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INFORMES ÓRGANOS DE CONTROL


5. INFORMES ÓRGANOS DE CONTROL 5.1. Dictamen del Revisor Fiscal

DICTAMEN DE LA REVISORIA FISCAL A LA ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS DEL FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA - FEBANCOLOMBIA 1.

He examinado los Estados Financieros Básicos Comparativos del FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA NIT 860.029.200-3 a 31 de Diciembre de 2013, conformados por el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en la Situación Financiera, el Estado de Cambios en el Patrimonio, el Estado de Flujo de Efectivo y las Notas de Revelación a los Estados Financieros preparadas como lo establece el Decreto 2649 de 1993 y que hacen parte integral de los Estados Financieros del año terminado en esa fecha.

2.

Dichos Estados Financieros adjuntos a este Dictamen, fueron preparados y certificados bajo la responsabilidad del Contador Público ADRIANA ALVAREZ RODRIGUEZ. con Tarjeta Profesional No. 82743-T y del Gerente GABRIEL MONTENEGRO ESPEJO, identificado con Cédula de Ciudadanía No. 79.596.251, en calidad de Representante Legal. De conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, la certificación otorgada por ellos garantiza que las afirmaciones implícitas y explícitas contenidas en ella, han sido previamente verificadas por la administración de la entidad, entre mis funciones se encuentra la de auditarlos y expresar una opinión sobre ellos.

3.

Los Estados Financieros del año 2012 fueron auditados por otro Contador Público, quien emitió opinión sin salvedad.

4.

Obtuve la información necesaria para cumplir mis funciones de Revisor Fiscal y el trabajo lo desarrollé con base en normas de Auditoria generalmente aceptadas, incluyendo pruebas de los documentos y registros de contabilidad mediante procedimientos aconsejados por las técnicas de revisoría de cuentas. El examen fue practicado conforme a las Normas de Auditoria de aceptación general en Colombia, y en consecuencia fue necesario planificar y aplicar determinadas técnicas y procedimientos, para obtener cierto grado de seguridad sobre si los Estados financieros son razonables. Una Auditoria además incluye el examen, con base en pruebas selectivas de la evidencia que respaldan las cifras, las revelaciones de los estados financieros, la evaluación de las normas de contabilidad utilizadas, las estimaciones contables hechas por la administración, así como la evaluación de los estados financieros en conjunto. Considero que mi Auditoria proporciona una base razonable para fundamentar mi DICTAMEN. Producto del proceso de planeación de mi trabajo, se emplearon protocolos propios de la firma REVISAR AUDITORES LTDA.


5.

Las cuentas de cartera, fueron reglamentadas por las Circulares Básica Jurídica y Básica Contable, modificadas por la Circular Externa 003 de 2013 normas estas expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, lo allí regulado respecto a la evaluación, clasificación, calificación, provisiones y registro en cuentas de orden, el FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA ha dado estricto cumplimiento; respecto de la evaluación del riesgo de crédito se evidenció la existencia y funcionalidad del Comité Evaluador de Cartera de acuerdo al manual aprobado por la Junta Directiva, sin embargo, no existe aprobada una metodología y herramienta técnica que permita monitorear y valorar el potencial riesgo de la cartera de crédito.

6.

El Control Interno: Mi estudio y evaluación del control interno, no descubriría necesariamente todas las debilidades del sistema administrativo, mi opinión se limita a lo expresado en los informes presentados a la Junta Directiva, al Comité de Control Social y a la Gerencia, sobre los hallazgos detectados en el FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA, por lo que impartí las recomendaciones que consideré necesarias para fortalecer la entidad en materia de Control Interno, realicé los análisis de las cuentas de los Estados Financieros, a los aspectos de carácter legal, tributario y contable, no obstante mi apreciación, manifiesto que el Control Interno es susceptible de mejorar, dejando sugerido la necesidad de implementar una auditoría interna que contribuya a la administración a disminuir los riesgos a los que se encuentra expuesto FEBANCOLOMBIA, especialmente el riesgo de crédito y liquidez.

7.

FEBANCOLOMBIA tiene creada dos empresas, las cuales complementan la prestación de los servicios y beneficios a los asociados, constituidas legalmente como una EFE GARANTIAS S.A.S y EFE EDUCACIÓN COMO FUNDACION SEMILLAS, empresas con estructura contable y administrativa separada de FEBANCOLOMBIA, las cuales fueron objeto de seguimiento y análisis por parte de la Junta Directiva de FEBANCOLOMBIA en forma mensual, monitoreando el riesgo generado por estos negocios, estableciendo políticas que fueron orientadas a las Juntas Directivas de estos entes; dichas instituciones fueron creadas con recursos tomados del Fondo de Emprendimiento Empresarial debidamente facultado por la Asamblea General Ordinaria de Delegados y reflejadas en el Balance de FEBANCOLOMBIA como una cuenta por cobrar y por pagar, no obstante, y debido a la sensibilidad de los riesgos en protección de cartera como objeto social de la S.A.S que aunque a la fecha es moderado de acuerdo a la evaluación realizada, dadas las garantías ofrecidas por los asociados y a las utilidades acumuladas por valor de $314’099.000; y a las pérdidas reflejadas por la Fundación Semillas en un valor aproximado de $188.723.107 al cierre del Ejercicio 2013, pueden tener efectos negativos en Estados Financieros futuros de FEBANCOLOMBIA.

Por lo expuesto anteriormente esta Revisoría Fiscal conceptúa: a) En mi opinión los Estados Financieros antes citados tomados fielmente de los Libros Oficiales, adjuntos a este dictamen, presentan en forma razonable la situación financiera del FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA en el año terminado en esa fecha, preparados sobre una base uniforme con la del periodo anterior. b)

Además basado en el alcance de mi examen, conceptúo que la contabilidad se lleva de acuerdo a la normatividad vigente, conforme a la técnica contable y que las operaciones registradas en los libros se encuentran ajustadas a las ordenanzas de la Superintendencia de la Economía Solidaria en las Resoluciones 1515 de 2001, 1230 de 2003 y a la Circular Básica Contable 004 de 2008 y Financiera No. 007 de 2008, a los Estatutos del FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA, y que existen las medidas de conservación y custodia de los bienes del Fondo.

c)

Así mismo, conceptúo que el FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA conserva en forma actualizada los libros de Actas de la Junta Directiva, de la Asamblea, del Comité de Control Social, y que en el curso del año informé a la Junta Directiva, Comité de Control Social y Gerencia, los resultados y recomendaciones de mi revisión.

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d)

Como Revisor Fiscal es mi obligación opinar sobre el adecuado y oportuno pago de los aportes al sistema de la seguridad social integral conforme a lo requerido en el decreto 1406/99, y basado en el alcance de mis pruebas, manifiesto que el FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA dio cumplimiento al citado Decreto.

e)

El FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA dio cumplimiento en forma oportuna con el Fondo de Liquidez, el cual se encuentra depositado en una Fiducia en BANCOLOMBIA cuyo saldo a Diciembre 31 de 2013 era de $1.612.642.750 de un TES de BANCOLOMBIA, más un certificado a término en BANCOLOMBIA por $56.615.736 y remitió a la Superintendencia de la Economía Solidaria el informe, debidamente certificado por la Revisoría Fiscal con corte a Diciembre 31 de 2013; respecto a la evaluación del Riesgo de Liquidez se evidencio la existencia del Comité evaluador del Riesgo de Liquidez, quienes en forma periódica monitoreaban el riesgo de las inversiones y emitieron las recomendaciones a la Administración sobre las políticas de liquidez, no obstante se deja sugerido la importancia de Implementar una metodología técnica y las herramientas tecnológicas necesarias que contribuyan a un mayor monitoreo de este riesgo.

f)

En materia de Impuestos como Retención en la fuente a título de Renta, Retención del CREE y Declaración de Ingresos y Patrimonio, el Fondo de Empleados dio cumplimiento oportuno a la presentación y pago, firmado por esta Revisoría Fiscal; al igual que el Impuesto de Industria y Comercio. Así mismo dio cumplimiento con la presentación y pago de las Declaraciones de los Gravámenes a los Movimientos Financieros.

g)

El informe de gestión adjunto correspondiente al año 2013, ha sido preparado por los Administradores y contiene apropiadamente las explicaciones sobre la situación Financiera del FONDO DE EMPLEADOS BANCOLOMBIA FEBANCOLOMBIA, la evolución de sus negocios y actividades económicas y sociales, son concordantes con la información de los Estados Financieros, observando que la administración ha revelado en su informe la evolución y resultados económicos de las empresas anexas a FEBANCOLOMBIA. El balance de mi verificación del mencionado informe, como Revisor Fiscal, se limita al cumplimiento de lo sugerido en el Artículo 38 de la ley 222 de Diciembre de 1995. Dado a los Doce (12) días del mes de febrero del año Dos mil catorce (2014). Atentamente,

HENRY OLIVEROS SERRANO T.P. No 100.053-T Revisor Fiscal Delegado por REVISAR AUDITORES LTDA. T.R. 727 Junta Central de Contadores

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5.2. Informe del Comité de Control Social Los fondos de empleados hacen parte de las formas asociativas que son determinadas como un sistema eficaz para contribuir al desarrollo económico, el fortalecimiento a la democracia, la equitativa distribución de la propiedad y del ingreso y la racionalización de todas las actividades económicas, a favor de la comunidad y en especial de las clases populares. Por este aspecto y otros más, el Estado garantiza el libre desarrollo de las Entidades de Economía Solidaria, mediante el estímulo, promoción, protección y vigilancia, sin perjuicio de su natural autonomía. Artículo 3, ley 434 de 1998. De igual manera, el artículo 5 de la ley 434 de 1998, se hace alusión a los fines de la economía solidaria, en donde quizás el más relevante para el proceso que está viviendo nuestro país y que consideramos necesario destacar y recordar en éste informe, es el relacionado en el numeral 2 - Generar prácticas que consoliden una corriente vivencial de pensamiento solidario, crítico, creativo y emprendedor como medio para alcanzar el desarrollo y la paz de los pueblos. El Comité de Control Social es el órgano de vigilancia social del Fondo, sujeto a la Asamblea General y responsable del cumplimiento de los objetivos del Fondo, acordes con los principios fundamentales de la economía solidaria, la ley, el estatuto y reglamentos. Nuestro Fondo de Empleados, FEBANCOLOMBIA, año tras año ha logrado consolidar resultados crecientes en los diferentes frentes de servicios para con sus asociados y en relación directa al igual creciente número de empleados del Grupo Bancolombia. Los asociados cada día en mayor número logran descubrir los grandes beneficios que le aporta su Fondo de Empleados y a su vez manifiestan nuevas expectativas de servicios que sumadas con el dinamismo del Grupo Bancolombia (nuevas empresas nacionales e internacionales) y los cambios de la normatividad con relación a los partícipes de un fondo de empleados, generan un gran compromiso de la Administración y la Junta Directiva para que de manera activa, oportuna, eficiente y con calidad planifique e implemente nuevos modelos de prestación de servicios que le permitan satisfacer las nuevas y variadas necesidades a los asociados y sus familias y a su vez mantener la solidez que le ha caracterizado. Las Asamblea General en su direccionamiento y el Comité de Control Social en su roll de vigilancia social, igualmente tiene éste gran reto. A continuación relacionamos algunos indicadores sociales, resultado de la gestión realizada durante el periodo 2013:

Ingreso de asociados: Refleja el promedio de nuevos asociados durante el periodo.

INGRESO ASOCIADOS

=

NUMERO DE INGRESOS

3,214

NUM. PROMED. ASOC. EN PERIODO

11,820

=

27.2%

MODERADO*

El 27.2% del promedio de los asociados corresponde a ingresos del periodo; en el 2012 los ingresos fueron del 29.9%. Este indicador se ha mantenido los últimos años muy cerca del 30%. Egreso de asociados: Refleja el promedio de retiro de los asociados durante el periodo

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EGRESO ASOCIADOS

=

EGRESO ASOCIADOS RETIRO VOLUNTARIO

=

NUMERO DE EGRESOS

1,767

NUM. PROMED. ASOC. EN PERIODO

11,820

NUMERO DE EGRESOS RETIRO VOLUNTARIO

996

NUMERO TOTAL EGRESOS PERIODO

1,767

=

14.9%

MODERADO*

=

56.4%

ALTO*

Durante el 2013 el indicador de retiro de asociados mejoró con relación al periodo 2012, el indicador se encontraba en el 15,07%. Los retiros voluntarios son ocasionados, entre otros aspectos, por retiro de ahorros, para disminuir descuentos de nómina, por compra de vivienda, compra de cartera, falta de oportunidad en el servicio y mal servicio prestado por el proveedor. Se mantiene el indicador de retiros voluntarios en nivel superior al 50% debido al frecuente retiro para mejorar la liquidez mensual y/o para atender crédito realizado por Bancolombia para vivienda o vehículo. Se recomienda realizar evaluación para determinar si se requiere ofrecer nuevas alternativas y así lograr que los asociados no pierdan los beneficios de estar en su Fondo de Empleados. Cobertura: Refleja el porcentaje de los empleados del Grupo Bancolombia que están asociados a FEBANCOLOMBIA. COBERTURA DEL F. E. EN LA EMPRESA**

=

NUMERO TOTAL DE ASOCIADOS

12,543

NUM. ASOCIADOS POTENCIALES

23,325

=

53.8%

En el Grupo Bancolombia existen 5 Fondos de Empleados, siendo FEBANCOLOMBIA el Fondo con mayor número de asociados y ha mantenido los últimos años porcentaje de participación superior al 50%. Importante indicar que a nivel nacional e internacional el Grupo Bancolombia cuenta con cerca de 30 mil empleados. Frecuencia del Crédito: Es el promedio de veces que utiliza un asociado el servicio de crédito. FRECUENCIA DE CREDITO

=

CANTIDAD DE CREDITOS DESEMBOLSADOS

36,411

NUM. PROMED. ASOC. EN PERIODO

11,820

=

3.08

ALTA*

Durante el 2013, en promedio, cada asociado utilizó tres veces el servicio de crédito con FEBANCOLOMBIA. La cantidad de créditos solicitados y aprobados por asociado se ha mantenido cercano a tres durante los últimos periodos, así: 2011 2,70%

2012 3,83%

2013 3,08%

A nivel de cantidad, las líneas principalmente utilizadas son libre inversión, promociones y prima; en cuanto a valor, el 48% corresponde a libre inversión. Créditos Sociales: Refleja el porcentaje de créditos denominados sociales (vivienda, vehículo, salud, educación y calamidad), en relación con el total de créditos colocados. CREDITO SOCIAL EN VALOR

=

VALOR TOTAL COLOCAC. CRED. SOCIAL

23,904,655

VALOR TOTAL COLOCACION EN PERIODO

79,200,499

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=

30.2%

MUY BAJO*


El indicar se mantiene en la escala “Muy Bajo”, con el siguiente comportamiento en los últimos años: 2011 22,8% CREDITO SOCIAL EN CANTIDAD

=

2012 26,4%

2013 30,0%

CANTIDAD COLOCAC. CRED. SOCIAL

10,923

CANTIDAD TOTAL COLOCACIONES EN PERIODO

36,411

=

30.0%

MUY BAJO*

Durante el 2013 se reactiva la dinámica de los créditos sociales, en especial por los créditos de alivio financiero y salud. Frecuencia de Servicios: Refleja el promedio de veces que los asociados y beneficiarios de FEBANCOLOMBIA han recibido servicios a través del fondo. FRECUENCIA DE SERVICIOS

=

NUMERO DE SERVICIOS ATENDIDOS

78,295

NUM. BENEFICIARIOS EN PERIODO

35,460

=

2.21

ADECUADO*

FEBANCOLOMBIA ha logrado satisfacer necesidades de los asociados y sus familias 2,21 veces en promedio, siendo el programa de Salud con Prevención el de mayor número de servicios prestados. En el 2012 el indicador era de 2 veces. Indicadores: Los rangos de medición (Muy Bajo – Bajo – Aceptable – Alto – Adecuado, etc.), de los indicadores anteriores, son determinados por la Asociación Nacional de Empleados ANALLFE.

El Comité de Control Social en cumplimiento de nuestra responsabilidad y de normas estatutarias y legales, presentamos a continuación informe de las principales actividades realizadas durante el periodo 2013: En el desarrollo de nuestras actividades, se llevaron a cabo reuniones periódicas en la sede principal del Fondo de Empleados y en la sede principal del Grupo Bancolombia. Estas reuniones contaron en algunas ocasiones con la participación del Gerente, Coordinación Comercial y de Servicios, Coordinación de oficina Medellín y Revisor Fiscal. El realizar reuniones fuera de la sede principal del Fondo generó la oportunidad de tener contacto más cercano con los asociados y con el equipo administrativo del fondo, así como dar a conocer el Comité de Control Social y sus integrantes. Las principales actividades llevadas a cabo son: 

Instalación del nuevo Comité de Control Social periodo 2013 - 2014, el 10 de mayo de 2013, de acuerdo con convocatoria de la Administración.

Elección de Presidente, Vicepresidente y Secretario del Comité de Control Social.

Revisión y actualización del reglamento interno del Comité de Control Social

Elaboración del plan de trabajo periodo 2013 y 2014.

Gestión para actualización del libro de actas del anterior Comité de Control Social, periodo 2011 2012.

Participación de la jornada de planeación estratégica del Fondo.

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Participación en seminario de actualización Comité de Control Social - Analfe

Participación del XIV Congreso Nacional de Fondos.

Seguimiento a la Administración y Junta Directiva respecto de realizar análisis y estudio a las propuestas presentadas en la Cuadragésima Tercera Asamblea General Ordinaria, realizada en marzo de 2013.

Análisis de los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Administración, en especial lo relacionado con los fondos sociales.

Seguimiento a la gestión y atención de los reclamos presentados por los asociados.

Promover ante la Administración y el Comité de Educación la formación virtual en economía solidaria.

Lectura de las actas de Junta Directiva desde la número 589 de enero 2013 hasta la 599 de noviembre de 2013; y las actas del Comité de Riesgo de Liquidez, desde la número 14 de mayo de 2013 a la número 17 de noviembre de 2013. Las actuaciones allí consignadas se ajustan a la normatividad, estatuto y reglamentaciones del Fondo. Existen recomendaciones de procedimiento, las cuales son escaladas a la Administración, a la Junta Directiva y sus comités auxiliares. Un aspecto importante que se ha tratado frecuentemente en la reuniones de Junta Directiva, corresponde a la EFE Educación (Fundación Semillas), debido a que éste proyecto no ha dado los resultados esperados. Durante el 2014 estaremos realizando igualmente seguimiento y emitiendo nuestras recomendaciones.

Visita al equipo de trabajo y las instalaciones de la nueva oficina de Febancolombia en Medellín, observación del proceso y análisis del mismo.

Comunicación dirigida a los asociados de la Región Antioquia y Dirección General informando de la presencia del Comité de Control Social en las instalaciones de Nueva Sede en Medellín, para atender sus inquietudes de manera presencial o mediante correo. Se recibieron correos con manifestaciones de agradecimiento al Fondo por sus servicios y algunas quejas, las cuales fueron gestionadas a través de la Administración.

Encuentro con los Presidentes de los Comités de Control Social de FEBANC y FEC, con el fin de compartir experiencias y visiones.

Como conclusión de éste primer periodo del Comité, podemos indicar que se logró cumplir con las actividades primordiales, las cuales nos permiten manifestar a la Asamblea General y a las demás partes interesadas, que las actuaciones de la Administración y la Junta Directiva están directamente relacionadas con los objetivos que persigue la Economía Solidaria y en especial el Fondo de Empleados, logrando así el bienestar social y económico de los asociados y sus familias. Identificamos oportunidades de mejora en cuanto al Proyecto Socio Empresarial PESEM, el nivel de servicio (en cuanto la necesidad de acortar los tiempos de respuesta a las peticiones, quejas y reclamos), fomento de la formación en economía solidaria, de los servicios del Fondo y del uso de las herramientas tecnológicas por parte de los asociados. Aspectos que junto con los lineamientos definidos en la pasada planeación estratégica, complementaran nuestro plan de trabajo del 2014. Este Comité ha identificado desde su inicio la necesidad de lograr posicionarse en mayor nivel y darse a conocer a los Asociados, de tal manera que exista mayor comunicación que redunde en acciones de mejoramiento y bienestar. Recuerde que con el Comité de Control Social se pueden comunicar a través del correo electrónico comitecontrolsocial@febancolomia.com.co.

Comité de Control Social

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Informes organos de control  

Febancolombia 2013 Fondo de Empleados Bancolombia Informe de Gestión para la Cuadragésima Cuarta Asamblea General Ordinaria Bogotá, D.C. Feb...