

Digitare i dati e premere CTRL+INVIO.

Immettere numeri con posizioni decimali o zeri finali Per immettere piĂš numeri con un numero fisso di posizioni decimali o numeri interi composti da tante cifre con un numero fisso di zeri (0) finali, attenersi alla seguente procedura: 1

Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Modifica.

2

Selezionare la casella di controllo Decimali fissi.

3

Nella casella Posizioni specificare il numero desiderato di posizioni decimali. Se si desidera inserire automaticamente degli zeri (0) quando si immettono numeri interi composti da tante cifre, specificare il numero desiderato di zeri sotto forma di

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numero negativo. Per immettere automaticamente 283.000 digitando semplicemente 283, occorre ad esempio immettere -3 nella casella Posizioni. Ai numeri immessi verrà aggiunto automaticamente il separatore decimale “,” nella posizione indicata oppure il numero specificato di zeri.

I numeri immessi prima di aver selezionato la casella di controllo Decimali fissi non subiranno alcuna modifica. Quando si è terminato di immettere i numeri con posizioni decimali o zeri, deselezionare la casella di controllo Decimali fissi. Per disattivare temporaneamente l'opzione Decimali fissi, immettere il separatore decimale “,” dopo il numero.

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Ricopiare automaticamente dati in celle adiacenti Trascinando il quadratino di riempimento di una cella è possibile copiare il contenuto di quest'ultima in altre celle della stessa riga o della stessa colonna. Se la cella contiene numeri, date o intervalli di tempo che è possibile estendere in una serie, i valori verranno incrementati anziché copiati. Le formule e i valori esistenti nelle celle verranno sostituiti!!!! 1

Selezionare le celle contenenti i dati da copiare.

2

Trascinare il quadratino di riempimento sulle celle da riempire, quindi rilasciare il pulsante del mouse.

Le celle da trascinare possono essere anche più d’una.

Maniglia di trascinamento

Se ad esempio la cella contiene la voce "gennaio", sarà possibile inserire rapidamente "febbraio", "marzo" e così via nelle altre celle della stessa riga o della stessa colonna.

Utilizzando il tasto destro del mouse per il trascinamento si ottiene il menù contestuale della figura seguente: Dispense di MS EXCEL A cura di Locci Claudio

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Non volendo ottenere l’incremento dei valori scegliere Copia celle. Oppure utilizzare il menÚ Modifica:

Se si dovesse trascinare una cella contenente una formula, fare particolare attenzione al tipo di formula e alle celle coinvolte: si potrebbe ottenere un risultato diverso da quello atteso!!!!! (vd riferimenti relativi e assoluti). Tutti i riferimenti relativi verranno aggiornati, mentre quelli assoluti resteranno fissi.

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Nella figura si è trascinata la formula SOMMA(A1:A3) in verticale, ottenendo un incremento degli indici delle celle, cosa verificatasi solo in parte nella formula SOMMA($A$1;B1:B5) in quanto la cella A1 era stata fissata col riferimento assoluto “$”.

È inoltre possibile creare degli elenchi a riempimento automatico personalizzato per le voci di testo utilizzate più frequentemente. Da Strumenti  Opzioni selezionare la scheda Elenchi.

Su questa scheda è possibile aggiungere un NUOVO ELENCO.

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L’effetto del trascinamento del nome MARIO sarà il seguente.

Personalizzare una serie di numeri, date o altri voci •

Selezionare la prima cella dell'intervallo che si desidera riempire e immettere il valore iniziale della serie. Per incrementare la serie di un valore specifico, selezionare la cella che segue nell'intervallo e immettere la voce successiva della serie. Il valore di incremento della serie sarà determinato dalla differenza tra le due voci iniziali.

Ad esempio si voglia trascinare un numero a partire dal quale ottenere i dispari o i pari successivi a seconda che si tratti di un numero dispari o pari in partenza. La regola vuole che detti numeri abbiano una differenza di due unità tra di loro. o Inseriamo nella prima cella il numero 3 o Nella seconda 5

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o Evidenziamo entrambi e trasciniamo con la maniglietta fino a ricoprire l’intervallo desiderato.

o Lo stesso per i pari con il numero 8 e il 10

Oppure si voglia ottenere una sequenza di date che a partire da una data che sia LunedĂŹ, mi dia tutti i LunedĂŹ e i MercoledĂŹ.

Dove si sono utilizzate le formule di figura, trascinando la seconda e la terza riga assieme. Si poteva utilizzare anche la stessa procedura vista per i numeri pari e dispari.

Per riempire l'intervallo in ordine crescente, trascinare il quadratino di riempimento verso il basso o verso destra. Per riempire l'intervallo in ordine decrescente, trascinare il quadratino di riempimento verso l'alto o verso sinistra. Per specificare il tipo di serie, trascinare il quadratino di riempimento sull'intervallo tenendo premuto il pulsante destro del mouse. Rilasciare il pulsante del mouse e scegliere il comando appropriato dal menu di scelta rapida.

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In particolare si fa notare l’opzione serie, con cui possiamo decidere il tipo di incremento da dare al valore selezionato e trascinato. Ad esempio trascinando il numero 3 per colonna, con tipo esponenziale, con valore di incremento 2 si ottiene:

Allo stesso modo trascinando una data possiamo ottenere tutti i giorni feriali a partire da quella data stessa, che sia un giorno feriale o meno.

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Modifica dei dati Modificare il contenuto delle celle 1

Fare doppio clic sulla cella contenente i dati da modificare.

2

Apportare le modifiche desiderate al contenuto della cella.

3

Per rendere effettive le modifiche, premere INVIO. Per annullare le modifiche, premere ESC.

Cancellare o eliminare celle, righe o colonne Quando si elimina una cella, questa viene rimossa dal foglio di lavoro e le celle circostanti vengono spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto (i riferimenti nelle formule vengono aggiornati opportunamente). Quando si cancella una cella, ne vengono rimossi il contenuto (ovvero la formula e i dati), i formati e le note, ma la cella vuota rimane sul foglio di lavoro.

Cancellare il contenuto, i formati o le note delle celle 1

Selezionare le celle, le righe o le colonne da cancellare.

2

Scegliere Cancella dal menu Modifica, quindi scegliere Tutto, Contenuto, Formati o Note.

Se si fa clic su una cella e si preme CANC o BACKSPACE, verrĂ rimosso il contenuto della cella ma non le note o i formati.

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Eliminare celle, righe o colonne 1

Selezionare le celle, le righe o le colone da eliminare.

2

Scegliere Elimina dal menu Modifica. Le celle circostanti verranno spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto.

Trovare o sostituire dati (notare la somiglianza delle due finestre)

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Modifica  Sostituisci È possibile cercare testo o numeri specifici che si desidera controllare o modificare e quindi sostituire automaticamente i dati trovati. È possibile trovare sia tutte le celle contenenti lo stesso tipo di dati della cella attiva, ad esempio delle formule, che le celle con contenuto diverso dalla cella attiva. Per trovare dei dati all'interno di un elenco (vd più avanti) è possibile utilizzare i filtri, che consentono di visualizzare solo le righe contenenti i dati desiderati. In un elenco contenente i dati relativi alle vendite effettuate sia sul territorio nazionale che all'estero è ad esempio possibile visualizzare solo le voci relative alle vendite effettuate all'estero.

Trovare testo o numeri 1

Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. (Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi).

2

Scegliere Trova dal menu Modifica.

3

Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.

4

Dalla casella Cerca in selezionare il tipo di informazioni da cercare.

5

Scegliere il pulsante Trova successivo.

Per annullare una ricerca in corso, premere ESC.

Sostituire testo o numeri 1

Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. (Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi).

2

Scegliere Sostituisci dal menu Modifica.

3

Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.

4

Nella casella Sostituisci con immettere i caratteri da sostituire a quelli esistenti. Per eliminare i caratteri indicati nella casella Trova, lasciare vuota la casella Sostituisci con.

5

Scegliere il pulsante Trova successivo.

6

Per sostituire solo le occorrenze evidenziate dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci. Per sostituire tutte le occorrenze dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci tutto.

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Spostare o copiare i dati contenuti nelle celle Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul pulsante Incolla , verrĂ copiata l'intera cella, inclusi i formati, la formula con il relativo risultato e le note. Attenzione che i riferimenti contenuti nelle formule verranno aggiornati opportunamente. Se ad esempio partiamo dalla situazione di figura e copiamo la cella B4 nella posizione D4, la formula verrĂ  automaticamente aggiornata, ma non darĂ  piĂš il risultato atteso. Se invece la spostiamo questo inconveniente non si verifica.

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Spostare o copiare celle intere 1

Selezionare le celle da spostare o copiare. 4

3

Posizionare il puntatore sul bordo della selezione.

Per spostare le celle, trascinare la selezione sulla cella superiore sinistra dell'area di destinazione. I dati esistenti verranno sostituiti.

Per copiare le celle, trascinare la selezione tenendo premuto CTRL. Per inserire le celle tra quelle esistenti, trascinare la selezione tenendo premuto MAIUSC o MAIUSC+CTRL a seconda che si desideri spostare o copiare le celle. Per spostare la selezione su un foglio differente, trascinarla sulla scheda del foglio tenendo premuto ALT.

Copiare solo i valori, le formule, le note o i formati delle celle

AnzichĂŠ copiare celle intere, è possibile copiare solo parti specifiche del contenuto delle celle. Ăˆ ad esempio possibile copiare il risultato di una formula senza copiare la formula stessa.

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1

Selezionare le celle da copiare.

2

Fare clic sul pulsante Copia.

3

Selezionare la cella superiore sinistra dell'area di destinazione.

4

Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica.

5

Nella casella Incolla selezionare una delle opzioni, quindi scegliere OK.

Dopo aver scelto OK, non premere INVIO, altrimenti nell'area di destinazione verranno copiate le intere celle delimitate dal bordo tratteggiato. Per annullare il bordo di spostamento, premere ESC.

Inserire righe 1

Per inserire una singola riga, fare clic su una cella nella riga immediatamente al di sotto della posizione in cui si desidera aggiungere la nuova riga. Per inserire più righe, selezionare un intervallo immediatamente al di sotto della posizione in cui si desidera aggiungere le nuove righe. Selezionare un numero di righe esattamente corrispondente al numero di righe da inserire.

2

Scegliere Righe dal menu Inserisci.

Inserire colonne 1

Per inserire una singola colonna, fare clic su una cella nella colonna immediatamente a destra della posizione in cui si desidera aggiungere la nuova colonna. Per inserire più colonne, selezionare un intervallo immediatamente a destra della posizione in cui si desidera aggiungere le nuove colonne. Selezionare un numero di colonne esattamente corrispondente al numero di colonne da inserire.

2

Scegliere Colonne dal menu Inserisci.

Si ricorda che esiste il menù contestuale attivabile con il tasto destro del mouse su una cella del foglio, tramite il quale è possibile eseguire gran parte delle operazioni viste finora.

Se ad esempio scegliamo inserisci verrà proposto di indicare una delle opzioni disponibili

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Formattazione Gli strumenti utilizzati sono simili a quelli visti in Word!!!!

(Si ricorda che è possibile utilizzare anche la formattazione condizionale associando il cambio del formato al verificarsi o meno di certe condizioni, vd piÚ avanti)

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Modificare la dimensione, il tipo di carattere, il colore o altre formattazioni del testo È possibile specificare un tipo di carattere, una dimensione e un colore del testo tramite i pulsanti della barra degli strumenti Formattazione. Se una piccola parte dei dati della cella non è visibile, è possibile adattare il testo alla cella. Se successivamente si modifica la larghezza della colonna, la dimensione del testo verrà modificata automaticamente. Se si utilizzano le opzioni disponibili nella scheda Carattere, visualizzabile scegliendo Celle dal menu Formato, sarà anche possibile applicare al testo il formato barrato, apice o pedice. Si ricorda che solitamente i menù offrono opzioni maggiori dei pulsanti standard disponibili sulle barre strumenti. Le operazioni seguenti possono essere effettuate anche ricorrendo al menù Formato  celle.

Modificare il tipo o la dimensione del carattere

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Si può usare il menù Formato  Celle  Carattere oppure seguire la procedura seguente. 1 Selezionare le celle o il testo specifico di una singola cella che si desidera formattare.

2

Selezionare il tipo di carattere desiderato dalla casella Tipo di carattere dalla barra strumenti Formattazione.

3

Selezionare

la

dimensione

del

carattere

desiderata

dalla

casella

Dimensione carattere.

Ridurre la dimensione del carattere per mostrare tutti i dati di una cella Se una piccola parte dei dati della cella non è visibile, è possibile ridurre la dimensione del carattere dei dati anziché ridimensionare la colonna.

1

Selezionare le celle che si desidera formattare.

2

Scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Allineamento.

3

Selezionare la casella di controllo Riduci e adatta.

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Nella scheda Allineamento è possibile anche applicare l’allineamento orizzontale del testo oppure quello verticale, ottenendo i risultati seguenti.

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Modificare il colore del testo

Si può usare il menÚ Formato  Celle  Carattere  Colore oppure seguire la procedura seguente.

1

Selezionare le celle o il testo specifico di una singola cella che si desidera formattare.

2

Per applicare alla selezione l'ultimo colore utilizzato, fare clic sul pulsante Colore carattere. Per applicare alla selezione un diverso colore, fare clic sulla freccia posta accanto al pulsante Colore carattere, quindi selezionare un colore dalla tavolozza.

Formattare il testo o i numeri selezionati in grassetto, corsivo o sottolineato Si può usare il menÚ Formato  Celle  Carattere  Sottolineatura oppure seguire la procedura seguente. 1

Selezionare le celle o il testo specifico di una singola cella che si desidera formattare.

2

Fare

clic

sul

pulsante

(Grassetto,

Corsivo,

Sottolineato)

relativo

alla

formattazione desiderata sulla barra degli strumenti Formattazione. Dispense di MS EXCEL A cura di Locci Claudio

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Visualizzare più righe di testo in una cella 1

Selezionare le celle che si desidera formattare.

2

Scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Allineamento.

4

Nel gruppo di opzioni Controllo testo selezionare la casella di controllo Testo a capo.

Per iniziare una nuova riga di testo in una posizione specifica, fare clic sulla barra della formula o sulla cella nel punto in cui si desidera interrompere la riga corrente, quindi premere ALT+INVIO. È possibile utilizzare questa combinazione di tasti anche durante la digitazione.

Copiare formati da una cella all'altra o da un intervallo di celle all'altro 1

Selezionare una cella o un intervallo con la formattazione che si desidera copiare.

2

Fare clic sul pulsante Copia formato.

3

Selezionare la cella o l'intervallo in cui si desidera copiare la formattazione.

Per copiare la formattazione della cella o dell'intervallo selezionato in più aree di destinazione, fare doppio clic sul pulsante Copia formato. Al termine, fare di nuovo clic sul pulsante.

Bordi e sfondi In analogia con le tabelle di Word è possibile anche applicare alle celle dei bordi e degli sfondi.

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Si può utilizzare il menÚ Formato  Celle  Bordo, o Motivo e scegliere le opzioni desiderate oppure utilizzare la barra strumenti.

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Unisci e Centra Una nota particolare merita il pulsante Unisci e Centra che ci permette di trasformare una selezione di celle in una sola cella, il cui riferimento diventa quello della cella in alto a sinistra della selezione. Per ritornare alla situazione di celle divise si deve ricorrere al menĂš Formato  Celle  Allineamento e togliere la spunta alla casella relativa Unione celle. A tutti gli effetti una cella unita verrĂ considerata come una sola cella.

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Formattazione condizionale

La formattazione condizionale permette di far cambiare l’aspetto grafico di una cella in relazione ad una condizione che si può verificare o meno sul contenuto della cella stessa o di altre celle. Si possono impostare al massimo tre condizioni. Volendone una quarta si può impostare il formato celle in modo che assuma un aspetto corrispondente al complemento dei tre casi. Ad esempio se una cella può contenere PROMOSSO, BOCCIATO, DEBITO FORMATIVO, e ALTRE PAROLE, possiamo impostare la formattazione condizionale in modo che intervenga con le prime tre, e il formato celle in tutti gli altri casi.

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e

, con la formattazione condizionale.

col formato celle;

e

Vediamo degli esempi di utilizzo. Si voglia far cambiare la formattazione di una cella in base al testo contenuto. •

Si evidenzi la cella

Si richiami Formato  Formattazione condizionale

Si imposti la condizione (vd figure)

Si scelga l’aspetto voluto utilizzando il pulsante Formato

Quando la cella conterrà il testo scelto, verrà applicato il formato selezionato

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È possibile anche utilizzare delle formule per verificare o meno una condizione. Ad esempio si voglia far cambiare il contenuto di una cella quando la somma di altre celle soddisfa la condizione di essere uguale ad un valore scelto.

Si voglia ad esempio riempire la cella di rosso quando la data inserita è una domenica. Utilizziamo la funzione GIORNO.SETTIMANA(), per la quale si rimanda all’help in linea

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Si riporta quanto indicato nella guida: GIORNO.SETTIMANA(num_seriale;tipo_restituito) Restituisce il giorno della settimana corrispondente a una data. In base all'impostazione predefinita, i giorni vengono espressi con un numero intero compreso tra 1, domenica, e 7, sabato. Num_seriale è un numero sequenziale che rappresenta la data del giorno che si desidera trovare. È possibile immettere le date come stringhe di testo racchiuse tra virgolette (ad esempio "1/30/1998" o "1998/01/30"), come numeri seriali (ad esempio 35825, che rappresenta il 30 gennaio 1998, se si utilizza il sistema di data 1900) o come risultato di altre formule o funzioni (ad esempio DATA.VALORE("1/30/1998”)) Tipo_restituito è un numero che determina il tipo di valore restituito. Tipo_restituito

Numero restituito

1 o omesso

Da 1 (domenica) a 7 (sabato). Impostazione delle versioni precedenti di Microsoft Excel.

2

Da 1 (lunedì) a 7 (domenica)

3

Da 0 (lunedì) a 6 (domenica)

Osservazioni •

In Microsoft Excel le date vengono memorizzate come numeri sequenziali seriali affinché sia possibile eseguire calcoli su di esse. Se la cartella di lavoro si basa sul sistema di data 1900, 1 gennaio 1900 viene memorizzato come numero seriale 1. Se invece la cartella di lavoro si basa sul sistema di data 1904, 1 gennaio 1904 viene memorizzato come numero seriale 0 (2 gennaio 1904 sarà il numero seriale 1). Nel sistema di data 1900, ad esempio, 1 gennaio 1998 viene memorizzato come numero seriale 35796 poiché cade 35.795 giorni dopo il 1 gennaio 1900

È anche possibile utilizzare la funzione TESTO per convertire un valore in un determinato formato numerico: TESTO("16/04/1998"; "gggg") è uguale a giovedì

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Stampa

La stampa in Excel non è intuitiva come quella di Word. Bisogna tenere in considerazione che Excel non ha una dimensione del foglio e che quindi si devono impostare alcuni parametri prima di procedere all’invio su output cartaceo. •

Impostare il formato della carta da utilizzare e i margini (File  Imposta pagina)

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Tenere in considerazione se si vogliono intestazioni e piè di pagina

Utilizzare i pulsanti Personalizza intestazione e piè di pagina per accedere alla schermata di inserimento dei dati voluti, e procedere all’impostazione delle scritte nelle tre zone disponibili (sinistra,centro, destra).

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•

Decidere se stampare tutto il foglio oppure una parte di esso (selezione) ed eventualmente tutta la cartella (File  Stampa)

•

Impostare la percentuale di ingrandimento o riduzione con cui stampare (File  Imposta pagina)

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Decidere dove posizionare le interruzioni nella fase di stampa (Visualizza  Anteprima interruzioni di pagina)

Le interruzioni possono essere spostate con il tasto sinistro del mouse premuto. Si possono anche inserire usando il menù inserisci  Interruzione di pagina. Aiutarsi con l’anteprima di stampa alla stampante.

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per verificare il risultato prima di procedere all’invio

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Stampare il foglio attivo, un intervallo selezionato o un'intera cartella di lavoro Se è stata definita un'area di stampa per il foglio di lavoro, verrà stampata solo tale area.

Per impostarne una scegliere File  Area di stampa  Se si è selezionato un intervallo di celle e si seleziona il pulsante di opzione Selezione, verrà stampata la selezione corrente anziché l'area di stampa definita per il foglio di lavoro. 1

Scegliere Stampa dal menu File.

2

Nella casella Stampa selezionare l'opzione desiderata.

Se si desidera stampare più fogli contemporaneamente, selezionarli prima di stampare.

Opzioni di stampa

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Stampare le intestazioni di riga e di colonna su tutte le pagine Le intestazioni di riga e di colonna descrivono la posizione delle informazioni sul foglio di lavoro. Le intestazioni di riga sono i numeri di riga posti alla sinistra del foglio di lavoro, le intestazioni di colonna sono le lettere o i numeri visualizzati nell'estremitĂ superiore delle colonne del foglio di lavoro. 1

Fare clic sul foglio di lavoro.

2

Scegliere Imposta pagina dal menu File, quindi scegliere la scheda Foglio.

3

Selezionare la casella di controllo Intestazioni di riga e di colonna.

Stampare le etichette di riga e di colonna su tutte le pagine 1

Fare clic sul foglio di lavoro.

2

Scegliere Imposta pagina dal menu File, quindi scegliere la scheda Foglio.

3

Per riprodurre le etichette di colonna su tutte le pagine, fare clic all'interno della casella Righe da ripetere in alto, quindi sulle righe contenenti le etichette di colonna. Per riprodurre le etichette di riga su tutte le pagine, fare clic all'interno della casella Colonne da ripetere a sinistra, quindi sulle colonne contenenti le etichette di riga.

Stampare la griglia 1

Fare clic sul foglio di lavoro.

2

Scegliere Imposta pagina dal menu File, quindi scegliere la scheda Foglio.

3

Selezionare la casella di controllo Griglia.

Stampare un'area specifica di un foglio di lavoro 1

Scegliere Anteprima interruzioni di pagina dal menu Visualizza.

2

Selezionare l'area che si desidera stampare.

3

Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno della selezione, quindi scegliere Imposta area di stampa dal menu di scelta rapida.

Ăˆ possibile aggiungere ulteriori celle a un'area di stampa nell'anteprima interruzioni di pagina. Selezionare le celle che si desidera aggiungere, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella della selezione, quindi scegliere Aggiungi ad area di stampa dal menu di scelta rapida.

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Moduli in linea o stampati

È possibile creare moduli personalizzati impostando un foglio di lavoro con il testo, la grafica e la formattazione desiderati, quindi salvando la cartella di lavoro come modello. Per quanto riguarda i modelli vedere lo stesso argomento di Word, ricordando che in Excel l’estensione per i modelli è *.XLT Scegliendo il comando Nuovo dal menu File, sarà possibile utilizzare il modello salvato per visualizzare una copia vuota del modulo che potrà essere compilato, quindi salvato come nuovo modulo. Il modulo può essere stampato su carta, quindi compilato oppure può essere completato in linea prima della stampa. In quest'ultimo caso, è possibile includere delle caratteristiche per rendere automatica l'immissione e l'analisi delle informazioni.

Creare un modulo in linea o stampato Prima di creare un modulo, è necessario stabilire se questo verrà compilato in linea oppure su stampa.

1

Fare clic sul pulsante Nuovo.

2

Aggiungere domande, etichette, formule e altre informazioni che si desidera vengano visualizzate nel modulo.

3

Formattare le celle del foglio di lavoro nel modo desiderato.

4

Per aggiungere caselle di controllo, pulsanti di opzione e altri controlli a un modulo da utilizzare in Microsoft Excel, è possibile utilizzare i controlli disponibili sulla barra degli strumenti Moduli.

5

Se si compila il modulo in linea, è possibile specificare le informazioni valide per ciascuna voce.

6

Per evitare che vengano apportate modifiche indesiderate durante la compilazione di un modulo in linea, la modifica o l'immissione di dati può essere limitata alle sole celle specificate (protezione).

7

Eliminare dalla cartella di lavoro tutti i fogli inutilizzati (nascondere eventualmente quelli che non devono essere visti dall’utente).

8

Una volta completato il modulo, scegliere Salva con nome dal menu File.

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9

Selezionare Modello (*.xlt) dalla casella di riepilogo Tipo file.

10

Nella casella di riepilogo Salva in aprire la cartella in cui si desidera memorizzare il modello. Nella casella Nome file digitare il nome del modello, quindi salvarlo nella cartella

11

Modelli o in una sottocartella.

Esempi di utilizzo Si vedranno ora alcune procedure per l’inserimento degli strumenti più comuni per la creazione di moduli. Ai controlli possiamo anche assegnare una macro, ma per questo vd più avanti. Casella combinata: permette di scegliere una voce da un elenco a discesa. •

per l’inserimento utilizzare il pulsante

sul foglio comparirà la figura

Una volta posizionata si dovrà collegarla con delle celle di input e una cella di output, cioè con un intervallo di valori di scelta e una cella che conterrà il numero posizionale corrispondente al valore scelto. I valori potranno anche essere elaborati con formule. Cliccando il tasto destro del mouse sul controllo si ottiene il menù seguente, dal quale scegliamo Formato controllo, nel quale troviamo diverse schede, di significato ovvio:

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Vediamo più in dettaglio la scheda Controllo:

Da notare la casella contenente l’Intervallo di input, un insieme di celle del foglio con i dati che l’utente dovrà scegliere aprendo la casella combinata, e Collegamento cella, la cella contenente la scelta.

Il valore ottenuto potrà anche essere utilizzato in altre celle, ad esempio per applicare un formato condizionale. Supponendo che la cella B12 contenga il risultato si potrà avere:

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dove è stato applicato il formato condizionale seguente: la formula è =$B$12=4

Casella di controllo: permette di scegliere uno stato scegliendo tra due, VERO o FALSO, 1 o 2, ACCESO o SPENTO, ………., associati alla casella spuntata o meno. •

per l’inserimento utilizzare il pulsante

sul foglio comparirà la figura

Anche in questo caso il Formato controllo permette di selezionare dei parametri: lo stato predefinito (Selezionato, Non selezionato, Misto), e la cella di output (Collegamento cella).

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Spuntando o meno il controllo la cella collegata conterrà il risultato:

Possiamo anche utilizzare il risultato per dei calcoli, come nel caso della casella combinata, ad esempio utilizzando una funzione SE(test; se_vero; se_falso). Pulsante di opzione: permette di operare una scelta tra un gruppo di possibilità (ad esempio questionario a scelta multipla). Di solito si usa almeno in coppia. •

per l’inserimento utilizzare il pulsante

sul foglio comparirà la figura

Nel Formato controllo abbiamo un’analogia con la casella di controllo, solo che tutti i pulsanti di opzione inseriti punteranno alla stessa cella di output (Collegamento cella), in modo da poter individuare quale è stata la scelta effettuata tra quelle proposte.

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La situazione sarà simile alla seguente in cui la scelta dell’opzione numero 2 ha prodotto come risultato il numero 2 nella cella collegata:

Casella di selezione: permette di selezionare un valore utilizzando le frecce di scorrimento. •

per l’inserimento utilizzare il pulsante

sul foglio comparirà la figura

Il formato controllo permette di collegare la cella di output, nonché impostare il range di valori disponibili per la scelta.

Agendo sulle frecce si può incrementare il valore contenuto nella cella collegata.

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Pulsante: di solito utilizzato per associare una macro (vd più avanti). •

per l’inserimento utilizzare il pulsante

sul foglio comparirà la figura

In tutti i controlli sarà possibile modificare il testo di default utilizzando l’opzione Modifica testo del menù contestuale.

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Grafici

La caratteristica principale dei grafici è l'impatto visivo che consente di interpretare facilmente il confronto tra dati, nonché gli schemi e le tendenze da essi generati. Anziché dover analizzare le cifre riportate in diverse colonne del foglio di lavoro, è ad esempio possibile controllare in modo immediato se le vendite subiscono un calo o un incremento nell'arco di un trimestre oppure esaminare il confronto tra le vendite effettive e quelle preventivate. È possibile visualizzare in un grafico i dati di Microsoft Excel. I grafici sono collegati ai dati del foglio di lavoro da cui sono stati creati e vengono aggiornati quando tali dati vengono modificati. È possibile creare grafici da celle o intervalli non adiacenti. È anche possibile creare un grafico da una Tabella pivot (vd più avanti). Microsoft Excel comprende molti tipi di grafico, in particolare: istogramma, a barre, a linee, a torta, a dispersione (XY), ad area, ad anello, a radar, a superficie, a bolle, per quotazioni azionarie, a coni, a cilindri e a piramidi. Quando si crea un grafico o si desidera modificare il tipo di un grafico, è possibile scegliere tra un tipo di grafico standard e un tipo di grafico personalizzato.

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Con un tipo di grafico personalizzato, che è simile a un modello o a uno stile, è possibile modificare velocemente l'aspetto del grafico. Ciascun tipo di grafico personalizzato è basato su un tipo di grafico standard e contiene ulteriori formattazioni e opzioni, come una legenda, griglie, etichette dati, un asse secondario, colori, motivi, riempimenti e scelte riguardo il posizionamento dei vari elementi del grafico. È possibile utilizzare uno dei tipi di grafico personalizzato incorporato o crearne di nuovi.

Nota: la scelta del tipo di grafico non dipende dal gusto personale, ma da quello che si vuole ottenere in fase finale.

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Creare un grafico Ăˆ possibile creare un grafico incorporato o un foglio grafico. Un grafico incorporato è un oggetto grafico posto su un foglio di lavoro e salvato insieme a quest'ultimo al momento del salvataggio della cartella di lavoro. I grafici incorporati sono collegati ai dati del foglio di lavoro e vengono aggiornati in seguito alla modifica dei dati di quest'ultimo. Notare che si possono spostare e ridimensionare.

Un foglio grafico è un foglio di una cartella di lavoro contenente solo un grafico. I fogli grafici sono collegati ai dati del foglio di lavoro e vengono aggiornati in seguito alla modifica dei dati di quest'ultimo.

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procedura •

Selezionare le celle contenenti i dati che si desidera rappresentare nel grafico.

• Se si desidera visualizzare nel grafico le etichette di riga e di colonna, includere nella selezione le celle che le contengono. •

Fare clic sul pulsante Autocomposizione Grafico . I passaggi proposti saranno quattro. Seguire le istruzioni e selezionare le opzioni desiderate

Nel primo passaggio selezionare il tipo di grafico, usando il pulsante

per vedere se l’effetto è quello voluto. Dispense di MS EXCEL A cura di Locci Claudio

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Nel passaggio numero due dobbiamo scegliere se i dati vengono rappresentati con serie per riga o per colonna. Controllare che l’intervallo dati riporti l’area effettiva contenente i dati selezionati.

Nella scheda serie è possibile interagire per aggiungere, eliminare o modificare delle serie. Ad esempio si voglia aggiungere una serie MEDIA che si trova separata dai dati selezionati.

Si clicchi il pulsante aggiungi vuote: Nome e Valori.

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. Nella parte destra compariranno due caselle

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Si clicchi sulla casella Nome e si selezioni il titolo della colonna da aggiungere (idem per le righe). Si clicchi su Valori e si selezionino le celle contenenti i nuovi valori da inserire nel grafico (togliere {1}).

Nel passaggio tre si possono modificare la opzioni di visualizzazione per quanto riguarda il titolo, gli assi, la griglia, la legenda, le etichette e la tabella dati.

Utilizzare l’anteprima visualizzata nella finestra per decidere quali impostazioni fanno al caso voluto.

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Nel passaggio quattro si decide dove viene posizionato il grafico: come oggetto in un foglio, oppure come nuovo foglio grafico. In entrambe i casi indicare il nome nelle rispettive caselle.

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MODIFICA DI UN GRAFICO Una volta creato un grafico sarà possibile interagire per modificare tutte le opzioni scelte durante la creazione guidata, e molte altre. Bisogna tenere presente che a sua volta un grafico è un insieme di oggetti componenti: forme, linee, caselle di testo, ……. Gli strumenti a disposizione sono la barra degli strumenti grafico e i menù contestuali attivabili con il tasto destro del mouse sopra il grafico stesso, oppure il doppio-clic sinistro sopra un oggetto di composizione.

……altri…

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Spostare un grafico incorporato in un foglio grafico e viceversa 1

Fare clic sul grafico che si desidera spostare o modificare.

2

Scegliere Posizione dal menu Grafico.

3

Per posizionare il grafico su un nuovo foglio grafico, selezionare il pulsante di opzione Crea nuovo foglio, quindi digitare un nome per il nuovo foglio grafico nella casella Crea nuovo foglio. Per posizionare il grafico come oggetto incorporato su un foglio di lavoro, selezionare il pulsante di opzione Come oggetto in, selezionare il nome di un foglio dalla casella Come oggetto in e scegliere OK. Trascinare il grafico incorporato nella posizione desiderata sul foglio di lavoro.

Modificare la visualizzazione di etichette, tabelle dati, legende, griglie o assi dei grafici È possibile visualizzare o nascondere nel grafico titoli, griglie, assi, etichette dati, legende o una tabella dati. Alcuni degli elementi indicati sono disponibili solo in determinati tipi di grafici. È possibile visualizzare o nascondere alcuni elementi utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti Grafico. Le opzioni 3D sono disponibili solo per i grafici tridimensionali. I titoli dei grafici sono del testo descrittivo allineato automaticamente a un asse o centrato nella parte superiore di un grafico. Le griglie dei grafici sono le linee che è possibile aggiungere a un grafico per facilitare la visualizzazione e il calcolo dei dati. Le griglie si estendono dai segni di graduazione presenti su un asse attraverso l'area del tracciato. Un asse è una linea di contorno su di un lato dell'area del tracciato che costituisce un riferimento per la misurazione o il confronto all'interno di un grafico. In molti grafici i valori vengono tracciati lungo l'asse dei valori (Y), in genere verticale, mentre le categorie vengono tracciate lungo l'asse delle categorie (X), in genere orizzontale. Un’etichetta dati fornisce informazioni ulteriori su un indicatore di dati, che rappresenta un singolo dato o un valore originato a partire da una cella del foglio di lavoro. È possibile applicare le etichette dati a un singolo indicatore di dati, a un'intera serie di dati o a tutti gli indicatori di dati di un grafico. A seconda del tipo di grafico, le etichette potranno mostrare valori, nomi delle serie di dati oppure categorie, percentuali o una combinazione di questi elementi. La legenda è una casella che identifica i motivi o i colori assegnati alle serie di dati o alle categorie di un grafico. La tabella dati di un grafico è una griglia all'interno di un grafico contenente i dati numerici utilizzati per creare il grafico. Ciascuna riga della tabella dati rappresenta una serie di dati. La tabella dati in genere è allegata all'asse delle categorie del grafico e sostituisce le etichette di graduazione dell'asse delle categorie.

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Esempio Si voglia modificare il grafico seguente (è indifferente si trovi come oggetto in un foglio o che sia un foglio grafico).

cambiamo lo sfondo: si scelga formato area grafico dal menù contestuale, o si faccia doppio clic sopra di essa, oppure si scelga dalla barra strumenti e si clicchi sul pulsante proprietà In ogni caso si presenterà la finestra seguente:

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Possiamo selezionare le opzioni di interesse e ottenere

La stessa cosa può essere fatta con l’area del tracciato

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Lavorando allo stesso modo con gli assi o la griglia otteniamo

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Possiamo cambiare la visualizzazione delle serie di dati

Possiamo anche cambiare il tipo di grafico selezionando tipo di grafico dal men첫 contestuale.

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Linee di tendenza nei grafici

Le linee di tendenza vengono utilizzate per analizzare problemi di previsione. Questo tipo di analisi è anche noto come analisi di regressione. Utilizzando l'analisi di regressione, per mostrare una tendenza è possibile estendere una linea di tendenza in un grafico, in avanti o all'indietro, oltre i dati effettivi. È anche possibile creare una media mobile che stabilizzi le fluttuazioni dei dati mostrando in maniera più chiara lo schema o la tendenza. È possibile aggiungere delle linee di tendenza alle serie di dati di istogrammi e grafici a barre, a linee, a bolle, a dispersione (xy), per quotazioni azionarie e ad area 2D non in pila. Non è possibile aggiungere delle linee di tendenza alle serie di dati di grafici 3D, in pila, a radar, a torta o ad anello. Se in seguito alla modifica di un grafico o di una serie di dati le linee di tendenze non sono più supportate, come accade ad esempio quando si modifica un tipo di grafico applicando un formato 3D, le linee di tendenza verranno definitivamente perse. Con il tasto destro del mouse sopra una serie di dati attivare il menù contestuale e selezionare aggiungi linea di tendenza

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Nella scheda tipo selezionare le opzioni relative alla curva specifica da utilizzare per interpolare la funzione. Nel nostro caso usiamo la Polinomiale di grado 5 perché sembra quella più adatta (in realtà l’esperienza ci porta a scelte di questo tipo, altrimenti si va per tentativi!!!!).

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Nella scheda Opzioni personalizziamo il nome della linea di tendenza e utilizziamo una previsione futura di qualche periodo, scegliendo anche di visualizzare l’equazione sul grafico. Otteniamo la figura seguente, dove abbiamo messo in evidenza la linea di tendenza, notando che approssima la curva originaria molto bene, e quindi ci potrà dare dei valori attendibili per il futuro.

Se avessimo utilizzato un tipo di funzione lineare avremo ottenuto un andamento qualitativamente scadente e non attendibile nelle previsioni future.

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Nella guida in linea sono riportate le definizioni delle curve utilizzabili nelle linee di tendenza. Si riportano le piĂš utilizzate. Polinomiale Calcola l'adattamento ai minimi quadrati tra i punti utilizzando la seguente equazione:

y=b+c1x+c2x2+c3x3+‌.+c6x6 dove b e c1‌c6 sono costanti.

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Lineare Calcola l'adattamento ai minimi quadrati per una retta rappresentata dalla seguente equazione:

y=mx+b dove m è la pendenza e b è l'intercetta.

Logaritmica Dispense di MS EXCEL A cura di Locci Claudio

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Calcola l'adattamento ai minimi quadrati tra i punti utilizzando la seguente equazione:

y=c ln x +b dove c e b sono costanti e ln è la funzione logaritmo naturale.

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Studio di funzioni Utilizzando lo strumento grafici di Excel è anche possibile studiare l’andamento di funzioni cartesiane, delle funzioni di trend, mettere in relazione dati X e Y, utilizzando grafici a dispersione XY. Ad esempio si voglia graficare la seguente espressione cartesiana:

y=3x2+12x-450 Come prima cosa dobbiamo decidere l’intervallo di osservazione, ovvero il valore minimo e massimo dei valori x della funzione. Poi stabiliamo il quanto di osservazione, cioè la distanza tra i valori osservati in x. Nel nostro caso possiamo utilizzare un intervallo –1000 +1000 ogni 10 unità. Impostiamo il foglio di lavoro in questo modo:

Dopo basterà trascinare le formule fino al raggiungimento del valore 1000 per la colonna x e procedere alla creazione guidata del grafico, scegliendo grafico a dispersione XY.

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Utilizzando lo stesso foglio posso graficare contemporaneamente più funzioni da analizzare in maniera comparata sullo stesso piano cartesiano. Ad esempio:

y=3x4+12x-450 y=-1000x3-150 y=x LOG(x3)

Il valore #NUM! che comparirà nelle celle non indica un errore. In questo caso sarà indice della non esistenza della funzione sui valori x corrispondenti. Qualora l’intervallo scelto fosse troppo esteso o se volessimo analizzare in dettaglio la funzione in un altro intervallo potremmo impostare la scala degli assi. Col tasto destro sopra l’asse interessato attiviamo il menù contestuale

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Scegliamo poi Formato asse, quindi la scheda Scala.

Si vedranno le opzioni attive, che noi potremmo cambiare. Nel nostro caso possiamo apportare le modifiche seguenti:

per X

per Y

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ottenendo l’effetto zoom nel quadrato (0,0) (100,100).

Cambiando ancora impostazioni si potrebbe ottenere:

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Disegni e immagini (vedere lo stesso argomento relativamente a WORD)

Notare che la procedura di inserimento è la stessa. Si fanno alcuni richiami.

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Un oggetto grafico creato in un altro programma può essere copiato e incollato in un grafico o in un foglio di lavoro. Per importare un intero file grafico, scegliere Immagine dal menu Inserisci, quindi scegliere Da file. È possibile installare numerosi filtri grafici e utilizzarli in Microsoft Excel. Se si utilizza Microsoft Office e si installa la Raccolta Clip Microsoft, sarà possibile inserire suoni e animazioni oltre a immagini ClipArt. Se si è installato Microsoft Photo Editor, sarà possibile effettuare la scansione di fotografie e importarle. Microsoft Photo Editor si trova nel gruppo programmi di Office.

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Il menu Forme sulla barra degli strumenti Disegno contiene diverse categorie di disegni predefiniti. Fare clic su una forma, quindi trascinare una struttura rettangolare delle dimensioni desiderate. Le forme possono essere ruotate, capovolte, colorate e raggruppate con altre forme e oggetti disegno quali linee e rettangoli. Molte forme dispongono di un quadratino di modifica che può essere utilizzato per cambiare una caratteristica, ad esempio le dimensioni e la forma della punta di una freccia. Per aggiungere effetti testo grafici, utilizzare lo strumento WordArt sulla barra degli strumenti Disegno. Un gruppo di celle del foglio di lavoro o un grafico può essere copiato e incollato come immagine in un'altra cartella di lavoro o in un altro programma. Selezionare le celle o il grafico, tenere premuto MAIUSC, quindi scegliere Copia immagine dal menu Modifica. Fare clic nel foglio di lavoro o nel documento in cui si desidera incollare l'immagine, quindi scegliere il comando Incolla.

Aggiungere del testo a una forma Il modo più semplice per aggiungere del testo a un foglio di lavoro consiste in genere nel digitarlo direttamente in una cella. Quando si desidera aggiungere del testo "variabile" che non è contenuto in una specifica cella, ad esempio per creare la didascalia di un'immagine importata, scegliere il pulsante Casella di testo sulla barra degli strumenti Disegno. È anche possibile aggiungere del testo alla maggior parte delle forme, ad eccezione di linee, connettori e figure a mano libera, utilizzando il tasto destro del mouse e scegliendo Aggiungi testo. Nota: Una volta inserito un oggetto nel foglio una delle operazioni che NON si potranno fare è quella di regolare il comportamento del testo come si fa in Word con disposizione testo o layout. In effetti gli oggetti inseriti sembrano galleggiare sulla pagina. È però possibile mettere uno sfondo al foglio utilizzando Formato  Foglio  Sfondo e selezionando l’oggetto grafico desiderato nelle cartelle.

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Utilizzo di elenchi come database

In Microsoft Excel è possibile utilizzare facilmente un elenco come database. Quando si eseguono operazioni su database, quali la ricerca, l'ordinamento o il calcolo dei subtotali, l'elenco verrà riconosciuto automaticamente come database e i dati verranno organizzati in base a quanto indicato di seguito: •

Le colonne dell'elenco rappresenteranno i campi del database.

Le etichette di colonna dell'elenco rappresenteranno i nomi dei campi del database.

Ciascuna riga dell'elenco rappresenterà un record del database. Organizzazione degli elenchi

Utilizzare un solo elenco per foglio di lavoro Evitare di creare più elenchi su uno stesso foglio di lavoro. Alcune caratteristiche per la gestione degli elenchi, quali i filtri, possono infatti essere utilizzate su un solo elenco alla volta. Inserire elementi simili in una colonna Impostare l'elenco in modo che tutte le righe contengano dati omogenei all'interno della stessa colonna. Tenere separati gli elenchi Lasciare almeno una colonna e una riga vuote tra l'elenco e gli altri dati del foglio di lavoro. In tal modo, quando si ordinano dei dati, si applica un filtro o si inseriscono dei subtotali automatici, le operazioni automatiche di individuazione e selezione dell'elenco risulteranno semplificate. Personalmente in un foglio contenente un elenco “importante” eviterei di aggiungere altri dati. Eventualmente utilizzare un altro foglio aggiuntivo. Posizionare i dati importanti al di sopra o al di sotto dell'elenco Evitare di inserire a sinistra o a destra dell'elenco dei dati importanti, che altrimenti potrebbero venire nascosti quando si applica un filtro all'elenco. Mostrare righe e colonne Accertarsi che le righe o le colonne nascoste vengano visualizzate prima di apportare modifiche all'elenco. Se vi sono righe o colonne nascoste in un elenco, i dati possono venire involontariamente cancellati. Formato degli elenchi Utilizzare etichette di colonna formattate Creare le etichette di colonna nella prima riga dell'elenco. Tali etichette verranno utilizzate per creare rapporti e per trovare e organizzare i dati. Utilizzare per le etichette di colonna un tipo di carattere, un allineamento, un formato, un motivo, una combinazione di maiuscole e minuscole o un bordo diverso da quello applicato ai dati dell'elenco. Formattare le celle come testo prima di digitare le etichette di colonna.

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Utilizzare i bordi delle celle Se si desidera separare le etichette dai dati, per inserire delle righe al di sotto delle etichette utilizzare i bordi delle celle e non delle righe vuote o delle linee tratteggiate. Evitare righe o colonne vuote Evitare di inserire righe o colonne vuote nell'elenco per semplificare le operazioni automatiche di individuazione e selezione dell'elenco. Non digitare spazi a inizio o fine riga Gli spazi aggiuntivi all'inizio o alla fine di una cella possono influenzare le operazioni di ordinamento e ricerca. Anziché digitare degli spazi, rientrare il testo della cella. Estendere formati e formule di elenchi Quando si aggiungono righe di dati alla fine di un elenco, la formattazione e le formule vengono estese automaticamente. Per ottenere ciò, tre delle cinque celle precedenti devono contenere lo stesso formato o la stessa formula.

Definiamo un elenco come database •

Etichettare le colonne del futuro elenco cambiandone la formattazione rispetto a quella che assumeranno i dati dell’elenco

Selezionare le etichette inserite e una riga vuota sotto

Inserisci  Nome  Definisci

Per aggiungere dati all’elenco utilizzare Dati  Modulo avendo cura di essere in una cella dell’elenco.

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Ordinare un elenco Ăˆ possibile ordinare le righe o le colonne di un elenco in base ai valori in esso contenuti. Quando si effettua un ordinamento, le righe, le colonne o le singole celle vengono ridisposte in base al tipo di ordinamento specificato dall'utente. Ăˆ possibile ordinare gli elenchi in ordine crescente (da 1 a 9 e da A a Z) o decrescente (da 9 a 1 e da Z ad A) oppure in base al contenuto di una o piĂš colonne.

Ordinare le righe in ordine crescente o decrescente in base al contenuto di una colonna A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno riutilizzate anche per gli ordinamenti successivi. 1

Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento.

2

Fare clic sul pulsante Ordinamento crescente (o su Ordinamento decrescente). , oppure utilizzare Dati  Ordina.

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Ordinare le righe in base al contenuto di due o più colonne Per un risultato ottimale, è preferibile assegnare delle etichette di colonna agli elenchi che si desidera ordinare. 1

Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare.

2

Scegliere Ordina dal menu Dati.

3

Dalle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le colonne in base a cui si desidera effettuare l'ordinamento. Se occorre effettuare l'ordinamento in base a più di tre colonne, è preferibile ordinare l'elenco prima in base a quelle meno significative. Se ad esempio l'elenco contiene delle informazioni sugli impiegati che si desidera ordinare per Ufficio, Titolo, Cognome e Nome, sarà necessario ordinare l'elenco due volte. La prima volta, selezionare Nome dalla casella Ordina per e ordinare l'elenco. La seconda volta, selezionare Ufficio dalla casella Ordina per, quindi Titolo dalla prima casella Quindi per e infine Cognome dalla seconda casella Quindi per e ordinare di nuovo l'elenco.

4

Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK. Se necessario, ripetere i passaggi da 2 a 4 utilizzando le colonne in ordine crescente di importanza.

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Visualizzare un sottoinsieme di righe in un elenco tramite l'utilizzo di filtri

Ăˆ possibile applicare filtri a un solo elenco del foglio di lavoro alla volta. 1

Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera filtrare.

2

Scegliere Filtro dal menu Dati, quindi Filtro automatico.

3

Per mostrare solo le righe contenenti un determinato valore, fare clic sulla freccia visualizzata nella colonna contenente il dato che si desidera visualizzare.

5

Selezionare il valore.

5

Per applicare una ulteriore condizione basata sul valore di un'altra colonna, ripetere i passaggi 3 e 4 nell'altra colonna.

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Per filtrare un elenco in base a due valori della stessa colonna o per applicare operatori di confronto diversi da Uguale a, fare clic sulla freccia visualizzata nella colonna e scegliere Personalizza.

Note: • •

Quando si applica un filtro a una colonna, i soli filtri disponibili per le altre colonne saranno i valori visibili nell'elenco filtrato. Il comando Filtro automatico consente di applicare a una colonna un massimo di due condizioni. Utilizzare invece i filtri avanzati se occorre applicare a una colonna tre o quattro condizioni, utilizzare valori calcolati come criteri oppure copiare record in un'altra posizione.

Rimuovere filtri da un elenco •

Per rimuovere un filtro da una colonna di un elenco, fare clic sulla freccia visualizzata nella colonna e selezionare l'opzione Tutto.

Per rimuovere filtri applicati a tutte le colonne dell'elenco, scegliere Filtro dal menu Dati, quindi Mostra tutto.

Per rimuovere le frecce del filtro da un elenco, scegliere Filtro dal menu Dati, quindi Filtro automatico.

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Opzioni del filtro automatico Per Visualizzare tutte le righe

Scegliere Tutto

Visualizzare tutte le righe contenenti valori che rientrano nel limite superiore o inferiore specificato, per elemento o per percentuale, Primi 10 come ad esempio le somme che rientrano nel primo 10 % di vendite

Applicare come criteri due valori contenuti nella colonna corrente, oppure utilizzare Personalizza operatori di confronto diversi da AND ovvero l'operatore predefinito Visualizzare solo le righe che contengono Vuote una cella vuota nella colonna Visualizzare solo le righe che contengono NonVuote un valore nella colonna Nota: Le opzioni Vuote e NonVuote sono disponibili solo se la colonna che si desidera filtrare contiene una cella vuota.

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Filtrare un elenco utilizzando criteri avanzati Si consiglia di lasciare sul foglio di lavoro almeno tre righe vuote da utilizzare come intervallo dei criteri sull'elenco. Ăˆ necessario che l'elenco disponga di etichette di colonna. 1

Copiare dall'elenco le etichette delle colonne contenenti i valori che si desidera filtrare.

2

Incollare le etichette di colonna nella prima riga vuota dell'intervallo dei criteri.

3

Digitare i criteri che si desidera soddisfare nelle righe che seguono quella contenente le etichette dei criteri. Assicurarsi che vi sia almeno una riga vuota tra i valori dei criteri e l'elenco.

4

Fare clic su una cella dell'elenco.

6

Scegliere Filtro dal menu Dati, quindi Filtro avanzato.

6

Per filtrare l'elenco nascondendo le righe che non soddisfano i criteri specificati, selezionare il pulsante di opzione Filtra l'elenco sul posto. Per filtrare l'elenco copiando le righe che soddisfano i criteri specificati in un'altra area del foglio di lavoro, selezionare il pulsante di opzione Copia in un'altra posizione, selezionare la casella Copia in e fare clic nell'angolo superiore sinistro dell'area di incollamento.

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Nella casella Intervallo criteri immettere il riferimento all'intervallo dei criteri, incluse le etichette dei criteri. Per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo Filtro avanzato durante la selezione dell'intervallo dei criteri, fare clic sul pulsante Comprimi finestra

.

Se il foglio di lavoro contiene un intervallo denominato Criteri, nella casella Intervallo criteri verrĂ visualizzato automaticamente il riferimento a tale intervallo.

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Recupero di dati Database a cui è possibile accedere Con Microsoft Office sono disponibili i driver necessari per il recupero dei dati dalle seguenti origini dati: •

Microsoft Access

dBASE e Microsoft FoxPro

Microsoft Excel

Paradox

SQL Server

Un database di testo

Recuperare dati da un database esterno In Microsoft Excel è possibile importare i dati disponibili in un'origine dati esterna. Per l'importazione di dati esterni è possibile: •

Recuperare dati memorizzati in un database esterno, quale Microsoft Access, e dati inclusi in un elenco di Microsoft Excel.

Raccogliere dati da un database organizzato in più tabelle.

Specificare i criteri che devono essere soddisfatti perché i dati siano inclusi nell'intervallo dati esterno, consentendo in tal modo l'esclusione dei dati non necessari, ad esempio quando occorre rilevare le informazioni sulle vendite relative a un solo mese specifico.

Per recuperare dati da un'origine esterna o da un elenco di Microsoft Excel, è necessario installare il driver ODBC appropriato. Controllare tramite il Pannello di controllo di Windows se i driver sono installati. Aprire l’applicazione driver ODBC tramite il doppio clic. Si fa presente che le impostazioni dovrebbero essere eventualmente modificate da personale esperto. Nella finestra che verrà aperta controllare la presenza dei driver richiesti.

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I dati esterni possono essere importati in Microsoft Excel in vari modi: •

Utilizzare l'Autocomposizione Query per creare una semplice query oppure per utilizzare le più avanzate caratteristiche di Microsoft Query per l'impostazione di criteri per la creazione di query più complesse. L'Autocomposizione Query è inclusa in Microsoft Query, un'applicazione aggiuntiva di Microsoft Excel.

Recuperare dati da un'origine sul World Wide Web, quindi importarli in Microsoft Excel.

Utilizzare l'Autocomposizione Tabella pivot per recuperare i dati esterni che si desidera riassumere in una tabella pivot. •

Utilizzare una macro di Visual Basic per ottenere l'accesso a un'origine dati esterna.

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Importare dati esterni utilizzando l'Autocomposizione Query 1

Selezionare la cella in cui dovrĂ iniziare l'inserimento dell'intervallo dati esterno. 2

Scegliere Carica dati esterni dal menu Dati, quindi Nuova query su

database.

3

Nella scheda Database selezionare il database da cui si desidera recuperare i dati, oppure per impostare una nuova origine dati, fare doppio clic su Nuova origine dati, quindi specificare quella desiderata. Assicurarsi che la casella di controllo Usa Creazione guidata Query per creare/modificare query sia selezionata, quindi scegliere OK.

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Utilizzare il pulsante Connetti per collegarsi al database d’origine.

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Per selezionare il database utilizzare il pulsante Seleziona. Nel nostro caso scegliamo Northwind.mdb, che è fornito come esempio con Access.

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Confermiamo con OK fino al ritorno nella finestra seguente in cui sarĂ visibile la query che abbiamo appena creato.

7

A questo punto lanciamo la query tramite doppio clic, o con OK. Nella finestra vedremo tutte le tabelle incluse nel database d’origine. Scegliamo ad esempio la tabella Fatture, e con il pulsante

selezioniamola. Compariranno nella

colonna di destra tutti i campi della tabella.

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Utilizzando il pulsante avanti passiamo al punto seguente che dĂ la possibilitĂ  di filtrare i dati relativi ad un campo selezionato, impostando delle condizioni. Siccome i dati verranno importati in Excel, potremo fare questa operazione anche dopo con il Filtro automatico.

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Proseguendo abbiamo l’ordinamento, anche questo disponibile in Excel.

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L’ultimo punto è scegliere dove posizionare i dati. Nel nostro caso li restituiamo ad Excel, dove li elaboreremo come elenco.

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Per restituire i dati direttamente a Microsoft Excel, selezionare l'opzione Restituisci dati a Microsoft Excel, scegliere il pulsante Fine, quindi fare clic nel punto in cui si desidera inserire i dati esterni.

Sarà poi possibile utilizzare il filtro automatico come si è visto più indietro.

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Per ottimizzare la query, selezionare l'opzione Visualizza dati o modifica query in Microsoft Query, scegliere il pulsante Fine, quindi apportare le modifiche desiderate. Se si sceglie di ottimizzare la query in Microsoft Query, l'insieme di risultati verrà visualizzato all'interno di questa applicazione e potrà essere restituito a Microsoft Excel in un secondo momento.

Per informazioni sull’utilizzo delle Query è consigliabile consultare una dispensa di Access. Risulterà molto più semplice anche utilizzare Microsoft Query.

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Riepilogo di dati in elenchi e tabelle Per riepilogare dati dettagliati, è possibile aggiungere ai dati subtotali automatici, riepilogare e analizzare i dati con una tabella pivot oppure riepilogare e organizzare i dati con un report di Microsoft Access.

Inserire subtotali in un elenco 1

Ordinare l'elenco in base alla colonna di cui si desidera calcolare i subtotali. Per riepilogare ad esempio quante volte compare un destinatario in un elenco di venditori, destinatari e merce venduta, ordinare l'elenco in base alla colonna Destinatario.

2

Fare clic su una cella dell'elenco.

3

Scegliere Subtotali dal menu Dati.

4

Fare clic sulla colonna contenente i gruppi di cui si desidera calcolare i subtotali nella casella Ad ogni cambiamento in. Ăˆ possibile che questa colonna sia quella in base a cui si è effettuato l'ordinamento indicato al passaggio 1.

5

Scegliere la funzione che si desidera utilizzare per calcolare i subtotali nella casella Usa la funzione.

Selezionare le caselle di controllo relative alle colonne contenenti i valori sui quali si desidera calcolare i subtotali nella casella Aggiungi subtotali a.

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Come esempio utilizziamo l’elenco caricato tramite il caricamento dati esterni visto prima.

Clicchiamo in una cella della prima colonna e ordiniamo l’elenco in ordine crescente.

Dal menù Dati selezioniamo Subtotali.

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Impostiamo il conteggio di tutte le variazioni nel campo Destinatario come nella figura. Aggiungiamo i subtotali alla colonna Destinatario per averli subito in vista alla sinistra del foglio.

Otteniamo:

Notiamo alla sinistra la comparsa di una struttura ad albero che ci permette di condensare i risultati e di espanderli.

Cliccando su un segno

otteniamo di condensare i risultati relativi a quella voce.

In figura è stata evidenziata in arancione. Per espanderla cliccare sul

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•

Se utilizziamo i numeri

possiamo comprimere o espandere i livelli di tutti i

risultati. Cliccando su 2:

Cliccando su 1 otteniamo il conteggio dei record totali

•

Reiterando il procedimento possiamo introdurre anche subtotali nidificati. Ricordarsi di togliere la spunta su Sostituisci i subtotali correnti, altrimenti quelli giĂ impostati verranno rimossi. Ad esempio:

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Creare un report di Microsoft Access basato su dati di un elenco di Microsoft Excel Quelli che non hanno dimestichezza con Access possono saltare il paragrafo. Per creare un report di Microsoft Access, è necessario che Microsoft Access sia installato. Se il comando Report Access non appare nel menu Dati di Microsoft Excel, sarà necessario installare l'aggiunta Collegamenti Access. 1

Scegliere Report Access dal menu Dati.

2

Se richiesto, salvare la cartella di lavoro scegliendo il pulsante Salva, quindi scegliere di nuovo Report Access dal menu Dati.

3

Per creare il report in un nuovo database di Microsoft Access, scegliere Nuovo database. Per creare il report in un database di Microsoft Access esistente, scegliere Database esistente, quindi digitare il relativo percorso nella casella presente nel gruppo di opzioni Database esistente. Per cercare il database sul sistema o sulla rete, scegliere il pulsante Sfoglia.

4

Scegliere OK e seguire le istruzioni della Creazione Guidata Report di Microsoft Access.

L'Autocomposizione Report di Microsoft Access consente di creare un report dai dati di un elenco di Microsoft Excel. Sarà successivamente possibile aggiornare il report basato sull'elenco facendo clic sul pulsante Visualizza report di Access, il quale viene posizionato sul foglio di lavoro a destra dell'elenco dal comando Report Access.

Se dovesse comparire il messaggio “impossibile avviare creazione guidata report Access” probabilmente la definizione dell’elenco non è stata fatta in maniera corretta: riprovare a ridefinirlo facendo particolare attenzione alla definizione dei nomi di campo e ai dati inclusi!

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Informazioni sulla struttura di un foglio di lavoro Funzionamento delle strutture Quando i dati sono raccolti sotto forma di elenco, è possibile creare una struttura con cui nascondere o mostrare vari livelli di dettaglio con un solo clic del mouse (un esempio lo abbiamo visto con i subtotali). La struttura consente di visualizzare rapidamente solo le righe o le colonne che forniscono riepiloghi o intestazioni per le sezioni del foglio di lavoro oppure di visualizzare le aree dei dati di dettaglio (dati su cui si basano i calcoli) adiacenti a una riga o una colonna di riepilogo. Visualizzare e nascondere dati di dettaglio Una struttura può presentare fino a otto livelli di dettaglio, in cui ciascun livello inferiore fornisce dettagli relativi al livello immediatamente superiore. Nell'esempio che segue, la riga contenente il totale complessivo di tutte le righe corrisponde al livello 1, le righe contenenti i totali per le aree Sud e Ovest rappresentano il livello 2 e le righe di dettaglio relative alle aree costituiscono il livello 3. Per visualizzare solo le righe di un determinato livello, è possibile selezionare il numero di livello desiderato. Le righe di dettaglio dell'area Ovest sono nascoste ma è possibile fare clic sui simboli di struttura rappresentati dal segno più (+) per visualizzarle.

Metodi per strutturare i dati Inserimento dei subtotali automatici e creazione di una struttura (visti prima) Se si utilizza il comando Subtotali del menu Dati per aggiungere subtotali a un elenco organizzato per righe, il foglio di lavoro viene strutturato in modo da poter visualizzare o nascondere più dettagli, a seconda delle necessità.

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Strutturazione automatica di un foglio di lavoro Se i dati sono stati riepilogati utilizzando formule contenenti una funzione, quale SOMMA, i dati vengono strutturati automaticamente come nell'esempio precedente. I dati di riepilogo devono essere adiacenti ai dati di dettaglio. Accertarsi che il foglio di lavoro sia organizzato gerarchicamente e che tutte le formule di riepilogo dell'area che si desidera strutturare si trovino nella stessa posizione rispetto ai dati di dettaglio. Tutte le colonne di riepilogo devono pertanto essere disposte a destra o a sinistra e tutte le righe di riepilogo al di sopra o al di sotto dei corrispondenti dati di dettaglio, in base allo stesso criterio. 1. Selezionare l'intervallo di celle per cui si desidera creare una struttura. Per creare una struttura dell'intero foglio di lavoro, fare clic su una cella qualsiasi. 2.

Scegliere Dati  Raggruppa e struttura  Struttura automatica

Strutturazione manuale di un foglio di lavoro Se l'organizzazione dei dati non consente la strutturazione automatica del foglio, è possibile creare manualmente una struttura. Sarà ad esempio necessario strutturare manualmente i dati se le righe o le colonne dei dati di riepilogo contengono valori anziché formule, come illustrato nell'esempio che segue. Se si desidera nascondere le righe di dettaglio per i mesi di aprile e maggio, si dovrà strutturare manualmente l'elenco.

Poiché in questo elenco i totali sono stati digitati come numeri e non calcolati tramite formule, la strutturazione automatica non può funzionare. Creare una struttura manuale su un foglio di lavoro Accertarsi che le righe o le colonne di riepilogo di tutte le aree che si desidera strutturare si trovino nella stessa posizione rispetto ai dati di dettaglio. Tutte le colonne di riepilogo devono pertanto essere disposte a destra o a sinistra e tutte le righe di riepilogo al di sopra o al di sotto dei corrispondenti dati di dettaglio, in base allo stesso criterio. Dispense di MS EXCEL A cura di Locci Claudio

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1. Selezionare le righe o le colonne contenenti i dati di dettaglio. Le righe o le colonne di dettaglio in genere sono adiacenti alla riga o alla colonna contenente i corrispondenti dati di riepilogo. Se ad esempio la riga 6 contiene i totali relativi alle righe da 3 a 5, selezionare le righe da 3 a 5. 2.

Scegliere Raggruppa e struttura dal menu Dati, quindi Raggruppa. I simboli di struttura verranno visualizzati accanto al gruppo.

3.

Selezionare le altre righe o le altre colonne di dettaglio e scegliere di nuovo il comando Raggruppa fino a creare nella struttura tutti i livelli desiderati.

In base all'impostazione predefinita, viene presupposto che le righe e le colonne di riepilogo si trovino al di sotto o a destra rispettivamente delle righe e delle colonne di dettaglio. Se le righe o le colonne di riepilogo si trovano rispettivamente nella posizione opposta, modificare le impostazioni prima di strutturare i dati. Scegliere Raggruppa e struttura dal menu Dati, quindi scegliere Impostazioni e infine modificare le caselle di controllo della casella di gruppo Direzione.

Tutte le operazioni e le modifiche possono essere fatte tramite il sottomen첫 relativo a Raggruppa e struttura del men첫 Dati.

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Tabelle Pivot

Una tabella pivot è una tabella interattiva che riepiloga velocemente (o dispone in tabelle) grosse quantità di dati. È possibile ruotarne le righe e le colonne per visualizzare riepiloghi diversi dei dati di origine, filtrare i dati visualizzando pagine differenti oppure visualizzare i dettagli per aree di interesse. È possibile creare una tabella pivot da un elenco o un database, un database esterno, un insieme di più fogli di lavoro o un'altra tabella pivot. La tabella pivot riepiloga i dati utilizzando una funzione di riepilogo specificata, quale Somma, Conta o Media. È possibile includere subtotali e totali complessivi automaticamente oppure utilizzare formule proprie aggiungendo campi ed elementi calcolati. Una tabella pivot contiene dei campi, ciascuno dei quali riepiloga più righe o informazioni dei dati di origine. Trascinando un pulsante di campo in un'altra area della tabella pivot, è possibile visualizzare i dati in modi diversi. È possibile ad esempio visualizzare i nomi dei commessi sia lungo le righe sia attraverso le colonne.

Parti di una tabella pivot

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Campo pagina Un campo pagina è un campo derivato da un elenco o da una tabella di origine a cui è assegnato un orientamento pagina in una tabella pivot. Selezionando un elemento differente in un campo pagina, la tabella pivot cambierà per visualizzare i dati riepilogati associati all'elemento. Campo dati Un campo dati è un campo derivato da un elenco o da una tabella di origine contenente dati. In un campo dati sono in genere riepilogati dati numerici, quali statistiche o fatturato, tuttavia i dati di base possono anche essere costituiti da testo. I dati di testo sono riepilogati in una tabella pivot con la funzione di riepilogo Conteggio, mentre i dati numerici sono riepilogati con la funzione Somma. Campi riga I campi riga sono campi derivati da un elenco o da una tabella di origine a cui viene assegnato un orientamento riga nella tabella pivot. I campi riga interni sono quelli più vicini all'area dati, mentre i campi riga esterni sono posizionati a sinistra dei campi riga interni. Campi colonna Un campo colonna è un campo derivato da un elenco o da una tabella di origine a cui è assegnato un orientamento colonna in una tabella pivot. I campi colonna interni sono quelli i cui elementi sono più vicini all'area dati, mentre i campi colonna esterni sono collocati sopra i campi colonna interni. Area dati L'area dati è la parte di una tabella pivot contenente i dati di riepilogo. I dati di riepilogo degli elementi nei campi riga e colonna sono visualizzati nelle celle dell'area dati. I valori in ciascuna cella dell'area dati rappresentano un riepilogo dei dati derivati da record o righe di origine.

Creare una tabella pivot Quando si basa una tabella pivot su dati esterni, è possibile che si desideri recuperare i dati esterni prima di creare la tabella pivot. 1

Aprire la cartella di lavoro in cui si desidera creare la tabella pivot. Se la tabella pivot si basa su un database o su un elenco di Microsoft Excel, fare clic su una cella dell'elenco o del database.

2

Scegliere Rapporto tabella pivot dal menu Dati.

3

Seguire le istruzioni fornite nella Creazione guidata Tabella pivot.

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Esempio: Prendiamo come esempio i dati recuperati più indietro tramite l’utilizzo delle query. Si voglia creare un report pivot a partire da questi dati. •

Dati  Rapporto tabella pivot

Le impostazioni iniziali prevedono di indicare l’origine dei dati da analizzare (in questo caso un foglio di lavoro) e il tipo di rapporto da creare, cioè la visualizzazione voluta per i dati (in questo caso una Tabella pivot) •

La finestra successiva impone di selezionare l’area contenente i dati

nel caso si tratti di un elenco, Excel propone in automatico l’intervallo. •

Nel terzo passaggio dobbiamo effettuare le impostazioni relative al layout della tabella, ovvero scegliere come i dati dovranno essere visualizzati, e la posizione della tabella.

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•

Premendo il pulsante Layout accediamo ad una schermata in cui è possibile trascinare i campi nella posizione voluta.

Con il doppio clic sul campo inserito possiamo anche definire il tipo di raggruppamento per i dati del campo.

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Una volta trascinati i campi il risultato sarà simile al seguente, dove per il campo quantità è stato selezionata l’operazione di somma.

Confermando le scelte tramite il pulsante OK si ritorna alla finestra del passaggio num. 3 nella quale clicchiamo Fine.

La tabella risultante non sarà esattamente quella che ci si aspetta, almeno le prime volte. Quindi sarà necessario procedere ad una formattazione.

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Nella casella combinata Paese (elenco a discesa) possiamo selezionare un paese di analisi (per semplicitĂ di confronto con il filtro automatico dei dati di origine). Possiamo poi allargare le colonne, colorare i campi ed eliminare le voci di riepilogo non volute utilizzando Modifica  Nascondi dopo averle selezionate, oppure, in alternativa, facendo il doppio clic su un nome di campo possiamo impostare la visualizzazione dei subtotali.

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Cliccando sul pulsante Layout possiamo decidere di visualizzare la tabella sotto forma di struttura.

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Confrontiamo ad esempio i dati del venditore Andrew Fuller tramite il filtro automatico.

Si pensi a quante volte si deve utilizzare il filtro automatico per ottenere le informazioni che invece nella tabella pivot vengono raccolte in un’unica schermata. In questo senso una tabella pivot potrebbe essere considerata come un filtro automatico molto complesso ed efficiente.

Modificare il layout di una tabella pivot

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È possibile modificare l'aspetto di una tabella pivot direttamente sul foglio di lavoro trascinando i pulsanti dei campi o le etichette degli elementi. Per un maggior controllo su come si posizionano i campi, è anche possibile modificare il layout utilizzando la Creazione guidata Tabella pivot. Se si desidera che la tabella pivot includa diversi campi dai dati di origine, sarà possibile aggiungere o rimuovere campi. Se la tabella pivot dispone di numerosi campi pagina, sarà possibile disporli in righe o colonne. La modifica del layout di una tabella pivot non influenza i dati di origine. Rientri Possiamo ad esempio cambiare l’aspetto della tabella pivot aggiungendo dei rientri. Formato  Formattazione automatica Attenzione che se i campi sono in numero elevato o disposti in maniera non corretta la formattazione automatica non potrà essere applicata, e quindi sarà necessario procedere manualmente. (le procedure automatiche facilitano il lavoro, ma sono LIMITATE, e quindi si adattano solo ai casi più semplici)

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Modificare il layout di una tabella pivot trascinando un campo o una cella dati •

Per spostare un campo e tutti gli elementi a esso associati, trascinare il pulsante campo in una nuova posizione.

Per spostare un elemento al fine di disporre gli elementi di un campo in un ordine diverso, fare clic sull'etichetta dell'elemento, quindi posizionare il puntatore del mouse sul bordo della cella e trascinare la cella nella nuova posizione.

Per creare un campo pagina, trascinare il campo nell'area campo pagina sulla cella superiore sinistra della tabella pivot.

Per rimuovere un campo pagina, riga o colonna, trascinare il pulsante del campo fuori dalla tabella pivot.

Nell’esempio abbiamo trascinato il campo Prezzo Complessivo a partire dalla barra strumenti della tabella pivot nella posizione campo riga e abbiamo nascosto i subtotali.

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Modificare il layout di una tabella pivot utilizzando l'Autocomposizione Tabella pivot 1

Fare clic su una cella della tabella pivot.

2

Fare clic sul pulsante Creazione guidata Tabella pivot sulla barra degli strumenti Tabella pivot.

3

Nella finestra di dialogo Creazione guidata Tabella pivot scegliere layout e trascinare i pulsanti campo sull'orientamento riga, colonna o pagina desiderato.

Rinominare un campo o un elemento di una tabella pivot 1. Fare clic sul campo o sull'elemento che si desidera rinominare. 2. Digitare il nuovo nome. 3. Premere INVIO. Utilizzare celle unite o normali per le etichette esterne di righe e colonne in un rapporto di tabella pivot Le etichette degli elementi nelle celle normali sono allineate a sinistra nella cella in alto, mentre le etichette degli elementi nelle celle unite sono centrate orizzontalmente e verticalmente. Queste posizioni possono mutare se successivamente si modifica la formattazione. 1. Scegliere il rapporto tabella pivot. 2.

Nella barra degli strumenti Tabella pivot, fare clic su Tabella pivot, quindi scegliere Opzioni tabella.

3. Effettuare una delle seguenti operazioni: Per utilizzare le celle unite, selezionare la casella di controllo Unisci etichette. Per utilizzare le celle normali, deselezionare la casella di controllo Unisci etichette.

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Creare un campo calcolato 1. Fare clic su una cella del rapporto tabella pivot o sul rapporto di grafico pivot 2.

Sulla barra degli strumenti Tabella pivot scegliere Formule dal menu Tabella pivot o dal menu Grafico pivot, quindi fare clic su Campo calcolato.

3.

Immettere il nome del campo calcolato nella casella Nome.

4.

Immettere la formula del campo nella casella Formula. Per utilizzare nella formula i dati di un campo, fare clic sul campo nella casella Campi, quindi su Inserisci campo.

5.

cliccare Aggiungi e poi OK.

6. Se necessario, immettere il campo calcolato nella posizione desiderata del rapporto.

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Ad esempio ci serve una formula per la conversione del prezzo unitario da Lire in €. La chiamiamo converti.

Adesso comparirà nell’elenco campi e sarà possibile inserirlo nella posizione voluta con uno dei due metodi visti sopra. Personalmente credo sia più semplice creare un buon elenco con i campi calcolati già compresi.

Creare un elemento calcolato 1. Se gli elementi nel campo a cui si desidera aggiungere gli elementi calcolati sono raggruppati, è necessario separarli. 2. Selezionare il campo o un elemento nel campo a cui si desidera aggiungere l'elemento calcolato. 3.

Sulla barra degli strumenti Tabella pivot scegliere Formule dal menu Tabella pivot o dal menu Grafico pivot, quindi fare clic su Elemento calcolato.

4.

Immettere il nome dell'elemento calcolato nella casella Nome.

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5.

Immettere la formula dell'elemento nella casella Formula. Per utilizzare i dati di un elemento della formula, fare clic sul campo nella casella Campi, selezionare l'elemento nella casella di riepilogo Elementi, quindi scegliere Inserisci elemento. Ăˆ possibile includere solo elementi dello stesso campo in cui si sta creando l'elemento calcolato.

6.

Scegliere Aggiungi, quindi OK.

7. Se durante il passaggio 1 si sono separati elementi che erano inizialmente raggruppati, è possibile raggrupparli di nuovo o creare nuovi gruppi includendovi il nuovo elemento calcolato.

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Eliminare una tabella pivot 1

Scegliere Seleziona dal menu Tabella pivot sulla barra degli strumenti Tabella pivot e assicurarsi che il pulsante Attiva selezione sia attivato.

2

Fare clic su una cella della tabella pivot.

3

Scegliere Seleziona dal menu Tabella pivot sulla barra degli strumenti Tabella pivot, quindi fare clic su Intera tabella.

4

Scegliere Cancella dal menu Modifica, quindi scegliere Tutto.

Quando si elimina una tabella pivot, i dati di origine non verranno influenzati.

Creare un grafico da una tabella pivot 1

Scegliere Seleziona dal menu Tabella pivot sulla barra degli strumenti Tabella pivot e fare clic sul pulsante Attiva selezione per disattivare il pulsante.

2

Rimuovere i subtotali dalla tabella pivot.

3

Selezionare i dati che si desidera rappresentare nel grafico nella parte principale della tabella pivot, inclusi i campi colonna e riga. Non selezionare i totali complessivi o i campi pagina. Per includere nella selezione la prima riga e la prima colonna della tabella pivot, effettuare il trascinamento a partire dall'angolo inferiore destro dei dati.

4

Fare clic sul pulsante Autocomposizione Grafico.

5

Seguire le istruzioni riportate in Autocomposizione Grafico.

Note •

Un grafico creato da una tabella pivot viene modificato quando si nascondono elementi, si mostrano dettagli oppure si riordinano i campi della tabella pivot di origine. Se la tabella pivot dispone di campi pagina, il grafico verrà modificato quando si visualizzano pagine diverse. Quando si visualizza ciascun elemento dell'elenco del campo pagina, il grafico verrà aggiornato per visualizzare i dati correnti. Per salvare e stampare grafici per tutti i campi pagina di una tabella pivot, fare clic su Mostra pagine nel menù Tabella pivot per visualizzare ciascuna pagina su un foglio di lavoro separato. Sarà quindi possibile tracciare ciascuna pagina in un grafico separato.

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La creazione guidata procederĂ alla creazione anche di un foglio contenente la tabella pivot di appoggio del grafico.

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Possiamo anche procedere nella creazione del grafico a partire direttamente da un elenco, scegliendo nel passaggio 1 di creare un rapporto Grafico pivot.

I passaggi successivi saranno gli stessi già visti. Potrebbe succedere nell’ultimo passaggio della procedura guidata di non disporre i campi nel layout e di cliccare direttamente sul pulsante Fine. In questo caso sia la tabella pivot che il grafico pivot saranno “vuoti di campi”. Basterà posizionarli prelevandoli dalla barra strumenti, oppure ritornare al layout.

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Convalida delle voci di cella Quando si desidera assicurarsi che nel foglio di lavoro vengano immessi i dati corretti, è possibile specificare quali dati saranno ritenuti validi per una cella o per un intervallo di celle. È possibile limitare i dati a un particolare tipo (come ad esempio numeri interi, numeri decimali o testo) e impostare dei limiti sulle immissioni valide. È possibile specificare un elenco delle immissioni valide o limitare il numero di caratteri di un'immissione. Se si desidera determinare la validità di un'immissione in base a un calcolo effettuato in un'altra cella, come ad esempio controllare che la cifra immessa per una voce di spesa, sommata alle altre voci di spesa, non ecceda il budget disponibile, sarà possibile utilizzare una formula. Al termine dell'immissione e del calcolo dei dati, sarà possibile controllare il foglio di lavoro per individuare e correggere i dati non validi.

Limitare le immissioni di cella a numeri, date o ore comprese entro specifici valori 1

Selezionare le celle a cui si desidera applicare delle restrizioni.

2

Scegliere Convalida dal menu Dati, quindi scegliere la scheda Impostazioni.

3

Selezionare il tipo di dati dalla casella Consenti. Per specificare solo numeri, selezionare Numero intero o Decimale. Per specificare solo date o ore, selezionare Data oppure Ora.

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4

Selezionare l'operatore desiderato dalla casella Dati, quindi specificare il limite superiore o inferiore (o entrambi) per i dati, a seconda dell'operatore selezionato. Per definire i limiti è possibile immettere valori, riferimenti di cella o formule. Se si desidera consentire che la cella a cui si applicano le restrizioni sia vuota o se si impostano limiti che utilizzano un riferimento a una cella inizialmente vuota o utilizzano una formula dipendente da una cella inizialmente vuota, assicurarsi che Ignora celle vuote sia selezionata. Per estendere le restrizioni impostate alle celle vuote, considerandole come contenenti il valore 0 (zero), deselezionare la casella di controllo Ignora celle vuote.

5

Per visualizzare messaggi di richiesta di immissione e messaggi volti a spiegare o a prevenire immissioni non valide, specificare i tipi di messaggi desiderati nelle schede Messaggio di input e Messaggio di errore. Se non si desidera visualizzare tali messaggi, deselezionare la casella di controllo Mostra messaggio di input quando viene selezionata la cella nella scheda

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Messaggio di input e deselezionare la casella di controllo Mostra messaggio di errore quando i dati immessi non sono validi nella scheda Messaggio di errore.

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Tipi di restrizioni sui dati Le opzioni visualizzate nella finestra di dialogo Convalida dati possono variare a seconda delle opzioni selezionate nelle caselle Consenti e Dati. Tipo Qualsiasi valore

Personalizzato

Data

Decimale

Elenco

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Descrizione e opzioni Non pone restrizioni sulle immissioni valide. Utilizzare questa impostazione se si desidera visualizzare un messaggio di input senza effettuare controlli sulla validitĂ delle immissioni. Consente di utilizzare una formula o un'espressione o di fare riferimento a un calcolo di un'altra cella per determinare le immissioni valide. Formula - Immettere una formula, facendola precedere dal segno di uguale (=). Ăˆ necessario che la formula restituisca il valore VERO o FALSO. Ignora celle vuote - Selezionare questa opzione per considerare le cella vuote come valide. Deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide. Specifica che sono considerate valide sole le date. Dati - Fare clic su un operatore, quindi specificare le opzioni. Data - Immettere la data per l'operatore. Data di inizio - Immettere la prima data per l'operatore. Data di fine - Immettere l'ultima data per l'operatore. Ignora celle vuote - Selezionare questa opzione per considerare le cella vuote come valide. Deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide. Specifica che sono considerati validi solo i numeri o le frazioni. Dati - Fare clic su un operatore, quindi specificare le opzioni. Valore - Immettere il numero per l'operatore. Valore minimo - Immettere il valore minimo per l'operatore. Valore massimo - Immettere il valore massimo per l'operatore. Ignora celle vuote - Selezionare questa opzione per considerare le cella vuote come valide. Deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide. Consente di specificare un elenco delle immissioni valide. Origine - Immettere un riferimento all'intervallo della cartella di lavoro in cui sono state immesse le immissioni valide, un riferimento a un nome definito oppure digitare le immissioni valide, separate da virgole, ad esempio basso, medio, alto. Ignora celle vuote - Selezionare questa opzione per considerare le cella vuote come valide. Deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide. Elenco nella cella - Selezionare questa opzione per visualizzare una freccia a discesa che fornisca l'elenco da cui l'utente che desidera immettere i dati effettuerĂ  una selezione dopo aver fatto clic sulla cella. Deselezionarla per non visualizzare la freccia a discesa.

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Lunghezza testo

Ora

Numero intero

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Specifica il numero di caratteri per le immissioni. Dati - Fare clic su un operatore, quindi specificare le opzioni. Lunghezza - Immettere il numero per l'operatore. Valore minimo - Immettere il valore minimo per l'operatore. Valore massimo - Immettere il valore massimo per l'operatore. Ignora celle vuote - Selezionare questa opzione per considerare le cella vuote come valide. Deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide. Specifica che sono considerate valide solo le ore. Dati - Fare clic su un operatore, quindi specificare le opzioni. Ora - Immettere l'ora per l'operatore. Ora di inizio - Immettere l'orario iniziale per l'operatore. Ora di fine - Immettere l'orario di fine per l'operatore. Ignora celle vuote - Selezionare questa opzione per considerare le cella vuote come valide. Deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide. Specifica che sono considerati validi solo i numeri interi. Dati - Fare clic su un operatore, quindi specificare le opzioni. Valore - Immettere il numero per l'operatore. Valore minimo - Immettere il valore minimo per l'operatore. Valore massimo - Immettere il valore massimo per l'operatore. Ignora celle vuote - Selezionare questa opzione per considerare le cella vuote come valide. Deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide.

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Macro Se si eseguono attività ripetitive, è possibile automatizzarle mediante l'utilizzo di una macro. Una macro è costituita da una serie di comandi e funzioni memorizzati in un modulo Visual Basic ed eseguibili in qualsiasi momento occorra svolgere una determinata attività. La registrazione di una macro è simile alla registrazione di un brano musicale. In seguito sarà possibile riprodurre esattamente quanto registrato. Prima di registrare o scrivere una macro, definire i vari passaggi e i comandi che si desidera che la macro esegua. Se si commette un errore durante la registrazione della macro, verranno registrate anche le correzioni. Ciascuna macro verrà memorizzata in un nuovo modulo della cartella di lavoro. Con l'Editor di Visual Basic, è possibile modificare le macro, copiare macro da un modulo all'altro, copiare macro tra diverse cartelle di lavoro, rinominare i moduli che memorizzano le macro o rinominare le macro stesse.

Registrare una macro Scegliere Macro dal menu Strumenti, quindi scegliere Registra nuova macro.

Comparirà la schermata seguente in cui specificare il nome della macro.

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Durante la registrazione sarĂ presente la barra seguente, che servirĂ  a terminare la registrazione (pulsante blu) e a definire la posizione assoluta o relativa delle istruzioni (pulsante a destra).

Per relativa e assoluta si intende che quando eseguiremo la macro le istruzioni verranno eseguite a partire dalla posizione della cella selezionata, oppure nella posizione assoluta in cui sono state registrate.

Eseguire una macro in Microsoft Excel 1

Aprire la cartella di lavoro contenente la macro.

2

Scegliere Macro dal menu Strumenti, quindi Macro.

3

Nella casella Nome macro immettere il nome della macro che si desidera eseguire.

4

Scegliere il pulsante Esegui.

Per interrompere una macro prima del completamento delle azioni registrate, premere ESC.

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Come in Word possiamo associare le macro a dei pulsanti. La differenza sostanziale è il modo di associare la macro al pulsante. Mentre in Word le macro comparivano nell’elenco dei pulsanti, in Excel sarà presente un pulsante unico che dovrà essere trascinato nella posizione voluta e poi personalizzato tramite il tasto destro del mouse selezionando quale macro assegnargli.

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Modificare una macro Per modificare una macro, è necessaria una buona conoscenza dell'Editor di Visual Basic. Ăˆ possibile utilizzare tale programma per scrivere e modificare le macro di una cartella di lavoro. 1

Scegliere Macro dal menu Strumenti, quindi Macro.

2

Nella casella Nome macro immettere il nome della macro.

3

Scegliere il pulsante Modifica.

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APPENDICI Componenti aggiuntivi. Quando l’Excel viene installato, per default non vengono resi disponibili tutti gli strumenti, trattandosi quasi sempre di impostazioni avanzate per l’utenza media. Nel caso fossero necessarie delle aggiunte, dal menÚ Strumenti selezionare Componenti aggiuntivi e quindi spuntare quelli che servono.

Aggiungere un commento a una cella 1. Fare clic sulla cella a cui si desidera aggiungere il commento. 2.

Scegliere Commento dal menu Inserisci.

3. Digitare il testo del commento nella casella. 4. Al termine, fare clic al di fuori della casella del commento.

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Il commento verrĂ visualizzato posizionandosi col mouse sul triangolino rosso.

Per modificarlo selezionare la cella contenente il commento e dal menĂš Inserisci scegliere Modifica commento.

Esaminare i commenti di una cartella di lavoro

1.

Scegliere Commenti dal menu Visualizza.

2.

Per visualizzare ciascun commento in sequenza, fare clic sul pulsante Commento successivo sulla barra degli strumenti Revisione. Per visualizzare i commenti in ordine inverso, fare clic sul pulsante Commento precedente.

I commenti verranno visualizzati in sequenza, a partire dalla cella selezionata.

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Impostare una cartella di lavoro condivisa È possibile condividere una cartella di lavoro in modo da consentire a più utenti di lavorare sulla stessa copia della cartella. Dopo avere effettuato la condivisione, le modifiche ai valori, alla formattazione e ad altri elementi della cartella di lavoro potranno essere apportate contemporaneamente da più persone. In una cartella di lavoro sono ad esempio contenute le previsioni mensili di vendita relative a dieci rappresentanti. Se si desidera che ciascun venditore immetta le proiezioni di vendita più aggiornate che lo riguardano, in modo da poter sottoporre tali informazioni al responsabile di reparto entro il giorno successivo, è necessario che questi possano lavorare contemporaneamente sulla cartella di lavoro. 1.

Scegliere Condividi cartella di lavoro dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Modifiche.

2.

Selezionare la casella di controllo Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro, quindi scegliere OK.

3. Quando viene richiesto, salvare la cartella di lavoro. 4.

Scegliere Salva con nome dal menu File, quindi salvare la cartella di lavoro condivisa in un'area della rete accessibile ad altri utenti.

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Note •

Se si copia la cartella di lavoro condivisa in un'area della rete, assicurarsi che i collegamenti ad altre cartelle di lavoro o documenti restino intatti. Utilizzare il comando Collegamenti del menu Modifica per effettuare correzioni alle definizioni dei collegamenti.

Questa procedura attiva anche la cronologia revisioni, che consente la visualizzazione di informazioni sulle modifiche apportate alla cartella di lavoro condivisa e sulle modifiche in conflitto che sono state mantenute o ignorate. Quando si mantiene la cronologia revisioni, sarà anche possibile effettuare copie della cartella di lavoro condivisa che potranno essere modificate e successivamente unite.

Tutti gli utenti a cui è consentito accedere all'area della rete in cui la cartella di lavoro condivisa è memorizzata dispongono dello stesso tipo di accesso alla cartella di lavoro condivisa. Se si desidera impedire determinati tipi di accesso, sarà possibile proteggere la cartella di lavoro condivisa e la cronologia revisioni

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Limitare la visualizzazione e la modifica dei dati contenuti in una cartella di lavoro condivisa (e non)

1.

Se la cartella di lavoro che si desidera proteggere è già condivisa e si desidera assegnarle una password per proteggere la condivisione o altre caratteristiche dei fogli o della cartella di lavoro, rimuovere la cartella di lavoro dall'utilizzo condiviso.

Scegliere Condividi cartella di lavoro dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Modifiche. Assicurarsi che non siano elencati altri utenti nella casella Attualmente la cartella di lavoro è utilizzata da. Se vi sono elencati altri utenti, le relative modifiche non salvate andranno perse. Deselezionare la casella di controllo Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro, quindi scegliere OK. Quando viene visualizzata una finestra che informa sugli effetti della rimozione dall'utilizzo condiviso sugli altri utenti, scegliere il pulsante Sì. 2. Se si desidera richiedere l'immissione di una password per consentire l'apertura di una cartella di lavoro condivisa, impostare tale password. 3. Se si desidera richiedere l'immissione di una password per consentire la modifica e il salvataggio della cartella di lavoro condivisa, impostare tale password.

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Durante il Salvataggio sarà possibile impostare la password di apertura e chiusura scegliendo le Opzioni generali dall’elenco a discesa Strumenti.

4.

Se si desidera impedire la visualizzazione di determinate righe o colonne del foglio di lavoro, selezionarle, scegliere Riga o Colonna dal menu Formato, quindi Nascondi. Poi applicare la protezione. Se si desidera consentire la modifica solo di certe aree (intervallo di celle contigue o una singola cella.) specifiche della cartella di lavoro condivisa, sbloccare le aree, quindi proteggere i foglio di lavoro. Questa operazione impedisce anche la visualizzazione di righe e colonne nascoste.

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Per Bloccare delle celle: Formato  Celle  Protezione, prima di proteggere il foglio o la cartella.

5.

Se si desidera impedire la visualizzazione di specifici fogli di lavoro della cartella di lavoro condivisa, fare clic sul foglio di lavoro, scegliere Foglio dal menu Formato, quindi Nascondi. Ripetere questa operazione per ciascun foglio di lavoro che si desidera nascondere. Dopo aver nascosto i fogli di lavoro, sarà necessario proteggere la cartella di lavoro per impedire che i fogli nascosti vengano di nuovo visualizzati. Scegliere Protezione dal menu Strumenti, quindi Proteggi cartella di lavoro. Selezionare la casella di controllo Struttura, quindi scegliere OK.

6.

Se si desidera modificare il numero di giorni in cui verrà mantenuta la cronologia modifiche della cartella di lavoro condivisa (il valore predefinito è 30 giorni), scegliere Condividi cartella di lavoro dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Modifiche. Selezionare la casella di controllo Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro, quindi scegliere la scheda Avanzate. Assicurarsi che il pulsante di opzione Rileva modifiche degli ultimi nel gruppo di opzioni Rileva modifiche sia selezionato, quindi digitare il numero di giorni in cui si desidera mantenere la cronologia revisioni nella casella Giorni. Scegliere la scheda Modifiche, deselezionare la casella di controllo Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro, quindi scegliere OK.

7.

Scegliere Protezione dal menu Strumenti, quindi Proteggi condivisione o Proteggi e condividi cartella di lavoro.

8.

Selezionare la casella di controllo Condividi con rilevamento modifiche.

9.

Se si desidera richiedere l'immissione di una password per consentire la disattivazione della cronologia revisioni o la rimozione della cartella di lavoro dall'utilizzo condiviso, digitare la password nella casella Password e digitare nuovamente la password quando viene richiesto.

10. Quando viene richiesto, salvare la cartella di lavoro. In tal modo verranno attivate la condivisione della cartella di lavoro e la cronologia revisioni. Dispense di MS EXCEL A cura di Locci Claudio

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Quando si protegge la condivisione di una cartella di lavoro, non sarà possibile rimuovere la cartella di lavoro dall'utilizzo condiviso o disattivare la cronologia revisioni.

In una cartella di lavoro già condivisa sarà possibile attivare la protezione per la condivisione e la cronologia revisioni, ma non sarà possibile assegnare una password per tale protezione. Per assegnare una password, è necessario rimuovere prima la cartella di lavoro dall'utilizzo condiviso.

Evidenziare le modifiche durante il lavoro Quando si evidenziano le modifiche apportate a una cartella di lavoro utilizzando il comando Mostra revisioni, dal menù Strumenti  Revisioni, verrà anche attivata la condivisione della cartella, nel caso in cui questa non fosse già condivisa, e la cronologia revisioni.

1.

Assicurarsi che la casella di controllo Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro sia selezionata. Tale casella attiva la condivisione della cartella di lavoro e la cronologia revisioni.

2.

Selezionare la casella di controllo Quando, quindi selezionare Da rivedere dalla casella Quando e scegliere OK.

3. Se richiesto, salvare la cartella di lavoro. 4. Apportare le modifiche desiderate alla cartella di lavoro. Le celle modificate, inserite o eliminate verranno contrassegnate da un colore di evidenziazione. Alcune modifiche, come la formattazione, non vengono evidenziate.

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Visualizzare la cronologia di tutte le modifiche apportate a una cartella di lavoro 1.

Scegliere Revisioni dal menu Strumenti, quindi scegliere Mostra revisioni.

2.

Assicurarsi che la casella di controllo Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro sia selezionata. Se la casella di controllo Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro non è selezionata, le modifiche apportate non verranno salvate nella cronologia e non sarà quindi possibile visualizzarle in un secondo tempo.

3.

Selezionare la casella di controllo Dove, quindi selezionare Tutti dalla casella Quando.

4.

Per visualizzare le modifiche su un foglio di lavoro Cronologia separato che consente di filtrare le informazioni per cercare le modifiche che interessano, selezionare la casella di controllo Elenca modifiche su un nuovo foglio. Per vedere tutte le modifiche deselezionare le opzioni Quando, Chi, Dove. Per evidenziare le modifiche sul foglio di lavoro e visualizzare i dettagli quando si posiziona il puntatore del mouse su una cella modificata, selezionare la casella di controllo Evidenzia modifiche sullo schermo.

5.

Scegliere OK e, se richiesto, salvare la cartella di lavoro.

La casella di controllo Elenca modifiche su un nuovo foglio si rende disponibile solo dopo che la cartella di lavoro è stata salvata avendo selezionato la casella di controllo Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro.

Se si elencano le modifiche su un nuovo foglio, sarà possibile cercare determinati tipi di modifiche filtrando l'elenco. Sul foglio di lavoro Cronologia, fare clic sulla freccia a destra dell'etichetta della colonna che contiene le informazioni da cercare e selezionare il tipo di dati che si desidera visualizzare in tale colonna. È possibile affinare la ricerca filtrando ulteriori colonne.

Il foglio di lavoro Cronologia non viene aggiornato automaticamente. Per aggiornarlo in modo che includa le modifiche apportate e salvate dall'ultima volta che è stato visualizzato, salvare la cartella di lavoro, quindi ripetere i passaggi da 1 a 5 per visualizzarlo di nuovo.

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Rivedere e confermare le modifiche

1.

Scegliere Revisioni dal menu Strumenti, quindi scegliere Rivedi revisioni.

2.

Se richiesto, salvare la cartella di lavoro scegliendo OK.

3. Selezionare le modifiche che si desidera rivedere. Per rivedere le modifiche apportate da un altro utente, selezionare la casella di controllo Chi, quindi selezionare l'utente dalla casella Chi. Per rivedere le modifiche apportate da tutti gli utenti, deselezionare la casella di controllo Chi. Per rivedere le modifiche apportate a un'area specifica di un foglio di lavoro, selezionare la casella di controllo Dove, quindi immettere un riferimento a tale area. Per rivedere le modifiche apportate all'intera cartella di lavoro, deselezionare la casella di controllo Dove. 4.

Scegliere OK, quindi leggere le informazioni sulla prima modifica nella finestra di dialogo Accetta o rifiuta modifiche. Tali informazioni comprendono inoltre la descrizione di tutte le modifiche che deriveranno dall'azione intrapresa per questa modifica. Per visualizzare ulteriori informazioni, utilizzare le frecce di scorrimento.

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5.

Per accettare la modifica e disattivarne l'evidenziazione, scegliere Accetta. Per annullare la modifica alla cartella di lavoro, scegliere Rifiuta. Se viene richiesto di selezionare di un valore per una cella, selezionare il valore desiderato, quindi scegliere Accetta.

6.

Ripetere i passaggi 4 e 5 per ciascuna modifica oppure fare clic su Accetta tutto o su Rifiuta tutto per accettare o rifiutare tutte le restanti modifiche. Ăˆ necessario accettare o rifiutare una modifica prima di passare alla successiva.

Ăˆ possibile visualizzare informazioni sulle modifiche rifiutate, inclusi tutti i dati eliminati. Per le modifiche rifiutate verrĂ visualizzato "Annulla" oppure "Risultato dell'azione respinta" nella colonna Tipo azione del foglio di lavoro Cronologia.

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Excel per nostalgici  

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