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Manual Normativo organização de eventos


“ Oh! quão bom e quão suave é que os irmãos vivam em união” Salmo 133: 1


Manual Normativo Geral

Autores: Heber Mário Valadão Oliveira Daiane Selma Zanatta Oliveira

Versão 1 - Janeiro de 2014

Projeto Gráfico: Sara Ângela Valadão Oliveira

Igreja Fonte da Vida Taguatinga Qne 07 lote 12 - CEP 72xxxxx +55 61 39646774 iafvtaguatinga@gmail.com

Supervisão Editorial: Heber Mário Valadão Oliveira

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Taguatinga - Distrito Federal


Sumário

Apresentação ................................................................................................ 6 Normas Gerais 1. Dos objetivo ............................................................................................. 8 2. Da equipe .................................................................................................. 9 3. Do setores.................................................................................................. 10 4. Dos eventos............................................................................................... 11 5. Da administração da cantina ................................................................. 12 6. Da organização do café da manhã ........................................................ 13 7. Da administração da cozinha ................................................................ 14


Apresentação Eventos como jantares, formaturas e cafés da manhã são importantíssimos para desenvolver um clima de união e de organização na congregação. Porém, a experiência mostra que tais eventos geralmente exigem muito trabalho e dedicação das pessoas que os organizam, especialmente na véspera. O objetivo principal deste manual é criar um departamento especializado em realizar eventos para a congregação e padronizar as ações das equipes organizadoras. Desse maneira, torna-se possível elaborar treinamentos e criar especialistas organizadores de festas e outros eventos, liberando pastores para o ensino, o apascentamento e para a ministração da palavra.

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Normas Gerais


1. Dos objetivos. a. Organizar eventos da igreja local; b. Organizar o café da manhã nos cultos de Santa Ceia; c. Manter controle sobre as atividades da cantina; d. Manter a cozinha limpa e organizada; e. Cuidar da decoração do templo.

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2. Da equipe. a. A equipe deste departamento será composta por membros que tenham aptidão e disposição para organizar eventos; b. Os integrantes devem ser no mínimo Obreiros reconhecidos na igreja local ou Obreiros reconhecidos em outras congregações e autorizados a servir na igreja local pelo presbitério.

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3. Dos setores. a. O departamento Organização de Eventos é composto pelos seguintes setores com suas respectivas atribuições: i. Financeiro: 1. Elaborar orçamentos para a compra dos materiais de cada evento; 2. Solicitar recursos financeiros para a compra de materiais; 3. Elaborar relatórios detalhados, com o auxílio de notas fiscais e recibos, sobre cada compra realizada. ii. Cozinha: 1. Organizar o uso da cozinha e garantir seu correto funcionamento e sua limpeza; iii. Cantina: 1. Agendar a realização de cantinas pelos departamentos; 2. Garantir que cada requisito para a realização de cantinas seja cumprido; 3. Verificar se a cozinha está sendo entregue limpa e organizada após as cantinas. iv. Café da manhã: 1. Organizar e preparar o café da manhã mensal.

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4. Dos eventos. a. Qualquer líder de departamento ou integrante do presbitério da igreja local pode requisitar os serviços deste departamento para organizar determinado evento que resulte em benefícios à congregação. Porém a equipe de Organização só se encarregará do evento caso o requisitante dos serviços cumpra os seguintes critérios: i. Obter autorização para realizar o evento junto ao presbitério; ii. Agendar o evento com o líder do departamento Organização de Eventos; iii. A organização do evento deverá ser solicitada com pelo menos 15 dias de antecedência da data da realização; iv. Devem ser fornecidas as seguintes informações sobre o evento, preenchendo o Formulário Planejamento de Evento: 1. Nome e cargo do solicitante; 2. Nome do Evento; 3. Descrição do evento – incluindo o tipo de evento; 4. Origem dos recursos; 5. Número esperado de pessoas; 6. Data de realização; 7. Hora; 8. Local; 9. Cardápio – caso se aplique, pode ser entregue em folha separada; 10. Materiais e pessoal disponível – caso se aplique. b. Este departamento deve garantir que todo evento agendado terá uma comissão organizadora, formada por: i. Decoração; ii. Limpeza; iii. Cardápio – planejamento, preparação e disponibilização dos alimentos; iv. Financeiro – orçamentos, compras e relatórios; v. Cerimonial – controle das atividades e da movimentação das pessoas durante o evento. c. Com exceção do líder geral do departamento, os integrantes de Organização de Eventos não estão autorizados a agendar ou cancelar eventos em nome do departamento.

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5. Da administração da cantina. a. Qualquer departamento pode realizar cantina para arrecadar recursos financeiros em favor de um ou mais membros da igreja. Porém o setor responsável pela cantina deve garantir que os departamentos que se utilizarem desse recurso cumprirão os seguintes critérios: i. Agendar a ação junto ao responsável pela cantina com pelo menos uma semana de antecedência; ii. Definir três ou quatro pessoas para trabalhar na cantina em cada dia agendado – uma ou duas para lidar com os alimentos, uma para atender as pessoas e lidar com o dinheiro e outra como auxiliar das demais. Aqueles que lidarem com a comida não podem lidar com dinheiro de maneira alguma; iii. Os integrantes da cantina devem usar toucas, luvas e máscaras descartáveis; iv. Os envolvidos na realização da cantina devem participar da organização e limpeza da cozinha após seu uso. b. O setor responsável pela cantina deve garantir aos realizadores de cada cantina máscaras, luvas e toucas descartáveis para cada integrante, assim como a lista dos utensílios disponíveis na cozinha da igreja. Todo o material restante necessário à realização da cantina é de responsabilidade de seus realizadores; c. O setor da cantina deve realizar relatório sobre o estado da cozinha após a cantina e entregá-lo ao líder do departamento; d. O material de higiene deve ser requisitado pelo líder do departamento através de um Relatório de Demandas e adquirido pela igreja.

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6. Da organização do café da manhã a. O café da manhã geralmente é realizado, aos domingos, pela manhã, em que houver ministração da Santa Ceia, uma hora do culto, os quais ocorrem geralmente no segundo domingo de cada mês; b. O líder do setor responsável pelo café da manhã, junto com sua equipe, deve: i. Confirmar com antecedência junto ao presbitério a data da Santa Ceia e também confirmar se haverá café da manhã; ii. Chegar com antecedência; iii. Arrumar a mesa com os alimentos trazidos pelos membros; iv. Preparar café, chá e chocolate quente, quando houver material disponível; v. Cobrir a mesa do café durante o culto; vi. Arrumar a mesa ao final do café da manhã, quando todos terminarem de se servir; vii. Deixar a cozinha em ordem ao final do culto.

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7. Da administração da cozinha. a. O setor responsável pela cozinha tem como atribuições: i. Garantir a limpeza e a organização da cozinha; ii. Realizar um inventário dos utensílios da cozinha; iii. Atualizar o inventário mensalmente; iv. Elaborar relatórios sempre que materiais forem emprestados ou perdidos; v. Realizar campanhas de educação dos utilizadores da cozinha – treinamentos, conversas, avisos, cartazes afixados nas paredes, etc. A meta é que aqueles que utilizarem a cozinha a deixarão do mesmo modo que a encontraram: limpa e organizada; vi. Realizar relatórios periódicos sobre a necessidade de compra de materiais e equipamentos para o setor.

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Manual Normativo - Organização de Eventos  
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