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Phase-in Administrativo & Financeiro 2012

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Atribuições da área •

Admissão e demissão;

Folha de pagamento;

Delivery;

Arquivo morto;

Manutenção e controle de todo material de limpeza ;

Manutenção e limpeza do prédio.

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Atribuições da área •

Segurança;

Atendimento do portão;

Manutenção e atendimento do PABX;

Recebimento e distribuição da correspondência diária;

• •

Consulta SERASA; Abertura de contas no BB;

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Atribuições da área

Assistência médica;

Controle de férias;

Controle de vale refeição;

Controle de frequência;

Controle vale transporte;

Emissão nota fiscal;

Faturamento diário de hotéis;

Faturamento semanal de aéreo;

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Atribuições da área

Conciliação semanal: faturas aéreo (Iata, Rextur, Gol, Azul, Trip, Pantanal, Tam etc);

Pagamentos:Reembolsos /Fornecedores;

Recebimentos de clientes;

Conciliação diária - caixas x bancos -Itaú/BB/Cash/U$/E$

Suporte para todas as UNs: planilhas e encerramentos de eventos, incentivos, grupos, marketing e TMS.

Cobrança de comissões : Nacionais e Internacionais

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Administrativo & Financeiro Nossa equipe

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Nossa equipe Composta por 08 colaboradoes •Dalva Moreno – Diretor Financeiro •Paulo Camargo – Analista Financeiro •Thamiris Freire – Auxiliar Financeiro •Alison M.da Silva– Auxiliar Administrativo •Danilo Neves – Assist.Financeiro •Deuzimar Pereira - Assist.Administrativo •Adriano Mendes - Aux.Administrativo •Roney Diogo Queiróz – Analista Financeiro •Raimunda N. Neta – Aux. de Limpeza

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Nossa missão

Zelar pela saúde financeira da empresa com: •Discrição •Honestidade •Comprometimento •Transparência •Auxílio intra e inter-áreas

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Administrativo & Financeiro Nossas responsabilidades

Dalva Moreno - DM •Controle Geral da UEN Responsável por todo o desempenho da UEN e de seus integrantes. •Admissão e Demissão Fornecer todas as informações necessárias na admissão e demissão de funcionários. Receber o funcionário no primeiro dia de trabalho, verificar se a documentação está correta e completa, passar todas as informações necessárias.

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Administrativo & Financeiro Nossas responsabilidades

Dalva Moreno - DM •Salários - controlar e validar os pagamentos mensais de todos os salários e dar os devidos esclarecimentos quando necessário. •Caixa – supervisionar e validar diariamente o fechamento de caixa I-Travel X bancos. •Aplicações e resgates – autorizar PC efetuar movimentos. •Solicitação e liberação de talões de cheques junto aos Bancos.

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Administrativo & Financeiro Nossas responsabilidades

Paulo Camargo - PC •Supervisão - Supervisionar e dar o apoio necessário no fechamento de: Eventos/Grupos/ Incentivos e Marketing. •Adiantamentos - Controlar e Supervisionar todos os adiantamentos recebidos.

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Administrativo & Financeiro Nossas responsabilidades

Paulo Camargo - PC •Cadastros - Efetuar cadastro no sistema de todos os funcionários novos no primeiro dia de trabalho. •Abertura de conta Salário - para todos os funcionários novos que não tenham conta aberta. •Arquivos Financeiros - Enviar e receber diariamente os arquivos de cobrança / Banco do Brasil e Banco Itaú.

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Paulo Camargo - PC Aplicações e Resgates •Diariamente •Pagamentos - moeda estrangeira •Negociar, preparar e pagar fornecedores no exterior •Conciliação do Cartão de Crédito Corporativo e Visa Money

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Paulo Camargo - PC • Alimentar diariamente ou mensalmente as planilhas de: - Adiantamentos; - Fundos de reserva das Uns; - Salários; - Fechamento financeiro; - Vivo; - Lançamento de despesas, etc • Automação do DRE (demonstrativo do resultado do exercício) - I-TRAVEL

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Administrativo & Financeiro Nossas responsabilidades

Thamiris Sampaio Freire - TF Faturamento • Semanal do aéreo.(Controle Geral) - Diário de hotéis ,seguros e carros(com ajuda do Roney) Conciliação • Efetuar a conciliação das faturas Iata/Rextur/Gol/Tam/Azul X Registro no Itravel -semanal Imobilizado •Controle de todo o imobilizado da Traveland

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Thamiris Sampaio Freire - TF •Emissão de Boletos Itaú cobrança - para o aéreo e terrestre; •BB cobrança para Travel&Honeymoon; •Reembolso; •Localizar processos para pagamento de reembolsos aéreos. BSP Link -Consultar diariamente o Site -Consultar ADMs e ACMs e tomar as providências necessárias. Serviços gerais •Auxiliar no arquivo vivo diário da UEN, conservando-o sempre em ordem.

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Alison Melo da Silva- AL Comissões Nacionais •Cobrar e localizar processos para emissão de notas fiscais Notas fiscais •Emitir diariamente todas as Notas Fiscais aos nossos clientes ou fornecedores e prepará-las, quando necessário, para envio pelo correio.

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Alison Melo da Silva- AL Consulta Serasa •Realizar consultas de CPF ou CNPJ de funcionários e fornecedores sempre que necessário. Arquivo morto •Manter informações do arquivo morto atualizadas entre Traveland e Arktec.

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Alison Melo da Silva- AL Arquivos •Vendas hotéis Cartão de Crédito - Nacional e Internacional -aguardando pagamento de comissão. •Ajudar na manutenção e organização do arquivo vivo da UEN Correio •Solicitar coleta de correspondências Traveland para postagem; •Receber as correspondências diárias; fazer a triagem e distribuição.

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Danilo Costa Neves - DN Contas a receber •Controle e quitação diária; •Separar e arquivar diariamente todas as faturas recebidas e cobrar as não pagas.

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Danilo Costa Neves - DN Contas a pagar •Controlar e efetuar pagamentos diários; •Separar e arquivar diariamente todos os pagamentos efetuados. OBSERVAÇÃO “Todo pagamento deverá ser entregue no financeiro com prazo de 15 dias da data de sua liquidação”

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Danilo Costa Neves - DN Ticket Restaurante •. Solicitar mensalmente a carga dos cartões do Ticket Restaurante. Vale Transporte •.Solicitar mensalmente a carga dos cartões para Vale Transporte

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Danilo Costa Neves - DN • Preparar os documentos contábeis diários para envio a Primar Contabilidade no início de cada mês. •

Manter as informações do arquivo morto atualizadas entre Traveland e Arktec.

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Roney Queiroz -RQ • Cobrança de Comissões Internacionaisatravés de e-mails ou telefone. •Controle de todo . Traveland (TF+RQ)

o

imobilizado

da

•Arquivo Vivo-auxiliar na manutenção do arquivo vivo (AL+RQ) •Faturamento (TF+RQ)

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de

Hotéis

diariamente


Administrativo & Financeiro Nossas responsabilidades

Deuzimar Pereira de Oliveira – DP e Adriano Mendes - AD DELIVERY •Temos diariamente 2 saídas para entrega de correspondências: Saída 1 - 09:00 horas As correspondências com saída no período da manhã estarão no seu destino até às 12:00horas. Saída 2 - 14:00 horas As correspondências com saída no período da tarde estarão no seu destino até às 18:00horas. Importante: todo material deixado no delivery deverá ter protocolo com todos os dados completos e legíveis.

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Deuzimar Pereira de Oliveira – DP e Adriano Mendes - AD Xerox Todos os dias às 17:00 horas - saída para a xerocopiadora com todos os documentos deixados no delivery no decorrer do dia e posterior devolução às suas origens. Importante: O material deixado para xerox deverá constar o nome da pessoa que solicitou e o número de cópias , com letra legível.

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Deuzimar Pereira de Oliveira – DP e Adriano Mendes - AD Arquivo •Auxiliar na organização dos materiais de grupo/Incentivo para envio pelo correio. •Auxiliar na organização e manutenção do arquivo morto para ser enviado para a Arktec.

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Raimunda Nunes neta - RN Limpeza •Limpeza empresa,

geral

interna

e

externa

da

•Higiene diária da cozinha, •Manutenção da limpeza dos banheiros, •Higiene da máquina de café, •Serviço de água e café para clientes e funcionários quando solicitados.

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Administrativo & Financeiro Nossas responsabilidades

Cabe a todos os colaboradores da UEN:

•Atendimento do portão através de controle pelo vídeo. •Auxiliar no atendimento do PABX

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Obrigada! Dalva Moreno

Dalva.moreno@traveland.com.br Fone: 2149-5001

Tel: +55 11 2149-5000 Fax: +55 11 5535-5305 São Paulo – SP • Brasil

R. Luisiania, 244 • São Paulo • SP • Brasil Cep: 04560-020

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