Issuu on Google+

Edition 1 of tutor2u’s acclaimed Accounts & Finance Glossary  "a very good resource...and a useful addition to the world of the accounting student."  Duncan Williamson, Times Educational Supplement, December 2004


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Absorption costing 

Absorption costing is a method of identifying and ascertaining the cost of products or services.  This is done by including both fixed and  variable costs. The absorption method of costing can be contrasted with variable or marginal costing methods where costs of products or  services are calculated using variable costs only. The absorption costing method requires the choice of an “absorption basis” by which fixed  costs can be allocated appropriately.  For example, the fixed costs of factory equipment repairs and maintenance may be allocated to the  cost of producing specific products on the basis of their use of machine time.  In another example, the cost of factory rent and rates may be  allocated to products based on the amount of factory space that their production takes up. 

Accounting 

Accounting is a difficult term to define.  However, it is formally defined by the American Accounting Association as “The classification and  recording of monetary transactions, the presentation and interpretation of the results of those transactions in order to assess performance  over a period and the financial position at a given date, and the monetary projection of future activities arising from alternative planned  courses of action”.  Using this definition, accounting can be seen to be about the identification and recording of business transactions as a  way of assisting the management and planning of a business. 

Accounting concepts 

Accounting concepts are the principles that guide the preparation of accounting information. These fundamental accounting concepts are  best considered as the “building blocks” on which historical accounting information. The fundamental accounting concepts are generally  taking to include “prudence”, “consistency”, “accruals” and “going concern”. 

Accounting policies 

Accounting policies are the specific accounting bases selected and consistently followed by a business.  Accounting policies need to be  appropriate to the circumstances of a business so that, when applied to accounting transactions, the resulting accounting information  presents fairly its results and financial position.  Accounting policies are largely governed by the application of accounting standards.  However, there remains a large amount of subjectivity that needs to be applied when determining how to apply accounting policies. 

Accounting standards 

Accounting standards are authoritative statements of how particular types of transaction and other events should be reflected in financial  statements. Accordingly, compliance with accounting standards will normally be necessary for financial statements to give a “true and fair  view”. When preparing accounts in the UK, businesses must take account of statements issued by the Accounting Standards Board.  These  require the adoption of certain accounting principles and methods. There are currently two forms of Accounting Standards in the UK ­  Financial Reporting Standards (FRSs) and Statements of Standard Accounting Practice (SSAPs). The only difference between these is that  SSAPs were issued prior to 1990. Since that date, the name has been changed to FRS. Accounting standards apply to all companies, and  other kinds of entities that prepare accounts that are intended to provide a true and fair view. 

Accounting Standards Board  (“ASB”) 

The ASB is a UK standard­setting body set up in 1990 manage the use of accounting standards. Its declared aims are  to ‘establish and  improve standards of financial accounting and reporting, for the benefit of users, preparers and auditors of financial information’.  .  Accounting standards developed by the ASB are contained in 'Financial Reporting Standards' (FRS’s). The ASB collaborates with  accounting standard­setters from other countries and the International Accounting Standards Board (IASB) in order to ensure that its  standards are developed as far as possible to be consistent from country to country. 

Accruals 

Accruals are amounts that are owed to third parties for which a business has not yet been invoiced. The total of accruals is shown in the  balance sheet as part of creditors due less than one year. For example, where a business has not been invoiced by an advertising agency  for its costs for the last three months of the year, it will show in its accounts an accrual for the estimated amount of the invoice. 

Accruals concept 

One of the fundamental accounting concepts, the accruals concept is also known as the “matching concept”. Under the accruals concept,  revenue and costs are credited or charged to the profit and loss account for the year in which they are earned or incurred, not when any

Page 2 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  cash is received or paid. For example, if a sale is made on credit this year, but the cash is only received next year, the sale is treated as  income in this year.  Similarly, if a business incurs a cost during the year (e.g. electricity) but is not invoiced until early in the next year, the  accounts will show an estimated liability for the expected amount of the invoice. 

Acid test ratio 

The “acid test ratio” (also know as the “quick ratio”) is an accounting ratio that is concerned with business liquidity.  It is  defined as current  assets (excluding stocks) divided by creditors falling due within one year. The acid test ratio is designed to test the short term solvency of a  business, in a way similar to the current ratio.  Stocks are excluded from current assets on the basis that it can often take several months to  convert stocks into cash. 

Acquisition 

The term acquisition commonly refers to the take­over of one business by another.  Sometimes the acquisition will involve the purchase of  the entire share capital of a company.  In other situations the acquisition is off certain trading assets rather than an actual company.  Acquisitions can be financed by paying cash.  Often they also involve the issue of shares by the acquiring business ­ given to the  shareholders of the business being sold.  Acquisitions are subject to regulatory control via the competition authorities.  For larger, cross­  border acquisitions, regulation by authorities such as the European Competition Commission must also be taken into account. 

Activity­based costing 

Activity­based costing (commonly shortened to “ABC”) is a system of costing which recognises that costs are incurred by each activity that  takes place within a business and that products (or customers) should bear costs according to the activities they use. The use of ABC  requires the identification of “cost drivers” – those activities that take place in a business that cause costs to be incurred.  The costs  associated with these cost drivers also need to be identified so that they can be appropriately allocated to each activity being costed. 

Aged creditors report 

Most businesses make use of an aged­creditors report to manage the timing of payment to trade creditors.  The report lists the amounts  payable to trade creditors based on the payment terms agreed with them.  It also lists creditors who have been owed money for the longest  period. 

Aged debtors report 

An aged debtors report lists amounts owed to a business by trade debtors and analyses how long the amounts have been due.  The report is  a crucial piece of information for managing the amount of credit given to customers and for chasing outstanding amounts. 

Agency relationship 

The term “agency relationship” describes the relationship between management and shareholders.  It explains how management act as  agents for shareholders, using their delegated powers to run the business in the best interests of the shareholders 

Administration 

Administration is a term used to describe a situation relating to the possible insolvency of a business.  Under an “Administration Order”, a  court supervises the affairs of a company in financial difficulties with to the aim of securing its survival as a going concern or, failing that, to  achieving a more favourable realisation of its assets than would be possible on liquidation. While the administration order is in force, the  affairs of the company are managed by an “administrator”. 

Allotment of shares 

When new shares are issued in a company it may be that there is excess demand for the shares.  In such a case, shares are “allotted” to  new subscribers on a fair basis – although almost always in lower numbers than were requested.  The process of share allotment is a  common feature of new share issues on the London Stock Exchange. 

Alternative Investment Market 

The Alternative Investment Market (usually shortened to “AIM”) is a junior market of the main London Stock Exchange.  AIM replaced the  Unlisted Securities Market in 1995. It provides an opportunity for smaller companies with growth prospects to raise capital and have their  shares traded in a market without the expense of a full market listing. 

Amortisation 

Amortisation is a term used to describe the reduction in value of an asset through wear or obsolescence.  In relation to tangible fixed assets,  amortisation is mode commonly known as “depreciation”.  In the UK, amortisation usually refers to the reduction in value of intangible assets  such as acquired goodwill.

Page 3 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Annual general meeting 

The annual general meeting (“AGM”) is an annual meeting of the shareholders of a company, which must be held every year. The usual  business transacted at an AGM is the presentation of the audited accounts, the appointment of directors and auditors, the fixing of their  remuneration, and recommendations for the payment of dividends. Other business may be transacted if notice of it has been given to the  shareholders. 

Annual report & accounts 

All limited companies are required by UK company law (the Companies Act) to prepare an annual report each year, containing their financial  statements, directors’ report and, for larger companies, the auditor’s report. The annual report of a listed business (i.e. a business quoted on  a public stock exchange) must also contain a five year summary of results together with a wide range of other financial and operating  disclosures). The annual report and accounts must be sent to shareholders and to the Registrar of Companies – the government department  that maintains the public records of companies. Once sent to the Registrar, the annual report becomes a public document, available for  anyone to view. 

Annuity 

An annuity is a constant annual payment. The guarantee of the maintenance of such annual payments is also known as an annuity, and can  usually be purchased from insurance companies. A certain’ annuity is paid over a specified number of years, whereas a life’ annuity is paid  until the death of the named recipient. An annuity may be bought with a lump sum or through a series of contributions. 

Arbitrage 

Arbitrage refers to the exploitation of differences between the prices of financial assets or currency or a commodity within or between  markets by buying where prices are low and selling where they are higher. For example, if coffee is cheaper in New York than in London  after allowing for transport and dealing costs, it will pay to buy in New York and sell in London. If interest rates are higher on a Euro deposit  in London than in Frankfurt, a higher return will be obtained by switching funds from one centre to the other. Unlike speculation, arbitrage  does not normally involve significant risks, since the buying and selling operations are carried out more or less simultaneously and the profit  made does not depend upon taking a view on future price changes. By eliminating price differentials, arbitrage contributes to the  achievement of market equilibrium. 

Articles of Association 

The Articles of Association (the “Articles”) is the official company document that acts as a contract between a business and its shareholders.  The Articles describe the rights and duties of the shareholders with the business and between themselves (see also Memorandum of  Association) 

Asset 

An asset is defined by Financial Reporting Standard Number 5 as “a right or other access to future economic benefits controlled by an entity  as a result of past transactions or events”.  Future economic benefits might simply mean the conversion of the asset into cash (e.g. payment  of cash received from a trade debtor).  By contrast, a “fixed asset” describes ownership of an asset that can be used in the long­term to  create value for a business (see also current assets, fixed assets, intangible assets). 

Asset turnover 

Asset turnover is an accounting ratio.  It measures the productivity of the assets of a business achieved by comparing asset values with  sales revenue.  For example, “fixed asset turnover” could be calculated by dividing the net book value of fixed assets by sales. 

Audit 

An audit can be defined as “a systematic examination of the activities and status of an entity, based primarily on investigation and analysis of  its systems, controls and records” .  The Accounting Standards Board defines the annual audit that is required by most UK limited companies  as an independent examination of, and expression of an opinion on, the financial statements of the enterprise”.  Not all companies require an  audit – there are exemptions available for small companies provided that they meet certain criteria. 

Audit report 

All companies above a certain size are required to have their financial statements audited by a registered auditor. The auditor prepares an  “audit report” (which is presented at the front of the financial statements) stating whether or not the financial statements give a “true and fair  view of the business’s results and financial position”.  In most cases the audit report given is “clean” – in other words there are no problems  reported to shareholders.  However, audit reports can also be “qualified”.  In qualifying an audit report, the auditor draws the attention of the

Page 4 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  user of the financial statements to matters which are material and which should be considered when reading the accounts.  For example, the  auditor may be concerned about the ability of the company to continue on a going concern – in which case the audit report would be  qualified on a “going concern” basis. 

Audit trail 

The audit trail is the range of documents and other evidence which records all the activities and transactions of a business. Such a historic  record allows the firm to piece together the chronology of a transaction. It is also required for compliance purposes.  The audit trail is of  particular importance to the auditor who is required to obtain evidence that transactions are correctly recorded and reported by a business. 

Auditing Practices Board  (“APB”) 

The Auditing Practices Board (“APB”) (formed in 1991) is responsible for developing and issuing professional standards for auditors in the  United Kingdom and the Republic of Ireland. 

Auditor 

An auditor is a professionally qualified accountant who is appointed by, and reports independently to, the shareholders.  The auditor provides  an independent opinion to shareholders and other users that the financial statements have been prepared properly and in accordance with  legislative and regulatory requirements; that they present the information truthfully and fairly, and that they conform to the best accounting  practice in their treatment of the various measurements and valuations (see audit and audit report) 

Authorised share capital 

The authorised share capital of a company is the maximum amount of share capital that may be issued by a company.  This amount can be  found by looking in the company's memorandum of association. The authorised share capital must be disclosed on the face of the balance  sheet or alternatively in the notes to the accounts. This is also referred to as “nominal share capital”. 

Average cost 

Average cost represents the average cost per unit of output. It is calculated by dividing total costs, both fixed costs and variable costs, by the  total units of output.  For example, if total costs are £250,000 (comprising fixed costs of £150,000 and variable costs of £100,000) and total  output units are 10,000; then the average cost is £25 

Bad debt 

A bad debt is a debt owed to a business that is not expected to be received.  This may arise, for example, as a result of the insolvency of a  customer who had been buying products on a credit basis.  Bad debts are written off either as a charge to the profit and loss account or  against an existing doubtful debt provision. 

Balance sheet 

The balance sheet provides a statement of a business’s financial position at a given point in time. It details the assets of the business and  how these assets are being financed. Financing is broken down into two major categories ­ shareholders' funds and liabilities. Due to the  way in which the balance sheet is prepared, total assets will always equal total finance, i.e. the balance sheet will balance. 

Balanced scorecard 

The “balanced scorecard” is a popular approach to the analysis and reporting of management information.  It emphasises the need to  provide the user with a set of information which addresses all relevant areas of performance in a way that is objective and unbiased.  The  information contained in the balanced scorecard usually includes both financial and non­financial elements, and covers areas such as  profitability, customer satisfaction, internal efficiency, innovation and quality. 

Banking covenants 

Banking covenants are a crucial part of any bank loan agreement.  A loan agreement in the form of a covenant will include a series of  undertakings, the breaching of which will make the loan repayable immediately.  The breaching of an undertaking will also be an event of  default.  In this situation, the bank assumes much greater financial control over the business (for example, it can prevent the payment of any  dividends). 

Batch costing 

A form of costing in which the unit costs are expressed on the basis of a batch produced 

Bookkeeping 

Bookkeeping is the process of recording monetary transactions in the financial records of a business. Originally, bookkeeping was a time­  consuming manual process.  However, it is now largely mechanised through the wide­range of bookkeeping software programmes. (See

Page 5 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  double­entry bookkeeping) 

Breakeven 

Breakeven refers to the quantity of output or value of sales necessary to cover fixed costs. 

Breakeven chart 

A breakeven chart is a graph on which a business' total costs, analysed into fixed costs and variable costs, are drawn over a given range of  activity, together with the sales revenue for the same range of activity. The point at which the sales­revenue curve crosses the total­cost  curve is known as the breakeven point (expressed either as sales revenue or production/sales volume). The breakeven chart, like breakeven  analysis, may also be used to determine the profit or loss likely to arise from any given level of production or sales, the impact on profitability  of changes in the fixed or variable costs, and the levels of activity required to generate a required profit. 

Budget 

A budget is a quantified financial statement that covers a defined period of time.  A budget will normally include planned sales costs assets,  liabilities and associated cash flows. 

Budgetary control 

Budgetary control is the way in which financial control is maintained within a business ­ by using budgets for income and expenditure for  each main function of the business. During the course of a financial period, these budgets are compared with actual performance to  establish any variances. Individual managers who are responsible for the controllable activities within their budgets are expected to take  corrective action on adverse variances (e.g. where costs are greater than budget or where sales or income are less than budget) 

Business angel 

Business angels are wealthy entrepreneurs who provide capital in return for being part of a growing successful business. For businesses  requiring funds of up to £500,000, business angels are important sources of finance.  A business angel will usually expect hands­on  involvement with the businesses into which he or she invests. 

Business angel network 

A Business Angel Network (BAN) is a group of business angels, who are wealthy individuals looking for investment opportunities in  businesses, and businesses seeking finance. 

Business entity concept 

The concept that financial accounting and reporting relates to the activities of a specific business entity and not to the activities of the owners  of that entity. 

Enterprise Investment Scheme 

The Enterprise Investment Scheme (EIS) was introduced on 1 January 1994 with the aim of encouraging new equity investment in trading  companies by providing generous tax incentives to investors other than those already connected with the company. An investor may qualify  for both income tax relief and capital gains tax relief in respect of an EIS investment. The capital gains tax relief in particular can be  extremely valuable, as it can mean that the large gain that may potentially be made by investors in high tech companies when they realise  their investment, may be exempt from taxation. 

Business plan 

A detailed plan setting out the objectives of a business over a stated period usually 1­5 years. A business plan is drawn up by many  businesses. For new businesses it is an essential document for raising capital or loans. The plan should quantify as many of the objectives  as possible, providing monthly cash flows and production figures for at least the first two years. It must also outline its strategy and the  tactics it intends to use in achieving its objectives. For a group of companies the business plan is often called a corporate plan. 

Call option 

A call option gives the holder of the option the right to buy a share (or other asset) at the exercise price at some future time.  (See also put  option) 

Capital allowances 

A tax allowance for businesses on capital expenditure on particular items. These include machinery and plant, industrial buildings,  agricultural buildings, mines and oil wells, and scientific equipment. 

Capital employed 

Capital employed is essentially the underlying asset base a business needs to generate its profits and turnover.  It is usually defined as fixed  assets plus working capital, although alternative definitions are possible. It can also be calculated by adding together shareholders' funds

Page 6 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  and long­term liabilities. Having calculated capital employed, it is possible to assess the level of return that this investment is producing by  using an accounting ratio such as “return on capital employed”. 

Capital expenditure 

Capital expenditure is that expenditure by a business that results in the acquisition of fixed assets or an improvement in their earning  capacity.  Capital expenditure is not charged as an expense in the profit and loss account; the expenditure appears as a fixed asset in the  balance sheet.  The consumption or use of the fixed asset over time is reflected in the profit and loss account by calculating the amount of  depreciation that has occurred. (See depreciation) 

Capital Gains Tax (“CGT”) 

CGT is a tax on capital gains. Most countries have a form of income tax under which they tax the profits from trading and a different tax to  tax substantial disposals of assets either by traders for whom the assets are not trading stock (e.g. a trader's factory) or by individuals who  do not trade (e.g. sales of shares by an investor). The latter type of tax is a capital gains tax. 

Capital markets 

A market in which long­term capital is raised by industry and commerce, the government, and local authorities. The money comes from  private investors, insurance companies, pension funds, and banks and is usually arranged by issuing houses and merchant banks. Stock  exchanges are also part of the capital market in that they provide a market for the shares and loan stocks that represent the capital once it  has been raised 

Capital rationing 

Capital rationing describes a situation in which a business has only a limited amount of capital to invest in potential projects.  As a result, the  different possible investments need to be compared with one another in order to allocate the capital most effectively.  This is done by  evaluating the potential returns that each investment might achieve, and allocating capital to the projects with the best projected returns.  (See also payback, net present value, investment appraisal) 

Capital structure 

The capital structure of a business refers to the way in which it is financed.  In most cases the capital structure will comprise a combination of  long­term capital (e.g. ordinary shares, reserves, preference shares, debentures, long­term bank loans etc) and short­term liabilities (such as  a bank overdraft and trade creditors).  It is important that a business is financed by an appropriate capital structure that reflects the nature of  the business and its ability to generate profits and cash flow.  For example, a business at the start­up or growth stage may not be profitable  and may also have significant investment requirements.  In this example, the appropriate capital structure would mainly comprise equity  finance such as ordinary shares rather than bank debt (where the business would need to finance interest charges). 

Cash 

Cash is an asset of a business and represents cash in hand, and deposits repayable on demand with any bank or other financial institution. 

Cash flow budget 

The cash flow budget summarises the expected cash inflows and the expected cash outflows of a business over a budget period.  It is  usually prepared on a monthly basis, but can be for shorter or longer periods depending on the needs of management. The main purpose of  a cash flow budget is to determine when cash surpluses are likely to be available for investment or when cash deficits are likely to arise  requiring additional finance.  The cash flow budget is also referred to as the “cash flow forecast”. 

Cash flow statement 

The cash flow statement is an historical record of the cash flows of a business, distinguishing between different categories of cash receipts  and payments. Financial Reporting Standard FRS 1 (Cash flow statements) requires most companies to publish a cash flow statement as  part of their annual accounts. The purpose of this statement is to reveal to users how cash was generated and then applied by the company  during the period under review. 

Charge 

A term used in relation to the insolvency of a business.  Charge refers to security which is taken by a creditor over property or classes of  property owned by a creditor to protect against non­payment of a debt (frequently by a mortgage or other fixed charge). The advantage of a  charge is that it places the charge­holder ahead of other creditors in the event of the debtor's insolvency.

Page 7 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Companies Acts 

The UK acts of parliament concerned with companies.  Much of UK company law is now influenced by European legislation. 

Consistency concept 

The consistency concept is one of the fundamental accounting concepts that underpin the preparation of accounts. With the consistency  concept, the principle applied is that there is uniformity of accounting treatment of like items within each accounting period and from one  period to the next. 

Consolidated accounts 

Consolidated accounts are the financial statements of a group of companies – aggregated to show the overall financial results and position  of the group. 

Contingent liability 

A contingent liability is a possible liability of a business that arises from past events. The reason why the liability is “contingent” is that its  existence (and final amount) can only be by the occurrence of one or more uncertain future events not wholly within the control of the  business.  For example, a business may be subject to a legal claim of some kind which may result in the business having to pay costs or  damages.  The outcome of the legal claim may be uncertain – as might the possible costs arising.  In this case, the business has to take a  prudent view as to the likely outcome.  Where the amount and outcome of a contingent liability can be predicted with reasonable likelihood,  the “prudence” concept suggests that the business should make provision for the liability in its accounts as soon as possible. (See also  provisions, prudence concept) 

Contract costing 

A costing technique applied to long­term contracts in which the costs are collected by contract. 

Contribution 

Contribution is the amount ­ under marginal costing principles – of profit that has been earned before taking account of fixed costs or  expenses of a business. 

Convertible securities 

A convertible security is a security that, at the option of the holder, may be exchanged for another asset, generally a fixed number of shares  of common stock. Convertible issues frequently are fixed­income securities such as debentures and preferred stock. 

Corporate governance 

Corporate governance describes the way companies are directed and controlled. Boards of directors are responsible for the governance of  their companies. The shareholders’ role in governance is to appoint the directors and the auditors and to satisfy themselves that an  appropriate governance structure is in place. 

Corporation tax 

Corporation tax is the taxation payable by companies on their profits.  As with other direct taxes (such as income tax) there are different  rates of corporation tax payable (depending on the level of profits achieved).  Companies also receive tax allowances which they can use to  reduce the amount of corporation tax payable. The main kind of allowance – capital allowances – provides a tax incentive to invest in fixed  assets.  Smaller companies also benefit from lower corporation tax rates. 

Corporation tax rates 

The corporation tax rate is the rate at which companies pay corporation tax. The rate varies depending on the size of the business. A small  business for tax purposes pays corporation tax, currently 20%. A small business for tax purposes is defined as a business with taxable  profits of £300,000 or less. The normal rate of corporation tax is currently 30% and is paid by companies with taxable profits of £1.5 million or  more. Companies with profits between these two limits pay corporation tax at a tapering rate between 20% and 30% [check these numbers] 

Cost centre 

A cost centre is a production or service location, function, activity or item of equipment for which costs are accumulated and to which they  are charged. 

Creative accounting 

Creative accounting is the term used to describe the deliberate manipulation of reported accounting information with the intention to mislead  users of the accounts.  Creative accounting tries to take advantage of the use of subjective judgement used in preparing accounts.  The  ability to use creative accounting has been significantly reduced in recent years following the issue of a range of more prescriptive and

Page 8 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  detailed accounting standards.  (See accounting standards, window­dressing). 

Creditors 

Creditors form part of a business’s liabilities and represent amounts due to third parties. Creditors are analysed in the balance sheet into  those due within one year and those due after more than one year.  For most businesses, the main creditor is “trade creditors” – amounts  owed to providers of goods and services on credit terms to the business. (See current liabilities) 

Creditor days ratio 

The creditor days’ ratio provides an indicator of the average number of days' credit taken by a business before its trade creditors are paid. It  is calculated by the following formula: (Trade creditors × 365)/annual purchases on credit. 

Current liabilities 

Current liabilities are those short­term liabilities which are intended to be constantly replaced in the normal course of trading activity. Current  liabilities typically comprise: trade creditors, accruals and bank overdrafts. 

Current ratio 

The current ratio is an accounting ratio.  It is usually defined as current assets divided by creditors falling due within one year. The ratio is  designed to assess the solvency of a business in the short term. If the current ratio exceeds one, then the value of current assets is greater  than the value of the short term creditors, indicating that the business is able to pay its short term debts as they fall due. Note that this  interpretation is fairly simplistic and the resulting ratio depends on the nature of the market in which the business operates.  For example,  supermarkets usually have a current ratio of less than one since they do not sell goods on credit (i.e. minimal trade debtors) yet have large  ongoing balances owed to trade creditors.  The most important judgement applied to this ratio (and other similar liquidity ratios) is in  understanding the reasons for any significant deterioration in the ratio. 

Debenture 

A debenture is a form of loan.  It is a written acknowledgement of a debt by a business that normally containing provisions as to payment of  interest and the terms of repayment of principal. A debenture may be secured on some or all of the assets of the business or its subsidiaries. 

Debtor days 

The debtor days ratio is an accounting ratio that provides insight into the effectiveness of working capital management.  The calculation of  debtor days (average trade debtors divided by average daily sales on credit terms) indicates the average time taken, in calendar days, to  receive payment from credit customers.  An increase in debtor days would suggest that credit customers are being allowed to take longer to  pay amounts due – which has adverse effects on business cash flow. (See also creditor days) 

Debtors 

Debtors represent amounts owed to a business by its customers and other third parties. Debtors are shown as part of current assets in the  balance sheet. 

Deep discount bonds 

A deep­discount bond is a long­term debt security that, because of a low coupon rate of interest compared with current rates of interest, sells  at a substantial discount from face value. Bonds of this type, if not original­issue discounts, are preferred by some investors because they  are unlikely to be called before maturity. 

Depreciation 

Depreciation is the name given to the amount charged to the profit and loss account to reflect the wearing out of a fixed asset over its useful  life. The purpose of depreciation is to comply with the accruals concept. Since the benefit of a fixed asset is received over several periods,  the cost of acquiring the asset is charged against profits over those periods.  There are several methods available to calculate depreciation.  The two most popular approaches are the “straight­line” and “reducing balance” methods.  It should be noted that the depreciation charge in  the profit and loss account has no effect on the cash flows of a business.  It is simply a subjective estimate of the amount by which the value  of a fixed asset has fallen below its original purchase cost.  Note: not all fixed assets are depreciated.  For example, the value of land is  rarely depreciated because its value uslaly grows, not falls over time. 

Depreciation provision 

The depreciation provision is the amount of depreciation that has cumulatively been charged to the profit and loss account, relating to a fixed  asset, from the date of its acquisition. Fixed assets are stated in the balance sheet at their net book value (or written down value) which is  usually their historical cost less the cumulative amount of depreciation at the balance sheet date. (See also net book value)

Page 9 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Direct cost 

A direct cost is a cost that can be directly related to producing specific goods or performing a specific service. For example, the wages of an  employee engaged in producing a product can be attributed directly to the cost of manufacturing that product. 

Director 

A director is a person elected under a company’s Articles of Association to be responsible for the overall direction of the company’s affairs.  Directors usually act collectively as a board and carry out such functions as are specified in the articles of association or the Companies  Acts, but they may also act individually in an executive capacity. 

Directors’ report 

The Directors’ Report forms part of a company’s annual report and accounts. It is a legal requirement that the directors write a report  summarising the company’s performance over the financial period covered by the accounts, comment on the company’s future prospects,  and provide other required disclosures. 

Discounted cash flow 

Discounted cash flow is a method of investment appraisal.  It involves the discounting of the projected net cash flows of a project to ascertain  its present value. 

Discount rate 

A term used in investment appraisal to refer to the “hurdle rate of interest” or cost of capital rate applied to the discount factors used in a  discounted cash flow appraisal calculation. The discount rate may be based on the cost­of­capital rate adjusted by a risk factor based on the  risk characteristics of the proposed investment in order to create a hurdle rate that the project must earn before being worthy of  consideration. Alternatively, the discount rate may be the interest rate that the funds used for the project could earn elsewhere. 

Dividend cover 

The dividend cover ratio is an accounting ratio that is concerned with the level of returns that are given to shareholders compared with the  ability of the company to deliver profits.  The dividend cover ratio is defined as net earnings per share divided by net dividend per share. The  purpose of the ratio is to identify how much of a business’s profits are being distributed to shareholders and how much is being retained to  finance future expansion of the business. Generally a business with a low dividend cover is paying out most of its earnings as dividends and  is unlikely to achieve high growth in the future, compared to a business with high dividend cover.  Dividend cover is usually only relevant to  companies that are quoted on a recognised stock exchange.  It is rare that the ratio would be calculated for a private company. 

Dividend policy 

Dividend policy refers to the decisions made by a company as to how much profit should be distributed by way of dividends to shareholders  as opposed to being reinvested in the business 

Dividends 

Dividends represent amounts paid to shareholders out of the profits of a business.  Dividends are usually paid annually or semi­annually,  and represent part of  return on a shareholders’ investment in a business. Preference shares receive a fixed dividend while for equity shares  the level of dividend depends on the profitability of the business. Dividends are effectively declared and paid net of income tax. (see also  dividend cover) 

Double entry bookkeeping 

A method of recording and processing accounting transactions based upon the concept that each transaction has a dual aspect; a debit  entry and a credit entry 

Doubtful debt 

A doubtful debt is a debtor balance where there is some uncertainty as to whether or not it will be settled, and for which there is a possibility  that it may eventually prove to be bad.  A doubtful debt provision may be created for such a debt by charging it as an expense to the profit  and loss account.  (See also bad debts) 

Due diligence 

Due diligence is an investigation ­ normally conducted by an independent accountant or consultant ­ of the current financial and/or market  position and future prospects of a business prior to a stock exchange flotation or a major investment of capital. For example, venture  capitalist undertake extensive due diligence on potential investments before completing the deal. 

Earnings per share 

Earnings per share (usually shortened to “eps”) is a measure of shareholder return.  It measures a business’s profitability from the point of

Page 10 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  view of equity shareholders. It is defined as earnings attributable to equity shareholders divided by the number of equity shares in issue over  the year. 

EBITDA 

EBITDA is an acronym for a calculation of a business’ profit that excludes financing costs, taxation and depreciation.  It is calculated as  operating profit before interest, tax, depreciation, and amortisation. 

Economic order quantity  (“EOQ”) 

The economic order quantity (“EOQ”) represents the optimal ordering quantity for an item of stock which will minimise stock­holding costs. 

Useful economic life 

The period for which the present owner of an asset will derive economic benefits from its use. 

Employee share ownership plan  A method of providing the employees of a company with shares in the company. The ESOP buys shares in its sponsoring company, usually  (“ESOP”)  with assistance from the company concerned. The shares are ultimately made available to the employees, usually directors, who satisfy  certain performance targets.  Environmental reporting 

Publicly­quoted businesses in the UK are required to provide a statement included within their annual report and accounts that sets out the  environmental policies of the business and an explanation of its environmental management systems and responsibilities. The environmental  report may include reporting on the performance of the business on environmental matters in qualitative terms regarding the extent to which  it meets national and international standards. It may also include a quantitative report on the performance of the business on environmental  matters against targets, together with an assessment of the financial impact. 

Equity shares 

Also referred to as ordinary shares or (in the USA) common stock. Equity shares represent the right to participate in the residual assets of a  business and typically have voting rights. Equity shareholders will usually receive a dividend, the level of which depends on the level of  achieved profits and the extent to which the directors wish to reinvest profits back into the business. If the business is wound up, equity  shareholders will be entitled to any assets left over after all other investors have been paid off. Equity shareholders have limited liability,  which means that their liability to contribute money to the business is limited to the amount they have already invested. 

Exceptional items 

Exceptional items are separately reported in a business’s profit and loss account. Exceptional items are those which are material, derived  from events or transactions within a business’s ordinary activities and which need to be disclosed separately to ensure that the business’s  accounts give a true and fair view. (See also extraordinary items) 

Export credit insurance 

Export credit insurance is insurance taken out against the risk of non­payment by foreign customers for export debts. 

Extraordinary items 

Extraordinary items are separately disclosed in a business’s profit and loss account. Items which are material, possess a high degree of  abnormality, are not expected to recur and are derived from events or transactions outside of the ordinary activities of a business. Note that,  because the definition of ordinary activities is extremely wide, it is extremely unlikely that a business will show an extraordinary item in its  accounts in any one year. (see also exceptional items). 

Factoring 

Factoring describes an arrangement whereby the debts of a business are collected by a factor business, which advances a proportion of the  money it is due to collect. (See also invoice discounting). 

Finance lease 

A finance lease is a lease where the lessor transfers substantially all the risks and rewards of ownership of the asset to the lessee. (See also  operating leases) 

Financial accounting 

Financial accounting is the function responsible for the reporting required by company legislation for shareholders. It also provides such  similar information as required for Government and other interested third parties, such as potential investors, employees, lenders, suppliers,

Page 11 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  customers, and financial analysts. 

Financial intermediary 

A financial intermediary is a party that brings together providers and users of finance, either as a broker or as principal. 

Financial management 

Financial management is the general term that describes the management of all the processes associated with the raising and use of  financial resources in a business. 

Financial Reporting Council 

The Financial Reporting Council (“FRC”) is the body which provides the strategic direction behind the development of Accounting Standards  in the UK. It has two main operations ­ the Accounting Standards Board and the Financial Reporting Review Panel, which issue and enforce  Accounting Standards in the UK. <add links> 

Financial Reporting Review  Panel 

The Financial Reporting Review Panel is the body responsible for ensuring that companies in the UK follow Accounting Standards. <add  link> (See also Accounting Standards Board and Financial Reporting Council) 

Financial Reporting Standards 

Financial Reporting Standards (“FRSs”) are issued by the Accounting Standards Board. The use of FRSs replaced the previous form of  accounting standards in the UK which were named “Statements of Standard Accounting Practice”. (see also Accounting Standards). 

Finished goods 

Products that have completed the manufacturing process and are available for distribution to customers.  Compare finished goods with  “work­in­progress”. 

First in first out (“FIFO”) 

First­in first­out is a method used to calculate the cost if stocks or inventories.  It assumes that the oldest items or costs are the first to be  used. It is commonly applied to the pricing of issues of materials, based on using first the costs of the oldest materials in stock, irrespective  of the sequence in which actual material usage takes place. Closing stocks are therefore valued at relatively current costs. 

Fixed assets 

A fixed asset is defined as any asset, tangible or intangible, acquired for retention by an entity for the purpose of providing a service to the  business, and not held for resale in the normal course of trading. This includes, for example, equipment, machinery, furniture, fittings,  computers (see also depreciation) 

Fixed charge 

A fixed charge is held by the charge­holder over specific assets (typically a mortgage in respect of property) which prevents a debtor from  selling or otherwise dealing with the charged property without payment in settlement of the debt due to the charge­holder 

Fixed cost 

A fixed cost is one which, within certain output or turnover limits, tends to be unaffected by fluctuations in the levels of activity (output or  turnover).  A good example would be the rent and rates charge for an office, or the employment costs of staff who provide services not  directly related to production or output (e.g. the accounting department). 

Forward currency transaction 

A forward currency transaction is a transaction where a rate of exchange is agreed today but delivery occurs on an agreed date in the future.  The rate of exchange is known as the forward exchange rate.  Forward exchange rates are mainly used as a way of creating greater  certainty about what the actual cost of a transaction will be in the local currency of the business.  The use of forward currency transactions is  often referred to as “currency hedging”. 

Gearing 

Gearing refers to the use of debt as part of the financial structure of a business.  The use of debt as a source of finance reduces the amount  of equity funding that is required.  However, a business partly financed by debt needs to be satisfied that it will be able to meet the interest  payment obligations of the debt providers. 

Generally accepted accounting  principles (“GAAP”) 

In the UK the concept of “generally­accepted accounting principles” is taken to mean accounting standards and the requirements of  company legislation and the stock exchange.

Page 12 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Gearing ratio 

The gearing ratio is an accounting ratio which measures the level of debt finance a business has raised relative to its level of shareholders’  funds.  The gearing ratio is also known as the “debt to equity ratio”. It is usually defined as total debt divided by shareholders’ funds,  expressed as a percentage. The precise definition will vary, however, from situation to situation. The higher the percentage from the  calculation, the more highly geared a business is. It is possible to calculate the net gearing ratio, where cash balances are deducted from  debt in the calculation. (See also interest cover and gearing) 

Going concern 

Going concern is one of the fundamental accounting concepts (the others being prudence, accruals and consistency).  Under the going  concern concept it is assumed that a business will continue in operational existence for the foreseeable future.  This assumption has  significant implications for the valuation of assets in the balance sheet – which can be stated at their net book value.  If there was a doubt  about the ability of the business to operate as a going concern, then certain assets would have to be valued at their disposal value (which is  likely to be lower than net book value). (See also accounting concepts) 

Goodwill 

Goodwill, in the accounting sense, refers to the difference between the total value of a business and the value of its net assets in its balance  sheet. It represents the ability of the business to generate profits and cash in the future.  The value of goodwill is often only determined when  a business is bought or sold.  Acquired goodwill (the difference between the purchase price for a business and its net assets, is amortised  through the profit and loss account. 

Gross margin 

Gross margin is a profitability ratio calculated as gross profit divided by sales.  The ratio focuses on the ability of the business to maintain  trading margins.  (See also gross profit). 

Gross profit 

Gross profit is the difference between sales and the total cost of sales. (See also gross margin). 

Hire purchase 

Hire purchase is a method of buying goods in which the purchaser takes possession of the goods as soon as an initial instalment of the price  (a deposit) has been paid.  The purchaser only obtains ownership of the goods when all the agreed number of subsequent instalments are  paid. 

Historical cost concept 

The historical cost concept is a basis of accounting prescribed by the Companies Act for published accounts. Under this system of  accounting, all values are based on the historical costs incurred. 

Indirect cost 

Indirect costs are those costs that are untraceable to particular units or cost centres. It is expenditure on labour, materials or services which  cannot be economically identified with a specific saleable cost unit. In order to determine the total cost of production on a “fully absorbed  basis) such costs have to be allocated, that is assigned to a single cost unit, cost centre, or cost account or time period. 

Insolvency 

Businesses are placed into insolvency when they are unable to pay creditors’ debts in full after realisation of all their assets.  The decision to  place a business into insolvency is normally taken by the creditors of a business – usually a bank. There are several different forms of  insolvency – the main ones being administration, receivership and liquidation. 

Interest cover 

Interest cover is an accounting ratio.  It measures the level of a business’s profits relative to its interest charge in the profit and loss account.  It is usually defined as profits before interest and tax divided by interest charges, but the precise definition will vary depending on the  circumstances. The higher the ratio, the less ‘gearing’ a business has. The interest cover ratio is particularly important for lenders, in that it  helps them determine the vulnerability of interest payments to a drop in profit. (See also gearing and gearing ratio) 

Internal audit 

Internal audit is the name given to an independent appraisal function established within a business to examine and evaluate its activities as a  service to the business. The objective of internal auditing is to assist members of the business in the effective discharge of their  responsibilities. To this end, internal auditing furnishes them with analyses, appraisals, recommendations, counsel and information

Page 13 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  concerning the activities reviewed. (See also audit) 

Internal control 

An internal control is a financial or other form of management control that helps provide a business with more effective, efficient operation, or  to enable the business to comply with laws and regulations.  Many internal controls are concerned with the application of authority and  approval levels (for example, who can authorise purchases or make payments).  Others are concerned with the complete and accurate  maintenance of business records.  The system of internal controls is usually monitored by the internal audit function (if one exists) and is  reviewed by the auditors of a business as part of their audit of the financial statements. 

Internal rate of return (“IRR”) 

The internal rate of return (“IRR”) is the annual percentage return achieved by a project, at which the sum of the discounted cash inflows  over the life of the project is equal to the sum of the discounted cash outflows.  A business that uses discounted cash flow techniques as a  method of investment appraisal will often use a target IRR as a discount rate in evaluating potential investments or projects. 

Investment appraisal 

Investment appraisal is a process whereby the likely revenues and costs generated by an investment are evaluated over the life of the  project.. Such appraisal includes the assessment of the risks of, and the sensitivity of the project's viability to, forecasting errors. The  appraisal enables a judgement to be made whether to commit resources to the project. 

Invoice discounting 

Invoice discounting is used by some businesses as a way of raising working capital.  It involves the purchase (by the provider of the invoice  discounting service) of trade debtors at a discount to their book value.�� Invoice discounting enables the business from which the debts are  purchased to raise working capital by swapping trade debtors into cash. (See also invoice factoring). 

Job costing 

Job costing is a method of costing which identifies the individual costs of performing each job. 

Last in first out (“LIFO”) 

Last­in, first out (“LIFO”) is a method of valuing stocks (inventory).  LIFO assumes that the last item of stock received is the first to be used. 

Leasing 

Leasing relates to a contract between a lessor and a lessee for hire of a specific asset selected from a manufacturer or vendor of such  assets by the lessee. The lessor has ownership of the assets.  The lessee has possession of the asset on payment of specified lease rentals  over a period.  (See also finance lease and operating lease) 

Liabilities 

Liabilities represent amounts owed by a business to the third­party providers of finance other than the equity shareholders. The main  examples of liabilities include trade creditors (suppliers who sell goods to the business on credit) and bank loans and overdrafts. Liabilities  that are due to be repaid within one year are shown in the balance sheet under the heading “Creditors due within one year.  Similarly,  liabilities that are not due for more than one year are separately disclosed. 

Limited liability company 

A limited liability company is one in which the liability of shareholders for the company’s debts is limited to the amount paid and, if any,  unpaid on the shares taken up by them. The important point about a limited liability company is that the shareholders are protected against  claims against the company, which is treated by law as a separate legal personality. 

Limiting factor 

In the preparation of budgets, account should be taken of “limiting factors”.  A limiting factor is a constraint which limits business activities, for  example, labour or materials which are in short supply.  Budgets should bear limiting factors in mind. 

Liquidation 

Liquidation is the formal procedure for closing down a company or partnership including realisation and distribution of assets 

Liquidator 

A liquidator is the Official Receiver or an insolvency practitioner who is appointed to attend to the liquidation of a company or partnership. 

Liquid resources 

Liquid resources are alternative terms for the “liquid assets” of a business.  These are the cash balances and other assets readily convertible  into cash, for example short­term investments.

Page 14 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Liquidity ratios 

There are various accounting ratios that relate to the financial resources of a business.  These are known as liquidity ratios.  The main two  statistics are the current ratio and the acid test ratios which measure the relationship between current assets and current liabilities. 

Loan stock 

Loan stock is long­term business finance on which interest is paid, usually at a fixed rate.  Holders of loan stock are, therefore, long­term  creditors of a business. 

Long­term capital 

Capital invested or lent and borrowed for a period of five years or more 

Management accounting 

Management accounting is a broad term to describe the techniques used to collect, process, and present financial and quantitative data  within a business to enable effective scorekeeping, cost control, planning, pricing, and decision making to take place. 

Management buy­out (“MBO”) 

The acquisition of a business by its existing management.  MBO’s are usually funded by venture capitalists 

Marginal cost 

The variable costs per unit of production. The variable costs are usually regarded as the direct costs plus the variable overheads. Marginal  cost represents the additional cost incurred as a result of the production of one additional unit of production 

Marginal costing 

Marginal costing is a costing method whereby each unit of output is charged with only the directly­attributable variable production costs.  Using this method, fixed production costs (such as the factory rent and rates) are not considered to be real costs of production, but costs  which provide the facilities for an accounting period that enable production to take place. 

Matching concept 

The matching concept is an alternative term for the “accruals concept” ­ one of the fundamental accounting concepts (See also accruals  concept) 

Materiality 

Materiality is the concept that is used to evaluate whether accounting information is sufficiently significant to users of accounts such that it  should not be omitted or misstated in the accounts.  Materiality depends on the size of the item or error judged in the particular  circumstances of its omission or misstatement. The concept of materiality is particularly important for auditors who must assess whether  errors they find in accounts need to be adjusted before the accounts are finalised.  (See also audit) 

Memorandum of association 

The Memorandum of Association is a constitutional document of a company that deals with matters such as the company name, registered  office, the fact that it has limited liability, its trading objects and other relevant facts. The other main constitutional document of a business  are the Articles of Association. 

Merchant banks 

Merchant banks are financing institutions that carry out a variety of financial services, including the acceptance of bills of exchange, the issue  and placing of loans and securities, portfolio and unit trust management and some banking services. 

Mezzanine debt 

Mezzanine debt is a kind of loan finance where there is little or no security left after the main bank loan debt has been secured. To reflect the  higher risk of mezzanine funds, the lender will charge a rate of interest of perhaps four to eight per cent over bank base rate, may take an  option to acquire some equity and may require repayment over a shorter term. 

Minority interests 

Minority interests arise when a company has a subsidiary company in which it does not own all of the shares. The shareholders apart from  the holding company are referred to as the minority interests. For example, where a holding company owns 80% of the shares in a  subsidiary company, the remaining 20% of shareholders are the minority interests. 

Net assets 

Net assets are disclosed as part of the balance sheet. Net assets equals total assets on the balance sheet less total liabilities. 

Net assets per share 

Net assets per share is an accounting ratio.  It is defined as net assets divided by the number of shares in issue. It is also known as net  worth per share. The purpose of the ratio is to compare the net assets per share with the share price. The share price will either be at a

Page 15 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  premium to net asset value or a discount. 

Net current assets 

Net current assets are disclosed as part of the balance sheet. Net current assets equal total current assets less total creditors falling due  within one year. It is also more commonly known as working capital. When short term creditors exceed current assets, it is referred to as net  current liabilities. 

Net book value 

Net book value is the difference between the original purchase cost of a fixed asset less the cumulative amount of depreciation that has  been charged to the profit and loss account in relation to that asset.  For example, if a piece of machinery had a purchase cost of £75,000  and depreciation of £50,000 had been charged on that asset, the net book value of the machinery in the balance sheet would be £25,000. 

Net present value (“NPV”) 

Net present value is the value obtained by discounting all cash outflows and inflows of a capital investment by a chosen target rate of return  or cost of capital 

New issues 

A new issue relates to the listing of a company’s shares onto the stock exchange for the first time 

Non­executive director 

A non­executive director is part of a company’s board of directors.  However, the non­executive director does not have any executive  responsibility in the business.  In other words, he or she does not get involved in the day­to­day management of the business.  The purpose  of non­executives is to act as an independent reviewer of the activities of the executive directors and to safeguard the interests of the  shareholders. 

Operating cycle 

The operating cycle, or working capital cycle, is calculated by deducting creditor days from stock days plus debtor days. It represents the  period of time which elapses between the point at which cash begins to be expended on the production of a product and the collection of  cash from the customer. 

Operating lease 

An operating lease is a lease where the lessor retains most of the risks and rewards of ownership. (See also finance lease) 

Operating margin 

Operating margin is an accounting ratio that is concerned with the level of profitability.  It is calculated by dividing operating profit by total  sales and expressing the result as a percentage. 

Operating profit 

Operating profit is the net profit that is earned by a business before any exceptional items, finance costs or tax charges.  It can be calculated  by taking gross profit (or gross margin) plus/less all operating revenues and costs. 

Operational gearing 

Operational gearing refers to the relationship of fixed costs to total costs. The greater the proportion of fixed costs, the higher the operating  gearing, and the greater the advantage to the business of increasing sales volume. If sales drop, a business with high operating gearing may  face a problem from its high level of fixed costs. 

Opportunity cost 

Opportunity cost is an important concept – particularly in the context of investment or project appraisal.  The opportunity cost is the value of  the benefit sacrificed when one course of action is chosen, in preference to an alternative. The opportunity cost is represented by the  forgone potential benefit from the best rejected course of action. 

Options 

Options are found in most areas of finance.  For example, options are used in convertible shares and warrants, insurance, currency  arrangements and interest rate management.  The two main types of option are call options and put options. 

Ordinary shares 

Ordinary shares are part of the equity finance of a business.  Ordinary shares entitle the holders to the remaining divisible profits (and, in a  liquidation, the assets) after prior interests, for example creditors and prior charge capital, have been satisfied 

Overdraft financing 

Overdraft financing is provided when businesses make payments from their business current account exceeding the available cash

Page 16 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  balance. An overdraft facility enables businesses to obtain short­term funding – although in theory the amount loaned is repayable on  demand by the bank. 

Overhead 

An overhead is a cost that is not directly related to the production of a specific good or service but that is indirectly related to a variety of  goods or services. For example, the cost of maintaining and insuring a large factory is an indirect production cost that must be spread over a  number of products or services. 

Overhead absorption rate 

The overhead absorption rate provides a means of attributing overhead to a product or service, based, for example, on direct labour hours,  direct labour cost or machine hours.  Overhead absorption rates are required by the full cost method of pricing products and services. (See  also marginal costing) 

Overtrading 

Overtrading occurs when a business expands too rapidly, putting a strain on its financial resources. This can lead to liquidity problems. 

Payback 

Payback is a method of investment appraisal.  The payback period represents the number of years it takes the cash inflows from a capital  investment project to equal the cash outflows. A business may have a target payback period, above which projects are rejected.  The main  drawback with the payback method is that it does not reflect the time­value of money.  Accordingly, it does not discriminate between  receiving cash now as compared with receiving the same amount of cash in several years time.  Another criticism of the payback method is  that it ignores cash flows that arise after the payback has been completed. 

Post balance sheet events 

Post balance sheet events are those favourable and unfavourable events, which occur between the balance sheet date and the date on  which the financial statements are approved by the board of directors.  The directors must decide whether the financial statements should  either reflect post­balance sheet events or whether they simply need to be mentioned (without adjusting the accounts).  An event which  might require the accounts to be adjusted would be one which provides evidence about conditions existing at the balance sheet date.  For  example, the insolvency of a major trade debtor would suggest that the debtor balance at the year­end should be provided for as a bad debt. 

Preference shares 

Preference shares are part of the equity finance of a company.  Preference shares usually receive a fixed dividend each year and which, if  redeemed, are redeemed at par value. Although the dividend is fixed, it is not guaranteed. However, if the company fails to pay ('passes') the  preference dividend for the year to ordinary shareholders. Where the preference shares are cumulative, any arrears of preference dividend  will also have to be paid prior to the ordinary dividend being paid in any year. Preference shares may be redeemable, when they will be  redeemed at a set date. They may also be convertible. Finally, they may be participating, which means that in addition to the fixed dividend,  they will receive a variable dividend dependent on the performance of the company. (See also ordinary shares) 

Preferential creditor 

A preferential creditor is a creditor who is entitled to receive certain payments in priority to other unsecured creditors. Such creditors include  government departments, occupational pension schemes and employees. 

Prepayments 

Prepayments are classified as current assets in the balance sheet.  Prepayments include prepaid expenses for services not yet used, for  example rent in advance or electricity charges in advance, and also accrued income. Accrued income relates to sales of goods or services  that have occurred and have been included in the profit and loss account for the trading period but have not yet been invoiced to the  customer. 

Present value 

Present value is the cash equivalent now of a sum of money receivable or payable at stated future date, discounted at a specified rate of  return.  (See also net present value) 

Price­to­earnings ratio (“p/e  ratio”) 

The price­earnings (“p/e”) ratio is an accounting ratio that is concerned with measuring the overall profitability of a business based in relation  to the equity shareholders who will share in that profit.  The p/e ratio is defined as the share price divided by the earnings per share. Broadly  speaking, the higher a business’s P/E ratio, the more expensive the business and the more highly rated it is. (See also earnings per share)

Page 17 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Profit and loss account 

The profit and loss account is one of the primary financial statements.  It shows a business’s income and expenditure over a period of time,  usually one year. The term “profit and loss account” is also used in the “shareholders funds” part of the balance sheet.  In this context, the  term represents accumulated profits which a business has generated since its incorporation. 

Profit before tax (“PBT”) 

Profit before tax is a separate line in the profit and loss account.  It is calculated by taking operating profit plus or minus net interest. 

Profit centre 

A profit centre is a part of the business that is accountable for both costs and revenues – the manager is responsible for revenues and costs. 

Provisions 

Provisions are liabilities where the business is uncertain as to the amount or timing of the expected future costs. For example, if a business  is subject to a law suit, it may provide now for the expected liability on loss of the law suit. This is an example of the prudence concept. (See  also liabilities) 

Prudence 

The prudence concept is one of the fundamental accounting concepts. It is important that financial statements are prepared on a prudent  basis. Revenue must not be shown in the accounts until the cash realisation of the revenue is reasonably certain. On the other hand, costs  arising as a result of past actions should be provided for immediately, even if the cash will not be paid over until the future. 

Public limited company (“PLC”) 

A public limited company “plc”) is a company which, by registering as a plc and adhering to strict legal requirements as a result, has the  ability to issue shares to the public. Contrast this with a Private Limited Company, which is not permitted to issue shares to the public. A  public limited company should not be confused with a Listed Company. A listed company is a public limited company which has obtained a  listing from the UK Listing Authority and not all public limited companies do this. 

Put option 

A put option gives the holder of the option the right to sell a share (or other asset) at the exercise price at some future time.  (See also call  option) 

Quick ratio 

A measure of liquidity, similar to the current ratio except that stocks are excluded from the calculation of net current assets (since it may be  some time before stocks can be converted back into cash). 

Ratio analysis 

Ratio analysis is the study of the relationships between financial variables. Ratios of one business are often compared with the same ratios  of similar businesses or of all operators in a single industry. This comparison indicates if a particular business’ financial statistics are suspect.  Likewise, a particular ratio for a business may be evaluated over a period of time to determine if any special trend exists. 

Reserves 

Reserves are part of shareholders’ funds on the balance sheet. All parts of shareholders’ funds apart from share capital are reserves, such  as the share premium account, the profit and loss account and the revaluation reserve. 

Residual value 

The residual value of an asset is the expected proceeds from the sale of the asset, net of the costs of sale, at the end of its estimated useful  life. Residual value is used for computing the straight­line method and diminishing­balance method of depreciation, and also for inclusion in  the final year's cash inflow in a discounted cash flow appraisal. 

Retained profits 

Retained profits are those profits that have not been paid out as dividends to shareholders, but retained for future investment by the  company. 

Return on capital employed 

Return on capital employed (“ROCE”) is an accounting ratio designed to assess the profit­generating capacity of capital employed . It is  defined as profits before interest and tax divided by capital employed, expressed as a percentage. Broadly speaking, the higher the return on  capital employed, the more successful the business. 

Return on equity 

Return on equity (usually shortened to “ROE”) is a measure of investment return that compares the profit earned by a business with the

Page 18 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description  amount invested in the business by shareholders. 

Revenue expenditure 

Revenue expenditure is charged to the profit and loss account.  It is expenditure that is incurred (1) for the purpose of the trade of the  business (e.g. selling costs, administration costs) or (2) to maintain the existing earning capacity of fixed assets 

Rights issue 

A rights issue is an issue of shares for cash by a company to its existing shareholders on a basis pro rata to their existing shareholdings. The  rights issue will normally be at a substantial discount to the current share price (often between 20% and 40% discount). 

Risk capital 

An alternative term for venture capital 

Sale and leaseback 

The sale of a fixed asset that is then leased by the former owner from the new owner. A sale and leaseback permits a firm to withdraw its  equity in an asset without giving up use of the asset.  Sale and leasebacks are popular methods of raising cash by businesses that own  property assets. 

Scrip dividend 

A scrip dividend is an issue of shares to an investor in lieu of a cash dividend. The value of the shares will be designed to equal the value of  the cash dividend foregone. This may be useful for investors who wish to increase their investment in a company without incurring the costs  of buying shares in the market. 

Secured creditor 

A secured creditor is a creditor who holds security, such as a mortgage, over a debtor's assets 

Segmental reporting 

The inclusion in a business’s report and accounts of analysis of turnover, profits and net assets by class of business and by geographical  segments (Companies Acts 1985/89 and SSAP 25). 

Sensitivity analysis 

A modelling and risk assessment technique in which changes are made to significant variables in order to determine the effect of these  changes on the planned outcome. Particular attention is thereafter paid to variables identified as being of special significance. 

Share capital 

Capital is the number of existing shares in the business multiplied by the nominal value of the shares. 

Shareholder 

A shareholder is an owner of shares in a limited company or limited partnership. A shareholder is a member of the company. 

Shareholder value 

Shareholder value is an approach to business valuation and management that focuses on maximising the value of a shareholder's equity  above other business objectives. Normally, shareholder value can be increased in three ways: dividend payments, appreciation in the value  of the shares, and cash repayments. 

Share premium account 

Part of shareholders' funds in a business’s balance sheet. Arises when shares are issued at a premium to their nominal value. For example,  if shares with a nominal value of 100p are issued at a price of 150p, the share capital of the business will increase by the nominal value of  100p per share and the share premium account will increase by 50p per share. The total of share capital plus share premium account  therefore represents the total cash raised from shareholders by the business in the past. 

Short­term capital 

Capital that is lent or borrowed for a period which might range from as short as overnight up to about one year 

Stakeholder theory 

An approach to business that incorporates all the interests of stakeholders in a business. It widens the view that a firm is responsible only to  its owners; instead it includes other interested groups, such as its employees, customers, suppliers, and the wider community, which could  be influenced by environmental issues. It thus attempts to adopt an inclusive rather than a narrow approach to business responsibility. 

Standard cost 

The planned unit cost of the products, components or services produced in a period. The standard cost may be determined on a number of  bases. The main uses of standard costs are in performance measurement, control, stock valuation and in the establishment of selling prices.

Page 19 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Stocks 

Goods purchased by a business to resell on to its customers. Included as part of current assets in the business’s balance sheet. Also known  as inventories in the USA. 

Stock turnover 

An alternative term for inventory turnover, measuring how quickly stocks are converted into finished goods and sales. 

Stock valuation 

Stock valuation refers to the valuation of stocks of raw material, work in progress, and finished goods. According to generally accepted  accounting practice, stocks should be valued at the lower of cost or net realisable value and the costs incurred up to the stage of production  reached. 

Straight­line depreciation 

A method of depreciation that charges equal amounts of depreciation to the Profit & Loss Account during the useful life of an asset. 

Subsidiary business 

A subsidiary business is a business which is controlled by another business, referred to as its holding business. Control is usually achieved  either by owning shares with more than 50% of the voting rights in the subsidiary, or by having the right to appoint directors to the Board who  have a majority of voting rights on the Board. 

Sunk cost 

Sunk costs are those costs which have already been incurred and which cannot now be recovered. 

Taxable profits 

Taxable profits are the profits on which a business calculates its corporation tax charge for a year. Note that the definition of taxable profits is  not the same as accounting profits before tax. The reason for this is that the business has considerable flexibility in the way it calculates its  accounting profit before tax. As a result, the Inland Revenue has different rules in some areas for the calculation of taxable profits. 

True and fair view 

The requirement for financial statements prepared in compliance with the Companies Act to ‘give a true and fair view’ overrides any other  requirements. Although not precisely defined in the Companies Act this is generally accepted to mean that accounts show a true and fair  view if they are unlikely to mislead a user of financial information in giving a false impression of the business. 

Turnover 

An alternative term for sales or revenue. 

Urgent Issues Task Force 

The Urgent Issues Task Force (“UITF”) is a sub­committee of the Accounting Standards Board which is set up to deal with urgent accounting  issues on an ad hoc basis. It produces “Abstracts”, which are essentially mini Accounting Standards and must be followed by companies  when preparing their accounts.  (See also accounting standards). 

Variable cost 

Variable costs are those costs that vary in direct proportion to the volume of activity. 

Variance 

A variance is the difference between a planned, budgeted or standard cost and the actual cost incurred. The same comparisons may be  made for revenues. 

Variance analysis 

Variance analysis is a process where the financial and operational performance of a business is evaluated in terms of variances against  budgets or standards.  The purpose of analysing variances is to ensure timely identification of areas for managerial action. These variances  will be either favourable variances (F) or adverse variances (A). 

Venture capital 

Venture Capital is a form of "risk capital". In other words, capital that is invested in a business where there is a substantial element of risk  relating to the future creation of profits and cash flows. Risk capital is invested as shares (equity) rather than as a loan and the investor  requires a higher "rate of return" to compensate him for his risk. The main sources of venture capital in the UK are venture capital firms and  "business angels" ­ private investors. 

Warrant 

A warrant is a right given by a company to an investor, allowing him to subscribe for new shares at a future date at a fixed, pre­determined  price (the “exercise” price)

Page 20 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting and Finance Glossary 2005 Term 

Description 

Weighted average cost of  capital (“WACC”) 

The weighted average cost of capital (“WACC”) is the average cost of the business’s finance.  This is calculated by applying a weighting to  the different costs of finance according to the relative size of each element in the financial structure of a business. 

Window dressing 

Window dressing is a creative accounting practice in which changes in short­term funding have the effect of disguising or improving the  reported liquidity position of the business. 

Work in progress 

Work­in­progress is a term used to describe products or services which are in the process of completion. 

Working capital 

Working capital is also known as net current assets. It is the capital available for conducting day­to­day operations of a business.  Normally  working capital will be positive – i.e. there is an excess of current assets over current liabilities – which therefore needs to be funded. 

Working capital cycle 

The working capital cycle is another term for the cash operating cycle.  It refers to the period of time which elapses between the point at  which cash begins to be spent on the production of a product and the collection of cash from a customer. 

Zero­based budgeting 

Zero­based budgeting is a method of producing a budget which ignores what has happened in the past.  Instead, each element of the budget  is built up from a new set of assumptions.  This process is inevitably more time­consuming but is often used where previous budgets in a  business have proved significantly different from actual results.

Page 21 of 21  © Tutor2u Limited 2005 All Rights Reserved 


Accounting And Finance