Issuu on Google+

TEMA 2: 1.¿Por qué se hace necesaria la tarea de archivar? Se hace necesaria esta tarea básicamente por el simple hecho de poder guardar la información y poderla utilizar siempre que uno lo desee. 2. ¿A qué responde la palabra archivo? La palabra archivo sirve para designar distintos aportados ; primeramente el local que la empresa u organismo habilita para guardar la documentación, después también se utiliza para designar el mueble que contiene archivadores o carpetas y por último como el conjunto de documentos debidamente clasificados. 3. Diferencia entre archivo activo e inactivo. El archivo activo contiene todos los documentos que se hayan archivado hasta el momento en el que este escrito la obligación legal de guardarla. 4. ¿Qué contiene el archivo semiactivo? El archivo semiactivo contiene los documentos que no son de gran utilidad, debido a que suelen ser temas cerrados. 5. ¿Cómo se definen los medios de archivo? Los medios de archivo son la serie de materiales y habilidades que se precisan para archivar. 6. ¿Por qué crees que es conveniente conservar en buen estado la documentación? Para que cuando se desee se puedan acceder a ellos sin necesidad de estar buscando durante largos periodos de tiempo y al final encontrar en mal estado la documentación. 7. ¿En qué consiste la codificación de documentos? Esto consiste en relacionar a los documentos con una serie de numeros y/o letras para que nos faciliten la clasificación de los documentos y para que después nos sea más facil acceder a estos.


9. Un hospital tiene los siguientes expedientes a la espera de ser clasificados: A) Clasificación cronológica: Fecha: 31/01/2011 Arturo Ibáñez Soto; consulta oftalmología. Fecha: 04/02/2011 Vicente Castro Ordóñez; consulta radiología. Fecha: 04/02/2011 Ginés del Hoyo Sánchez; consulta radiología. Fecha: 01/03/2011 Juan Manuel Santos Jerez; consulta cardiología. Fecha: 31/03/2011 Pedro Lendínez Hidalgo; consulta hematología. Fecha: 01/05/2011 Laura de la Poza Lechuga; consulta hematología. Fecha: 15/07/2011 Ana Belén Santiago Vadillo; consulta cardiología. Fecha: 09/08/2011 Gaspar Martos-Cano Hidalgo; consulta radiología. Fecha: 10/09/2011 David Contreras-Segura Ortiz; consulta oftalmología. Fecha: 12/10/2011 Martín Bernal Santisteban; consulta hematología. Fecha: 12/11/2011 Eva Triana del Castillo; consulta cardiología; Fecha: 12/12/2011 José Luis Contreras Ortiz; consulta oftalmología. B) Clasificación alfabética: Bernal Santisteban Martín; consulta hematología; fecha 12/10/... Castro Ordóñez Vicente; consulta radiología; fecha 04/02/... Contreras Ortiz José Luis; consulta oftalmología; fecha 12/12/... Contreras-Segura Ortiz David; consulta oftalmología; fecha 10/09/... del Hoyo Sánchez Ginés; consulta radiología; fecha 04/02/... Ibáñez Soto Arturo; consulta oftalmología; fecha 31/01/... Lendínez Hidalgo Pedro; consulta hematología; fecha 31/03/... Martos-Cano Hidalgo José Luis; consulta radiología; fecha 09/08/... Laura de la Poza Lechuga Laura; consulta hematología; fecha 01/05/... Santiago Vadillo Ana Belén; consulta cardiología; fecha 15/07/... Santos Jerez Juan Manuel; consulta cardiología; fecha 01/03/... Triana del Castillo Eva; consulta cardiología; fecha 12/11/... C) Clasificación temática, por orden cronológico: Consulta cardiológica, Juan Manuel Santos Jerez, Fecha: 01/03/… Consulta cardiológica, Ana Belén Santiago Vadillo, fecha 15/07/... Consulta cardiológica, Eva Triana del Castillo, fecha 12/11/... Consulta hematología, Pedro Lendínez Hidalgo, fecha 31/03/... Consulta hematología, Laura de la Poza Lechuga, fecha 01/05/... Consulta hematología, Martín Bernal Santisteban; fecha 12/10/... Consulta oftalmología, Arturo Ibáñez Soto, fecha 31/01/... Consulta oftalmología, David Contreras-Segura Ortiz, fecha 10/09/... Consulta oftalmología, José Luis Contreras Ortiz, fecha 12/12/... Consulta radiología, Vicente Castro Ordóñez, fecha 04/02/... Consulta radiología, Ginés del Hoyo Sánchez, fecha 04/02/... Consulta radiología, Gaspar Martos-Cano Hidalgo, fecha 09/08/...


D) Clasificación temática, por orden alfabético: Consulta cardiología, Eva Triana del Castillo, fecha 12/11/... Consulta cardiología, Ana Belén Santiago Vadillo, fecha 15/07/... Consulta cardiología, Juan Manuel Santos Jerez, Fecha: 01/03/… Consulta hematología, Laura de la Poza Lechuga, fecha 01/05/... Consulta hematología, Martín Bernal Santisteban; fecha 12/10/... Consulta hematología, Pedro Lendínez Hidalgo, fecha 31/03/... Consulta oftalmología, Arturo Ibáñez Soto, fecha 31/01/... Consulta oftalmología, José Luis Contreras Ortiz, fecha 12/12/... Consulta oftalmología, David Contreras-Segura Ortiz, fecha 10/09/... Consulta radiología, Vicente Castro Ordóñez, fecha 04/02/... Consulta radiología, Ginés del Hoyo Sánchez, fecha 04/02/... Consulta radiología, Gaspar Martos-Cano Hidalgo, fecha 09/08/...

10. Describe qué es una circular. Es un documento mediante el que se solicita algo al organismo o persona que lo puede conceder. Instancia es, por tanto, sinónimo de solicitud y de petición. El formato correcto de una instancia es el folio, sobre el que redactaremos su contenido dejando un margen izquierdo de aproximadamente un tercio de la anchura total del folio. 11. ¿Qué datos contiene el membrete de una carta? El membrete de una carta contiene el nombre, localidad, provincia, domicilio, teléfono, correo, fax, código postal, correo electrónico, apartado de correos y logotipo. 12. ¿Quién es el destinatario? ¿Qué datos aparecen del destinatario en la carta? El destinatario es el apartado de la carta en el cual se pone el receptor de la carta y sus datos. Los datos que se ponen sobre el destinatario son el nombre y sus apellidos, domicilio, localidad, provincia y cógido postal. 13. ¿Qué son las referencias en una carta comercial? Son combinaciones de letras, o de letras y números, que identifican a quien ha redactado y escrito la carta. Estas referencias aparecerán o no, según los criterios de cada empresa. Las referencias van situadas debajo del destinatario, por encima de la línea de saludo y pueden aparecer dos tipos de referencias: - La de la empresa que confecciona la carta: N. ref. (nuestra referencia). - La de la empresa a la que se contesta: S. ref. (su referencia). 14. ¿Por qué el cuerpo de una carta es la parte fundamental de la misma? Porque se desarrollan todos los asuntos que se quieren tratar.


15. ¿Qué datos contiene la antefirma? Contiene los siguientes elementos: - Nombre de la empresa. - Indicación del concepto por el que se firma, si es que quien lo hace no es la Persona que debería firmar la carta; en cuyo caso pondremos: Por orden (P.O.). Por ausencia (P.A.). Por autorización (P.A.). Por poder (P.P.). - Nombre y apellidos de la persona que firma. - Cargo que ocupa o departamento al que pertenece. 16. Describe la posdata. Si tras escribir una carta, hemos olvidado algún detalle en la redacción del cuerpo, lo indicaremos al final del escrito con una posdata. En este caso, también podemos emplear la palabra Nota. 17. Describe qué es el anexo de una carta. El anexo de una carta es cuando enviamos otro documento junto a la carta. Van situados en la parte inferior del escrito.


18. Con fecha 10 de diciembre, Andrés Ramírez Campos, jefe de contabilidad de la empresa Maderas Cano, S.A., de Ciudad Real, escribe una carta al Banco Europeo, de Ciudad Real, solicitando un extracto de la cuenta corriente nº 1406-3101-764586000032 de su empresa. El extracto debe reflejar las operaciones comprendidas entre el 12 de septiembre y el 17 de octubre, ya que precisa realizar un punteo de las mismas. MADERAS CANO, S.A. Plaza de las vacas, 9 34330, Ciudad real. Tfno.987456787 Maderascano_sa@hotmail.com Ciudad real, 6 de Junio de 2011. BANCO EUROPEO. Plaza de los toros, 12 34348, Ciudad real. Tfno.987234567 Estimados señores: Me gustaría solicitar un extracto de la cuenta corriente (nº1406-3101-764586000032) perteneciente a la cuenta bancaria de mi empresa. El extracto debe reflejar las operaciones comprendidas entre el 12 de Septiembre y el 17 de Octubre. Atentamente, MADERAS CANO.

Firma: Andrés Ramírez Campos (Jefe de Contabilidad)


19. Dos días más tarde, el Banco Europeo envía una carta a la atención de D. Andrés Ramírez adjuntando el extracto solicitado.

BANCO EUROPEO. Plaza de los toros, 12 34348, Ciudad real. Tfno.987234567 Banceuro_CR@hotmail.com WWW.bancoeuropeo.com Ciudad Real, 8 Junio del 2011

MADERAS CANO, S.A. Plaza de las vacas, 9 34330, Ciudad real. Tfno.987456787 Maderascano_sa@hotmail.com Como adjunto al extracto solicitado, le escribo esta carta, confirmando que lo solicitado haya sido operado correctamente. Esperamos que su petición haya sido realizada adecuadamente. BANCO EUROPEO. Firma: José Manuel García Calvo Administrador de cuentas.


20. Tú eres el jefe de compras de Comercial Gráficas, Sdad. Coop., con domicilio en la calle Doctor Balboa, 86 de Soria, C. P. 42003. Con fecha 10 de enero envías una carta a Almacenes Jerez, de Murcia, con domicilio en la Avda. de Almería, 28, C.P. 30026. En esta carta debes solicitar catálogo de sus productos y tarifas de precios. Comercial Gráficas, Sdad.Coop. C/Doctor Balboa, 86, Soria C.P.42003 Soria, 10 de Enero del 2011 Almacenes Jerez. Avd. Almería, 28, Murcia. C.P 30026

Estimados señores: Con motivo de la apertura de nuestra empresa, próximamente necesitaremos algunos productos para empezar. Por este motivo, agradeceríamos que nos enviasen catálogos de sus productos y tarifas de precios para ver así si estaríamos interesados. En espera de sus noticias, atentamente, Comercial Gráficas, Sdad.Coop. C/Doctor Balboa, 86, Soria C.P.42003 Firma Alberto Rodríguez Alonso Jefe de compras


21. El día 16 de enero, Laura Jiménez, del Dpto. Comercial de Almacenes Jerez, te remite el catálogo de sus productos y la tarifa de precios de los mismos. En la carta indica que los portes serán cargados aparte de los precios que figuran en la tarifa si el pedido es inferior a 601,01 euros, y que si el pago se realiza al contado, o hasta 30 días después del pedido, conlleva un descuento del 12 por 100. El IVA (18 por 100), también se cargará aparte de los precios indicados en la tarifa.

Almacenes Jerez Avd.Almeria, 28, Murcia. C.P :30026 Murcia, 16 de Enero del 2011.

Comercial Gráficas, Sdad Coop. Calle Doctor Balboa, 86 de Soria. C.P 42003.

Estimados clientes: Como ustedes pidieron en el archivo adjunto les envío el catálogo de nuestros productos y la tarifa de precios de los mismos. Los portes serán cargados a parte de los precios cargados a parte de los precios que fuguran en la tarifa si el pedido es inferior a 601,01 euros, y que si el pago se realiza al contado, o hasta 30 días después del pedido, conlleva un descuento del 12 por 100. El IVA (18 por 100), también se cargará aparte de los precios indicados en la tarifa. Esperamos que todo este a su gusto. Firma. Laura Jimenez Dpto.Comercial


22. Una vez que has recibido la tarifa y el catálogo de productos de Almacenes Jerez,con fecha 25 de enero, cursa el siguiente pedido de Comercial Gráficas, Sdad. Coop.,mediante una carta en la que pides: - 275 unidades del artículo ref. HW-45 a 2,4 euros/unidad. - 1.400 unidades del artículo ref. Z-400 a 0,43 euros/unidad. - 800 unidades del artículo ref. A-2460 a 0,21 euros/unidad. Indica que la forma de pago será al contado a fin de obtener el descuento establecido del 12 por 100.

Comercial Gráficas, Sdad Coop. Calle Doctor Balboa, 86 de Soria. C.P 42003.

Almacenes Jerez Avd.Almeria, 28, Murcia. C.P:30026 25 de Enero del 2011. Estimados señores: Una vez recibida vuestra información hemos determinado el siguiente encargo: - 275 unidades del artículo ref. HW-45 a 2,4 euros/unidad. - 1.400 unidades del artículo ref. Z-400 a 0,43 euros/unidad. - 800 unidades del artículo ref. A-2460 a 0,21 euros/unidad. Es importante indicar que la forma de pago será al contado a fin de obterner el descuento establecido del 12 por 100. Un saludo. Firma. Alberto Rodríguez Alonso Jefe de compras


23. Cinco días más tarde, Almacenes Jerez envía la mercancía a Comercial Gráficas,Sdad. Coop. Al mismo tiempo remite una carta en la que adjunta la factura nº 18, de fecha 28 de enero, que asciende a 1.465,07 euros, así como una letra de cambio a 30d/v, para que se la devuelvan una vez aceptada. La carta va firmada por el jefe de Contabilidad, D.Miguel Cano Hernández.

Almacenes Jerez Avd.Almeria, 28, Murcia. C.P:30026

Comercial Gráficas, Sdad Coop. Calle Doctor Balboa, 86 de Soria. C.P 42003. 28 de Enero del 2011.

Estimados clientes: Les adjuntamos la factura que asciende a los 1.465,07 euros, y además una Letra de cambio a 30d/v, para que nos la devuelvan una vez aceptada. Un saludo. Firma. D.Miguel Cano Hernández Jefe de contabilidad.


24. El día 2 de febrero, Comercial Gráficas, Sdad. Coop., envía una carta a Almacenes Jerez por la que le devuelve la letra aceptada.

Comercial Gráficas, Sdad Coop. Calle Doctor Balboa, 86 de Soria. C.P 42003.

Almacenes Jerez Avd.Almeria, 28, Murcia. C.P:30026 2 de Febrero del 2011.

Estimados señores: Como ustedes nos pidieron les devolvemos la letra de cambio a 30d/v, muchas gracias por todo su trabajo. Un saludo. Firma. D.Miguel Cano Hernández Jefe de contabilidad.


25. En el mes de mayo, Comercial Gráficas envía una circular a todos sus clientes para comunicarles la variación en el horario de apertura de sus establecimientos con motivo de la proximidad del verano. El nuevo horario será: - Del 1 de julio al 15 de agosto: de 8,30 h. a 15 h., de lunes a sábado. - Del 16 a 31 de agosto: cerrado por vacaciones.

Comercial Gráficas, Sdad Coop. Calle Doctor Balboa, 86 de Soria. C.P 42003.

Estimados clientes y amigos: Debemos de informarles de que se ha decidido realizar una variación el en El horario de apertura de nuestros establecimientos con motivo de la Proximidad del verano. El nuevo horario será el siguiente: - Del 1 de julio al 15 de agosto: de 8,30 h. a 15 h., de lunes a sábado. - Del 16 a 31 de agosto: cerrado por vacaciones. Muchas gracias por su atención, un saludo.

Firma. Alberto Rodríguez Marcos. Jefe de marketing.


36. Redacta una instancia dirigida al director de tu centro, solicitando permiso para utilizar el salón de actos el próximo día 20 de mayo, para desarrollar unas jornadas estudiantiles sobre inserción laboral. La conferencia la realizará la Asociación de Alumnos/as y el horario será de 16 a 20 horas.

Estefanía Medina Manzano. 71952767G C/cobre nº 7 ático 3 Palencia Estudiante de 2º de Bachillerato.

EXPONE:

Que desde la asociación de alumnos/as se ha decidido realizar unas jornadas estudiantiles sobre inserción laboral. la conferencia se realizará el día 20 de Mayo desde las 16 hasta las 20 horas. Por lo que, SOLICITA: Permiso para poder emplear el salón de actos del instituto en la fecha y hora ya descrita, para realizar esta conferencia, pertenecientes a las jornadas estudiantiles. Palencia, 10 de Mayo del 2011. Firma. Estefanía Medina, Alumna de 2º de Bachillerato del Instituto Alonso Berruguete.


39. El director de tu centro responde mediante un oficio a la instancia en la que solicitabas el salón de actos para realizar las jornadas de inserción laboral. Escríbelo en el desarrollo del siguiente contenido: en este oficio, el director te comunica que no hay ningún inconveniente en ceder las instalaciones, pero que el horario debe ajustarse al del personal no docente del Instituto, que es de 16 a 19,30 horas.

Avd.Ponce de León, nº 2 34005 PALENCIA Tfno. 979165850 Fax. 979165850 alonsober@terra.es

I.E.S ALONSO BERRUGUETE PALENCIA.

Referencia: 122/ 2011

Vista la solicitud que curso, con fecha 10 de Mayo del presente año, para Disponer del salón de actos. Comunicamos que no hay ningún tipo de problema en que dispongáis de la instalación, pero solo habrá un pequeño inconveniente, y es que hemos de ajustarnos al horario docente del centro, que es de 16 a 19, 30. Palencia, 15 de Mayo del 2011. Firma. El director. José Luis Del Valle Muñoz VºBº Firma. El secretario. José Ramón Juez Cabañes Estefanía Medina, estudiante de 2º de Bachillerato. C/cobre nº7 ático 3.


40. Redacta el certificado que expide en Ciudad Real, el día 17 de octubre, D. Juan José Bueno Lorente, con DNI 75.048.049-X, en calidad de gerente de la empresa Construcciones Bueno, S.L. En este certificado se da fe de que D. Fidel Sáez Nuño, con D.N.I. 26.400.300, trabajó en su empresa, ocupando el puesto de aparejador, desde el día 23 de agosto de 1984 hasta el 30 de septiembre de 1999, día en que se jubiló.

CONSTRUCCIONES BUENO, S.L C/del león nº67. Ciudad Real. Tfno. D. JUAN JOSÉ BUENO LORENTE, gerente de la empresa De Construcciones Bueno, S.L, de Ciudad Real. CERTIFICA: Que D. Fidel Sáez Nuño, con D.N.I: 26.400.300, ha prestado sus servicios a esta empresa ocupando el puesto de aparejador en el periodo comprendido entre el día 23 de Agosto de 1984 hasta el 30 de Septiembre de 1999, fecha en la que se jubiló. Y para que conste, a petición del interesado expido el Siguiente certificado en Ciudad Real a 17 de Octubre.

Firma. Fdo: Juan José Bueno Lorente, Gerente.

41. D. ª Mª Angustias Marín Rus, Alcaldesa de Granada, certifica que D. Vicente Hermano Gálvez figura en el padrón municipal residiendo en la Avda. de Barcelona, 87,3º-A. Redacta el posible contenido de este certificado.


Ayuntamiento Municipal de Granada. C/ López Jiménez, nº 1. Granada. CERTIFICA: Que D. Vicente Hermano Gálvez figura en el Padrón municipal residiendo en la Avd. de Barcelona, 87, 3ºA.

Y para que conste, a petición del interesado expido el presente certificado en Granada, a 14 de Mayo del 2011. Firma. Fdo. Mª Angustias Marín Rus. Alcaldesa de Granada.

42. La Asociación Deportiva Olimpo, de tu ciudad, el día 10 de diciembre celebra una Asamblea General de Asociados a la que tú perteneces. El orden del día es: - Lectura de acta anterior.


- Propuesta de modificación de cuotas, incrementándolas un 5%. - Modificación del horario de apertura de las instalaciones. - Ruegos y preguntas. Escribe el acta que recoja el posible desarrollo de esta reunión.

Elvira Álvarez Cordón Daniel Martín Gatón Sergio Martínez de los mozos Estefanía Medina Manzano

de asociados. Los asistentes son los descritos en el margen. El orden del día es siguiente: 1. Comienza la reunión con la lectura del acto anterior, la cual es aceptada por todos. 2. Se realiza una propuesta de modificación de cuotas, incrementándolas un 5%, la Srta.Elvira Álvarez Cordón discrepa. Pero como el resto lo aprueba se decide llevarlo a cabo. 3. Se propone una modificación del horario de apertura de las instalaciones, lo cual es aceptado por unanimidad. 4. En el apartado de ruegos y preguntas, el Sr. Daniel Martín Gatón pregunta cuándo será la próxima reunión en la cuál le gustará proponer unas ideas. Estefanía Medina(jefa de departamento)contesta que será el día 14 de Marzo del 2011. Se levanta, por tanto la sesión hasta el próximo día ya indicado. Firma. Estefanía Medina Manzano (jefa de departamento)

En la ciudad de Barcelona, a las 10 horas y el día 10 de Diciembre, nos reunimos los al margen descritos para celebrar la asamblea general


43. Saluda de D. Antonio Ríos Zapata, Presidente del Consejo de Administración de la empresa BITECO, S. A. de Murcia con fecha 1 de junio de 2010, convocando a D. Manuel López Hernández a la reunión extraordinaria del Consejo de Administración de dicha empresa que tendrá lugar el día 30 de junio a las 16 h.

EL PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Saluda a D. MANUEL LÓPEZ HERNÁNDEZ y le comunica que el próximo día 30 de Junio a las 16h tendrá lugar la reunión extraordinaria del Consejo de Administración de la empresa BITECO, S.A. Antonio Ríos Zapata Aprovecha gustoso esta oportunidad para comunicarse su consideración más distinguida. Murcia a 1 de Junio del 2010


Actividades tema 2