Page 1

Microsoft Excel 2007™

Handbók fyrir byrjendur Inngangur Excel gangsett  Excel skjárinn  Hjálpin sótt  Tilfærslur inni á vinnusíðunni  Verkið þitt vistað  Innfærsla á gögnum  Reitur nefndur  Innihald reits skoðað  Skipanir  Breidd dálks breytt  Breyting á sniði talna  Sniði eytt  Tómri línu eða reit skotið inn  Sniði texta breytt  Tölur geymdar sem texti  Skipunin Copy (afrita)  Fyrirsagnir stilltar af  Föll  Útreikningur summu  ‐ SUM fallið  IF fallið  Gröf og töflur  Tilfærsla á grafi  Breytt um tegund grafs  3‐D Snúningur  Rammar og net  Netstrikin fjarlægð  Verkið prentað út  Forskoðun  Síðuuppsetning  Vinnslu hætt í Excel  Viðauki 

2 2  2  4  5  6  6  10  10  11  11  12  15  16  17  18  19  22  24  24  26  27  28  30  30  31  32  32  33  33  35  36 

Excel2007_Handbok.doc

1


Inngangur Töflureiknar voru upphaflega þróaðir til þess að nota í bókhaldi. Þeir reyndust einnig hafa notagildi við ýmiss konar vísindalega útreikninga, gagnavinnslu, línurit og gröf. Excel töflureiknirinn hefur innbyggðar margvíslegar reikniformúlur fyrir rannsóknarvinnu þó hann sé ekki sérstaklega ætlaður til slíks. Forritið má líka nota til þess að flokka og raða stórum gagnasöfnum, þó það sé ekki sérstaklega hannað fyrir gagnavinnslu. Töflureiknirinn Excel býr yfir margvíslegum eiginleikum, en hann er einkanlega meðfærilegur við að reikna út margsamsett reikningsdæmi með mörgum stærðum, fjárhagsáætlanir og lánaútreikningar eru dæmi um slíkt.

Excel gangsett Svona ræsir maður forritið: 1.

Smelltu á Start-hnappnum neðst vinstra megin

2.

Veldu All Programs, síðan Microsoft Office og þar á eftir Microsoft Office Excel 2007

Ábending: Viljirðu búa til tengil á skjáborðinu fyrir einhvern hugbúnað sem þú ert með á tölvunni, skaltu hægri-smella á atriðinu, til dæmis Microsoft Office Excel 2007 og síðan velja Send To og loks benda á Desktop (create shortcut). Eftir það getur þú ræst Excel beint með því að smella á tenglinum á skjáborðinu.

Excel skjárinn Eftir að þú ræsir Excel muntu sjá tóma reiknitöflu, eins og á myndinni hér fyrir neðan, og þú getur byrjað að skrá inn texta og tölur:

Excel2007_Handbok.doc

2


Í horninu efst til vinstri er Office hnappurinn. Hann er notaður til þess til dæmis að opna eða prenta þau skjöl sem þú ert að vinna við. Aðeins lengra til hægri er flýtistika fyrir algengar aðgerðir, og á henni eru til að byrja með þrír hnappar, Vista, Hætta við, Endurtaka. Þú getur bætt fleiri hnöppum í þessa stiku ef þú vilt, með því að smella á niðurvísandi örinni hægra megin við stikuna og velja þar Customize Quick Access Toolbar. Höldum svo áfram að skoða Borðann efst, lengra til hægri, þar sem skjalinu, sem þú ert að vinna í, hefur verið gefið nafnið Book1, en eitt svona skjal getur innihaldið fleiri síður en þá fremstu og einnig geta verið ýmiss konar línurit og gröf á öðrum síðum í þessu sama skjali. Nafnið Book1, sem þú sérð efst mun breytast þegar þú vistar það undir nafni að eigin vali. Lengst til hægri, efst í glugganum eru hinir hefðbundnu hnappar til að minnka (Minimize), stækka (Maximize) og loka (Close) glugganum.

Excel2007_Handbok.doc

3


Næsti hlutinn sem þú sérð á skjánum er kallaður Borðinn. Hann kemur í staðinn fyrir þær valmyndir og hnappa sem voru þarna í eldri gerðum af Excel. Flestar skipanirnar koma nú fram sem hnappar á Borðanum en á honum er fjöldinn allur af flipum þar sem skipanirnar eru flokkaðar saman eftir eðli þeirra. Þegar þú bendir á hnapp kemur fram bóluhjálp (tool tip) sem skýrir fyrir þér hvað þessi hnappur gerir. Fyrir neðan Borðann er skipanalínan. Svæðið lengst til vinstri í þeirri línu, þar sem þú sérð stafina A1, heitir nafnareitur. Hægra megin tekur svo við formúlureiturinn, en í honum sérðu hvað stendur í hverjum reit sem þú staðnæmist í. Hafirðu engu breytt í skjalinu ertu að vinna við síðu 1 (Sheet1) í bók 1 (Book1) eins og sést á síðuflipanum neðst. Vinnslusíðan hefur tölur niður eftir hliðinni sem tilgreinir línurnar í töflunni og bókstafi efst í hverjum reit sem greinir frá heiti hvers dálks. Alls staðar þar sem lína og dálkur mætast er reitur (sella) og sérhver reitur hefur sitt eigið nafn. Reiturinn efst vinstra megin er kallaður A1, þ. e. staðurinn þar sem lína 1 og dálkur A mætast, og það er virkur reitur á myndinni hér fyrir ofan. Þú getur séð það á því að utan um reitinn er þykkur, dökkur rammi, heiti reitsins kemur fram í nafnareitnum og dálkheitið og línunúmerið birtast með rauð-brúnum áherslulit. Allt sem þú mundir skrá inn frá lyklaborðinu í þessari stöðu, færi inn í virka reitinn. Niður með hægri hliðinni er skrunsúla, sem þú dregur upp eða niður til að skoða verkið nánar. Lárétt skrunsúla, til þess að færa sig til hægri eða vinstri, sést hægra megin við síðuflipana neðst. Músarbendillinn ætti líka að sjást. Hann getur tekið á sig mismunandi myndir, og við munum skoða það nánar síðar í þessu efni. Þegar músin er borin yfir reit í reiknitöflunni birtist bendillinn sem útlína af krossi.

Hjálpin sótt Hjálp: Rétt eins og í öðrum forritum úr hópnum Microsoft Office, er til staðar tengill við hjálparkerfi á ensku að baki hnappi sem er hægra megin við Borðann. Hnappurinn <F1> er einnig notaður til þess að sækja hjálparkerfið. Hafirðu áður kynnst Excel 2003 að einhverju ráði, er hægt að nálgast létta og meðfærilega tölvuskrá sem hjálpar manni að rata um nýja kerfið út Excel2007_Handbok.doc

4


frá tilvísunum í valmyndir þess eldra. Tæknimenn UTM geta leiðbeint borgarstarfsmönnum að nálgast hana.

Tilfærslur inni á vinnusíðunni Hægt er að nota ýmsa lykla á lyklaborðinu, eina sér eða tvo saman, til þess að færa bendillinn á milli reita. Meðal þeirra eru hnapparnir <Enter>, <Tab>, <Home> og örvalyklarnir fjórir (hægri, vinstri, upp, niður). Ef þú ert ekki viss um hvar þeir eru, skaltu fá einhvern kunnugan til að renna yfir þetta atriði. Þá er einnig hægt að virkja hvaða reit í töflunni sem er, með því að smella einu sinni á honum með músinni: 1. Notaðu músina til að benda á einhvern reit annan en A1 2. Smelltu með vinstri músartakkanum til að virkja þennan reit. Taktu eftir nafninu sem núna stendur í nafnareitnum, ásamt því að litirnir á númeri og bókstaf reitsins, sem virkjaður var, eru rauðbrúnir. 3. Veldu nýjan og nýjan reit á skjánum. Prófaðu að ýta á örvalyklana á lyklaborðinu, <Tab>-hnappinn, <Shift-Tab>, <Enter> og <ShiftEnter>. Taktu eftir því hvernig heitin í nafnareitnum breytast. Þú munt og sjá notkun Shift-lykilsins (hástafalykils) með <Enter> eða <Tab>, verður til að virkni hnappanna verður öfug, þ. e. <Enter> færir bendilinn einn reit niður, en <Shift-Enter> færir hann einn reit upp. 4. Ljúktu þessum æfingum með því að smella í reitnum A1 og gerðu hann virkan reit. Ábending: Ef þú ýtir saman á hnappana <Control> og <Home> færist bendillinn beint í reitinn A1. Ef þú vilt færa bendilinn út í kant á útfylltri töflu, skaltu halda niðri <Control> hnappnum og ýta svo á örvalykil í þá átt sem þú vilt flytja bendilinn. Ef þú færir inn gögn í mismunandi hólf í sömu línunni og færir þig til hægri með <Tab> lyklinum, muntu færast fremst í næstu línu fyrir neðan, ef þú ýtir á <Enter> á eftir síðasta atriðinu í línunni. Þetta getur verið gagnlegt að notfæra sér ef verið er að skrá nokkrar línur af gögnum í töflu. Excel2007_Handbok.doc

5


Verkið þitt vistað Vista: Miklu máli skiptir að vista verkið þitt reglulega og oft – þú veist ekki fyrirfram hvenær rafmagnið fer af húsinu eða tölvan bilar! 1. Smelltu á hnappnum með bláa diskettutákninu [Save] á flýtistikunni eða notaðu skipunina Save úr valmyndinni undir Office hnappnum Hingað til hefur verkið þitt gengið undir nafninu Book1, og komið er að því að þú gefir því eitthvert annað heiti. 2. Sláðu nú inn nafnið prufa í reitinn File name: Athugaðu að sjálfgefinn staður fyrir vistun (það sem valið er ef notandinn tiltekur ekki annað), er heimasvæði notandans (My Documents) á drifinu H: ef þú ert að nota tölvu í skólanum. Þú ættir helst að forðast að nota disklinga eða minnislykla til að vista gögn á meðan þú vinnur í þeim. Vistaðu þau fyrst inn á tölvuna og afritaðu síðan út á diskling eða minnislykil ef þú þarft að taka skrána með þér. 3. Ýttu á <Enter> hnappinn á lyklaborðinu hnappinn á valmyndinni til að ljúka vistun.

eða smelltu á

[Save]

Taktu eftir því að þegar búið er að vista skrána, kemur nýja nafnið prufa.xls fram í Borðanum efst. Ábending: Ýttu saman á hnappana Control og S <Ctrl-S> endrum og sinnum til að vista skjalið meðan þú vinnur í því, þannig að þú týnir örugglega ekki breytingum sem þú gerir. <Ctrl-S> er flýtileið fyrir skipunina Vista [Save].

Innfærsla á gögnum Gögn er hægt að skrá inn í virka reiti, annað hvort sem hrá gögn eða sem útreikninga. Excel ber kennsl á ýmiss konar gögn, texta, tölur, dagsetningar, tímasetningar - sem síðan er hægt að nota í formúlur. Áður en þú byrjar að slá nokkuð inn, skaltu vera viss um að þú sért með bendilinn í reit A1, efst vinstra megin (það skiptir máli upp á framhaldið að nota einmitt þá reiti sem vísað er til í lesmálinu). Excel2007_Handbok.doc

6


1. Hafðu bendilinn í reit A1 og sláðu inn orðið Tekjur og ýttu svo á <hægri örvalykilinn> til að flytja bendilinn í reit B1. Tekjur er móttekið sem texti og geymt í reit A1 sem slíkt. Sé ekki beðið um annað, er texti geymdur vinstri-settur í reitnum. Með því að ýta á <hægri örvarlykilinn> er skráningin staðfest í reitnum og bendillin færður inn í næsta reit. Ef þú þarft að leiðrétta ásláttarvillu, smelltu þá á Hætta við hnappnum í flýtistikunni efst eða einfaldlega færðu bendilinn með músinni inni í reitinn þar sem villan er og skráðu inn rétt gögn. 2. Skráðu inn 22000 í reit B1 og smelltu svo á niður örvalyklinum til að færa bendilinn inn í reit B2 22000 er geymt sem venjulegt tölugildi og forritið getur notað töluna í útreikninga. Ef notandinn breytir engum stillingum eru tölur geymdar hægri-settar í reitnum (sjálfgildi; default). 3. Færðu bendilinn núna til baka í A2 <vinstri örvalykill> og skráðu þar Kostnaður og færðu bendilinn því næst í B2 <hægri örvalykill> 4. Skráðu inn 15000 í reit B2 og færðu svo bendilinn niður í <niður örvalykill> síðan <vinstri örvalykill>.

A3

5. Skráðu Hagnaður í reit A3 og flyttu svo bendilinn í reit B3 með hægri örvalykli. Í reitnum B3 muntu geyma reiknireglu eða formúlu til að draga kostnað frá tekjum. Taktu vel eftir því að formúlur í Excel byrja alltaf á jafnaðarmerki (=). Þegar þú slærð inn heiti reitanna í formúluna í B3, birtist litaður rammi utan um reitinn sem þú vísar til og heiti reitsins í sama lit í formúlunni, þannig að auðvelt er að fylgjast með því að vísað sé í rétta reiti. 6. Skráðu inn =B1-B2 í reitinn B3 (eða =b1-b2; það gildir einu hvort notaðir eru lágstafir eða hástafir) og ýttu svo á Enter-hnappinn á lyklaborðinu.

Excel2007_Handbok.doc

7


Ábending: Þegar þú skráir formúlu inn í reit, geturðu vísað í reitina með því að smella á þeim með músinni. Þú hefði getað byrjað á því að setja jafnaðarmerki í B3, og síðan smellt á B1 þá slegið inn mínus (-) og bent á reitinn B2 og ýtt á <Enter>. Það sem birtist í reitnum er niðurstaðan úr útreikningunum en ekki formúlan sjálf, þ. e. talan 7000. Athugaðu vel að þó Excel birti tölu í reitnum á reiknitöflunni, þá er það samt formúla sem situr í reitnum. Töflureiknar eru hannaðir til að reikna í gegnum öll dæmin á síðunni um leið og einhver breyting er gerð. Því væri gagnlegt að sjá hvað gerist ef þú breytir einhverju af þeim tölugildum sem þú skráðir upphaflega inn. 7. Flyttu bendilinn upp í B1 (ýttu á örvalykil upp) og sláðu inn töluna 25000 8. Sjáðu nú hvað gerist þegar þú ýtir á Enter-hnappinn á lyklaborðinu. Útkoman í reitnum er sýnir Hagnað (B3) breytist og verður núna 10000. Formúlan =B1-B2 „skynjar“ að innihald B1 hefur breyst og talan sem sýnd er í reit B3 er löguð að þeirri breytingu. Næst skulum við stækka dæmið örlítið með því að taka tillit til skatta í útreikningunum. 9. Breyttu nú textanum sem skráður er í A3. Færðu bendilinn í þann reit og skráðu þar inn Hagnaður fyrir skatta. Um leið og þú ýtir á <Enter>, muntu sjá að klippt er aftan af textanum (öftustu stafina vantar). Gerðu þér enga rellu út af þessu, við breikkum dálkinn síðar þannig að hann birti alla stafina. 10. Skrifaðu Skattur í reit A4, og færðu þig síðan í reit B4 (ýttu á hægri örvalykil) Gerum ráð fyrir því að skatturinn sé 30% af rekstrarafgangi. Settu þá eftirfarandi formúlu í reitinn: 11. Skrifaðu nú =B3*30% í reitinn B4 (ekki gleyma jafnaðarmerkinu fremst!)

Excel2007_Handbok.doc

8


Athugaðu að Excel og fleiri forrit sem vinna útreikninga, nota stjörnu (*) fyrir margföldun og skástrik (/) fyrir deilingu. Notaðu talnalyklaborðið hægra megin til að nálgast þessi tákn á fljótlegan og auðveldan hátt. (Þú getur líka notað talnalyklaborðið til að slá inn tölur; gættu að því að Num Lock sé virkjað). 12. Ýttu nú á <Enter> og skattupphæðin (3000) er reiknuð út fyrir þig á stundinni 13. Settu nú viðeigandi merkingu í reit A5 og formúlu í B5 til að sýna Hagnað eftir skatta; það mundi væntanlega vera Hagnaður fyrir skatta mínus Skattar. Ábending: Þú tókst kannski eftir því að þegar þú byrjaðir að slá inn Hagnaður í reitinn A5, þá stakk Excel upp á því að þú vildir nota sama textann og fyrir ofan. Að þessu sinni á það ekki við, en það er gott til þess að vita að forritið “horfir” á textann sem er í línunum fyrir ofan og hjálpar notandanum að fylla út reiti ef sama orðið kemur fyrir aftur og aftur í sama dálkinum (ferðakostnaður, matvæli, ræstivörur) … í yfirliti um kostnaðartölur. Af því þú ætlar ekki að nota nákvæmlega sama textann heldur þú áfram og klárar innsláttinn. Ef þú hins vegar vilt, geturðu samþykkt uppástunguna og leiðrétt eftir á með því að benda á reitinn og tvísmella á orðinu sem á að breyta, í formúlureitnum. Þegar þú skráðir textann inn í A5 sást hann allur til að byrja með (klippt er aftan af textanum þegar skráð er í reitinn B5). Ef þú skráðir rétta formúlu (þú getur séð hana í viðaukanum), ættir þú að sjá svona mynd á skjánum. Prófaðu nokkrum sinnum að breyta tölunum fyrir tekjur og kostnað í reitunum B1 eða B2 og sjáðu hvernig Hagnaður fyrir skatta, Skattar og Hagnaður eftir skatta breytist sjálfkrafa. Notaðu Hætta við hnappinn til að fá upphaflegu tölurnar aftur (eða sláðu þær bara inn).

Excel2007_Handbok.doc

9


Reitur nefndur Það getur verið þægilegt að vísa í tiltekinn reit með því að gefa nafn á honum frekar en dálkheiti og línunúmer. Tökum sem dæmi að við myndum geyma skattprósentuna (30%) í reit sem héti skattur og svo gætum við notað það nafn í útreikningum. 1. Færðu þig niður í reit A10 (þ. e. hæfilega langt frá hinum hluta dæmisins) 2. Smelltu nú á nafni virka reitsins (A10) í nafnareitnum, rétt fyrir ofan dálkheitið A og nafnið verður uppljómað. 3. Sláðu nú inn nafnið skattur (ef þú vilt hafa tvö orð, máttu ekki hafa orðabil) og ýttu á <Enter>. 4. Smelltu nú á reitnum A10 og skrifaðu þar 30% og ýttu því næst á <Enter>. 5. Loksins skaltu breyta formúlunni í reitnum B4 þannig að þar standi =B3*skattur og ýttu svo á Enter-hnappinn á lyklaborðinu. Ábending: Auðveldara er að breyta formúlu en að skrifa hana alveg upp á nýtt. Hafðu bendilinn í reitnum þar sem formúlan er og smelltu með músinni aftan við formúluna í formúlureitnum uppi. Ýttu á <Backspace> til að eyða 30%. Sláðu nú inn skattur og ýttu á <Enter>. Önnur leið til að breyta innihaldi reits er að ýta á hnappinn <F2> og þá nægir að fylgjast með breytingunni í reitnum í reiknitöflunni frekar en að horfa á formúlureitinn. Notaðu örvalyklana til að færa þig til innan formúlunnar og ýttu svo á <Enter> eða <Tab> til að ljúka breytingunni.

Innihald reits skoðað Það getur gerst að þig langi til að skoða formúluna frekar en útkomuna. Þetta getur þú gert með því að smella í viðkomandi reit og litið á formúlureitinn efst. Farðu til dæmis í reitinn B5 og þú munt sjá formúluna =B3-B4 í formúlureitnum efst. Þetta merkir að í reitnum B5 er formúlan B3-B4 en ekki talan 7000, eins og sýnt er í reiknitöflunni sjálfri. Færðu þig á milli reita og skoðaðu hvað er geymt í hverjum Excel2007_Handbok.doc

10


þeirra. Áttaðu þig vel á þessum mun sem er á innihaldi reitanna, það skiptir máli til að maður skilji virkni töflureiknisins og geti haft upp á villum sem kunna að vera gerðar. Hægt er að stilla Excel þannig að það sýni formúlur þar sem þær eru skráðar í reiti. Þetta er afskaplega sjaldgæft og verður ekki skýrt nánar, einungis sagt hér að þetta er stillt í Excel Options... (undir Advanced) með því að smella á [Office] hnappnum.

Skipanir Stundum þurfum við að gefa forritinu skipanir til þess að láta það gera aðra hluti en að reikna út úr dæmi. Við gætum þurft að breyta uppsetningu á reiknitöflu eða vista hana. Skipanirnar eru allar á Borðanum. Á honum eru nokkrir flipar sem spanna flest allt það sem þarf að gera. Flestar skipanirnar sem við þurfum að nota í þessu námskeiði eru á heimaflipanum (Home). Sumar skipanir er líka hægt að ná í með því að smella inni í reiknitöflunni með hægri músartakkanum eða með því að halda niðri <Ctrl> hnappnum og ýta svo á einhvern bókstaf. Ábendingar um slíkar skipanir sjást gjarnan þegar maður velur aðgerðahnappa af Borðanum.

Breidd dálks breytt Áður en lengra er haldið skulum við breyta uppsetningu reiknitöflunnar þannig að nægilegt pláss sé fyrir textann Hagnaður fyrir skatta í viðkomandi dálki. 1. Færðu músarbendilinn yfir línuna á mörkum dálkanna A og B fyrir ofan fyrstu línu töflunnar og bendillinn á að breytast í ör sem bendir til beggja hliða eins og sést á myndinni hér fyrir neðan

2. Haltu niðri vinstri músarhnappnum og dragðu dálkaskilin til hægri. Taktu eftir því að breidd dálksins er sýnd um leið og þú ert að breyta honum. Hafðu breiddina um það bil 20,00 eða 145 pixla.

Excel2007_Handbok.doc

11


3. Slepptu nú músarhnappnum og dálkurinn hefur fengið nýja breidd og er nægilega breiður til að sýna allan textann. Það gæti orðið tímafrekt að fínstilla breiddina á dálknum með þessari aðferð. Viljirðu láta breidd dálksins passa alveg við það sem í honum stendur, er þetta fljótlegra: 4. Færðu músabendilinn yfir línuna á mörkum dálkanna alveg eins og áður var gert. 5. Tvísmelltu nú með vinstri músarhnappnum. Athugaðu: Dálkabreidd er líka hægt að stilla með því að velja [Format] hnappinn í Cells á heimaflipanum. Veljirðu þessa leið geturðu slegið inn nákvæma breidd en AutoFit Column Width virkar eins og að tvísmella á mörkum dálkanna. Ef tölugildi er skráð í einhvern reit og dálkurinn er of mjór birtir Excel röð af tákninu ####### í staðinn. Fyrst þegar þú rekst á þetta er viðbúið að þú teljir það merki um reikningsvillu. Því er gagnlegt að sýna strax hvernig bregðast má við: 6. Færðu músarbendilinn yfir mörk dálkanna B og C 7. Haltu niðri vinstri músartakkanum og dragðu dálkaskilin til vinstri þangað til breiddin er orðin um það bil 5.0 8. Slepptu nú músartakkanum og táknin ####### ættu að sjást í sumum reitunum 9. Notaðu hnappinn [Hætta við] til að breyta breiddinni aftur í fyrra horf.

Breyting á sniði talna Gjaldmiðill:

Prósent:

Fjölga aukastöfum: Excel2007_Handbok.doc

Punkt eftir þúsundi: Fækka aukastöfum:

12


Það er breytilegt eftir því sniði sem við veljum, hvernig tölur birtast í reitum reiknitöflunnar. Til dæmis er hægt að birta dagsetningar með mismunandi hætti: 25-12-07 eða 25.des.07 eða 25. desember 2007 eða með enn öðrum hætti. Í grunninn eru tölurnar sem standa í reitunum allar eins en það er val notandans hvaða snið er valið á þær. Í næstu æfinga skulum við prófa að velja gjaldmiðilssnið fyrir tölurnar. 1. Breyttu tölunni fyrir Tekjur í reit B1 í 24444 og ýttu því næst á <Enter> Útkoman í Skattur og Hagnaður eftir skatta er núna birt með einum aukastaf. Þetta gæti sumum þótt ekki nógu snyrtilegt, þar sem hinar tölurnar eru með engum aukastaf. Það liti betur út ef allar tölurnar væru sýndar sem krónur, annað hvort með tveimur aukastöfum (krónur og aurar) eða með engum aukastaf (heilar krónur). Ef þú vilt gera þetta þarftu að byrja á að velja alla reitina (við ætlum að velja snið fyrir allan dálkinn). 2. Smelltu einu sinni á bókstafnum B ofan við dálkinn og allur dálkurinn verður nú ljómaður. Reyndar er efsti reiturinn öðru vísi en hann er samt valinn. Fimm mjög algeng snið eru sýnd sem hnappar í talnahópnum á heimaflipa Borðans (sjá myndirnar fimm á næstu síðu á undan). 3. Smelltu á fyrsta hnappnum fyrir talnasnið, gjaldmiðilshnappnum. Þar sem áður stóð 24444 ætti núna að birtast sem 24.444,00 kr. Ef táknin ####### koma fram í einhverjum reit skaltu breikka dálkinn. 4. Smelltu tvisvar á hnappnum fyrir færri aukastafi til að eyða tugakommunni og aurunum. Tölurnar ættu núna að birtast allar sem heiltölur. Athugaðu samt að það eina sem þú hefur gert er að breyta sniðinu á því hvernig tölurnar eru birtar. Gögnin sem að baki búa eru óbreytt og útreikningarnir geymdir í eins nákvæmri mynd og upphaflega.

Excel2007_Handbok.doc

13


Meira úrval af sniðum fyrir reitina er hægt að nálgast með því að nota [Number] reitinn á Borðanum. Þú sérð mjög smágerða ör neðst í reitnum, við hliðina á orðinu Number. Reyndu að nota þess aðferð næst: 5. Gættu þess að dálkur B sé uppljómaður 6. Smelltu á [Number] hnappnum (litlu örinni í horninu á hnappareitnum) 7. Í glugganum Format Cells sem nú kemur upp skaltu breyta flokknum (Category) úr Custom í Currency 8. Breyttu fjölda aukastafa (Decimal places) í 0 og veldu tákn fyrir gjaldmiðil: (til dæmis Euro €) 9. Veldu nú neðstu gerðina af sniði fyrir neikvæð tölugildi: - €1234 í rauðum stöfum 10. Ýttu nú á <Enter> eða smelltu á [OK] til þess að láta nýtt snið taka gildi. Niðurstaðan af þessu er um margt sú sama og þú náðir áður með annarri aðferð, nema hvað gjaldmiðilstákn stendur nú framan við töluna og við munum sjá síðar að neikvæð tölugildi birtast rauð. Rétt er að vekja athygli á því að þú getur líka náð í Format Cells gluggann með því að hægrismella á reit eða völdu svæði og velja Format Cells úr hraðvalmynd 11. Mjókkaðu nú dálkinn með því að tvísmella á línunni milli dálkheitanna B og C. Sniðmálarinn: Dálkur C, D, E og F (sem þú munt nota síðar í verkefninu) þurfa að hafa sama snið og dálkurinn D. Einfaldasta leiðin til að gera þetta er að afrita sniðið á dálki B yfir í hina dálkana. Excel2007_Handbok.doc

14


12. Gættu þess að dálkur B sé ennþá valinn. 13. Tvísmelltu á [Sniðmálara] hnappnum lengst til vinstri á Borðanum. Þú sérð að jaðar merktu reitanna ummyndast nú í iðandi strik og músarbendillinn er núna með lítinn pensil áfastan. 14. Smelltu nú á hverju dálknafni (þ. e. frá C til F) á fætur öðru, eða dragðu með músinni yfir þau 15. Smelltu nú aftur á [Sniðmálara] hnappnum til að gera hann óvirkan (pensillinn hverfur) Nýja sniðið mun ekki koma í ljós fyrr en þú ferð að skrá tölur inn í þessa reiti. 16. Endaðu svo á því að færa þig í B1 og sláðu aftur inn upphaflegu töluna 25000

Sniði eytt Sniðið á einstaka reitum getur í sumum tilvikum ruglað nýja Excel notanda í ríminu. Tökum dæmi: 1. Farðu í reitinn A7 og sláðu inn 25/12 og ýttu svo á <Enter> Vegna þess að þú settir ekki jafnaðarmerki fremst er þetta ekki túlkað sem 25-deilt-með-12, heldur sem dagsetning. 2. Farðu aftur inn í reit A7 og leiðréttu villuna (sláðu inn =25/12 og ýttu á <Enter>) Nú kemur í ljós að niðurstaðan er aftur túlkuð sem dagsetning. (Mikilvægt að athuga: Það er innbyggt í Excel að setja dagsetningarsnið á reiti í vissum tilvikum). Viljirðu birta rétta niðurstöðu þarftu að gera dagsetningarsniðið óvirkt. Svona ferðu að:

Excel2007_Handbok.doc

15


3. Smelltu einu sinni á [Sniðmálaranum] og bentu á reit A8 til að grípa hlutlaust snið hans 4. Smelltu nú einu sinni á reit A7 (dagsetningarsniðið ætti að hverfa og talan að birtast með eðlilegum hætti) Athugaðu að ef þú smellir einu sinni á [Sniðmálaranum], geturðu afritað sniðið á einum reit eða völdu svæði og að því loknu verður málarinn óvirkur. Önnur leið til að taka snið af reit aftur er að smella á [Clear] hnappnum sem er í Editing hópnum lengst til hægri á heimflipa Borðans. 5. Ýttu að lokum á <Delete> til að eyða tölunni úr reit A7 – við þurfum ekki að nota gögnin

Tómri línu eða reit skotið inn Næst skaltu setja fyrirsagnir á dálkana í töflunni. Því miður er of lítið pláss efst í henni til þess að þetta sé hægt. Þess vegna þarftu að skjóta inn nokkrum auðum línum. 1. Hægrismelltu í reitnum A1 og veldu Insert… úr hraðvalmyndinni sem kemur í ljós 2. Veldu kostinn Entire Row og ýttu svo á <Enter> eða [OK] 3. Endurtaktu þrep 1 og 2 til að fá aðra auða línu Við skulum skoða hvernig farið er að því að skjóta inn dálkum, vinstra megin við reitinn sem bendillinn er í, með því að nota sams konar aðferð. Svo skulum við kíkja á aðra skipun sem notuð er til að eyða línu eða dálki. Prófaðu þetta næst: 4. Endurtaktu skref 1 og 2 hér að ofan en veldu núna Entire Column – og nýr, auður dálkur A kemur fram lengst til vinstri í töflunni. 5. Hægrismelltu inni í reit A1 og veldu Delete… úr hraðvalmyndinni 6. Veldu Entire Column og ýttu á <Enter> eða smelltu á [OK] Excel2007_Handbok.doc

16


Það kann að virðast lítið mál að skjóta inn línum og dálkum, en Excel þarf að uppfæra allar formúlur til að laga þær að breytingunum. Til dæmis muntu sjá að formúlan til að reikna úr Hagnað fyrir skatta í B5 er núna =B3-B4 í staðinn fyrir =B1-B2. Hefði formúlan ekki verið uppfærð mundi hún ekki skila neinni niðurstöðu vegna þess að reitirnir B1 og B2 eru núna tómir. Athugaðu líka að þó skattur hafi færst til (í reit A12), þá er talan ennþá í reit sem heitir skattur. Þarna er komin góð og gild ástæða fyrir því að gefa vissum reitum nafn, því þá þarftu ekki að skrifa hjá þér hvar svoleiðis gildi eru skráð og fara svo í að breyta formúlum hvert skipti sem línu eða dálki er skotið inn. 7. Sláðu loksins inn textann Rekstrarreikningur í reit A1 og ýttu því næst á <Ctrl-Enter> (þetta verður til þess að textinn er skráður inn og reiturinn A1 er áfram valinn (virkur), og næsta skipun beinist að honum. Ef bara er ýtt á <Enter> festir það skráninguna en bendillinn fer í næsta reit fyrir neðan) Hægt er að nota hnappana Insert og Delete í Cells reitnum utarlega til hægri á heimaflipa Borðans.

Sniði texta breytt Leturgerð: Skáletur:

Stærð:

Feitletur:

Undirstrikað:

Alveg eins og í Microsoft Word, geturðu breytt leturgerð, leturstærð og leturáferð þess sem þú skráir í reiknitöflu. Til dæmis færi betur á því að fyrirsögnin væri stærri og fyrirferðarmeiri. 1. Gakktu úr skugga um að virkur reitur sé ennþá A1 2. Smelltu á hnappnum fyrir feitletur (eða ýttu á <Ctrl-b>) og textinn verður feitletraður Ábending: Ef þú vilt einungis breyta hluta af texta í einum reit í feitletur eða skáletur, eða þá í aðra leturgerð (til dæmis grísk staftákn), Excel2007_Handbok.doc

17


skaltu velja þann hluta textans í formúlureitnum og gera breytinguna á þeim hluta sem var valinn. Nú skulum við stækka textann og breyta um leturgerð. 3. Smelltu á örinni við hliðina á leturstærðarglugganum og bentu á 14 úr listanum sem birtist. 4. Smelltu á örinni við hliðina á leturgerðarglugganum og veldu Arial úr listanum sem kemur í ljós. Athygli er vakin á því að textinn í reit A1 breytist sjálfkrafa um leið og þú færir bendilinn upp og niður í listanum yfir leturgerðir. Önnur leið til að velja leturgerð er að hægrismella í reitnum og kalla fram fljótandi valmynd með helstu hnöppunum (í stað þess að nota þá sem eru á Borðanum)

Tölur geymdar sem texti Næst skulum við lengja líkanið þannig að það spanni lengri tíma. Ímyndum okkur að við viljum framreikna reksturinn yfir næstu fjögur árin, miðað við einfaldar forsendur um þróun kostnaðar og tekna á komandi árum. Til að byrja með þurfum við að bæta við fyrirsögnum sem sýna hvaða ár er fjallað um í hverjum dálki fyrir sig. 1. Færðu bendilinn inn í reit B2 og sláðu inn '2006 og færðu þig síðan í reit C2 (ýttu á <hægri örvalykil>) Gættu þess að sleppa ekki einföldu gæsalöppinni (á sama hnapp og spurningarmerki) en með því móti gefur þú Excel til kynna að þessi tala eigi að birtast sem texti. Þetta kemur í veg fyrir að ártalið 2006 birtist sem €2,006 til dæmis, en við höfðum stillt sniðið á þessum reit á gjaldmiðilinn euro. Önnur ástæða til að gera þetta svona er að koma í veg fyrir að ártalið verði tekið með ef þú setur inn formúlu sem leggur saman allar tölur í einum dálki. 2. Sláðu næst inn '2007, '2008 og '2009 í reitina C2, D2 og E2

Excel2007_Handbok.doc

18


Skipunin Copy (afrita) Klippa:

Afrita:

Líma:

Gefum okkur að bæði tekjur og kostnaður muni vaxa um 20% árið 2007 miðað við tölurnar árið áður 2006. 1. Færðu þig í C3 og sláðu inn =B3*120% og ýttu á <Ctrl Enter> til að sýna reikninginn og festa formúluna í reitnum, en valið verður á reit C3 áfram. Ef ein formúla er í aðalatriðum nákvæmlega eins og önnur (að því frátöldu að hún er í annarri línu eða öðrum dálki), er hægt að afrita hana og Excel mun sjálfkrafa laga hana að nýrri staðsetningu. Gefum okkur að kostnaður muni hækka um 20% næsta ár líka, þá er formúlan í C4 næstum því eins og sú sem er í C3 og hægt er að afrita hana til í aðra reiti: 2. Gakktu úr skugga um að reitur C3 sé valinn og smelltu þá á [Copy] hnappnum (eða ýttu á <Ctrl-C> eða hægrismelltu og veldu Copy úr hraðvalmyndinni) og ramminn utan um reitinn breytist í iðandi línu. 3. Færðu þig niður í C4 (ýttu á <örvalykill niður>) og ýtt þá á <Enter>. Taktu eftir því að formúlan sem var =B3*120% í C3 er núna breytt og er orðin =B4*120% reit C4. Segja má að þetta sé afstæð afritun, þ. e. formúlan í fjórðu línu vísar eins langt til vinstri og forveri hennar fyrir ofan. ATHUGIÐ: Þegar formúlur eru afritaðar í Excel, þarftu í raun ekki að nota Líma aðgerðina. Þess í stað nægir þér að flytja bendilinn inn í reitinn sem á að taka við afritinu og ýta á <Enter>. Með þeim hætti lýkur maður afrita-líma aðgerðinni, iðandi ramminn um reitinn hverfur og efninu sem var afritað inn í biðminni (Clipboard) er eytt. Ef þú notar aðgerðina Paste þá heldur ramminn um reitinn áfram að iða, sem segir þér að þú getur límt afritaða efni aftur (ef þú þarft). Vendu þig á að nota <Enter> ef þú þarft að afrita og líma einu sinni og aðgerðina Paste ef þú þarft að líma afrit aftur og aftur. Þú getur tekið afrit af nokkrum samliggjandi reitum ef þú vilt með sama hætti. Í dæminu okkar eru formúlurnar fyrir Hagnaður fyrir skatta, Skattur og Excel2007_Handbok.doc

19


Hagnaður eftir skatta mestan part eins fyrir árið 2007 eins og fyrir árið 2006: 4. Dragðu með músinni yfir reitina sem þú ætlar að taka afrit af (í dæminu okkar eru það B5 til B7) Reitirnir þrír ættu nú að vera merktir og þú sérð það á því að ramminn utan um þá eru breiðari. 5. Smellt nú á [Copy] hnappnum og eins og áður fer ramminn utan um reitinn að iða. 6. Ýttu nú á <hægri örvalykil> flyttu þig svo yfir í reitinn C5 og ýttu á <Enter> Breyttar formúlurnar koma nú fram í reitunum eins og ráð er fyrir gert. Athugaðu að þú þarft ekki að velja alla reitina sem afritið á að fara inni, einungis fyrsta reitinn. Afritun á formúlum eða tölum á milli reita er svo algeng aðgerð að Excel býður upp á sérstaka aðgerð (kallað autofill) til þess að gera það. Lykillinn að þessu er “handfangið” á reitnum, lítill svartur kassi sem sést í neðanverðu hægra horn í virkum reit eða afmörkuðu svæði. Þú getur reynt að nota þetta til að afrita formúlurnar fyrir árin 2008 og 2009: 7. Reitirnir sem þú ætlar að afrita ættu ennþá að vera merktar (C5 til C7). Ef svo er ekki skaltu merkja þær með músinni aftur. 8. Færðu núna músina yfir svarta reitinn neðst í hægra horninu á svæðinu sem er valið (við reit C7) og bendillinn breytist í smágerðan svartan kross. 9. Ýttu niður vinstri músartakkanum og dragðu “handfangið” til hægri yfir (yfir á reitinn E7) og slepptu svo músartakkanum. Formúlurnar eiga allar að afritast inn í reitina í dálkum D og E. Gættu vel að því hvernig þú berð þig að þegar þú afritar með þeim hætti sem hér var lýst. Ef músarbendillinn er settur annars staðar á rammann um reitinn en neðst hægra megin, þá muntu færa Excel2007_Handbok.doc

20


formúlurnar úr stað en ekki afrita þær. Á skjánum þínum ættir þú núna að sjá eitthvað í líkingu við þetta:

Hafðu ekki áhyggju út af núllunum undir 2008 og 2009 vegna þess að þó formúlurnar séu þarna, þá eru engar tölur um tekjur og kostnað í reitunum D3, D4, E3 eða E4 sem hægt er að reikna út frá. Skoðaðu samt formúlurnar sem í reitunum eru með því að færa bendilinn á milli reitanna og fylgjast með formúlureitnum efst. Þú sérð hvernig formúlan Hagnaður fyrir skatta (sem var =C3-C4 árið 2007) hefur breyst í =D3-D4 árið 2008, og =E3-E4 árið 2009. Örsjaldan gætir þú þurft að afrita útkomuna sjálfa (tölugildið) frekar en formúluna. Þetta getur þú gert með því að nota [Paste Special] hnappinn. Næst skaltu bæta inn í líkanið tölum fyrir tekjur og kostnað fyrir árin 2008 og 2009. 10. Búðu til formúlur í reitina D3, D4, E3 og E4 upp á eigin spýtur miðað við eftirfarandi forsendur: •

árið 2008 munu tekjur og gjöld aukast um 10% frá árinu 2007

árið 2009 munu tekjur og gjöld aukast um 5% frá árinu 2008

Ábending: Afritaðu formúluna úr reitnum C3 í reiti D3 og E3, breyttu þeim og afritaðu þær síðan niður í D4 og E4. Excel2007_Handbok.doc

21


Skjárinn ætti núna að líta út eitthvað á þessa leið (þú getur flett upp á lausnunum í viðaukanum aftast):

Fyrirsagnir stilltar af Vinstrisett:

Miðjað:

Hægrisett:

Sameina og miðjusetja

Sé annað ekki tekið fram, er texti ævinlega vinstrisettur í reitunum og tölur (einnig dagsetningar og tímasetningar) eru hægrisettar. Líkanið þitt yrði mun snyrtilegra ef fyrirsagnirnar (2006, 2007 til dæmis) væru feitletraðar og miðjusettar og fyrirsagnir (Rekstrarreikningur) væri miðjusettur yfir öllum dálkunum. 1. Veldu núna línu 2 (með því að smella á tölunni 2 vinstra megin við aðra línu). 2. Smelltu á [Bold] hnappnum til þess að feitletra textann 3. Láttu ljómunina vera áfram á sömu reitum og smelltu á miðjusetningar-hnappinn á heimaflipanum í Borðanum. Skipanirnar til að stilla efnið af innan reitanna (vinstri, miðju) er líka hægt að nálgast á reitnum Alignment á heimflipa Borðans. Þetta er Excel2007_Handbok.doc

22


gert með því að smella á litlu örinni neðst vinstra megin á Alignment reitnum. Núna hefurðu nánari kosti tiltæka og þú getur stillt textann af á fleiri vegu, bæði á lárétta og lóðrétta stefnu. Annar kostur til viðbótar er textaskrið (Wrapping) sem gerir það að verkum að textinn skiptist í fleiri línur og reiturinn hækkar til samræmis við það. Ábending: Ef þú vilt stjórna línuskiptingu í textanum þannig að hann fari allur í sama reit, þarftu að ýta fyrst á <Alt> hnappinn á lyklaborðinu og síðan á <Enter> á þeim stað sem þú vilt að ný lína byrji. [Sameina og miðjusetja] er notað til þess að miðjusetja texta yfir nokkra dálka í einu. Prófaðu nú þetta á yfirskriftina yfir reiknitöflunni þinni: 4. Ljómaðu nú reitina A1 til F1 (dálkur F kemur við sögu síðar) með því að draga með músinni yfir þá. 5. Smelltu á [Sameina og miðjusetja] hnappnum (hægra megin í Alignment hópnum) Fyrirsögnin færist nú inn á miðjuna á ljómaða svæðinu, jafnvel þó textinn sé í raun skráður inn í reit A1. Vel á minnst: reitir B1 til F1 eru ekki lengur til staðar. Hægt er að hætta við þessa aðgerð svona: 6. Hafðu bendilinn ofan í sameinaða reitnum og smelltu síðan aftur á [Sameina og miðjusetja] hnappnum Loks skulum við snúa okkur að ártölunum sem eru efst í dálkum B til E, og látum þá vera betur aðskilda fyrir yfirskriftinni. Flestir mundu einfaldlega bæta við nýrri línu til að gera þetta, en það færi betur á því að hækka línuna. Það er gert svona: 7. Settu músarbendilinn yfir línuskilin milli annarrar og þriðju línu lengst vinstra megin (líkt og þegar dálkur er breikkaður með því að „grípa í“ línuna á milli A og B) 8. Haltu vinstri músarhnappnum niðri og dragðu línuskilin niður um eina línu. 9. Slepptu nú músarhnappnum og þú sérð að línan er núna hærri en hún var áður Excel2007_Handbok.doc

23


Föll Setja inn fall:

Samlagning:

Excel er með mörg hundruð innbyggð reikniföll (reikniaðgerðir) sem eru táknaðar með sviga á eftir heiti fallins alveg eins og í stærðfræði. Hægt er að sjá reikniföllin með því að smella á [Setja inn fall] hnappnum framan við formúlureitinn. 1. Færðu þig í tóman reit og smelltu á [Setja inn fall] hnappnum. 2. Opnaðu fellivalmyndina við Or select a category og veldu All 3. Skrunaðu niður eftir glugganum undir Select a function: til þess að fá hugmynd um þann fjölda reiknifalla sem í boði eru. Þú sérð að stutt lýsing er gefin fyrir neðan gluggann á því falli sem valið er, auk þess sem hægt er að lesa sér betur til um það með því að smella á tenglinum Help on this function sem er fyrir neðan gluggann. 4. Ýttu á <Esc> eða smelltu á [Cancel] til að loka glugganum

Útreikningur summu - SUM fallið Setjum sem svo að þú viljir reikna út samtölu fjögurra ára þannig að líkanið þitt líti svona út:

1.

Sláðu inn fyrirsögnina Samtals í reit F2 og ýttu á <Enter>

Excel2007_Handbok.doc

24


Þessu næst þarftu að leggja saman tölurnar sem eru í hverri línu fyrir sig. Ein leið til að gera þetta, til dæmis í þriðju línu, væri að nota formúluna =B3+C3+D3+E3. Þetta skilar réttri útkomu, en ímyndaðu þér að þú þyrftir að leggja saman tuttugu tölur, að maður ekki tali um eitt þúsund! Hérna kemur sér vel að geta notað reiknifall til að reikna dæmið. Þegar reiknifall er notað byrjar maður á að setja jafnaðarmerki, þá nafn reiknifallsins og loks sviga. Í sviganum tiltekur maður svæðið sem á að reikna út, þannig að fyrst er setur fyrsti reitur, þá tvípunktur og loks síðasti reitur. 2. Veldu reit F3 og sláðu inn =SUM(B3:E3) og ýttu svo á <Enter> til að framkvæma útreikninginn. Reiknifallið SUM() og nokkur önnur algeng reikniföll er hægt að sækja með því að smella á samlagningarhnappnum (með gríska Sigma merkinu, ∑) Með því að nota þennan hnapp geturðu lagt saman tölurnar í hinum línunum í einni aðgerð: 3. Ljómaðu núna reitina F4 til F7 4. Smelltu á [Samlagning] hnappnum hægra megin á Borðanum og summa línanna dettur inn í reitina eftir að þú ýtir á <Enter>. Stundum giskar Excel ranglega á hvaða svæði notandinn er að meina þegar hann smellir á ∑-hnappnum. Sjálfgefin stilling er að leggja saman dálkinn niður en ekki út línuna. Þú getur prófað þetta með því reikna aftur út summuna í dálki F7. 5. Færðu bendilinn í reit F7 og ýttu á reitnum.

<Delete> til eyða öllu úr

6. Smelltu á [Samlagning] hnappnum og sjáðu hvernig forritið giskar á rangt svæði. 7. Dragðu með músinni yfir réttu reitina (B7 til E7) til þess að leiðrétta og ýttu svo á <Enter> til að ljúka útreikningnum

Excel2007_Handbok.doc

25


IF fallið Annað fall og örlítið frábrugðið er If-fallið, sem lætur Excel meta hvort tiltekin skilyrði eru sönn eða ósönn og síðan að bregðast við með mismunandi hætti eftir því hver niðurstaðan er. Í næsta dæmi er sýnt hvernig þetta virkar. Hvað mundi gerast ef kostnaðarliðurinn árið 2009 yrði óvænt £35,000 (vegna innkaupa á nýju tækjum eða mannvirkjum). Tekjurnar eru aðeins £34,650 þannig að reksturinn mundi sýna örlítið tap að þessu sinni. 1. Sláðu inn nýja kostnaðartölu 35000 inn í reit E4 og ýttu á <Enter> Þú sérð að Hagnaður fyrir skatta er réttilega sýndur sem neikvæð tala. En þá er skattur einnig neikvæð tala, og mætti halda að maður ætti þá rétt á endurgreiðslu frá skattinum. Það er hins vegar næsta fátítt! Nú þurfum við að laga líkanið þannig að það virki rétt í svona undantekningum og það gerum við með því að breyta formúlunni fyrir skatt á árinu 2009, í reit E6: 2. Færðu þig í reit E6 og ýttu á <Delete> til að eyða innihaldi reitsins 3. Smelltu á [Setja inn fall] hnappnum við formúlureitinn og veldu fallið IF (breyttu Or select a category: yfir í Most Recently Used til að flýta fyrir) og ýttu svo á <Enter> eða smelltu á [OK] 4. Nú kemur upp samtalsgluggi (dialogue window) og í reitnum Logical_test skaltu skrá inn E5>=0 (ýttu svo á <Tab>) 5. Skráðu í reitinn Value_if_true E5*skattur (ýttu á <Tab>) 6. Loksins skaltu skrá 0 (núll) í reitinn Value_if_false. Þá sést þetta:

Excel2007_Handbok.doc

26


7. Ýttu núna á <Enter> eða smelltu á [OK] til að staðfesta Merking alls þessa er svofelld: Ef talan í reit E5 (Hagnaður fyrir skatta) er stærri en eða sama sem (>=) 0, þá er skattur sama sem 30% af Hagnaður fyrir skatta, annars er skatturinn núll. Þetta leiðir til þess að útkoman er núll í skatt ef Hagnaður fyrir skatta er í raun enginn eða tap. Þetta dæmi á að kenna okkur að þó töflureiknar séu hin mestu þarfaþing þá geta þeir farið rangt með við sérstakar kringumstæður. 8. Afritaðu nú nýju formúluna úr reit E6 inn í D6 til B6 með því að grípa í „handfangið“ og draga til vinstri.

Gröf og töflur Þegar graf er teiknað, er einfaldast að velja fyrst gögnin sem á að teikna með því að draga með músinni yfir svæðið. Taktu með dálkaog línuheiti sem þú hefur sett, því að þau eru notuð í grafið sem nöfn á x-ásinn (flokkar) og y-ásinn (tölugildi). Ábending: Ef þú þarft að merkja svæði sem eru ekki samliggjandi, skaltu fyrst merkja það fyrra, halda því næst niðri Control-hnappnum og velja svo seinna svæðið. 1. Veldu nú þau gögn sem notuð verða, reitina A2 til E7 (þ. e. slepptu Samtals dálknum og yfirskriftinni, Rekstrarreikningur)

Excel2007_Handbok.doc

27


2. Smelltu nú á Insert flipanum á Borðanum og síðan á [Column] hnappnum og veldu fyrstu tegund grafs sem í boði er (2-D Column) en það graf sýnir stöplarit með þétt setta stöpla. Núna birtist graf ofan á reiknitöflunni og þrír nýir flipar merktir Chart Tools bætast við á Borðanum. Hafðu ekki áhyggjur þó grafið hylji að hluta til töfluna þína því gögnin eru öll til staðar og það sem meira er, þetta tvennt er rækilega tengt. Ef þú breyttir einhverju í reiknitöflunni mundi grafið samtímis uppfærast.

Tilfærsla á grafi Það er ekkert víst að fyrsta grafið sem maður teiknar dragi það fram sem við viljum leggja áherslu á. Einnig færi vel á því að hafa grafið á sérstakri síðu (sheet). Hægt er að breyta þessu: 1. Láttu grafið vera sýnilegt í forgrunni og veldu síðan Design flipann undir Chart Tools á Borðanum. Smelltu síðan á hnappnum [Switch Row/Column] vinstra megin og ártalið er núna sýnt á X-ásnum. Það sem hefur breyst er að allir þættir eins árs eru teknir saman í stöplablokk en áður voru stærðirnar í hverri línu bornar saman 2. Smelltu á [Move Chart] hnappnum lengst til hægri á Borðanum, (eða hægri smelltu utanvert á grafinu og veldu Move Chart úr hraðvalmynd). Þér býðst nú upp á tvo kosti og við skulu velja New sheet: og ýta því næst á <Enter> eða smella á [OK] Næst skulum við setja inn yfirskrift á grafið okkar. 3. Virkjaðu núna Layout flipann undir Chart Tools 4. Smelltu á hnappnum [Chart Title] vinstra megin og veldu Above Chart (fyrir ofan grafið) 5. Skráðu inn Fjárhagsyfirlit 2006 – 2009 og ýttu því næst á <Enter> Ef þú skoðar aðra hnappa sem þarna eru, sérðu að þú gætir líka sett skýringartexta við ásana, en þess gerist ekki þörf, vegna þess að við höfum ártal við annan ásinn og tölugildi með gjaldmiðilstákni við hinn. Excel2007_Handbok.doc

28


Myndritið sem þú varst að búa til ætti að líta út eitthvað á þessa leið:

Viljirðu breyta einhverjum öðrum stillingum (til dæmis litnum sem notaður er á stöplunum eða bakgrunnslitnum) ferðu svona að: 6. Hægrismelltu á þeim hluta grafsins sem þú vilt breyta (þ. e. dálki eða bakgrunni) og veldu Format Data Series… eða Format Chart/Plot Area… Það er breytilegt hvað stendur í valmyndinni eftir því hvar smellt er. 7. Veldu þær skipanir sem varða Fill, hakaðu við Solid Fill og veldu þann lit sem þú vilt – smelltu á [Close] Athugaðu að þú getur einnig náð í þessar skipanir ef þú smellir á Format flipanum undir Chart Tools og notar [Format Selection] hnappinn lengst til vinstri á Borðanum. Fyrst við erum að skoða hvað er á Format flipanum má líka benda á að við getum breytt um lit á

Excel2007_Handbok.doc

29


stöplunum með því að nota [Shape Fill] hnappinn á miðjum Borðanum.

Breytt um tegund grafs Breyta tegund grafs: Hægt er að nota meira en hundrað mismunandi snið af gröfum í Excel. Þú breytir um tegund myndrits svona: 1. Hægrismelltu á myndinni og veldu Change Chart Type… úr hraðvalmyndinni eða smelltu á hnappnum [Change Chart Type] lengst til vinstri á Design flipanum undir Chart Tools á Borðanum. 2. Notaðu músina til að velja mismunandi gerðir af gröfum, og sjáðu hve úrvalið er mikið.

3-D Snúningur Excel gerir þér kleift að velta þrívíddar-grafi á hvern þann kant sem þér hentar, en það getur komið sér vel í þeim tilvikum þegar einhver hluti myndarinnar er falinn bak við annan. Svona er farið að: 1. Hægrismelltu á grafinu og veldu Change Chart Type … 2. Líttu á Column gluggann og veldu þrívíddar-graf (sjöunda táknið í fyrstu línunni) og smelltu á [OK] Því miður sjást ekki alltaf hagnaðartölurnar vegna þess að Tekjur og Kostnaður skyggja á þær. Leiðréttu það svona: 3. Færðu þig yfir á Layout flipann undir Chart Tools Move to the Chart Tools Layout tab on the Ribbon og smelltu á [3-D Rotation] hnappnum.

Excel2007_Handbok.doc

30


4. Breyttu gildinu á X: með því að smella á litlu örinni við hliðina á tölunni í reitnum (upp eða niður) og breyttu þangað til þú sérð stöplana betur. 5. Prófaðu líka að gera tilraunir með Y- gildið. Önnur leið til að sýna hagnaðartölurnar á grafinu væri að setja gildin í öfuga röð: 6. Byrjaðu á að smella á hnappnum [Default Rotation] til að fá aftur upphaflega stöðu, ýttu svo á <Esc> eða smelltu á [Close] til að hverfa aftur til fyrra horfs. 7. Smelltu þessu næst á hnappnum [Axes] á Layout flipanum á Borðanum og veldu Depth Axis og því næst Show Reverse Axis. Við það snúast stöplaraðirnar við og þær hæstu verða aftast. Þetta verður til þess að lægri stöplarnir sjást betur.

Rammar og net Rammar: Annað snið sem þú getur beitt í reiknitöflunni er að ramma einstaka reiti af eða heilu svæðin. Þetta er fólgið í því að setja svartari strik utan um reitina. Segjum að þú vildir að taflan þín liti svona út:

1. Færðu þig aftur inn í reiknitöfluna með því að smella á flipann Sheet1 neðst á skjámyndinni (Blaðsíða 1 á myndinni minni) Excel2007_Handbok.doc

31


2. Veldu alla reitina frá B3 til F7 (Taktu samtölurnar með að þessu sinni) 3. Farðu nú á heimaflipann [Home] á Borðanum, smelltu á örinni hægra megin á [Rammar] hnappnum 4. Veldu Thick Box Border 5. Veldu næst F3 til F7 og settu Left Border með sama hætti.

Netstrikin fjarlægð Netstrikin eru fíngerð grá strik sem skilja að línurnar og dálkana í reiknitöflunum. Excel leyfir þér að velja um hvort þær sjást eða ekki. Viljirðu fela strikin gerirðu svona: 1. Færðu þig í Page Layout flipann á Borðanum 2. Smelltu í hakreitnum framan við View undir Gridlines Options hópnum.

í Sheet

3. Viljirðu sjá netstrikin á milli reitanna aftur, endurtekurðu skref 2 hér fyrir ofan. Athugaðu: Sú aðgerð sem hérna var lýst lýtur einungis að því hvort strikin sjást á skjánum. Viljirðu að þau prentist, þarf að setja hak við kostinn Print beint neðan við View á sama stað. Sjálfgefin stilling í Excel að netlínurnar sjást ekki í útprentun.

Verkið prentað út Áður en þú ákveður að prenta reiknitöflur út skaltu ganga úr skugga um að þú hafir aðgang að prentara sem hentar verkinu. Ef þú vilt til dæmis láta liti koma fram, þarftu að beina prentverkinu á viðeigandi prentara. Þú þyrftir líka að hafa nokkra innsýn í þær stillingar sem um er að velja undir Page Setup.

Excel2007_Handbok.doc

32


Forskoðun Áður er reiknitafla er prentuð út, ættirðu að forskoða hana. Þetta skiptir sérstaklega máli fyrir Excel-töflur ef þú vilt að efnið rúmist snyrtilega á síðunni. Við skulum líta á síðuuppsetningu (Page Setup) á eftir en byrjum á þessu: 1. Smelltu á [Office] hnappnum og veldu þar Print og því næst Print Preview Í dæmigerðri reiknitöflu fer oftast best á því að prenta út á hlið og ekki er víst að þú vildir sýna alla dálka töflunnar. Til dæmis þurfum við ekki endilega að sýna reitinn með skattprósentunni. 2. Smelltu á [Close Print Preview] til að loka forskoðunarglugganum.

Síðuuppsetning Í síðuuppsetningu (Page Setup) getur þú stjórnað því mjög náið hvernig verkið þitt birtist á pappír, þar með talið hvort fyrirsagnir dálka eru endureknar efst á nýrri síðu ef efnið fyllir meira en eina síðu. 1. Veldu Page Layout flipann á Borðanum, opnaðu [Page Setup] valmyndina með því að smella á litlu örinni neðst hægra megin í Page Setup hópnum Þú sérð núna nokkra kosti sem er safnað saman undir fjórum fyrirsögnum. Nokkrar þessara stillinga eiga bara við um Excel. Í eftirfarandi æfingu breytirðu nokkrum þessara stillinga til að sjá hvernig það virkar: 2. Hafðu Page flipann örugglega valinn 3. Í Orientation hlutanum skaltu velja [Landscape] – þ.e. út á hlið. 4. Í Scaling hlutanum skaltu velja Adjust to: og setja gildið upp í 180 – með því móti stækkar letrið og fyllir út í síðuna.

Excel2007_Handbok.doc

33


Athugaðu að til er leið til að þvinga efnið inn á eina blaðsíðu (eða fleiri en eina ef þú vilt) Þá er einnig ástæða til að undirstrika að rétt pappírsstærð sé valin, A4 stærð er nánast alls staðar notuð. 5. Færðu þig á Margins flipann 6. Hakaðu við bæði [Horizontally] og [Vertically] í reitnum Center on page 7. Færðu þig á flipann Header/Footer 8. Smelltu á örinni lengst til hægri í glugganum Footer: og veldu prufa.xlsx (til þess að bæta inn skrárnafninu) 9. Smelltu þessu næst á samtalsgluggi kemur í ljós:

[Custom Footer…] – og neðangreindur

Þú tekur eftir því að Excel hefur sett tákn fyrir skrárnafnið með &[File]. Þetta er kallað Field Code á tæknimáli og mun birta hvert það nafn sem þú gefur skránni þegar þú vistar hana, eins þó þú breytir um skrárnafn. Nú getur notað önnur svona tákn með því að smella á einhverjum af hnöppunum tíu fyrir ofan. Einnig eru útskýringar á ensku efst í glugganum. Reyndu núna að setja blaðsíðutal hægra megin:

Excel2007_Handbok.doc

34


10. Smelltu í glugganum undir Right section og síðan á öðrum hnappnum (með # merkinu) - &[Page] er bætt við 11. Smelltu á [OK] og þú munt sjá að blaðsíðutalið sést núna í forskoðunarglugganum Sheet flipinn gefur þér kost á að skilgreina af nákvæmni það svæði úr töflunni sem þú vilt prenta út og leyfir þér að sleppa reitum sem þú þarft ekki að birta. (þú gætir líka falið skattinn með því að breyta litnum á letrinu í hvítt, en betra er að gera þetta með því að tilgreina prentsvæði (print area)). Í Sheet flipanum eru líka stillingar sem kveða á um hvort línunúmer og dálkaheiti (A, B, C ..) skuli prentast. 12. Færðu þig á Sheet flipann 13. Skráðu A1:F7 í reitinn Print area: Ábending: Skipanirnar á Sheet flipanum gera þér einnig kleift að kveða á um hvaða texti í línum eða dálkum eru endurteknar í þeim tilvikum þegar efnið fyllir meira en eina síðu. Viljirðu til dæmis nota efstu línuna í töflunni, seturðu einfaldlega 1:1 í reitinn á eftir Rows to repeat at top; ef þú vilt að tveir fyrstu dálkarnir séu alltaf prentaðar seturðu A:B – þú slærð inn tilvísanir í svæðin eða velur þau með músinni. Á Page Setup valmyndinni eru tenglar fyrir Print og Print Preview ævinlega til staðar. 14. Smelltu á [Print Preview] til að skoða breytingarnar 15. Smelltu á [Close Print Preview] svo að þú sjáir reiknitöfluna aftur

Vinnslu hætt í Excel Þegar þú hættir í : 1. Lokaðu forritinu í gegnum [Office] hnappinn 2. Ýttu á <Enter> eða smelltu á [Yes] þegar spurt er hvort þú viljir vista breytingar sem þú hefur gert á skjalinu prufa.xlsx.

Excel2007_Handbok.doc

35


Viðauki Formúlurnar sem þú þarft til að ljúka við dæmin í verkefninu eru svona:

Í dálk A5 skaltu slá inn Hagnaður eftir skatta B5 =B3-B4 D3 =C3*110% D4 =C4*110% E3 =D3*105% E4 =D4*105%

Excel2007_Handbok.doc

36

Notendahandbók fyrir Excel 2007  

Grunnatriði í notkun á töflureikninum Excel 2007 eru kennd í þessu heftir

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you