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2013

Sistemas y Tecnologías de Información Cardeña Navarro Luisa Fernanda

090300573 Universidad del Caribe 28/04/2013


1) Evaluación de inversiones en Tecnología de la Información. El evaluar las inversiones sirve para cuatro razones fundamentales dentro de una organización. 

  

Justificar los recursos utilizados para la inversión, ¿cuánto dinero se necesita para llevarla a cabo? y ¿cuáles son los beneficios tangibles e intangibles que se van a obtener? Permite a una empresa escoger entre varios proyectos simultáneos, ¿cuál es el que dará mayores beneficios a la organización? Brinda a una organización las medidas y controles necesarios para monitorear la implementación de un proyecto. Generar experiencia para evaluaciones futuras (Farbey et al., 1992).

Las empresas deben administrar la TI como cualquier otro activo, si éste es manejado de manera eficiente va a tener un impacto positivo en las variables financieras de la empresa de lo contrario la inversión habrá sido realizada en vano. Ahora podemos ver por qué la etapa de implementación del proyecto es tan importante; podemos adquirir el mejor producto pero si no es implementado correctamente no va a dar los resultados esperados. Existen varias técnicas y enfoques para evaluar o justificar las inversiones en tecnologías de información. Dentro de los más usados encontramos el retorno sobre la inversión (ROI) y el análisis de costo beneficio. En un estudio realizado por Barbara Farbey, Frank Land y David Targett (1992); se analizan las técnicas o métodos que utilizaron los administradores para justificar sus inversiones en un proyecto de TI, de dieciséis proyectos diferentes solo se encontró que nueve tuvieron una justificación formal mientras siete no. Dentro de los métodos utilizados de manera formal se encontraron el ROI, análisis costo beneficio y reportes ad hoc donde se hacia una evaluación formal de los argumentos para llevar acabo el proyecto. (Farbey et al., 1992). Además de los métodos tradicionales financieros podemos encontrar algunos que se combinan. En algunos proyectos se ha utilizado el método ROM (return on management), que significa retorno sobre la administración; y consiste en medir el incremento que tuvo la productividad de la administración después de ser implementado el sistema (Strassman, 1990).


Existe el método multiobjetivo y multcriterio, por sus siglas en ingles se conoce como MOMC (Land, 1976), que asume que hay mejores maneras de evaluar los proyectos de inversión en TI que la monetaria. Permite a los administradores determinar sus metas y darles un peso a cada una de éstas, reconociendo que hay distintas personas interesadas en el proyecto dentro de la organización que tienen distintas expectativas de los beneficios que va a dar como resultado el sistema (Farbey et al., 1992). Schuman y Rohrbaugh (1991) en su artículo sobre toma de decisiones para planeación de sistemas mencionan que la inversión en TI les da como resultado alcanzar mejoras en áreas funcionales como lo es en la planeación organizacional en donde se mejoran aspectos como: • • • • • • • • • • •

Definición metas y prioridades organizacionales Nos ayuda a ubicar presupuestos Establecimiento planes estratégicos a 5 años Rediseño de sistemas de entrega de servicio Clarifica asignaciones a los empleados y sus prioridades Predice efectos a largo plazo en cuanto a las opciones financieras tomadas Determina y ubica necesidades de espacio de oficina Selecciona sitios para ubicaciones de nuevas oficinas Evalúa alternativas para planes de reorganización Re-diseña la estructura organizacional Planea los sistemas de información basados en computadoras

Aunque estos beneficios no se pueden medir de forma monetaria, hacen que los administradores se encuentren más y más preocupados por utilizar sistemas de información que traigan un valor agregado a la toma de decisiones y por consiguiente a la empresa misma. Existen métodos que se enfocan a la evaluación antes de que se implemente el sistema utilizando técnicas cuantificables como los son el ROI y el análisis costo beneficio, y otros se enfocan en los resultados del sistema, como es el ROM. Existe una manera de resolver problemas de evaluación e implementación al mismo tiempo; utilizado en los últimos años por muchas compañías el caso de negocios se ha convertido en una herramienta muy útil para justificar y evaluar inversiones en todos los ámbitos no solo en tecnología de información.


2) Gestión de Beneficios y Costos Operativos. Una buena Gestión del servicio de las Tecnologías de la Información: • • • • •

• •

Nos permite maximizar la Calidad de los servicios que ofrecemos apoyando al negocio de nuestra empresa u organización. Supone habilidad para clarificar y alinear los costes de los servicios de TI. Capacidad de absorber el cambio y complejidad con el mínimo impacto mejorando el “time to market”. Mejora de la Disponibilidad de los servicios a través de reducir el número e impacto de los incidentes. Ofrece una clara visión de la capacidad del área de TI, obteniendo de eses modo un personal más motivado y satisfecho frente a las expectativas de gestión. Facilita de toma de decisiones de acuerdo a indicadores de las TI y referentes al negocio. Estándares de gobernabilidad verificables establecidos por la dirección de las organizaciones.

El porcentaje asignado a las Tecnologías de la Información dentro de las empresas hoy en día es alto sobre todo si el core del negocio no está relacionado directamente a las TI. De tal forma que la inversión resulta alta por un servicio que nos ayuda a realizar nuestro trabajo. Por lo general un colaborador dentro de una empresa que utilice un equipo de cómputo personal (escritorio, portátil, etc.), debe contar al menos con: • • • • •

Un sistema operativo multitarea con ambiente gráfico Un navegador para ingresar a Internet Un programa de correo electrónico Un programa para mensajería instantánea Un programa para procesamiento de textos, hoja presentaciones

de cálculo

y


Un cálculo aproximado de la inversión que se requiere con respecto al software básico requerido para que un colaborador pueda desempeñar su trabajo es de aproximadamente $10,000.00 pesos por usuario (este costo aproximado incluye sistema operativo, antivirus, procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, software de correo electrónico y mensajería instantánea). Un costo elevado considerando que en promedio un colaborador ocupa en promedio un 40% de las funciones totales de estas herramientas. Para cada uno de estos requerimientos existen alternativas de bajo costo o costo cero con los cuales el colaborador puede continuar haciendo su trabajo de una forma eficiente. A continuación se presentan algunas alternativas de software de bajo costo o costo cero para “suite” de escritorio y que ofrecen todo lo que se necesita para trabajar. 

OpenOffice: Promovido por Java.com y muy difundido en los ambientes de Software Libre en todas sus facetas, hoy ya es posible ejecutarlo sobre sistemas operativos Linux, Windows, Solaris-Sparc, Solaris-Intel, Macintosh. Cuenta con procesador de textos, hoja de cálculo, herramienta para presentaciones, herramienta para utilización de bases de datos y herramienta para dibujo vectorial. Todas las herramientas de esta “suite” son 100% compatibles con Microsoft Office y actualmente son la piedra angular de otras estrategias de paquetes de herramientas de productividad. Google Docs: Esta “suite” de productividad permite que no sea necesario instalar ningún programa de cómputo en el equipo “cliente”, siendo solo necesario contar con un navegador para Internet. Aprovechando el poder de Google Apps y llevando a un excelente nivel el concepto de Web 2.0, Google Docs permite no solamente el realizar las tareas ordinarias sobre procesador de textos, hoja de cálculo y presentaciones, sino que además nos permite compartir en tiempo real y en línea los documentos, de manera que varios usuarios puedan crear un documento, para posteriormente dejarlo disponible “on line”. Permite también realizar presentaciones y poder mostrarla a varios asistentes a una junta virtual, así como crear presentaciones que posteriormente pueden insertarse en páginas Web. Cabe decir que esta opción está ciento por ciento integrada al portal de servicios de Google.


3) Aspectos y técnicas para la evaluación de Sistemas de Información. Tipos de estudios evaluativos Macroevaluación: Está constituida por los estudios evaluativos pasivos. Se debe medir, para detectar problemas y fallos en los sistemas de información y documentación; considerándose entonces como un estudio pasivo. En el momento en el que además se aportan soluciones y sugerencias a los fallos o problemas detectados se denomina estudio activo. Microevaluación: Está constituida por los estudios evaluativos activos. Tiene como objetivo detectar o establecer si el sistema funciona y responde correctamente a las metas y objetivos para los que se ha diseñado y además ha de responder a los siguientes aspectos:     

Si el sistema de información y documentación proporciona los resultados esperados o deseados. Si el sistema es rentable y funciona con las previsiones económicas. En qué medida están formados los usuarios para que utilicen el sistema. Analizar el impacto de los sistemas de información y documentación en su día a día. Qué técnicas, métodos e iniciativas hay que tomar para aumentar la eficacia.

Fases del proceso de evaluación Las fases del proceso de evaluación o metodología de la evaluación es el conjunto de operaciones, técnicas o instrumentos utilizados para medir o valorar con criterio científico, objetivo, ausente de subjetividad, reproducible, observable los fenómenos acontecidos en el entorno de la UID, el funcionamiento de sus sistemas de información, servicios, atención y respuestas ante los usuarios. Se determinan comúnmente las siguientes fases del proceso evaluativo:


1. Criterio de la evaluación  Qué aspectos deben ser evaluados - Identificar qué indicadores utilizaremos  Indicadores globales o particulares dependiendo de la evaluación general de la UID o de un servicio en particular. 2. Recogida de información  La aporta el propio proceso de planificación  Nos interesan los propósitos y objetivos del sistema  Los componentes que integran el sistema de información y documentación  Las propias funciones del sistema  Entorno en el que aparece dicho sistema  Información concreta del usuario y sobre el usuario 3. Tabulación y análisis de datos y elaboración de resultados  Preparación de los datos para facilitar su análisis y estudio  Comparación tabulada de resultados con los de otros centros análogos  Obtención de los indicadores a partir de los datos cuantitativos  Ordenación de los resultados o informaciones obtenidas mediante métodos cualitativos 4. Interpretación  A partir de los datos comparativos y los resultados obtenidos establecer un juicio sobre la situación o estado de los servicios o sistemas analizados. 5. Difusión, publicación y acciones  Elaboración de una publicación con los resultados obtenidos en el estudio de cara a su difusión y utilización en la toma de decisiones o re-planificación (feedback) de la UID. Los indicadores evaluativos Un indicador es la expresión (números, símbolos o palabras) utilizada para describir actividades (sucesos, objetos, personas) en términos cuantitativos y cualitativos, para evaluar dichas actividades y el método utilizado. (SEDIC, 1998) Un indicador es cualquier variable o factor representativo del funcionamiento de un servicio, actividad o producto informativo y documental cuyo resultado es expresado en valores cuantitativos o cualitativos, obtenidos a través de la aplicación sistemática de un método científico basado en la observación, medición estadística, cálculo matemático, financiero, lógico y absoluto. (Blázquez Ochando, M. 2011)


Tipos de indicadores 

Cuantitativos: Obtenidos a través de métodos estadísticos, cienciométricos, bibliometricos o cibermétricos. Ello implica en muchos casos la aplicación de técnicas de obtención de datos automatizadas dentro del OPAC, SIGB, etc. Cualitativos: Obtenidos mediante el análisis y valoración de las opiniones y percepciones sobre un determinado tema, servicio, sistema de información o proceso informativo.

Estructura de un indicador 

Denominación del indicador: Cada indicador debe tener un único nombre, que resulte descriptivo. También deberá incluir código alfanumérico para su más rápida identificación. Objetivo: Cada indicador debe tener un objetivo explícito, formulado en función de los servicios, actividades o utilización de los recursos que se vayan a evaluar. Campo de aplicación: Este apartado debe indicar a qué tipo de UID se puede aplicar el indicador. También puede expresar si es adecuado para su comparación o existen limitaciones para ello. Se pueden incluir aquí otras limitaciones en cuanto a la aplicación del indicador. Definición: Cada indicador se debe definir únicamente respecto a los datos que se han de recoger y/o a la relación que se debe establecer entre los mismos. Método: Se deben describir de forma concisa los datos que hay que recoger y los cálculos que hay que llevar a cabo. Se debe indicar con claridad y concisión si para determinar el valor del indicador es necesario repetir alguna medida. Interpretación y factores que afectan al indicador: La interpretación puede incluir la información necesaria para interpretar los resultados de la utilización del indicador. Fuentes: Se pueden proporcionar referencias bibliográficas de la fuente del indicador.


4) Indicadores para el control de gestión en Sistemas y Tecnología de la Información. El modelo integral de control de gestión se estructura de acuerdo a los siguientes procesos o fases:      

Planeación del sistema a controlar. Identificación de áreas claves, variables y procesos críticos. Diseño del sistema de indicadores. Diseño del o de los instrumentos de control. Diseño de la presentación de la información. Implantación del sistema de control.

Los indicadores en sí no son expresiones numéricas neutras, porque se conceptualizan a partir de seleccionar determinadas dimensiones de un fenómeno complejo. En el ámbito público, estas dimensiones pueden estar sujetas a distintos intereses: a) si se responde a una condición tecnocrática su definición centra el interés en el control de gestión jerárquico y b) si se tiene una perspectiva de cogobierno, se toman en consideración los intereses de la gente. Ambas posiciones deben complementarse para responder a los fines de una adecuada gestión de gobierno (Cáceres y otros: 1997:2-3). Por otra parte, existen innumerables indicadores que responden a diversos criterios, en cuya selección está implícita una concepción que prioriza los intereses de un actor determinado. Específicamente, Gamboa y Naveda (1999:11) plantean diversos criterios que orientan la gestión y/o evaluación institucional y, por lo tanto, la construcción de indicadores (Ver Tabla 1).


Tabla 1 Definición operacional de criterios de gestión como base para construir indicadores Criterio

Qué se compara

Con qué se compara

Eficacia Nivel de logro

Resultados

Lo previsto: objetivos, planes, metas relativas a cualquier criterio

Eficiencia: Productividad Economía de recursos

Resultados o productos

Medios, insumos o fuerza de trabajo utilizados

Eficiencia: Capacidad utilizada Capacidad instalada Uso de la capacidad instalada Oportunidad Expresa la velocidad de respuesta a una demanda o necesidad

Tiempo real

Tiempo esperado o prometido

Efectividad o Impacto Mide el grado de satisfacción de necesidades

Resultados

Necesidades

Cobertura de la Demanda Satisfacción de la demanda

Resultados

Demanda

Calidad del Producto

Características de los resultados (productos o servicios)

Alguno de los requisitos siguientes: - Esperados por los beneficiarios - Previstos en el marco normativo

Calidad del Proceso Características de Requisitos previstos o necesarios Condiciones que favorecen la los medios, de los medios, insumos y fuerza calidad del producto o servicio insumos y fuerza de trabajo de trabajo Equidad Indicador de 2º nivel: compara dos mediciones del mismo criterio

Cobertura, calidad Calidad, cobertura o impacto en el o impacto en un estrato, raza, sexo o región más sector poblacional: favorecido estrato, raza, sexo o región

Fuente: Adaptación de Gamboa y Naveda (1999).


5) Activos: Hardware, Software e Información. El hardware: Componentes físicos del ordenador, es decir, todo lo que se puede ver y tocar. Clasificaremos el hardware en dos tipos:  

El que se encuentra dentro de la torre o CPU, y que por lo tanto no podemos ver a simple vista. El que se encuentra alrededor de la torre o CPU, y que por lo tanto, si que vemos a simple vista, y que denominamos periféricos.

El software: Son las instrucciones que el ordenador necesita para funcionar, no existen físicamente, o lo que es igual, no se pueden ver ni tocar. También tenemos de dos tipos: 

Sistemas Operativos: Tienen como misión que el ordenador gestione sus recursos de forma eficiente, además de permitir su comunicación con el usuario. Para saber más de los sistemas operativos pincha en el enlace Aplicaciones: Son programas informáticos que tratan de resolver necesidades concretar del usuario


Referencias

Facultad de Ciencias de la Empresa. UPCT, http://www.fce.upct.es/ Revista de Ciencias Sociales v.14 n.3 Marcaibo dic. 2008, Sistemas de información: ¿adecuación a los cambios tecnológicos o herramienta de gestión? http://www.scielo.org.ve/scielo.php?pid=S131595182008000300008&script=sci_art text OEI-Revista Iberoamericana de Educación (ISSN: 1681-5653), MODELO DE CONTROL DE GESTIÓN, http://www.rieoei.org/deloslectores/346Royero.PDF Brujula, Jornada ITIL , 07. Febrero. 2008, ITIL y sus beneficios para la sociedad, http://www.ibit.org/dades/doc/1655_ca.pdf Reduciendo el costo operativo en Tecnologías de la Información, 2012 Por: SERGIO EDGARDO VARGAS VELASCO, http://axeleratum.com/2012/reduciendo-el-costo-operativo-en-tecnologias-de-lainformacion/ Colección de Tesis Digitales Universidad de las Américas Puebla, http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/mems/arista_f_a/capitulo3.pdf

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