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Federação Internacional de Associações e Instituições Bibliotecárias Informes Profissionais IFLA, No. 121

121 Doações para o Acervo: Diretrizes para as Bibliotecas

Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith Mansfield e Sha Li Zhang para a Seção de Aquisições e Desenvolvimento de Coleções da IFLA.

© Copyright 2010 Federação Internacional de Associações e Instituições Bibliotecárias.


Doações para o Acervo: Diretrizes para as Bibliotecas / Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith Mansfield e Sha Li Zhang para a Seção de Aquisições e Desenvolvimento de Coleções da IFLA. Haia, IFLA Headquarters, 2010. - 23 pg. 30 cm.- (IFLA Professional Report: 121) Portuguese translation of IFLA Professional Report 121 ISBN 978-90-77897-43-0 ISSN 0168-1931 Tradução para o português: Federação Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições - FEBAB – 2012.


Conteúdo

Introdução..................................................................................................................... 4 1 Enunciado da política de doações (para uso interno do pessoal) ............................. 5 1.1 O que se aceita e o que não se aceita............................................................... 5 1.2 Propriedade uma vez aceitada .......................................................................... 5 1.3 Autoridades ....................................................................................................... 5 1.4 Retenção de registros ....................................................................................... 6 2 Doações não solicitadas: Instruções para o público ................................................. 6 3 Tratamento de doações não solicitadas ................................................................... 7 3.1 Doações não solicitadas sem informação do doador ......................................... 7 3.2 Doações não solicitadas com informação do doador ......................................... 8 3.3 Doações não solicitadas oferecidas, mas não depositadas na biblioteca. ......... 9 4 Negociações na solicitação de doações ................................................................... 9 4.1 Negociações Informais ...................................................................................... 9 4.2 Negociações formais ....................................................................................... 10 5 Avaliação de doações para sua incorporação no acervo ........................................ 10 5.1 Propriedade ..................................................................................................... 10 5.2 Materiais susceptíveis ..................................................................................... 10 5.3 Procedência .................................................................................................... 11 5.4 Motivo da doação ............................................................................................ 11 5.5 Adequação dos materiais oferecidos ............................................................... 11 5.6 Condições especiais........................................................................................ 13 6 Considerações sobre os recursos requeridos......................................................... 14 6.1 Aquisição......................................................................................................... 14 6.2 Processamento ............................................................................................... 15 6.3 Organização do acesso ................................................................................... 15 6.4 Preservação .................................................................................................... 15 6.5 Localização - armazenamento ......................................................................... 15 7 Reconhecimento da doação ................................................................................... 16 7.1 Carta ............................................................................................................... 16 7.2 Acordos formais de doação ............................................................................. 16 7.3 Outras formas de reconhecimentos ................................................................. 17 Adendo. Exemplos de textos para um termo formal de doação .................................. 17 Fontes ........................................................................................................................ 19


Introdução As doações são um componente importante das atividades de construção de coleções nas bibliotecas. O enfoque destas diretrizes refere-se exclusivamente às doações para os acervos de coleções das bibliotecas, sejam solicitadas ativamente ou adquiridas passivamente. Recomenda-se que as bibliotecas estabeleçam processos claros para o tratamento e avaliação das doações em concordância com sua política. Isso proporcionará clareza entre o pessoal da biblioteca e os doadores, reduzirá a exposição a riscos e demandas potenciais e assegurará que as oportunidades futuras em relação às coleções adquiridas para o acervo da biblioteca sejam utilizadas ao máximo. • Propósito O propósito destas diretrizes é sistematizar os protocolos e as melhores práticas comuns utilizadas em nível mundial quando são solicitadas e aceitadas as doações de materiais para as coleções. Embora todos os esforços tenham sido feitos para assinalar nas Diretrizes a maioria dos assuntos relacionados com a solicitação e aceitação de presentes e doações, nem todos os temas estão cobertos já que qualquer decisão que se tome, deve levar em conta o contexto cultural local. Ainda que as doações estejam livres de custo para aquisição, implicam custos para a biblioteca receptora. Por este motivo é necessário um conjunto de recomendações para doações. • História O Comitê Permanente de Aquisições e Desenvolvimento de Coleções da IFLA estabeleceu-se em 1976, com o nome da Seção de Aquisições e Permutas após o Congresso em Istambul de 1975. Foi no Congresso IFLA em Berlim em 2003 que se reconheceu a necessidade de efetuar uma publicação pautada em um documento de diretrizes para o pedido e aceitação de presentes e doações para as bibliotecas. As discussões continuaram e no Congresso em Durban em 2007, estabeleceu-se um grupo de trabalho para preparar essas diretrizes. • Alcance O objetivo fundamental deste documento é que seja implementado em bibliotecas de todos os países, independentemente da orientação de seu serviço (acadêmica, pública) e do suporte físico do material doado. Este documento dividiu-se em sete seções; cada uma cobre um aspecto chave do processo de solicitação e aceitação de doações para o acervo. As duas primeiras seções proporcionam instruções básicas, tanto ao pessoal da biblioteca quanto ao público. A terceira seção envolve o tratamento de doações não solicitadas; a quarta; as doações solicitadas. A quinta seção discute o tipo de informação que se precisa para avaliar a doação e as condições que pode estabelecer o doador. A sexta seção descreve o tema dos recursos necessários para a biblioteca caso se aceita a doação. A seção final descreve os meios de reconhecimento da doação seja formal ou informal. • Autoria Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith Mansfield e Sha Li Zhang são as autoras das presentes diretrizes.

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Enunciado da política de doações (para uso interno do pessoal)

1.1 O que se aceita e o que não se aceita As bibliotecas devem desenvolver diretrizes a respeito das doações que devem aceitar ou não em suas coleções, com base em sua política de desenvolvimento de coleções. As bibliotecas devem estabelecer que aceitarão materiais de doação para agregar a suas coleções desde que cubram os mesmos padrões ou critérios de seleção para compra de materiais. Com frequência, é mais fácil indicar que estes não poderão ser aceitos. Por exemplo, materiais em mau estado de conservação, material com informação obsoleta, ou coleções de publicações periódicas populares. Pode ocorrer a situação de que se incluam objetos ou materiais que são mais apropriados para museus como pinturas, esculturas (ou outras obras de arte tridimensionais), mobiliário, vestuário, medalhas, moedas, selos, broches, emblemas, decorações, efeitos pessoais, ou outros não apropriados em coleções de bibliotecas. Geralmente e na maioria dos casos, a biblioteca não adquirirá ou aceitará este tipo de objetos; mesmo quando tenham conexão com a doação ou legados, pertencentes ou associados com a pessoa ou a instituição. Alguma biblioteca, em casos excepcionais, poderá aceitar para suas coleções objetos diferenciados. Com o objetivo de proteger a biblioteca no futuro, deve-se preparar uma justificativa escrita relativa às circunstâncias que forçaram a incorporação, estabelecendo o respectivo plano de custódia na biblioteca. Tais recomendações devem ser aprovadas por escrito pelo diretor da biblioteca ou outra pessoa autorizada. As bibliotecas poderão aceitar doações não solicitadas sem restrições, para que a biblioteca decida se a incorporará ao acervo ou não. Muitas doações podem duplicar material já existente do acervo, serem obsoletas ou estar em desacordo com a temática (alcance). Os materiais doados que não são incorporados às coleções; por exemplo, podem ser doados a outra biblioteca. Materiais não bibliográficos, recebidos em doações não solicitadas, ou que acompanhem materiais adquiridos pela biblioteca, podem ser transferidos a um repositório apropriado, devolvidos ao doador ou dispor-se deles da mesma maneira estabelecida para materiais bibliográficos. 1.2 Propriedade uma vez aceitada Toda a vez que a doação tenha sido aceitada pela biblioteca, os materiais passam a ser propriedade da mesma e esta tem o direito de dispor deles como melhor decidir. 1.3 Autoridades A biblioteca deve estabelecer a lista de autoridades que a representam em cada uma das fases do processo da aquisição de doações. Exemplos de tais listas incluem: • Autoridade para solicitar doações A biblioteca deve decidir que pessoa é a mais apropriada para solicitar doações para as coleções. Geralmente esta pessoa será o diretor da biblioteca, o responsável por fundos adicionais para o desenvolvimento da biblioteca ou o bibliógrafo especializado em alguma temática.

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• Autoridade para aceitar doações O diretor da biblioteca é a autoridade que deverá aceitar as doações segundo as recomendações estabelecidas por especialistas. • Autoridade para reconhecimento das doações O reconhecimento da doação depende de sua extensão e de seu valor. As doações de menor dimensão devem ser confirmadas por meio de uma carta assinada pelo diretor da Biblioteca ou a pessoa por ele designada. As doações de maior dimensão devem ser confirmadas por parte do diretor da biblioteca, uma autoridade da instituição (ex. universidade), ou pelo presidente do conselho de administração, dependendo da afiliação institucional, • Autoridade para assinar os termos das doações A autoridade para assinar os termos de doações deve ser o diretor da biblioteca, uma autoridade da instituição (ex. universidade), ou um membro do Conselho de Administração. A biblioteca deve contar com um formato padronizado de termo de doações. Se a doação incluir outros requisitos; o termo deve ser revisado antes da assinatura pela assessoria jurídica mantida pela biblioteca. • Autoridade para realizar avaliações monetárias A autoridade para realizar avaliações monetárias varia de um país a outro. Por exemplo, nos Estados Unidos, as bibliotecas não podem fazê-las com o propósito de deduzir impostos, porque o Serviço Interno de Rendas Públicas considera que a biblioteca é uma das partes interessadas. A legislação dos Estados Unidos estabelece que todas as doações acima de $ 5.000.00 (cinco mil dólares) devem ser analisadas por “avaliadores qualificados” com o objetivo de solicitar a dedução de impostos, Portanto a biblioteca pode ter que oferecer uma lista de avaliadores para recomendar aos doadores. • Autoridade para assinar os formulários de impostos Os formulários dos impostos devem ser assinados pelo avaliador. A biblioteca simplesmente acusa recebimento da doação. 1.4 Retenção de registros Recomenda-se às bibliotecas que arquivem todos os registros relacionados com as doações de forma permanente. Estes registros são, entre outros: correspondência, mensagens por correio eletrônico, formulários de depósito e termos formais das doações. 2

Doações não solicitadas: Instruções para o público

Se for parte da política da biblioteca incentivar o público a realizar doações, é importante fornecer instruções ao público sobre os procedimentos que devem ser observados com o fim de realizá-las. Estas indicações podem ser colocadas na página web da biblioteca ou em folhetos que descrevem o seu acervo.

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Exemplos de textos: • A Biblioteca (Nome) agradece e estimula a realização de doações que apoiam os programas da instituição. De fato, a biblioteca depende em grande parte dos doadores que ajudam a sustentar seu contínuo crescimento. Muitos dos recursos mais valiosos e coleções especiais originaram-se por esta via. É recomendável que o doador apresente uma lista dos materiais no ato da doação. • A Biblioteca (Nome) aceita os materiais que reflitam os interesses atuais e necessidades da comunidade, e que contribuam para a complementação do seu acervo, programas e metas, em formatos, cobertura temática, profundidade e filosofia, para conseguir um balanço entre a informação, pontos de vista e tipos de formato. • A Biblioteca (Nacional) agradece a solicitação de informação a respeito das doações, ainda que não aceite todas. Os doadores prospectivos NÃO devem enviar material ou materiais. Em vez disso, devem enviar uma proposta de doação identificando os materiais oferecidos. Os doadores prospectivos de livros publicados em (país) devem saber que a biblioteca (Nacional) adquire muitos títulos (nacionais) por meio do depósito legal de publicações. Se desejar doar materiais à biblioteca (Nacional), favor contatar a: (contacto para informações). 3

Tratamento de doações não solicitadas

A biblioteca deve difundir (vide Seção 2) sua política de tratamento de doações não solicitadas. Por exemplo, a Biblioteca do Congresso (Washington) estabelece em sua página web que os “Doadores prospectivos NÃO devem enviar materiais. Em vez disso, devem enviar uma proposta de doação identificando os materiais oferecidos.” Adicionalmente, a biblioteca deve estabelecer os procedimentos para o tratamento das ofertas de doações não solicitadas recebidas pelos meios não assinalados pela biblioteca. 3.1 Doações não solicitadas sem informação do doador A biblioteca deve desestimular o envio de materiais não solicitados que não estejam acompanhados da informação do doador. No local onde o material for depositado, a biblioteca deve divulgar claramente os termos de como será tratado. Uma vez depositada a doação deve incluir frases como: • Transferência de forma completa e livre de compromissos para a instituição a partir do ato do depósito. • Não assumimos nenhuma responsabilidade por perda ou dano à propriedade. • Reservamos-nos o direito de não aceitar as doações que, particularmente, duplicam nossas coleções atuais, não correspondam ao estabelecido em nossa política de desenvolvimento de coleções, estejam deterioradas, ou não se ajustem à ética da política de aquisições da biblioteca. • Métodos de descarte de materiais não desejados: ex. venda de livros da biblioteca, doação a outra biblioteca que tenha interesse no tema, ou a uma agência local ou organização nacional. • Políticas de retenção de materiais aceitados para as coleções, ex., ainda que os itens sejam incorporados ao acervo, no futuro poderão ser descartados; portanto sua aceitação não garante sua perpetuidade na biblioteca.

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• Políticas de catalogação. • Políticas de acesso. 3.2 Doações não solicitadas com informação do doador No caso de doações não solicitadas que entram à biblioteca com informação do doador, uma boa prática é documentar todo o processo. A biblioteca também pode optar por desestimular doadores com o propósito de que se abstenham de enviar materiais não solicitados, mesmo quando venham acompanhados com a informação do doador. Nestes casos a biblioteca pode divulgar recomendações a respeito dos procedimentos adotados para estes casos específicos.(como se assinala na seção 3.1). Como alternativa, a biblioteca pode documentar o processo acusando recebimento dos materiais, deixando pendente a decisão sobre a incorporação, sobretudo se são valiosos. A intenção de tal processo é reduzir os riscos a que pode estar sujeita a biblioteca, bem como deixar claro ao depositário as condições a que se sujeitam os materiais enquanto a biblioteca toma a decisão de aceitar ou não a doação. O uso de formulário de depósito, com uma cópia para o doador e outro para a biblioteca é uma forma de controle do processo. O formulário deve incluir detalhes dos termos e condições do tipo de doação. Este pode incluir as seguintes menções: • A biblioteca não é responsável por perdas ou danos aos materiais, causados em suas instalações. • A biblioteca não está autorizada a emitir avaliações monetárias para auxiliar no processo de doação de propriedade privada. • A política de coleções da biblioteca impõe limites à propriedade que possa depositar-se na biblioteca. • O processo de transferência do título de propriedade só será concretizado se o item for aceito para aquisição pela biblioteca. • O proprietário dos materiais não aceitados em depósito; tem a responsabilidade de recuperar os mesmos num prazo determinado. A informação necessária nesta etapa inicial deve incluir: • O motivo para o depósito. • Nome, domicílio e informação para contatar o proprietário • Nome, domicílio e informação de contacto para o depositário. (se for diferente do anterior). • Detalhes da propriedade a depositar. • Detalhes do estado da condição da propriedade a depositar. • Declaração assinada reconhecendo que o doador: - É o dono da propriedade depositada ou que está autorizado a depositar os objetos. - Está autorizado para aceitar os termos e condições relacionados com os depósitos. - Está de acordo com a condição da propriedade no ato do depósito descrito anteriormente. Desde que o doador tenha fornecido a informação requerida e esteja de acordo com os termos e condições do depósito, o documento deve ser assinado pela pessoa autorizada da biblioteca e ambas as partes obterão suas respectivas cópias.

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Caso se julgue que os materiais cumprem com as políticas de desenvolvimento de coleções da biblioteca e existe interesse em aceitar a doação, se tentará nessa etapa obter informação adicional, com o objetivo de apoiar a tomada de decisão. Os detalhes são descritos na Seção 5. Uma vez que a biblioteca tenha tomado a decisão de aceitar ou não a propriedade, registra-se isso em um formulário temporário e se notifica ao doador. 3.3 Doações não solicitadas oferecidas, mas não depositadas na biblioteca. As bibliotecas podem sugerir aos doadores prospectivos para NÃO enviar materiais e, ao invés disso, enviar uma relação do material ou materiais a doar. Tal política ajuda a biblioteca a receber somente os materiais que deseja selecionar para agregar a suas coleções. Isto também: • Ajuda a reduzir o ônus administrativo e os custos implícitos na desembalagem e tratamento de material não solicitado e a subsequente separação de material não aceito, particularmente em doações numerosas. • Ajuda a reduzir os riscos potenciais de contaminação das coleções na biblioteca (ex. insetos, fungos). • Evita responsabilidade desnecessária por perdas ou danos dos materiais durante o período de decisão da biblioteca, uma vez que a incorporação só será efetivada quando a doação for aceita e a transferência de propriedade concretizada. • Garante apenas um ponto de contato para lidar com as ofertas de doações e que as mesmas sejam avaliadas por critérios estabelecidos pela Biblioteca. 4

Negociações na solicitação de doações

Só o pessoal autorizado da biblioteca pode efetuar negociações formais e informais em toda a doação. Vide Seção 1.3 4.1 Negociações Informais As seguintes diretrizes devem ser seguidas ao efetuar negociações informais: • Os servidores autorizados da biblioteca podem mostrar interesse por receber doações e explorar com doadores potenciais os possíveis termos a serem observados no caso em questão. Se as negociações requerem ação imediata, os servidores autorizados podem manifestar a intenção da biblioteca de tomar as medidas necessárias para sua aceitação. Assim mesmo, devem deixar claro aos doadores potenciais que a decisão final de aceitação cabe à autoridade do diretor da biblioteca ou seu representante e que as discussões preliminares não implicam a aprovação das doações por parte da biblioteca. • No caso em que o diretor da biblioteca ou seu representante já tenham decidido a incorporação de materiais específicos, os servidores autorizados podem continuar com a negociação para a doação dos mesmos.

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4.2 Negociações formais As seguintes diretrizes devem ser seguidas ao efetuar negociações formais: • Se as negociações mencionadas anteriormente na Seção 4.1, se encaminharem para uma oferta sólida de doação do material, o servidor deve comunicá-lo imediatamente ao diretor da biblioteca ou seu representante. • As negociações que resultam em “condições de aceitação” específicas ou outros temas legais devem ser esclarecidos pelo diretor da biblioteca ou seu representante e a assessoria jurídica da mesma, antecipadamente à aceitação final. Se um doador requer uma avaliação monetária dos materiais a serem doados, vide Autoridades, Seção 1.3. 5

Avaliação de doações para sua incorporação no acervo

Incorporar materiais doados (solicitados ou não) às coleções das bibliotecas pode ser caro. Devem-se avaliar cuidadosamente os custos do ciclo de vida ao aceitar uma doação (vide Seção 6), bem como levar em conta qualquer condicionante que o doador deseje estabelecer para incluir alguns dos materiais, tais como: restrições no acesso, condicionantes a respeito da reprodução ou utilização. Contar com uma ampla política de doações será de grande ajuda para a avaliação de propostas e ofertas. A seguinte seção resume o tipo de informação que deve ser reunida para facilitar o processo de tomada de decisões quando se trata de aceitar ou não uma doação. Dependendo da política de desenvolvimento de doações, a decisão para não aceitar uma oferta pode ser tomada de maneira simples e rápida; baseada em elementos relativos à abrangência, formato, tema, nível intelectual, condição física, duplicação das coleções existentes, etc.

5.1 Propriedade É fundamental estabelecer claramente a quem pertencem tanto os objetos físicos como os direitos de propriedade intelectual. Também será necessário saber se o doador potencial é o dono legal, ou se está representando ao doador proprietário. Se for esse o caso, a biblioteca pode solicitar aos doadores que comprovem que têm a autoridade para doar o material, por meio da apresentação de: • Nome legal completo, domicílio e contato com o dono. • Nome legal completo, domicílio e contato do depositário e os detalhes de sua relação com o proprietário/possuidor dos itens oferecidos (se é diferente do indicado acima). • Atestado que demonstre que é o proprietário ou proprietários legais ou agentes autorizados de proprietário legal e que têm a liberdade de doar os materiais.

5.2 Materiais susceptíveis Em certas ocasiões as coleções doadas podem conter materiais de natureza delicada, ex., dados pessoais, dados legais ou informação governamental controlada. Se o

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doador quer restringir o acesso à doação, seja total ou parcialmente, a biblioteca deve solicitar que os itens sejam indicados antes de passar a propriedade para a instituição e que a restrição seja pelo menor tempo possível.

5.3 Procedência Para alguns tipos de material, sobretudo os de propriedade cultural, pode-se requerer a procedência do mesmo. As bibliotecas devem envidar esforços efetivos e adotar práticas éticas ao tratar com ofertas de materiais, como: • Materiais únicos, ex., manuscritos, desenhos, pinturas, ou outras obras de arte. • Gravuras. • Material com valor maior ao especificado. • Material impresso antes de 1900. • Todo material do tipo arqueológico. Para materiais provenientes do estrangeiro deve-se contar com os documentos para legitimar a importação dos mesmos. Se for necessária uma orientação adicional para estes casos, pode consultar o Código de Ética para Museus, 2006, parágrafos 2.2, 2.3 e 2.4 no Site do Conselho Internacional de Museus. http://icom.museum/ethics.html#intro

5.4 Motivo da doação É fundamental conhecer os motivos pelos quais se oferecem estes materiais à biblioteca e saber se o doador a ofereceu anteriormente a outro lugar. Também é necessário saber se existem limites de tempo entre o processo de decisão da biblioteca e sua entrega à mesma. Se o doador está interessado em doar sob o esquema de herança ou Contribuição Caritativa em Espécie Não Monetária, então é importante que o pessoal da biblioteca conte com assessoria em qualquer ação desta natureza, levando em conta sua posição com respeito a taxações/avaliações, leis, regras e regulamentos que se apliquem ao caso.

5.5 Adequação dos materiais oferecidos É necessário obter informação detalhada a respeito da natureza dos materiais oferecidos, com o fim de decidir se estes são apropriados para as coleções da biblioteca e avaliar problemas potenciais que podem surgir ao aceitá-los. A informação que se obtenha deve ser confrontada com a política de doações da biblioteca (Vide Seção 1). As seguintes informações podem ser de utilidade: • Dimensão da coleção – inclui informação da quantidade de itens e/ou a quantidade de metros oferecidos. Com respeito a materiais individuais, a informação pode ser seu tamanho. Esta informação pode ajudar na avaliação de espaço de armazenamento e as implicações quanto aos recursos envolvidos no ciclo de vida dos materiais. Deve-se considerar fatores como os recursos potenciais que serão necessários para que a biblioteca confronte a

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futura doação com as coleções existentes, bem como avaliar a percentagem do material que se descartará com o que fará parte do acervo. • Dados bibliográficos - inclui (quando aplicável) informação bibliográfica do ou dos materiais oferecidos, como o título, autor, ISBN, ISSN, ano de publicação, edição, etc. Esta informação permite à biblioteca a confrontação com suas publicações existentes e eliminar ofertas que as dupliquem. (Quando se oferecem grande quantidade de materiais, a biblioteca deve solicitar uma listagem que permitirá a confrontação com seus materiais descritos em meios automatizados). • Tipo de material - inclui detalhes sobre o tipo de material oferecido, ex., manuscritos, impressos, desenhos, pinturas, mapas, primeiras edições de impressos, monografias, publicações seriadas, literatura cinzenta, relatórios, jornais, áudios, audiovisuais, catálogos, etc. Esta informação pode ser utilizada para acelerar a decisão de não aceitar ofertas de materiais que não estejam incluídos na política de desenvolvimento de coleções da biblioteca. O tipo de material pode também ser um indicador da exclusividade e singularidade do mesmo. Neste sentido, as políticas éticas de aquisição da biblioteca e a devida objetividade destas deverão ser aplicadas. • Formato do material – inclui detalhes a respeito do formato dos materiais oferecidos, ex., impressos, microficha, imagens digitais, arquivos sonoros, CD-ROM. Esta informação pode ser útil para eliminar com rapidez as ofertas onde a biblioteca deliberadamente exclui a aquisição de materiais em formatos específicos ou onde não é possível oferecer serviços aos usuários em tais formatos. • Nível intelectual – inclui detalhes relativos ao nível intelectual do material oferecido, ex, revistas acadêmicas de pesquisa, livros texto de graduação, literatura juvenil, material de ensino, guias. Esta informação pode ser útil para depurar as ofertas onde a biblioteca decide excluir a aquisição de alguns. • Datas – inclui pormenores tanto da data original de publicação, como das datas limites de publicação dos materiais oferecidos. Esta informação pode ser útil na identificação de materiais mais antigos, únicos e valiosos, bem como coleções mais amplas, em particular as que não proporcionam uma listagem ou para identificar sobreposição a coleções existentes. Por exemplo, se oferecem a uma biblioteca 100 revistas de psicologia publicadas entre 1980 e 1985, pode-se decidir que as publicações têm uma boa cobertura do tema nessas datas e, portanto se aceita o oferecimento. • Cobertura temática – quando a biblioteca tem estabelecida a aquisição de materiais em certos temas, esta informação pode ser útil para eliminar de maneira eficaz certas ofertas. A informação temática é de grande utilidade quando não existem listagens que detalhem o nível do material. • Condição física - inclui detalhes da condição do ou dos materiais oferecidos. Quando o doador não tem a experiência para descrever a condição física dos materiais de forma significativa, a biblioteca pode fornecer uma lista de controle na qual o doador inclui esta informação ou solicitar fotografias dos materiais oferecidos. A lista de controle pode incluir perguntas como: (1) a encadernação é original? (2) a encadernação está intacta? (3) faltam páginas? (4) algumas páginas encontram-se rasgadas? (5) o material está sujo, amarelado ou frágil? (6) foi danificado por água? (7) está danificado de alguma forma, ex., marcas de lápis? (8) se o material é um audiovisual; tem sua embalagem original? (9) o material foi infectado por insetos ou fungos? Com base nas respostas do doador, a biblioteca pode considerar o estado ou a condição do material, ex., excelente, boa, ruim, não utilizável. Se a biblioteca aceita, unicamente materiais em boas ou excelentes condições, a informação pode ser útil para tomar a decisão de aceitar ou não a doação. Em algumas ocasiões a biblioteca

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pode aceitar materiais únicos ou valiosos em condições precárias. Isto é, contar com informação da condição do material, permitirá à biblioteca entender como o material deverá de ser tratado ao recebê-lo e evitar um risco ao resto das coleções, bem como conhecer os custos para sua restauração e conservação. Para doações significativas (e em alguns casos individuais) aconselha-se vê-las in loco antes de tomar a decisão de aceitá-las ou não.

5.6 Condições especiais Como regra geral, as bibliotecas preferem desestimular as doações com condicionantes, fazendo constar a informação nas respectivas políticas de aquisição. Vide Seção 1. Para não desestimular doações valiosas potenciais, a biblioteca como parte de sua política pode: 1) estabelecer em que casos existem exceções à regra, ou, 2) estabelecer que as doações que têm restrições ou condições especiais serão revisadas e aceitadas caso a caso. Portanto, é importante entender claramente desde o princípio, todas as restrições ou condições especiais incluídas numa oferta de doação. Isto permitirá avaliar os custos e envolvimentos para os serviços junto com o valor dos materiais (valor monetário e outras variáveis). A seguinte seção detalha algumas das condições especiais e restrições que um doador pode estipular quando oferece uma doação: 

Ex - libris – O doador pode estipular que se coloque nos materiais doados um ex libris que o identifique. A elaboração e fixação dos ex -libris pode ser um processo de difícil elaboração, sobretudo quando se trata de doações em grande escala. É aconselhável que a biblioteca tenha uma política estabelecida para os ex - libris que identificam o doador original. A solicitação de agregar outro ex - libris aos materiais doados deve ser considerada e incorporada ao valor dos materiais.

Catalogação - O doador pode estipular que se acrescente uma nota no registro de catalogação dos materiais que o reconheça como doador. Se este processo não faz parte da rotina de catalogação, então deve se levar em conta sua prática e os custos implícitos que possam existir. Alternativamente, pode ser que a política da biblioteca estabeleça que sempre se inclua a nota acima mencionada no registro de catalogação dos materiais doados. Se esta é a prática; deve-se informar ao doador. Em alguns casos, os doadores desejam permanecer no anonimato enquanto vivos, pelo que tal informação deve ser excluída do registro catalográfico. Um doador pode estabelecer que sua doação seja catalogada e colocada para acesso ao público em um período de tempo determinado. O processamento e a catalogação, especialmente de doações significativas, são trabalhos intensos e devem ser levados em conta junto com outras prioridades de catalogação e da carga de trabalho da biblioteca. É aconselhável não comprometer o processamento e a catalogação dentro de um período de tempo fixo, a não ser que se obtenha recursos adicionais, proporcionados pelo doador ou por outras fontes alternativas. Novamente, é aconselhável que a biblioteca tenha uma política bem estabelecida relacionada a este tipo de atividade.

Incorporação - Em muitos casos, a política de doações da biblioteca estipula que só serão aceitos materiais que possam ser integrados às suas coleções. Um doador pode determinar que sua doação seja incorporada à biblioteca como um bloco independente

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ou como uma coleção ou localização determinada. Com qualquer uma destas exigências; a biblioteca deve analisar sua conveniência, viabilidade, custos e impacto nos planos/estratégias de incorporação e armazenamento, levando em conta o valor do material oferecido. 

Acesso e uso dos materiais - Em muitos casos, a política da biblioteca define que pode dispor livremente das doações com qualquer propósito. Isso pode incluir seu uso numa faixa de serviços, tanto para o acesso na biblioteca como para acesso remoto, divulgação, exposições, etc. Segundo o caso, a política da biblioteca pode incluir a possibilidade de aquisição de qualquer propriedade intelectual transferível e direitos similares que pertençam ao doador. O doador pode estipular que só realizará a doação se forem cumpridas certas restrições de acesso. Em tal instância, é necessário entender a razão das restrições. Estas podem ser de natureza temporária (ex., acesso restrito durante a vida do doador) ou permanentes (ex., acesso somente dentro do local da biblioteca). Quando se coloca este tipo de restrições, a biblioteca precisa avaliar seu impacto no valor da coleção e os benefícios resultantes da doação. Um doador pode estar de acordo com o livre acesso à consulta do material, mas ao mesmo tempo conservar os direitos de propriedade intelectual dos materiais oferecidos. Nestes casos, os materiais ainda podem ser aceitos, mas a biblioteca precisa destacar como serão tratadas as solicitações de permissão de consulta do material em relação à retenção dos direitos de propriedade intelectual pelo doador. 

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Eliminação - Em muitos casos, a política da biblioteca prevê que só aceitará doações sob a condição de se reservar o direito de dispor posteriormente de materiais que sejam duplicados ou desnecessários. Os doadores, em algumas instâncias, estipulam que os materiais devem ser retidos perpetuamente ou que a biblioteca deve dispor deles de certa maneira em caso de não os querer. Estas solicitações devem ser estudadas caso a caso. Entrega de doações - É conveniente que as bibliotecas proporcionem informação clara sobre o envio do material doado e responsabilidade pelo pagamento de sua embalagem/empacotamento e remessa. Se o doador estipula que essas responsabilidades são da biblioteca, as despesas devem ser adicionadas ao valor da doação. Publicidade - Os doadores podem solicitar publicidade como boletins de imprensa, concertos, exposições e lugares no site para reconhecer sua doação. Considerações sobre os recursos requeridos

Durante o processo de análise da doação, as bibliotecas devem avaliar a disponibilidade de recursos (tanto de pessoal como financeiro) para adquirir, processar, organizar para seu acesso, preservar e ou armazenar. A seguir estão descritos os custos a considerar: 6.1 Aquisição 

Preparação para o translado da doação.

Caso seja necessário um acordo formal de doação ou se o doador deseja estabelecer condições especiais, existirão custos associados na preparação da documentação bem como da assessoria jurídica.

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Empacotamento / embalagem e envio.

A biblioteca pode escolher pagar o empacotamento/ embalagem e o envio de forma a assegurar que a doação chegue em boas condições. 

Completando a doação.

Em relação a coleções ou séries incompletas doadas, é provável ser necessário recursos adicionais para apresentá-la(s) completas aos usuários da biblioteca. 6.2 Processamento 

Considerações de recursos iniciais.

Uma doação pode ser tão grande que será necessário contratar mais pessoal e investir em recursos físicos adicionais (ex, códigos de barra, etiquetas RFID, etiquetas para as lombadas) e equipamento (ex, mobiliário de trabalho, computadores). 

Trabalho do pessoal.

Os materiais doados devem ser desembalados cuidadosamente e confrontados com seu inventário, para comprovar que o envio está completo. Posteriormente, serão confrontados com os títulos na biblioteca para identificar as duplicações. O pessoal especializado deve determinar o destino dos materiais, ex, enviar a uma coleção particular ou a descarte partindo das necessidades das coleções e dos usuários da biblioteca. 

Posse dos materiais

Os materiais selecionados devem ser carimbados, controlados e protegidos com o código de barras ou etiquetas RFID antes de serem postos em circulação. 6.3 Organização do acesso A organização para o acesso dos materiais doados deve ser determinada pelas necessidades dos usuários da biblioteca. O acesso pode ser pelos registros da catalogação mais completa ou por outros meios de localização. 6.4 Preservação O cuidado das coleções tem por objetivo preservar os materiais em sua melhor condição física. Efetuar reparos de materiais danificados, tanto na biblioteca ou comercialmente, estenderá seu ciclo de vida. Devem-se possuir materiais especializados como caixas de arquivo para manuscritos e contar com os controles de temperatura e umidade. 6.5 Localização - armazenamento A atribuição de espaços e a colocação nas estantes devem ser consideradas antes de aceitar a doação. Dada à diversidade de formatos, os espaços para sua colocação serão diferentes, ex., os mapas usualmente guardam-se em gabinetes especiais; os manuscritos em caixas especiais com qualidade de arquivo. Se a biblioteca decide

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colocar a doação numa sala de leitura separada, precisará de um orçamento adicional, ex., para mobiliário. Pode-se considerar, assim mesmo, um espaço para pequenos grupos de discussão sobre a doação. 7

Reconhecimento da doação

7.1 Carta Uma carta de agradecimento da biblioteca deve ser enviada para a cada doação, incluídas as que demandam um convênio formal de doação. (Vide parágrafo 2 do item 7.2). 7.2 Acordos formais de doação Deve ser estabelecido um termo formal para doações de maior volume, valiosas ou significativas, bem como aquelas com restrições por parte dos doadores. Os acordos formais de doação proporcionam informação a respeito do doador e a natureza do material ou coleção, e estabelecem os termos sob os quais será administrada. Para redigir o termo de doação, a biblioteca deve reunir antecipadamente informação essencial para ser incluída. 

O nome e domicílio do doador; bem como o de terceiros interessados: entidade corporativa, pessoa ou advogado que representem os interesses do doador, devem estar incluídos no Convênio.

Se o Convênio de Doação obriga a biblioteca a manter contato com o doador por qualquer razão, uma vez aceitada a doação, deve-se agregar uma cláusula padronizada de “Comunicações”.

O inventário, ou lista da doação a ser aceita, deve ser anexada se possível ao Termo. Se isso não for possível, deve-se preparar uma listagem descritiva da extensão da doação, ex., 25 caixas, 15 metros lineares ou expedientes, 102 discos de longa duração (LP´s). Em todos os casos, deve-se compilar um inventário ou outros registros de acesso da coleção após o recebimento pela biblioteca.

Em todos os casos, a biblioteca deve assegurar que a doação provenha do indivíduo e/ou entidade corporativa que assinará o Acordo de Doação e se encontre livre de qualquer impedimento legal. (Vide Seção 5). Devese levar sempre em conta as leis do país.

Deve-se incluir uma declaração das intenções do doador com respeito aos direitos da propriedade intelectual e/ou o copyright do material da coleção. A biblioteca deve sugerir ao doador que transfira o copyright e/ou os direitos de propriedade intelectual existente na doação ao domínio público. Isto permite à biblioteca administrar livremente e exibir o material. Com um texto apropriado no Termo de Doação; o doador pode transferir os direitos de propriedade intelectual à biblioteca, e ademais, retê-los enquanto vivo.

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Orientações quanto ao acesso e o uso dos materiais, bem como sua reprodução, devem ser previstos para garantir a maior abrangência possível, incluindo o acesso e uso dentro e fora da biblioteca, exposições locais e pela internet. Se o doador deseja restringir o acesso a certas partes da doação, estas devem ser identificadas antes que a biblioteca tome posse dos materiais. Por outro lado, se o doador deseja restringir a totalidade da doação, isso deve ficar estipulado. Em ambos os casos, a biblioteca pode negociar que as restrições sejam pelo menor tempo possível, ou o que seja conveniente para ambas as partes.

Em muitas ocasiões, os doadores desejam agregar material à doação original. É aconselhável então, acrescentar uma cláusula de “Aditivos” no Termo de Doação, para evitar a redação de outro documento por uma doação menor.

O assunto da eliminação de materiais deve estar incluído no Termo de Doação. Não é necessário estabelecer uma cláusula de eliminação no caso de, por exemplo, 10 fotografias ou três vídeos. Com coleções grandes de manuscritos, a eliminação resulta mais complexa. É preferível contar com uma cláusula de eliminação que simplesmente autorize à biblioteca a transferir ou descartar o material de acordo com suas decisões.

Vide o modelo de Termos de Doação no Adendo A. 7.3 Outras formas de reconhecimentos O pessoal da biblioteca pode preparar outros reconhecimentos baseados na solicitação do doador. Isto pode incluir ex-libris entre outros; com o nome do doador, ou anotações deste nos registros catalográficos da doação.

Adendo. Exemplos de textos para um termo formal de doação Comunicados. O doador fornecerá seu domicílio atual e informação de outros contatos, para que a biblioteca possa exercer suas responsabilidades. Em consequência, a biblioteca estará em condição de enviar os comunicados e solicitações aos domicílios atualizados que lhe foram informados. No caso de uma carta enviada por correio certificado pela biblioteca lhe seja devolvida, ou se o doador ou seu representante não respondem em 30 dias a uma solicitação da biblioteca, assume-se que a permissão foi concedida. Propriedade. O doador garante que é sua a propriedade física da doação e que se encontra livre de qualquer impedimento/direito de retenção. Direitos de propriedade intelectual. A biblioteca estabelece que aceita a propriedade física dos materiais e que o doador se reserva os direitos de propriedade intelectual, títulos e interesses que possa ter sobre esta; associada com os materiais da coleção, incluído, mas não limitado, ao copyright. A biblioteca, ao aceitar os materiais da coleção, o faz com a intenção de melhorar seu acervo. Ao aceitá-la como propriedade física, a biblioteca entende que o doador segue detentor dos direitos antes mencionados sobre a propriedade intelectual, mas que esta aceitação não é definitiva.

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Acesso. Após o processamento dos materiais doados, a coleção completa será colocada á disposição dos usuários de acordo com as políticas da biblioteca. Acesso. Após o processamento, a coleção completa será colocada á disposição dos usuários de acordo com as políticas da biblioteca, a exceção daqueles materiais especificados na listagem em anexo. Esses materiais deverão ficar restritos à consulta pelo doador ou por pessoas autorizadas por escrito pelo próprio ou seu representante legal pelo prazo de até cinco anos após a morte do doador. A referida coleção sempre estará à disposição do pessoas da biblioteca para fins administrativos. Acesso. Com exceção do pessoal da biblioteca, que conta com a permissão de acesso a toda a coleção com fins administrativos, o acesso se reserva ao doador ou a outras pessoas com prévia permissão; ou, no caso da morte do doador, com a autorização de um ou mais dos contatos. Isto, por um período de _____anos a partir da data. Posteriormente a coleção se colocará á disposição dos usuários de acordo às políticas da biblioteca. Reprodução. Ainda que respeitando o estipulado anteriormente o que se refere à reserva de direitos e do interesse que o doador possa ter sobre os direitos de propriedade intelectual, as pessoas a quem seja concedido o acesso à coleção para obter cópias únicas dos materiais (de acordo às leis nacionais), o farão só com o propósito de pesquisar, respeitando as práticas e procedimentos da biblioteca. As cópias adicionais se farão de acordo ao permitido pela lei do copyright. A biblioteca pode fazer cópias de materiais da coleção com a finalidade de preservação (incluindo preservação arquivística e cópias de segurança de preservação) em qualquer formato determinado pela biblioteca. Estas cópias passarão a ser propriedade da biblioteca. Utilização. A consulta da coleção por pessoas autorizadas se limitarão ao estudo privado nas instalações administradas pela biblioteca; igualmente atuará o especialista em tarefas arquivísticas e administrativas da biblioteca, o serviço, a preservação e a segurança. A biblioteca pode exibir qualquer dos materiais da doação dentro ou fora das instalações. Portanto a biblioteca pode utilizar elementos da coleção para sua página web ou em qualquer outro meio eletrônico segundo as novas tecnologias. Adições. Qualquer material que posteriormente o doador vá incorporando à coleção na biblioteca deve estar regido sob as estipulações deste Convênio de Doação. Qualquer emenda ao presente Convênio deverá estar acordada entre o doador e a biblioteca. Descarte de materiais. Caso a biblioteca decida que uma parte da doação/coleção não seja apropriada ao seu acervo, deverá oferecer a devolução ao doador e fixar um prazo de sessenta (60) dias para a resposta. Caso o doador não desejar receber ou designar outro depositário para sua transferência, ou não responder à solicitação da biblioteca após os sessenta (60) dias, a biblioteca tem a liberdade de dispor desses materiais de acordo com os procedimentos adotados pela biblioteca para descarte.

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Fontes British Library Due Diligence Guidelines, July 2006. British Library Due Diligence Guidelines Checklist, November 2006. British Library Acquisitions Form for donations or private sale ( i.e., from non-trade) to the Library, May 2008. Cassell, K.A. “Handling gift books in libraries: a view from the US” New Library World. 106:1216/1217 (2005): 450-453(4). Library of Congress Collection Policy Committee Recommending Officer´s Checklist for Gift Acquisition: a Joint Project of the Anglo-American Acquisitions División and the Office of the General Councel, Spring 2003. Library of Congress Regulation 317-1 Solicitation and Acceptance of Gifts of Materials for the Collections, December 14, 1999.

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Doacoes para o acervo diretrizes para bibliotecas