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Manual de Administração de Sistema


Dados do Manual

Data

12 de Dezembro 2011

Versão

1.0

Elaborado por:

Diogo Espírito Santo

Revisto por: Tipo de Documento:

Manual de Utilização da Solução para Administradores

Confidencialidade

Público

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Índice Dados do Manual ............................................................................................................ 2 1.

O que é Gestão Documental - Webdoc ..................................................................... 8

2.

O que é a Administração de Sistema ........................................................................ 8

2.1. Introdução .............................................................................................................. 8 2.2. Módulos .................................................................................................................. 9 2.3. Contextos ................................................................................................................ 9 3.

Módulo Administração .......................................................................................... 10

3.1. Grupos .................................................................................................................. 11 3.2. Utilizadores ........................................................................................................... 15 3.3. Assinaturas Digitalizadas ....................................................................................... 17 3.4. Assinatura Certificada ............................................................................................ 19 3.5. Permissões ............................................................................................................ 24 3.6. Relatório de Permissões ........................................................................................ 28 3.7. Workflows............................................................................................................. 29 3.8. Notas de Importação e Criação de WorkFlow ......................................................... 34 3.9. Estados do Workflow ............................................................................................. 34 3.10. Livro de Registo ..................................................................................................... 36 3.11. Tipos de Documentos ............................................................................................ 38 3.12. Tipos de Processo .................................................................................................. 39 3.13. Categoria de Segurança ......................................................................................... 41 3.1. Corpos de Email ..................................................................................................... 42 3.2. Cargos ................................................................................................................... 44 3.3. Tipos de Entidade .................................................................................................. 45 3.1. Grupo de Dados..................................................................................................... 46 3.1. Tipo de Entidade Responsável ................................................................................ 47 3.2. Títulos Documentos ............................................................................................... 49 3.3. Log´s ..................................................................................................................... 50 3.4. Parâmetros ........................................................................................................... 50 4.

Gestão Documental ............................................................................................... 52

4.1. Tipos de Assunto ................................................................................................... 52 4.2. Entidades .............................................................................................................. 53 4.3. Grupos de Entidades .............................................................................................. 57 5.

Gestão de Arquivo ................................................................................................. 59 AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc

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5.1. Classificadores ....................................................................................................... 59 6.

Formulários ........................................................................................................... 62

6.1. Grupos .................................................................................................................. 62 6.2. Formulários ........................................................................................................... 64 6.3. Botões de edição de texto...................................................................................... 69 6.4. Botões de Edição e Construção Avançada de Formulários ....................................... 70 6.5. Cabeçalho/Rodapé ................................................................................................ 78 6.6. SQL BookMarks ..................................................................................................... 80 6.7. Template de Controlo ............................................................................................ 81 6.8. Tipo de Elemento .................................................................................................. 83 7.

Procedimentos Operacionais de Administração de Sistema .................................... 85

7.1. Inserir um novo utilizador ...................................................................................... 85 7.2. Inserir um novo tipo de documento ....................................................................... 85 7.3. Atribuir Permissões Específicas .............................................................................. 86 7.4. Configurar Workflows ............................................................................................ 86 7.5. Configurar um template para determinado controlo .............................................. 87 7.6. Configurar um Template de Cabeçalho ou Rodapé.................................................. 87 7.7. Análise Parâmetros................................................................................................ 87 8.

Contactos .............................................................................................................. 90

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Índice de Figuras Figura 1 – (1) Módulos e (2) Contextos ........................................................................................ 9 Figura 2 – Conteúdos da figura Contexto ................................................................................... 10 Figura 3 – Exemplo de estrutura de Contextos do Mód. Administração e do Mód. Formulários 10 Figura 4 – Contexto Grupos ........................................................................................................ 11 Figura 5 – Ficha de Novo Grupo ................................................................................................. 12 Figura 6 – Utilizadores do Grupo ................................................................................................ 13 Figura 7 – Separador Histórico do Grupo ................................................................................... 14 Figura 8 – Separador “Histórico dos utilizadores no Grupo” ....................................................... 14 Figura 9 – Contexto utilizadores.................................................................................................. 15 Figura 10 – Ficha de Novo Utilizador .......................................................................................... 15 Figura 11 – Tabulador Grupos .................................................................................................... 17 Figura 12 – Contexto Assinatura digitalizada .............................................................................. 18 Figura 13 – Formulário de assinatura digitalizada ...................................................................... 18 Figura 14 – Inserção de ficheiro .................................................................................................. 19 Figura 15 – Botão de Assinatura Certificada .............................................................................. 19 Figura 16 – Exemplo de Cartão de Cidadão ............................................................................... 20 Figura 17 – Conteúdo do Cartão ................................................................................................. 21 Figura 18 – Botão “Assinar Documento” ..................................................................................... 21 Figura 19 – Interface de selecção de Certificado........................................................................ 22 Figura 20 – Interface de informação/despacho ........................................................................... 22 Figura 21 – Processo de Certificação ......................................................................................... 23 Figura 22 – Exemplo de Documento Assinado ........................................................................... 23 Figura 23 – Exemplo de contextos do Módulo “Administração de Sistema” .............................. 24 Figura 24 – Registos da tabela ................................................................................................... 25 Figura 25 – Quadro de definição de permissões ........................................................................ 25 Figura 26 – Permissão de Formulário ......................................................................................... 26 Figura 27 – Permissão “Genéricos” ............................................................................................ 27 Figura 28 – Exemplo de permissões – Menu Ribbon ................................................................. 27 Figura 29 – Contexto Relatório de Permissões .......................................................................... 28 Figura 30 – Grupos e Utilizadores do sistema ............................................................................ 28 Figura 31 – Contexto Workflows ................................................................................................. 29 Figura 32 – Registo de novo fluxo .............................................................................................. 30 Figura 33 – Ficha de Workflow .................................................................................................... 30 Figura 34 - Separador de Transições do fluxograma.................................................................. 32 Figura 35 – Menu de Movimento................................................................................................. 33 Figura 36 – Ficha do Estado do Workflow .................................................................................. 35 Figura 37 – Contexto Livros de Registo ...................................................................................... 36 Figura 38 – Ficha de Livro de Registo ........................................................................................ 37 Figura 39 – Contexto Tipos de Documento ................................................................................ 38 Figura 40 – Ficha de Tipo de Documento ................................................................................... 38 Figura 41 – Contexto Tipos de Processo .................................................................................... 39 Figura 42 – Ficha de Novo Tipo de Processo ............................................................................. 40 Figura 43 – Categorias de Segurança ........................................................................................ 41 Figura 44 – Ficha de Categoria de Segurança ........................................................................... 41 Figura 45 – Contexto Corpos de Email ....................................................................................... 42 Figura 46 – Ficha de Configuração de Corpo de Email – Exemplo Email Saída ....................... 43 Figura 47 – Contexto Cargos ...................................................................................................... 44 Figura 48 – Ficha de novo cargo................................................................................................. 44 Figura 49 – Contexto Tipos de Entidade ..................................................................................... 45 AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. 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Figura 50 – Ficha de Novo Tipo de Entidade .............................................................................. 45 Figura 51 – Contexto Grupo de Dados ....................................................................................... 46 Figura 52 – Ficha de novo Grupo de Dados ............................................................................... 46 Figura 53 – Exemplos de Grupos de campos na ficha digital do Documento ............................ 47 Figura 54 – Contexto Tipo de Responsável ................................................................................ 47 Figura 55 – Ficha de Tipo de Responsável ................................................................................ 48 Figura 56 – Separador “Ent. Responsável” ................................................................................. 48 Figura 57 – Ficha de Nova Entidade Responsável ..................................................................... 48 Figura 58 – Contexto Títulos dos Documentos ........................................................................... 49 Figura 59 – Ficha de Novo Título ................................................................................................ 49 Figura 60 – Contexto Parâmetros ............................................................................................... 50 Figura 61 – Contexto Parâmetros ............................................................................................... 50 Figura 62 – Contexto Tipos de Assunto ...................................................................................... 52 Figura 63 – Selecção do tipo de assunto .................................................................................... 52 Figura 64 – Novo Tipo de Assunto .............................................................................................. 53 Figura 65 – Contexto Entidades .................................................................................................. 53 Figura 66 – Ficha de Entidade .................................................................................................... 54 Figura 67 – Separador Contactos ............................................................................................... 55 Figura 68 – Ficha de Novo Contacto .......................................................................................... 55 Figura 69 – Separador Ficheiros ................................................................................................. 56 Figura 70 – Separador “Histórico” ............................................................................................... 56 Figura 71 – Exemplo de Separador Dados da Entidade ............................................................ 57 Figura 72 – Contexto Grupos de Entidades ................................................................................ 57 Figura 73 – Criação de Novo Grupo de Entidades ..................................................................... 58 Figura 74 – Tabulador “Conhecimento Externo” da Ficha digital ............................................... 58 Figura 75 – Contexto Classificadores ......................................................................................... 59 Figura 76 – Ficha de Classificador Exemplo ............................................................................... 60 Figura 77 – Tabulador de Permissão de Classificador ............................................................... 61 Figura 78 – Módulo Formulário ................................................................................................... 62 Figura 79 – Contexto Grupos de Formulários ............................................................................. 62 Figura 80 – Ficha de grupo de formulários ................................................................................. 63 Figura 81 – Botão Atalho de Formulários ................................................................................... 64 Figura 82 – Grupos de Formulários (Modo de Utilizador Comum) ............................................. 64 Figura 83 – Contexto Formulários ............................................................................................... 65 Figura 84 – Ficha de novo Formulário ........................................................................................ 66 Figura 85 – Editor de HTML ........................................................................................................ 68 Figura 86 – Editor de Html .......................................................................................................... 69 Figura 87 – Menu Ferramentas ................................................................................................... 69 Figura 88 – Menu Formatação .................................................................................................... 69 Figura 89 – Menu Estilos de Formatação ................................................................................... 69 Figura 90 – Menu de inserção de Média ..................................................................................... 69 Figura 91 – Menu outras Ferramentas ........................................................................................ 69 Figura 92 – Botões de Inserção de Conteúdo Avançado ........................................................... 70 Figura 93 – Criação de campos para formulários ....................................................................... 70 Figura 94 – Exemplo de selecção de campo .............................................................................. 71 Figura 95 – Ficha de Novo Campo ............................................................................................. 71 Figura 96 – Lista de Controlos .................................................................................................... 74 Figura 97 – Exemplo de Controlo de Entidade para Ofícios ....................................................... 75 Figura 98 – Blocos de Permissão ............................................................................................... 75 Figura 99 – Campos da ficha de Bloco ....................................................................................... 76 Figura 100 – Exemplo de áreas de blocos de permissões no editor HTML do formulário ......... 76 AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. 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Figura 101 – Botão de Bookmarks .............................................................................................. 77 Figura 102 – Tabulador Permissões ........................................................................................... 77 Figura 103 – Tabulador Elementos ............................................................................................. 78 Figura 104 – Contexto Cabeçalhos/Rodapés ............................................................................. 78 Figura 105 – Ficha de Cabeçalho/Rodapé ................................................................................. 79 Figura 106 – Contexto SQL BookMark ....................................................................................... 80 Figura 107 – Exemplo de SQL BookMark ................................................................................... 80 Figura 108 – Contexto Templates de Controlo ........................................................................... 81 Figura 109 – Ficha de novo Template ........................................................................................ 82 Figura 110 – Contextos Tipo de Elemento .................................................................................. 83 Figura 111 – Ficha de Elemento ................................................................................................. 83 Figura 112 – Selecção de Documentos no Formulário ............................................................... 84

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1.

O que é Gestão Documental - Webdoc

O Webdoc é uma ferramenta informática de suporte à gestão da documentação numa organização. Permite o acesso a documentos digitais, processos e ao ciclo de movimentação de ambos. A tramitação de um documento ou processo é baseada num Workflow predefinido (fluxo de trabalho), a movimentação dos documentos/processos pressupõe a passagem por vários “estados” e pode nalguns casos também ser atribuída a diferentes utilizadores. A aplicação permite ainda a um utilizador que necessite de se ausentar do seu local de trabalho, ceder o acesso de todos os seus documentos/processos a cargo de uma divisão/utilizador delegado, assegurando desta forma a continuidade do tratamento dos documentos/processos. Possibilita também a gestão de processos de forma simples e útil, podendo também ser movimentados entre utilizadores, de forma orientada de acordo com as rotinas de procedimentos da instituição. A gestão de processos foi optimizada e facilitada através da Gestão Documental - Webdoc, permitindo de forma eficiente a movimentação de documentos/processos entre utilizadores, de forma orientada e de acordo com as rotinas dos procedimentos da instituição.

2.

O que é a Administração de Sistema

As ferramentas de administração permitem a determinados utilizadores configurarem o sistema de Gestão Documental - Webdoc de acordo com as necessidades dos utilizadores e da própria Entidade. Aconselha-se que esta gestão seja efectuada por poucos utilizadores visto pressupor tomadas de decisão de grande relevância e que se reflectem na interacção diária dos utilizadores com o sistema.

2.1.

Introdução

Nos próximos tópicos do manual são abordados os vários módulos que a aplicação possui no que toca à administração de sistema. Em cada um dos módulos são apresentados os respectivos contextos e as suas funcionalidades. As funcionalidades destes módulos permitem entre outras acções as seguintes: 

Gerir Utilizadores e Grupos

Gerir Permissões de utilização

Assinaturas Digitalizadas

Gestão de Documentos Modelos

Integração com outras implicações AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc

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Fluxos de Trabalho

Manutenção geral do Sistema

2.2.

Módulos

O acesso à gestão dos conteúdos na aplicação, é feito de forma hierárquica. No primeiro nível podem encontrar-se todos os módulos. Ao seleccionar um módulo serão apresentados todos os contextos associados a este. Cada contexto dá acesso aos conteúdos específicos que lhe correspondem.

Figura 1 – (1) Módulos e (2) Contextos

È importante referir que a estrutura de organização dos menus pode nem sempre corresponder à apresentada neste manual, no entanto os conteúdos dos mesmos (contextos) são similares.

2.3.

Contextos

É nos contextos que se pode aceder às informações que o sistema comporta, apesar de cada contexto ter uma função específica, a maioria dos mesmos está dividido em 3 áreas (ver figura 2): 1.

Área de Pesquisa;

2.

Botão de Inserção de Novo Conteúdo;

3.

Tabela de Registos.

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Figura 2 – Conteúdos da figura Contexto

3.

Módulo Administração

Neste módulo são efectuadas entre outras as seguintes parametrizações: 

Utilizadores/Grupos

Permissões

Log´s e Parâmetros da aplicação

Parâmetros de utilização de documentos e processos

Categorias de Acesso

Assinaturas digitalizadas

Editor de Documentos Modelo

Fluxos de Trabalho

Figura 3 – Exemplo de estrutura de Contextos do Mód. Administração e do Mód. Formulários

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3.1.

Grupos

No contexto dos Grupos (ver figura 7), existe a possibilidade de efectuar várias operações tais como listar, pesquisar ou mesmo criar novos grupos.

Figura 4 – Contexto Grupos

Na tabela existente na figura 7 destacam-se os seguintes campos: 

Nome do Grupo – Definição abreviada do grupo;

Nome Completo – Nome completo do grupo, elemento pesquisável;

Unidade Orgânica – Indica se o grupo é apenas de sistema (servindo para atribuir permissões) ou se é de Unidade Orgânica (Organigrama), ou seja, se representa a estrutura real do organismo;

Activo – Indica se o grupo pode ser utilizado no sistema.

Organigrama – Indicação se o grupo representa a estrutura real da Organização – Grupo Organigrama – ou se representa um grupo de permissões – Grupo Sistema;

Para aceder às características de determinado grupo, basta “clicar” em cima do nome do grupo que se pretende consultar, para introduzir um novo grupo no sistema o utilizador deve “clicar” no botão .

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Figura 5 – Ficha de Novo Grupo

Na ficha relativa à criação de um novo grupo (ver figura 8), é possível inserir/consultar várias informações distribuídas por 4 tabuladores:

Tabulador Dados do Grupo No tabulador inicial é possível analisar os seguintes campos. 

Código – Referência única do grupo a ser criada;

Nome – Nome do Grupo, este nome constará no interface de movimentos;

Nome Completo – Nome completo do grupo;

Email – Endereço de correio electrónico geral do grupo;

Grupo Pai – Grupo superior do qual o grupo é dependente;

Categoria de Segurança – Categoria a aplicar a todos os elementos do grupo. Caso os utilizadores deste grupo possuam uma categoria de segurança diferente, a aplicação rege-se pelo registo superior;

Enviar Conhecimento Automático – Campo que permite definir um destinatário de envio de um documento de conhecimento, cada vez que os utilizadores deste grupo enviarem um documento;

Organigrama – Indicação que o grupo faz parte dos grupos de organigrama, logo representam a estrutura física da Organização;

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Organigrama Impressora – Possibilidade de associar o grupo à lista dos grupos para onde podem ser remetidos os documentos oriundos da ferramenta “impressora virtual Gestão Documental”;

Grupo de Sistema – Indica que o grupo criado faz parte dos grupos de sistema, ou seja, dos grupos que geralmente possuem permissões operacionais e não representa a estrutura física;

Activo – Habilita ou desabilita o grupo, se o grupo não estiver activo nunca será visível numa utilização comum da solução;

Numera – Indica que os documentos criados pelos utilizadores deste grupo, irão incluir na sua numeração a sigla do grupo – Campo Código;

Altera Nível de Segurança – Opção que, em articulação com a categoria de segurança, define que os documentos recebidos por este grupo, no caso de terem uma categoria de segurança inferior ou superior, são actualizados a este nível de segurança;

O segundo tabulador, Utilizadores do Grupo possui a informação dos vários utilizadores deste grupo.

Figura 6 – Utilizadores do Grupo

Facilmente se consulta quais os utilizadores que pertencem ao grupo respectivo, como se observa na figura 9. Para associar utilizadores a um grupo, o administrador deve seleccionar os utilizadores pretendidos da lista “Utilizadores Disponíveis” e carregar no botão mesmos no campo “Pesquisa por Utilizadores”.

. Pode também pesquisar pelos

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Para remover utilizadores de um grupo, o administrador deve seleccionar os utilizadores pretendidos da lista

“Utilizadores

Seleccionados”

e

carregar

no

botão

.

No separador Histórico do Grupo, é possível analisar todo o histórico de alteração das informações dos campos.

Figura 7 – Separador Histórico do Grupo

Neste interface é possível analisar os campos modificados na ficha, é registado desde o valor inserido, o utilizador que efectuou a modificação, a data de alteração e a informação se o valor é o mais actual. No caso de ser um valor anterior (histórico) o símbolo exibido nesta coluna será “ actual o símbolo será “

”, caso seja o valor

”.

No separador Histórico dos Utilizadores no Grupo, é possível analisar o histórico das associações de utilizadores ao grupo.

Figura 8 – Separador “Histórico dos utilizadores no Grupo”

Neste separador é possível aferir a data de uma alteração, a acção particular que foi executada bem como o administrador que a executou.

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14


3.2.

Utilizadores

Neste contexto o administrador gere os utilizadores válidos para a aplicação. Cada registo de utilizador possui uma ficha com campos referentes à sua informação/caracterização.

Figura 9 – Contexto utilizadores

Para inserir um novo utilizador é necessário carregar no botão formulário para criação de um novo registo (ver figura 5).

, surge então o

Figura 10 – Ficha de Novo Utilizador

O formulário da figura 5 possui dois tabuladores distintos, o tabulador “Utilizador” e o tabulador “Grupos”:

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Tabulador Utilizador

No primeiro tabulador é possível observar os seguintes campos: 

Código – Referência única do utilizador;

Nome – Username do utilizador;

Nome Completo – Nome completo do utilizador;

Senha de Acesso / Confirme Senha de Acesso – Campo de inserção da palavra-chave. No caso de não ser definida inicialmente, quando o utilizador aceder com o seu username, pela primeira vez, será requerido uma nova palavra-chave de acesso;

Morada;

Código Postal;

E-mail;

Telefone;

Telemóvel;

Cargo;

Categoria de Segurança – Categoria de segurança atribuída ao utilizador;

Grupo Funcional – Grupo da organização ao qual o utilizador será afecto, será também o grupo que aparecerá na sigla dos documentos internos produzidos pelo utilizador, caso essa opção se encontre activa;

Activo – Controlo que define se o utilizador se encontra activo no sistema, caso a opção não esteja assinalada, o utilizador será impossibilitado de fazer login;

Domínio – Domínio associado ao utilizador no momento do login.

Todos os campos assinalados com um asterisco de cor vermelha são campos de preenchimento obrigatório.

Tabulador Grupos Neste tabulador são atribuídos os grupos a que o utilizador irá pertencer, ao ser associado a um grupo o utilizador irá adquirir as permissões associadas a esse(s) mesmo(s) grupo(s).

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Figura 11 – Tabulador Grupos

Ao seleccionar o tabulador “Grupos” podem ser observadas duas listas: 

“Grupos Seleccionados” – Exibe os grupos aos quais o utilizador pertence;

“Grupos Disponíveis” – Exibe todos os grupos disponíveis no sistema.

Para efectuar a atribuição de grupos a um utilizador, o administrador deve seleccionar o grupo pretendido na lista “Grupos Disponíveis” e posteriormente carregar no botão

.

Para remover grupos associados a um utilizador, o administrador deve seleccionar o grupo a remover da lista “Grupos Seleccionados” e de seguida carregar no botão

3.3.

.

Assinaturas Digitalizadas

Contexto que permite associar a todos os utilizadores uma digitalização da sua assinatura. Esta imagem será posteriormente utilizada nos próprios formulários como assinatura (não certificada), bem como na assinatura certificada dos ficheiros em formato PDF´s dos documentos.

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Figura 12 – Contexto Assinatura digitalizada

Para inserir um registo de assinatura, o administrador deve carregar no botão preencher o formulário apresentado.

e

Figura 13 – Formulário de assinatura digitalizada

Neste formulário é necessário seleccionar o utilizador pretendido, e através do “Filetransfer” ( ), com o botão direito do rato, associar a imagem da assinatura. Nota: A imagem da assinatura deverá ter como medidas de referência 140px de Largura e 90px de Altura, e será guardada na base de dados.

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Figura 14 – Inserção de ficheiro

Por fim carregar no botão “ok” para guardar o registo. Em determinados formulários surgirá o botão “Assinar” que permite ao utilizador (após validação de password) colocar a digitalização da sua assinatura no próprio modelo. È importante referir que a associação do ficheiro da imagem da assinatura deve ter dimensões padronizadas, de modo a garantir uniformização da assinaturas.

3.4.

Assinatura Certificada

A assinatura digital Certificada é outra das potencialidades que de que a Gestão Documental - Webdoc utiliza de modo a certificar os documentos produzidos em formato “PDF”.

Figura 15 – Botão de Assinatura Certificada

Através do cartão de Cidadão, todos os utilizadores de forma simples possuem uma assinatura certificada oficialmente.

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Nos termos do artigo 4.º da Lei n.º 7/2007, de 5 de Fevereiro “O Cartão de Cidadão constitui título bastante para provar a identidade do titular “ Nenhuma autoridade ou entidade pública ou privada pode recusar praticar actos ou reconhecer direitos a pretexto de faltarem elementos de identificação que antes eram pedidos e constavam do bilhete de identidade e agora não constam do Cartão de Cidadão. Nos termos do artigo 6.º, n.º1, Lei n.º 7/2007, de 5 de Fevereiro “O Cartão de Cidadão é um documento de identificação múltipla que inclui uma zona específica destinada à leitura óptica e incorpora um circuito integrado” Nenhuma autoridade ou entidade pública ou privada pode recusar o valor probatório da Assinatura electrónica aposta pelo cidadão num documento Electrónico.

Figura 16 – Exemplo de Cartão de Cidadão

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Figura 17 – Conteúdo do Cartão

O Cartão do Cidadão, como foi referido possui uma assinatura interpretável pelo Webdoc, para assinar digitalmente um documento o utilizador deve seguir o seguinte procedimento.

1.

Criar o documento a partir do modelo

2.

No “Filetransfer” carregar com o botão direito do rato

3.

Carregar na opção assinar documento

Figura 18 – Botão “Assinar Documento”

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4.

Seleccionar o Certificado a Aplicar

Figura 19 – Interface de selecção de Certificado

5.

Inserir a frase que acompanhará a certificação

Figura 20 – Interface de informação/despacho

6.

Carregar no botão “ok”

7.

Inserir código PIN da assinatura

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Figura 21 – Processo de Certificação 8.

Carregar de novo botão “Ok”

Figura 22 – Exemplo de Documento Assinado

O procedimento de assinatura resume-se então aos passos apresentados e revela-se um procedimento bastante simples, que permite autenticar a validade do documento.

Nota: Se o formulário (assinado) for editado através do Webdoc, ao gravar uma nova versão, o certificado perderá a sua validade. Caso o documento já possua uma assinatura certificada, se for de assinado com novo certificado, o primeiro registo perderá a sua validade.

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3.5.

Permissões

Contexto que permite ao administrador efectuar a configuração das permissões, traçando assim perfis de acesso à aplicação, esta configuração é feita em sete níveis, sendo que três dos mesmos são articulados. 1- Permissão Módulos – Áreas genéricas já apresentadas, que possuem contextos. Na aplicação podem estar presentes vários módulos distintos: a.

Administração;

b.

Gestão Documental;

c.

Formulários;

2- Permissão Contexto – Conteúdos dos módulos, cada módulo tem os seus contextos específicos da função do módulo. Na aplicação estão presentes cerca de trinta e cinco contextos.

Figura 23 – Exemplo de contextos do Módulo “Administração de Sistema”

3- Permissão Tabelas – As tabelas representam os conteúdos específicos dos contextos. As permissões neste nível são diferentes das anteriores, isto porque nos módulos e nos contextos a permissão em questão é de “consulta” ao passo que nas tabelas a permissão passa pela gestão de registos. AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

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Assim a gestão de tabelas permite regular o acesso aos registos da aplicação de uma forma mais específica, como por exemplo:

Figura 24 – Registos da tabela

A configuração dos conteúdos é feita através da selecção na caixa “tipo de permissão”. Para o utilizador definir, por exemplo, as permissões das tabelas a nível de inserção/alteração/remoção/criação de conteúdos de assinatura, deve seguir o procedimento seguinte. 1.

Seleccionar o tipo de permissão “tabelas”,

2.

Editar qualquer uma das quatro permissões apresentadas no registo “ADM – Assinaturas”, carregar na permissão pretendida dando origem ao quadro de caracterização.

Todas as acções ficam registadas e acessíveis através do botão

que possui todo o histórico.

Figura 25 – Quadro de definição de permissões

Neste quadro é possível consultar também quais os utilizadores que já possuem permissões.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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Para configurar permissões, o administrador deve seleccionar (na canto superior direito da figura 25) a permissão pretendida (“apagar” neste exemplo), seguidamente defini-la ao utilizador respectivo através da seta verde localizada à direita do seu “nome completo” (canto inferior esquerdo da figura 25).

As três permissões apresentadas possuem entre si uma articulação, ou seja, para “inserir registos de utilizadores”, é necessário que um utilizador possua permissão do seguinte tipo. 1. Permissão no Módulo – “Administração”; 2. Permissão no Contexto – “Utilizadores”; 3. Permissão na Tabela – “Utilizadores”.

4 – Permissão Formulário Online Restrições – Configuração de permissão a atribuir a áreas dos

formulários que possuem determinados campos específicos. No caso de um determinado formulário conter uma área de preenchimento por uma determinada divisão, é possível criar nesses mesmos formulários uma área de permissões. Estas áreas geradas no próprio formulário são configuradas nesta permissão.

Figura 26 – Permissão de Formulário O processo de associação de permissões é similar ao apresentado na permissão das tabelas.

5 – Permissão Genéricos – Lista de permissões específicas. Dentro de toda a lista de permissões destacam-se as seguintes.

Inserir Classificadores – Permissão para criar classificadores no sistema;

Elimina Documento Contributo – Permissão para eliminar contributos;

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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Retroceder Estado Workflow – Permissão para retroceder estados de Documentos ou Processos;

Vê Versões – Permissão para visualizar o separador “Versões” do documento.

Figura 27 – Permissão “Genéricos” 6 – Permissão Menu Ribbon – Permissões dos atalhos do menu de topo.

Figura 28 – Exemplo de permissões – Menu Ribbon

Nota: Para que o procedimento de associação de permissões seja mais simples, foram criados Grupos de Utilizadores com o nome das permissões genéricas. Desta forma basta ao administrador associar os vários utilizadores aos grupos, para os mesmos assimilarem a permissão desejada. AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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3.6.

Relatório de Permissões

Este é um contexto de consulta de permissões, é por isso possível aferir quais as permissões concretas que cada utilizador ou grupo possui.

Figura 29 – Contexto Relatório de Permissões

Neste relatório de permissões é necessário escolher qual o utilizador/grupo que se pretende auditar. Na figura anterior é possível verificar que foi seleccionado o grupo “Everyone” e foi selecionada a opção “todas” as permissões.

Como referido, depois de seleccionar o grupo, o utilizador deve seleccionar qual o tipo de permissão que pretende consultar. Nota: Apenas os utilizadores e grupos que possuam algum tipo de permissão associada serão listados.

Figura 30 – Grupos e Utilizadores do sistema

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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Após seleccionar o grupo é necessário optar o seguinte tipo de permissões elencados no contexto “Permissões” já apresentado.

3.7.

Workflows

Este contexto, permite efectuar toda a gestão de diagramas de fluxos de trabalho (workflows) desde inserir um novo Workflow, assim como pesquisar/editar Workflows já existentes. Estes fluxos de trabalho serão posteriormente associados a tipos de documentos e processos.

Figura 31 – Contexto Workflows

Neste interface é possível analisar os seguintes campos na tabela. 

Workflow – Nome do Workflow;

Tipo – Área de aplicação do workflow, podendo alternar entre um documento ou processo;

Removidos – Coluna que indica se o Workflow se encontra activo (“bola vermelha”) ou desactivo (“bola verde”).

Ao carregar no botão

é iniciado o processo de inserção de novo Workflow no sistema.

Deve começar por indicar se o workflow a importar é dirigido a um “Processo” ou “Documento”.

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Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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Figura 32 – Registo de novo fluxo

O fluxograma que representa o workflow, já elaborado previamente, deve ser seleccionado para importação no sistema, para isso o utilizador deve carregar no botão e localizar o respectivo ficheiro. Para efectivar a importação, o administrador deve carregar no botão “Gravar”. No final da importação os vários estados do fluxograma passam a estar disponíveis como se pode observar na tabela da figura seguinte. Deve de seguida efectuar-se a configuração dos respectivos estados do workflow para reflectir a actual tramitação do fluxo na organização.

Figura 33 – Ficha de Workflow

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Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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Na ficha do workflow, é possível analisar as várias colunas que o compõem. 

Estado do Workflow – Estado estacionário do Workflow;

Pergunta – Caixa de decisão seguinte ao estado;

Situação – Coluna que indica se o estado do fluxograma se encontra activo (Current), ou desactivo (Not Current);

Início – Definição do estado de início do fluxograma, a aplicação identifica de forma automática este estado, no entanto é aconselhável o administrador validar;

Fim? – Estado que encerra o fluxograma;

Estado Arquivo – Estado do workflow que dá início à contagem de prazos para efeitos de gestão de arquivo;

Pronto a Enviar – Opção que permite que o documento fique apenas com permissões de leitura, não sendo possível a sua edição, ou seja, pronto a remeter

Para Eliminar – Opção direccionada à gestão de arquivo, indica que o documento pode ser eliminado do sistema;

Dias – Duração, em dias, relativos ao prazo de determinado estado, para efectuar esta definição o administrador deve carregar sobre o próprio estado e definir o número de dias na respectiva ficha;

Úteis – Opção que permite definir se os dias a utilizados para o estabelecimento de prazos deverão ser dias úteis ou deverão ser dias “corridos”;

Permissões – Definição de permissões aos utilizadores que podem avançar determinado estado do fluxograma.

Para configurar a permissão o administrador deve carregar sobre o ícone utilizadores ou grupos.

e seleccionar os

Separador Transições Este separador permite uma análise/configuração com maior detalhe das várias transições de um determinado Workflow.

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Figura 34 - Separador de Transições do fluxograma

Neste tabulador do fluxograma estão presentes os seguintes campos: 

De – Estado inicial;

Pergunta – Pergunta que surge na sequência do estado existente na coluna “De”;

Resposta – Acção atribuída entre estados.

Para – Estado consequente;

Situação – Coluna que indica se o estado em questão se encontra em modo activo dentro do Workflow;

Interfaces – Opção que permite criar determinados interfaces entre estados, estes interfaces podem pressupor acções predeterminadas. Estas acções podem passar pelo aparecimento do interface do “Quadro dos Movimentos”, interface de outras aplicações, etc. Dos interfaces disponíveis destacam-se os seguintes. 1.

Interface para movimentar os Documentos – Permite remeter o documento / processo para um determinado utilizador / grupo;

2.

Atribuição de Gestor de Documento / Processo – Permite a abertura de um interface para definição de um gestor (utilizador do sistema) para o documento / processo;

3.

Interface de elaboração de um Documento de resposta – Efectua a abertura de um interface com uma ficha digital de documento;

4.

Interface de elaboração de documentos por formulários – Permite definir a abertura da lista de Formulários, ou um formulário em particular;

5.

Interface que permite incluir documentos em Processos – Apresenta um interface de pesquisa de processos;

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6.

Interface de definição de localizações físicas do Documento – Abre um interface de registo de Localização;

7.

Interface de Envio de Fax – Permite a abertura de interface de envio de fax directamente do Webdoc. È importante referir que para que esta funcionalidade seja utilizável é necessário existir uma placa de fax com a devida linha de fax associada;

8.

Interface de Envio de Email – Permite a abertura de interface de envio de email directamente da solução. È importante referir que para que esta funcionalidade seja utilizável é necessário existir um servidor de email com acesso smtp;

9.

Interface de Prorrogação de Prazos – Interface que permite alterar / definir a data limite de resposta de um documento / processo.

Conhecimento – Botão que permite dar conhecimento obrigatório a utilizadores na passagem entre estados;

Movimento – Botão que permite inserir movimentações automáticas entre os estados de forma a seguir a tramitação natural de uma maneira mais proactiva. Após o utilizador carregar no botão seguinte ilustra.

acede ao menu de movimentação, como a figura

Figura 35 – Menu de Movimento

Deve então ser seleccionado ou o grupo ou utilizador nos campos localizados à esquerda do interface seguido da opção “Utilizador/Grupo”. Podem ser ainda seleccionados os seguintes movimentos: 1. Criador – Movimentação automática para o “Criador” do documento; 2. Responsável – Permite enviar o documento para chefia do detentor. Esta opção apenas poderá ser utilizada caso o utilizador tenha a chefia definida na própria ficha;

3. Último Remetente – Possibilidade de enviar o documento / processo para o último remetente; 4. Gestor – Definição de movimento automático para o Gestor definido na ficha do documento / processo;

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33


5. Responsável do Criador – Opção que remete o documento / processo para a chefia do criador do elemento documental. É importante referir que caso o administrador pretenda programar um movimento automático para um determinado utilizador, deve em primeiro lugar seleccionar a opção “Utilizador” no campo “Mov. predefinido” e seguidamente no campo “Utilizador”, o utilizador em questão.

3.8.

Notas de Importação e Criação de WorkFlow

De modo a conferir a integridade dos fluxogramas, existe um conjunto de notas de importação e criação do fluxograma criado através do software “Microsoft Visio” que devem ser respeitadas.

Regras de Parametrização de Workflows

3.9.

o

O tipo de ficheiro a importar deverá ser “.vdx”.

o

Verificar se os conectores (entre elementos) estão sempre devidamente ligados;

o

Nas propriedades do esquema deverá sempre constar o Nome do Fluxo, que por sua vez deve ser igual ao nome do ficheiro;

o

Não podem existir no fluxograma dois elementos diamante/decisão directamente ligados entre si. Deverá sempre existir um elemento de tarefa entre dois elementos de decisão;

o

Uma caixa de tarefa não pode partilhar uma ligação a um elemento diamante/decisão e ao mesmo tempo com outra caixa de tarefa ou decisão;

o

Evitar texto muito longo dentro dos elementos;

o

O desenho não deve ser importado estando ao mesmo tempo aberto no software Visio;

o

Não deve existir no desenho nada mais do que caixas de tarefa, decisão e respectivos conectores.

Estados do Workflow

Cada estado possui a sua própria ficha, para lhe aceder o administrador deve carregar sobre o nome do estado exibido na coluna “Estado do Workflow” (ver figura anterior);

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Figura 36 – Ficha do Estado do Workflow

Ao seleccionar um estado do Workflow, pode-se aceder ao detalhe do mesmo. No formulário de detalhe de um estado do workflow estão presentes os seguintes campos: 

Designação – Campo que permite alterar o nome do estado;

Pergunta – Campo que permite alterar o nome de uma das questões que estão associadas ao estado;

Prazo Dias Limite – Campo que permite limitar o número de dias em que um Workflow deve permanecer num determinado estado;

Estado – Campo que possibilita definir o estado actual do workflow como activo (current) ou desactivo (not current);

Aplicar Organizações – Opção que filtra neste envio os possíveis destinatários ao universo da Unidade Orgânica do Utilizador em questão. Caso se pretenda listar diferentes utilizadores/grupos de diferentes UO, esta opção deve desativa;

Dias Úteis – Indicação se os dias indicados no campo “Prazo Dias Limite” são dias úteis;

Estado Inicial – Campo já abordado anteriormente;

Estado Final - Campo já abordado anteriormente;

Arquivo - Campo já abordado anteriormente;

Pronto a Enviar - Campo já abordado anteriormente;

Pronto a Eliminar - Campo já abordado anteriormente, que permite tornar o documento apenas de leitura;

Tipo de Estado – Campo que permite associar a um determinado estado personalizado um estado predefinido do sistema de cores, esta funcionalidade é fundamental nas pesquisas.

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No caso de um estado ter uma denominação particular (ex. “Informar a entidade do encerramento do processo”), este pode ser associado a um estado predefinido com “cores” já definidas (ex.: Concluído, Arquivado...)

Todos os estados, caso não se enquadrem no formato de “Concluído”, “Arquivado” devem ser do tipo “Genérico”. O botão no topo da ficha do workflow, permite ao utilizador visualizar o diagrama que representa o Workflow. O campo “ ” permite indicar que o workflow em questão já não se encontra activo para associação a documentos ou processos.

3.10.

Livro de Registo

O contexto Livro de Registo é uma área de parametrização que tem a função de criação/gestão dos diferentes Livros de Registo, ou seja os “livros” onde são associados os documentos.

Figura 37 – Contexto Livros de Registo

Para aceder aos detalhes de configuração de cada um dos livros, o utilizador deve carregar sobre o registo pretendido, acedendo assim à ficha do Livro de Registo.

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Figura 38 – Ficha de Livro de Registo

A ficha de cada “Livro de Registo” é composta pelos seguintes campos: 

Código – Permite definir o código do Livro de Registo, este será parte integrante do número automático de registo dos documentos;

Livro de Registo – Define a denominação do Livro de Registo;

Próximo Número – Indicação do número de registo pelo qual o Livro de Registo deve começar;

Entidade Obrigatória – A selecção deste campo obriga ao preenchimento do campo Entidade no preenchimento de um novo registo que use o livro em questão;

Processo – Define se o Livro de Registo é para utilizar num Processo;

Numera por Departamento – Permite colocar no código do documento/processo a referência do departamento que criou o registo documental;

Visível na Impressora – Coloca visível o livro no momento do preenchimento da ficha digital aquando da utilização da impressora virtual;

Selecção de Grupo/Utilizador - Selecção dos vários utilizadores/grupos que têm permissão para utilizar o livro;

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3.11.

Tipos de Documentos

Ao aceder ao contexto “Tipo de Documento”, o utilizador com permissões de Administrador do Sistema, pode aceder aos diversos Tipos de Documentos e efectuar a associação dos Livros de Registo ao respectivo tipo de documento, pode também definir qual o Workflow a associar.

Figura 39 – Contexto Tipos de Documento

Para

inserir

um

novo

tipo de documento, o administrador deve carregar de modo a completar a ficha de caracterização que é exibida.

no

botão

Na imagem seguinte, é possível observar uma ficha de novo documento.

Figura 40 – Ficha de Tipo de Documento

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

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A ficha de tipo de Documento é composta pelos seguintes campos: 

Tipo de Documento – Campo onde se define a denominação do novo Tipo de Documento;

Workflow Associado – Campo que permite associar ao Tipo de Documento um determinado Workflow;

Livro de Registo – Permite associar o Tipo de Documento a um determinado Livro de Registo criado no ponto anterior;

Visível – Opção que permite activar ou desactivar a utilização deste tipo de documento;

Visível na Impressora – Opção já abordada;

Nº de Dias CPA – Campo que permite definir o número de dias em que este tipo de documento deve ser tratado. Esta referência surgirá no campo “Data Limite de Resposta”

Serviço/Utilizador – Campo de selecção de permissão já abordado.

Por fim o administrador deve carregar no botão “Ok” para gravar o registo.

3.12.

Tipos de Processo

O contexto Tipo de Processo permite criar e gerir os diversos Tipos de Processo existentes na aplicação.

Figura 41 – Contexto Tipos de Processo Para inserir um Novo Tipo de Processo o administrador deve carregar no botão

.

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39


Figura 42 – Ficha de Novo Tipo de Processo

A ficha de novo tipo de processo é composta pelos seguintes campos: 

Código do Processo – Indicação do Código de Processo associado a este Tipo e que fará parte integrante da numeração dos processos;

Tipo de Processo – Define a denominação do Tipo de Processo;

Visível – Opção que activa ou desactiva a utilização deste tipo de processo;

Workflow Associado – Permite associar este tipo de processo a um determinado WorkFlow;

Classificador Base – Classificador Documental colocado de base no momento da criação do processo;

Prazo em dias – Campo que permite definir o prazo em dias corridos de tratamento administrativo deste tipo de Processo;

Serviços / Utilizadores Associados – Tabela de Grupos / Utilizadores que poderão utilizar este tipo de processo no momento de criação de novo registo.

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3.13.

Categoria de Segurança

O contexto categoria de segurança interage directamente com o campo “classificador documental” na gestão de acesso a documentos / processos. A categoria de segurança tem como função ser outro elemento de diferenciação de acessos dentro dos vários utilizadores que partilham o acesso aos documentos. Cada utilizador ou grupo possui categorias de segurança específicas, que se encontram definidas no contexto “Segurança” ilustrado na figura seguinte.

Figura 43 – Categorias de Segurança

Para criar uma nova categoria de segurança dentro do sistema, é necessário carregar no botão e aceder à ficha, não existe limitação no número de categorias de segurança.

Figura 44 – Ficha de Categoria de Segurança

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

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A ficha presente no tabulador Ficha de Categoria de Segurança, é composta por dois campos de designação qualitativa e quantitativa. 

Nível – Valor numérico da nova categoria;

Categoria de Segurança – Valor qualitativo da nova categoria;

No tabulador Histórico o administrador pode analisar todos os valores que foram inseridos anteriormente nestes campos e qual o respectivo utilizador responsável. È importante referir que este elemento, conjuntamente com o classificador documental (permissões existente em cada classificador) estabelecem a capacidade, ou não, de um utilizador conseguir visualizar o conteúdo de um documento / processo.

3.1.

Corpos de Email

Caso esteja presente a funcionalidade de envio de emails directamente da plataforma de Gestão Documental - Webdoc é necessário configurar os vários corpos de email tipificados. Neste contexto pode ser feita a gestão dos vários tipos de emails passivos de ser enviados.

Figura 45 – Contexto Corpos de Email

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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Através deste contexto destaca-se a configuração dos seguintes tipo de email: 

Novo Contributo – Configuração do email que é remetido a todos os intervenientes nos movimentos do documento após inserção de um registo de contributo na ficha digital;

Mov - Configuração do email que é remetido a destinatário do movimento do documento;

S - Configuração do email que é remetido para o exterior da Organização;

Novo Entidade User - Configuração do email que é remetido ao novo utilizador do sistema.

Para configurar um dos corpos de email indicado, deverá carregar no botão do registo pretendido abrindo assim sua ficha.

localizado à esquerda

Figura 46 – Ficha de Configuração de Corpo de Email – Exemplo Email Saída Nesta ficha o administrador deve indicar a designação do corpo de email e no campo “corpo de Email” construir o Layout pretendido e inserir os vários bookmarks pretendidos. Por fim deve gravar o registo através do botão “Ok”.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

43


3.2.

Cargos

Contexto que, em articulação com os formulários, permite ao Webdoc colocar à disposição dos utilizadores cargos que podem ser associados através de um controlo aos vários formulários de documentos criados. Para que estes cargos possam ser utilizados é necessário que exista um controlo (ferramenta a abordar no contexto “Formulários”) presente nos vários formulários do sistema e em simultâneo esteja definida na ficha do utilizador os referidos cargos.

Figura 47 – Contexto Cargos

Para inserir um novo cargo o administrador deve carregar no botão

, para editar o registo

(à imagem de contextos anteriores) deve carregar em cima do nome do cargo, ou no botão “

”.

Figura 48 – Ficha de novo cargo

Esta ficha é composta por três campos específicos. 

Cargo – Nome do cargo a criar;

Departamento – Departamento de utilizadores que poderão usufruir da utilização deste cargo na criação de documentos;

Activo – opção que activa ou desactiva o cargo.

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3.3.

Tipos de Entidade

Contexto de gestão dos grupos de entidades. Através da criação de grupos de entidades, o utilizador pode simplificar as suas selecções de entidades na ficha digital dos documentos.

Figura 49 – Contexto Tipos de Entidade

Para criar um novo grupo, o administrador deve carregar no botão ficha de registo exibida.

e completar a

Figura 50 – Ficha de Novo Tipo de Entidade

Após a criação do grupo, no contexto entidades, é possível em cada uma das referidas associar um destes grupos.

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45


3.1.

Grupo de Dados

Contexto que gere os vários grupos de campos de dados passíveis de ser associados aos tipos de documentos ou processo.

Figura 51 – Contexto Grupo de Dados

È importante salientar que os grupos são um elemento obrigatório ode selecção na criação dos campos de dados. Para criar um novo grupo o administrador deve carregar no botão completar a ficha exibida na figura seguinte.

e

Figura 52 – Ficha de novo Grupo de Dados

A ficha é composta pelos seguintes campos: 

Código – Campo com referência única do novo grupo;

Grupo – Nome do Grupo;

Ordem – Ordem de surgimento do campo na lista de campos disponível no preenchimento do novo campo;

Activo – Opção que habilita ou desabilita a seleção do novo grupo.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

46


Na imagem seguinte é possível consultar um exemplo de um documento onde estão presentes dois grupos de campos distintos.

Figura 53 – Exemplos de Grupos de campos na ficha digital do Documento

3.1.

Tipo de Entidade Responsável

Contexto que disponibiliza uma lista de especialidades a associar ao separador “Entidade Responsável” da ficha digital.

Figura 54 – Contexto Tipo de Responsável

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

47


Para inserir um novo registo de especialização o administrador deve carregar no botão “Novo Tipo” e completar a ficha de especialidade.

Figura 55 – Ficha de Tipo de Responsável É necessário inserir o nome da especialidade e assinalar a opção activo, de modo a ser posteriormente seleccionável. Na figura seguinte é possível analisar o registo da especialidade na ficha digital.

Figura 56 – Separador “Ent. Responsável”

Na ficha digital para inserir nova especialidade o utilizador deve carregar no botão “Novo Responsável” e completar a ficha exibida na figura seguinte.

Figura 57 – Ficha de Nova Entidade Responsável

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

48


3.2.

Títulos Documentos

Contexto que disponibiliza um conjunto de títulos para aplicar nos vários documentos. Desta forma é possível registar o título pessoal da entidade na própria ficha do documento.

Figura 58 – Contexto Títulos dos Documentos

Para inserir um novo registo de título, é necessário carregar no botão

e completar o registo.

Figura 59 – Ficha de Novo Título

Para finalizar o registo, o administrador, deve carregar em “ok”. Quando é criado um documento de entrada/saída, fica disponível o novo título na ficha digital.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

49


3.3.

Log´s

O contexto “Log´s” regista todos os eventos ocorridos na aplicação. Esta informação é fundamental para identificação, análise e correcção de ocorrências na própria aplicação.

Figura 60 – Contexto Parâmetros

No caso de ser necessário intervenção técnica no Webdoc, na tabela deste contexto é possível analisar as ocorrências, bem como exportar as mesmas para um formato externo, tais como “Excel”, “Word” ou “PDF”. Desta forma, mesmo que não seja possível aceder remotamente à aplicação, é possível obter uma lista de conflitos da aplicação.

3.4.

Parâmetros

Contexto de gestão de parâmetros da aplicação. Através deste contexto determinados parâmetros podem ser configurados pelo administrador de sistema dispensando intervenção de uma equipa de programação.

Figura 61 – Contexto Parâmetros

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

50


Dos parâmetros existentes e que possuem a sua descrição na respectiva coluna, destacam-se os seguintes. 

Altura do PDF Vertical – Medida vertical da Folha do documento em Pixéis;

Altura do PDF Horizontal – Medida horizontal da Folha do documento em Pixéis;

Margem PDF Vertical – Margem em Pixéis a aplicar na medida da folha;

Margem PDF Horizontal - Margem em Pixéis a aplicar na medida da folha;

Altura Footer PDF Vertical - Altura em Pixéis a aplicar na medida do rodapé;

Altura Footer PDF Horizontal – Largura em Pixéis a aplicar na medida do rodapé;

Posição Numeração PDF Horizontal – Posição em Pixéis a aplicar na numeração para enquadrar a numeração;

Posição Numeração PDF Vertical - Posição em Pixéis a aplicar na numeração para enquadrar a numeração. A numeração representa um rectângulo com dois 2 pontos. A origem do referencial, é o canto inferior esquerdo. Ex. 740, 10, representa o x, y do primeiro ponto, e 780, 40 representa x2, y2.

Company Name – Nome da Organização. Constará no menu de topo da Gestão Documental;

NDocAlertas – Número máximo de registos de documentos listados no interface inicial;

DefaultDomain – Domínio de defeito na autenticação. Esta parametrização só é relevante caso a autenticação não seja feita por AD;

EmailFrom – Endereço de email geral de saída de correio electrónico a partir da Gestão Documental – Interface de Email;

SendMailMov – Parâmetro de activação de email em cada movimento de documentação. Para alterar este parâmetro (Configuração similar em outros parâmetros), o administrado deve carregar no parâmetro e alterar o seu valor de 0 (inactivo) para 1 (activo);

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4.

Gestão Documental

Este módulo ainda que direccionado a todos os utilizadores, possui alguns contexto que devem ser geridos apenas por determinados utilizadores predefinidos.

4.1.

Tipos de Assunto

Contexto que permite disponibilizar um conjunto de “assuntos tipo” para selecção na ficha digital. Desta forma permite uniformizar os assuntos, o que se traduz na redução de tempo em eventuais pesquisas bem como nos preenchimentos das fichas digitais dos documentos/processos.

Figura 62 – Contexto Tipos de Assunto

Após a criação do tipo de assunto, o utilizador aquando do preenchimento da ficha digital pode pesquisar o assunto e carregar no botão , de seguida o assunto surge no campo final, que se localiza debaixo do campo de pesquisa/selecção.

Figura 63 – Selecção do tipo de assunto

Caso o assunto pretendido não exista, e o utilizador possua as respectivas permissões, pode optar por criar um novo tipo através do botão , poderá ainda optar por inserir manualmente o assunto no respectivo campo (inferior ao campo da selecção de assunto), tendo em conta que neste último caso o assunto não poderá ser reutilizado em novas situações. AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

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Para inserir um novo registo, o administrador deve carregar no botão completar a ficha do novo Tipo de Assunto.

e

Figura 64 – Novo Tipo de Assunto

Após ter inserido o novo tipo de assunto, deve carregar no botão “ok”. Ficando desde então um novo tipo de assunto disponível para utilização.

Nota: A criação de um assunto tipo pressupõe a sua posterior utilização pela comunidade de utilizadores, pelo que não deve conter referências específicas, como números, entidades, nomes pessoais, etc.

4.2.

Entidades

Contexto que permite gerir as várias entidades do sistema, indispensáveis para identificação do remetente ou destinatário dos documentos/Processos.

Figura 65 – Contexto Entidades

Para inserir um novo registo é necessário carregar no botão existente existe o botão

, para editar uma entidade

no registo pretendido.

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Figura 66 – Ficha de Entidade

A ficha é composta por seis tabuladores distintos (ver figura anterior).

O tabulador Entidade, possui os dados identificativos da entidade, de onde se destacam os seguintes campos:

Tipo de Entidade – Indicação do grupo a que a entidade pertence. A lista de grupos disponíveis decorrem dos registos existentes no contexto “Tipos de Entidade”;

Sincronização de Entidade – Funcionalidade que permite colmatar registos duplicados no sistema. A sincronização poderá ser feita de dois modos: 1.

Apagar e substituir – Opção que elimina a entidade obsoleta do sistema e substitui pela entidade correcta (“campo entidade substituta”) todos os registos documentais (documentos e processos) existente da entidade inicial;

2.

Substituir e marcar como obsoleta – Opção que não elimina a entidade obsoleta da base de dados, apenas a torna “Não visível” (logo não seleccionável). Efectua também a substituição em todos os registos documentais da entidade inicial pela nova entidade (entidade substituta).

È necessário seleccionar também a entidade substituta, bem como o incluir a justificação da sincronização no campo “Observações da Sincronização”.

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Visível – Opção que permite activar ou desactivar a entidade a nível da sua selecção na ficha digital;

Validado – Opção que permite assinalar uma determinada entidade como validada a nível dos seus dados. È importante referir que no acto de sincronização de entidades, apenas as entidades que se apresentam como validadas serão listadas como substitutas.

O tabulador Contactos é o segundo tabulador da ficha da entidade e permite o registo dos contactos específicos da entidade.

Figura 67 – Separador Contactos

Para inserir um novo registo a administrador de entidades deve carregar no botão “Novo Contacto” e preencher a ficha exibida na figura seguinte.

Figura 68 – Ficha de Novo Contacto O tabulador Ficheiro permite associar qualquer ficheiro relativo à entidade.

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Figura 69 – Separador Ficheiros Nesta ficha o utilizador de seleccionar o ficheiro da sua máquina, no campo ficheiro escrever o seu nome e por definir uma data de emissão e validade. Após completar os referidos campos deverá carregar no botão “Adicionar”.

O tabulador Histórico identifica todas a alterações efectuadas na ficha da entidade.

Figura 70 – Separador “Histórico”

O tabulador Histórico de Sincronizações regista todas as sincronizações (funcionalidade já

abordada) efectuadas relativamente a esta entidade. O último tabulador é o tabulador Dados que permite, de acordo com o tipo de entidade seleccionada, preencher um conjunto campos com dados técnicos. A criação / gestão destes campos é feita no contexto “Tipos de Entidade” – separador Formulário de Dados.

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Figura 71 – Exemplo de Separador Dados da Entidade

4.3.

Grupos de Entidades

Neste contexto de gestão de grupos de entidades, o utilizador pode agrupar entidades para utilizar posteriormente na ficha digital, especificamente no tabulador “Conhecimento Externo” e na elaboração de múltiplos documentos na ferramenta “Vários”. A associação de múltiplas entidades através da criação de um grupo, permite enviar um único documento para várias entidades através de um servidor de email ou fax, no caso de selecção de entidades sem grupos, deve ser indicado ao expediente os vários destinatários do documento.

Figura 72 – Contexto Grupos de Entidades

Para inserir um novo registo o administrador deverá carregar no botão “ ficha exibida pela aplicação.

” e completar a

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Figura 73 – Criação de Novo Grupo de Entidades

Após o administrador inserir o nome do grupo, e carregar no botão “ ”, a aplicação apresenta o campo “Adicionar Entidade” onde deverá ser seleccionada cada entidade pretendida e adicionada através do botão “ ”, passando a mesma a estar disponível na tabela de registos. Com o objectivo de o utilizador enviar determinado documento para múltiplas entidades (ou registar um documento único de várias entidades), podem ser seleccionadas individualmente as entidades (para informação do expediente) ou optar por se atribuir um grupo de entidades existentes (para envio electrónico).

Figura 74 – Tabulador “Conhecimento Externo” da Ficha digital

No campo “Dar Conhecimento a:” deve ser seleccionada a entidade ou grupo, e seguidamente pressionado o botão “Adicionar Conhecimento”, resultando na passagem do grupo ou entidade para a tabela de registos seleccionados. No caso da produção de múltiplos documentos, ao seleccionar um grupo de entidades, todas as entidades que o compõem passam para a tabela de destinatários.

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5.

Gestão de Arquivo

Módulo que aloja um contexto com dados determinantes para a operacionalização da Gestão Documental - Webdoc, os Classificadores Documentais. Os Classificadores Documentais são utilizados em conjunto com a “Categoria de Segurança” de modo a normalizar os acessos aos documentos.

5.1.

Classificadores

Neste contexto é realizada toda a gestão dos classificadores documentais. Cada classificador é composto por uma ficha de configuração específica.

Figura 75 – Contexto Classificadores

Para editar um registo o administrador deve carregar sobre o código do classificador. Para criar um novo registo deve carregar no botão .

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Figura 76 – Ficha de Classificador Exemplo

Na imagem anterior é possível analisar uma ficha exemplo de classificador, esta é composta por quatro tabuladores. No primeiro tabulador “Ficha do Classificador” estão presentes os campos de caracterização do classificador. 

Código do Classificador – Código unívoco do classificador;

Restrito na Listagem – Permite ocultar o classificador, ficando apenas disponível aos utilizadores com permissão;

Classificador – Nome do classificador;

Descrição – Campo de descrição do classificador;

Classificador Pai – Permite criar uma estrutura de dependência em árvore dos vários classificadores.

Tabulador “Processos e Documentos” Ambos os classificadores listam todos os processos e documentos que utilizaram o classificador em questão.

Tabulador “Permissão” Tabulador de gestão de permissões, onde são definidos os Utilizadores/Grupos que podem utilizador/aceder ao classificador.

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Figura 77 – Tabulador de Permissão de Classificador

Neste tabulador o administrador deve seleccionar os utilizadores/grupos, e seguidamente carregar no botão “ ” de modo a afectar permissões. Para remover basta seleccionar os utilizadores/grupos e remover através do respectivo botão.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

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6.

Formulários

Neste módulo é feita a gestão de todos os documentos “Modelo” que a entidade possui. A construção baseia-se num editor de HTML (HyperText Markup Language) juntamente com a componente dinâmica de campos de preenchimento. Não existe limite relativamente ao número de formulários ou campos dos formulários. O módulo é composto por vários contextos seguidamente documentados.

Figura 78 – Módulo Formulário

6.1.

Grupos

Contexto de gestão dos vários grupos de formulários. Desta forma a apresentação dos vários Modelos, fica organizada por grupos de acordo com as necessidades.

Figura 79 – Contexto Grupos de Formulários

Os grupos disponíveis na tabela da imagem anterior, podem ser utilizados por todos os utilizadores com as respectivas permissões. O administrador para inserir um novo registo, deve carregar no botão

.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

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Para editar a ficha de um grupo existente, deve ser pressionado o botão cada registo (ver figura anterior).

localizado à esquerda de

Figura 80 – Ficha de grupo de formulários

Na ficha da figura anterior destacam-se os seguintes campos de configuração do grupo de formulários. 

Código – Referência única para o registo;

Grupo – Nome do Grupo a criar;

Grupo de Destino – Possibilidade de fixar uma regra de envio automático dos formulários, deste conjunto, para determinado grupo de utilizadores;

Utilizador de Destino - Possibilidade de fixar uma regra de envio automático dos formulários, deste conjunto, para determinado utilizador.

Por fim o administrador deve carregar no botão “Ok”, ficando então disponível mais um grupo para associar a formulários. È importante salientar que os grupos apenas são visíveis (na sua utilização corrente) caso tenham algum formulário associado.

Durante a utilização da aplicação, os utilizadores podem encontrar os grupos de formulários no menu “formulários” ilustrado na figura seguinte.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

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Figura 81 – Botão Atalho de Formulários

Ao carregar no botão de formulários é exibida a lista de grupos de formulários a que o utilizado (inclusive o administrador) tem acesso.

Figura 82 – Grupos de Formulários (Modo de Utilizador Comum)

Os utilizadores poderão expandir e utilizar os vários formulários, para tal devem carregar sobre o nome do grupo e seguidamente sobre o formulário pretendido.

6.2.

Formulários

Este contexto permite criar formulários de documentos de acordo com os documentos modelo existentes na Entidade, desta forma é feita a uniformização de documentos e procedimentos. O administrador para editar um formulário deve carregar no registo pretendido, tendo desta forma acesso à sua ficha de caracterização.

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Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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Figura 83 – Contexto Formulários

Para o administrador criar um novo formulário deve carregar no botão uma nova ficha de formulário (ver figura 69).

, acedendo a

A ficha de formulário é composta por três áreas, a primeira possui os tabuladores disponíveis (Formulário, Permissões e Elementos), uma segunda área com campos de caracterização do formulário e por último uma área com um editor de HTML que permite a construção do formulário propriamente dito. Na construção de alguns formulários, podem surgir campos de HTML que necessitem de algumas noções de SQL (Structured Query Language).

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

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Figura 84 – Ficha de novo Formulário

O tabulador Permissões permite definir os utilizadores que estão habilitados a utilizar os respectivos formulários em produção, e consequentemente a visualizar no momento de seleção.

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Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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O tabulador Elementos permite no momento da criação do modelo, definir que documentação a anexar obrigatoriamente, indispensável à submissão do requerimento. Apesar se ser neste separador que seleccionam os elementos, a criação dos mesmos é feita no contexto “Tipo de Elementos” deste módulo. È importante referir que para a submissão de anexos seja visível no próprio formulário (no momento do preenchimento) é necessário associar o controlo de “Anexos” ao próprio conteúdo do formulário.

Dentro do Tabulador Formulário, na segunda área, estão presentes os seguintes campos. 

Nome do Formulário – Nome do Formulário que será exibido na dentro do respectivo grupo;

Grupo de Formulário – Grupo em que o formulário será incluído;

Cabeçalho – Cabeçalho a aplicar, estes cabeçalhos são elaborados no respectivo contexto e ficam disponíveis para aplicar em qualquer formulário;

Rodapé – Similares aos cabeçalhos a nível de elaboração, ficam também disponíveis para aplicar a qualquer formulário;

Tipo de Documento – Tipo de documento a que o formulário, depois de gravado, corresponderá na ficha digital do documento;

Tipo de Processo – Opção que define que seja criado um determinado processo aquando da utilização deste tipo de formulário. O documento gerado é automaticamente relacionado com o processo gerado;

Estado – Estado do Workflow em que o formulário será registado (é seleccionado através do tipo de documento);

Grupo Destino – Possibilidade de enviar de forma automática o formulário para um determinado grupo;

Utilizador Destino - Possibilidade de enviar de forma automática o formulário para um determinado utilizador;

Sumário do Movimento – Síntese do movimento automático do documento;

Meio de Recepção – Tipo de recepção ou envio que ficará registado na ficha digital;

Categoria de Segurança – Categoria de segurança atribuída inicialmente ao documento gerado;

Classificador – Classificador documental a aplicar ao documento;

Marca de Água – Possibilidade de associar uma imagem base ao formulário numa determinada posição – não presente na versão atual;

Margem – Margem superior a aplicar no documento (em pixéis);

Horizontal – Possibilidade de modificar a orientação da folha do documento;

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Restrito ao Utilizador – Restringe o formulário, a nível de acessos de pesquisa apenas aos utilizadores definidos no segundo tabulador “Permissões”, e pelos utilizadores onde o formulário tenha circulado;

“Pré-Visualizar” – Opção que permite visualizar o “Layout” do formulário;

Na terceira área deste tabulador existe o editor de HTML, este é composto por 3 áreas como ilustra a figura seguinte. Os campos de HTML correspondem à inserção dinâmica de dados efectuados pelo utilizador, no momento do preenchimento do modelo. Os campos dinâmicos têm uma estrutura específica, ou seja, terão que seguir a seguinte sintaxe: #f[Nome do Campo]#

Figura 85 – Editor de HTML

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6.3.

Botões de edição de texto

Todos os botões de edição simples de texto localizam-se na área 1 na figura anterior.

Figura 86 – Editor de Html

Ferramentas

Figura 87 – Menu Ferramentas

Figura 88 – Menu Formatação

Figura 89 – Menu Estilos de Formatação

Figura 90 – Menu de inserção de Média

Figura 91 – Menu outras Ferramentas

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6.4.

Botões de Edição e Construção Avançada de Formulários

Todos os botões de campos avançados localizam-se na área 2 na figura 78.

Figura 92 – Botões de Inserção de Conteúdo Avançado

O botão

permite inserir campos dinâmicos ao formulário, estes serão utilizados em produção pelos

utilizadores para inserir as suas informações no formulário em questão. Ao ser pressionado o referido botão, o administrador tem acesso à lista de campos que o formulário contém (no primeiro acesso a lista terá apenas o campo assunto que é obrigatório, ainda que possa estar assinalado como visível).

Figura 93 – Criação de campos para formulários

Para criar novos campos, o administrador deve carregar no botão à ficha de novo campo.

, onde terá acesso

Para o caso de edição de campos já existentes, o administrador deverá carregar no botão encontra localizado à direita do registo.

, que se

Caso o administrador queira utilizar o campo, deve carregar sobre o nome do mesmo na tabela e o este será carregado no formulário (ver figura 78 – Exemplo “Assunto”).

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Figura 94 – Exemplo de selecção de campo

O formulário pode ser construído na sua totalidade com estes campos, ou conjuntamente com texto fixo e tabelas fixas. De seguida é analisada uma ficha de um novo campo.

Figura 95 – Ficha de Novo Campo

Nesta ficha estão presentes os seguintes campos: 

Abreviatura: Nome do novo campo a ser inserido na tabela e no formulário. Esta abreviatura após gravação no formulário terá o prefixo “#f” e sufixo “#”;

Campo: Nome real do campo. Referência que, no caso de o campo estar assinalado obrigatório, surgirá ao utilizador como valor em falta;

Valor Base: Valor opcional que pode ser atribuído automaticamente e que será exibido ao utilizador no momento do preenchimento. Para além de valores numéricos este campo pode conter algum tipo de código que traduza algumas informações: 

Sysdate – Código que permite colocar a data do sistema no campo, este código apenas opera com campos do tipo “Data”;

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Userfullname – Permite num campo alfanumérico colocar automaticamente o nome do utilizador;

Iduser – Permite num campo numérico ou alfanumérico colocar o número do utilizador;

Username - Permite colocar num campo alfanumérico o nome de utilizador;

Tipo de Controlo: Específica o tipo do campo de base, podendo o mesmo ser vários tipos: 

Checkbox -

Lista – Lista de itens predefinidos;

Editor – Editor de Texto;

Horas – Campo de data e hora;

Texto – Campo Alfanumérico.

;

Tipo de Dados: Especificação do tipo de dados do campo, este pode ser: Booleano, Data, Moeda, Numérico ou Texto. Consoante o tipo de dados que for definido, será atribuído um controlo específico. Podem observar-se na seguinte tabela os vários tipos de controlos possíveis:

Tipo

Controlo

Booleano

Tamanho

1 (CheckBox)

Data

23 (CalendarControl)

Observações Caso se pretenda a Checkbox activa por defeito o valor base deve ser “1”

Pode ser utilizada a instrução “Sysdate” no campo de valor base

De acordo com o

Moeda (TextBox)

desejado

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De acordo com o

Numérico (TextBox)

desejado O campo de Texto, pode ter 3 aspectos, dependendo do tamanho do mesmo e se é definido um tipo de controlo específico.

1.

2.

ou

ou

De acordo com o

Texto

desejado

1. O campo ficará com este aspecto se o tamanho do mesmo for superior ou igual a 80. Para tamanhos inferiores a este valor o controlo irá aumentar à medida do necessário, até atingir o limite definido no tamanho. 2. O campo ficará com este aspecto se o tamanho do mesmo for superior a 80. 3. Este controlo deverá ter um tamanho grande (8000 caracteres), para que possa guardar todo o conteúdo escrito. Para que este controlo apareça é necessário definir no tipo de controlo o “Editor”.

3. (TextBox ou HTMLEditor)

Tabela 1 – Correspondência entre tipos, controlos e tamanhos de um campo para formulário.

Tamanho: Número máximo de caracteres suportado no momento do preenchimento. Valores a Carregar – No caso de se tratar de um tipo de controlo de “Lista” neste campo é necessário carregar um pequeno código para gerar a listagem pretendida:

BD SQL SELECT 1, 'Escolha 1' UNION SELECT 2, 'Escolha 2' BD Oracle SELECT 1, 'Escolha 1' from dual UNION SELECT 2, 'Escolha 2' from dual AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

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Obrigatório: Obrigatoriedade de preenchimento deste campo no formulário; Visível – Opção que permite ao campo ser utilizado no formulário; Só de Leitura: Coloca o campo apenas de leitura, não permite um utilizador escrever neste campo; Une ao Assunto – Opção que une o valor deste campo ao assunto da ficha digital.

Depois do campo ser criado, o administrador passa a ter disponível o campo na tabela, se pretender efectuar alguma alteração deverá seguir carregar no botão

presente no registo do campo.

O botão permite inserir controlos de acesso a dados no formulário. Os controlos podem ser agregados, isto é, um único controlo possuir múltiplos controlos e ser resultantes de uma selecção (Query) de SQL às bases de dados, desta forma os formulários tornam-se ainda mais dinâmicos.

Figura 96 – Lista de Controlos

È importante referir que nem todos os controlos analisados podem estar presentes na solução. Ainda no botão , o administrador só pode seleccionar o controlo a utilizar. A gestão dos controlos é feita no contexto “Templates Controlo”, que é apresentado posteriormente. A figura seguinte ilustra um controlo num determinado formulário em produção.

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Figura 97 – Exemplo de Controlo de Entidade para Ofícios

O controlo da figura anterior é composto por múltiplos campos, destacam-se dois em particular. 

Entidade – Selecção da entidade na base dados, este campo possui a função de "autocomplete", ou seja, à medida que o utilizador vai escrevendo o nome da entidade, a aplicação vai apresentando os resultados correspondentes;

Template – Tipo de dados a extrair da entidade selecionada. Os templates poderão ainda ser construídos a partir contexto “Template Controlo”;

O documento final resultará da informação obtida através da selecção da entidade e da estrutura de Html predefinida para o respectivo template.

O botão , permite criar campos que serão acessíveis, no momento do preenchimento, apenas por utilizadores com permissões para tal.

Figura 98 – Blocos de Permissão

Para inserir uma nova área de permissões, o administrador deve carregar no botão

.

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A ficha do bloco de permissão é composta por três campos.

Figura 99 – Campos da ficha de Bloco

Bloco – Nome descritivo do bloco de permissões a criar;

Cor – Definição da cor de fundo para identificação da área “segura” no editor HTML do formulário;

Descrição – Breve texto descritivo do bloco de permissões.

Figura 100 – Exemplo de áreas de blocos de permissões no editor HTML do formulário

È importante referir que no contexto permissões, o administrador, através da opção “Formulários Online Rest.”, pode definir qual/quais os utilizadores que estão habilitados a inserir dados dentro das áreas respectivas áreas. O último botão

permite colocar bookmarks predefinidos nos formulários.

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Figura 101 – Botão de Bookmarks

Na coluna descrição é sempre possível analisar a sua síntese operacional. Para aplicar um bookmarks bastará carregar sobre a referência do mesmo. É possível forçar a mudança de página através do bookmark de “quebra de página”. O bookmark “numerodocumento” permite inserir o número unívoco de registo, atribuído pela Gestão Documental Webdoc, no próprio formulário.

Tabulador Permissões No segundo tabulador, é possível definir quais os utilizadores / grupos que podem aceder a determinado formulário.

Figura 102 – Tabulador Permissões

Para associar permissões é necessário o administrador, através do campo “Seleccione Serviços/Utilizadores”, pesquisar e atribuir os grupos/utilizadores pretendidos para acesso ao formulário. Após a selecção, os mesmos serão listados na tabela localizada por debaixo do referido campo. Desta forma estes conteúdos serão única e exclusivamente direccionados aos utilizadores definidos.

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Como referido para que o administrador possa aceder aos formulários (em modo de utilização) deve também constar na tabela de permissões.

Tabulador Elementos O último tabulador deste formulário, interage directamente com o contexto “Tipo de Elementos” onde é possível tornar obrigatório a submissão de determinados documentos, aquando do preenchimento do formulário.

Figura 103 – Tabulador Elementos No campo “Seleccione Elemento”, o administrador deve seleccionar tantos elementos quantos os pretendidos da lista disponível. Nota: Para habilitar a submissão de anexos no formulário é obrigatório adicionar o controlo: “controlo de anexos” no editor HTML do próprio formulário.

6.5.

Cabeçalho/Rodapé

Contexto de parametrização de cabeçalhos e rodapés para concatenação com os vários formulários produzidos. Nota: Os dois campos “Cabeçalho” e “Rodapé” do formulário irão ler os registos gerados neste contexto.

Figura 104 – Contexto Cabeçalhos/Rodapés AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

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Para inserir um novo registo é necessário carregar no botão e completar a ficha de registo. Esta ficha baseia-se na mesma lógica operacional “HTML” dos formulários.

Figura 105 – Ficha de Cabeçalho/Rodapé A ficha é composta por vários campos de configuração. 

Nome – Denominação do Cabeçalho/Rodapé a criar;

É Rodapé – Indica se o registo corresponde a um rodapé, no caso de esta opção não estar activa, significa que se trata de um cabeçalho;

Largura e Altura – Valores em Pixéis;

Editor – Área onde é configurado visualmente, com auxílio do editor HTML, o novo rodapé ou cabeçalho. Para construir o cabeçalho ou rodapé o administrador tem à sua disposição todas funcionalidades do editor comum já apresentado.

No final do processo o registo deve ser guardado, ficando disponível para associar ao formulário um novo cabeçalho ou rodapé. Todos os registos criados neste contexto são posteriormente associados à ficha de formulário. Nota: As medidas das imagens colocadas nos cabeçalhos e rodapés devem respeitar as definições inseridas no registo no que diz respeito a altura e largura. Desta forma é possível garantir que na “renderização” do mesmo as imagens não serão cortadas.

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6.6.

SQL BookMarks

Este contexto de gestão de dados permite definir, através de uma “query de SQL”, o conjunto (“universo”) de dados a usar nos controlos a aplicar nos formulários.

Figura 106 – Contexto SQL BookMark

Neste contexto é possível gerir ou criar vários “bookmarks” de SQL. Para consultar/editar o “sql bookmark” é necessário carregar no botão

do respectivo registo.

O administrador poderá criar um novo “sql bookmark” através do botão

.

Figura 107 – Exemplo de SQL BookMark

No exemplo ilustrado na figura anterior é possível analisar um registo de um bookmark. AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

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Existe três campos nesta ficha, sendo dois deles obrigatórios (assinalados com um asterisco vermelho): 

Código BookMark SQL – Referência unívoca do registo;

Descrição – Nome a atribuir ao “bookmark”;

SQL – Query de SQL. È importante referir que os bookmarks aqui identificados devem ter como prefixo e sufixo o símbolo “#”;

- Opção que permite ao administrador validar o SQL colocado .

6.7.

Template de Controlo

Contexto que através do SQL construído no ponto anterior, permite criar controlos (campos com informação dinâmica) a associar aos vários formulários.

Figura 108 – Contexto Templates de Controlo

Para inserir o novo controlo o administrador deve carregar no botão aceder à ficha de configuração.

de modo a

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Figura 109 – Ficha de novo Template

Esta ficha é composta por seis campos: 

Designação – Nome do Template a criar;

SQL BookMark – “Query de SQL” que será utilizada para a construção deste template;

Controlo – Selecção do controlo a associar ao template;

Activo – Opção que torna o template seleccionável ou não;

Principal – Opção que coloca determinado template como valor defeito do controlo;

Editor – Campo onde é construído o template. A construção é feita através de Html simples e associação de campos dinâmicos (resultantes da query selecionada); Para seleccionar os campos disponíveis é necessário carregar no botão listagem apresentada o campo pretendido.

e escolher da

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6.8.

Tipo de Elemento

Contexto que permite criar uma lista de elementos que poderão ser referenciados na construção de formulários.

Figura 110 – Contextos Tipo de Elemento

Para inserir um novo documento, o administrador deverá carregar no botão preencher o nome do elemento.

e

Figura 111 – Ficha de Elemento

Esta ficha de elemento é composta por dois campos distintos, o campo “tipo de elemento” onde deverá ser indicado o nome do elemento, e o campo “gravar” que indica o destino desse mesmo anexo após submissão. Caso seja pretendido que o anexo seja guardado na ficha digital do documento deve ser seleccionado documento, caso seja pretendido que o anexo seja guardado em processo relacionado com o documento deve ser seleccionada a opção processo.

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Como referido anteriormente, para utilizar documentos anexos, o administrador deve inserir no editor HTML do respectivo formulário o controlo “Controlo de Anexos” e definir no tabulador “Elementos” os documentos pretendidos.

Figura 112 – Selecção de Documentos no Formulário

Todos os documentos para anexo surgirão no fundo do formulário aquando do seu preenchimento.

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7.

Procedimentos Operacionais de Administração de Sistema

Neste capítulo é possível encontrar de forma simples os principais procedimentos passo-a-passo para efectuar determinadas configurações na solução

7.1.

Inserir um novo utilizador

Aceder ao módulo Administração contexto Utilizadores o

Carregar no botão “Novo Utilizador” 

Preencher a ficha

Se o utilizador for ser integrado em vários grupos de organigrama, deve ser preenchido o campo “Grupo Funcional”

Se foram utilizadas movimentações para “Chefias” deve ser preenchido o campo “Chefia do utilizador” 

Gravar e reabrir registo, aceder o segundo tabulador Grupos o

Associar os vários grupos de sistema e de organigrama

o

O utilizador deve sempre pertencer pelo menos aos grupos funcionais “GD Utilizador” ou “Everyone” e a um grupo de organigrama 

7.2.

  

Gravar o registo

Inserir um novo tipo de documento

Começar por validar se o fluxo pretendido para o novo tipo de documento; Se já existir, poderá avançar para a próxima etapa Se não existir, criar o fluxo, e importar o mesmo (consultar procedimento específico) o Aceder ao módulo Administração contexto Tipo de Documento  Carregar no botão “Novo Tipo de Documento”  Preencher a ficha com especial atenção no conteúdos dos seguintes campos  No campo “Workflow Associado” escolher o tipo de fluxo apropriado  Selecção do Classificador – È prudente que o classificador seleccionado tenha as mesmas permissões dos utilizadores associados no campo seguinte  Serviços / Utilizadores associados – Grupo de utilizadores com permissão de selecção deste tipo de documento o Gravar AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc

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Editar o registo e opcionalmente completar o separador “Dados” com os vários campos

específicos (consultar procedimento específico)

7.3.

 

Atribuir Permissões Específicas

Validar se a permissão pretendida já existe associada a um grupo funcional (todos estes grupos têm prefixo “GD” Aceder ao módulo Administração contexto Grupos e pesquisar pela permissão Exemplo: “GD - Criar Cópia Documento” Caso exista, abrir o registo do grupo e no tabulador “Utilizadores do Grupo” associar o(s) utilizador(es) pretendidos. Caso no não exista aceder ao Módulo Administração contexto Permissões o Seleccionar o tipo de permissão pretendida Exemplo: Módulo A, Contexto B, Tabela B; Genéricos, etc.  No tipo de permissão carrega no botão de acesso ao registo

7.4.

Associar o(s) utilizador(es) à permissão pretendia

Configurar Workflows

Construir o desenho do fluxo em software auxiliar; Ter em conta todas as regras de elaboração de fluxos o Aceder ao Módulo Formulários contexto Workflows Carregar no botão “Novo Registo”  Seleccionar se o fluxo será associado a documento ou processo Localizar o ficheiro na máquina através do botão “Browse” Carregar no botão Gravar  Efectuar configuração de todos os estados importados no separador Estados do Workflow -Selecção de Estado de início ou fim do fluxo -Indicação de estados “Prontos a enviar” -Atribuição de permissões aos vários estados 

Efectuar configuração de todos os estados importados no separador Transições - Atribuição de interfaces nos vários estados do fluxo - Programação de conhecimentos ou movimentos automáticos (Ter em conta que o um estado não poderá ter um interface programado e simultaneamente um conhecimento ou movimentos automático)

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7.5.

Configurar um template para determinado controlo

Aceder ao Módulo Formulários contexto SQL Bookmarks Analisar os vários registos de SQL e considerar o registo que efectua a query sobre os valores finais pretendidos

Aceder ao Módulo Formulários contexto Template Controlos o Criar novo registo através do botão “Novo Template” - Configurar os seguintes campos - Template – Nome do template - SQL Bookmark – SQL utilizado neste template - Controlo – Controlo a que o novo template será associado - Indicar como “Activo” e opcionalmente como “Principal” - Construir no Editor a estrutura Html pretendida para o controlo, bem como a indicação dos campos pretendidos (resultantes da seleção do valor no campo “SQL”) - Gravar o registo.

7.6.

Configurar um Template de Cabeçalho ou Rodapé

Aceder ao Módulo Formulários ao contexto Cabeçalho/Rodapé o Carregar no botão “Novo Cabeçalho/Rodapé” e completar a ficha exibida Preencher o nome do Cabeçalho/Rodapé Assinalar se o registo criado será um cabeçalho ou rodapé Definir a altura e larga (em px), os valores inseridos devem ser sempre superiores ao de qualquer imagem que seja colocada o Carregar no botão “OK”; o No módulo Formulários associar o registo criado no campo “Cabeçalho” ou “Rodapé”.

7.7.

Análise Parâmetros

AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

87


Nome do Parâmetro ADDCATEGORIASEGURANCAMAXCRIADOR

Descrição

Valores Possíveis

Adiciona categoria de segurança máxima ao criador do documento (0,1) Meter 1 se os administradores podem ver todas as frases personalizadas, 0 caso contrário.

0/1

ALTERWORKFLOWSTATEFUNC

Parametro activar a funcionalidade Alterar Estado Workflow

0/1

alturaFooterPDFHorizontal

Altura do footer na horizontal

40

alturaFooterPDFVertical

Altura do footer do PDF

45

alturaMargemVerticalBottom

Altura da margem no fundo

0

alturaMargemVerticalTop

Altura da margem no topo

10

alturaPDFHorizontal

Altura do papel (PDF) na horizontal

620

alturaPDFVertical

Altura do papel (PDF)

790

ADMINLISTUSERTEXT

ATDISCLAMER

Termo de aceitação serviços online

ATDISCLAMERDATA

Notificação na alteração dos dados

ATEMAILSUPORTE

Email do Suporte dos Serviços online

ATFOOTERMSG Mensagem no footer dos serviços online ATNEWUSER

Notificação quando é criado um novo utilizador nos serviços online

ATSUPORTEMESSAGE Mensagem para contactar suporte

0/1

Texto Exemplo - Na sequência da adesão à plataforma de governo electrónico em curso na Camara Municipal, aceita e compromete-se a manter a palavra-chave de acesso ao sistema. Os dados devem ser preenchidos de acordo com o Bilhete de Identidade ou Cartão do Cidadão e NIF. suporte@mail.pt Em caso de dúvida contacte a AMBISIG pelo correio electrónico suporte@organizacao.ptt ou por telefone 000 000 000. Nome da Organização O seu registo foi efectuado com sucesso. Para que possa aceder a todos os serviços online vamos iniciar a validação dos seus dados. Em caso de dúvida contacte a AMBISIG pelo correio electrónico suporte@organizacao.pt ou por telefone 000 000 000.

ATUPDATEUSER

Notificação quando é actualizado os dados no serviço online

O seu registo foi actualizado com sucesso.Receberá um e-mail com os novos dados.Em caso de dúvida contactar a Ocid pelo email suporte@ambisig.pt ou através do telefone " & ConfigurationSettings.AppSettings("Telefone") &

BLOCKASSUNTO

Bloquear o campo do assunto

0

COMPANYNAME

Abreviatura da organização

Nome da Organização

DefaultDomain

Nome do dominio default

interno

EmailFilename

Nome do ficheiro para envio externo

AMBISIG_Comunicado

EMAILFROM

Conta de email de saída da GD

reloi_teste@ambisig.com


Nome do Parâmetro ENTIDCONTROLDATADOCVAZIA

Descrição

Valores Possíveis

Data do documento vazia (sem pré-preenchimento) no controlo da entidade de saída (0 ou 1)

0/1

IDTEMPLATEGUIAREMESSA

ID do template da Guia de Remessa

110 - Valor Exemplo

ImageHeaderMoviment

Link para a imagem do banner da organização.

C:\AmbiSIG_APPS\WebDoc\PROD\APP\Clients\Images\banner.jpg - Caminho Exemplo

INDICATIVOFAX

Indicativo para inserir antes do número do fax.

margemPDFHorizontal

Margem do PDF na horizontal

43

margemPDFVertical

Margem do PDF na vertical

43

NDOCSALERTAS

Limite de documentos/processos na página de alertas

20 - Valor Exemplo

NUMERARPROCESSOCLASSIFICADOR

Numera processos por classificador/legislatura

FALSE / TRUE

PASSWORDEXPIREDDAYS

Dias em que a password interna expira

30 - Valor Exemplo

Posição da paginação (PX1, PY1, PX2, PY2)

740 10 780 40 - Exemplo de posicionamento - Ponto inícial 740px da Esq-Dir altura 10px Ponto inícial 780px Esq-Dir altura 40px

PosicaoNumeracaoPDFVertical

Posição da paginação (PX1, PY1, PX2, PY2) na horizontal

560 10 600 40 - Ver exemplo de posicionamento anterior

RELATENEWDOCUMENTS

Relaciona novos documentos automáticamente

0/1

REPORTBYMAILERROR

(para remover depois de remover no código)

0

REPORTBYMAILFATAL

(para remover depois de remover no código)

0

SAVEONCHANGEPANEL

Grava ficha do doc/proc em cada tabulador

FALSE / TRUE

SENDMAILWITHATTACHMENTONMOV

Enviar email com anexo na notificação dos movimentos Mensagem para contactar suporte

0/1 Em caso de dúvida contacte a AMBISIG pelo correio electrónico suporte@organizacao.pt ou por telefone 000 000 000.

UseChefia

Uso de chefia do utilizador

0

USEENTIDADEPARENTE

Usa hierarquia de entidades

0/1

USEENTIDADEVIEWCONTRIBUINTE

Concatena o contribuinte na pesquisa da entidade (0 ou 1) - Webservices

0/1

USEMOVIMENTOCOMBOFILTER

Uso do filter nas combobox (0,1,2)

0/1/2

USEPROCESSDATA

Usa dados do processo (GU)

0/1

VIEWCONTACTS

Ver tabulador contactos no form das entidades

0/1

VIEWENTIDADEGESDOCLITE

Ver tabulador de utilizadores da entidade para entidades do Lite

0/1

PosicaoNumeracaoPDFHorizontal

SUPORTEMESSAGE

AMBISIG S.A | Manual do Administrador Webdoc Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras 2510-718 Gaeiras - Óbidos - Portugal T: +351 262 958 996 | F: +351 262 950 194

Lisboa: Av. Infante Santo nº 68 H 1350-180 - Lisboa - Portugal T: +351 210 014 100 | F: +351 213 979 895

Porto: UPTEC - Parque de Ciência e Tecnologia da Univ. Porto Rua Actor Ferreira da Silva, 4200-298 - Porto - Portugal T: +351 220 301 593 | F: +351 220 301 511

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8.

Contactos

A AMBISIG disponibiliza Apoio de Suporte ao Cliente nos seguintes contactos:

Número de Telefone de Suporte em dia de trabalho normal: 213 920 950

Número de Fax de Suporte em dia de trabalho normal: 213 979 895

Morada Escritórios: Av. Infante Santo, nº 68-H, 1350-180 Lisboa

Morada Sede: Convento de S. Miguel das Gaeiras, 2510-718 Gaeiras – Óbidos

E-mail: suporte@ambisig.pt

Horário de trabalho do Fornecedor (Helpdesk): das 9:00 h às18:00 h

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