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Plan de Gestión del Proyecto (Según la Guía del PMBOK® , Cuarta Edición.) http://proyectics.blogspot.com/

felixvaldez@terra.com.pe La información de este archivo ha sido tomada expandiendo los ítems que constituyen las salidas de los procesos de planificación de la Guía para el PMBOK®, Cuarta Edición. En el proceso “4.3 Desarrollar el Plan del Proyecto” define una serie de elementos que debe contener el plan. Estos elementos se amplían a lo largo de la Guía para el PMBOK®. En este documento hemos “expandido” los elementos, para tener en un solo sitio todas las salidas de requeridas en los procesos de planificación. También hemos añadido los elementos que deben contener el plan de gestión de Cronograma y plan de gestión de costos, que están descritos en las introducciones a los capítulos 6 y 7. Hemos usado letras azules para incluir algunos comentarios a los requerimientos del plan de gestión del proyecto. Integración 1. Acta de Constitución del Proyecto: (Gestión de la Integración - 4.1.3.1), que contenga: • Propósito o justificación del proyecto • Objetivos medibles del proyecto y criterios relacionados al éxito del proyecto • Requerimientos de alto nivel • Descripción del proyecto de alto nivel • Riesgos a un alto nivel • Cronograma resumido de hitos • Presupuesto resumido • Requerimientos para aprobaciones del proyecto (que constituye el éxito del proyecto, quien decide que el proyecto fue exitoso, quien firma la aceptación del proyecto) • Gerente de proyecto asignado, responsabilidades, y nivel de autoridad • Nombre y autoridad del patrocinador ú otras personas que autorizan el Acta de Constitución Félix Valdez 2. Plan de Gestión del Proyecto, que incluya: (Gestión de la Integración - 4.2.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto - Salidas) o Ciclo de Vida Seleccionado o Resultados de la adecuación de realizada por el equipo del proyecto: o Qué procesos de dirección de proyectos han sido seleccionados. En la página 43 de la guía para el PMBOK® se muestra una tabla con los procesos. Es necesario pues escoger qué procesos se implementarán así como decidir si se requiere incluir nuevos procesos. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de construcción de una carretera en una zona rural, podría ser recomendable incluir procesos específicos para el tratamiento del medio ambiente, así como procesos para administrar las relaciones con las comunidades aledañas. En el caso de proyectos de sistemas, podría requerirse procesos específicos para la el tratamiento de la seguridad de la información. o El nivel de implementación de cada proceso. La guía especifica un número relativamente pequeño de procesos en el área de conocimientos de Gestión de la Calidad. En un proyecto muy complejo, como por ejemplo la construcción de una planta nuclear, sería seguramente necesario tener mucho más detalle en los procesos relacionados con la calidad del diseño y la construcción por tratarse de entregables peligrosos. Página

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Descripciones de las herramientas y técnicas que se usarán para llevar a cabo dichos procesos. Por ejemplo: Qué tipo de software se usará para implementar y controlar el cronograma?, qué herramientas se usarán para controlar los procesos de control de calidad para el concreto?, etc. Como se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto Un plan de gestión de los cambios que documente como se supervisarán, y controlarán los cambios al proyecto. Definir los formatos que se usarán para recibir los pedidos de cambio, quiénes podrán pedir o recibir pedidos de cambio, etc. Un plan de Gestión de la configuración que documente como se realizará la gestión de la configuración. Por ejemplo, cómo se manejará las diversas versiones de los entregables, y cómo se asegurará que cuando un entregable del proyecto (entregable del producto o de la gestión) cambia, se asegurará que los entregables afectados van a ser revisados para evaluar su impacto. Como se actualizará y usará la integridad de las líneas base para la medición del rendimiento. Las revisiones clave de la dirección acerca del contenido, la extensión y la oportunidad para facilitar la gestión de las polémicas (“issues”) sin resolver y decisiones pendientes. Aquí hay que considerar que el plan del proyecto lo preparan los miembros del equipo del proyecto, y lo consolida el gerente del proyecto, pero quien “da la cara” por parte de la organización es generalmente el gerente general o el representante comercial. Dicha persona, entonces, tiene que asegurar que exista un proceso formal para asegurar que los procesos de gestión ofrecidos a los clientes vayan a ser realizados, y para esto tendrá que asegurarse que existan procesos de auditoría.

Alcances 3. Plan de Gestión de Alcance que incluya: (Gestión del Alcance – 5.1.3.1) • Un proceso para preparar un enunciado del alcance del proyecto detallado, basado en el enunciado del alcance del proyecto preliminar. • Un proceso que permite la creación de la EDT a partir del enunciado del alcance del proyecto detallado, y establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT. • Un proceso que especifica cómo se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto. • Un proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance del proyecto detallado. 4. Documentación de los Requerimientos (5.1.3.1), que puede incluir pero no está limitada a: • Necesidad de negocio ú oportunidad a ser captada, describiendo las limitaciones de la situación actual y porque se piensa llevar a cabo el proyecto • Objetivos del proyecto y del negocio para fines de trazabilidad • Requerimientos funcionales, describiendo los procesos de negocio, información, e interacción con el producto, que puede documentarse en un texto en una lista de requerimientos, o en modelos, o ambos • Requerimientos no funcionales, tales como niveles de servicio, desempeño, seguridad, security, cumplimiento, soportabilidad, retención/purga, etc. • Requerimientos de Calidad • Criterios de aceptación • Reglas de negocio indicando los principios guía de la organización • Impactos en otras áreas de la organización, tales como centros de atención al cliente, fuerza de ventas, grupos de tecnología Página

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• Impactos en otras entidades dentro o fuera de la organización ejecutora • Requerimientos de soporte y entrenamiento • Supuestos y restricciones de los requerimientos La documentación de los requerimientos es un proceso incluido en la última versión de la Guía para el PMBOK ®, Tercera Edición, que se publicó a fines del año 2008. Este proceso es sumamente importante ya que va a alimentar a los procesos que ayudan a definir los alcances del proyecto, así como la calidad de los mismos. 5. Plan Para la Gestión de los Requerimientos • Como se planificarán, realizará el seguimiento y reportarán las actividades relativas a los requerimientos • Actividades de gestión de la configuración tales como cómo se iniciarán los cambios al producto, servicio o resultado, cómo se analizarán los impactos, como serán rastreados (traced), seguidos (tracked), y reportados, así como los niveles de autorización requeridos para aprobar dichos cambios. • Proceso de priorización de los requerimientos • Métricas del producto y la razón por la que se usarán dichas métricas • Estructura para la trazabilidad, es decir, qué atributos de los requerimientos serán capturados en la matriz de trazabilidad y que otros requerimientos de documentos del proyecto serán rastreados 6. Matriz para la Trazabilidad de los documentos, que incluye los siguientes atributos: • Identificador único, descripción textual del requerimiento, razón por haber incluido dicho requerimiento, dueño, fuente, prioridad, versión, estado actual (activo, cancelado, diferido, añadido, aprobado), y fecha de fin de ejecución 7. Enunciado del Alcance del Proyecto que incluya ya sea de forma directa o mediante referencia a otros documentos, lo siguiente: (Gestión del Alcance - 5.2.3.1) • Descripción del alcance del producto • Criterios de aceptación del producto • Entregables del proyecto • Exclusiones del proyecto • Restricciones del proyecto • Supuestos del proyecto 8. EDT codificado, y mostrando los productos entregables del proyecto (Gestión del Alcance del Proyecto - 5.3.3.2). La cantidad de niveles de la EDT dependerá de la aplicación. El PMI ha publicado un estándar para la creación de EDTs. Una única recomendación: NO se deben incluir actividades. Solamente deben incluirse Entregables. No VERBOS. 9. Diccionario de la EDT (Gestión del Alcance del Proyecto - 5.3.3.3), que incluya un identificador del código de cuenta, descripción del trabajo, organización responsable, lista de hitos del cronograma, actividades del cronograma asociadas, recursos requeridos, estimados de costos, estimados de calidad, criterios de aceptación, referencias técnicas, información contractual Tiempos 10. Plan de Gestión del Cronograma (Gestión del Tiempo - 6. Introducción). En resumen, con respecto a los tiempos, será necesario presentar el plan de gestión de tiempos, el cronograma, y sustento del cronograma (lista de actividades, diagrama de red, etc.). El plan de Gestión del Cronograma deberá de describir la “filosofía de control”, y se espera se apliquen los conceptos de Valor Ganado, y en especial el uso del SPI para el control del cronograma. 11. Lista de las Actividades del Proyecto (Gestión del Tiempo – 6.1.3.1) Página

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Lista de Hitos del Proyecto (Gestión del Tiempo – 6.1.3.3 Lista de Hitos) Diagrama de red del cronograma del proyecto (Gestión del Tiempo – 6.2.3.1) Requisitos de recursos para cada una de las actividades (Gestión del Tiempo – 6.3.3.1) Calendario de Recursos para las actividades (Gestión del Tiempo – 6.3.3.4) Estructura de desglose de recursos. (Gestión del Tiempo – 6.1.3.3) Estimado de la duración de las actividades (Gestión del Tiempo – 6.4.3.1)

18. Cronograma del proyecto ((Gestión del Tiempo – 6.5.3.1) 19. Línea de Base del Cronograma 20. Datos del Cronograma Costos 21. Plan de Gestión de los Costos que incluya: (Gestión del Costo – 7. Introducción, página 158) • Nivel de precisión • Unidades de Medida • Enlaces con los procedimientos de la organización • Umbrales de control. Básicamente indicar cómo se reaccionará cuando, por ejemplo, el CPI caiga a ciertos valores: a quién se reporta?, etc. • Reglas de Valor Ganado. Indicar aquí cómo se asignará el % de avance a las actividades, y también mostrar los cálculos de valor ganado que se usarán durante el proyecto. • Formatos de informe. Mostrar los formatos de control de costos que se usará en el proyecto, gráficos, etc., y nuevamente, usar los conceptos de Valor Ganado, CPI, etc. • Descripciones del proceso 22. Estimado de los costos de cada una de las actividades (Gestión del Costo – 7.1.3.1) 23. Información de respaldo de la estimación de los costos de las actividades (Gestión del Costo – 7.1.3.2) 24. Curva “S” de los Costos del Proyecto (Gestión de Costos – 7.1.3.1) 25. Necesidades de Fondos del Proyecto (Gestión de Costos – 7.1.3.2) Calidad 26. Plan de Gestión de la Calidad que indique:(Gestión de la Calidad – 8.1.3.1) • Como se controlará la calidad • Como se asegurará la calidad • Como se llevará a cabo la mejora de los procesos 27. Métricas de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.2). Para los procesos que el equipo desea controlar, qué métricas se usará? Por ejemplo, si un entregable es una columna de concreto, el equipo podría definir medir la resistencia, dimensiones de la columna, y el “slump” del concreto. 28. Listas de Control de Calidad (Gestión de la Calidad – 8.1.3.3) 29. Plan de Mejoras del Proceso (Gestión de la Calidad – 8.1.3.4) Recursos Humanos 30. Plan de Recursos Humanos que incluya: (Gestión de los Recursos Humanos – 9.1.3.3) • Roles y Responsabilidades • Organigramas del proyecto • Plan de Personal o Cómo se llevará a cabo la “adquisición de personal” o Calendarios de recursos o Plan de liberación del personal

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Necesidades de Entrenamiento. Puede incluir actividades de entrenamiento, así como actividades para la formación de equipos (teambuilding). Reconocimientos y Recompensas. Definir el presupuesto a asignar para estas actividades, persona responsable de implementar, y frecuencia. Cumplimiento Seguridad

Félix Valdez Comunicaciones 31. Registro de los Interesados (10.1.3.1) 32. Estrategia para la Gestión de los Interesados (10.1.3.2) 33. Plan de Gestión de las Comunicaciones que incluya: (Gestión de las Comunicaciones – 10.2.3.1) • Requisitos de comunicaciones de los interesados • Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle • Razón por la que se distribuirá dicha información • Momento en el tiempo y Frecuencia de la comunicación • Persona responsable de comunicar la información • Persona responsable de emitir información confidencial • Persona o personas que recibirán la información • Métodos o tecnologías usadas para ofrecer la información, tal como memor, e-mail, boletines de prensa • Recursos asignados para las actividades de comunicación, incluyendo tiempos y presupuesto • Proceso de escalación identificando los momentos en el tiempo y cadena de mando (nombres) para la escalación de polémicas (issues) que no pueden resolverse a un nivel inferior por el personal • Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla • Glosario de terminología común • Diagramas de flujo del flujo de información en el proyecto, flujobramas con la secuencia posible de autorización, lista de reportes, y planes para realizar reuniones • Restricciones en las comunicaciones

Riesgos 34. Plan de Gestión de Riesgos que incluya: (Gestión de los Riesgos – 11.1.3.1) • Objetivos del Proyecto • Metodología • Roles y responsabilidades • Preparación del presupuesto • Periodicidad • Categorías de riesgo (RBS) / Risk Breakdown Structure • Definiciones de Probabilidad e impacto • Matriz de Probabilidad e impacto • Escala de Impacto para los objetivos del proyecto • Tolerancias a los riesgos de los distintos interesados • Formatos de informe • Seguimiento Página

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35. Registro de Riesgos indicando: (Gestión de los Riesgos – 11.2.3.1) • Lista de riesgos identificados • Lista de posibles respuestas • Causas de los riesgos • Categoría a la cual pertenece el riesgo • Probabilidad de ocurrencia • Impacto • Importancia (probabilidad x importancia) 36. Matriz de impacto y probabilidad mostrando ubicación de los riesgos dentro de la matriz (cada riesgo debe tener un código único, o ID) (Gestión de los Riesgos – 11.3.3.1) 37. Plan de respuesta a los riesgos indicando, que es básicamente una actualización al registro de riesgos, que puede incluir: (11.5.3.1) • Riesgos identificados, descripciones, áreas de proyecto afectadas, sus causas y como pueden afectar a los objetivos del proyecto • Propietarios de los riesgos y sus responsabilidades asignadas • Listas priorizadas de los riesgos • Estrategias de respuestas acordadas • Acciones específicas para implementar la estrategia de respuesta elegida • Síntomas y señales de advertencia de ocurrencia de riesgos (Trigger) • Presupuesto y actividades del cronograma necesarios para implementar las respuestas elegidas • Reservas para contingencia de tiempo y coste diseñadas para contemplar la tolerancia al riesgo de los interesados • Planes de contingencia y disparadores que provocan su ejecución • Planes de reserva para usarlos como reacción a un riesgo que ha ocurrido, y cuya respuesta primaria demostró ser inadecuada • Riesgos residuales que se espera que queden después de haber implementado las respuestas planificadas, así como aquellos que han sido deliberadamente aceptados • Riesgos secundarios que surgen como resultado directo de la implementación de una respuesta a los riesgos • Reservas para contingencias que se calculan basándose en el análisis cuantitativo del proyecto y los umbrales de riesgo de las organizaciones Adquisiciones 38. Plan de la Gestión de las Adquisiciones, que incluya, • Tipos de contratos a usarse • Temas relativos a los riesgos • Indicar si se usarán estimados independientes y se requieren usarse como criterios de evaluación • Aquellas acciones que el equipo del proyecto puede realizar de manera unilateral, si es que la organización ejecutora tiene u departamento de procura • Documentos estandarizados para las adquisiciones, indicando si se requieren • Gestión de múltiples proveedores • Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto tales como el cronograma y reportes de desempeño • Restricciones o supuestos que puedan afectar las adquisiciones • Manejo de los tiempos de adelantos necesarios para las adquisiciones

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Manejo de las decisiones de fabricación o compra y conectar dichas decisiones a los procesos Estimar las Actividades de los Recursos y Desarrollar el Cronograma. Definir las fechas programadas en cada contrato Identificar los requerimientos para bonos por desempeño o contratos de seguros para mitigar algunos tipos de riesgos en los proyectos. Establecer cómo se comunicará a los proveedores la forma de crear y mantener la EDT (WBS) Establecer la forma y formato a usarse para los Enunciados del trabajo del contrato Identificar a aquellos proveedores precalificados si es que se los va a usar Métricas a usarse para evaluar los contratos y gestionar las adquisiciones

39. Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones 40. Decisiones de Fabricación o compra 41. Documentos de las adquisiciones 42. Criterios de selección de proveedores Rev. 16 de Julio de 2009, Félix Valdez, PMP

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