Issuu on Google+

PROPOSED AMENDMENTS TO   AVIDA VILLAGE SANTA CECILIA CONSTITUTION AND BYLAWS    LEGEND:  BOLD BLACK ITALICS AND UNDERLINED 

PROVISIONS THAT NEED TO BE REPLACED OR  CORRECTED. 

RED NORMAL TEXT 

PROVISIONS LIFTED FROM R.A. 9904 TO REPLACE  PROVISIONS FROM OLD BY‐LAWS. 

BLUE NORMAL TEXT 

SUGGESTED PROVISIONS FROM THE BOARD OF  DIRECTORS TO ENHANCE THE BYLAWS PURSUANT  TO ARTICLE X SECTION 2 REGARDING AMENDMENT  OF THE BYLAWS 

     

 

Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 1 


CONSTITUTION AND BYLAWS  OF  AVIDA VILLAGE SANTA CECILIA HOMEOWNERS’ ASSOCIATION, INC.    ARTICLE I  DECLARATION OF PURPOSE    The  purpose  of  this  Association  are  those  set  forth  in  its  Articles  of  Incorporation.  Its  primary concern is to facilitate the delivery of adequate social and economic services with the  end view of improving the quality of life of its members.    ARTICLE II  NAME AND LOCATION  The  name  of  the  Association  shall  be  Avida  Village  Santa  Cecilia  Homeowners'  Association,  Inc.  Its  principal  office  shall  be  located  at  Block  15,  Lot  4,  Phase  1,  Avida  Village  Santa Cecilia Clubhouse, Barangay Salawag, Dasmariñas, Cavite.  ARTICLE III  MEMBERSHIP    Section 1.    Member.  All  homeowners,  lot  buyers/owners,  including  the  developer,  Avida  Land,  Inc.  or  long‐term  lessees  and  occupants  of  lots  or  houses  at  Avida  Village  Santa  Cecilia shall become members of the association; provided however, that the long‐term lessees  of houses and bona fide occupants shall be considered as members of the Association in lieu of  the owners of the same.    A lease shall be considered a long‐term lease if the lease is in writing and is for a period  of one year or more.    Section 2.  Member  in  Good  Standing.    A  member  in  good  standing  is  one  who  complies  with  all  the  duties  and  obligations  of  a  member  as  determined  by  the  Board  of  Directors.     Section 3.   Rights  and  Privileges  of  Membership.    Every  member  in  good  standing  shall have the following rights and privileges:    a.   To vote on all matters brought before the members;   b.   To be eligible to any elective or appointive office of the Association;   c.   To participate in the deliberations of the members and in all its meetings;   d.   To avail himself of all the facilities and services of the Association.     a.   Avail  of  and  enjoy  all  basic  community  services  and  the  use  of  common  areas  and  facilities;  Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 2 


b.   Inspect association books and records during office hours and to be provided upon  request with annual reports, including financial statements;  c.   Participate,  vote  and  be  eligible  for  any  elective  or  appointive  office  of  the  association subject to the qualifications as provided for in the bylaws;  d.   Demand  and  promptly  receive  deposits  required  by  the  association  as  soon  as  the  condition for the deposit has been complied with or the period has expired;  e.   Participate  in  association  meetings,  elections  and  referenda,  as  long  as  bona  fide  membership subsists;   f.    Petition the Board of Directors for grievances and complaints;   g.  Demand for official receipts for all payments of fees, charges, dues and assessments.  h.  Enjoy benefits, rights and privileges such as but not limited to discounts on charges  for  the  use  of  the  facilities/amenities  and  other  perquisites  as  determined  by  the  Board of Directors.    Section 4. 

Duties of Members.  A member shall have the following duties: 

  a. To pay on time his membership fees, association dues, special assessment and such  other fees which may be levied on him from time to time;   b. To actively participate in all general elections, referenda and plebiscites, and not to  refuse nomination to any position in the association;  c.   To participate in major activities and other social affairs of the Association;   d.   To  attend  all  meetings  and  seminars  that  may  be  called  by  the  Association  or  its  committees;   e.   To obey and comply with the By‐Laws and such other rules and regulations as may  be promulgated by the Board of Directors;   f.  To  respect  the  dignity,  privacy  and  peace  of  mind  of  every  member  of  the  community.    Section 5.  Membership  Roll.  The  Association  shall  keep  and  maintain  under  the  custody  of  the  Secretary,  a  Membership  Roll  containing  the  list  of  all  members  and  such  additional  members  as  may  be  admitted  from  time  to  time,  including  information  and  data  which may be required by the Board of Directors.    Section 6.   Expulsion  from  the  Association.  Any  member  may  be  expelled  from  the  Association on the following grounds:   a.  Default  in  the  payment  of  association  dues  specified  in  Article  IV  hereof,  for  a  period of thirty (30) days from written demand;   b.   Ceasing to be a member in good standing, as provided for in Section 2 of this Article;   c.   Repeated violations of any of the provisions of its Charter, By‐Laws or existing rules  and  regulations  of  the  Association  and  exhibiting  conduct  detrimental  to  the  Association.    

Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 3 


Section 6.   Expulsion from the Association. Any member may be expelled from the  Association on the following grounds:   a. Default in the payment of association dues as specified in Article IV hereof and being  declared as delinquent as per Article III Section 8;  b.   Ceasing to be a member in good standing, as provided for in Section 2 of this Article;   c.   Repeated violations of any of the provisions of its Charter, By‐Laws or existing rules  and  regulations  of  the  Association  and  exhibiting  conduct  detrimental  to  the  Association for at least three (3) times.    Section 7.   Delinquent  Member.    A  member  who  has  failed  to  pay  three  (3)  cumulative monthly dues or membership fees, or other charges/assessment despite demands  by  the  association,  or  has  repeatedly  violated  the  association’s  by‐laws  and/or  declared  policies,  may  be  declared  delinquent  by  the  Board  of  Directors  in  accordance  with  the  procedure in the succeeding section.    Section 8.   Procedure in Declaring a Member Delinquent. The Board or a committee  assigned by the Board shall observe the following procedure in declaring a member delinquent  or not in good standing:     a.   The  Board  or  the  committee  shall  determine  whether  a  member  failed  to  pay  at  least three (3) cumulative monthly dues, fees or other charges based on the report  of the treasurer or as reflected in the association’s financial records, or repeatedly or  grossly violated the by‐laws or policies of the association as reflected in the book of  records of the association;    b.   The President or the designated officer of the association shall forthwith notify the  said member in writing of the violation and require him to explain in writing, within  fifteen (15) days from receipt of notice, why he should not be declared delinquent;     c.   After  the  lapse  of  fifteen  (15)  days,  with  or  without  a  written  explanation,  the  President  or  the  designated  officer  shall  submit  the  matter  to  the  Board  or  committee for hearing and deliberation;    d.   Thereafter,  the  member  may  be  declared  delinquent  by  majority  vote  of  all  members of the Board.    Section 9.   Sanctions  for  a  Delinquent  Member.  The  rights  and  privileges  of  a  member  as  provided  in  Section  3  are  suspended  upon  the  declaration  of  delinquency  by  the  Board. The board may also resort to any or all of the following actions:    a. Suspension  of  the  right  to  use  of  recreational  facilities,  amenities,  and  other  common area privileges;  b. Non‐issuance and/or Cancellation of all permits issued;  Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 4 


c. Turning  over  of  the  delinquent  account  to  a  collection  agency  or  directly  to  the  Association’s creditor/s;  d. Initiate  legal  action  to  put  a  lien  on  the  property  pursuant  to  Avida  Village  Santa  Cecilia Deed of Restriction Article 2 Section 2.2;  e. Any other disciplinary sanctions and penalties, administrative, legal or judicial that is  consistent  with  the  law,  these  By‐Laws  and  other  governing  documents  of  the  association.    Section 10.   Reinstatement  of  a  Delinquent  Member.    The  Board  shall,  by  majority  vote  of  all  members,  reinstate  the  membership  of  the  delinquent  and/or  expelled  member,  provided that unpaid dues, fees or charges are paid or the sanctions imposed are satisfied.     ARTICLE IV  FEES AND DUES    Section 1.  Membership Fee. Upon organization of this association, or the admission  of any person as member hereof, every member of the association shall pay a membership fee  of:  Two Thousand Pesos Only (Php 2,000.00) to be paid in a manner determined by the Board  of Directors or Trustees.    Section 2.  Maintenance  Dues.    Monthly  Maintenance  Dues,  the  amount  of  which  shall be determined by the Board of Directors, shall be collected from every member to defray  the administration and operational expenses of the Association. Php 6.94.    Section 2.  Maintenance  Dues.    Monthly  Maintenance  Dues,  the  amount  of  which  shall be determined by the Board of Directors, shall be collected from every member to defray  the administration and operational expenses of the Association. Initially, the maintenance dues  shall be at Php 6.94 per square meter and any increase must be approved by a simple majority  of the members in good standing present in a meeting duly called for the purpose or through a  plebiscite.     Section 3.  Contributions.    The  Association  may  raise  funds  for  its  programs  and  activities, through contributions, donations and/or other forms.    Section 4.  Special  Assessments.    The  Board  of  Directors,  may  from  time  to  time  assess  and  collect  from  each  member,  reasonable  amount  as  may  be  required  on  special  occasions,  and  activities  of  the  Association.  This  includes  the  repair  and  replacement  of  common  area  assets.  Provided,  that  this  amount  and  costs  must  be  approved  by  a  simple  majority of the members in good standing present in a meeting duly called for the purpose or  through a plebiscite.    ARTICLE V  BOARD OF DIRECTORS    Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 5 


Section 1.   General  Powers.  The  business  and  affairs  of  the  Association  shall  be  managed by a Board of Directors which shall exercise all the powers of the Association.   Section 2.   Number of Directors and Qualifications. The Board of Directors shall be  composed of Five (5) members. Only members in good standing shall be eligible for the Office  of Director.    Section 3.   Nomination.  Not  less  than  Seven  (7)  days  nor  more  than  fourteen  (14)  days  before  the  annual  meeting  at  which  the  directors  are  to  be  elected,  a  member  may  be  nominated  for  election  to  the  Board  provided  that  at  least  five  (5)  members  whether  individually or as a group, has nominated him for the said purpose.   Section 4.   Election and Term of Office.  Directors shall be elected by secret ballot at  the  annual  meeting  of  the  members  of  the  Association.  Subject  to  Article  VIII  hereof,  the  directors so elected shall hold office for a term of two (2) years or until their successors shall  have been elected and qualified.     Section 5.   Removal of Directors by members.  At any regular or special meeting of  the members duly called and held, any director may, by two‐thirds (2/3) vote of the members  entitled to vote, be removed from office. Any vacancy created by such removal shall be filled by  majority vote of the members present at such meeting without compliance with the foregoing  provisions  with  respect  of  the  removed  director.  The  director  so  elected  shall  serve  for  the  unexpired term of the removed director.    Any  member  of  the  Board  of  Directors,  may  be  removed  by  way  of  impeachment  for  deliberately violating this By‐Laws, for lack of moral ascendancy to govern, for gross negligence  of  his/her  duties,  for  grave  offense  or  misconduct  reflecting  upon  his/her  moral  character,  incompetence, and grave abuse of authority.  However, due process shall be observed and the  respondent  shall  be  presumed  innocent  until  proven  guilty.    The  Grievance  and  Adjudication  Committee must first receive a formal written complaint in the form of a petition calling for a  special  meeting  to  vote  on  the  removal  of  a  Board  of  Director/s  signed  by  at  least  one‐third  (1/3) of all members in good standing.  The Grievance and Adjudication Committee shall decide  via  at  least  a  two‐thirds  (2/3)  vote  of  its  members  within  three  (3)  days  upon  receipt  of  the  complaint  if  the  petition  filed  has  merit.  If  it  has  merit,  the  committee  shall  inform  the  party  concerned of the charge/s against him/her not later than three (3) days and shall recommend  to  the  President  of  the  Association  the  calling  of  a  special  meeting  for  this  purpose  within  fifteen  (15) days.  The  respondent  shall  be  automatically  excused  from the  exercise  of  his/her  duties and responsibilities as an officer or member of their respective institution upon his/her  receipt  of  the  formal  notification  of  the  charge/s  against  him/her.    The  meeting  called  shall  provide the forum for the presentation of the evidence for and against the Director where the  members may vote for the removal of the Director/s.   Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 6 


Section 6.   Vacancies.  Except  as  herein  above  provided,  any  other  vacancies  occurring in the Board either by resignation, death or incapacity, shall, without observing the  provision  of  Section  3  above,  be  filled  by  a  majority  vote  of  the  remaining  Directors,  if  still  constituting a quorum, at a regular or special meeting duly called and held for the purpose. The  Director/s  so  elected  shall  serve  the  unexpired  term/s  of  the  resigning,  incapacitated  or  deceased Director/s.   Section 7.   Regular  Meeting  of  the  Board.  A  regular  meeting  of  the  Board  shall  be  held  immediately  after  the  annual  meeting  of  the  members.  A  regular  meeting  of  the  Board  shall also be held on the last Sunday of each month at the principal office of the Association and  no notice thereof shall be required.   Section 8.   Special  Meeting  of  the  Board.    Special  Meeting  of  the  Board  may  be  called by the President or majority of the members of the Board and it shall thereupon be the  duty of the Secretary to cause the notice of such meeting to be sent to each Director at least  two (2) days before the meeting.   Section 9.   Quorum.    A  majority  of  directors  shall  constitute  a  quorum  at  any  meeting of the Board.    Section 10.  Compensation.  The  Directors  may  be  entitled  to  per  diem  for  actual  attendance to the meeting in such amount as may be determined by majority of the members  of the association.      Section 10.  Compensation.   No officer of the association holding a rank of Director or  Trustee shall be entitled to any compensation, except for the per diem for actual attendance to  the meeting, said amount may be determined by majority of the members of the association.    ARTICLE VI   OFFICERS   Section 1.   Officers.  The  officers  of  the  Association  shall  be  the  President,  Vice‐ President,  Secretary,  Treasurer,  Auditor  and  such  other  officers  as  may  from  time  to  time  determined by the Board.   Section 2.   Election and Term of Office. The Officers mentioned in Section 1 hereof  shall be elected/appointed by the Board of Directors at their first Board meeting subject to the  provision  of  these  by‐laws  and  shall  hold  office  for  a  term  of  two  (2)  years  or  until  their  successors shall have been elected/appointed and qualified.   Section 3.   Compensation.  The  officers  of  the  Association  who  may  or  may  not  be  members  of  the  Board  may  receive  such  honoraria  as  may  be  determined  by  the  Board  of  Directors.  

Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 7 


Section 4.   Removal of Officers.  Any officer of the Association may be removed by a  majority vote of the members of the Board constituting a quorum whenever in its judgment the  best interest of the Association will be served thereby.   Section 5.   President.  The  President  who  should  be  a  director  shall  preside  at  all  meeting  of  the  members  and  of  the  Board  of  Directors.  The  President  shall  exercise  such  powers and performs such duties incident to his office and such others duties as may from time  to time delegated to him by the Board. Among others, the President shall:   a.   Preside at all meetings of the members and of the Board of Directors;   b.   Represent the Association in all activities to which it is a party or participant;   c.   Prepare,  in  consultation  with  the  appropriate  officers  and  committees,  a  yearly  program  of  activities  and  submit  an  annual  report  of  the  operations  of  the  Association  to  the  members  at  the  annual  meeting,  and  to  the  Board  of  Directors  such  statements,  reports,  memoranda  and  accounts  as  may  be  requested  by  the  latter; and   d.   Organize and supervise work groups among the members of the Association.    Section 6.   Vice President. The Vice‐President who should also be a director, shall in  the absence or disability of the President, perform the duties of the President and such other  duties as the Board may from time to time prescribe.   Section 7.  

Treasurer. The Treasurer shall have the following duties:  

a.   Have charge/custody and responsible for the funds of the Association;    b.   Shall  disburse  the  funds  of  the  Association,  for  specific  purpose  authorized  by  a  Resolution of the Board of Directors;   c.   Shall take charge and have custody of petty cash fund as may be fixed by the Board;   d.   Be  responsible  for  keeping  the  financial  records  of  the  Association  and  the  liquidation of any and all accounts liabilities and obligations owing on dues from the  Association;   e.   Shall  monitor  all  delinquencies  and  send  notices  on  overdue  associations  dues  and/or demand letters;   f.   In  general,  perform  all  the  duties  incident  to  the  office  of  the  Treasurer  and  such  other duties as may from time to time be assigned to him by the Board of Directors;   g.   Shall post a bond in such amount as may be fixed by the Board of Directors.     Section 8.   Secretary.  The Secretary shall:   a.   Keep  the  minutes  of  the  meeting  of  the  members  of  the  Board,  in  one  or  more  books provided for this purpose;   b.   Deliver all notices in accordance with these By‐Laws or as required by law;   c.   Keep all corporate records and the seal of the Association which shall be affixed to  such instruments as may be required and thereupon be attested by his signature or  that of the Treasurer;   Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 8 


d.   Keep a register of the names and post office addresses of all members;   e.   Provide each member a copy of the By‐Laws and all amendments thereto;   f.   In general perform all duties incident to the office of the Secretary and such other  duties as may from time to time be assigned by the Board.     Section 9.   Auditor.  The  Auditor  shall  audit  the  book  of  accounts  and  financial  records of the Association. An independent auditor may also be appointed to conduct the audit.    ARTICLE VII   COMMITTEE   Section 1. The following committees shall be formed:   a.   Development  and  Services  Committee.  The  Development  and  Services  Committee  shall take charge of planning, coordination and actually operating the facilities and  services  of  the  Association.  It  shall  be  organized  into  Brigades  which  shall  form  as  the backbone of the community service delivery system. Initially, these brigades are  the following: Health and Nutrition and Mobility Brigades, additional brigades shall  be formed as the need arises.   b.   Membership  and  Education  Committee.  The  Membership  and  Education  Committee  shall  take  charge  of  the  development  of  Human  Resources  in  the  community.  It  shall  conduct  information,  educational  and  motivational  campaigns  and shall prepare and implement training activities designed to make the residents  productive members of the Association.     c.   Financial  Management  Committee.  Subject  to  the  approval  of  the  Board  of  Directors  the  Financial  Management  Committee,  shall  plan,  adopt  and  implement  canvassing,  procuring,  and  disbursement  guidelines  for  projects  that  will  or  may  require  the  use  of  the  Association  funds.  The  Committee  shall  also  serve  as  a  coordinating,  body  for  all  financial  matters  involving  outside  Institutions  and  shall  evolve a savings campaign and other fund raising activities.     d.   Livelihood  Committee.  The  livelihood  Committee  shall  plan  and  coordinate  all  economic programs designed to supplement the income of the members. As such, it  shall  closely  coordinate  with  the  Financial  Management  Committee  in  the  preparations of feasibility studies and other proposals.     e.   Maintenance  Committee.  The  Maintenance  Committee  shall  take  charge  of  the  upkeep  and  repair  of  community  facilities  and  services.  It  shall  form  and  organize  the  members  into  Tanod  Brigades  to  safeguard  the  security  of  the  area  and  Emergency/Disaster Brigade to meet any natural or man‐made calamity.  

Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 9 


f.   Social  and  Cultural  Affairs  Committee.  It  shall  be  tasked  with  the  planning,  organizing  and  implementing  social  activities  that  will  help  improve  inter‐personal  relations  among  the  members.  It  shall  also  develop  programs  and  activities  to  deepen cultural awareness among the members. Finally, it shall form and organize  Sports and Recreation Brigade.     Section 2.  

Special Committee.  

a.   Grievance and Adjudication Committee. The Grievance and Adjudication Committee  shall accept and investigate complaints filed by a member against any other member  or officer, and shall settle or arbitrate any dispute within its power in the community.  In the event that the grievance is not settled by the committee, its decision shall be  appealable to the Board of Directors.   a.  Grievance and Adjudication Committee.   The  members  of  the  grievance  and  adjudication committee, who should have experience in counseling, shall be elected  by the members in the annual meeting of members. The committee shall accept and  investigate complaints filed by a member against any other member or officer, and  shall settle or arbitrate any dispute within its power in the community. In the event  that the grievance is not settled by the committee, its decision may be appealed to  the Board of Directors or Trustees. Any controversy or dispute shall first be brought  before the Board of Directors or Trustees prior to elevating the same to HLURB. The  Board of Directors or Trustees shall issue a certification as to the non‐settlement of a  dispute before HLURB shall take cognizance of the dispute or controversy.  In case a  board member is the subject of the complaint, Article V Section 5 shall apply.    b.  Audit  and  Inventory  Committee.  The  Audit  and  Inventory  Committee  shall  be  responsible for Auditing the accounts of the association. It shall conduct such audit at  least quarterly and submit its reports thereon to the Board of Directors.     Section 3.   Other Special Committee and Brigades may be created by the President  and the Board of Directors as the need arises.    ARTICLE VIII   MEETING OF MEMBERS   Section 1.   Place of the Meeting. Meeting of members shall be held at the principal  office of the Association.   Section 2.   Annual Meeting. Subject to Article 5, Section 4 and Article 6, Section 2,  the  Annual  Meeting  of  the  members  shall  be  held  on  the  1st  Sunday  of  May  of  each  year,  at  which meeting the members shall elect the five (5) directors and transact such other business  as may properly be brought during the meeting. The five (5) candidates receiving the highest  number of votes shall be declared and proclaimed elected as Directors of the Association. The  Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 10 


elected Directors shall hold office for two (2) years and until their successors are duly elected  and qualified. The Board of Directors, for good cause, may change the date, time and place of  the annual meeting provided that, written notice to this effect is given to the members at least  fifteen (15) days before the scheduled date.     Within  thirty  (30)  days  prior  to  the  date  of  the  annual  meeting  of  the  members,  the  President  with  the  approval  of  the  Board  of  Directors,  shall  constitute  a  Nomination,  and  Election Committee (COMELEC) to be composed of three (3) regular members in good standing,  to serve as such for purposes only of the particular election for which they are appointed. The  Committee  shall  have  control  and  supervision  of  the  election,  accept  nominations  in  writing  from the members, adopt the rules of procedure for balloting and nomination, act as election  inspectors,  ensure  the  proper  and  orderly  conduct  of  election,  and  hear  and  decide  election  protests.  All  actions  and  decisions  of  the  said  Committee  on  all  matters  within  its jurisdiction  shall be final and unappealable. Members of the Committee may not themselves be nominated  to the Board of Directors.   Section 3.   Special  Meeting.  At  any  time  during  the  interval  between  annual  meeting, a special meeting of the members may be called by the President or by a majority of  the Board, provided, however, that ten (10) percent or more of the members in good standing  may in writing, petition the Board to call a special meeting of the members.   Section 4.   Notice of Members Meeting. Written notice stating the date, place and  hour of the meeting and in case of special or annual meeting at which business requiring special  notice  is  to  be  transacted,  shall  be  personally  delivered  or  sent  by  registered  mail  to  each  member not less than five (5) days before the date of the meeting.   Section 5.   Quorum.  Majority of the members in good standing present in person or  by  proxy  shall  constitute  a  quorum  at  any  meeting  of  the  members  for  the  transaction  of  business, unless otherwise provided by law.   Section 6.   Voting.  Each member shall be entitled to one vote for each lot owned  by him/her in the Sta. Isabel Village 1 and 2. Voting by proxy shall be allowed. All questions  shall  be  decided  by  a  vote  of  majority  of  those  present  and  voting  except  as  otherwise  provided by law, the Articles of Incorporation and these By‐Laws.     Section 6.   Voting.  Each member shall be entitled to one vote for each lot owned by  him/her  in  Avida  Village  Santa  Cecilia  Phase  1  and  2.  Voting  by  proxy  shall  be  allowed.  All  questions  shall  be  decided  by  a  vote  of  majority  of  those  present  and  voting  except  as  otherwise provided by law, the Articles of Incorporation and these By‐Laws.    Section 7.   Proxies.  Proxies  shall  be  in  writing,  dated,  signed  by  the  members  and  filed before the scheduled meeting with the Secretary. It shall be valid only for the meeting for  which it is intended, unless otherwise provided in the proxy.    

Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 11 


Section 8.   Annual  Statement.  A  true  and  full  statement  of  the  affairs  of  the  Association shall be submitted at the annual meeting for consideration by the members.    ARTICLE IX  FINANCIAL TRANSACTIONS    Section 1.   Contracts.  The Board shall by specific resolution, authorize any officer/s  and or agent/s to enter any contract or execute and deliver any instrument in the name or in  behalf of the Association.   Section 2.   Signing of Checks. Etc.  All checks, drafts, or other orders for payment, of  money,  and  all  notes,  bonds  or  other  evidence  of  indebtedness  issued  in  the  name  of  the  Association  shall  be  signed  jointly  by  the  Treasurer  and  the  President  or  other  officers  authorized by the Board.   Section 3.   Deposit.  All  funds  of  the  Association  such  as  Association  dues  membership fees shall be deposited from time to time to the credit of the Association in such  bank or banks as the Board may designate.   Section 4.   Fiscal Year.  The Fiscal Year of the Association shall begin on the  1st  day  of  January  and  end  on  the  31st  day  of  December  each  year.  The  Treasurer  shall  cause  to  be  made  a  full  and  complete  audit  of  the  books,  accounts  and  financial  condition  of  the  Association. Such audit shall be made available for inspection by the members during regular  business hours. For this purpose the Association may engage the services of an external auditor  or create a committee whose function shall be to conduct such audit at least three (3) months  before the end of the fiscal year, make pertinent recommendations to the Board and render a  report  to the members at the annual meeting.   ARTICLE X  MISCELLANEOUS PROVISIONS  Section 1.   Board  Rules  and  Regulation.  The  Board  shall  have  the  power  to  promulgate such rules and regulations consistent with the law, the Articles of Incorporation or  these By‐Laws.   Section 2.   Amendments. These By‐Laws or any portion or provision hereof may be  amended,  repealed  or  otherwise  changed,  in  any  manner  not  contrary  to  law,  the  Articles  of  Incorporation,  contracts,  or  agreements,  at  a  duly  called  and  held  regular  meeting  or  special  meeting  by  a  majority  vote  of  the  Board  of  Directors,  provided,  however,  that  notice  of  such  meeting  whether  regular  or  special,  shall  contain  a  fair  statement  of  the  proposed  amendments. These amendment/s or revision of, this By‐Laws shall be valid when ratified by a  simple majority of the votes cast by members in good standing in a regular or special meeting  called for the purpose or through a plebiscite which shall be held not earlier than seven (7) days  or later than (30) days after the presentation or publication of such amendment or revision to  the members.  Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 12 


Section 3.  If for any reason, any provision of these By‐Laws is declared invalid, illegal  or  unconstitutional,  the  remaining  provisions  not  affected  thereof  shall  continue  to  be  in  full  force and effect.  Section 4.  These  By‐Laws  shall  take  effect  immediately  upon  its  ratification  by  majority  of  the  members  in  good  standing  and  upon  approval  by  the  Housing  and  Land  Use  Regulatory Board (HLURB) and shall supersede all previous by‐laws.  The foregoing By‐Laws were adopted and approved by all the Members of the Board of  Directors on 5th of April 2013 at Avida Village Santa Cecilia, Dasmariñas, Cavite, Philippines.   IN  WITNESS  WHEREOF,  we  hereunto  set  our  hands  this  5th  of  April  2013  at  the  Clubhouse of Avida Village Santa Cecilia, Dasmariñas, Cavite, Philippines.      ____________________________  FERDINAND D. SEVILLA  President and Chairman of the Board      ____________________________  DAISY B. NONATO  Vice‐President and Board of Director      ____________________________  MA. VICTORIA B. ALMARZA  Treasurer and Board of Director      ____________________________  MARIA CRISTINA P. KIM  Corporate Secretary and Board of Director      ____________________________  FAYE P. PARAS  Auditor and Board of Director 

Avida Village Santa Cecilia Homeowners’ Association, Inc. Constitution and By‐Laws   

Page 13 


proposed-amendments-to-avschai-bylaws