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Propostas de adequações e melhorias quanto ao funcionamento do Conselho Administrativo da FEJEMG. Comissão do Conselho

Anna Luisa Rabelo Heitor Moreira Júlia Salgado Letícia Francischini Patrícia Lima Paula Bellozi Victor Balbi

Novembro 2012


Contextualização A necessidade da discussão a respeito da atual estrutura do Conselho Administrativo surgiu por demanda do mesmo, ao final do ano de 2011, devido à complexidade e lentidão do processo decisório na FEJEMG, da estrutura inflada do Conselho e das decisões, por vezes, pouco estratégicas. A primeira comissão começou a trabalhar ao final do mesmo ano, e em março de 2012 foi apresentada a primeira proposta, que focava na reestruturação do Conselho Administrativo, com redução do número de Conselheiros. Entretanto, a mesma não foi aprovada, por motivos levantados pelo Conselho, dentre os quais perda de representatividade, conflito da proposta de valor da FEJEMG para a Empresa Júnior (EJ) e alta probabilidade da formação de um Conselho com EJs mais atuantes e antigas, gerando grande risco de desmotivação e segregação. Para solucionar os problemas levantados na primeira proposta, foram realizadas diversas rodas de discussão com os Conselheiros ao longo do ano e formada uma nova comissão, focada em atender os interesses e demandas dos Conselheiros e ao mesmo tempo solucionar os problemas pontualmente, surgindo a presente Proposta de Criação de Comissões e reestruturação do Modelo de Cobrança, reafirmando a necessidade de compromisso dos Conselheiros e oferecendo uma possibilidade para tornar as decisões mais estratégicas. 1 Punições do conselho Atualmente, na FEJEMG, existem poucas punições por falta da participação dos Conselheiros. As existentes são desfederação por (1) ausência em 3 Assembléias Gerais Consecutivas; (2) não pagamento da anuidade; e (3) não cumprimento dos requisitos do Selo EJ. Essas punições não geram adesão e participação das empresas mineiras, atrapalhando a qualidade e rapidez do processo decisório. Dessa maneira, propõe-se as modificações descritas abaixo.


a) Faltas em Reuniões Presenciais A Empresa Júnior poderá ter até três faltas em reuniões presenciais ao longo do ano, conforme calendário aprovado no início da gestão. A partir da quarta falta, a EJ entrará em latência, na qual permanecerá por um mês, perdendo seus direitos de voz e voto até que (1) pague multa para voltar a ter seus direitos; ou (2) esgote o prazo, culminando com a desfederação. Caso a EJ opte pelo pagamento da multa, que será de 50% do valor da anuidade do ano anterior, não poderá ter mais nenhuma falta ao longo do ano, ou será automaticamente desfederada. b) Faltas em deliberações ou não cumprimento de demandas obrigatórias Por serem de realização virtual, será permitida apenas uma falta em deliberações. A partir da segunda falta, a Empresa Júnior entrará em latência, na qual permanecerá por um mês, perdendo seus direitos de voz e voto até que (1) pague multa para voltar a ter seus direitos; ou (2) esgote o prazo, culminando com a desfederação. Caso a EJ opte pelo pagamento da multa, que será de 50% do valor da anuidade, não poderá ter mais nenhuma falta ao longo do ano, ou será automaticamente desfederada. Não poderá haver faltas em demandas obrigatórias, a saber, preenchimento de Censo e Identidade, entrega dos documentos do Selo EJ, preenchimento da Pesquisa de Satisfação da FEJEMG, entrega do Termo de Voluntariado e envio dos contatos dos conselheiros. Em casos de faltas nesses itens, haverá desfederação automática. c) Representação por outros membros da EJ Os Conselheiros poderão enviar um substituto até 2 vezes por ano. Para isso, devem enviar procuração, assinada por pelo menos um dos conselheiros, conforme documento em anexo, nomeando o representante; além de prepará-lo para a reunião. Caso a EJ não possa comparecer com os membros conselheiros pela terceira vez no ano, mesmo que envie algum membro, será considerada ausente.


2 Criação de comissões do Conselho da FEJEMG As comissões são formadas por membros do Conselho Administrativo da Federação de Empresas Juniores do Estado de Minas Gerais (FEJEMG) e, em alguns casos, Conselho Consultivo, Fiscal e Corpo Executivo. Seu objetivo é atender a uma necessidade, demanda ou problema identificado como fator crítico para o bom desempenho do Movimento Empresa Júnior de Minas, ou seja, empresários juniores, empresas juniores e federação. Para padronizar e estabelecer a criação de comissões, estabeleceu-se o Processo de Criação de Comissão, que segue os seguintes passos. 2.1 Análise de Demanda A primeira etapa do processo, Análise de Demanda, é de responsabilidade do Presidente do Conselho, este será responsável por decidir se o Processo de Criação de Comissão se iniciará, de fato, embasado em uma análise de o quanto a demanda levantada é adequada, avaliando pertinência, gravidade, consequência, prioridade e alinhamento estratégico em que o problema identificado impacta. Desta forma, o Presidente do Conselho deverá realizar um parecer, seja via fórum, documento padrão, ou mesmo de forma oral em Reunião Presencial da FEJEMG, estruturado da seguinte forma: Situação atual: Apresentar o problema identificado e qual área da FEJEMG ou empresas juniores que ele afeta; Autores da identificação do problema: Quais foram as pessoas ou Empresas Juniores que diagnosticaram o problema; Análise: Abordar a gravidade, a consequência, a prioridade e o alinhamento estratégico do problema em relação à gestão da FEJEMG; Decisão: Fim do processo ou Processo de Criação de Comissão, com breve justificativa.


2.2 Formação emergente de equipe Caso o Presidente do Conselho decida iniciar o Processo de Criação de uma Comissão, ele deverá enviar o parecer ao Conselho e abrir imediatamente a manifestação de interesse para que formação da equipe de criação da proposta, composta por, no máximo, quatro pessoas, das quais pelo menos uma tenha participação diretamente na identificação da necessidade. Essa equipe construirá a proposta de criação da comissão, que será levada ao conselho. A proposta será melhor descrita apenas mais adiante.

Poderão fazer parte desse grupo os Conselheiros Administrativos, Fiscais, Consultivos e/ou Diretoria e Corpo Executivo, mediante manifestação de interesse ao Presidente do Conselho, que também é responsável por nomear esta equipe provisória. 2.3 Construção da proposta Através de discussões, a equipe terá até trinta dias para construir a Proposta de Criação da Comissão solicitada, traçando a mesma de acordo com os prazos acordados com o Presidente do Conselho. Esta proposta deverá conter os pontos abaixo, como questões mínimas a serem respondidas para que todos entendam exatamente o porquê, o como e o quê cada comissão se propõe a trabalhar e solucionar: Objetivo: Escrever o motivo pelo qual a comissão foi criada, qual resultado espera alcançar. Escopo: Abordar neste tópico qual o alcance do trabalho da comissão e o seu limite de atuação. Entregas: Informar quais serão os resultados e documentos entregues pela comissão, estipulando um plano de metas e marcos para o trabalho do grupo. Processo/ execução: Descrever as etapas do trabalho da comissão e como serão realizadas as reuniões para discussões. Abordar também como será feito o acompanhamento e o monitoramento do rendimento da equipe.


Equipe: Definir a forma de seleção da equipe, quem poderá participar da comissão, a carga horária semanal de trabalho e como será feita a divisão de tarefas e funções. Duração da Comissão: Informar quanto tempo o trabalho da comissão tem estimativa de durar. 2.4 Deliberação da proposta A proposta deverá ser apresentada em Reunião Presencial do Conselho Administrativo, assim que for concluída. Durante a apresentação, o foco será esclarecer todas as dúvidas do Conselho Administrativo e deixar claro cada ponto da proposta. As informações quanto à deliberação e ao início das atividades devem ser esclarecidas durante a apresentação da proposta, que é de responsabilidade do Presidente do Conselho. A deliberação acontecerá via meios eletrõnicos, em um prazo máximo de 10 dias após a apresentação, o que permitirá que as EJs discutam internamente pósreunião a respeito da viabilidade e pertinência da comissão. 2.5 Atuação das comissões A comissão se reunirá de acordo com periodicidade definida na proposta e, para cada reunião, deverá ser elaborada uma ata. O grupo escolherá um líder, que será o responsável pelo contato direto com o Presidente do Conselho. Caso o trabalho da Comissão resolva um problema de uma Diretoria, o contato deverá ser feito também com o Diretor da área abordada pela Comissão, fazendo o repasse das informações obtidas e enviando-lhe as atas das reuniões. É responsabilidade do Presidente do Conselho reportar periodicamente ao Conselho Administrativo o desempenho e alinhamento do trabalho ao escopo de cada comissão. Na criação das mesmas, esta periodicidade já deverá ser definida na proposta da comissão.


2.6 Seleção A seleção será aberta para todos os Conselheiros Administrativos participarem do processo, podendo também participar até um Conselheiro Consultivo. Haverá limite de participação, de até um membro por EJ em cada comissão e de um mesmo Conselheiro Administrativo em no máximo duas comissões.

A manifestação de interesse será através do envio de histórico, justificativa, e motivação para participar da comissão e de que forma agregará valor para as discussões. O Presidente do Conselho avaliará e selecionará a comissão em caso de mais interessados do que vagas. Os critérios para avaliação serão experiência na área e histórico. 3 Comissão Estratégica (Gestão) 3.1 Objetivo A Comissão de Gestão terá como objetivo geral facilitar o acesso a informações relativas à gestão da FEJEMG, de forma a analisar as atividades das Diretorias e repassar um parecer ao Conselho Administrativo da FEJEMG. 3.2 Escopo 

Avaliação do andamento dos processos de todas as diretorias da

FEJEMG;. 

Acompanhamento estratégico dos marcos, indicadores e objetivos;

Acompanhamento dos Planos de Ações do semestre;

Acompanhamento dos repasses de gestão;

Repasse para o Conselho Administrativo de uma crítica a partir da análise

dos relatórios, contendo diagnóstico de problemas e proposições de melhorias.


3.3 Entregas Emissão de pareceres mensais sobre todas as Diretorias, a ser divulgado em datas pré-estipuladas, através de um modelo a ser estruturado pela própria Comissão e validado pelo Presidente do Conselho. Quando houver demanda do Conselho Administrativo ou do Presidente do Conselho, pode ser realizado parecer em Reunião Presencial. 3.4 Processo/ execução Cada diretoria será acompanhada pela comissão, com base nas informações disponibilizadas pela equipe de gestão, principalmente os relatórios mensais, a Comissão Estratégica deverá seguir o seguinte fluxo até o envio do parecer ao Conselho Administrativo:

a) Acompanhamento constante do desempenho da Diretoria, via fórum, relatórios e outros materiais disponibilizados pela federação;

b) Reunião de discussão entre os integrantes da comissão sobre o desempenho da FEJEMG no máximo em cinco dias após o envio do Relatório de Gestão. b.1) Na reunião cada um fará um pitche sobre o desempenho da Diretoria que acompanha contemplando todos os itens citados no escopo e a reunião deverá ser focada no levantamento dos três pontos a seguir: ●

Sugestões de melhoria para a Diretoria;

Feedback sobre as atividades;

Sugestões de ação do Conselho Administrativo.

c) Construção do parecer de análise crítica: c.1) Depois da reunião de discussão, cada membro terá três dias para construir o parecer e enviá-lo para verificação, cujo o modelo deverá ser definido pela própria comissão, respeitando uma estrutura que contenha, além dos três pontos


discutidos em reunião, a análise quanto ao desempenho da Diretoria, relacionado ao pitche também repassado na discussão. c.2) O parecer deverá ser verificado pelo Presidente do Conselho e pelo Diretor relacionado. c.3) Correções deverão ser feitas no parecer pelo membro responsável da comissão e este enviado ao Presidente do Conselho e disponibilizado no fórum em, no máximo, dois dias após verificação. d) Repasse na Reunião Presencial: d.1) Toda Reunião Presencial terá um pequeno espaço para que a comissão repasse sua análise crítica em relação ao desempenho da FEJEMG, referente à última análise disponibilizada para o conselho. Além do parecer escrito, deverá ser realizado um pitche oral para todos os presentes. 3.5 Equipe a) Dinâmica de Trabalho: A comissão será composta por, no máximo, seis pessoas, sendo cada uma delas responsável por analisar as informações de uma das Diretorias. Haverá um líder, nomeado pelos próprios membros, que será o responsável pelo gerenciamento da equipe e dos pareceres. As reuniões da comissão deverão acontecer, no mínimo, quinzenalmente e serão realizadas reuniões mensais entre o Presidente do Conselho e o líder da comissão para monitoramento do desempenho da comissão. Conclusão Através dessa proposta, esperamos sanar os principais problemas encontrados no funcionamento do Conselho Administrativo, e permitir que, de acordo com a demanda, sejam formadas estruturas que permitam um ciclo contínuo.


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