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GRUPO LIDERA Calidad y Excelencia a su servicio

CURSO AVANZADO

AUDITORĂ?A HACCP

E-mail: fgonzales@grupolidera.com.pe www.grupolidera.com.pe 1


Tema 3

Planificaci贸n y Actividades de una Auditor铆a


Gestión de una Auditoría  Establecer los objetivos y el alcance del

   

programa de auditoría. Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos. Asegurarse de la implementación del programa de auditoría. Hacer seguimiento y revisar el programa de auditoría. Asegurarse de que se mantienen los registros apropiados del programa de auditoría.


Actividades de una Auditoría Inicio de la Auditoría

Revisión de la Documentación Preparación actividades on-site Actividades de Auditoría on-site Informe de Auditoría Finalización de Auditoría

Seguimiento de la Auditoría


Actividades de una Auditoría Planificación

 Con fines didácticos la

gestión del programa de Auditoría lo dividiremos en las siguientes etapas:

Preparación

Ejecución

Informe

Seguimiento


Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n

Preparaci贸n

Ejecuci贸n

Informe

Seguimiento


Planificación de una Auditoría  Definir los elementos del Sistema HACCP,

los procedimientos y actividades que deben ser auditados.  Especificar las Normas con las que debe cumplir el Sistema HACCP del auditado.  Hay que proporcionar evidencias para demostrar la efectividad del Sistema HACCP del auditado.  Definir los recursos (técnicos y humanos) necesarios para lograr el objetivo propuesto.


Planificación de una Auditoría AUDITORÍA INTERNA FRECUENCIA

Según el grado de madurez del sistema. Según la criticidad del proceso a auditar.

SELECCIÓN DE Personal competente para auditar. AUDITORES No limitarse a una sola área.

CRITERIO

Procedimientos, Normas legales.

ALCANCE

Generalmente, limitadas a un proceso.

DURACIÓN

Normalmente, 1 ó 2 días.


Planificación de una Auditoría AUDITORÍA 2da PARTE FRECUENCIA

Según la necesidad de evaluar el rendimiento del proveedor.

SELECCIÓN DE Igual a la auditoría interna, AUDITORES preferentemente incluir un conocedor del producto o proceso contratado.

CRITERIO

Generalmente, Procedimientos de evaluación / puntuación.

ALCANCE

En relación con el producto o servicio.

DURACIÓN

Variable


Funciones y Responsabilidades Auditor Líder Funciones  Definir los requisitos de cada actividad de la auditoría.  Cumplir con los requisitos aplicables a la auditoría.  Planificar la auditoría, preparar los documentos de trabajo y dar instrucciones al equipo auditor.  Revisar la documentación del Sistema HACCP para determinar su adecuación.  Informar al auditado acerca de las no conformidades.  Informar claramente y sin retrasos indebidos de los resultados de la auditoría.

Responsabilidades  Participar en la elección de los miembros del equipo auditor.  Es el responsable último de toda las fases de la auditoría.  Necesita tener capacidad de gestión, experiencia y autoridad para tomar decisiones.  Preparación del plan de auditoría.  Presentación del equipo auditor ante la dirección de la alta organización auditada.  Presentación del informe de auditoría.


Funciones y Responsabilidades Auditor Funciones  Limitarse  

al

Responsabilidades ámbito

de

la

auditoría. Actuar con objetividad. Recopilar y analizar evidencias objetivas relevantes y suficientes que permitan obtener conclusiones al sistema de la Calidad. Permanecer atentos a cualquier indicación de evidencia que pueda influir en los resultados de la auditoría. Actuar siempre de forma ética.

 Actuar de acuerdo con los  

   

requisitos aplicables. Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoría. Preparar y realizar con eficacia las tareas asignadas. Documentar las observaciones. Realizar informes de los resultados de la auditoría. Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoría. Cooperar y apoyar al jefe del equipo.


Funciones y Responsabilidades Auditado Informa a sus empleados

Coopera con los auditores

Facilita recursos a los auditores

Elige al GuĂ­a FacilitarĂĄ el acceso a instalaciones, evidencias y materiales al auditor


Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n

Preparaci贸n

Ejecuci贸n

Informe

Seguimiento


Preparación de una Auditoría 1. Definición del Equipo Auditor / Auditor Líder. 2. Análisis preliminar de los documentos.  Adecuación a la Norma.  Comprensión del Producto / Proceso.  Última revisión del procedimiento.

3. Análisis de registros de Auditorías anteriores.


Preparación de una Auditoría 4. Preparación del Plan de auditoría 5. Preparación de la Lista de Verificación  Herramienta Útil.  Documento de trabajo y registro de la Auditoría.

La eficiencia y efectividad de la auditoría comienza con preparar adecuadamente la auditoría.


Preparación de una Auditoría Contenido del Plan de Auditoría:       

Objetivo Alcance Documentos de referencia Equipo Auditor Lugar y fecha Itinerario de Auditoría Programación de la reunión de apertura y cierre.


Plan de Auditoría PLAN DE AUDITORÍA Organización: Dirección: Visita: Duración: Auditor Lider: Miembros del Equipo: Norma(s) de referencia: Idioma de Auditoría: OBJETIVOS DE AUDITORÍA: confirmar que el Sistema HACCP ha sido establecido e implementado de acuerdo con los requerimientos de los estándares de la auditoría.

FECHA

HORA

AUDITOR

ÁREA/DEPARTAMENTO / PROCESO / FUNCIÓN

CONTACTO


Lista de Verificación  Preparadas para cada actividad

del sistema de calidad.  Registrar el cumplimiento incumplimiento.  Oportunidad de resumir sintetizar las observaciones.

o y

OBJETIVO:  Administrar el tiempo  Uniformar el proceso de auditoría  Despersonalizar la auditoría.


Lista de Verificación Preparación de las listas de verificación:  ¿Qué se desea confirmar?  ¿Cuáles son las metas de

cada miembro de la auditoría?  ¿Qué problemas y oportunidades de mejora existen?

OBJETIVO:  Evitar

el seguimiento información no esencial

de


Lista de Verificación Preparación de las listas de verificación:  Determinación de las muestras para la

auditoría:  Actividades rutinarias.  Actividades no rutinarias.  Métodos que estén relacionados con estos trabajos y con sus errores.


Lista de Verificación Norma: Proceso: CLÁUSULA DESCRIPCIÓN

DOCUMENTO CRITERIO DE REFERENCIAL CALIFICACIÓN

COMENTARIO


Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n

Preparaci贸n

Ejecuci贸n

Informe

Seguimiento


Ejecución de una Auditoría Reunión de apertura Ejecución de la auditoría Revisión de los hallazgos

Reunión de cierre


Ejecución de una Auditoría Objetivo:  Establecer

una buena comunicación.  Cooperación con el auditado.  Informal par auditorías internas pero fundamental.


Ejecución de una Auditoría Reunión de Apertura  Recepción y saludos.  Presentación de Auditores y Auditados.  Explicar el proceso de Auditoría:

   

Confirmar: objetivos, alcance y criterios. Revisión del Plan de Auditoría: modificaciones. Reglas de juego: prácticas y muestreos. Fases posteriores a la Auditoría.


Ejecución de una Auditoría

Reunión de Apertura    

Llamada a la cooperación y transparencia. Revisión de aspectos materiales. Confirmar convocatoria de reunión final. Aclarar cualquier duda y comentarios.


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría  Lista de Verificación:  Continuidad de la auditoría  Jamás debe limitar al auditor  Ser sistemático en las anotaciones  Evidencias Objetivas:  Registros  Informes  Documentos


Ejecución de una Auditoría FUENTES DE

Recopilación

INFORMACIÓN

mediante muestreo

Evaluación frente

A los criterios de Auditoría

Hallazgos De Auditoría

Evidencia de La Auditoría

Revisión

Información

Verificación

CONCLUSIONES AUDITORÍA


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría La Entrevista  Hablar con las personas que ejecutan las

tareas.  Comunicar inmediatamente las deficiencias / no conformidades encontradas.  Las seis palabras fundamentales del auditor:}  Ser preciso con las anotaciones


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría La Entrevista  Las

seis auditor:  Cómo  Dónde  Cuándo

palabras

fundamentales Qué Por qué Quién

 Ser preciso con las anotaciones

del


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Las preguntas  Preguntas efectivas: preguntas abiertas.  Estimular al auditaado a conversar:  Muéstreme los tipos de informes que tiene  ¿Cómo hace?  ¿Dónde archiva sus registros?  Evitar preguntar las no preguntas.  Veo que hacen un entrenamiento para todos los operadores de las marmitas, ¿no es verdad?


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Primera pregunta típica: “Por favor, ¿puede explicarme lo que está haciendo? ¿Quién, cuando, cómo, dónde, por qué?

Otro posible seguimiento: “Creo que está haciendo… para…., ¿Me equivoco? Por favor, enséñeme…” Perdón, no lo entiendo, ¿puede repetírmelo?


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Importante        

Solo una pregunta cada vez Esperar hasta lograr la respuesta No tener miedo de hacer preguntas sencillas Hablar claro y de forma llana Mirar al interlocutor Lenguaje adaptado al nivel del interlocutor Reformular la pregunta si no se ha entendido Preguntar al trabajador, no al guía.


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Aspectos claves El Auditor debe:  Permanecer seguro.  Administrar el tiempo adecuadamente.  No dejarse conducir o engañar.  Ser detallista y eficiente.  Evitar apartarse del tema.  Evitar saturarse.


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Tácticas del Auditado PÉRDIDA DE TIEMPO:  Personas que hablan mucho.  Almuerzos largos.  Llegadas tarde.

MANEJAR AL AUDITOR:  Plan de auditoría del auditado.  Evidencia preparada.  Personal escogido.

SITUACIONES INESPERADAS:  Áreas no disponibles.  Personas no disponibles.  Emergencias.

PROBAR LA CARÁCTER:  Adulación.  Falsedad.  Soborno.

FORTALEZA

DE


Ejecución de una Auditoría Ejecución de la auditoría Actitudes que debe evitar el auditor:       

Ser controvertido. Ser negativo, indisciplinado. Ser crítico. Caer en disputas. Discutir personalidades. Comparar al auditado. Ser sarcástico.


Ejecución de una Auditoría Revisión de los Hallazgos  Revisión de la lista de Verificación  Analizar la información y datos obtenidos.  Reunión de los auditores.  Analizar Lista de Verificación.  Hacer una Lista de No Conformidades.


Ejecución de una Auditoría Revisión de los Hallazgos  No Conformidad:

Incumplimiento de un requisito.

 Requisito:

Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.


Ejecución de una Auditoría ¿El hallazgo afecta la funcionalidad del sistema? ¿El hallazgo afecta la calidad del producto?

No ¿Afecta?

Observación

Si ¿Gravemente? Si N. C. Mayor

No N. C. Menor


Ejecución de una Auditoría Revisión de los Hallazgos

No Conformidad Mayor  Cuando existe la ausencia total o falla de un

procedimiento requerido por el HACCP auditado.  Cuando las N. C. menores no se manejes adecuadamente.  Cuando la N. C. tiene posibilidades de resultar en un peligro inminente.  Cuando hay ocurrencia significativa de una N. C. menores sobre un elemento particular.


Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n

Preparaci贸n

Ejecuci贸n

Informe

Seguimiento


Informe de una Auditoría Contenido        

Alcance y Objetivo Itinerario Documentación de referencia Referencia a las listas de verificación Integrantes del equipo auditor Personal contactado Resumen de hallazgos Descripción de No Conformidades.


Informe de una Auditoría Lo que no debe incluir      

Opiniones subjetivas Información confidencial Crítica hacia las personas Declaraciones ambiguas Detalles triviales Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre.


Informe de una Auditoría En la redacción  Lenguaje claro, no retórico  No utilizar las palabras “Defecto” o “Deficiencia”,

sino “No Conformidad”  No hablar en general: informe detalladamente  No emplear frases como:  “Me parece que…”,  “En mi opinión…”


Actividades de una Auditor铆a Planificaci贸n

Preparaci贸n

Ejecuci贸n

Informe

Seguimiento


Seguimiento de una Auditoría La Gerencia Auditada debe:  Investigar causas  Determinar acciones correctivas  Implementar las acciones correctivas

La Acción Correctiva debe:  Corregir el problema  Determinar la magnitud del problema  Prevenir la repetición de la N. C.


Seguimiento de una Auditoría No Conformidad

No

Si OK

Acción inmediata

Evaluación de la

Evaluación de causas

Acciones correctivas

Efectividad de las acciones tomadas

Implementación de acciones correctivas

FIN


MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIĂ“N E-MAIL: fgonzales@grupolidera.com.pe WEB: www.grupolidera.com.pe 48


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