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Proyecto: implementación de un sistema en un gimnasio. Luis Fernando García Pérez. En este documento se va a mostrar cómo va a mejorar el sistema de cobro digital en un gimnasio.

UNID sede Chetumal, Materia: Ing. En software, Maestro: Juan José Moreno Dzul


Índice Introducción .......................................................................................................................................... 1 Justificación ............................................................................................................................................ 2 Necesidades ........................................................................................................................................... 3 Factibilidad técnica ............................................................................................................................. 4 Factibilidad económica ...................................................................................................................... 5 Factibilidad operativa ........................................................................................................................ 5 Tareas de análisis................................................................................................................................. 6 Especificaciones del sistema ........................................................................................................... 6 Especificaciones de requisitos de software ............................................................................... 7 Clasificaciones ....................................................................................................................................... 8 Esquemas ................................................................................................................................................ 9 Significado: ........................................................................................................................................ 9 Explicación de los esquemas siguientes................................................................................... 10 Esquemas: ....................................................................................................................................... 11 Cronograma de actividades: ......................................................................................................... 14 Implantación ....................................................................................................................................... 15 Recomendaciones ............................................................................................................................. 15


Introducción

Cada vez se hace más necesario el hecho de no usar hojas de cobro en las cuales una persona escribe los datos de un cliente y más necesario usar algún sistema para cobrar, los cuales ya tienen ingresados los datos que se van a imprimir una ficha de pago y con eso hacer el cobro de un servicio, con el avance de las tecnologías las pequeñas, medianas y grandes empresas se ven beneficiadas en tiempo de reacción para no atrasar a los clientes.

Los sistemas de cobro son muy usuales hoy en día en cualquier tipo de empresa, ya que con estos se disminuye el tiempo que un cliente tendrá que esperar para que el cajero le cobre el pago. En este documento se va a dar la información necesaria de una empresa que quiere implementar un sistema de cobro a sus clientes, esta empresa es un gimnasio en el cual hasta antes de implementar el sistema de cobro todo lo han hecho con hojas de cobro las cuales son llenadas por el dueño del establecimiento y este ha tenido problemas en tiempo y cobro adecuado a los usuarios.

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Justificación

En esta empresa que da servicios a clientes en entrenamiento en artes marciales han tenido problemas al momento de cobrar a cada uno de los clientes, ya que al momento de hacerlos se descuidan a otros usuarios y el tiempo de cobrar, hacer el ticket de pago, dar el cambio debido al cliente y apuntarlos en una bitácora de pagos mensuales, es muy tardado, por eso se planea implementar un sistema el cual sirva para cobrar y con esto tener divididos a los clientes que se les cobra mensual en dos partes los que pagan los días 15 de cada mes y los que pagan los días 30 de cada mes, también el sistema dará a conocer si un cliente tiene un atraso de pago o algún adeudo.

Con este sistema se planea reducir el tiempo de cobro hacia los clientes y tener una bitácora digital la cual va a mostrar el estado de los clientes mensualmente y con esto el dueño va a saber quiénes están al día en los pagos, quienes tienen adeudos, quienes tienen retrasos en el pago mensual, y por ultimo eliminar todas las bitácoras físicas que hasta el momento él tenía que comprar y así reducir el gasto que eso conlleva. Volviendo los procesos que se planean digitalizar que son el cobro del dueño a los clientes será más fácil hacer con una ficha de pago ya que el sistema mostrara los datos del cliente con solo buscarlo en la base de datos que se manejara.

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Necesidades El gimnasio necesita un sistema que pueda imprimir fichas de pago de los usuarios del lugar, que serán impresas y dadas por el dueño del lugar mensualmente, también se necesita dividir a los usuarios en dos grupos los que pagan el día 15 de cada mes y el día 30 de cada mes, los usuarios tendrán un retardo después de la fecha el cual se verá reflejado en la ficha, dicho retardo costara $50 después del 3 día de la fecha de pago, el sistema tendrá que poder contar con una sección de agregar usuarios y eliminar usuarios ya que pueden ingresar nuevos usuarios y también pueden dejar de usar las instalaciones algunos usuarios.

La ficha de pago debe de contar con los siguientes datos: -

Nombre del cliente.

-

Fecha de pago.

-

Total a pagar.

-

Recargo (si se excede de la fecha de pago).

-

Persona que cobro.

-

Cambio del cliente.

-

Datos del establecimiento.

-

Con cuanto pago el cliente.

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Factibilidad técnica

Equipo o sistema

Cantidad

especificaciones

Computadora (laptop)

1

Marca: HP Modelo:

Notebook HP

1000-1310LA. S.O: Windows 8 Procesador: Intel celeron B830 1,8 GHz. RAM: 4 GB de SDRAM DDR3. HHD: 500 GB 5400 RPM Usb,

teclado,

mouse,

pantalla, unidad de DVD. Regulador

1

Marca: Koblenz. Modelo: POWER PRO 2. Rango

de

regulación:

95-145 VCA. Capacidad: 1400VA. Frecuencia: 60HGZ Contactos: 8. Impresora

1

Marca: HP. Modelo:

HP

Deskjet

1000-J110a (CH340C). Velocidad: 5,5 ppm color negro y 4 ppm a color. Calidad

de

impresión:

6000ppp. Ciclo de trabajo mensual: 1000 paginas Tecnología:

inyección 4


tĂŠrmica de tinta HP.

Factibilidad econĂłmica Producto

Cantidad

Antivirus, ESET NOD32 1

Costo $649.00

2014 3 licencias Sistema ERP Microsoft

office

365,

1

$1,000

1

$2,999

modelo Small bussines

Factibilidad operativa El sistema trabajara en un PC la cual estarĂĄ conectada a una impresora, el sistema mostrara los datos de una persona que va a pagar mensualmente y si tiene recargo se sumara a la cuenta del cliente, los datos a mostrar son: -

Nombre del cliente.

-

Fecha de pago.

-

Total a pagar.

-

Recargo (si se excede de la fecha de pago).

-

Persona que cobro.

-

Cambio del cliente.

-

Datos del establecimiento.

-

Con cuanto pago el cliente.

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Tareas de análisis

Caja

Cobrar

Imprimir

Dar cambio

Pedir nombre

Ensender la impresora (en caso que no este encendida)

Agarrar el dinero

Checar si tiene retardo

Mandar a imprmir

Abrir la caja y hacer la cuneta del cambio

Visualizar lo que se va imprimir

Dar el cambio

en este esquema se muestra cuáles son los pasos que se hacen al cobrar a un cliente.

Especificaciones del sistema El sistema que se planea implementar un sistema el cual estará instado en una computadora la cual servirá para cobrar a un cliente, el sistema tendrá que ser de fácil acceso y uso para que el usuario no tenga problemas en la utilización, también tendrá que ser escalable con clientes ya que este alojara la información de un cliente el cual puede ser eliminado del sistema si este es el caso o ingresar a un nuevo cliente en la base de datos, el usuario tendrá que disponer de esta facilidad de agregar o eliminar a clientes de la base de datos. A visualización de la ficha de pago se debe de hacer antes de imprimir y confirmarlo para que se imprima sin problemas.

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Especificaciones de requisitos de software El sistema va a imprimir una ficha de pago de un cliente mensualmente si este se pasa de su fecha de pago se cobrara un recargo de $50.00, este sistema será usado por una persona que es la encargada de cobrar e ingresar nuevos usuarios o eliminar usuarios. Este sistema mostrara datos del cliente los cuales serán: -

Nombre del cliente.

-

Fecha de pago.

-

Total a pagar.

-

Recargo (si se excede de la fecha de pago).

-

Persona que cobro.

-

Cambio del cliente.

-

Datos del establecimiento.

-

Con cuanto pago el cliente.

Con estos datos se mandara a imprimir una ficha de pago la cual se entregara al cliente. El sistema dará estos datos para así dar al cliente un ticket de pago

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Clasificaciones Ticket de pago Nombre del establecimiento Nombre del usuario Apellido del usuario Nombre del cliente Apellido del cliente Monto a pagar Recargo Monto recibido Cambio Fecha de pago Datos del establecimiento

Usuario ID Clave Nombre del usuario Apellido del usuario

Cliente Nombre del cliente Apellido del cliente Fecha de pago Recargo Direcci贸n Tel茅fono Celular

Recargo Recargo monto extra

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Esquemas

V

Cliente

1

Usuarios ID Password Nombre_del_usuario Apellido_del_usuario

Nombre_del_cliente Apellido_del_cliente Fecha_de_pago Recargo Dirección Teléfono Celular V

V

V

Ticket_de_pago 1

Recargo Recargo_monto_extra

Nombre_del_establecimiento Nombre_del_usuario Apellido_del_usuario Nombre_del_cliente Apellido_del_cliente Monto_a_pagar Recargo Monto_recibido Cambio Fecha_de_pago Datos_del_establecimiento

Significado: M=Muchos. 1=Uno. Lo que esa letra y numero quieren decir, es el hecho de que varios (v) clientes pueden tener varios ticket; un (1) usuarios puede tener varios (v) tickets; y así en los otros casos.

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Explicación de los esquemas siguientes En los esquemas se representan al:   

Dueño: jefe de la empresa el cual se encargara de hacer el cierre de caja quincenal y mensual, también él debe de poder ver la cantidad de personas que asiste y las personas que han o no han pagado Usuario: es el encargado de cobrar, imprimir fichas de pago, agregar o eliminar nuevos usuarios. Cliente: persona que contrata los servicios del gimnasio.

Se presentan 3 escenarios para el usuario, los cuales son: 1. Ingresar un nuevo cliente. 2. Imprimir ficha de pago. 3. Eliminar un cliente. El dueño tendrá 2 escenarios: 1. Hacer el corte de caja quincenal. 2. Verificar la caja. El cliente tendrá 2 escenarios: 1. Dar sus datos al usuario para que sea agregado. 2. Pedir la ficha de pago. En el primer esquema el usuario es el encargado de agregar a un nuevo usuario al sistema, agregando todos los datos necesarios que se presenten, como son: l nombre, apellido, teléfono, dirección, fecha de inicio, fecha de pago, etc. Segundo esquema da a conocer como se hará la impresión de una ficha de pago para el cliente, esta ficha será entregada por el usuario del sistema. Tercer esquema, dar de baja a un cliente, cuando un cliente deje de asistir por cierto tiempo se le dará de baja del sistema, esto será hecho por el usuario del sistema. El cuarto esquema, muestra que el encargado de hacer el corte del sistema quincenal será el dueño del gimnasio. Quinto esquema, verificación del sistema será hecho por el dueño.

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Esquemas:

Significado de imágenes: Dueño

Usuario:

Cliente:

Agregar un nuevo usuario:

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Pago:

Dar de baja a un cliente:

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Corte de caja:

Verificar quincena:

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Cronograma de actividades: Actividad Fase de análisis de requisitos:  Definición.  Preparación del trabajo.  Organización del trabajo.  Especificaciones del Software.  Especificación de solución.

Tiempo estimado (esta en semanas) 2 semanas

Diseño de arquitectura: 4 semanas  Modelación del trabajo.  Diseño del software.  Diseño de la solución de la base de datos. Fase de construcción:  Elaboración de la entrada de datos.  Elaboración de los procedimientos de datos.  Elaboración de la salida de datos.

8 semanas

Prueba del software:  Prueba del software para verificar si necesita cambios. Modificación (esta sección se usara solo si el dueño desea hacer unos cambios tras haber hecho la prueba del software):  Modificación del software. Documentación:  Elaboración de manuales de usuario y ayuda.  Manual de instalación. Y Entrega del software.

8 semanas

1 semana

1 semana (6 días para la creación de los manuales y 1 día para instalar el software una vez se tenga funcionando)

La documentación se hará mientras se realizan las pruebas del Software al igual que las modificaciones.

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Implantación

Tras implementar el sistema se pondrá a prueba durante un tiempo en el cual se verán las fallas del sistema, para así lograr modificar esas fallas, para que así el sistema pueda funcionar acorde a las necesidades del dueño del gimnasio o modificar aspectos que el dueño quiera agregar o quitar del sistema, esto se hará tras que el usuario y el dueño hayan usado el sistema por un tiempo. Esta implementación tendrá como parte principal el diagnóstico del sistema al ser operado y empezar a recolectar la información de todos los usuarios, modificar en cierto tiempo. La prueba del sistema tendrá un tiempo de 2 meses, ya que en ese tiempo varios clientes se habrán agregado o eliminado, también es recomendable que el dueño haga 4 cierres de sistema y 2 verificaciones de caja. Tras este tiempo de prueba si el sistema necesita alguna modificación se hará para así poder adecuase como se debe.

Recomendaciones Las recomendaciones son: 

Tener personal capacitado.

Contar con seguridad al acceso del sistema.

No dar claves de acceso del sistema a otras personas.

No eliminar a los clientes antes de tiempo.

Llenar adecuadamente todos los campos de los clientes.

Si tiene algina duda con el sistema, contactarnos.

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Revista  

Fer

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