Page 1

1


FORORD FFV Energi & Miljø A/S vil med denne personalehåndbog informere om forskellige forhold, som er relevante for alle medarbejdere i FFV Energi & Miljø A/S. Personalehåndbogen giver måske ikke svar på alle dine spørgsmål, du er derfor altid velkommen til at henvende dig til din afdelingsleder eller dine kolleger. Du kan ligeledes finde mere information i FFV´s årsrapport, på vores hjemmeside www.ffv.dk og på vores intranet. FFV Energi & Miljø A/S vil være en levende og attraktiv virksomhed centralt placeret i lokalsamfundet. Vi ønsker at tiltrække og fastholde dygtige og engagerede medarbejdere. For FFV Energi & Miljø A/S er det vigtigt, at du føler dig godt tilpas både i relation til kolleger og arbejdsopgaver. Finder du, at noget kan gøres bedre, bør du altid gøre din afdelingsleder opmærksom på dette. Denne personalehåndbogs bestemmelser og retningslinier regulerer ansættelsesforhold og -vilkår for alle medarbejdere i koncernen FFV Energi & Miljø A/S. Personalehåndbogen vil løbende blive ført ajour. Den er gældende fra den 1. juli 2011. God fornøjelse med læsningen.

Med venlig hilsen FFV Energi & Miljø A/S

Claus Mogensen Administrerende direktør

2


Indholdsfortegnelse 1 2 3

Historik ....................................................................................................................................... 5 Organisation ............................................................................................................................... 5 Strategi ....................................................................................................................................... 6 3.1 Mission .................................................................................................................................. 6 3.2 Vision .................................................................................................................................... 6 3.3 Kerneværdier ........................................................................................................................ 6 4 Ansættelsesforhold..................................................................................................................... 8 4.1 Ansættelsesaftale.................................................................................................................. 8 4.2 Arbejdstider ........................................................................................................................... 8 4.3 Tidsregistrering ..................................................................................................................... 9 4.4 Ferie ...................................................................................................................................... 9 4.5 Fridage/frihed ...................................................................................................................... 10 4.6 Sygdom ............................................................................................................................... 13 4.7 Mulighedserklæring............................................................................................................. 13 4.8 Friattest ............................................................................................................................... 14 4.9 Barns sygdom ..................................................................................................................... 14 4.10 Omsorgsdage.................................................................................................................. 14 4.11 Graviditet, Barsel, Forældreorlov og Adoption ................................................................ 15 4.12 Rådighedsvagt ................................................................................................................ 17 4.13 Vagt på ”skæve fridage” .................................................................................................. 17 4.14 Overarbejde – Udkald – Afspadsering/flex...................................................................... 18 4.14.1 Regler for overarbejde................................................................................................. 18 4.14.2 Regler for udkald ......................................................................................................... 19 4.14.3 Bagatelgrænse i vagt opdateret 1. juli......................................................................... 19 4.14.4 Regler for afspadsering/flex ........................................................................................ 20 4.15 Lønudbetaling.................................................................................................................. 20 4.16 Pensionsforhold............................................................................................................... 20 4.17 Rejser/rejseafregning ...................................................................................................... 20 4.18 Kørselsgodtgørelse ......................................................................................................... 21 4.19 Orlov................................................................................................................................ 21 4.20 Deltidsansættelse............................................................................................................ 21 4.21 Forsikring......................................................................................................................... 21 4.21.1 Arbejdsskadeforsikring ................................................................................................ 21 4.21.2 Erhvervsansvarsforsikring ........................................................................................... 22 4.21.3 Andre forsikringer ........................................................................................................ 22 4.22 Ansættelse af nye medarbejdere .................................................................................... 22 4.22.1 Introduktion af nye medarbejdere................................................................................ 22 4.23 Mobiltelefon og bærbar pc............................................................................................... 23 4.24 Tavshedspligt .................................................................................................................. 23 4.25 Fratrædelse ..................................................................................................................... 23 4.26 Irettesættelser/advarsler.................................................................................................. 23 4.27 Opsigelse ........................................................................................................................ 24 5 Medarbejderudvikling ............................................................................................................... 24 5.1 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) ............................................................................... 24 5.2 Efteruddannelse .................................................................................................................. 24 5.3 Politik vedrørende kurser og møder .................................................................................... 24 6 Øvrige informationer og bestemmelser .................................................................................... 26 6.1 Adgangsbestemmelser ....................................................................................................... 26 6.2 Alarmanlæg......................................................................................................................... 27 6.3 Adresseændring.................................................................................................................. 27 6.4 Arbejdstøj opdateret 1. juli 2011 ......................................................................................... 27

3


6.4.1 Driftspersonale ............................................................................................................ 27 6.4.2 Administrativt personale .............................................................................................. 29 6.4.3 Fritidstøj....................................................................................................................... 29 6.5 Nødvendigt sikkerhedsudstyr .............................................................................................. 29 6.6 Arbejdsskader ..................................................................................................................... 29 6.7 Alkoholpolitik ....................................................................................................................... 29 6.7.1 Overtrædelse af alkoholpolitikken ............................................................................... 30 6.7.2 Erkendt alkoholproblem............................................................................................... 30 6.7.3 Politik vedr. rusmidler .................................................................................................. 30 6.8 Rygepolitik........................................................................................................................... 31 6.9 Overtrædelse af rusmiddel og rygepolitik............................................................................ 31 6.10 Datasikkerhed ................................................................................................................. 32 6.10.1 Email og internet ......................................................................................................... 32 6.10.2 Elektronisk kalender .................................................................................................... 33 6.11 Familiemæssige forhold .................................................................................................. 33 6.12 Seniorpolitik..................................................................................................................... 33 6.13 Sundhedspolitik ............................................................................................................... 33 6.13.1 Sundhedstilbud............................................................................................................ 34 6.14 Voldspolitik ...................................................................................................................... 35 6.14.1 Forebyggende foranstaltninger i forbindelse med voldspolitikken............................... 35 6.14.2 Procedure for kontanthåndtering i FFV ....................................................................... 36 6.14.3 Procedure ved lukning samt genoplukning på grund af restance ............................... 36 6.14.4 Foranstaltninger i forbindelse med røveri.................................................................... 36 6.14.5 Kriseberedskab i forbindelse med vold, røveri mv. ..................................................... 37 6.15 Samarbejdsudvalg (SU) .................................................................................................. 37 6.16 Sikkerhed og sikkerhedsorganisation.............................................................................. 37 6.16.1 Sikkerhed og førstehjælp ............................................................................................ 37 6.16.2 Sikkerhedsorganisation ............................................................................................... 38 6.17 Markering af mærkedage ................................................................................................ 38 6.18 Trafikforseelser................................................................................................................ 38 6.19 Lovovertrædelser ............................................................................................................ 38 6.20 Førerbevis ....................................................................................................................... 38 6.21 Brug af vagtbil ................................................................................................................. 39 6.22 Brug af firmabiler og entreprenørmaskiner i øvrigt.......................................................... 39 6.22.1 GPS sporingsudstyr i motorkøretøjer opdateret 1. juli 2011 ....................................... 39 6.23 Kommunikation................................................................................................................ 40 6.23.1 Intern kommunikation .................................................................................................. 40 6.23.2 Ekstern kommunikation ............................................................................................... 40 6.23.3 Pressepolitik ................................................................................................................ 40 6.23.4 Hvad skal jeg sige, hvis pressen kontakter mig? ........................................................ 41

4


1 Historik 2000

Faaborg Kommune beslutter, på baggrund af ny ellov, at udskille elforsyningen til et aktieselskab. Faaborg Elforsyning A/S og Faaborg Forsynings-virksomheder Erhverv A/S stiftes som datterselskaber under holdingselskabet Faaborg Forsyningsvirksomheder A/S.

2002

Fjernvarme, vand, spildevand og renovation udskilles til aktieselskaber. Faaborg Forsynings-virksomheder A/S består nu af følgende 7 aktieselskaber: Faaborg Forsynings-virksomheder A/S, Faaborg Elforsyning A/S, Faaborg Forsyningsvirksomheder Erhverv A/S, Faaborg Fjernvarme A/S, Faaborg Vandforsyning A/S, Faaborg Spildevand A/S og Faaborg Renovation A/S.

2008

Spildevand og renovation for den nye sammenlagte kommune, Faaborg-Midtfyn Kommune, hører nu under Faaborg Forsynings-virksomheder A/S med navneændringerne Faaborg-Midtfyn Spildevand A/S og Faaborg-Midtfyn Renovation A/S.

2009

Faaborg Forsynings-virksomheder A/S ændrer navn til FFV Energi & Miljø A/S og datterselskaberne får i samme forbindelse nye navne (se organisationsdiagram nedenfor). I dag fremstår koncernen som en moderne virksomhed, der beskæftiger ca. 125 medarbejdere og afregner ca. 70.000 kundeforhold.

2 Organisation

I personalehåndbogen anvendes FFV som en fælles betegnelse for alle virksomheder i koncernen.

5


3 Strategi En virksomheds vision, mission og værdigrundlag er vigtige pejlemærker, som alle kan styre i mod. Det sikrer succes på lang sigt. En vision, mission og værdigrundlag forener og samler os, og det motiverer til at tage initiativer i den retning, vi beslutter at gå.

3.1

Mission Mission betyder at definere virksomhedens eksistensgrundlag. Vores mission er: At være et værdifuldt aktiv for vores kunder og ejere.

At levere en høj forsyningssikkerhed er med til at opfylde vores mission.

3.2

Vision

Vision betyder at sætte et overordnet mål for FFV Energi & Miljø A/S, en Ledestjerne, vi stræber efter at opnå. Vores vision er: At blive Fyns bedste arbejdsplads med en synlig grøn profil. Ved at være en vigtig og udviklende del af lokalsamfundet vil vi nå vores vision.

3.3

Kerneværdier

FFV har i 2009/2010 udformet fælles kerneværdier for arbejdspladsen. Værdierne udtrykker det verdenssyn, vi ønsker at arbejde og træffe beslutninger ud fra: Klar dialog og aktiv lytning Social ansvarlighed Kundeorientering Engagement Dygtighed Holdånd Du kan læse om værdierne på næste side.

6


7


4 Ansættelsesforhold 4.1

Ansættelsesaftale

Ansættelsesforholdet for ansatte i FFV Energi & Miljø A/S er bestemt af den individuelle ansættelseskontrakt, der bliver indgået ved ansættelsen. Ansættelseskontrakten skal være udfærdiget og underskrevet af begge parter senest 1 uge efter ansættelsesstart. Derudover er ansættelsesforholdet underlagt gældende lovgivningen og overenskomst for KL samt den gældende udgave af denne personalehåndbog. Hvis der sker væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet, vil dette altid blive meddelt skriftligt.

4.2

Arbejdstider

Arbejdstider m.m. for de enkelte arbejdsområder under FFV er anført nedenfor: Administrativt personale For fuldtidsansatte er arbejdstiden 37 timer om ugen. Arbejdstiden inkluderer en kaffepause af 15 min. varighed samt en frokostpause af 30 min. varighed; sidstnævnte er dog afhængig af den overenskomst, du er ansat under, hvilket fremgår af din ansættelseskontrakt. Åbningstiderne i FFV Energi & Miljø A/S er: man-tors 07.30 - 16.00 fre 07.30 - 12.30 Telefontid i FFV Energi & Miljø A/S på hovednummeret 6261 1666 er: man-tors 09.30 - 16.00 fre 09.30 - 12.30 De lokale numre er fortsat åbne. Flekstid er tilladt, hvor det er foreneligt med arbejdet. Der kan ikke flekses i perioden 10.00 – 15.30 medmindre, det er aftalt med nærmeste leder. Det er ledere og medarbejderes ansvar, at der hele tiden er personalemæssig dækning i FFVs åbningstid. Der kan i den enkelte medarbejders ansættelseskontrakt være aftalt andre arbejdstider. Driftspersonale For fuldtidsansatte er arbejdstiden 37 timer om ugen. Arbejdstiden inkluderer en kaffepause af 15 min. varighed samt en egenbetalt frokostpause af 30 min. varighed. Driftspersonalet beskæftiget indenfor vand, varme, el, erhverv og spildevand har en arbejdstid man-tors fra kl. 07.00 - 15.30 og fredag fra kl. 07.00 - 12.00. Man møder omklædt til kl. 07.00 på pladsen.

8


Arbejde uden for almindelig arbejdstid, når du ikke er i vagt, honoreres efter gældende overenskomst. Er du i vagtordning honoreres denne efter vilkår nærmere beskrevet i afsnittet om lønudbetaling. Driftspersonale beskæftiget på genbrugspladser, containerkørsel samt genbrug arbejder hhv. efter en turnusordning og en anderledes mødestruktur. Man møder omklædt til den anførte arbejdstid. I renovation og spildevand er der krav om omklædning og bad, inden arbejdspladsen forlades. Der er afsat 15 min. af arbejdstiden til dette. Desuden er der i renovation afsat yderligere 15 min. til lukning af genbrugsstationer. Har medarbejdere i FFV Erhverv A/S udført arbejdsopgaver for FFV Spildevand A/S gælder samme regler som ovenstående.

4.3

Tidsregistrering

Samtlige medarbejdere skal hver dag registrere deres komme- og gåtid samt anføre, hvilke opgavetyper tiden er anvendt på.

Selve tidsregistreringen foretages i Time-Sag over internettet. Hver medarbejder har fået udleveret et brugernavn og password til systemet. Tildeling af brugernavn og password styres af Økonomi & Personale. Registreringen skal foretages med et interval på 15 minutter og bør hver dag udføres ved arbejdsdagens afslutning. Nærmeste leder skal kontrollere og godkende medarbejdernes registreringer minimum en gang ugentligt og senest 2 hverdage efter månedsskift. Nærmeste leder har selv ansvar for, at registreringerne bliver godkendt i dennes fraværsperiode. Registreringerne danner grundlag for udbetaling af løn. Derfor er det meget vigtigt, at registreringen er foretaget korrekt. Ansvaret herfor er medarbejderens samt nærmeste leder, som godkender registreringerne. Fravær i form af ferie, sygdom, afspadsering mv. registreres ligeledes i Time-Sag.

4.4

Ferie

Ferie optjenes og afholdes i overensstemmelse med ferielovens regler. Ferien optjenes i et kalenderår og afholdes i et ferieår. For eksempel ferie, som er optjent i kalenderåret 2008, afholdes i perioden fra 1. maj 2009 til 30. april 2010. En fuldtidsmedarbejder optjener 6 ugers ferie på et år (svarende til 222 timer). Det er et krav, at de 5 ugers ferie afvikles som ferie, den 6. ferieuge kan efter aftale med nærmeste leder udbetales.

9


Ferie planlægges i samarbejde med den nærmeste leder under hensyntagen til bedst mulig afvikling af dine og afdelingens samlede aktiviteter. Ønsker til hovedferien (sommerferie på normalvis 3 uger) skal afgives senest 1. marts til nærmeste leder. Endelig afhandling/godkendelse af ferien meddeles ultimo marts af nærmeste leder. Ønsker til restferien meddeles til din nærmeste leder senest 1 måned før ønsket tidspunkt for ferieafholdelse. Er der enighed mellem medarbejderen og den nærmeste leder, kan disse frister fraviges. Hvis der ikke kan opnås enighed, fastlægger lederen ferien under hensyntagen til selskabets og medarbejderens ønsker. Ferieplanen for det pågældende område skal godkendes af afdelingslederen/ -chefen. Restferien fordeles hen over året og ønsker til restferie påføres feriekalendere senest 4 uger før afholdelse. Der ønskes særlig fokus på uge 42, uge 8, mellem jul og nytår samt påsken. Tilsvarende gør sig gældende ved afholdelse af afspadsering. Hovedferien bør som hovedregel afholdes i perioden 1. maj til 30. september. Ikke afholdt ferie kan overføres til næste ferieår, hvis særlige forhold gør sig gældende, og der er lavet en skriftlig aftale herom. Som udgangspunkt afholdes ferien i indeværende ferieår.

4.5

Fridage/frihed

Der kan bevilges fri til følgende: Eget bryllup: fri med løn på dagen. Eget sølvbryllup og guldbryllup: fri med løn på dagen. Egen fødselsdag 30, 40, 50, 60 og 70 år: fri med løn på dagen. Jubilæum 25, 40 og 50 år: 1 dag fri med løn. Specialist-/sygehusundersøgelser: (herunder børns konsultation hos speciallæge/sygehus, jordemoder, kiropraktor, fysioterapeut, anden terapeutisk behandling, behandling af barnløshed, kosmetisk operation såfremt det er lægeordineret, donor) Frihed med løn gives i fornødent omfang, idet de nævnte besøg dog skal forsøges placeret udenfor arbejdstiden. Ved længerevarende behandlingsforløb (mere end 5 behandlinger) aftales forløbet med nærmeste leder. Endelig godkendelse træffes af direktøren. Tandlæge og alm. lægekonsultation: bør som udgangspunkt lægges i starten eller slutningen på en arbejdsdag og i disse tilfælde bevilges fri med løn for én time. Hvis besøget varer længere afspadseres/flexes det resterende. Begravelser: Der er fri med løn ved begravelser af nære familiemedlemmer. Ved nær familie forstås ægtefælle/samlever, forældre, svigerforældre, egne bedsteforældre samt børn (egne børn, samlevers børn, plejebørn o. lign.). Ved begravelser i øvrigt bevilges fri. Friheden afvikles som afspadsering/flex, ferie eller fri uden løn. Særlige tilfælde: frihed kan aftales med nærmeste leder ved akutte situationer, som f.eks. dødsfald, alvorlig sygdom i familien o.lign. Der henvises i øvrigt til ”Aftale om fravær ved akut opståede situationer” indgået mellem KL og KTO.

10


FFV vil normalt være lukket på nedennævnte dage 1.maj Fredag efter Kr. himmelfartsdag (genbrugsstationer er åbne) 5. juni (grundlovsdag) 24. december (juleaftensdag) 31. december (nytårsaftensdag) Såfremt dagen ikke er en fridag i henhold til den for området gældende overenskomst beregnes dagen som en ferie- eller flex-/afspadseringsdag eller efter følgende overenskomstregler: 3F: §12 stk 5 og 7: Hvis den 1. maj, juleaftensdag, nytårsaftensdag er en arbejdsdag, slutter arbejdstiden på disse dage normalt kl. 12.00 jf, dog stk 6 (vedr. forskudttid/holddrift), og der betales løn svarende til en normal arbejdsdag. Hvis grundlovsdag falder på en arbejdsdag, betragtes denne som hidtil som helligdag fra kl. 12.00, og der betales løn svarende til en normal arbejdsdag. Håndværkere §12 stk 4 og 6: Hvis den 1. maj, juleaftensdag, nytårsaftensdag er er en arbejdsdag, slutter arbejdstiden på disse dage normalt kl. 12.00 jf, dog stk 5 (vedr. forskudttid/holddrift) Hvis grundlovsdag falder på en arbejdsdag, betragtes denne som hidtil som søgnehelligdag fra kl. 12.00 Assistenter, mestre m.fl. §12 stk 1 og 2 Den normale arbejdstid er den på arbejdsstedet gældende. Der ydes i øvrigt fridage efter de regler, der måtte være fastsat af den enkelte kommunalbestyrelse/virksomhed. Arbejdsformænd,vejformænd m.fl. §12 Den normale arbejdstid er den på arbejdsstedet gældende. Der ydes i øvrigt fridage efter de regler, der måtte være fastsat af den enkelte kommunalbestyrelse/virksomhed HK§ 17stk 6: Juleaftensdag, nytårsaftensdag og påskelørdag er fridage. Grundlovsdag og 1. maj er fridage fra kl. 12.00 Akademikere §18: Der tilkommer de ansatte fridage efter de regler, der gælder for kommunens tjenestemænd TL:§13A Der tilkommer de ansatte fridage efter de regler, der gælder i kommunen.

FFV kan vælge at holde lukket andre dage. Dette besluttes af direktøren og varsling herom vil ske i henhold til gældende ferielov. Varslen af dette vil ske senest december året før. Følgende procedurer gælder i FFV Såfremt en af nedenstående dage ikke er en fridag i henhold til den overenskomst, der styrer medarbejderens ansættelsesforhold, beregnes dagen som en ferie- eller afspadseringsdag.

11


Reglerne indenfor de enkelte overenskomster, effektueres i FFV som vist nedenfor: Overenskomster Betalt/ikke Nedenstående dage er fridage betalt fra kl. 12.00 frihed 1. maj

Ass. HåndMestre værkere m.fl.

Arbejdsformænd HK Akademikere TL m.fl

Betalt af FFV ikke betalt

Fredag efter Kristi Himmelfart (alm. arbejdsdag)

3F

x

x

x

X

x

x

x

x

x

x

X

x

x

x

x

x

x

X

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Betalt af FFV ikke betalt Betalt af FFV

Grundlovsdag ikke betalt Betalt af FFV Juleaftensdag ikke betalt

x

x

x

X

Betalt af FFV Nytårsaftensdag ikke betalt

x

x

x

X

12


4.6

Sygdom

Fravær på grund af sygdom skal meddeles til nærmeste leder ved arbejdstids begyndelse og senest 1 time efter planlagt arbejdstids begyndelse. Hvis det er muligt at sige noget om forventet varighed af sygdomsperioden skal dette også meddeles. Meddelelsen skal ske telefonisk og ikke via sms eller email. I tilfælde, hvor nærmeste leder ikke er til stede, meddeles fraværet telefonisk til nærmeste kollega. Denne sørger herefter for at meddele sygefraværet til nærmeste leder. Lederen registrerer medarbejderens sygefravær i Time-Sag hver dag, indtil medarbejderen er raskmeldt igen. Efter 1 uge er det medarbejderens pligt at kontakte nærmeste leder/ eller direktør og om muligt meddele, hvornår medarbejderen forventer at kunne genoptage arbejdet. Går man syg hjem, skal man dagen efter melde sig syg som nævnt ovenfor (såfremt man stadig er syg).

4.7

Mulighedserklæring

Ved sygdom af mere end 14 dages varighed skal den nærmeste leder/ eller direktør afholde en sygesamtale med medarbejderen. Samtalen skal ske indenfor de første 21 sygedage. Indkaldelsen skal ske med rimelig varsel, der godt kan være med dags varsel dog afhængig af den konkrete situation. Hvis medarbejderen udebliver fra samtalen kan det få ansættelsesretlige konsekvenser. Hvorvidt det bliver en advarsel eller en afskedigelse afhænger af det enkelte tilfælde. Beslutning herom træffes af direktøren. Sygesamtalen kan evt. efter aftale afholdes telefonisk. Formålet med sygesamtalen er at afdække, hvad medarbejderen kan på trods af sin sygdom. Dette afdækkes gennem samtalen ved at udfylde en mulighedserklæring (den tidligere lægeerklæring er afskaffet). En mulighedserklæring består af 2 dele. Del 1 udfyldes ved sygesamtalen af medarbejder og leder i fællesskab. Del 2 udfyldes efterfølgende af medarbejder og dennes læge. Formålet er at få en lægefaglig vurdering af mulighederne for at vende helt eller delvist tilbage, herunder skånehensyn eller andet, der er forenelige med medarbejderens sygdom/helbredelsesforløb. Medarbejderen skal efter lægebesøget aflevere den udfyldte mulighedserklæring til sin nærmeste leder. På baggrund heraf vurderes det videre forløb. Erklæringen sættes efterfølgende i medarbejderens personalemappe i Økonomi og Personale. Du kan printe en mulighedserklæring samt en vejledning for elementer, der bør indgå i en sygesamtale under personalehåndbogens bilag på intranettet.

13


4.8

Friattest

FFV forbeholder sig ret til at kræve lægelig dokumentation for, at en medarbejders fravær skyldes sygdom. I de tilfælde anvendes en friattest. Friattesten anvendes kun i særlige tilfælde. Lederen skal skriftligt meddele medarbejderen, at der på baggrund af sygefravær ønskes en friattest med angivelse af seneste leveringsdato. Medarbejderen går til sin læge og får udfyldt denne. Udgifter hertil varetages af FFV. Attesten sættes efterfølgende i medarbejderens personalemappe i Økonomi og Personale. En friattest anvendes f.eks. ved sygemelding i opsigelsesperiode, i ferie, hvis sygemeldte ikke ønsker at deltage i samtale med nærmeste leder o.lign.

4.9

Barns sygdom

FFV kan, jf. gældende overenskomster samt lovgivning på området, give hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, såfremt: Barnet er under 18 år, Har ophold hos den ansatte, Fravær er nødvendig af hensyn til barnet, Det er foreneligt med forholdene på arbejdsstedet. Medarbejderen skal kontakte nærmeste leder telefonisk og bede om fri til barns 1. sygedag. Medarbejderen skal ligeledes kontakte nærmeste leder telefonisk og bede om fri til barns 2. sygedag. Misbruger medarbejderen ordningen, kan adgang til fravær inddrages jf. gældende overenskomster.

4.10 Omsorgsdage En ansat har ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn i 2 dage pr. kalenderår pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år med henblik på omsorg for barnet. Retten til omsorgsdage omfatter biologiske forældre, adoptivforældre eller indehavere af forældremyndigheden. Barnet skal have ophold hos den ansatte. En omsorgsdag svarer til 8 timer. Omsorgsdage kan afvikles som hele eller halve dage eller blot nogle timer en enkelt dag. Afviklingen af omsorgsdage skal aftales med nærmeste leder. Ikke afholdte omsorgsdage bortfalder ved kalenderårets udgang. Overførsel af omsorgsdage kan kun ske i forbindelse med barselsorlov. I disse tilfælde bedes du kontakte Økonomi og Personale for nærmere råd og vejledning.

14


4.11 Graviditet, Barsel, Forældreorlov og Adoption FFV følger de respektive overenskomster samt lovgivning på området vedr. fravær i forbindelse med graviditet og barsel. En kvindelig ansat har ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 8 uger til fødslen. Tidspunkt for forventet fødsel skal dokumenteres til FFV f.eks. ved kopi af oplysning herom i vandrejournal. Nedenfor er anført de overordnede økonomiske retningslinjer: Graviditetsorlov

8 uger med fuld løn før fødsel

Barselsorlov

Mor ret til 14 uger med fuld løn

Fædreorlov

Far ret til 2 uger med fuld løn lige efter fødsel

Forældreorlov

Ret til fravær med løn i 18 uger efter 6-6-6-modellen (6 uger til mor, 6 uger til far og 6 uger fri til fordeling). Herudover ret til fravær i op til 20 uger på barselsdagpenge. Kan forlænges til 28 uger med forholdsmæssigt nedsatte dagpenge.

Ved graviditet og planlægning af barsel bedes du kontakte Økonomi og Personale samt evt. din A-kasse for nærmere råd og vejledning. Nedenfor er kort opridset de gældende regler for, hvornår du skal oplyse FVV om graviditet, orlov mv. Faderen skal oplyse

Tidspunkt

Afholdelse af 2 ugers orlov i tilknytning til fødslen Afholdelse af den eller de dele af de op til 32 (40/46) ugers orlov efter den 14. uge efter fødslen han vil holde, herunder om han vil udskyde de 8 -13 uger af orloven til senere anvendelse Forlods anvendelse af sin fraværsret på op til 32 (40/46) ugers orlov med sædvanlig løn inden for barnets 14. uge efter fødslen (ved forlods anvendelse af sin ret til sædvanlig løn efter den 14. uge efter fødslen) Tidspunkt for anvendelse af udskudt orlov: Anvendelse af 8 - 13 uger (retsbaseret)

Senest 4 uger før orlovens forventede start

Senest 8 uger efter fødsel

Senest 4 uger før orlovens forventede start, jf. dog at den ansatte skal give meddelelse om anvendelse af de op til 32 (40/46) ugers orlov efter den 14. uge efter fødslen. Med 16 ugers varsel

Anvendelse af op til 32 uger (aftalebaseret)

Med 8 ugers varsel med mindre andet er aftalt.

Moderen skal oplyse om

Tidspunkt

Graviditeten samt hvornår hun påregner at begynde orlov. Tidspunkt for tilbagevenden til arbejdet, herunder om placeringen af de 14 ugers orlov, som hun kan holde. Den eller de dele af de op til 32 ugers (40/46) orlov efter den 14. uge efter fødslen, hun vil holde, herunder om hun vil udskyde 8-13 uger af orloven til senere anvendelse.

Senest 3 mdr. før forventet fødsel Senest 8 uger efter fødsel

Senest 8 uger efter fødsel

15


Tidspunkt for anvendelse af udskudt orlov: Anvendelse af 8 -13 uger (retsbaseret)

Med 16 ugers varsel

Anvendelse af op til 32 uger (aftalebaseret)

Med 8 ugers varsel med mindre andet er aftalt.

Ved adoption er reglerne stort set det samme, men kontakt venligst Ă˜konomi og Personale eller din nĂŚrmeste leder. De kan informere dig om, hvordan du er stillet og hvilke muligheder, du har, hvornĂĽr oplysninger meddeles FFV osv.

16


4.12 Rådighedsvagt Alle medarbejdere, der er tilknyttet en vagtordning, har vagten i en uge ad gangen fra fredag kl. 12.00 til den følgende fredag kl. 12.00 (vagtskifte). Vagten har ligeledes vagt i sin egenbetalte middagspause på 30 minutter, hvorfor der også betales rådighedstillæg for denne. Vagtordningen er en turnusordning, og der er en liste i de enkelte afdelinger, der viser, hvem der har vagt i de pågældende uger. Når man har vagt, stiller man sig til rådighed og skal derfor være "tilgængelig" i hele vagtperioden for hurtigt at kunne agere i tilfælde af fejl, brud el.lign. på renseanlæg, vandværk, pumpestationer, transformerstationer eller ledningsanlæg. Det er vigtigt, at vagten reagerer hurtigst muligt, hvis der alarmeres om driftsforstyrrelser. Ugedag

Vagtperiode

Afregning

Fredag

12.00 - 24.00

Tillæg 6282 i tidsrummet 12.00 - 24.00

Lørdag

00.00 - 24.00

Søndag

00.00 - 24.00

Mandag

Tirsdag

Onsdag

Torsdag

00.00 - 07.00 + ½ time + 15.30 - 24.00, 00.00 - 07.00 + ½ time + 15.30 - 24.00, i alt 16 timer 00.00 - 07.00 + ½ time + 15.30 - 24.00, i alt 16 timer 00.00 - 07.00 + ½ time + 15.30 - 24.00, i alt 16 timer

Tillæg 6282 i 24 timer fratrukket evt. udkald Tillæg 6282 i 24 timer fratrukket evt. udkald Tillæg 6282 i tidsrummet 00.00 - 07.00 Tillæg 6281 i ½ time + tidsrummet 15.30 - 24.00 I alt 9 timer. Tillæg 6281 Rådighedsvagt hverdag incl. middagspause for i alt 16 timer fratrukket evt. udkald

Ved udkald

For effektive arbejdstimer i vagtperioden betales 100 % timer og rådighedstillægget reduceres med tilsvarende antal timer.

Se tirsdag

Se tirsdag

Fredag

00.00 - 07.00

Tillæg 6281 i tidsrummet 00.00 - 07.00

HELLIGDAG

00.00 - 24.00

Tillæg 6282 i 24 timer fratrukket evt. udkald

4.13 Vagt på ”skæve fridage” De ”skæve fridage” er jf. afsnittet Fridage/frihed: 1.maj Fredag efter Kristi Himmelfarts dag 5. juni (Grundlovsdag) 24. december (Juleaftensdag) 31. december (Nytårsaftensdag) Disse ”skæve fridage” beregnes som en ferie- eller afspadseringsdag jf. overenskomsterne for 3F og Håndværkere m.fl.

17


Vagten kan på skæve fridage vælge følgende: At møde på arbejde fra kl. 07.00 - 12.00 og udføre arbejde beregnet på én person f.eks. oprydning, græsslåning, malerarbejde m.m. At afspadsere og modtage vagttillæg i tidsrummet 07.00 - 12.00 Ovennævnte regler gælder pt., og vagten aftaler med driftsleder eller driftsassistent, om vagten ønsker at tage på arbejde eller ønsker at afspadsere på den ”skæve helligdag”.

Vagtskifte på ”skæve fridage” og helligdage Under et vagtskifte overdrages bil, pc, telefon mv. til den nye vagt. Hvis vagtskiftet sker på en skæv fridag eller en helligdag, skal skiftet foregå på følgende måde: Skæv fridag: Overdragelse af vagt skal ske kl. 12.00. Hvis vagt er på arbejde, optjener ”ny” vagt 1 times udkald (se under regler for udkald §17 i Aftale om arbejdstid, forskudt tid, holddrift og rådighedsvagt indgået mellem KL og 3F, Dansk Metal m.fl.). Hvis vagt har valgt at afspadsere, optjener både ”gammel og ny” vagt 1 times udkald ved et vagtskifte. Helligdag: Overdragelse af vagt skal ske kl.12.00. Både ”gammel og ny” vagt optjener 1 times udkald ved et vagtskifte.

Tillæg ved flere vagtuger indenfor en kalendermåned Hvis man på en måned har mere end en uges vagt, skal man være opmærksom på, om antallet af vagttimer incl. overarbejdstimerne i vagtperioden overstiger 140 timer. Da overgår man til et sæt nye tillæg. Samme grænse gør sig igen gældende, når antallet af vagttimer incl. overarbejde i vagtperioden overstiger 210 timer. Disse ekstra tillæg udbetales kun indenfor en kalendermåned. Hvis man har vagt sidst på måneden og først i den følgende måned, udbetales der ikke tillæg for vagt over 140 timer.

4.14 Overarbejde – Udkald – Afspadsering/flex Medarbejdere i FFV må i et vist omfang påregne overarbejde. Overarbejde optjenes som udgangspunkt til afspadsering. Den enkelte medarbejders afspadserings- /flexkonto skal udgøre en saldo på minimum 0 og maksimum 111 timer. (Ved overskridelse heraf henvises til ”Regler for afspadsering/flex”) Nogle medarbejdere skal have 111 timer stående, da vinterhjemsendelse ellers kan forekomme. Dette aftales individuelt mellem leder og medarbejder.

4.14.1 Regler for overarbejde Overarbejde må kun ske efter aftale med nærmeste leder. Overarbejde udløses efter alm. arbejdstids ophør, de første 3 timer udløser 50 % og de efterfølgende timer 100 %.

18


Hvis overarbejdet varer mere end 1 time, og det ikke er varslet 24 timer i forvejen, skal der betales et tillæg 7471 for manglende varsel. Tillægget gives pr. gang medarbejderen er på uvarslet overarbejde af mere end én times varighed. Hvis medarbejderen er på rådighedsvagt og efter aftale har overarbejde umiddelbart efter arbejdstids ophør udløser dette 100 % tillæg med det samme. Der betales ikke rådighedstillæg og ikke tillæg for manglende varsko. Hvis du er ansat under en flextidsaftale, skal overarbejde altid aftales forlods med din nærmeste leder og i et aftalt omfang. Varsling af overarbejde er derfor altid foretaget. Såfremt du ikke er ansat under en flextidsaftale, er overarbejde, der ikke sker i forlængelse af normal arbejdstid, at betragte som udkald.

4.14.2 Regler for udkald For medarbejdere, der ikke er i rådighedsvagt, regnes et udkalds varighed fra det tidspunkt medarbejderen forlader hjemstedet og til pågældende er tilbage på hjemstedet/ normal arbejdstids begyndelse. Et udkald udløser 100 % betaling og minimum 1,5 overtime pr. gang svarende til 3 normaltimer. Desuden gives tillæg 7271 el. 7272 pr. gang. For medarbejdere, der er i rådighedsvagt (har vagten) er bestemmelser om godtgørelse og mindstebetaling ved udkald i de respektive overenskomster og aftaler ikke gældende. Udkald i forbindelse med vagt udløser 100 % hver gang. Et udkalds varighed regnes fra det tidspunkt vagten forlader hjemstedet og til pågældende er tilbage på hjemstedet/ normal arbejdstids begyndelse. Telefonopkald under rådighedsvagten, der medfører egentlig aktivitet f.eks. opkald til andre, men uden at opkaldet medfører udkald af den pågældende selv, betales takstmæssig overtidsbetaling (100 %) svarende til 1 overarbejdstime, uanset antallet af opkald inden for samme time.

4.14.3 Bagatelgrænse i vagt Iht. aftale om bl.a. rådighedsvagt (04.89) fremgår det af § 18, at et telefonopkald skal udløse en vis minimumsaktivitet - f.eks. opkald til 3. mand eller registrering af driftfejl. Hvis det blot er for at sige, at det er forkert nr. vil dette være under bagatelgrænsen, og udløser derfor ikke en arbejdstime. Dog i ekstraordinære tilfælde såsom at blive vækket imellem kl. 22.00 til kl. 06.00 vil det kunne udløse udkald. Dette er også gældende hvis medarbejderen modtager en SMS såvel intern som ekstern hvor der ikke kræves udførsel af en handling fra medarbejderen. Dette gælder dog ikke driftsrelaterede sms’er. Ved tvivlstilfælde aftales med nærmeste leder om hvorvidt det er et vagt udkald eller ej. Ved hvert udkald skal der skrives kommentar i TimeSag.

19


4.14.4 Regler for afspadsering/flex Flex/afspadseringstimer bør som hovedregel afvikles som flex/afspadsering. Afviklingen heraf aftales med din nærmeste leder. Hvis afvikling af flex/afspadseringstimerne til frihed ikke er mulig, kan disse i stedet udbetales. Antal timer til udbetaling aftaler du med din nærmeste leder. Skemaet Udbetaling af afspadseringstimer udfyldes af leder og afleveres til Økonomi og Personale. Skemaet findes under personalehåndbogens bilag på intranettet. Den enkelte medarbejders afspadserings-/flexkonto skal udgøre en saldo på minimum 0 og maksimum 111 timer (ved overskridelse heraf henvises til ”Regler for afspadsering/flex”). Afhængig af aktiviteter i enkelte afdelinger kan selskabet vælge at afspadseringssaldi skal afspadseres i perioder, hvor der er lavere aktivitet, eksempelvis vinterperioder. Dette aftales enkeltvis.

4.15 Lønudbetaling Der foretages lønudbetaling en gang om måneden, herunder også udbetaling af overarbejde, kørselsgodtgørelse, vagttillæg m.v. Lønnen overføres til medarbejderens lønkonto i bank eller sparekasse og er til disposition den sidste hverdag i måneden. Økonomi og Personale udsender i slutningen af hver måned en lønspecifikation, hvoraf løn, skat, ATP m.v. fremgår. Lønspecifikationen udleveres eller sendes til den enkelte medarbejder. Ønsker du at modtage din lønseddel via E-boks, bedes du kontakte Økonomi og Personale. FFV kan vælge at udsende lønseddel via E-boks.

4.16 Pensionsforhold Den enkelte medarbejders pensionsforhold fremgår af ansættelsesaftalen. Pensionsforholdet følger normalt de på området gældende overenskomster. I specielle tilfælde kan andre pensionsforhold aftales.

4.17 Rejser/rejseafregning For alle medarbejdere gælder, at den mest hensigtsmæssige rejsemåde skal anvendes, og at alle relevante rabatmuligheder skal udnyttes. Ved valg af transportmiddel skal der tages økonomiske hensyn. Ved forretningsrejser i udlandet skal der tegnes rejseforsikring. Den enkelte medarbejder skal selv drage omsorg for, at denne forsikring tegnes. Dette kan ske ved henvendelse i administrationen. Ved rejser i virksomhedens tjeneste kan der ydes et kontant forskud til afholdelse af udgifter i forbindelse med rejsen. Umiddelbart efter rejsen skal rejseafregning udfærdiges. Rejseafregningen skal indeholde bilag for de afholdte udgifter. Udgifter, hvorpå der ikke foreligger bilag, betales ikke af FFV.

20


Rejseafregningen attesteres af den nærmeste leder og afleveres herefter til receptionen i kundeservice. Vedrørende økonomisk godtgørelse og tidsgodtgørelse ved deltagelse i kurser og møder henvises til punkt 5.3. ”Politik vedr. kurser og møder”.

4.18 Kørselsgodtgørelse Alle skal som udgangspunkt benytte virksomhedens biler. Der kan, i særlige tilfælde, gives tilladelse af den nærmeste leder til at benytte egen bil. Enkelte medarbejdere har tilladelse til fast at benytte egen bil i forbindelse med arbejdets udførelse. Der ydes kørselsgodtgørelse i henhold til statens til enhver tid gældende takster. Kørselsgodtgørelse udbetales sammen med lønudbetalingen. Blanketten ”Kørselsrefusion” skal udfyldes og attesteres af afdelingslederen før udbetaling kan finde sted. Blanketten findes under personalehåndbogens bilag på intranettet.

4.19 Orlov Hvis det kan forenes med medarbejderens arbejdsfunktion og forpligtelse, kan medarbejdere ved FFV få orlov uden løn i en kortere eller længere periode. Af hensyn til planlægning af opgaverne skal ansøgning om orlov afleveres til den nærmeste leder så tidligt som muligt. Ifølge de gældende overenskomster optjener man ikke ret til ferie under orlov. Ved orlov kan det ikke forventes at komme tilbage til samme stilling. Beslutning om hvorvidt ansøgning om orlov kan imødeses, træffes alene af direktøren.

4.20 Deltidsansættelse Hvis det ikke medfører arbejdsmæssig, funktionsmæssig eller økonomisk ulempe for FFV kan deltidsansættelse som regel bevilges. Når man går over til deltidsansættelse vil lønnen blive reduceret i forhold til nedgangen i arbejdstiden. Hvis en medarbejder ønsker deltidsansættelse i en periode, skal henvendelse herom rettes til den nærmeste leder. Endelig beslutning træffes af direktøren.

4.21 Forsikring 4.21.1 Arbejdsskadeforsikring Denne forsikring dækker personskade, som en medarbejder pådrager sig i forbindelse med udførelse af arbejde for FFV. Udsættes en medarbejder for personskade, skal det omgående anmeldes til den nærmeste leder, som har ansvaret for, at der udfærdiges en skadesanmeldelse.

21


Sidstnævnte kan ske ved henvendelse til Økonomi og Personale. Den nærmeste leder skal umiddelbart efter, at hændelsen er indtruffet, orientere sikkerhedsrepræsentanten samt formanden for sikkerhedsudvalget herom. Kopi af skadesanmeldelsen udleveres til skadelidte, sikkerhedsorganisationen og lederen af den pågældende afdeling.

4.21.2 Erhvervsansvarsforsikring Alle medarbejdere i FFV er forsikret overfor det ansvar, som de kan pådrage sig under udførelse af arbejde for virksomheden. Det er naturligvis en forudsætning, at medarbejderen ikke groft tilsidesætter sine pligter overfor virksomheden. Forsikringen gælder for skader på personer udenfor selskabet samt på tredjemands ejendom. Såfremt en medarbejder er involveret i en skade, der berører andre personer eller tingskade, skal medarbejderen straks give den nærmeste leder meddelelse om dette. Der skal herefter udfyldes en skadesanmeldelse til forsikringsselskabet. Henvendelse herom rettes til Økonomi og Personale. Medarbejderen må ikke love, at FFV betaler for skaden, men skal henvise til, at skaden anmeldes til FFV´s forsikringsselskab, som afgør erstatningsspørgsmålet. Den skadelidte skal så vidt muligt anmelde skaden til sit eget forsikringsselskab, så afklarer selskaberne erstatningsspørgsmålet indbyrdes.

4.21.3 Andre forsikringer Ud over ovennævnte har FFV bl.a. også følgende forsikringer: Autoforsikring Bygningsforsikring Løsøreforsikring (brand, tyveri, vandskade) Bestyrelsesansvarsforsikring Maskinkaskoforsikring for specielle objekter.

4.22 Ansættelse af nye medarbejdere Det er en ledelsesopgave at ansætte nye medarbejdere, og det er ledelsen, der afgør, om der eventuelt skal nedsættes et ansættelsesudvalg, og hvem der skal deltage i udvalget. Ledige stillinger annonceres i pressen, opslås på internet, intranet eller lignende.

4.22.1 Introduktion af nye medarbejdere Når der ansættes en ny medarbejder i FFV har den nærmeste leder ansvaret for, at den nyansatte bliver introduceret i virksomheden, og den nye medarbejder vil blive introduceret på intranettet.

22


4.23 Mobiltelefon og bærbar pc FFV stiller mobiltelefon til rådighed for medarbejdere, som har behov for dette. Det er ledelsen, der afgør behovet for mobiltelefon. Der skal ved udlevering af telefonen underskrives en erklæring om, at telefonen udelukkende bruges erhvervsmæssigt eller delvis erhvervsmæssigt. FFV stiller ligeledes bærbar pc til rådighed for medarbejdere, som har særskilt behov herfor. Der opkræves multimedieskat ved medarbejderen. FFV kompenserer herfor.

4.24 Tavshedspligt Alle medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til den viden og de oplysninger, som den enkelte medarbejder kommer i besiddelse af i kraft af sin ansættelse i FFV.

4.25 Fratrædelse Ifølge funktionærloven kan en medarbejder opsige sin stilling med 1 måneds varsel til fratrædelse med udgangen af en måned. Opsigelsen skal ske skriftligt og afleveres til den nærmeste leder. Lederen kvitterer for modtagelsen og sørger for den videre forretningsgang, herunder at informere administrationen. Ved fratrædelse skal arbejdstøj, nøgler samt andet udstyr returneres til FFV. Hvis der i den enkelte ansættelseskontrakt eller overenskomst er aftalt andre opsigelsesvarsler end funktionærlovens regler, vil disse aftaler være gældende.

4.26 Irettesættelser/advarsler Såfremt en medarbejder tilsidesætter de nedskrevne regler i denne personalehåndbog, vil medarbejderen normalt blive irettesat af den nærmeste leder. Dette vil ske på en for alle parter respektfuld måde og normalt ”under fire øjne”. Tillidsrepræsentanten kan efterfølgende orienteres. Såfremt medarbejderen groft tilsidesætter de nedskrevne regler eller overtræder gældende regler, kan denne få en skriftlig advarsel. I denne forbindelse vil tillidsrepræsentanten altid være forhåndsorienteret og deltage i mødet, hvor advarslen gives, hvis medarbejderen ønsker dette. I særligt grove tilfælde vil medarbejderen blive afskediget. Ved tilsidesættelse af en skriftlig advarsel bringes ansættelsesforholdet til ophør, og medarbejderen bliver eventuelt bortvist.

23


4.27 Opsigelse Når FFV opsiger en medarbejder, sker det ifølge reglerne i funktionærloven og/eller den gældende overenskomst for området. I de første tre måneder af ansættelsesforholdet gælder fjorten dages opvarsel fra begge sider.

5 Medarbejderudvikling 5.1

Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)

Alle fastansatte medarbejdere ved FFV har krav på en årlig medarbejderudviklingssamtale. Formålet med samtalen er, at medarbejderen og den nærmeste leder vurderer forløbet af det sidste år, herunder medarbejderens faglige kvalifikationer. Samtalen vil også belyse, hvilke muligheder FFV kan tilbyde medarbejderen i det kommende år og give medarbejderen mulighed for at give udtryk for sine ønsker og forventninger. Samtalen skal bruges til at afstemme muligheder og forventninger. MUS-samtaler afholdes i 3.-4. kvartal hvert år. Den nærmeste leder indkalder minimum 14 dage i forvejen til MUS-samtale. Sammen med indkaldelsen udleveres tillige en MUS-skabelon samt et forberedelsesark, som medarbejderen udfylder og tager med til samtalen. En MUS-samtale varer som udgangspunkt 11,5 time. Hvis det er relevant udleveres der ligeledes et forberedelsesark til en seniorsamtale. Der henvises her til afsnittet Seniorpolitik.

5.2

Efteruddannelse

FFV ser positivt på medarbejdernes ønske om at efter- og videreuddanne sig. Omfanget af støtte til uddannelsesaktiviteter afhænger af, om den enkeltes ønsker eller planer vurderes at være relevante for jobbet, og dels af, om omkostningerne kan indpasses i FFV´s uddannelsesbudgetter. Ønsker og behov for efteruddannelse drøftes mellem leder og medarbejder under medarbejdersamtalerne eller, når der er behov for det. Der gives efter aftale med den nærmeste leder fri til relevante eksaminer.

5.3

Politik vedrørende kurser og møder

Tidsgodtgørelse ved deltagelse i Endagskurser og –møder Eksternatkurser (kurser uden overnatning) Flerdagsmøder Beregnes medgået tid incl. transport. Der ydes ikke overtidsbetaling.

24


Ved deltagelse i internatkurser (kurser med overnatning) beregnes medgået tid til ud- og hjemtransport. Der ydes ikke overtidsbetaling.

Økonomisk godtgørelse Ved deltagelse i internatkurser får medarbejderen 100 kr. pr. overnatning uden krav om bilag. For at udbetaling kan finde sted skal blanketten ”Godtgørelse i forbindelse med kursus” udfyldes. Blanketten finder du under personalehåndbogens bilag på intranettet.

25


6 Øvrige informationer og bestemmelser 6.1

Adgangsbestemmelser

Adgangsbestemmelserne til FFV´s mange afdelinger varierer og fremgår af nedenstående: Arbejdssted

Ansvarlig for nøgler/alarmer mv.

Sundvænget 5

Driftsleder i FFV EL A/S udleverer nøgler/tags. Samtidig instruerer driftslederen den ansatte i betjening af det installerede alarmsystem. Nøgler/tags udleveres kun mod kvittering.

FFV EL A/S og FFV Erhverv A/S

Driftslederen ved FFV El A/S udleverer nøgler/tags til personalet samt instruerer i betjening af alarmanlæg installeret i bygningen samt i de til enhver tid gældende bestemmelser i stærkstrømbekendtgørelsen afsnit 5 ”Drift af Elforsyningsanlæg”. Nøgler/tags udleveres kun mod kvittering. Afdelingslederen i FFV Varme A/S instruerer personalet i alarmanlæg på Faaborg Kraftvarmeværk.

FFV Varme A/S

Driftslederen ved FFV EL A/S udleverer nøgler/tags samt instruerer i alarmanlæg både i administrationsbygningerne samt på Kraftvarmeværket. Ved hoveddøren forefindes en liste med personer, som kan kontaktes i faresituationer eller ved behov for adgang til bygningen. Uvedkommende forbydes adgang til de to motorrum. Nøgler/tags udleveres kun mod kvittering.

FFV Vand A/S

Afdelingsleder i FFV Vand A/S har ansvaret for udlevering af nøgler til vandforsyningens installationer. Nøglesystemet er delt i sikkerhedsniveauer. Medarbejdere tildeles nøgler til Niveau VMØ/VL Eksterne personer, der skal have adgang til vandforsyningen, tildeles nøgle, der begrænser adgangen mest muligt. Nøgler/tags udleveres kun mod kvittering.

FFV Spildevand A/S

Driftsleder i FFV EL A/S udleverer nøgler/tags. Samtidig instruerer driftslederen den ansatte i betjening af det installerede alarmsystem. Nøgler/tags udleveres kun mod kvittering.

FFV Spildevand, Vest

Driftslederen udleverer nøgler til driftspersonale, ledelse og til udvalgte entreprenører. Nøgler udleveres kun mod kvittering.

FFV Spildevand, Øst

Driftslederen udleverer nøgler til driftspersonale, ledelse og til udvalgte entreprenører. Nøgler udleveres kun mod kvittering

FFV Renovation A/S

Driftsleder i FFV EL A/S udleverer nøgler/tags. Samtidig instruerer driftslederen den ansatte i betjening af det installerede alarmsystem. Nøgler/tags udleveres kun mod kvittering.

FFV Renovation, Vest FFV Renovation, Øst FFV Genbrug

Personale i renovationen udleverer nøgler til driftspersonale, ledelse og til udvalgte entreprenører. Nøgler udleveres kun mod kvittering.

26


6.2

Alarmanlæg

Der er installeret alarmanlæg i flere af FFV´s bygninger. Relevante medarbejdere skal af deres nærmeste leder informeres om anlæggets funktion. Hvis en fejlalarm ikke afmeldes og alarmselskabet møder op, udløser det en betydelig udgift for afdelingen.

6.3

Adresseændring

Alle ændringer vedrørende adresse og telefonnummer skal meddeles til administrationskontoret.

6.4

Arbejdstøj

6.4.1 Driftspersonale Driftspersonale i FFV, der arbejder på ledningsanlæg, genbrugsstationer, renseanlæg og/eller færdes på eller ved gader og veje i arbejdets medfør, får udleveret arbejdsbeklædning, sikkerhedssko og øvrigt nødvendigt sikkerhedsudstyr tilpasset den enkelte afdeling/selskab. Arbejdstøjet er påført FFV Energi & Miljø A/S og logo. På vejveste, jakker samt kedeldragter påføres desuden navn på medarbejder. Alt arbejdstøj påføres desuden medarbejdernummer som skal bruges til identificering ved vask af tøj. Mørk t-shirt, sweatshirt eller skjorte skal altid kombineres med udleveret vejvest, jævnfør gældende regler ved arbejder hvor dette kræves. Dermed er gældende vejregler for arbejder på gader og veje opfyldt. Det udleverede arbejdstøj skal bæres i arbejdstiden og ikke andre varianter, lige som det vedtagne tøjprogram ikke kan afviges.

Driftspersonale modtager arbejdstøj ud fra dette skema Arbejdstøj til driftspersonale i FFV Beklædning Mærke Bukser Engel 2605-425 ora/mar EN471 kl.1 Kansas PLU 213-77 ora/mar EN 471 kl. Overall Engel 3605-425 ora/mar EN471 kl.1

Antal i alt 3 stk.

T-shirt Skjorte Sweatshirt

Hurricane 10228 marineblå Engel 181810 marineblå Hurricane 12230 marineblå

5 stk. 5 stk.

Soft Shell Jakke

Kansas 2-661 orange EN471 Engel 1198-237 orange EN471

1 stk.

Hue Kedeldragt

Vinterhue sort m. logo Engel 4600-425 ora/mar EN471 Spildevand samt andre driftsområder der arbejder i rende.

1 stk. 2 stk.

27


Vejveste

Ora/mar EN 471 m. navn + logo

2 stk.

Vinterjakke

Engel Multijakke 1995-914 EN471 kl. 3 (Parka) Kansas Pilot 2-632 ora/mar EN471 kl.3

2 stk.

Vinterkedeldragt

Engel 4110-914 ora EN471 kl. 3 Kansas 2-636 402

1 stk.

Regnsæt Termoundertøj

Sommerjakke

Helly Hansen - trøje lange ærmer + bukser (tynd kvalitet) Kansas 3-funktions – Trøje lange ærmer + Bukser (kraftig/tyk kvalitet) Engel arb.jakke 1600-420 ora/mar EN471 kl.3 Kansas arb.jakke 2-577 ora/mar EN471 kl.3

1 stk. 2 stk.

2 stk.

Medarbejderen skal vælge arbejdstøj ud fra de på skemaet nævnte beklædningsgenstande i de anførte farver og mærker. Medarbejderen kan desuden købe sikkerhedsfodtøj for max. kr. 1.000 pr år. Hvis medarbejderen kun skifter hvert andet år kan vedkommende således købe for max. kr. 2.000. Medarbejderen kan frit vælge forhandler ved køb af sikkerhedsfodtøj. Hvis sikkerhedsfodtøj ødelægges eller slides hurtigere ned kan der dog købes nyt alligevel. VIGTIGT! Af sikkerhedsmæssige årsager er shorts ikke tilladt som arbejdsbeklædning og er derfor ikke anført i skemaet. De på skemaet anførte mængder tøj er de maksimale for den enkelte medarbejder og behovet vurderes i hvert enkelt tilfælde. Med andre ord, hvis du ikke har behov for 5 T-shirts, er det ikke nødvendigt at bestille 5. Ved nyansættelse får medarbejderen i prøvetiden en startpakke udleveret. Denne består af 1 jakke (sommer eller vinter) samt 2 sæt bukser eller overalls. Desuden udleveres 5 sæt T-shirts og 2 Sweatshirts/skjorter samt et par sikkerhedssko. Ved nyansættelse skal det altid undersøges om der er brugbart tøj på centrallager. Desuden består startpakke af et par sikkerhedsfodtøj. Efterfølgende supplerer medarbejderen sit arbejdstøj efter behov. Supplerende bestillinger af arbejdstøj skal ske efter aftale med nærmeste leder. Der kan kun bestilles arbejdstøj efter ovenstående tøjprogram og skal bestilles af nærmeste leder. Inden bestilling af arbejdstøj skal nærmeste leder kontakte ansvarlig for tøjlager angående eventuelt brugbart tøj liggende på lager. Arbejdstøjet må ikke anvendes ved restaurationsbesøg samt ved deltagelse i demonstrationer eller politiske møder og lignende. Når en medarbejder fratræder sin stilling i FFV, skal det udleverede arbejdstøj afleveres til den nærmeste leder. Dette gælder dog ikke i forbindelse med pensionering fra FFV. Ved udskiftning af arbejdstøj skal det brugte arbejdstøj tilbageleveres til nærmeste leder.

28


6.4.2 Administrativt personale Det administrative personale får ikke udleveret arbejdstøj af FFV. Valg af arbejdsbeklædning er derfor op til den enkelte, dog forventes en passende og for FFV repræsentativ arbejdsbeklædning; herunder er shorts ikke passende arbejdsbeklædning. Administrativt personale kan efter aftale med direktør få udleveret skjorte med logo til repræsentative formål.

6.4.3 Fritidstøj FFV tilbyder henover året køb af fritidstøj med logo. Dette tøj er som nævnt fritidstøj, og er ikke underlagt samme restriktioner som ved arbejdstøjet. Det vil sige, at man gerne må gå på restaurant, politiske møder, værtshus osv. iført dette tøj. Ligeledes skal tøjet ikke afleveres til FFV ved ansættelsesophør.

6.5

Nødvendigt sikkerhedsudstyr

FFV stiller det nødvendige sikkerhedsudstyr til rådighed for den enkelte medarbejder tilpasset den aktuelle arbejdsfunktion. Medarbejderen er forpligtet til og skal anvende det sikkerhedsudstyr, der er til rådighed under udførelse af de opgaver, der kræver særligt sikkerhedsudstyr. Ved tvivl om anvendelse af sikkerhedsudstyr skal medarbejderen rette henvendelse til nærmeste leder eller sikkerhedsrepræsentanten. Manglende brug af sikkerhedsudstyr betragtes som en overskridelse af denne personalehåndbogs bestemmelser og håndteres som anført i afsnit Irettesættelser/advarsler.

6.6

Arbejdsskader

Grundlæggende skal arbejdsskader undgås, og der skal arbejdes aktivt og til stadighed for dette. Såfremt en medarbejder udsættes for personskade, skal dette omgående anmeldes til den nærmeste leder, som har ansvaret for, at der udfærdiges en skadesanmeldelse. Dette sker ved henvendelse til Økonomi og Personale. Endvidere skal sikkerhedsrepræsentanten for området samt formanden for sikkerhedsudvalget omgående orienteres. Kopi af skadesanmeldelsen udleveres til skadelidte, sikkerhedsorganisationen samt lederen af den pågældende afdeling.

6.7

Alkoholpolitik

Målsætning FFV Energi & Miljø A/S vil tage ansvar for sikkerhed, sundhed og trivsel på arbejdspladsen. Denne alkoholpolitik er en del af dette. Målet med alkoholpolitikken er at: Sikre dig som medarbejder mod et evt. alkoholproblem

29


Tilbyde dig hjælp, såfremt du har et alkoholproblem Etablere/have/opnå et samtalemiljø præget af åbenhed og klar dialog, hvor fortielse og misforstået loyalitet ikke kan accepteres. Regler i FFV Energi & Miljø A/S Som ansat i FFV Energi & Miljø A/S skal du møde ædru på arbejde. I arbejdstiden er indtagelse af alkohol ikke tilladt. Udenfor arbejdstiden må du på virksomheden maksimalt indtage én genstand pr. dag og kun efter arbejdstids ophør. Indtagelse af alkohol på restaurationer, beværtninger o.lign må ikke ske iført virksomhedens arbejdstøj med logo. Undtagelser Ved arrangementer i forbindelse med jubilæer, julearrangementer el.lign. kan de almindelige regler fraviges. Dette aftales med og bestemmes hver gang af afdelingslederen/chef for området og direktøren. Reglerne kan ikke fraviges for det vagthavende personale i driftsafdelingerne. Det er ledelsens ansvar at orientere entreprenører eller andre eksterne samarbejdspartnere om ovenstående. Alkoholpolitikken gælder alle i FFV Energi & Miljø A/S Som ansat i FFV Energi & Miljø A/S har du pligt til at efterleve denne alkoholpolitik. Gæster, entreprenører udefra m.v., som befinder sig på virksomheden, er under hele opholdet ligeledes underlagt denne politik.

6.7.1 Overtrædelse af alkoholpolitikken Hvis en kollega ikke møder ædru på arbejde eller overtræder de øvrige regler for indtagelse af alkohol i FFV Energi & Miljø A/S, bør du informere om dette til tillidsrepræsentanten og/eller til nærmeste leder/direktøren. Du kan evt. informere din berørte kollega om, at du tager kontakt til tillidsrepræsentant/direktør. Tillidsrepræsentanten, den daglige leder og/ eller direktøren tager så en samtale med den pågældende medarbejder. Samtalen vil resultere i en mundtlig advarsel samt tilbud om hjælp, hvis der er behov herfor. Ved gentagelsestilfælde medfører dette en ny samtale med leder, tillidsrepræsentant/direktør, tilbud om hjælp hvis behov herfor samt en skriftlig advarsel. Fortsat overtrædelse herefter medfører øjeblikkelig afskedigelse.

6.7.2 Erkendt alkoholproblem Hvis du som ansat i FFV Energi & Miljø A/S føler, at du har et alkoholproblem, kan du gå til nærmeste leder og i samarbejde med denne lægge en plan for det videre forløb. Indsatsen vil blive vurderet fra sag til sag.

6.7.3 Politik vedr. rusmidler Politik vedr. rusmidler vedtages i samarbejdsudvalget. Følgende ruspolitik er blevet vedtaget november 2008 Definition

30


Ved rusmiddel forstås alle ulovlige rusmidler eksempelvis hash, estacy o.lign. Målsætning Det er FFV´s mål med rusmiddelpolitkken at: Sikre medarbejdere mod et evt. misbrugsproblem Tilbyde hjælp til medarbejdere med et evt. misbrugsproblem Signalere udadtil/indadtil at FFV Energi & Miljø A/S har den holdning, at anvendelse af rusmidler ikke må finde sted, og at medarbejderes eventuelle misbrug af rusmidler ikke er en privat sag Etablere/have/opnå et samtalemiljø præget af åbenhed, hvor fortielse/misforstået loyalitet ikke accepteres. Almindelige bestemmelser Samtlige ansatte i FFV må ikke møde påvirket på arbejde. I arbejdstiden og på virksomheden i øvrigt må der ikke indtages nogen former for rusmidler.

Gyldighedsområde Samtlige ansatte såvel ledere som medarbejdere i FFV har pligt til at efterleve denne politik vedr. brug af rusmidler. Gæster, entreprenører udefra m.v., som befinder sig på virksomheden, er under hele opholdet underlagt denne politik. Overtrædelse af bestemmelserne Brug af rusmidler er ikke en privat sag og ledere og kolleger har pligt til at reagere på evt. bekymring for en kollega. Man kan rette henvendelse til sin leder, direktør eller tillidsrepræsentant med sin bekymring. Herefter vil leder, berørt medarbejder og tillidsrepræsentant/ direktør have en samtale, og vurdere misbruget omfang og behovet for eventuel behandling. Der vil blive givet en mundtlig advarsel, såfremt misbrug kan bekræftes. Ved gentagelsestilfælde fører dette til ny samtale med leder, tillidsrepræsentant/direktør, tilbud om hjælp hvis behov herfor samt en skriftlig advarsel. Indsatsen vil blive vurderet fra sag til sag. Fortsat overtrædelse herefter vil medføre øjeblikkelig afskedigelse. Ved grove tilfælde kan dette dog medføre bortvisning.

6.8

Rygepolitik

Politik vedr. rygepolitik vedtages i samarbejdsudvalget. Følgende rygepolitik er blevet vedtaget 6. september 2007: Det er blevet besluttet, at loven om røgfri miljøer er gældende for FFV Energi & Miljø A/S. Rygepolitikken kan sammenfattes således: Det er ikke tilladt at ryge i alle indendørs lokaliteter, herunder lagre, garager og biler.

6.9

Overtrædelse af rusmiddel og rygepolitik

Hvis en kollega overtræder bestemmelserne bør man informere om dette direkte til vedkommende, til tillidsrepræsentanten eller til direktøren. Tillidsrepræsentanten eller direktøren tager så en samtale med den pågældende medarbejder. Den nærmeste leder orienteres herom.

31


Gentages episoden, vil det resultere i en samtale mellem leder, medarbejder og tillidsrepræsentant/direktør, et tilbud om hjælp hvis der er behov herfor samt en mundtlig advarsel Yderligere gentagelsestilfælde medfører en ny samtale med leder og tillidsrepræsentant/direktør, tilbud om hjælp hvis der er behov herfor samt en skriftlig advarsel. Fortsat overtrædelse vil medføre øjeblikkelig afskedigelse.

6.10 Datasikkerhed For at sikre en stabil drift, undgå tab af data og overholdelse af licensrettigheder gælder følgende regler for anvendelse af IT-udstyr hos FFV: Brug din sunde fornuft Brugernavn og kodeord er personlige og må ikke gives til andre. Kun medarbejdere og godkendte konsulenter (firmaer) tilknyttet FFV må arbejde på selskabets net. Den IT-ansvarlige skal altid godkende installationen af et program på en computer inden installationen. Data skal hver dag gemmes på netværksdrev af hensyn til sikkerhedskopiering (backup).

6.10.1 Email og internet Medarbejdere, som har adgang til en pc, har dermed også adgang til e-mail og internet. Mulighederne stilles til rådighed for medarbejderne for at lette informationssøgningen og øge kommunikationsmulighederne i det daglige arbejde. Internetadgang og brug af e-mail i ikke arbejdsmæssig sammenhæng må ske i et yderst begrænset omfang, hvor det er foreneligt med medarbejderens varetagelse af sit arbejde i virksomheden. Brug af disse medier må under ingen omstændigheder anvendes til anden form for privat erhvervsmæssig virksomhed. Medarbejderens færden på internettet registreres i centrale logfiler, mens en anden logfil indeholder en kopi af samtlige e-mails sendt ind og ud af virksomhedens netværk. For at sikre en stabil drift og overholde etiske spilleregler gælder følgende regler for anvendelse af e-mail og internet: E-mail Brug din sunde fornuft. Afsendelse af e-mail er at sidestille med almindelige breve. Anvend derfor et høfligt og virksomhedsrelateret sprog. Af hensyn til pladskapaciteten er der en øvre grænse i postkassen. Der bør derfor ryddes op i postkassen jævnligt. Medarbejderen skal være opmærksom på at enhver e-mail, på grund af ITsikkerheden, kan åbnes og læses af den IT-ansvarlige, og at samtlige e-mails, der ikke er forsynet med angivelse af medarbejderens e-mailadresse, åbnes af den ITansvarlige. Internet

32


Brug din sunde fornuft. Internetadgang skal benyttes til søgninger, der ikke strider mod almindelige danske etiske standarder. Internetadgangen må ikke benyttes til besøg på hjemmesider, hvis indhold er af pornografisk, politisk ekstremistisk eller diskriminerende karakter for så vidt angår race, køn, religion eller etnisk og social oprindelse.

6.10.2 Elektronisk kalender Alle medarbejdere i FFV, som har fast adgang til en pc og dermed adgang til GroupWise, skal anvende programmets faciliteter til kalenderføring samt mødeindkaldelser m.m.

6.11 Familiemæssige forhold Det er FFV´s politik, at medarbejdere med tætte familiære eller personlige (ægteskabsforhold, samleverforhold, kæresteforhold eller tilsvarende) relationer ikke arbejder i samme afdeling eller samme funktion. Hvis 2 medarbejdere efter ansættelsen gifter sig eller flytter sammen, må den ene medarbejder påregne at blive flyttet til en anden afdeling, hvis dette er muligt. Såfremt de førnævnte relationer giver anledning til negative forhold i organisationen, skal parterne medvirke til at bringe sagen til løsning. Hvis dette ikke resulterer i en acceptabel løsning for virksomheden, kan ansættelsesforholdet bringes til ophør.

6.12 Seniorpolitik Formålet At fastholde de kompetente seniorer i FFV ved hjælp af fleksible ordninger. Derved bevares dygtige medarbejdere, og FFV beholder den store erfaring til glæde for de yngre medarbejdere og virksomheden som helhed. Hvornår er man senior? Medarbejdere i FFV defineres som seniorer, når de er 58 år og derover. Indholdet af en seniorordning En seniorordning kan indeholde aftaler om nedsat arbejdstid, ændrede mødetider, en ugentlig fridag eller ændringer i arbejdsopgaver/jobfunktioner. Der udleveres et forberedelsesark specifikt til Seniorsamtalen, som den enkelte medarbejder bedes udfylde inden samtalen. Forberedelsesarket danner baggrund for indholdet af samtalen. En seniorsamtale er et tilbud til den enkelte medarbejder. Hvis medarbejderen ikke ønsker en seniorsamtale, meddeles dette blot til MUS-samtalen. Seniorordningen skal alt i alt give mod på at fortsætte nogle år endnu i FFV, og den enkeltes situation vil blive vurderet i forhold til resurser, drift og bemanding.

6.13 Sundhedspolitik FFV ønsker at arbejde aktivt for, at arbejdsforholdene er de bedst mulige, således at medarbejderne kan bevare et godt helbred og at nedslidning undgås.

33


Nedennævnte elementer indgår i FFV´s sundhedspolitik: Kiropraktor/fysioterapeut FFV betaler udgiften til behandling af en arbejdsbetinget skade. Hvert enkelt tilfælde behandles af formanden for sikkerhedsudvalget og direktøren. Andet arbejde i sygdomstilfælde Bliver en medarbejder ramt af sygdom, som medfører, at vedkommende ikke kan klare sin normale arbejdsopgave, vil FFV, så vidt det er muligt, forsøge at finde en anden arbejdsopgave til vedkommende. Skærmbriller Medarbejdere, som arbejder ved en computer, kan få udleveret skærmbriller. Ved behov for dette kontakt din pågældende afdelingsleder. Vaccination Driftspersonale i FFV Spildevand A/S skal vaccineres mod stivkrampe (tetanus), børnelammelse (polio) og leverbetændelse (hepatitis), hvis de håndterer, behandler eller analyserer spildevand m.v. Vaccinationerne foretages i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens vejledning og hos egen læge. Driftspersonalet på genbrugsstationerne og FFV Genbrug, som håndterer affald mv. kan, såfremt medarbejderen ønsker det, blive vaccineret som nævnt i ovenstående. Tilsvarende gælder for medarbejdere i andre afdelinger i FFV, der udfører arbejde på renseanlæg og/eller pumpestationer. Udgifter til vaccinationer afholdes af FFV.

6.13.1 Sundhedstilbud Fitnessordning FFV vil gerne gøre en indsats for glade og sunde medarbejdere, vi har derfor indgået et samarbejde med fitness-centre, hvilke kan du læse mere om på intranettet. Fitnessordningen fungerer således, at du ved tilmelding i et af ovenstående fitness centre melder dig ind under navnet FFV Energi og Miljø A/S. Betaling sendes til FFV, som trækker pengene fra din løn før skat. Fitnessordningen gælder for hele husstanden, dvs. din samlever og hjemmeboende børn kan også gøre brug af ordningen. Madordninger FFV har indgået en aftale med Landslagteren i Faaborg. Fra mandag til torsdag leverer Landslagteren frokost på vores adresse på Sundvænget. Frokosten består altid af en lun og en kold ret og serveres mellem kl. 11.45 og kl. 13.30. Har du lyst til at tilmelde dig frokostordningen koster det 360 kr før skat om måneden. FFV betaler det resterende beløb. Beløbet vil blive trukket fra din løn hver måneden.

34


Tilmeld dig frokostordningen hos kundeservice. Er du ikke på Sundvænget hver dag, har du mulighed for at betale for et frokostmåltid, som koster 25 kr. Du betaler pengene i den pengekasse, der står på bordet i kantinen. Alternative frokostordninger: Da FFV´s medarbejdere er geografisk spredt, er der åbenhed overfor alternative frokostordninger. Det kan være, den bedste løsning for jeres afdeling er at handle fælles pålæg og rugbrød ind, eller måske vil I have en sandwichordning en gang om ugen. Frugtordning FFV betaler for en frugtordning, hvor alle medarbejdere har mulighed for at få et stykke frugt hver dag. For spørgsmål til frugtordningen kontakt Økonomi og Personale.

Massage FFV tilbyder massage. Massage koster 150 kr. pr. gang og varer 30 min, som skal flexes eller afspadseres.

6.14 Voldspolitik FFV´s medarbejdere kan komme i situationer, hvor kunden udviser voldelig, truende eller chikanerende adfærd, herunder eksempelvis sager om afdragsordninger og inkasso i forbindelse med manglende betaling, lukning af strøm, voldelig adfærd på genbrugsstationerne, røveriforsøg mv. Vi ønsker at skabe et trygt og sikkert arbejdsmiljø, hvor vi passer på hinanden. Vi tolererer ikke vold, trusler eller chikane fra kunder. Dette gælder både fysisk og psykisk vold samt risiko for røveri.

Formål Voldspolitikken skal understøtte en hurtig og effektiv indsats i forhold til den eller de ansatte, der på trods af de primære foranstaltninger er blevet udsat for vold eller trusler om vold. Det er ledelsens ansvar, at voldspolitikken gennemføres, samt at den til stadighed justeres, så den passer til de aktuelle arbejdsforhold. Følgende procedurer og foranstaltninger ligger til grund for voldspolitikken. Hvis en medarbejder har været udsat for en dårlig oplevelse, har FFV mulighed for at tilbyde krisehjælp.

6.14.1 Forebyggende foranstaltninger i forbindelse med voldspolitikken Konfliktdæmpende kommunikation Det tilstræbes, at de ansatte anvender en kommunikation og en kropslig fremtoning, der ikke virker anstødelig eller ophidsende på potentielt aggressive kunder. Der tages udgangspunkt i, at en aggressiv eller vred kunde er en kunde med et umødt behov. Det vil i praksis sige, at vi lytter til personen og anerkender at personen har et problem.

35


I den daglige kommunikation kan samtalen eksempelvis gennemsføres med udgangspunkt i nedenstående retningslinier:      

Anvende jeg-sætninger i stedet for du-sætninger. Tale med rolig stemmeføring i stedet for at råbe. Lytte i stedet for at afbryde. Udtrykke sit ønske i stedet for at udstede krav og kommandoer. Fokusere på nutid og fremtid i stedet for fortid. Gå efter problemet i stedet for personen.

I forbindelse med inkasso og håndtering af dårlige betalere, har de medarbejdere, der er beskæftiget med dette arbejde, gennemgået konflikthåndteringskurser. Har en kunde optrådt på en måde, der mere har karakter af en ubehagelig adfærd end voldelig, truende eller chikanerende adfærd, foretages efterfølgende en uformel debriefing blandt kollegaerne. Konflikthåndteringskurser afholdes efter behov. Tilmelding ved økonomichef.

6.14.2 Procedure for kontanthåndtering i FFV Foreligger i de enkelte afdelinger.

6.14.3 Procedure ved lukning samt genoplukning på grund af restance Skal der på grund af restance lukkes for en kunde udføres dette arbejde af 2 personer. Ved genoplukning, hvor der modtages kontant betaling, tages der i hvert enkelt tilfælde stilling til, om arbejdet skal udføres af 1 eller 2 personer. Ved modtagelse af store beløb i kontanter uden for normal arbejdstid vil det være muligt at aflevere beløbet i døgnboksen i Sydbank, Torvet 1, 5600 Faaborg.

6.14.4 Foranstaltninger i forbindelse med røveri Hvis en medarbejder udsættes for et forsøg på røveri skal medarbejderen: Straks udlevere det forlangte (penge eller andet). Undgå at gøre modstand eller på anden måde forsøge at forhindre eller forsinke udleveringen. Undlade at forfølge gerningsmanden. Tilkalde politiet så snart det er muligt uden fare for medarbejderen. Eventuelt søge tilflugt i nærmeste forretning. Give meddelelse til kontoret. Formanden for sikkerhedsudvalget og direktøren orienteres herom.

36


6.14.5 Kriseberedskab i forbindelse med vold, røveri mv. Hvis der indtræffer en voldelig episode, røveri mv. er det vigtigt med en hurtig og effektiv indsats i forhold til den eller de medarbejdere, der er udsat for episoden. Det akutte beredskab indeholder følgende punkter: Giv omsorg, fysisk og psykisk afpasset efter medarbejderen og situationen. Overtag ansvaret, orienter om hvad der er sket, skal ske, og fortæl personen at hans/hendes reaktion er helt i orden. Få kontakt til ledelsen eller sikkerhedsgruppen og orienter om episoden og få hjælp til at vurdere hvad personen videre har brug for. Få kontakt til eventuel familie/omgangskreds, så der er nogen til at tage i mod når personen kommer hjem. Overvej om personen bør sendes videre til psykolog. Vurder om episoden skal politianmeldes. Debriefing sker efter 1 eller 2 dage, hvor personalegruppen samles og gennemgår episoden, så alle er orienteret. Der indsendes ulykkesanmeldelse til arbejdstilsynet senest 9 dage efter ulykken. Lederen sørger efterfølgende for at følge op på medarbejderens situation. Det bør igen vurderes om episoden skal politianmeldes efter et par dage. Ved røveri kontaktes administrationen og samtidig alarmeres politiet via 112. Ved tilskadekomst i forbindelse med voldepisoder Alarmeres ambulance og politi via 112. kør ikke selv folk på skadestuen. Hvis der er behov for psykologbistand skal medarbejderen henvende sig til sin afdelingsleder.

6.15 Samarbejdsudvalg (SU) For at tilrettelægge og udvikle det daglige samarbejde i FFV er der nedsat et samarbejdsudvalg bestående af repræsentanter for medarbejdere og ledelse. Møde afholdes når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt, dog mindst 1 gang i kvartalet. Efter møderne bliver referat udsendt via intranet. Samarbejdsudvalgets sammensætning fremgår af udvalgets egen side på intranettet, hvor der ligeledes findes yderligere informationer.

6.16 Sikkerhed og sikkerhedsorganisation 6.16.1 Sikkerhed og førstehjælp For at fremme sikkerheden i FFV skal alle medarbejdere, der ikke har deltaget i et førstehjælpskursus inden for de sidste 2 år, deltage i et 6 timers grundkursus. Kurset afholdes i arbejdstiden. Der vil årligt blive afholdt opfølgningskurser for samtlige medarbejdere. Det er et krav, at man deltager.

37


6.16.2 Sikkerhedsorganisation Sikkerhedsorganisationen i FFV består af nogle sikkerhedsgrupper og et sikkerhedsudvalg. Der afholdes møder i de enkelte sikkerhedsgrupper min. 1 gang i kvartalet og tilsvarende gør sig gældende for sikkerhedsudvalget. Efter møderne i Sikkerhedsudvalget udsendes referat, der udsendes til opslagstavlerne samt intranettet. Sikkerhedsudvalgets sammensætning fremgår af udvalgets egen side på intranettet, hvor der ligeledes findes yderligere informationer.

6.17 Markering af mærkedage Mærkedag 25 års jubilæum 40 års jubilæum 50 års jubilæum 30, 40, 50, 60 og 70 års fødselsdag Bryllup, kobberbryllup og sølvbryllup Sygdom i mere end 1 mdr. Fratræden til efterløn/ pension efter 10 år Fratræden efter 10 år Dødsfald

Blomster, vin eller lign. X X X X

Gratiale 8.000 kr. 8.000 kr. 8.000 kr.

Traktement Reception Reception Reception

X X Gave til værdi af 100 kr. pr. års ansættelse Afgøres af afdelingsleder, chef eller direktør Krans eller bårebuket

Aftales med direktøren

6.18 Trafikforseelser FFV kræver, at alle medarbejdere overholder gældende love og regler. Bøder ved overtrædelse af færdselsloven samt parkeringsafgifter og lignende betales derfor ikke af FFV, men betales af den medarbejder, som har begået forseelsen.

6.19 Lovovertrædelser Såfremt en medarbejder overtræder den gældende lovgivning, vil sagen blive behandlet som anført under punkt 2.20 ”Irettesættelser/advarsler”. I grove tilfælde vil medarbejderen blive afskediget. FFV er berettiget til at kræve, at en medarbejder skal fremvise en straffeattest.

6.20 Førerbevis Et gyldigt førerbevis er for mange medarbejdere i FFV en betingelse for at vedkommende kan udføre sit arbejde. Hvis en medarbejder, der ifølge sin ansættelsesaftale skal være i besiddelse af et gyldigt førerbevis, og mister dette, vil medarbejderen blive afskediget.

38


Afdelingslederen for den pågældende afdeling vil jævnligt kontrollere om medarbejdere er i besiddelse af et gyldigt førerbevis. Hvis førerbeviset mistes i arbejdstiden på grund af alkohol (eller andre grove overtrædelser) vil dette medføre øjeblikkelig bortvisning.

6.21 Brug af vagtbil En vagtbil er at betragte som et specialindrettet køretøj, der ikke er egnet som et alternativ til privat bil. Bilen er specialindrettet, for at vagten kan udføre sit arbejde. En specialindrettet bil er f.eks. fyldt op med reoler med værktøj og materialer o.lign. I FFV må vagtbilen i vagtperioden anvendes til kørsel mellem hjem og arbejde i vagtperioden samt i mindre omfang til privat kørsel af vagten, for at denne bedst muligt kan være til rådighed. Vagten må eksempelvis gerne tage vagtbilen til familiearrangementer og - aktiviteter for at være til rådighed og kunne reagere hurtigt ved alarm, men vagtens familie skal transportere sig på anden vis. Ligeledes skal det bemærkes at befordring mellem hjem og arbejde i vagtbil betragtes som fri befordring, og der foretages ikke beskatning såfremt medarbejderen undlader at foretage befordringsfradrag for strækningen. Hvis det ikke undlades skal medarbejderen medregne værdien af fri befordring svarende til befordringsfradraget i den personlige indkomst. Derudover ved brug af vagtbilen – brug din sunde fornuft – og ved tvivl spørg din nærmeste leder.

6.22 Brug af firmabiler og entreprenørmaskiner i øvrigt Brug af firmabiler og entreprenørmaskiner i ikke arbejdsmæssig medfør er ikke tilladt. Ved arbejdstids ophør skal firmabiler og entreprenørmaskiner retur til stilpladsen.

6.22.1 GPS sporingsudstyr i motorkøretøjer Der arbejdes på at installere GPS sporingsudstyr I alle motorkøretøjer i koncernen FFV Energi & Miljø A/S. Dette forventes endeligt etableret ved udgangen af 2011 i samtlige motorkøretøjer. Ved tyveri af motorkøretøjer kan GPS sporing medvirke til lokalisering af motorkøretøjet. Dette forhold vil eventuelt udmønte sig i lavere forsikringspræmier og vil fremadrettet indgå som parameter ved forhandling af disse. Data fra GPS system vil blive brugt til analyse og optimering af koncernes flåde af motorkøretøjer. Derudover vil data i enkelte afdelinger kunne bruges til ruteoptimering af kørselsruter. Brug af GPS data til kontrol af medarbejdere og deres brug af motorkøretøjer vil kun ske ved mistanke om misbrug. Adgang til GPS system gives af selskabets direktør.

39


6.23 Kommunikation Udmøntning af vores vision, mission og værdigrundlag stiller for alle i FFV væsentlige krav til kommunikationen internt såvel som eksternt. FFV´s kommunikationsstrategi fremgår af følgende afsnit.

6.23.1 Intern kommunikation Vore afdelinger i FFV ligger spredt i hele Faaborg-Midtfyn Kommune. Derfor kan det være svært at informere alle i FFV på nogenlunde samme tid. Intranet For at styrke den interne kommunikation og øge kendskabet til hinanden og vores jobfunktioner, har FFV oprettet et Intranet under www.ffv.dk På intranettet ligger oplysninger/meddelelser fra ledelsen, referater fra samarbejdsudvalg, sikkerhedsudvalg, denne personalehåndbog, arrangementer, oplysninger om de enkelte medarbejdere, køb og salg, sjove historier fra hverdagen osv. Med andre ord stort som småt. Alle medarbejdere har fået tildelt et brugernavn og password. Hvis der er problemer med at logge på, kontakt da kommunikationsmedarbejder. Alle medarbejdere er forpligtet til at holde sig ajour med informationerne fra intranettet. Den nærmeste leder er behjælpelig hermed. Ligeledes opfordres alle medarbejdere til at udfylde deres informationsblok og anvende intranettet aktivt, skrive indlæg, mv. Her kan den kommunikationsansvarlige ligeledes være behjælpelig.

Personalemøder Hver afdeling skal jævnligt holde personalemøder. Mødefrekvens er op til den enkelte afdelingsleder. Den nærmeste leder indkalder til mødet og der skal forefindes dagsorden og referat herfra.

6.23.2 Ekstern kommunikation FFV har en hjemmeside www.ffv.dk Her ligger nyheder, stillingsannoncer, kampagner, åbningstider, årsrapporter, beskrivelser af de enkelte afdelinger, igangværende /kommende anlægsopgaver, sjove historier (f. eks. Det højeste juletræ i Faaborg) osv., som vi mener kunder, bestyrelse, ejer, presse og øvrige kan have interesse I. Som medarbejder forventes det, at du holder dig nogenlunde ajour med indholdet på vores hjemmeside og intranet. Er der forhold, emner el.lign. som du mener kan være relevant på vores hjemmeside, bedes du rette henvendelse til din nærmeste leder eller kommunikationsmedarbejder.

6.23.3 Pressepolitik Hastighed er altid afgørende i krisesituationer. Derfor er det vigtigt, at vi internt i FFV sikrer, at informationen viderebringes bedst muligt i en svær situation.

40


Sker der noget i FFV, som pressen finder interessant, er det vigtigt, du hurtigst muligt kontakter direktøren eller den kommunikationsansvarlige. Ovenstående personer er som regel de første, der bliver kontaktet af pressen, og det vil være den kommunikationsansvarlige, der sætter gang i informationsinitiativer som pressemeddelelse m.m. Derudover må følgende udtale sig: Direktionen Økonomichefen Afdelingschefen samt Ved driftsrelaterede emner: Alle mellemledere

6.23.4 Hvad skal jeg sige, hvis pressen kontakter mig? Erfaring viser, at man hurtigt kan komme til at sige nogle ting til pressen, som kan fordrejes, og som man senere fortryder. Henvender pressen sig til dig, vil vi derfor bede dig om at svare, at du ikke ønsker at udtale dig om sagen, men at de er velkommen til at kontakte en af ovenstående personer. Krisesituationer kan eksempelvis være Arbejdsulykker Defekt produkt Brud på el-nettet Forsinkelser ved tømning af dagrenovation Retssager Oversvømmelse af spildevand Pressehetz Sabotage af faciliteter m.m Fokuser på at få problemet løst hurtigst muligt ved krisesituationer. I øvrigt Ved anlægsopgaver, ledningsbrud, nye affaldsfraktioner på genbrugspladser o.s.v. skal der informeres ud til kunder, brugere, interessenter mv. Her kan pressen anvendes aktivt. Det er afdelingslederen, chefen og den opgaveansvarlige, der i samarbejde med den kommunikationsansvarlige forestår planlægningen af informationen både til presse, hjemmeside, medarbejdere m.m.

41

Personalehåndbog pr. 1. juli 2011  

Læs FFV Energi & Miljø A/S personalehåndbog.

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you