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EMEJ 2014

Diretrizes para a Equipe Organizadora


Introdução: O presente documento tem como objetivo estabelecer os critérios de seleção da Equipe Organizadora do próximo Encontro Mineiro de Empresas Juniores, buscando: 1. Formalizar regras gerais para acompanhamento da organização (ao longo do ano) do maior e mais importante evento do MEJ Mineiro; 2. Tornar claras as responsabilidades e direitos de todas as partes envolvidas seja na promoção, organização, realização e participação dos EMEJs; 3. Explicitar as principais diretrizes, obrigações e responsabilidades da Equipe Organizadora do EMEJ 2014, bem como da FEJEMG. Do evento: O EMEJ – Encontro Mineiro de Empresas Juniores é um evento realizado anualmente, desde 1999, com sede transitória pelo território do Estado de Minas Gerais. É o maior e mais importante evento do MEJ Mineiro, sendo um dos objetos mais reais e atraentes para articulação de parcerias para todo o movimento. Logo, sua organização deve ser acompanhada de perto pela Federação de Empresas Juniores do Estado de Minas Gerais, a qual deve zelar pelo cumprimento dos objetivos deste evento e para que os padrões de qualidade do mesmo cresçam a cada ano.


Público–alvo: Empresários juniores de Minas Gerais e do Brasil, estudantes, professores e empresários com relações e interesses no Movimento Empresa Júnior.

Objetivos gerais do evento: Proporcionar real integração e aproximação entre os participantes do evento, visando o fortalecimento do MEJ e maior atuação do mesmo perante a sociedade; Promover entre os empresários juniores, a circulação de conhecimento, troca de experiências, tecnologia, ideias e ideais; Ser meio de articulação de parcerias entre o MEJ e entidades dos diversos setores em Minas Gerais e no Brasil; Promover discussões, proposições e ações práticas para que as empresas juniores possam, de fato, contribuir cada vez mais (e de forma consciente) para o desenvolvimento do país; Proporcionar aos participantes informações e treinamentos direcionados às suas áreas de atuação profissional, mediante palestras, cases e workshops, bem como discutir temas de interesse geral, para que possam realizar os projetos de suas empresas juniores da melhor maneira; Maior divulgação e comunicação do Movimento Empresa Júnior, mediante o envolvimento governamental e empresarial nas discussões geradas antes, durante e após o evento, além de ações de mídia para disseminar o ideal e divulgar o evento; Favorecer e estimular a participação das Instituições de Ensino no evento, ressaltando a contribuição das empresas juniores no caráter de pesquisa e extensão, bem como no enriquecimento do currículo acadêmico e na formação de profissionais mais bem preparados e conscientes de seu papel na sociedade; Incentivar e auxiliar o surgimento de novas Empresas Juniores do Estado de Minas Gerais – FEJEMG, no ano corrente; suas diretrizes, propostas administrativas, financeiras e tecnológicas. Equipe Organizadora: A equipe organizadora será formada por empresários juniores mineiros, com autorização de suas respectivas Empresas Juniores Federadas e selecionados pela Diretoria Executiva da FEJEMG. Os cargos das coordenadorias são do tipo Pessoa Física, ou seja, o evento será de inteira responsabilidade dos coordenadores e da FEJEMG. A equipe deverá contar com um coordenador para cada área do evento, que terá uma equipe para auxiliá-lo, exceto o coordenador geral, pois a sua tarefa é gerir a equipe de coordenadores e se responsabilizará por todo o


projeto e execução do evento. Todos os resultados das diversas áreas do evento serão cobrados diretamente do coordenador geral. A seleção de assessores para o evento será realizada após a escolha dos coordenadores e do local do evento. As coordenadorias são divididas da seguinte forma: Geral, Financeira, Captação de Recursos (Parcerias), Infraestrutura, Conteúdo e Programação e Comunicação, sendo todos os coordenadores do evento do tipo pessoa física; Cada coordenador se responsabiliza por responder juridicamente e criminalmente perante o Conselho Deliberativo da FEJEMG, pelos resultados do evento; Em casos de problemas internos com Coordenadores ou demais membros da organização, a decisão final deverá ser tomada em reunião exclusiva entre todos os coordenadores e a Diretoria Executiva da FEJEMG. Cada uma das coordenadorias do evento será acompanhada diretamente por uma das Diretorias da Federação, garantindo as conformidades deste presente edital e estabelecendo uma conexão direta e mais eficaz entre equipe organizadora e Diretoria Executiva, seguindo o seguinte critério:  Coordenadoria Geral e Captação de Recursos: serão acompanhadas pela Presidência.  Coordenadoria de Comunicação: será acompanhada pela Diretoria de Comunicação  Coordenadoria Financeira: Administrativo-Financeira

será

acompanhada

dela

Diretoria

 Coordenadoria de Conteúdo e Programação: será acompanhada pela Diretoria de Desenvolvimento.  Coordenadoria de Infraestrutura: será acompanhada pela Presidência do Conselho da FEJEMG. A equipe organizadora, a partir de sua formação, tem direito a apresentação de relatório (em .ppt) nas reuniões mensais do Conselho Deliberativo. Caso nenhum dos coordenadores do evento possa comparecer a reunião, é obrigatório o envio de relatório para o Diretor Presidente que será o responsável por acompanhar todo o desenrolar da organização do evento. Neste relatório deverão conter informações a respeito do andamento do evento, bem como de seu fluxo de caixa;  A quantidade aproximada de participantes esperados para o evento não poderá ser inferior a 350 participantes;  O evento deverá ocorrer no segundo semestre de 2014, desta forma os relatórios devem conter a data do evento e as ações tomadas pela equipe, de acordo com o período antecedente ao evento;


Durante o segundo ou terceiro dias do evento deverá ter um local disponibilizado para a realização da Assembléia Geral Ordinária da FEJEMG; A programação deverá incluir um espaço de no mínimo 2 (duas) horas para apresentações da FEJEMG, no primeiro dia do evento, em horário nobre; A programação deverá incluir um espaço de no mínimo 1 (uma) hora para apresentação da Brasil Júnior a ser realizado no segundo dia do evento, em horário nobre; As logos da FEJEMG e da Brasil Júnior deverão estar expostas em todo o material publicitário e promocional produzido pela organização do evento; As equipes avaliadoras dos cases deverão ser previamente treinadas para que haja um nivelamento de conhecimento, fazendo com que todos possam utilizar um mesmo critério de avaliação. Caso este ponto não seja atendido, o Diretor designado poderá vetar o trabalho da coordenadoria responsável e poderá solicitar a convocação de uma nova equipe de avaliação, sobre responsabilidade do Coordenador Geral do evento. Deverá ter diferença nos valores das inscrições entre EJs Confederadas a Brasil Júnior e EJs não Confederadas à BJ. A diferença nos valores das inscrições deverá ser de no mínimo 10% (dez) e no máximo 30% (trinta). O valor máximo de inscrição não poderá exceder R$400,00 (quatrocentos reais). Sua alteração, em caso de necessidade, deverá ser aprovada pelo Conselho Adminitrativo da FEJEMG. O servidor a ser utilizado para hospedar a homepage do evento deverá ser, preferencialmente, o da FEJEMG e o domínio a ser utilizado deverá ser o do próprio evento, a qual foi registrado e é mantido pela Federação. Um ponto muito importante em que a equipe deverá se atentar é o mês em que essa anuidade é paga pela Federação, pois pode acontecer da homepage ficar fora do ar e comprometer as inscrições, gerando prejuízo para o evento.


Deverão ser fornecidas inscrições gratuitas para as seguintes pessoas: 6 (seis) inscrições para serem distribuídas entre a diretoria da FEJEMG e Presidente do Conselho, e 4 (quatro) inscrições para a diretoria da Brasil Júnior. Após a seleção do local e equipe organizadora, a organização deverá em até 1 (um) mês enviar um cronograma para a Diretoria da FEJEMG, informando todas as etapas que irão ocorrer no projeto e em que período. O mesmo cronograma deverá ser enviado ao Conselho e aprovado pelo mesmo, na reunião seguinte ao mês em que houve a seleção da Equipe, juntamente com o Planejamento Financeiro. As normas contidas nesse edital poderão sofrer alterações durante sua implementação, sendo que toda e qualquer alteração deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva da FEJEMG, sendo encaminhada a esta para a Organização do Evento e Conselho Deliberativo, por meio do Diretor Presidente. O evento também deverá ser pautado no Edital de Eventos e de Cases da Brasil Júnior. Havendo conflito entre editais, prevalecerá determinação da Diretoria Executiva e, se necessária, do Conselho Deliberativo. Conteúdo do cronograma de atividades a ser enviado para o Conselho: O cronograma de atividades da equipe organizadora do EMEJ 2014 deverá conter uma descrição sobre os seguintes tópicos: Tema principal do evento; Data prevista para a realização do evento; Número aproximado de participantes (inscritos, palestrantes, convidados e organizadores); Faixa de preço sugerido para a inscrição, datas e formas de pagamento;


Metodologia de captação de patrocínio para o custeio do evento; Atividades a serem realizadas no evento (palestras, cases, workshops, etc); Estratégia de divulgação do evento;

Obrigações da Equipe Organizadora: Os coordenadores escolhidos para organizar o EMEJ terão como responsabilidades:  Emitir esclarecimentos acerca da organização do evento, sempre que isto lhe for demandado pelo Diretor designado ao acompanhamento, por qualquer responsável da Diretoria Executiva ou pelo Conselho Administrativo da FEJEMG;  Estruturar um processo de controle do número de participantes, que se utilize de participação direta do Diretor designado, de modo a permitir o controle do número de credenciais emitidas e conferência com o número de inscrições divulgadas;  Criar e-mail específico para assuntos relacionados ao evento, desde a aprovação da proposta;  Confeccionar e entregar todos os certificados dos participantes no último dia do evento (os certificados deverão conter uma carga-horária mínima geral do participante);


 Apresentar um relatório final em até 1 (um) mês após o evento em reunião do Conselho Deliberativo, ou por meio de solicitação por escrita à Diretoria Executiva da FEJEMG até o prazo máximo de 2 (dois) meses contendo: Metodologia de realização do evento; Vantagens e desvantagens de ter realizado o evento; Pontos positivos e negativos do evento; Estatísticas; Nomes de toda a equipe organizadora, apoiadores e patrocinadores; Lista de contato dos patrocinadores. Planilhas financeiras com as receitas e as despesas justificadas; Extratos bancários; Notas Fiscais; Recibos (somente serão aceitos recibos previamente autorizados pela Diretoria Executiva da FEJEMG, estando estes com as devidas rubricas). Obrigações da FEJEMG: A FEJEMG, por sua vez, terá a função de monitorar a execução do evento através da Diretoria Executiva, nos seguintes moldes:  Fornecendo todas as informações relevantes à execução do projeto; 

Ajudando na divulgação;

Na captação de patrocínios;

Nas negociações junto às Instituições de Ensino;

Acompanhando o andamento de todas as fases do evento;

Zelando pela comunicação da equipe organizadora junto com a FEJEMG.

Cabe ainda a FEJEMG recolher todo o material do evento com as empresas organizadoras em no máximo 2 (dois) meses e realizar toda a movimentação financeira e bancária.


O montante de recursos financeiros provenientes das inscrições e de patrocínios deverá ser utilizado para cobrir os custos da organização que não forem supridos através de parcerias e apoios. Uma vez que a FEJEMG é a única responsável pela realização do evento, todo o lucro ou prejuízo será de responsabilidade da Federação. Ficará a cargo do Conselho Deliberativo deliberar quanto a realização ou não do evento dada a expectativa de prejuízo.


Anexo: Segue abaixo uma lista contendo alguns itens que a equipe de organização deve se atentar durante a elaboração do cronograma do evento: Definição de data oficial para a realização do evento; Apresentação das principais necessidades do local e fim da negociação financeira com o mesmo; Contratação de buffet e empresa de transporte (caso seja necessário translado durante o evento); Conclusão da negociação com local de hospedagem; Finalização do book de captação de patrocínio; Início e finalização da busca de patrocínio; Conteúdo programático final; Grade de palestrantes ou responsáveis pelo conteúdo das atividades durante todo o evento; Elaboração de material de divulgação; Envio do material de divulgação (prazo mínimo: 120(sugestão)dias antes do evento); Elaboração do Edital de Cases e Workshops (caso haja este último); Início e fim do período de inscrição; Conclusão do banco de dados patrocinadores, apoiadores e convidados;

de

potenciais

participantes,

Elaboração da identidade visual do evento, dos materiais de divulgação (folder, cartazes, boletins, timbrado, etc) ou utilização durante o evento (banners, crachás, blocos de anotações, caneta, certificados, pastas ou bolsas, brindes, etc.); Definição da gráfica para produção do material do evento; Elaboração e lançamento de homepage do evento, devendo esta conter dados como: data em geral, cronograma, informações gerais, formas de inscrição e pagamento, espaço para patrocinadores, etc; Início e fim da divulgação do evento via e-mail, mala direta e homepage do evento; Definição e divulgação dos palestrantes; Infra-estrutura necessária para ida de palestrantes; Fechamento dos locais para as festas; Buscar incentivar as inscrições antecipadas com descontos e vantagens para evitar contratempos; Enviar convite para convidados especiais (autoridades universitárias, municipais e estaduais; parceiros da FEJEMG, etc);


Elaborar certificados para os participantes; Formalizar programação do evento com datas, horas e nomes de palestrantes; Providenciar cerimonial e decoração de auditórios; Contratar empresa para coquetel e coffe-break, caso haja; Verificar infra-estrutura de auditórios (iluminação/sonorização/data show/tela de projeção); Buscar cobertura jornalística (assessoria de imprensa); Preparar infra-estrutura de cadastramento; Definir e capacitar staff de apoio durante o evento; Local e responsáveis pela alimentação (café da manhã, almoço, e jantar); Confeccionar vale alimentação (caso julguem necessário).


Diretrizes para equipe organizadora EMEJ 2014