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Guia do SĂ­ndico


Apresentação Para servir de subsidio e facilitar o desempenho das atribuições do Síndico, aí incluído o seu relacionamento conosco, fizemos listar algumas normas de procedimento relativas à nossa prestação de serviços, e algumas informações legais importantes para orientá-lo na execução de suas tarefas. Juntamos, também, alguns modelos de formulários a serem usados para transmitir informações ou para encaminhar determinações e solicitações de providências. Sempre que se tornar adequado e necessário, novas normas e orientações serão incluídas nesta coletânea, sempre visando facilitar a vida do Síndico.


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CapĂ­tulo

Normas Internas


Departamento de Contas a Pagar 1) Os pagamentos a fornecedores são feitos de 2ª a 6ª feira, entre 10h e 16h, em cheque, devendo o documento a ser pago dar entrada em nosso Departamento de Contas a Pagar, com no mínimo, 24 horas de antecedência, quando será protocolado. Os pagamentos a pessoas físicas poderão ser feitos em espécie (valores menores que R$100,00) ou em cheque não cruzados. Nos demais casos, será usado cheque cruzado. 2) Os pagamentos necessitam de autorização prévia do Síndico, feita no corpo do documento a ser pago. Constituem exceção, as contas de serviços públicos e as cobranças decorrentes de contrato de manutenção, salvo se o Síndico determinar em contrário. 3) Os depósitos em conta bancária serão feitos em cheque, desde que o valor seja superior a R$100,00. Em caso contrário, serão feitos em espécie.

4) As retiradas de numerário serão feitas, em princípio, em cheque, devendo o montante ser reservado com 24 horas de antecedência. Poderão ser feitas retiradas em espécie com 48 horas de antecedência, e desde que haja disponibilidade no Caixa; 5) Normalmente, os pagamentos são feitos aos fornecedores e prestadores de serviços, no caixa da Fernando & Fernandes. Quando se tratar de caso especial (cheque para o prédio, reembolso ao Síndico, depósito em conta, etc.), isto deve ser claramente especificado juntamente com a autorização. 6) Os pagamentos a prestadores de serviços terão o recolhimento de 11% sobre o valor a apagar. O prestador de serviço deverá ter inscrição no PIS/PASEP ou matrícula no INSS. Não existindo essa informação, o comprovante de despesa será carimbado para alertar o Síndico de que o recolhimento não foi feito. 7) Retenções: O segurado que possuir mais de 1(um) vínculo, deverá comunicar a todos os seus empregadores, mensalmente, a remuneração recebida até o limite máximo do salário de contribuição, envolvendo todos os vínculos, a fim de que o empregador possa apurar corretamente o salário de contribuição sobre o qual deverá incidir a contribuição social previdenciária do segurado, bem como a alíquota a ser aplicada. No caso re rendimentos pagos a pessoas físicas, quando houver mais de um pagamento no mês ao mesmo beneficiário, para efeito de incidência do imposto na fonte, por ocasião de cada paga-


mento, devem ser somados todos os pagamentos feitos no mês e aplicada a tabela. O imposto não retido no primeiro pagamento será retido no segundo pagamento, se da aplicação da tabela sobre a soma dos rendimentos pagos no mês resultar imposto de valor superior ao limite. A Lei nº 9.711 de 20 de novembro de 1998, que passou a vigorar a partir de fevereiro de 1999, introduziu a obrigatoriedade da retenção pela empresa contratante de serviço mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada, de 11% (onze por cento) sobre o valor total dos serviços contidos na nota fiscal emitida pelo prestador (contratada). 8) Prestações de Contas (Adiantamento ao Síndico): o prazo para o envio das despesas oriundas do adiantamento ao síndico, deverão ser enviadas até o dia 25 de cada mês. 9)Solicitamos que sejam descritos nos documentos enviados, onde (conta: condomínio, fundo de reserva, fundo de obras e outros) deverão ser cadastradas as despesas.

Departamento de Contabilidade 1) As pastas de prestações de contas são entregues em torno do dia 15 de cada mês, para serem submetidas à conferência do Conselho Consultivo; 2) Os balancetes para distribuição aos condôminos são entregues ao condomínio entre os dias 15 e 20 de cada mês. 3) Por razões de segurança, os pagamentos em espécie feitos em nossa caixa, a Síndicos, prestadores de serviço e empregados ficarão limitados a R$ 200,00 por pagamento. 4) O horário limite para envio de malote aos bancos é 14h, quando, muitas das vezes, os motociclistas ainda não chegaram. Sendo assim, é indispensável observar o que estabelecem as Instruções para Operações da Via Expressa, incluídas no Capítulo 2, no que se refere à antecedência com que devem ser enviadas as contas para pagamento.

Departamento de Cobrança 1) As informações para a confecção dos avisos de cobrança condominiais devem ser enviadas pelo Síndico, até a data limite do dia 15 de cada mês. O não recebimento das informações implicará na cobrança dos mesmos valores do mês anterior.


2) Os inadimplentes são entregues ao Escritório de Advocacia para cobrança judicial, ao acumularem três cotas em atraso, salvo determinação contrária do Síndico. A autorização do Síndico para ajuizar a ação estará configurada no momento em que ele assinar a Procuração que lhe é encaminhada pelo Escritório.

Departamento de Serviços Gerais 1) Os motociclistas passam no prédio nos dias úteis, a partir de 08h. 2) Eles não podem aguardar nos prédios, que os documentos sejam trazidos à Portaria. Tudo que o motociclista tiver que trazer deve estar pronto na Portaria, no momento de sua chegada. 3) Não podem retornar ao prédio, após sua passagem. 4) É expressamente proibido aos motociclistas, transportar dinheiro em espécie. A Fernando & Fernandes não se responsabiliza por extravio de dinheiro entregue ao motociclista, sem que ele saiba. 5) O síndico deve usar o malote próprio para remessa de documentos para a Fernando & Fernandes, o mesmo se aplicando aos moradores. 6) Todos os pagamentos devem ser deixados na Portaria, com 48 horas de antecedência em relação ao vencimento, para que cheguem a Fernando & Fernandes até a véspera do vencimento. A Fernando & Fernandes não se responsabiliza por multas decorrentes de pagamento após a data de vencimento, quando não for observado o disposto acima. 7) A operação detalhada do sistema VIA EXPRESSA< encontra-se descrita na instrução constante do Capítulo 2.

Departamento de Pessoal 1) Os formulários existentes no Capítulo 3 são utilizados para as diversas providências solicitadas ao Departamento Pessoal; 2) Ao contratar serviços de uma empresa, verifique se ela está cumprindo os procedimentos legais, tais como PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), recolhimento de


encargos, empregados com carteira assinada, férias em dia, pagamento de 13º salário etc. Lembre-se de que em caso de descumprimento de um preceito legal pela empresa contratada, o condomínio poderá responder por “responsabilidade solidária”. 3) Medicina e Segurança do Trabalho Segurança do trabalho pode ser entendida como os conjuntos de medidas que são adotadas visando minimizar os acidentes de trabalho, doenças ocupacionais, bem como proteger a integridade e a capacidade de trabalho do trabalhador. A Medicina e Segurança do Trabalho são definidas por normas e leis. No Brasil, a legislação de Medicina e Segurança do Trabalho compõe-se de Normas Regulamentadoras, leis complementares, como portarias e decretos e também as convenções internacionais da Organização Internacional do Trabalho, ratificadas pelo Brasil. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em seu capítulo V, artigos 154 à 201 estabelece a obrigatoriedade em manter os programas de medicina e segurança do trabalho a todos os empregadores que possuam pelo menos 01 empregado registrado e registrado e prevê punição com multa aqueles que não atenderem as regras dispostas. O profissional de segurança do Trabalho atua conforme sua formação, quer seja ele médico, técnico, enfermeiro ou engenheiro. O campo de atuação é muito vasto. Em geral o engenheiro e o técnico de segurança atuam em empresas organizando programas de prevenção individual, elaborando planos de prevenção de riscos ambientais, fazendo inspeção de segurança, laudos técnicos e ainda organizando e dando palestras e treinamento. O médico e o enfermeiro do trabalho dedicam-se a parte de saúde ocupacional, prevenindo doenças, fazendo consultas, fazendo exames de admissão e periódicos nos empregados. PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) NR7 O PCMSO é previsto pela Portaria do Ministério do Trabalho número 3214 de 08/06/78; a qual determina que todos os empregadores ou instituições que admitam trabalhadores como empregados regidos pela CLT, elaborem e implementem tal programa. O mesmo tem por objetivo a promoção e a preservação da saúde dos trabalhadores, bem como a prevenção e diagnóstico precoce de doenças relacionadas às funções desempenhadas e ao ambiente de trabalho. Este trabalho é realizado por Médico do Trabalho. PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) NR9 Esta norma estabelece a obrigatoriedade da elaboração e implementação do Programa, por parte de todos os empregadores, visando a prevenção da saúde e segurança dos traba-


lhadores, através do levantamento dos riscos ambientais existentes nos locais de trabalho assim como os meios de neutralizá-los. Este trabalho é realizado preferencialmente por Engenheiro ou Técnico de Segurança do Trabalho. Do que se trata a NR7? Esta norma estabelece que todos os empregadores, e instituições que admitam trabalhadores como empregados (independente do número de trabalhadores), têm a obrigação de elaborar e implementar em sua empresa o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), com o objetivo de promover a saúde de seus trabalhadores. O PCMSO é obrigatório? Sim. Elaborar e implementar o PCMSO é obrigação de todas as pessoas, físicas ou jurídicas que admitam trabalhadores como empregados regidos pela CLT. Quais podem ser as conseqüências se a empresa optar em não elaborar e implementar o PCMSO? A empresa pode ser multada pelo fiscal do trabalho da Delegacia Regional do Trabalho. Além disso, a saúde do trabalhador pode ficar exposta desnecessariamente e o empregador pode desnecessariamente responder a procedimentos criminais e de indenização civil. Basta o serviço do médico para se elaborar o PCMSO? Nem sempre. Às vezes é importante que o médico conte a participação de outros profissionais antes mesmo de elaborar o PCMSO. Por exemplo, se o médico constatar, na sua visita preliminar, agentes insalubres ou potencialmente insalubres, o médico deverá consultar o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) da empresa para que ela tenha subsídios técnicos para elaborar o PCMSO. O que é PPRA? A sigla PPRA, como foi dito anteriormente, significa Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, NR9. O médico, para elaboração do PCMSO, não pode dispensar o PPRA, onde são identificados os riscos físicos, químicos ou biológicos os quais podem causar danos à saúde do trabalhador. Na constatação destes agentes é o PPRA que irá apontar para o médico quais destes agentes estão presentes e em que intensidade, assim com possíveis medidas de controle. O PPRA então auxilia o médico na constatação dos chamados “riscos ocupacionais”.

OBS: Entre as Normas Regulamentadoras – NR’s aprovadas pelas portarias 3.214 de


08/06/1978, 24 e 25 de 29/12/1994, destacam-se as NR-7 e NR-9, de implementação obrigatória em todas as empresas, independente do número de funcionários, conforme a SSST (Secretaria de Segurança e Saúde no Trabalho). Assim, devem ser implantados na empresa os seguintes programas: PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais Aliado a legislação cuja aplicação tem caráter mandatário, é importante chamar a atenção para o decreto 2.172, de 05/03/1997, o qual estabelece que a Previdência Social só pagará os benefícios previstos para acidentes de trabalho, auxilio doença e aposentadoria por invalidez, nos casos em que a empresa tenha implantado as Normas Regulamentadoras NR-7 e NR-9. A empresa que não atender as recomendações governamentais, além das multas previstas na Lei que poderão chegar a 6.304 UFIR’s, conforme estipula a NR-28 estará sujeita a uma ação regressiva que poderá obrigá-la a custear o empregado pelo resto da vida. O que é e para que serve o PPP? O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que reúne dados sobre a história do trabalhador, citando, entre outras informações, dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica, de todo o período. Basicamente, o PPP serve para fins de requerimento de aposentadoria especial por parte do trabalhador e, para que a empresa. O PPP é obrigatório? De acordo com a Instrução Normativa 99 do INSS, de 05 de dezembro de 2003, desde 1° de janeiro de 2004, todo empregador está obrigado a elaborar o PPP de cada funcionário, que se exponha a riscos físicos (ex.: ruído, calor, eletricidade, etc.), químicos (ex.: substancias químicas, etc.) e biológicos (microorganismos em geral), independentemente se há ou não o uso de equipamentos de proteção individual (EPI), ou se o funcionário é dito “permanente” ou não. Há exceções de obrigatoriedade dependendo da concentração do agente químico ou do nível de ruído. Os trabalhadores não expostos aos riscos citados, passarão a ter PPP exigido somente após a implantação do sistema atual por meio magnético, data a ser divulgada pelo INSS. O PPP será revisto de quanto em quanto tempo? Anualmente, juntamente com o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).


Quando o PPP será emitido pela empresa? O PPP deverá ser emitido sempre que solicitado pelo trabalhador, INSS ou autoridade competente, em via única e sem necessidade de recibo. Porém, em caso de rescisão de contrato, o PPP deverá ser emitido em 2 vias (trabalhador e empresa), devendo ficar um recibo na empresa. PPP e recibo devem ser arquivados pela empresa por 20 anos. Quem são os responsáveis pela elaboração (preenchimento) do PPP? O PPP deve ter 3 responsáveis. O responsável pelas informações referentes ao trabalhador deverá ser um representante legal da empresa. O responsável pelos registros ambientais poderá ser um médico do trabalho ou um engenheiro de segurança. O responsável pela monitoração biológica será um médico do trabalho. Vale lembrar que informações falsas no PPP constituem crime pelo artigo 297 do Código Penal. 3) No Capítulo 2 existe farta documentação de assessoria sobre aspectos relacionados com obrigações trabalhistas.

Departamento de Condomínios (Gerentes) 1) O Gerente de seu condomínio deve desempenhar a função de ligação com a empresa. Assim, todas as solicitações, reclamações, pedidos de providências devem ser encaminhadas por seu intermédio, cabendo a ele adotar as providências internas para o atendimento. Do mesmo modo, o retorno é de sua responsabilidade e as cobranças devem ser encaminhadas a ele.

Seguros 1) Enfatiza-se que o Artigo 1346 do Código Civil Brasileiro obriga a elaboração do seguro contra incêndio ou risco de destruição total ou parcial do edifício. Por obrigação contratual, provemos a realização do seguro, encaminhado ao Síndico, na época própria, proposta de várias seguradoras. 2) Conforme instruções e condições constantes do Capítulo 2, o Síndico e os moradores podem escolhe seguros opcionais que garantem o pagamento de despesas ou a reposição de bens existentes no interior da residência (CONTEÚDO COLETIVO E CONTEÚDO INDIVIDUAL), em caso de destruição por incêndio.


2

Capítulo

Informações Condominiais


Contratação de Serviços de Prestador Autônomo Temos observado no nosso trabalho di��rio, diversos Síndicos deparando-se com problemas de ações na Justiça do Trabalho, decorrentes da interpretação errônea do que seja o prestador de serviços autônomo e das condições que o caracterizam como tal. Sendo assim, decidimo-nos por elaborar o presente documento contendo os principais requisitos relacionados aos aspectos acima, à guisa de orientação aos Síndicos. Os pontos importantes a observar são: 1. o que caracteriza o trabalhador como empregado não é a periodicidade da prestação de serviço, mas o trabalho contínuo e não eventual, e a subordinação (Art. 3° da CLT). 2. o empregado, ainda de acordo com o Art. 3° da CLT, é toda pessoa física que presta a empregador, serviço de natureza não eventual, sob sua dependência e mediante salário. 3. o autônomo desenvolve sua atividade com liberdade e independência, prestando serviços de caráter eventual a uma ou mais empresas, sem relação de emprego. 4. o autônomo também escolhe os tomadores de serviço e decide quando e como prestará o serviço, além de estabelecer o seu preço. Não pode, pois, em relação ao autônomo, haver sujeição a jornada ou controle de horário. Do exposto acima, conclui-se que: 1. as diferenças fundamentais entre o empregado e ao autônomo são habitualidade (ou a sua ausência) na prestação de serviços, e a subordinação (o empregado é totalmente subordinado jurídica e economicamente, enquanto que o autônomo é independente). 2. a relação de emprego (e a conseqüente descaracterização como autônomo) existirá quando ocorrer uma das seguintes situações: subordinação, habitualidade, jornada fixa, remuneração ajustada e periódica, etc. Mesmo não ocorrendo qualquer das situações acima, alguns Juízes entendem que quando o serviço prestado é essencial ao empregador, cria-se o vinculo empregatício. Serve como exemplo, o prestador de serviços que mesmo preenchendo todos os requisitos de autônomo, trabalha na limpeza do prédio, que é uma atividade indispensável à vida do condomínio.


3. a sujeição às regras internas da empresa é indício que caracteriza a subordinação, o que poderá, numa questão judicial, ser usado como elemento importante na determinação da existência de vínculo empregatício. É importante realçar que quando da contratação de um empregado, pode ser pactuada uma carga semanal menor que a normal. Assim, por exemplo, o empregado pode ser contratado para trabalhar 2 ou 3 vezes por semana, desde que em consonância com a legislação em vigor e a vontade das partes (Art. 444 da CLT). Finalmente, desejamos alertar V.Sa. para nunca contratar empregados do prédio como prestadores de serviço, bem como só lhes pagar por quaisquer serviços que prestem fora de seu horário normal de trabalho, através do contracheque, para que seja efetuado o recolhimento dos encargos sociais. É importante ressaltar que pagamentos feitos com habitualidade durante 12 meses, tornam-se salário e não podem ser suprimidos.

Controle do consumo diário de água Um dos problemas que afligem os Síndicos são as despesas com concessionárias de serviços públicos, especialmente quando essas despesas são elevadas e decorrem de desperdício ocorrido dentro do condomínio. Sem um controle feito a miúde, os Síndicos são surpreendidos com o fato consumado, ou seja, faturas com valores altos, causados por gastos excessivos e sem possibilidades de que a situação seja revertida.


Controle de Consumo de Água Condomínio do Edifício: Endereço:

Hidrômetro:

Mês:

Dia

Leitura atual

Leitura anterior

M3/dia M3/Acumulado


FAP – Fator Acidentário de Prevenção O Decreto nº 6042 de 12/02/07 modificou o Anexo V do Decreto nº 3048 de 06/05/99, onde estão listadas as principais atividades e os correspondentes graus de risco das empresas, com o intuito de contemplar as empresas que investem na prevenção de acidentes de trabalho. Como decorrência dessa modificação, os condomínios que possuíam grau de risco 3, tiveram esse grau reduzido para 2, o que de início refletiu no valor da contribuição para o INSS, cuja alíquota inclui uma parcela correspondente ai seguro de acidente de trabalho, parcela essa que se reduziu de 3% para 2% sobre o total da folha de pagamento. Além do acima exposto, a modificação criou o chamado Fator Acidentário de Prevenção –

FAP, que é função dos índices de freqüência, gravidade e custo dos acidentes de trabalho no Condomínio, e que poderá reduzir o grau de risco em 50%, ou aumentá-lo em 100%. Isto significa dizer que quanto maior a quantidade e o valor dos benefícios concedidos por acidente de trabalho, bem como a gravidade desses acidentes, maior será a contribuição ao INSS, sendo essa avaliação feita, a partir de agora, anualmente. Em face do exposto, sugerimos a V.S.a algumas providências visando melhorar as condições de segurança no exercício das atividades dos empregados, através de ações das quais listamos algumas a título de exemplo, com o propósito de reduzir a incidência de concessão de benefícios: 1. Fornecimento aos empregados que exercem atividades de risco, do EPI - Equipamento de Proteção Individual, composto de botas, macacão, luvas, máscara e outros acessórios julgados adequados. 2. Conscientização dos moradores, através de campanhas permanentes, para que não coloquem nos sacos de lixo, garrafas, copos, vidros quebrados, objetos com pontas ou cortantes, enfim, coisas que possam provocar ferimentos no empregado que manuseia o lixo. 3. Ficar atento às licenças para afastamento do trabalho, concedidas por médicos do INSS, e decorrentes de doenças supostamente causadas por acidentes de trabalho, contestando, se for o caso, tais licenças, em face dos motivos apresentados e das causas da moléstia.


Fornecimento de Vale Transporte para Isentos Um aspecto polêmico envolvido na concessão do Vale Transporte é o direito a esse benefício por parte dos maiores de 65 anos, a partir do momento em que a lei lhes concede gratuidade no uso dos transportes coletivos. Há os que acham que esse direito deixou de existir, na medida em que o Vale Transporte se constitui num auxílio do empregador para o custeio das despesas de transporte do empregado, despesa essa que ele não tem. Outra corrente defende a tese de que tal concessão é um direito do empregado cabendo a ele a decisão de recebê-la ou não. Do ponto de vista do empregado, não há qualquer vantagem no recebimento do Vale Transporte, se ele pode usufruir da gratuidade garantida por lei, pois aquele benefício acarreta um desconto de 6% de seu salário base. Por outro lado, se ele se habilita ao recebimento do Vale Transporte e não o usa, permanecerão resíduos das cargas no cartão RIOCARD, e este não aceitará recargas, ficando os montantes correspondentes bloqueados na FETRANSPOR. Por último, se na tentativa de solucionar esse problema, o funcionário ceder seu RIOCARD a terceiros, estará, sendo desvirtuada a finalidade do benefício. Em vista do exposto, informamos a V.S.a que passaremos a adotar, como norma, o seguinte procedimento: 1. O empregado maior de 65 anos, que por sua livre e espontânea vontade, renunciar ao direito de receber Vale Transporte, comunicará essa decisão ao Síndico. Este, se julgar adequado, encaminhará o funcionário aos nossos escritórios, onde ele elaborará e assinará uma declaração de próprio punho. 2. Será anexada à declaração acima, uma cópia de seu cartão RIOCARD SENIOR. 3. Atendidas as alíneas anteriores, serão suspensos o desconto em seu salário e as cargas no RIOCARD.


Informações para geração do boleto de cotas condominiais Em Janeiro de 2009, foi publicada a Lei Estadual 5190/2008, que determina a postagem de documentos de cobrança, com uma antecedência de 10 (dez) dias em relação à data de vencimento, estabelecendo uma multa de 100 (cem) UFERJ em favor do consumidor ou devedor, em caso de descumprimento. Em vista do exposto, reiteramos a necessidade de serem observadas as datas limite fixadas no calendário, para evitar que o condomínio seja penalizado com a multa prevista na Lei. Sugerimos que em caso de impossibilidade de envio das informações até a data determi-

nada, seja postergada a data de vencimento da cota condominial, de modo a viabilizar o cumprimento do que determina a Lei acima citada. Finalmente, desejamos alertar V.S.a. para que seja mínimo, o intervalo de tempo entre a nossa entrega dos documentos no prédio, e a sua distribuição aos condôminos, bem como para a necessidade de que o condomínio mantenha arquivados os comprovantes dessa distribuição, de modo a poder verificar, em caso de necessidade, o tempo decorrido entre a entrega ao condômino e o vencimento.

Normas para elaboração da escala de revezamento e pagamento de adicionais 1) O Art. 1º do Decreto nº 27.048/49, combinado com o Artigo 7º, inciso XV, da Constituição Fe-

deral / 88, dispõe que todo empregado terá direito ao Repouso Semanal Remunerado (RSR) num dia da semana, preferencialmente ais domingos e nos feriados civis e religiosos. O trabalho realizado no dia destinado ao repouso, desde que não determinado outro dia de folga, é pago em dobro, conforme determinam a Lei 605/49 e o Enunciado nº 146 do Tribunal Superior do Trabalho (TST). O TST, ao editar a Orientação Jurisprudencial nº 93, expressou seu entendimento manifestado nas decisões sobre o assunto, de que o pagamento deve ser feito em dobro, independente do que já esteja computado no salário mensal. Assim, se por exemplo, o empregador


trabalhar 5 (cinco) horas no dia destinado ao repouso, receberá o valor do repouso (7h 20m, no caso de mensalista), já incluso na sua remuneração, mais 10 (dez) horas trabalhadas.

Normas para pagamento de empregados (1) Com o propósito de prestar a V.S.a. a necessária assessoria em aspectos relacionados com obrigações trabalhistas e, desse modo, evitar problemas futuros com empregados, fizemos relacionar abaixo alguns pontos importantes, que vêm complementar aqueles comentados em outros documentos incluídos neste Guia do Síndico: 1) Abono integral de férias – a CLT só permite o abono de, até, 10 dias de férias. Logo, pagar em dinheiro os 30 dias de férias a que o empregado tem direito, é ilegal. 2) Pagamento por serviços prestados a empregado do Condomínio – a lei proíbe tal prática. Quando ela é usada para camuflar o pagamento de abono do período integral de férias, constitui-se em dupla ilegalidade. 3) Contratação de prestador de serviços com horário pré-fixado – sempre que existe um horário de trabalho a ser cumprido pelo prestador de serviço, fica caracterizado o vínculo empregatício. Portanto, ao contratar a prestação de serviços de um autônomo, deixe o horário a critério dele e fixe tarefa e prazo. 4) “Dispensa por justa causa” – precisa ser precedida de etapas cuja descrição não cabe ser feita neste documento. Raras são as vezes em que a Justiça Trabalhista endossa um processo de “dispensa por justa causa”, mesmo que ele tenha sido seguido à risca. Antes de se decidir por esse tipo de dispensa, busque orientação em nosso Departamento Pessoal. 5) Pagamento por folga trabalhada – essa prática não deve ser adotada como rotina. O empregado tem direito de desfrutar da folga. Portanto, obrigá-lo a trabalhar nesses das e indenizá-lo é um procedimento que deve ser encarado como alternativa excepcional para situações de emergência.

Normas para pagamento de empregados (2) O presente documento destina-se a complementar outros incluídos neste GUIA SÍNDICO, com o propósito de transmitir orientações para bem administrar os empregados do condomínio:


1. o Artigo 58 da CLT determina que a duração da jornada diária normal de trabalho não pode exceder 8 horas, desde que não seja expressamente fixado outro limite. 2. Artigo 59 do mesmo instrumento legal, estabelece que a duração normal da jornada pode ser acrescida de horas suplementares em número que não exceda duas, mediante acordo escrito entre o empregador e o empregado, ou mediante Convenção Coletiva de Trabalho. O parágrafo 1º deste Artigo determina que deve constar do acordo da Convenção Coletiva, a importância da remuneração da hora suplementar que será pelo menos 50% superior à da hora normal. No caso dos empregados em condomínio, esse acréscimo é de 60%. 3. A prorrogação da jornada deve ser amparada num Acordo para Prorrogação de Horas de Trabalho. 4. Quando o empregado tiver um intervalo para repouso e refeição maior que 1 hora, intervalo mínimo fixado pela CLT, e com duração de até 4 horas, limite fixado na Convenção Coletiva, deverá ser firmado um Acordo para Prorrogação de Intervalo de Repouso de Alimentação, no qual estará determinada a duração desse intervalo. 5. O Quadro de Horário de Trabalho deve registrar um horário que reflita aquele fixado no Contrato de Trabalho. As horas suplementares e as prorrogações são registradas em Livro de Ponto, e devem ser amparadas por Acordo de Prorrogação ou Acordo de Compensação de Horas. 6) Finalmente, horas excedentes de 2 horas diárias contrariam a lei.

Pagamento de Salários Visando agilizar a elaboração do processo de pagamento dos funcionários, evitando erros que possam prejudicá-los, solicitamos as informações para a Confecção da Folha de Pagamento” seja enviado até o dia 17 de cada mês. Quando, por qualquer motivo, essa data precisar ser alterada, o Síndico será avisado. Desejamos ressaltar que os adicionais a que o empregado tem direito devem ser discriminados nesse formulário que será, depois de preenchido, assinado pelo Síndico, evitandose, desse modo, que sejam feitos pagamentos sem o conhecimento do responsável pelo condomínio.


A prática de nos remeter o livro ou a folha de ponto para que façamos esses cálculos não atende ao acima estabelecido, culminando com o pagamento de verbas ao empregado, sem o conhecimento do Síndico. Os pagamentos dos direitos não incluídos no processo normal, pela não observância do prazo acima ou por qualquer outro motivo, serão feitos na folha de pagamento mês seguinte. Lembramos, ainda, que as autorizações para cálculo e pagamento de férias deverão ser remetidas ao Departamento do Pessoal, pois além de ser antecipada ao empregado com antecedência de pelo menos 30 (trinta) dias, seu pagamento deverá ser efetuado até 2 (dois) dias antes do início.

Retenção e recolhimento de contribuição para o INSS O INSS, através da Instrução Normativa RFB nº 971 de 13/11/2009, determinou que as empresas, aí incluídos os condomínios, arrecadem a contribuição do segurado contribuinte individual que lhe preste serviço, descontando o valor da contribuição, da remuneração a ser paga pelo serviço e recolhendo-a juntamente com a contribuição que lhe cabe. Como conseqüência da alteração de procedimento acima descrita, e para que possamos operacioná-la, desejamos alertar V.Sa. para alguns aspectos de suma importância: 1. Não devem ser contratados serviços com prestadores que não possuam matrícula no INSS ou PIS, já que esses dados têm que ser registrados no recibo, juntamente com o CNPJ do Condomínio, e são imprescindíveis ao recolhimento da contribuição. Também é indispensável a informação do CPF, tendo em vista a elaboração da DIRF no ano seguinte; 2. No recibo deverá ser registrado o preço total do serviço e o valor da contribuição; 3. O valor da contribuição corresponde a 11% do valor do serviço contratado, limitado ao valor da contribuição máxima mensal fixada pelo INSS. 4. Se o prestador já houver feito algum recolhimento dentro do mês de competência, em virtude de serviço prestado a outra empresa, deverá apresentar o comprovante do recolhimento feito, para que seja aplicado o critério estabelecido pela Instrução Normativa RFB nº 971 de 13/11/2009 e suas alterações;


5. Não adotar a prática de utilizar adiantamentos ao Síndico para pagar prestadores de serviço. O ideal é que o prestador venha receber em nossos escritórios, para que possamos cumprir os procedimentos acima; 6. As normas acima aplicam-se aos membros da administração interna dos condomínios que recebem pró-labore ou são isentos de pagamento de cotas condominiais; 7. Para possibilitar o cumprimento da Instrução Normativa mencionada em 4 acima, os membros da administração interna dos condomínios enquadrados no item anterior, que recebam outras remunerações com recolhimento de contribuição para o INSS, devem nos informar mensalmente o total dos valores recebidos e das contribuições recolhidas. O não fornecimento dessa informação acarretará o recolhimento da contribuição máxima calculada sobre o valor do pró labore ou da isenção; 8. Nos casos em que haja isenção do pagamento de cotas condominiais, o valor do recolhimento calculado como previsto no item anterior será debitado ao condomínio, cabendo a este decidir se haverá ou não reembolso.

Seguro Conteúdo Coletivo Todos sabem o quanto é difícil construir um patrimônio. E quando nos referimos a patrimônio, não estamos falando apenas de imóveis e automóveis. Incluímos, também, móveis, utensílios, eletrodomésticos, roupas, sapatos, enfim, toda a sorte de coisas e objetos que fazem parte de nosso dia a dia, e cuja aquisição, muitas das vezes, levou anos para se concretizar e nos custou muito sacrifício. Quando o Código Civil estabeleceu o seguro contra incêndio, preocupou-se basicamente com a parte física da edificação (paredes, tetos, etc.), que são talvez as últimas coisas a serem danificadas, pois, em geral, os incêndios se iniciam por problemas em algum dos artigos já mencionados, cujo valor de reposição pode ultrapassar o prejuízo causado ao imóvel. Pensando nisso, a Fernando & Fernandes desenvolveu junto à Federal de Seguros S/A, um produto específico para nossos clientes, que vem preencher a lacuna da falta de garantia de indenização dos prejuízos citados. Trata-se do Seguro de Conteúdo Residencial. Por apenas R$ 4,80 mensais por unidade, debitados diretamente no orçamento do Condomínio, o condômino fica garantido contra


prejuízos de até R$ 40.000,00, em caso de imóveis residenciais, ou de R$ 35.000,00, para imóveis comerciais, pela perda ou danificação de objetos de sua propriedade, em caso de Incêndio, Queda de Raio ou Explosão, a partir do primeiro dia útil do mês em que for efetuado o pagamento do prêmio. Excetuam-se da cobertura, as lojas e as unidades usadas para fins comerciais. Além da cobertura para incêndio, raio e explosão, será garantida ao segurado, em caso de sinistro, uma indenização para pagamento de aluguel ou hospedagem, correspondente ao período máximo de 6 (seis) meses, até o limite de R$ 1.000,00. E mais: em caso de necessidade, V.Sa. poderá solicitar através da Central de Atendimento 0800 282-0601, assistência residencial 24 horas, para serviços como bombeiro, chaveiro, eletricista etc., sem compromisso e sem obrigatoriedade de pagamento à vista, ficando a seu critério a escolha do profissional ou da empresa que executará o serviço. Quaisquer esclarecimentos poderão ser obtidos com seu Gerente ou com a Diretoria da Fernando & Fernandes.

Seguro Conteúdo Individual Todos sabemos o quanto é difícil construir um patrimônio. E quando nos referimos a patrimônio, não estamos falando apenas de imóveis e automóveis. Incluímos, também, equipamentos eletrônicos, utensílios, enfim, toda a sorte de coisas e objetos que fazem parte de nosso dia a dia, e cuja aquisição, muitas das vezes, levou anos para se concretizar e nos custou muito sacrifício. Quando o Código Civil Brasileiro estabeleceu o seguro contra incêndio, preocupou-se basicamente com a parte física da edificação (paredes, tetos, etc.), que são talvez as ultimas coisas a serem danificadas, pois, em geral, os incêndios se iniciam por problemas em algum dos artigos já mencionados, cujo valor de reposição pode ultrapassar o prejuízo causado ao imóvel. Pensando nisso, a Fernando & Fernandes desenvolveu junto à FEDERAL DE SEGUROS, um produto específico para nossos clientes, que vem preencher a lacuna da falta de garantia de indenização dos prejuízos citados. Trata-se do Seguro Conteúdo Individual. Por apenas R$ 4,80 mensais, acrescidos ao seu recibo de condomínio, V. Sa. tem garantida uma indenização de até R$ 40.000,00, para residências, ou R$35.000,00, para lojas ou salas comerciais, pela perda ou danificação de


objetos de sua propriedade, em caso de Incêndio, Queda de Raio ou Explosão, a partir do primeiro dia do mês seguinte àquele em for efetuado o pagamento do prêmio, e pelo período de 30 (trinta) dias. Além da cobertura para incêndio, raio e explosão, será garantida ao segurado, em caso de sinistro, uma indenização para pagamento de aluguel ou hospedagem, correspondente ao período máximo de 6 (seis) meses, até o limite de R$ 1.000,00. E mais: em caso de necessidade, V.Sa. poderá solicitar através da Central de Atendimento 0800 282-0601, assistência residencial 24 horas, para serviços como bombeiro, chaveiro, eletricista etc., sem compromisso e sem obrigatoriedade de pagamento à vista, ficando a seu critério a escolha do profissional ou da empresa que executará o serviço. Cabe à FEDERAL, apenas a indicação de profissionais ou empresas competentes para sua escolha, não sendo de sua responsabilidade qualquer tipo de pagamento. O Seguro Conteúdo Individual é opcional e para maior comodidade, seu pagamento pode ser feito através do recibo de condomínio. Caso V. Sa. não deseje contratar, basta excluir o valor correspondente.

Certificação Digital CERTIFICAÇÃO DIGITAL – O QUE É? QUAIS AS VANTAGENS? As transações pela Internet estão se tornando cada dia mais comuns: e-mails, acesso remoto, assinatura eletrônica, etc. entretanto as preocupações com privacidade e segurança são crescentes. Um meio de sanar este problema é a utilização da Certificação Digital, pois é uma das ferramentas mais modernas de segurança para proteção pessoal e de sua empresa. Em seguida vamos conhecer o que é e o que podemos fazer utilizando um Certificado Digital e Assinatura Digital. Certificado Digital: É um arquivo eletrônico que identifica quem é seu titular, seja ele pessoa física e ou Jurídica. Na verdade é um “Documento Eletrônico de Identidade”, como exemplo, quando se vai realizar uma transação, de forma presencial, costuma-se solicitar um documento que comprove sua identidade, na Internet, como as transações são feitas eletronicamente o Certificado Digital surge como forma de garantir a identidade das partes envolvidas. Os principais e mais utilizados certificados digitais são:


e-CPF – Certificado Digital destinado a Pessoa Física, onde uma pessoa, detentora do mesmo, poderá realizar serviços, assinar ou autenticar e-mails de forma digital e ser utilizado na Receita Federal. e-CNPJ – Certificado Digital específico para Pessoa Jurídica, onde o responsável legal da empresa solicita e só ele poderá realizar serviços, assinar ou autenticar e-mails de forma digital em nome da empresa, através da pessoa do sócio Administrador. Assinatura Digital: É o processo eletrônico de assinatura através de senha pessoal, baseado em sistema criptográfico assimétrico que permite aferir com segurança a origem e integridade de seu conteúdo. Tendo garantia de que somente o titular do certificado digital poderia ter realizado determinada operação. Para poder assinar um documento digitalmente é preciso inicialmente possuir um certificado digital validado por uma empresa homologada pela Receita Federal no link abaixo existe a relação das empresas homologadas: http://www.receita.fazenda.gov.br/AtendVirtual/SolicEmRenRevCD.htm. Abaixo elencamos os principais serviços fornecidos pela Receita Federal do Brasil, através da Internet pelo módulo e-CAC. Para a Pessoa Física que possua um e-CPF: - Consultar seus dados cadastrais, atualizar seu endereço; - Receber mensagens enviadas pela Receita Federal, através de ambiente seguro, inclusive e-mails com informações diárias de mudanças na legislação Tributária; - Verificação fiscal da Pessoa Física (verificar se existem pendências tributárias); - Consultar quais empresas a pessoa é sócia ou acionista e quais empresas já participou como sócio e ou acionista; - Emitir 2ª via dos pagamentos de darf efetuados pela pessoa física, desde 1993; - Recuperar cópia do arquivo de declaração transmitida; - Consultar os valores informados por fontes pagadoras ao CPF do responsável; - Agendar atendimento presencial nas unidades da Receita Federal; - Transmitir Declarações de Imposto de Renda Pessoa Física; Para Pessoa Jurídica, onde o sócio responsável perante RFB possua um e-CPF ou a empresa possua seu e-CNPJ: - Receber mensagens enviadas pela Receita Federal, através de ambiente seguro, inclusive e-mails com informações diárias de mudanças na legislação Tributária; - Consultar seus dados cadastrais, - Consultar intimações relativas a DCTF e impressão de Darf.


- Verificação fiscal da Pessoa Jurídica ; - Consultar todas as declarações transmitidas, DIPJ, DSPJ, DCTF, DACON e DIRF; - Recuperar arquivo das declarações transmitidas; - Consultar valores informados por outras empresas (fontes pagadoras) para a Pessoa Jurídica; - Consultar e emitir 2ª via dos pagamentos de Darf’s desde 1993 até o momento; - Efetuar parcelamentos; - Agendar atendimento presencial nas unidades da Receita Federal; - Transmitir Declarações de Imposto de Renda, DACON, DCTF, DSPJ, DIPJ, DIRF entre outras de forma autêntica (A partir de 2007 obrigatório para empresas optantes pelo Lucro Real); - Responsáveis de empresas que possuem e-CPF podem operar o sistema SISCOMEX, obrigatório para empresas que desejam Importar e ou Exportar; - Fornecer Procuração Eletrônica ao contador ou a terceiros, possuidores de Certificado Digital (e-CPF e ou e-CNPJ) para executar todos ou parte dos serviços acima mencionados;

Outras Utilidades dos Certificados: O e-CPF e ou e-CNPJ não serve somente para acessar os serviços disponíveis pela Receita Federal do Brasil, o mesmo pode ser utilizados também para: - Envio de e-mail autêntico (que comprova que foi a própria pessoa quem enviou), através de programa de envio de e-mail (Outlook ou Microsoft Outlook) basta para tanto informar antes de enviar o e-mail, que deseja adicionar assinatura digital. - Assinatura de Contratos entre empresas e ou pessoas que possuam certificado digital, para isso é preciso instalar um programa chamado “Assinador Digital”, através da Assinatura digital qualquer documento poderá ser validado. - Transações bancárias em meios eletrônicos, com alto nível de segurança e maior proteção para o correntista no acesso aos mais variados serviços; Documentação necessária - CNPJ - RG + foto ou habilitação - Comprovante de residência (Água, luz, gás ou telefone) - conenção registrada ou certidão de individualização - Ata de eleição do síndico registrada



Guia do Síndico F&F