Page 1

TAREA 1

IVAN FELIPE PARADA RUIZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL G II ARMENIA 2012


TAREA I TAREA EN ISSUU

IVAN FELIPE PARADA RUIZ

Docente LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIV´STICA GESTION DOCUMENTAL G II ARMENIA


2012 TABLA DE CONTENIDO

Contenido INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................... 5 OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 6 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................... 6 DESARROLLO...................................................................................................................................... 7 CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 15


INTRODUCCIÓN En muchas entidades tanto de nivel nacional departamental y en mi caso capital logramos evidenciar la falta de un Programa de Gestión Documental (PGD) ya que encontramos oficinas conservando documentos no correspondientes a sus funciones o asuntos encargados, de igual forma encontramos en ocasiones custodia excesiva o mínima sobre la documentación; esto genera que exista congestión documental, disminución de los espacios de conservación de los documentos y en ocasiones perdida de los mismos.

En esta ocasión veremos todo la parte normativa teórica y un poco de la práctica de lo anteriormente mencionado, de tal manera que podamos identificar la importancia del tema tratado en este documento.


JUSTIFICACIÓN Esta actividad tiene como objetivo la identificación de la importancia de un buen programa de gestión documental así como la valoración de los diferentes documentos, de igual forma la identificación de cuales merecen su conservación y cuales no .


OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Identificar la importancia de los documentos y el ¿por qué? de las normas que rigen y cobijan los mismos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Identificar los diferentes niveles de análisis que se presentan a la hora de elaborar un PGD.  Conocer la forma en la cual nace la Gestión documental y el ¿por qué? de su nacimiento.  Conocer las diferente s normas y entidades que se encargan de conservar y preservar el patrimonio documental.


DESARROLLO 1. 1.

Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente

documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar  Para iniciar y tomando en cuenta el hecho de que en la gestión documental todo su entorno está compuesto y conformado por la escritura en sus diferentes idiomas, así como las técnicas y procesos aplicados a estos se pueden realizar de manera empírica y sin ningún conocimiento acerca de la materia, tomando como punto de partida el hecho de la aplicación de los mismos requieren simplemente de la lógica de quienes producen la documentación, ya que este último punto facilita muchísimo más la aplicación de los procesos a la misma. En el documento llamado “GESTIÓN DOCUMENTAL” de Luis David Fernández Valderrama se habla de un nacimiento afirmado por Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía quienes, están de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Como adicional encontramos en este documento que se nos aclara el hecho de que al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de


papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia. En otro documento podemos encontrar un fragmento en el cual se nos habla, de que el uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel, dándonos a conocer otro ciclo que está iniciando en la gestión documental aplicada en las bibliotecas y centros de consulta. En resumen podemos afirmar que la gestión documental como tal nace a partir del momento en que se encuentra la necesidad de dar tratamientos a los documentos y/o materiales de consulta de acuerdo a su necesidad a su frecuencia de consulta así como a las leyes y normas que rigen sobre estos; de igual forma tomamos en cuenta el hecho de que frecuente mente aplicamos procesos de esta ciencia simplemente que se le dan nombres más comunes, desde la existencia de los 1Quipus en culturas indígenas hasta la creación de software que regulan y producen la documentación, encontramos la gestión documental con la diferentes evoluciones de los soportes en que encontramos estas. De igual forma podemos concluir que los procesos de gestión documental son aplicables a la vida cotidiana la diferencia es que no se habla de gestión documental simplemente porque no existen documentos. 1

Quipu: Cada uno de los ramales de cuerdas anudados, con diversos nudos y varios colores, con que los indios del Perú suplían la falta de escritura y daban razón, así de las historias y noticias, como de las cuentas en que es necesario usar guarismos


2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.  Tomando como base la definición dada en la ley 594 del 2000 ley general de archivos, puedo afirmar que la gestión documental es la actividad aplicada a los documentos producidos y recibidos en las diferentes entidades o porque no en la vida cotidiana como lo dije anteriormente, ya que estos procesos enmarcan la eliminación de documentos innecesarios y de igual forma la conservación de aquellos que tiene valores incalculables. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.  Documento: es todo aquel registro de información producido con el objetivo de informar, comunicar y/o avisar sin que exista alguna función o norma que reglamente u obligue a la producción de este.  Documento de archivo: a diferencia del documento original este se produce enmarcado por una norma, ley o función; por ende este debe ser custodiado y tratado de manera diferente al anterior. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?  Desde mi punto de vista el archivo general de la nación (AGN) es el ente rector de políticas archivísticas a nivel nacional para todas las entidades de orden estatal o que trabajen en función de estas. Adicionalmente a la realización de las normas y políticas que deben seguir los archivistas está encargado de guiar en la implementación de las mismas a todas aquellas entidades que así lo requieran. Este también cumple la función de custodiar y albergar la memoria histórica de la nación ya que allí encontramos documentos antiguos que pueden ser consultados con el objetivo de revivir la historia o tal vez aclarar dudas que el material bibliográfico no lo puede hacer.


Desde el punto de vista técnico el archivo general se define como: El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Así como podemos encontrar que este fue fundado en diciembre 22 de 1989 por la LEY 80. 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 

2

Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?  Ley 594 De 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES. 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?  Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.  Regular procesos como producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

2

Ídem “ley 594 de 2000 art 5to num 1”.


 Evitar la duplicidad documental dentro de las entidades con el objetivo de ayudar a al medio ambiente y a la facilidad de consulta de la documentación; esto por medio de las TRD.  Garantizar la durabilidad y facilidad de consulta a futuro de los diferentes archivos de las entidades. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?  La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos  Producción Documental  Recepción de documentos  Aplicación Tablas de Retención Documental (TRD)  Sistemas De ordenación  Inventarios Documentales  Transferencias Documentales  Instrumentos de Consulta  Tablas de Valoración Documental  Servicios Archivísticos  Almacenamiento y conservación 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Análisis de los siguientes puntos de acuerdo a una encuesta que encontramos en la guía para la elaboración del PGD. 1. PRODUCCION 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS 3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 4. DISTRIBUCION DE DOCUMNETOS ENVIADOS


5. TRAMITE DE DOCUMENTOS 5.1 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION 5.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL 5.3 ORGANIZACION DE ARCHIVO HISTORICO 6. CONSULTA DE DOCUMENTOS 7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS 8. DISPOSICION FINAL

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.  Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.  PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. CUARTA ETAPA. Aplicación ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.  Eliminación de la congestión documental.  Conservación y organización adecuada de lo realmente importante.  Detección de las diferentes falencias que existen en el manejo documental en la entidad.  Mejor control en la accesibilidad a los documentos confidenciales y no confidenciales.  Evitar la pérdida de documentos relevantes y o con valores extraordinarios.


 Por las razones anteriores y otras más la importancia de la implementación del PGD más que el cumplimiento de una norma es la conservación de la memoria histórica documental de los documentos importantes para el desarrollo de nuestras actividades diarios. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.  Norma

Quien la produce

Manual Especifico de funciones

Entidad

Resoluciones y/o actos administrativos

Entidad

que crean o delegan funciones a un cargo. Ley 594 del 2000 Ley general de archivos

Presidencia de la Republica/Archivo general de la nación.

Decreto distrital 514 del 2006 “el cual

Direccion Archivo de Bogota

ordena a todas las entidades del Distrito, presentar anualmente al Archivo de Bogotá un informe sobre el estado de la administración documental en cada entidad”. Decreto 514 de 2006 “Mediante el cual se

Secretaría General de la Alcaldía mayor de

establece que toda entidad pública a nivel

Bogotá

distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA).”.


14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.  DECRETO 4124 DE 2004; por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.  Constitución política de Colombia; Artículos 8, 15, 20, 23, 74.  Ley general de cultura  Ley 190 del 6 de junio de 1995 Estatuto Anticorrupción; artículos 27 y 79. Ley 200 del 28 de julio de 1995; articulo 4 numerales 5, 24; articulo 41 numerales 9,16.


CONCLUSIONES

La implementación de un PGD es totalmente importante para una entidad en la medida en que deseemos conservar los documentos realmente importantes, evitar la pérdida de los mismo así como evitar cometer faltas contra las leyes y normas encargadas de la custodia, difusión y acceso a la información y a la documentación.


REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

A continuación se presentan algunos ejemplos que pueden ser complementados y ampliados con consultas propias.  Fuentes electrónicas. o Breve historia de la gestión documental 5 septiembre 2009 por Fernando Moreno-Torres http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestiondocumental-de-la-wikipedia-45/ o Ley 594 de julio 14 de 2000 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023# o Ley 80 de 1989 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4339# o Guía Implementación de un PGD http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1234# o Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002) http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2019#

 Fuentes Bibliográficas Mini-manual Archivo General de la Nación Tablas De retención y transferencias documentales.

Tarea No 1 gestion Documental I grupo II  

Trabajo para entrega el dia 17 de octubre

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you