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ARCHIVOS DIGITALES GENERALIDADES

YURY YASLEIDI GIRON GUALDRON GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ FERNANDO ENRRIQUE CANO RUIZ ELMER FRANCISCO TRUJILLO RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLÓGIA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ 2014 ARCHIVOS DIGITALES


GENERALIDADES

YURY YASLEIDI GIRON GUALDRON GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ FERNANDO ENRRIQUE CANO RUIZ ELMER FRANCISCO TRUJILLO RODRIGUEZ GRUPO 01

TUTOR: YILBERTH ANDRES MARTINEZ CASTILLO INGENIERO DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLÓGIA Y ARCHIVÍSTICA ARCHIVOS DIGITALES BOGOTÁ 2014


TABLA DE CONTENIDO


INTRODUCCIÓN

Como preámbulo al desarrollo de la asignatura “Archivos Digitales”, desglosaremos en este trabajo algunos conceptos generales que nos conducirán a la concreta interpretación de la temática a tratar. Inicialmente definiremos archivo digital como aquel documento que es producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de sus actividades, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica; que se conserva y trasmite también mediante los medios electrónicos, en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. Tomando como referencia la definición anterior, y en el entendido de que las colecciones digitales actuales suelen estar formadas por datos cuya duración e interés social e intelectual es mayor. Podemos exponer que esta selección debe tener como soporte una política de preservación bien definida económicamente, y debe ser supervisada junto con los documentos a salvaguardar. Hoy en día gozamos de una cantidad innumerable de métodos digitales que nos permiten almacenar información de todo tipo, el problema existente es que las tecnologías avanzan demasiado rápido lo que hace que la gran parte de estos formatos, soportes digitales, software y hardware queden obsoletos en poco tiempo sumando a todo ello la incompatibilidad de los nuevos sistemas con los antiguos. Este hecho aviva una gran necesidad en la sociedad: no perder la información almacenada durante años. Por ello, con los Archivos Digitales, se buscan soluciones que permitan el acceso a todos los materiales digitales almacenados, y que nos asegure su visualización, recuperación y utilización; siendo fáciles de realizar y que satisfagan a un gran número de usuarios.


OBJETIVO GENERAL

Elaborar un documento de conceptualización básica donde se definan las diferentes unidades de información, (bibliotecas y archivos) para comprender los aspectos relacionados con los Archivos digitales para llevar a cabo la automatización de sus servicios, procesos y actividades, en la asignatura Archivos Digitales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Definir los aspectos básicos de los archivos y las bibliotecas.  Identificar los aspectos más característicos de los archivos y las bibliotecas.  Aprender a diferenciar los centros de archivos de las bibliotecas.  Conceptualizar sobre los documentos digitales.  Identificar las características de los archivos digitales  Diferenciar entre archivos tradicionales y archivos digitales.


1. DEFINICIÓN DE ARCHIVOS Archivo procede del latín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. Se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la expuesta en la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo). Por su parte el Archivo General de la Nación (Colombia), a través de la Ley 594 de 2000, en su artículo tercero lo define como: “Un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”. Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente. La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de información son conocidos como archivos. Algunos países como el nuestro cuentan con Archivos Generales, que albergan de una forma organizada información con respecto a la historia y la cultura de


sus pueblos. En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de conservar y ayudar a la restauración de la documentación con la que cuentan. Otro uso del término que con el tiempo va cobrando mayor importancia se aplica en el campo de la informática, donde se llama “archivo” al elemento de información compuesto por una suma de registros (combinaciones de bytes). Llevan este nombre por ser los equivalentes digitalizados de los archivos antes descriptos. Tanto es así que muchos de los archivos “en papel” se están actualmente digitalizando, para reducir su tamaño físico y facilitar su organización y búsqueda. Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común: 1.1 Características Nombre: cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación. Extensión: los archivos llevan una extensión opcional, que muchas veces indica su formato. Tamaño: como se dijo, están compuestos por una serie de bytes que determinan su tamaño. Puede alcanzar kilobytes, megabytes, gigabytes. Descripción: además del nombre y la extensión, suelen tener otras características. Dentro de estas características puede aparecer la protección del archivo, lo que significa el permiso limitado para la lectura o modificación. Ubicación: todos los archivos pertenecen a determinado lugar en la computadora (o circunstancialmente fuera de ella), el llamado espacio de almacenamiento. La mayoría se encuentran almacenados en discos rígidos, que están ordenados. Jerárquicamente en carpetas y subcarpetas. Existe necesariamente una ruta de acceso hacia ese lugar, que comienza con el disco al que se hace referencia (C:, D:).


Formato: el modo en que el archivo será interpretado depende de su formato, entre los que están los formatos de texto, ejecutable, de datos, de imagen, de audio, de video, entre muchísimos otros. La forma en la que las computadoras organizan los archivos suelen llamarse sistemas de archivos y dependen del sistema operativo con el que se esté trabajando. Los archivos pueden ser ejecutables o no ejecutables, según si funcionan en sí mismos (como puede ser un juego de PC) o si necesitan de otra aplicación que los cargue (como un documento de Word).

2. DEFINICION DE BIBLIOTECAS

Etimológicamente la palabra “Biblioteca” proviene del latín bibliothēca, que a su vez deriva del griego βιβλιοθήκη ('bibliothēke'), se compone por las palabras ('biblíon' «libro») y ('théke' «armario, caja»). Es decir, hacía referencia al lugar donde los libros eran guardados. Inicialmente, estos libros eran rollos de papiro; ya que el formato librario más común en la actualidad en el mundo greco-latino era denominado codex.

Las bibliotecas se definen como centros de información, actualizada y organizada para el alcance de las personas, la cual contiene libros, publicaciones periódicas, revistas y materiales gráficos destinados a servir a un público según sus necesidades (investigación, educación y esparcimiento), sin embargo las bibliotecas en la actualidad se han transformado en espacios donde no solamente puedes encontrar libros sino también información en otros soportes y conexión a Internet para utilizarla como recurso informativo los dos medios de información se complementan ampliando el conocimiento y el progreso intelectual de toda sociedad.

3. DIFERENCIA ENTRE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS


Definiendo el archivo como el lugar donde se gestiona y conservan los documentos procedentes de la actividad de una organización tanto pública como privada. Ya la biblioteca como el organismo encargado de administrar, mantener, actualizarlas y facilitar el uso de una colección de material de información organizada para que pueda acceder a ella un grupo de usuarios, se establece a continuación una diferencia entre estas dos teniendo en cuenta los factores clave que tienen en común y que las diferencian significativamente. ARCHIVO Fondo (material)

BIBLIOTECA

Dan fe o constancia de un hecho.

Surgen por la actividad de una persona o entidad. •

En general no nacen con el fin de transmitir conocimientos.

Documentos con carácter informativo. Materiales en distintos soportes: Libros, revistas, periódicos, bases de datos, boletines de sumarios, etc. •

Suministran información en estado “bruto” como fuentes primarias. Usuarios

Principalmente investigadores, tanto internos como externos.

Incluye todo tipo de usuarios activos que buscan información. •

Sin distinción sexo, o condición Servicios

No hay préstamo.

Ponen la documentación a disposición de la empresa que los genera así como también al resto de los usuarios. •

Organizació

Ofrecen consulta en sala.

Es

muy

importante

la

Consulta en préstamo externo.

de

edad,

sala

y

Servicios de información bibliográfica y servicio de referencia. •

Formación de usuarios.

Actividades culturales.

Animación a la lectura.

Descripción del material es


n/ Descripción

descripción del documento.

Crecimiento

Recoge el tipo de documento que es (factura, notificación, documento bancario, etc.) y la información que contiene. No necesita presupuesto para que se formen, ya que el volumen dependerá de la gestión de la institución productora de la que depende el archivo.

superficial (título, autor, editorial, edición, fecha, etc.)

Para enriquecer el acervo bibliográfico se requiere de un presupuesto económico establecido.

4. LOS DOCUMENTOS DIGITALES Se habla de documento para referirse a cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación.

Cualquier

soporte

que

permita,

simultáneamente,

multiplicar

ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo. Con lo anterior se afirma que son documentos, los libros, las revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido grabado como discos, cintas, cartuchos o cassetes. Son documentos -unidades significativas de información registrada- sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros. De acuerdo a lo anterior, cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un


documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD-ROM o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra. Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0” ,señal negativa, y “1” ,señal positiva.


DOCUMENTOS DIGITALES PREGUNTE POR CONTENIDOS, INGRESE COMENTARIOS, MODIFIQUE O AGREGUE CONTENIDOS.

REACCIONA ANTE EXIGENCIAS DEL LECTOR.

ES UN CONJUNTO DE INFORMACIÓN QUE SE REGISTRA Y SE CONSERVA EN LENGUAJE DIGITAL.

PERMITE QUE EL USUARIO CARÁCTER INTERACTIVO

ES DECIR QUE PUEDE SER CAPTURADA, ALMACENADA, ANALIZADA, DISTRIBUIDA Y PRESENTADA POR MEDIO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS

SE CARACTERIZAN POR:

CARÁCTER MU LTIMEDIÁTICO

PUEDEN SER:

UN FORMATO QUE PUEDE INTERPRETAR UN ORDENADOR QUE CONSISTE EN SERIES DE UNOS Y CEROS. (CDs, DISCOS DUROS ENTRE OTROS)

FUNCIONALIDAD

COMBINA: FORMAS DE PRESENTAR INFORMACIÓN

CARÁCTER HIPERTEXTUAL

TALES COMO: SONIDO CON IMÁGENES; IMÁGENES CON TEXTO, O LAS TRES COSAS SIMULTÁNEAMENTE

ESTABLECE: RELACIONES ENTRE UNA PALABRA, O UNA FRASE QUE APAREZCA EN UN LUGAR PÁRRAFO, PÁGINA O SECCIÓN- CON OTRA PALABRA O FRASE EN OTRO LUGAR DEL DOCUMENTO

CARÁCTER “OMNIACCESIBLE”

PUEDE SER: ACCEDIDOS DESDE CUALQUIER SITIO WEB, SIN IMPORTAR LA UBICACIÓN SI ESTÁN EN UN MEDIO CONECTADO EN RED CON INTERNET.

MUTABILIDAD E

ES FÁCIL PUBLICARLO, ES IGUALMENTE FÁCIL SACARLO DE CIRCULACIÓN. ES DECIR TIENEN UNA VIDA “VOLÁTIL”

“ VOLÁTILIDAD”

IMPRESOS DIGITALIZADOS

DIGITALES PARA IMPRIMIR

DIG ITALES MULTIMEDIÁTICOS

FORMATOS

IDENTIDAD EN EL MISMO MEDIO EN QUE SE PUBLICA: UN MEDIO ELECTRÓNICO. ESTO FACILITA EFECTUAR CAMBIOS EN ÉL Y SE PRODUCE: MEJORADOS A MENUDO, POR CARÁCTER ESO SE DICE QUE TIENEN UNA “MUTABLE” GRAN MUTABILIDAD.

ASÍ COMO:

A TRAVES DE

SONIDO O AUDIO

● WAV ● MP3 ● WMA ● OGG ● AMR: ● MIDI:

VIDEO

IMAGEN

● AVI. ● MPG ● WMV ● VOB DVD ● 3GP ● ASF ● DVD: ● MOV Mac

JPG – JPEG BPM PNG GIF TGA KML

TOMADO: DOCUMENTOS DIGITALES ; [en línea] [Fecha de consulta: 18 de Febrero de 2014] Disponible: http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html

TEXTO

TXT DOC XDOC PDF PPS o PPT


4.1. Tipos de documentos digitales

Los documentos electrónicos pueden tener un origen diverso: pueden ser originalmente impresos o audiovisuales no digitales, o pueden haber sido creados directamente en medio electrónico. Por otra parte, la condición electrónica del documento en cuestión, genera características relacionadas con el espacio que ocupa y con la versatilidad en las formas mediáticas que el documento puede contener. De acuerdo a estas características de origen y de uso previsto para el documento electrónico, se distinguen aquí los tres tipos que se describen a continuación: digitalizados, digitales para imprimir y multimediáticos.

4.1.1. Impresos Digitalizados

Un documento digital es el resultado de haber procesado con un "scanner" un documento originalmente impreso. Para obtener, de un documento impreso, un documento digital con todas sus características es necesario, una vez procesado con el "scanner", volverlo a procesar con un programa que transforme el código que presenta en forma de imagen las letras y las palabras, en código que represente, electrónicamente, letras y palabras. El resultado será, finalmente, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino como documento textual con todas las posibilidades que su condición digital le otorga.

4.1.2. Digitales para Imprimir

Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico, con programas del tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft, pero con el objetivo de imprimirlo luego. De hecho, un documento elaborado con un programa del tipo "procesador de palabras" tiene las características de un documento digital y podría


también ser consultado en línea, históricamente, estos programas fueron concebidos para substituir a las máquinas de escribir y a las máquinas tipográficas tradicionales; es decir concebidos para facilitar la producción de documentos impresos. En la actualidad se utiliza este tipo de documento electrónico para guardar en medio electrónico y para distribuir información que finalmente se imprimirá, utilizando las capacidades de comunicación global que ofrece Internet.

4.1.3. Digitales Multimediáticos

Además de documentos digitales creados a partir de documentos impresos y de documentos digitales creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio para ser consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las características que les otorga su condición electrónica, especialmente las de "hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una nueva manera de comunicarse. Los documentos digitales propiamente dichos son elaborados con programas especialmente concebidos, tales como "Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", “Director” o “Flash”, de “Macromedia”. Especialmente importantes son los documentos

electrónicos

creados

utilizando

un

lenguaje

que

permite

crear

directamente vínculos de hipertexto, llamado HTML por las siglas de su nombre en inglés.

5. POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

Debemos conservar la información digital porque, representan valores para la cultura y la historia además facilita la disposición para el testimonio oportuno en todos los trámites institucionales, sin embargo se debe estudiar el valor de la información digital desde un punto de vista primario y secundario, teniendo en cuenta criterios que permitan proyectar un periodo de conservación para la defensa de derechos ante posibles acciones administrativas, disciplinarias,


fiscales, civiles, penales y laborales; así como su posible utilidad como fuentes de investigación histórica científica y cultural.

Para garantizar el acceso al conocimiento a través de todos los datos almacenados, asegurando su visualización, recuperación y utilización; siendo fáciles de realizar y que satisfagan a un gran número de usuarios.

Al conservar la información en forma digital se puede ofrecer velocidad y precisión en la búsqueda, gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización. Así como el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora en la intranet como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.

Todos sabemos que las tecnologías modernas se vuelven rápidamente obsoletas el acceso a largo plazo y de forma sostenible a los datos actuales mediante la preservación, es una tarea enorme que como estudiantes, de ciencia de la información, nos corresponde mantenerla y conservarla así como también es tarea de los organismos internacionales, nacionales e instituciones.

Debemos conservar la información digital por su valor Administrativo, legal, jurídico, informativo, cultural e histórico. Así como también por su facilidad de difusión a través de las redes de comunicación (internet).


La conservación digital contribuye con una de las iniciativas del AGN en su campaña de sensibilización denominada “cero papel”, cuya meta es la de garantizar la eficiencia administrativa, los principios del gobierno abierto, la transparencia, y promover las buenas prácticas en el uso del papel, planificación de los sistemas de gestión y control y el adecuado aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

La conservación de la información digital también permite disminuir el volumen físico de la información al almacenarla en discos rígidos, CD’s o memorias USB, lo que disminuye significativamente los costos por almacenamiento en formato papel.

Por ultimo a lo anterior sumamos tres pilares en áreas actuales de investigación y desarrollo:

-

La edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos.

-

La definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos,

-

La normalización y codificación de los instrumentos de descripción.


CONCLUSIONES •

La incorporación de las nuevas tecnologías de la información al mundo bibliotecario ha motivado la aparición de nuevos productos, nuevas actividades y técnicas de transmisión de información y nuevas formas de gestión en los servicios de una biblioteca. Frente a estos avances tecnológicos, cada vez se hace más necesaria la aplicación de herramientas que permitan una mejora en la comunicación y difusión de servicios bibliotecarios y que a su vez ofrezcan la posibilidad de satisfacer mejor las demandas informativas de nuestros clientes.

La gestión de documentos se ha transformado en un término bastante usual en la Sociedad de Información, debido al creciente desarrollo de la información y la generación de contenidos que esto conlleva y su repercusión en las organizaciones que la utilizan cotidianamente. En este nuevo escenario los profesionales de la Información, debemos conocer cuáles son sus diferencias e implicancias, para asistir y organizar esta vastedad de contenidos insertos en los documentos.

Los documentos digitales son una nueva forma de conservar la información, ya que no solo permiten almacenar de manera electrónica documentos de texto, sino que también permiten conservar información sonora o en video, permitiéndole a las futuras generaciones conocer esta historia que se ha conservado.


REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS

Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 del 14 de julio de 2000. En A. G. Nación, Ley General de Archivos (pág. 9). Bogotá. Archivo General de la Nación. (03 de Febrero de 2014). AGN comprometido con la implementación de la Iniciativa Cero Papel en el País. Recuperado el 19 de Febrero de 2014, de http://archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8669 Concepto.de. (2014). Concepto de Archivo. Recuperado el 17 de Febrero de 2014, de Portal Educativo: http://concepto.de/archivo/ Msinfo- Sistemas de Información. (s.f.). Documentos Digitales. Recuperado el 18 de Febrero de 2014, de Definición y caracteristicas: http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html Visbal Romero, N. d. (12 de Diciembre de 2011). Slideshare. Recuperado el 17 de Febrero de 2014, de Analogias y diferencias entre archivos, bibliotecas y centro de documentación: http://www.slideshare.net/noviro/analogas-y-diferencias-entre-archivos-bibliotecas-ycentros-de-informacin

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