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项目管理手册 作者:Paul Mathew 翻译:赵天晓 编辑校对 : 张颖溢

介绍 本手册是为那些将要开展生物多样性项 目管理培训的机构或人员设计的,培训对象 主要是刚开始管理生物多样性保护项目、工 作经验尚不足两年的新员工。培训旨在帮助 他们理解在管理项目中,如何做好项目的策 划、预算、实施、监测及报告。 这本手册总结自中国 - 欧盟生物多样性 项目(简称 ECBP)重庆示范项目办在 2009 -2010 期间开展的历次项目管理培训。为便 于读者理解,笔者摒弃了传统的流水账式的 记录方式,内容根据主题进行了逻辑上的划 分和呈现。


目录 1. 项目管理 - 如何策划和实施一个项目 1.1 项目管理技巧有何用? 练习 1 入门级角色扮演游戏 1.2 项目周期 练习 2 项目周期管理 2. 保护所需的项目周期管理工具 2.1 问题分析 2.2 逻辑框架分析 练习 3 逻辑框架练习 2.3 SWOT 分析 练习 4 SWOT 分析 2.4 利益相关者分析 练习 5 相关利益者分析练习 2.5 风险评估及减缓措施 练习 6 风险评估练习 2.6 项目周期的监测与评估 3. 与出资方的沟通 3.1 语言技巧 练习 7 圆桌翻译 练习 8 翻译 3.2 沟通和影响能力 3.3 撰写项目建议书 练习 9 自学申请表 练习 10 项目建议书的陈述 3.4 报告 练习 11 以小组为单位回顾项目报告 4. 协调能力 4.1 自我管理 4.2 对其他人的管理 练习 12 冲突绘图 附录 I – 延伸阅读

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1 项目管理—如何策划和实施一个项目 1.1 项目管理技巧有何用? ● 在做项目前就考虑到各种因素,能帮助你策划好一个项目:

如果你能预见到未来可能发生的事并提前做好准备,那么你就已经成功了 一半! 例如:通过对利益相关者的了解和分析,你可以了解自己认为对社区发展 有益的想法,社区是否认同! 它能帮你确定自己已拥有哪些资源,仍需要哪些资源及如何最有效地利用 它们。 ● 能够确保项目活动符合项目的最终目标:

例如:你的团队中也许有一名植物学家,他非常想调查当地草的种类并将 此活动纳到项目中来,但这些工作显然对提高公众对灵长类受威胁程度的认识 并无帮助。 一个常见的例子是:某科研项目的合作伙伴要求购买昂贵的实验设备,但 这些设备其实并非用于项目本身, 或要求拿全职工资,但其实他们在项目中 只是兼职。 ● 确保无大的遗漏:

开展全面的问题分析和目标分析,你就不大会忽略掉项目的关键部分。 例如:本地的某个教育项目把三所中心校确定为保护意识培养的重点学校, 但当地农民其实是项目地生物多样性资源的主要使用者,他们的孩子大都在偏 远的小学校上课,结果在实际开展项目的学校中,项目真正的目标群体——当 地农民的孩子却寥寥无几。 ● 帮助你监测项目进展,及时作出调整

通过运用项目周期管理技巧,你能够及时发现问题,避免事态严重为时过 晚。 例如:如果你发现某物种的调查方法由于某种未预见的因素而无法使用, 那么就可赶在季节错过前,尝试其它的调查方法或转而调查其他的物种。 ● 确保在既定的时间和预算内达到项目预期的产出

综合项目管理意味着在任何时候项目经理都能对照时间及预算对项目的进 展进行评估。正如上文所说, 这样能帮助我们及早发现问题。 如果发现项目的某些活动即将超支,那么亟需尽早决定是否继续这些活动 并减少其他活动的开支,或减少这些活动的费用以免超支。

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●帮助每个人更好的理解他们在项目中的角色和作用

对期望的管理也是项目管理的一个重要组成部分。如果某个合作伙伴起初 以为他们能以很小的投入换得大量的金钱及设备,然后发现其实还有大量的工 作要做,且收益微乎其微时,这种合作伙伴关系就很难再维持下去了。 例如:某合作方以为完成咨询工作就能得到经费,而事实上,他们必须参 加多次评审会,其工作得到所有利益相关者的认可后方能拿到经费。因此他们 很可能中途退出合作。 出资方的要求 例如:全球环境基金(GEF)小额赠款项目在考虑是否给予资助前,常常 要求申请者使用经典的项目管理技术对项目做评估。因为他们知道这样能提高 项目成功的几率。 ●

练习 1 入门级角色扮演游戏 ( 摘自 BP 保护项目手册, 剑桥, 英国 2003)

角色扮演游戏:你一定是位项目经理… 一位驾驶热气球旅行的女士迷失了方向。她降低高度,发现下面有位男士。 于是她继续下降并朝男士喊道: “对不起,您能帮我个忙么?我答应了一位朋友,一小时前与他见面,但现 在我连自己在哪里都不知道了。” 男士回答说:“你所乘坐的热气球正漂浮在科罗拉多河以西 2.7 英里、靠近 剃刀背胭脂鱼的残余种群及产卵地的一片碱性沙漠灌丛上方约 30 英尺处。” “你一定是名生物学家” 热气球驾驶者说。 “没错” ,男士回答说:“你是怎么知道的 ?” “是这样” , 热气球驾驶者回答说:“你告诉我的每件事从技术上讲都是 正确的, 但我却压根听不明白你说什么,事实上我还是不知道方向。坦白 的讲,你到现在都没帮上什么忙。 下方的男士回应道:“你肯定是名项目经理。” “没错” , 热气球驾驶者回答说。“你又是怎么知道的 ?” “是这样” , 男士回答说,“你既不知道你现在在哪,也不知道要去哪。 你能升到现在的位置,只不过是因为大量的热空气。你对某人作了一个连你 都不知道如何实现的承诺,却期待我来帮你解决问题。事实上,我们见面之 前你所处的情况和现在没什么两样,可现在这却都变成了我的错!”

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1.2 项目周期 项目周期

图 1:项目管理周期图 1 概念 / 范围

5 回顾、评估、 分享

4 分析 & 调整

2 策划

3 实施 & 监测

第一步:概念和范围 ●确定项目的最终目标及大致想法 ●确定项目的工作范围和领域 ●运用不同的策划工具如问题树来确定项目的架构 ●分析团队的优势与不足(内部的)及所面临的威胁与机遇(外部的) 第二步:策划 ●制定正式的行动计划,包括你预期的产出及要开展的项目活动 ●同时确定指标、验证方法和前提条件 第三步:实施和监测 ●将第二步制定的工作计划进一步细化为项目执行团队能够实施完成 的一个个短 期工作计划 ●每个项目活动都要有对应的工作计划 ●项目活动要有相应的目标、指标和预算 ●在任何时候都能展示项目的进展,并能在任何时候把这些信息整合 在一起形成项目报告

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你可以通过创建一个 GANTT 表格(如下图)来完成以上工作(你也可以 上网搜索一个类似的 excel 表或其他形式的 GANTT 表格来做)。这张表的纵 轴列出了每个单独的项目活动或任务,横轴为时间,这张表能提醒项目经理关 键任务的截止日期。你可以用颜色或符号标记出重要的事件、日期、关键点及 需交付的成果,以便于自己对项目的进展能一目了然。 许多资助者都要求项目管理者做类似的表格,有的甚至有他们自己特定的 项目管理软件。 图 2:GANTT 图举例

图 3:FFI 灵长类保护项目的 GANTT 图

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第四步:分析和调整 ●分析项目活动及产出,看是否已达到既定的目标; ●回顾工作计划来查看项目进展; ●更新工作计划,进行必要的调整; ●应对项目中可能出现的任何问题,如费用超支、预算过多及人员能 力不足等。尽早发现和处理这些问题,以免因拖延导致问题越加严重。 第五步:回顾、评估及分享 ●总结并归档项目各阶段所做的工作,以作为以后的参考。 ●评估该项目是否带来了预期中的变化? ●评估该项目能为今后的项目管理提供什么样的经验和教训? ●评估该项目是否还有开展后续活动的可能? 这个步骤能帮助类似的项目避免出现同样的问题。试想一下,倘若一开始 策划项目的时候你就已预见到了这些问题的话,你会获得多大的受益。这一步 也是许多资助者所要求的。 图 4:项目的回顾与沟通(漫画)

练习 2 项目周期管理

项目周期管理练习 你觉得项目周期中哪个环节管理起来最困难? 确定目标? 具体实施? 撰写报告? 设定指标? 其他? 分两人一组进行讨论。讨论时间:每组 2 分钟;小组汇报时间:10 分钟

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这只是个初步的练习, 让培训人员回顾项目管理的周期及自己的相关经 验。 对于许多新员工而言,他们没有参与项目最初的策划,只有项目实施和报 告撰写的经验,由于缺乏沟通和协调的经验,提出的困难可能有:与合作伙伴 或关键利益相关者沟通有困难,或有分歧和冲突,不知道如何更好的汇报工作, 不知如何开展监测和评估等。因此,培训老师可以通过了解他们遇到的实际问 题,帮助其进行分析,给予积极的指导,或与其分享他人的经验。

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保护所需的项目周期管理工具

这里有许多保护机构所使用的项目管理工具。其中有些是策划项目和筹资 所必需的,还有些则是撰写项目报告所必需的。 以下是一些最常用的工具, 能帮助你的项目获得成功。 图片 5:一些项目管理工具

图片 6:项目管理工具及其在项目管理周期中的位置 1 概念 / 范围 5 回顾、评估、 独立的项目评估 回顾逻辑框架中的 分享 最 终 目 标、 目 的 和 产出

4 SMART 目标分析 分析 & 调整 逻辑框架分析

形势分析 / 问题树 SWOT 分析、SMART 目标 逻辑框架 2 策划

逻辑框架分析 操作计划 监测计划

工作计划 3 实施 & 监测 预算工具 GANTT 图

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2.1 问题分析 在确定项目范围时,首先需明确你要解决的保护问题究竟是什么,你可以 与项目合作伙伴等一起讨论来确定。 第一步将所有的问题一一列出,然后以问题树的形式排列,以表现出问题 之间直接的因果关系。下一层的问题是导致上一层问题的主要原因,上一层问 题是下一层问题的主要结果。 问题分析从问题树开始: 图 7:问题树示意图

图 8:问题树示例

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根据问题树,改变陈述方式,把问题转化为目标,从而制作一个目标树来 解决这些问题。例如,问题为“栖息地退化”,目标则定为“阻止栖息地进一 步退化”;问题为“保护区工作人员能力不足”,目标可转为“提高保护区工 作人员的能力”。 转换为目标树: 图 9:目标树示意图

这些不同的目标届时可用来编制项目的逻辑框架(下文会详细说明)。这 里的问题树及目标树已被高度简化了,实际分析时会复杂得多,而且分析时, 你会发现很多问题和目标是项目本身无法解决和实现的。但作为工具,它们能 帮助我们确定,项目可以去应对其中的哪些问题,哪些问题又需要在项目以外 去解决。同时,它们还能帮助我们确定要实现总体目标,最急需解决的有哪些 问题。 图 10:目标树示例

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2.2 逻辑框架分析 什么是逻辑框架? 逻辑框架:就是把项目所有的关键要素简要且有逻辑性的表达出来的一种 方式。由美国国际开发署(USAID)于 1969 年开发出来,现已得到双边 / 多 边国际援助机构、开发银行以及非政府组织的广泛使用。 在设计项目阶段,能帮助项目策划者分析为什么要开展项目(宏观目标), 项目具体要达到什么目标(具体目标),怎么做才能达到具体目标(活动和产 出),需要多少资源(预算),存在什么风险或需要什么理想条件(假设条件), 我们怎么才能知道我们已经做到了(监测和评估)。 理想情况下,逻辑框架应通过研讨会由所有的利益相关者共同讨论和分析 得出。 图片 11:逻辑框架产生的顺序

第一阶段 自上而下 • 问题树 • 目标树 • 确定所 需的投入

第二阶段 逐步进行 • 确定可测量 指标(进度指 标和效果指 标) • 确定验证方 法:有什么相 应的证据说明 项目的进展?

第三阶段 自下而上 • 确定假设 条件—— 外在的“风 险”

图 12:逻辑框架 ( 摘自英国国际发展署 ) 目标

可测量的指标

宏观目标: 项目实施后有助于应对的更 宏观的保护目标 具体目标: 项目对项目地或目标群体产 生的直接影响,如项目的成 效或带来的转变 产出: 为实现具体目标,项目所期 望达到的具体可交付的成果

定量或定性评价宏观目标的 测量指标的有效方法 阶段性实现情况的手段

验证方法

定量或定性评价具体目标的 测量指标的有效方法 阶段性实现情况的手段

重要的假设条件 (从宏观目标到超越目标) 保证所有目标长期有效的外 在条件 (从具体目标到宏观目标) 保证具体目标能贡献于宏观 目标的外在条件

定量或定性评价产出的阶段 测量指标的有效方法 性实现情况的手段

活动: 投入: 为实现产出所需开展的工作 项目预算的总结 及任务

(从产出到具体目的) 项目无法控制但一旦出现就 将阻碍产出达到具体目标的 外在因子 赠款协议书中约定要递交的 (从活动到产出) 财务报告 项目无法控制但一旦出现就 将阻碍活动达到预期产出的 外在因子

为了使表格能之前的问题树和目标树相对应,所用的术语最好要一致。

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图 13 逻辑框架术语

图 14 目标树与逻辑框架的关系

在逻辑框架表中,目标栏之后是指标栏,所有这些指标和目标一样都须符 合 SMART 原则: 图 15 SMART 原则

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指标可分成以下两类: 进度指标 : ● 可帮助你和资助者了解针对项目的目标和产出,项目的进度如何? ● 例如:项目需在当地社区开展 20 次保护意识培训。 效果指标: ● 可帮助你和资助者了解你的工作已产生了多大影响? ● 例如:市场上非法销售的濒危野生动物的比例在项目开展执法行动后降 低了 20%。 验证方法: ● 为了了解项目是否完成了上述指标,我们需要什么信息?如何收集这些 信息? ● 应该如何收集?例如,开展农村参与式评估、快速评估或问卷调查。 ● 信息来源?如:考察报告、调查报告。 ● 应由谁去收集信息?如:独立的咨询机构、项目人员。 ● 什么时间收集?是否有季节性?需要哪些阶段?如:某濒危物种的保护 效果可能反应在种群繁殖情况改善,而调查需要在繁殖季节开展。 ● 信息以什么形式呈现?如:表格、趋势图或文字报告。 练习 3 逻辑框架练习 示例:特有树种——毛虎木保护项目的逻辑框架分析 将培训人员分为两组,同时把下面所给的 13 项内容填入逻辑框架表中, 其中:宏观目标(1 项)、具体目标(1 项)、产出(4 项)、指标(6 项)、 假设条件(5 项),分组练习填写逻辑框架表:20 分钟,小组发言介绍填写 结果:每组 5 分钟。 1. 持续监测所需的资金到位 2. 阻碍树苗成长的入侵性灌丛得到控制 3. 对项目的外在资金支持没有发生很大的变化 4. ���度监测和调查发现树木的数量并没有净损失也没有净增长 5. 阻止全球树种多样性的丧失 6. 就该物种全球的重要性,当地社区受到了相关的教育 7. 对该树种木料的需求还在持续 8. 建立起了监测该物种的贸易的方法 9. 年度监测和调查工作显示 IUCN 红色名录中濒危树种的濒危等级下降了 10.在项目期及之后的 5 年里当地人的收入保持稳定或有所增长 11. 在项目结束时,已建立起发布可持续采伐量的地方管理体系 12. 保持毛虎木种群数量的稳定 13. 入侵的灌木只限制毛虎木幼苗的生长 14. 统计的学校和社区已开展的相关课程的数量 15. 当地社区对项目的支持 16. 建立了可持续的替代经济 17. 通过调查确定项目结束时各树龄的个体数量的增长情况

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逻辑框架练习结果 目标

可监测的指标

验证方法

重要的假设条件

宏观目标: 5. 阻止全球树种多样性的丧 9. 年度监测和调查工作 显示 IUCN 红色名录中濒 失 危树种的濒危等级下降 了 具体目标: 12. 保持毛虎木种群数量的 4. 年度监测和调查发现 稳定 树木的数量并没有净损 失也没有净增长 产出:

1.持续监测所需的资 金到位

16. 建立了可持续的替代经 10.在项目期及之后的 5 年里当地人的收入保 济 持稳定或有所增长 8.建立起了监测该物种贸易 11. 在项目结束时,已 的方法 建立起发布可持续采伐 量的地方管理体系 6. 就该物种全球的重要性, 14. 统计的学校和社区 当地社区受到了相关的教育 已开展的相关课程的数 量 2. 阻碍树苗成长的入侵性灌 17. 通过调查确定项目 丛得到了控制 结束时各树龄的个体数 量的增长情况

3. 对项目的外在资金 支持没有发生很大的 变化 7. 对该树种木料的需 求还在持续 15. 当地社区对项目的 支持 13. 入侵的灌木只限 制毛虎木幼苗的生长

活动

2.3 SWOT 分析 SWOT 是四个字母的缩写,分别代表 Strengths (优势), Weaknesses (劣势), Opportunities(机会)和 Threats (威胁)。这是一种很简单快 捷的评估项目资金、人员、目标、监测等各类项目相关问题的工具。在项目策 划和实施阶段,若遇到问题,都可用 SWOT 分析法进行分析,寻找解决问题 的最佳策略。 ● Strengths

(优势):对实现目标有益的个人或项目团队的特性 (劣势):对实现目标有害的个人或项目团队的特性 ● Opportunities(机会):对实现目标有益的外部条件 ● Threats (威胁):对实现目标有害的外部条件 ● Weaknesses

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图 16 SWOT 图表

图 17 有关资金提供的 SWOT 分析实例

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优势(内部) 一个大的多边政府援 助机构提供了所有的 项目经费

劣势(内部) 由于资助者对项目管 理(如财务管理)有 各种各样的要求,因 此工作量增加很多, 项目不得不花更多的 资金聘用更多的项目 人员来满足其要求

机遇 (外部) 由于资助者是大的国 际机构,所以其他组 织也有可能投入资金 支持项目

劣势(外部) 一个受人瞩目、资金 充裕的项目很可能使 费用提高及引发贪污 行为


练习 4 SWOT 分析 让培训人员做以下的练习,提醒他们注意区分内部和外部的因素: 选取你正在实施的一个项目(或项目的某个内容),对项目的人力资源 进行 SWOT 分析。试着确定: 团队有哪些主要工作人员,他们存在什么技能,为项目带来了什么好处 (团队的内在优势 ) 哪方面的工作仍缺乏人员或技术——如会计、人力资源管理人员或项目 所需的特定的生物调查技术。项目人员有哪些技能或特长还没有在项目中得 到很好的利用——如与媒体的良好关系或精湛的摄影技术等。(团队的内在 劣势)思考一下如何才能很好的在项目中利用这些技术,且不会造成额外的 开销。 团队外部是否有一些培训、学些和参观的机会,可以帮助团队提高项目 执行的能力,补充技能上的不足。或者,外部是否有提供志愿者或实习生的 机会,可以补充项目团队人力的不足。(团队外部的机会) 最后,思考如果主要工作人员将离职或由于预算不足将裁员,项目可能 出现的后果是什么?(团队外部的威胁)在讨论中我们可能会发现,有许多 关于项目实施中关键人员离职或项目人员感到自己的才能没有得到充分的发 挥的例子。有时我们之所以错过机会,是因为我们没有认真审视究竟什么对 团队有益。

与其他小组讨论你的发现,并且讨论针对 SWOT 分析结果,我 们如何寻找和利用外在的机遇,充分发挥内部的优势,克服内部的 不足,应对外在的威胁,以保证项目的顺利实施以及最终的成功。

下面是 ECBP 重庆项目人员对财务管理所做的一个 SWOT 分析案例: 优势: 1、项目办人员熟悉欧盟及 UNDP 的财务管理制度 和要求 2、项目办人员熟悉欧盟及 UNDP 财务报告的撰写 3、项目办已经建立了较完善的内部及外部财务制 度 4、拥有全职的财务人员 5、拥有被审计的经验,较熟悉审计及出资方的审 计要点及要求 6、对绝大多数财务风险事前已经规避 机遇: 1、合作方 FFI 的财务人员拥有丰富的国际项目 财务经验,可以对项目办进行培训及交流 2、合作伙伴多为大学、研究所、政府机关、事业 单位,本身的财务制度良好,一定程度上保证了 资金不被滥用。

劣势: 1、活动众多,合作伙伴众多,项目人员无法在 最有效的周期内持续追踪每个合作伙伴的财务状 况。 2、项目开展的野外活动所占比例不小,票据的 取得存在困难。 3、财务手续复杂,项目活动又具有时效性,出 现冲突时需迁就项目活动,具有潜在的财务风险。

威胁: 1、欧盟及 UNDP 的财务制度和管理要求有时会单 方面进行修改,而不考虑项目办执行起来的可行 性,有可能会在中期审计或评估时产生分歧。 2、欧盟及 UNDP 对于配套资金的约定,可能导致 到项目结束时,承诺的配套资金无法全额到位。 3、金融危机导致的美元汇率下跌,项目资金有 所缩水,对活动开展具有一定程度影响

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2.4 利益相关者分析 对于我们提出的保护项目(或项目的某个活动),一些人和机构是与此相 关的,他们可能会影响到项目的实施及成败,同时项目本身还可能会影响他 们的切身利益,他们是这个项目的利益相关者。有些利益相关者可能支持项目, 有可能成为潜在的合作伙伴或收益者,而有些利益相关者可能与项目的利益 有冲突。不管是哪种情况,利益相关者的参与都关系着项目的成功和失败。 利益相关者分析就是找出利益相关者并且分析其影响和被影响程度的过程。 在项目策划阶段进行利益相关者分析是非常有用的,它能确保在项目正式 运行前,明确关系项目成败的关键利益相关者有哪些?哪些个人和机构需要一 开始就参与到项目的策划中来,让他们明确在未来项目执行中的职责和作用; 哪些相互影响是项目的潜在风险,需要提前做好准备,并在项目实施过程中 监测风险的大小和变化情况。例如,项目策划可能提出要支持某学校编制一 本生物多样性保护校本教材,如果该学校一开始就没有参与策划,很可能没 有意愿或没有能力来编制和使用此教材。此外,如果当地教育局有可能已经 在编制类似的教师和学生用书的话,到项目后期才联系教育部门或知道此事, 项目资源就可能因此被浪费。利益相关者分析方法可连同 SWOT 法共同帮助 项目顺利开展和实施。 图 18 利益相关者分析表

图 19 利益相关者分析网格 ( 摘自 http://www.panda.org/standards/ 1_1_stakeholder_analysis _11_01_05.pdf)

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练习 5 相关利益者分析练习

1. 选择一个你的项目 2. 列出所有可能的利益相关者 3. 排列在网格中 4. 讨论他们与项目之间的关系

这个练习虽然会抛出一个大而复杂的利益相关者图表,但这对于更好地认 识他们在项目中的真正作用很有帮助。在有些情况下,一些重要的利益相关者 可能由于难合作而被排除在外,或某些重要人员可能被忽略。理想状况下,这 种练习应该在项目运行前与利益相关者们共同进行。那样的话,所有相关联利 益者将更容易被确定,其与项目的关系也更明朗更准确。 2.5 风险评估及减缓措施 风险评估即衡量某个风险变为现实的可能性。它是前期策划一个项目的基 本环节,可以显示你是否已充分掌握了项目可能存在的风险并作好了应对。 4 个关键问题

●什么风险——如果它成为现实,如何识别?

发生的可能性有多高——高、中或低? 对项目的影响有多大——严重、中度或轻微? ● 什么样的迹象或触发点我们须留心注意? ● ●

图 20 风险评估表 1

这是一个下文练习用的基础风险评估表,风险可根据评估结果分成可接受 的绿色风险和不可接受的红色风险)。黄色风险指即使措施有效到位、风险被 最小化,也仅能维持项目继续开展下去。

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高可能性 高度影响

低可能性 高度影响

高可能性 轻度影响

某时你需要做一个关于风险是否能够被接受的评估: 图 21 风险评估表 2

此方法可应用于许多事情,从小型物种调查项目到大型企业的管理架构。 图 22 大型石油公司的风险评估表

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一旦风险评估完成后,你要考虑:a)是否继续 b) 如果继续, 如何减缓风险: ●避免风险——例如若成本大于收益,你也许该拒绝签订合同 ●降低风险——例如采取减缓措施

●风险保护——例如,对可能发生的特殊事件投保

●风险管理——例如,签订书面协议,对有可能出现的分歧进

行约定

●风险转移——将项目中某项难开展的工作转交给本领域经验更丰富的另

一组织

最好在项目前期就制定一份风险记录或日志,列出所有已确定的风险, 评估每一种风险发生的概率及影响,及一旦当这些风险转变为现实后的应急 计划。 练习 6 风险评估练习 风险评估 用 10 分钟时间将一个跨境长臂猿保护项目的各项风险填入 3X3 的风险评估 表中 a) 合作伙伴人员更换 b) 资助者所承诺的资金被取消 c) 国家间外交关系恶化 d) 长臂猿对项目人员的致命袭击 e) 项目人员患重大疾病(如疟疾) f) 项目没有按期完成 g) 当地社区不感兴趣 h) 项目人员以间谍的名义被逮捕 然后以组为单位讨论采取什么行动能够降低风险

虽然大多数培训者都能做对,但这个练习的关键是:需要预先想到所有 的可能性。这个练习可能会提醒培训者一些之前一直被忽略的风险,也有可 以让他们对风险进行更广泛的思考。 在对 ECBP 重庆项目办的培训中,这个练习曾引发过一场后续的讨论, 内容是项目办过去在遇到合作伙伴或自身人员变换时遇到的问题。

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2.6 项目周期的监测与评估 什么是监测? ●监测是在整个项目周期中对活动、产出、预算、风险、假设条件等因素 进行定期的观察和记录,是例行的收集项目实施信息的过程; ●监测需要有明确的目的和系统的方法,其最终目的是了解项目的进展如 何,是否达到预期的产出? ●通过监测还可将项目进展信息反馈给项目的出资方、执行方以及受益方; 监测结果有助于改善项目实施情况。 监测的目的 : ●监测对项目策划和实施都非常重要; ●这就好比在骑车过程中不断观察周边环境,以便及时调整方向确保不走 错路; ●监测结果可用于: 帮助分析目标群体(如社区)和项目的现状; 确定项目的人力和资金投入是否被很好地利用; 确定目标群体及项目所存在的问题并寻找出解决方法; 确保合适的人在合适的时间开展合适的项目活动; 将某个项目的经验和教训推广运用到其他项目中去; 确定项目的策划方案是否是解决当前问题的最佳方案。 案例:2008-2009 年 ECBP 重庆项目城口县示范村可持续替代生计项目的监测指 标及结果 项目目的:通过鼓励社区养蜂,发展替代生计,达到非木材林产品的可持续利用 监测指标 单位 2008.6 2009.10 变化的原因等 1

养 ( 中 ) 蜂户数

2

( 中 ) 蜂糖的产 量和质量

3

( 中 ) 蜂蜜收购 的价格

RMB

5

意蜂的养殖数量

7

112

320

20000 公斤,平均 17Kg/ 箱,50000 公斤,平均 23Kg/ 箱, Kg/ 年 质量优 质量优 . 通过欧盟项目实施,养蜂专 业合作社和互助奖资金协会 的成立,大力发展养蜂业, 接受了养蜂培训 养蜂户数因此增加 / 学会了技术的 人数 40 人 /12 人 100 人 /80 人;新增 50 人次 人数

4

6

20

户数

接受过生物多样 性宣传教育的培 人 / 次 训人次 了解欧盟项目的 人数 村民数量

8

挖药的人数、采 集量和采药方式

9

村规民约相关条 款的遵循和改进

批量收购价 20 元 /Kg, 零 批量收购价 24 元 /Kg, 零售 售价 26 元 /Kg, 户均收入 价 30 元 /Kg, 户均收入 8000 5000 元 元 -10000 万 . 意蜂为外来物种,对中蜂及 生物多样性有着严重的威胁, 并且意蜂蜜质量,口味差, 因此养殖数量减少

70

40

300 人 / 次

600 人 / 次

随机取样

150 人

1000 人

随机取样

采集方式发生改变,量减 粗放型采集,采后不回填, 少,注重回填,本村有 130 本村村民及外村村民都上 人上山采药,主要种类有 山采,品种不限,有啥采 天麻、重楼、五味子、等 ( 老 啥,人数无法统计 百姓已自己种植黄连 10 亩 ) 制定了相关的村规民约 , 特 有村规民约 , 但对生物多 别是针对生物多样性的保 样性保护没有细致的规定 护方面作了大量约定 ,

由于养蜂和中草药种植(替 代生计)的发展,许多人忙 于生计而不再上山挖药。 村民保护意识有了显著提高


监测的过程: 监测目标和指标的确定以及监测的具体实施,最好要让与项目相关的关键 利益相关者(尤其是目标群体)都参与进来; 监测的指标必须要符合 SMART 原则,才能准确反映项目的进展和成效。 监测有时看起来似乎是与项目不相关且耗时耗力的,但如果不监测,如何 能展示活动的成效,从经验和教训中学习,并对项目管理及时进行调整呢? 什么是评估? ●评估与监测不同,却又紧密相关。 ●评估是一个价值判断的过程,评判针对预期的目标,项目取得了什么成 效。它也因此有别于监测,后者指的是观察以及记录和报告观察结果。 评估的目的: ●评估可确定阻碍项目发展的限制性因素及瓶颈。在此基础上,我们才能 去寻找解决问题的办法; ●评估还能让项目策划者和实施者了解项目的直接及间接受益者的实际收 益与损失。例如,一个泉水保护项目,重在评估取用泉水者的收益以及受影响 者的损失(如因取水而浪费的土地和破坏的农作物)哪个更大; ●评估对于总结项目实施的经验和教训,以作为其他项目策划和实施的借 鉴是必不可少的; ●评估应最终提供一个清晰全面的结果:项目及其开展的活动在多大程度 上实现了预期的目标(目标在一开始就应该符合 SMART 原则,否则将难以评 估)。 评估过程: 我们应该也能够做到,在项目执���前、执行中及项目完成后分别进行评估。 ●在项目执行前,做评估是为了: 对本底状况进行评价,以便过一段时间后,能就项目对目标群体(如 社区居民)可能产生的影响进行评估; 帮助确定项目应该如何实施。 ●在项目执行中,评估应该是: 一个持续的过程,并在所有项目活动中进行。(如在一次培训课程 结束后,通过问卷调查了解培训的效果)。这能使项目策划和实施者根据 不断变化的外部环境,不断回顾和调整项目的策略,从而达到预期的目标。 ●项目完成后,它可以帮助我们回顾整个项目的策划和实施过程以及最终 的结果以: 确定项目实施过程中遇到的瓶颈及限制性因素; 确定项目的实际收益以及受益的人数; 总结项目经验和教训,以为其他项目借鉴; 确定项目及其开展的活动在多大程度上实现了预期的目标。

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与出资方的沟通

3.1 语言能力 许多国家的出资方,都需要申请者递交英文的申请表和项目建议书。记住, 一个资助者不会因为你的英语水平而拒绝你的申请或报告。但是,或许你会因 此不能恰当地表达你的意图并显示出你有能力达到或已达到他们的要求。 练习 7 圆桌翻译

给小组中的每个人一支笔和一张纸。 一开始,培训老师先将一句与保护相关的话(中文或英文)写在纸上并 传递给桌上的第一个人,让他翻译后把译文写在自己的纸条上并传递给第二 个人。第二个人再将自己的翻译传递给下一个人,以此方式继续,直至结果 重新传回第一个人为止。 对比所有指标上的译文,讨论这句话的含义是如何变化的。

以下是经常被写错的英文词语: ● Research 而不是 Researches ● Fish 而不是 fishes ● Early warning 而不是 pre-warning ● Ecosystem 而不是 eco-environment ● Species richness 而不是 rich species ● Wild crop relatives 而不是 wild kin plant resources ● Biodiversity impact assessments 而不是 biodiversity impacts assessment ● Traditional livelihoods 而不是 backward livelihoods 你应该重点关注哪些地方的英文表达? 项目建议书: ●项目背景介绍 ●总目标和具体目标 项目进展报告: ●针对计划要做的,你已做了什么 ●针对目标,清晰阐述实际的进展 ●后续打算做什么 提示: ●英文表达要短而精炼; ●阅读英文文章,了解一些关键术语的表达并学会如何使用它们(如 知识产权 的英文是 intellectual property rights); ●出现物种名时,需标注其拉丁名,拉丁文的双命名法可以避免混淆; ●如果有可能,让以英语为母语的人帮你检查一遍; ●英文翻译软件能起一定的帮助,但千万别假定其结果都是正确的 。

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练习 8 翻译练习

下面所列的是摘自《重庆生物多样性策略与行动计划》第三章的中文原 文以及三篇不同的翻译稿。 让参与培训者参照原文及翻译稿 2 和 3,找出翻译稿 3 中的问题,然后 将翻译稿 4 作为一个例子给予对照。最后让他们思考和讨论,翻译和英文表 达中最容易犯的错误有哪些? 1) 中文原文: 自改革开放以来,全市重点实施的天然林保护、退耕还林以及自然保护 区建设等工程,已使局部区域的生物多样性得到一定程度的恢复,但从整体 上来看,生物多样性减少的趋势并未得到遏制和根本扭转。在生态系统层面 上,全市生态系统仍在退化,各类生态服务功能则在持续衰退。在物种层面 上,虽然有些物种的数量及栖息地有所恢复,但重庆市大部分野生动植物的 种群数量仍在减少,濒危动植物的数量继续增加、濒危程度总体上还在加剧; 物种的栖息地也在进一步减少、质量进一步下降、破碎化程度加剧。而在遗 传基因层面,重庆市的各类遗传资源虽然丧失的速度有所减缓但减少的趋势 依旧。 造成以上这些现象的原因错综复杂,本 BSAP 将从生物多样性保护面临 的问题出发,逐层分析其主要原因,找寻问题背后的根源所在(表 3-1), 并在此基础之上提出解决这些问题、遏制生物多样性的减少所应采取的策略 及行动。 2) 翻译软件的译文: Since the reform and opening up, the city's focus on the implementation of the protection of natural forests, returning farmland to forest and nature reserve construction projects, local area has made a certain degree of biological diversity in the recovery, but the overall point of view, loss of biodiversity The trend has not been checked and fundamentally reversed. At the ecosystem level, the city's ecological system is still degraded, all types of ecosystem services in the continuing recession. At the species level, although some number of species and their habitat has been restored, but most of the city of Chongqing wildlife populations are being reduced, the number of endangered animals and plants continued to increase, also increasing overall endangered; species habitats are further reduced, the quality of further decline in the degree of fragmentation increased. In the genetic level, Chongqing City, the loss of various types of genetic resources, although the rate of decline has slowed, but still. Caused by these reasons are complex phenomena, the BSAP will be the problems facing biodiversity conservation proceeding, by layer

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analysis of the main reasons, to find the root cause behind the problem (Table 3-1), and on this basis propose solutions to these problems, and curb the decrease of biodiversity strategies and action to be taken. 3) 某翻译的译文: Since 1978, with the implementation of ecological protection projects, such as Natural Forest Protection, Returning Farmland to Forest, and the establishment of nature reserves, biodiversity in some parts of Chongqing area has started to recover. However, the overall trend of declining biodiversity has not been controlled. From the perspective of ecosystems, ecosystems in Chongqing are still deteriorating, as are ecosystem services. Though some species have seen recovery in terms of quantity and habitat, most wild animals and plants in Chongqing are decreasing in number; the number of endangered species is increasing and the threats are generally getting worse with the loss and fragmentation of habitats, and degradation of habitat quality. The rate of loss of genetic resources has slowed, but there is still a negative trend. The causes of this are complicated. Starting with the problems faced by biodiversity conservation, this BSAP aims to analyze the major causes layer by layer, looking for the roots of these issues (see table 3-1), in order to propose strategies and actions that should be adopted to settle these issues and control the loss of biodiversity. 4) 以英文为母语者的翻译 Since 1978, biodiversity in some parts of Chongqing area has started to recover. This has been in part due to the implementation of ecological protection projects such as “Natural Forest Protection” and “Grain to Green”, along with the establishment of nature reserves. Some species are also seeing recovery, but overall, the trend is for a decrease in the number of species and the availability of habitat, as well as an increase in the degradation of habitat quality. The rate of loss of genetic resources has slowed, but there is still a negative trend. The causes of this are complicated. This BSAP aims to systematically analyze the major causes, starting with the problems facing Chongqing’s biodiversity (see table 3-1), in order to propose strategies and actions that should be adopted to control the loss of biodiversity.

3.2 沟通和影响能力 在项目策划和实施过程中,管理人员都需要经常性的与出资方及其他利益 相关者(如合作伙伴、主管部门、专家等)进行有效的沟通,报告工作的进展

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和成效,表达自己的观点,消除误解,解决可能存在的分歧,说 服和影响他人。因此,沟通的技巧和能力非常重要: ●做好充分的准备; ●确定你的听众或读者是谁,了解他们的需求,并根据听众或 读者的需求,调整你谈话和报告的内容、方式甚至场地; ●报告的文字要简洁,避免重复,前后术语尽量保持一致,缩 写需要事先说明; ●图片、图表和视频可以帮助你更直观的表达你的观点; ●积极的去影响他人,而不是告诉别人该怎么做或强迫他人接 受你的观点; ●保持自信和乐观,并愿意倾听对方的意见和立场; ●积极主动的去消除误会和解决分歧 3.3 撰写项目建议书 多数资金的申请过程都包括如下步骤: 3.3.1. 资助者正式对外公布“申请要求”: 英文为 call for proposal 或 call for application,其中会说明资助者的 具体要求,包括申请的截止日期、资助的领域、资助的金额、申请人的条件等。 图 23 GEF 小额赠款项目申请清单 你是小额赠款项目参与国的非政府组织 / 以社区为基础的组织吗? 点击此处将获得小额赠款项目参与国名单 是 的 申请的工作地点及工作内容是否与全球环境基金实施的项目相符合? 点击此处将获得全球环境基金的实施地名单 是 的 你的组织是: a) 一个非政府组织 b) 一个以社区为基础的组织 c) 一个草根组织 是 的 你有资格从小额赠款项目申请资金

3.3.2. 初期的项目概念书 ●英文为 Project Concept Notes (PCNs)、Project Information Notes (PINs) 或 project identification form (PIF),是一个简单说明项目大致框架 的文件; ●有些资助者会要求申请者先递交 PCN,初步判断策划的这个项目是否 符合要求,通过了才让申请者递交更详细、更正式的项目建议书; ●有些申请项目的机构在递交项目建议书前会要求项目策划者做 PCN, 以初步判断策划的该项目是否符合机构内部的要求。

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练习 9 研究资金申请表

让受培训人员事先在网络上搜索他们所知的资助者所要求的项目概念 书。然后在下次培训课上展示这些 PCN,比较这些 PCN 的相同与不同之处, 然后讨论资助者一般都有什么共同的要求,为什么? 这是一个目的非常明确的练习,可帮助他们熟悉申请表,同时还可以帮 助他们发现网络上新的资金来源。

3.3.3. 之后完整的申请 一份好的项目建议书应该怎样写: ●符合出资方的所有要求(在相应的框中打钩); ●目标符合 SMART 原则; ●有实现目标的策略; ●了解你可能会遇到的问题; ●合理的人员安排,表明有足够的人力和能力来顺利完成项目; ●合适的合作伙伴; ●预算合理(不仅对于所做的活动而言,对资助者来说也要合理)。 你能做什么: ●向过去递交过项目建议书的人取经; ●如果你与资助者之间有联系,那么不断提出问题并争取能让资助者在正 式审阅前先看看你的项目建议书; ●所有的资金申请表都有指导性说明,明确了申请的资格和要求。你在申 请书或项目建议书中要尽量使用资助者的语言,以表明你符合他们的标准 (例如“乡村能力建设”或“应对气候变化”)。仔细阅读申请表或申请 要求,如果你的项目符合这些要求,请确认你还使用了正确的术语; ●一些资金申请表或建议书由电脑软件自动阅读,所以请确认你的书写格 式正确,否则你的申请书很可能在资助者阅读之前就被拒了; ●不要把项目建议书投给一个不合适的资助者。 练习 10 策划项目

将受培训人员分成两组: 在三十分钟内,每组策划一个生计替代项目,做出简单的项目 建议书(只需一个想法和一些关键点)。例如:将食物和动物粪便 转换为生物燃料,或推广养蜂减少社区对野生中草药资源依赖。 每个小组向另一组汇报策划的项目并接受提问,“出资方”对 策划项目进行评估,确定是否给予资助以及资助的具体金额(可发 给每组同等数量的金币巧克力作为“资金”,每个金币代表 1 万人 民币)。

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●通过小组轮流汇报和提问,两个小组都有机会去体会资助者和申请者分别是怎样思考

的; ●从资助者的角度,更容易看出一个项目的优势与劣势,以及是否具有可行性; ●从申请者的角度,更能体会到一个项目建议书该如何策划和表达才能打动资助者;在

对 ECBP 重庆项目办的培训中,两个小组的表达都很直接,策划的项目也都经过了很好 的思考和阐述。“出资方”都很高兴的同意资助对方的项目,尽管他们同时也附加了某 些条件!

3.4 报告

当给资助者报告项目进展时,确保: ●按照他们要求的格式撰写报告(如有可能, 设计你自己的内部报告格式,以便于向不同 的资助者以及内部的合作伙伴汇报项目进展 和成果) ●针对所有的目标和指标(包括进度和效果指 标)汇报进展。即使没有任何新的进展或项 目进度有所延迟,你最好也要如实告诉出资 方,获得他们的理解甚至帮助。如果不交任 何报告,那么出资方则无论如何都会假设最 坏的情况。 ●试着从资助者的角度去看报告。记住在桌子 的另一端有一个和你一样也要向其负责人汇 报这个项目进展的人。

练习 11 撰写项目报告 项目进展报告 1. 基本信息 项目名称 项目实施时间 2. 项目描述 ( 具体目标 ) 请用文字简单(1-2 行)说明项目所要达到的具体目标(最多三个) 目标 1: 目标 2: 目标 3: 3. 活动进展 请用 1-2 行文字简单说明每个目标的进展 目标 1: 进展:提前 / 正常 / 稍有延迟 / 延迟很多 4. 简要评估项目的总体进展 (3 行 )

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将受培训的人员分成两组,各自选择一个项目按上面的格式撰写项目进展 报告,然后向另一组汇报项目进展,另一组则扮演“出资方”进行提问。两组 轮流扮演“汇报方”和“出资方”,之后共同交流心得。 在练习中由于面对面的交流,“出资方”可能会提出很多让“汇报方”觉 得为难的问题,而“汇报方”则可能会拼命为自己辩解。受培训者可以从中体 会到,清晰准确的表达非常重要,而且“出资方”对项目的背景信息了解的越 多,提出的问题也会越少。因此,在项目的实施过程中,及时并经常性的与出 资方进行沟通和交流非常重要,这可以让出资方更了解项目,对项目报告的质 疑也越少。

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协调能力

4.1 自我管理 在对 ECBP 重庆项目办的培训中,我们采用了 Myers-Briggs 性格分类法 对各参加者的个性进行了了解。这个方法的中英文版在网上很容易找到,它能 让你了解到你属于哪一种管理风格。在你的团队中开展此项练习可以让其他人 意识到,为何你在某些情况下会采取某些方式来处理问题。 Myers-Briggs 人格指标是 19 世纪 40 年代一对母女迈尔斯和布里格斯在 荣格的心理学类型理论的基础上发明出来的,其中包括了 100 道问题,要求 受试者回答各种情况下的行为反应或感觉。它将人依据下列几种特性进行区分: 图 24 MBTI 指标

例如,在 2010 年 10 月的研讨会期间,我们发现 了以下的人格类型: 答案将人划分成以下 16 种不同的人格特质(见图 25)。举例来说,测验

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结果为 ENTP 的人(外向、直觉、思考、认知)是凡事概念化的人。这样的人 对很多的事情都很擅长,能够快速聪明地解决问题,可是也很可能忽略一些例 行性的工作。 图 25 MBTI 指标类型结果及属于此类型的名人 ESTJ- 监督人

ISTJ- 检察者

Colin Powell

Queen Elizabeth II Leonid Brezhnev

George Bush

Joseph Stalin

Harry S。Truman

George Washington

Mother Teresa

Queen Elizabeth I

Woodrow Wilson

ESTP- 推动者

ISTP- 操作者

ESFP- 执行者

ISFP- 作曲家

Winston Churchill

Amelia

“Magic” Johnson

Paul Gaugin

Hug Hefner

Clint Eastwood

Elvis Presley

Wolfgang Mozart

Ernest Hemingway

Charles Lindbergh

Elizabeth Taylor

Barbra Streisand

ENFJ- 老师

INFJ- 顾问

ENFP- 战士

INFP- 医疗师

Mikhail Gorbachev

Emily Dickenson

Charlotte Bronte

Emily Bronte

Vladimir Lenin

Eleanor Roosevelt

Thomas Paine

Albert Schweitzer

INTJ- 智多星

ENTP- 发明家

INTP- 建筑师

Napoleon Bonaparte Peter the Great

Walt Disney

Marie Curie

Bill gates

Tomas Jefferson

Steve Jobs

Albert Einstein

Margaret Thatcher

Fredrich Nietzsche

Earhart

ESFJ- 供应者

ISFJ- 保护者

Margaret Mead ENTJ- 动员者

Myers-Briggs 人格指标不可以也不应该用来评判一个人。它应该是增进 员工自我认知的工具。支持此测试方法的人认为,这种自我意识的增加可以带 来较为畅通的沟通。 请记住这仅仅是一个非常粗略的测试,我们每个人都是独特的,而且也在 不断的发展和变化中。这个练习的真正用途是去领会团队中的每个成员都是不 同的,对待很多问题的观点和想法也不一样。我们要学会去欣赏每个人的优点, 接受别人会与自己有不同的看法,并通过主动的交流和沟通去解决分歧。 这个练习可以帮助受培训人员去思考,在项目日常管理中若与项目团队成 员、项目合作伙伴或关键利益相关者在遇到分歧时,该如何去看待和解决分歧。 4.2 管理他人 冲突绘图是一个很有用的工具,可以帮助我们找出在管理利益相关者时问 题可能出在哪? ●可以用来确定谁卷入了什么样的冲突? ●可以在冲突进一步升级前确定问题的关键在哪里?

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图 26 冲突进展图

冲突往往从很小的不舒服开始逐步升级,最后演变为一场危机。因此,越 早发现和解决冲突越好。 冲突作图可以帮助我们确定所有与冲突或问题相关的个人、合作伙伴或利 益相关者,并了解他们所关心的利益及诉求。 图 27 冲突绘图 A组 他们担心什么? 他们希望发生什 么?

E组 他们担心什么? 他们希望发生什 么?

D组 他们担心什么? 他们希望发生什 么?

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问题

B 组 他们担心什么? 他们希望发生什 么?

C 组 他们担心什么? 他们希望发生什 么?


练习 12 冲突绘图 思考你在自己的项目中发现了什么冲突? 分小组,每组挑选一个冲突进行分析。 试着确定受这个问题影响的所有人。 试着写下这些人每个人最关心的两件事情及两个从他们角度出发的解决方 案。 向其他组展示你所在组的发现。 [ 额外练习:挑选其中一组的结果作为案例,每个小组分别扮演受其中问题 影响的一个角色。每组轮流提出自己最关心的问题及诉求,并从各自的角度 出发来讨论问题和冲突。

这个练习能让参与者站在其他人的角度和立场上思考问题。这个方法有助 于把复杂的问题提出来,而不是直接纠缠于问题本身,并且有助于在问题变得 过于复杂前解决它。

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附录 I 延伸阅读 Bibby, C.J. and Alder, C. (eds) 2003 The Conservation Project Manual, BP Conservation Programme, Cambridge, UK [ 中文版为 FFI 翻译的《保 护项目管理手册》] The Conservation Measures Partnership Open Standards for the Practice of Conservation Version 2.0, 2007. www.conservationmeasures.org BOND guide to Logical Framework Analysis (Guidance Note No.4) 2003. www.bond.org.uk AusGuideline 3.3 The Logical Framework Approach. 2005 www.Ausaid.gov.au Jackson, B. 1997 Designing Projects and Project Evaluations Using The Logical Framework Approach IUCN Monitoring and Evaluation Initiative. WWF-US Global Support. 2007. Delivering Large-scale Conservation Results: WWF Program Management Standards for Ecoregions and Large Programs.

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中国 - 欧盟生物多样性项目 EU-China Biodiversity Programme,ECBP 这是目前欧盟资助的最大规模的海外生物多 样性保护项目。

重庆市环境保护局 Chongqing Municipal Environmental Protection Bureau, CEPB 是 ECBP 重庆示范项目的执行机构,具体实 施、协调与质量控制由自然生态处负责。

野生动植物保护国际 Fauna & Flora International,FFI 是 ECBP 重庆示范项目的唯一合作伙伴,具 体负责项目日常管理及提供技术支持。


Conservation Project Management Manual_In Chinese