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Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

© GISA GmbH | Leipziger Chaussee 191 a | 06112 Halle (Saale) | www.gisa.de

2. Februar 2007, 1. Leipziger Personalforum

Michael Krüger, GISA GmbH

Prof. Dr. Ronald Maier, Martin-Luther-Universität

Das Projekt Flexible Office bei GISA

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 2

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

 ihre Arbeit flexibel organisieren und jederzeit und überall produktiv arbeiten können

 optimal mit Kollegen zusammenarbeiten

 jederzeit über wichtige Entwicklungen informiert sein

 ihre Arbeitszeit flexibel organisieren

 sich persönlich und fachlich weiterentwickeln

 in innovativen Unternehmen arbeiten

Gute Leute wollen:

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Wie lässt sich der gesamte Wissensbestand des Unternehmens dokumentieren und allen Mitarbeitern zugänglich machen?



Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Wie können die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen jedes Mitarbeiters auf breiter Basis genutzt werden?



Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 3

Welches Wissen ist für den Geschäftserfolg ausschlaggebend?



Wie mache ich meine Mitarbeiter erfolgreich?

Herausforderung für Unternehmen:

Mitarbeiter gehen dahin/ bleiben da, wo sie die Möglichkeit haben, erfolgreich zu sein.

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Vorgehensweise und Lösungsansatz

Die Lösung: Pilotphase

Ergebnisse

3

4

5

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

2

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 4

Ausgangssituation der GISA GmbH

1

Inhalt

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Vorgehensweise und Lösungsansatz

Die Lösung: Pilotphase

Ergebnisse

3

4

5

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

2

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 5

Ausgangssituation der GISA GmbH

1

Inhalt

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Wissensverlust

2.

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 6

Effizienzkiller:

Zeitaufwand für Suche nach Informationen und Wissen

1.

 Wissensweitergabe erfolgt z.B. über das Mitarbeiterportal, auf gemeinsamen Ablagen oder Meetings

 Sehr großes Know-how bei Mitarbeitern aus Projektgeschäft vorhanden

 Geschäftserfolg der GISA basiert auf dem Wissen der Mitarbeiter

Wenn GISA wüsste, was GISA weiß!

Ausgangssituation

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Vorgehensweise und Lösungsansatz

Die Lösung: Pilotphase

Ergebnisse

3

4

5

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

2

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 7

Ausgangssituation der GISA GmbH

1

Inhalt

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Akzeptanz der Mitarbeiter

Voraussetzung:

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 8

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

 Lernen am Arbeitsplatz

 Erhöhung der Transparenz über Mitarbeiterkompetenzen

 projektorientierte Zusammenarbeit

 wissensorientierte Projektgestaltung

 Verbesserung der informellen Kommunikation und des Wissensaustausches

Entwicklung von flexiblen Arbeitsplätzen, die schnelle Wissensweitergabe ermöglichen und genau die Mitarbeiter zusammenbringen, die für ein Projekt die „Idealbesetzung“ sind.

Wie:

Chancen:

Optimierung der Wissensabläufe bei GISA

Aufgabe:

Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Lösung mit Zukunftsanspruch (neben logistischen Anspruch auch Anforderung an modernes Wissensmanagement)

Gemeinsame Entwicklung einer Buchungslösung (Pilotsoftware), mit Zuweisungsalgorithmen die Räume, Projekte und Mitarbeiter zusammenbringt.





Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 9

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

 120 Mitarbeiter in Projekten

 ca. 100 Projekte jährlich

Eckdaten:

Zusammenarbeit mit Uni Halle gesucht



Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Dauer Priorität Anzahl beteiligter Mitarbeiter benötigte Qualifikation der Mitarbeiter Projekterfahrung der Mitarbeiter Ähnlichkeit der Themen persönliche Präferenzen etc.

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 10

       

Zuweisungskriterien durch Projektleiter:

komplexe Gewichtung

Programm errechnet wöchentlich, in welcher Konstellation die Projektteams zusammensitzen sollten, um optimale Projektergebnisse zu erzielen.

Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Vorgehensweise und Lösungsansatz

Die Lösung: Pilotphase

Ergebnisse

3

4

5

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

2

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 11

Ausgangssituation der GISA GmbH

1

Inhalt

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Wolff 2005

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 12

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Herausforderung: Steigerung der Produktivität wissensintensiver Arbeit

Informations- und Kommunikationstechnologien.

 hohe Anforderungen an Ausbildung und Erfahrung,  oft dezentral organisiert und fordert neuartige organisatorische Metaphern,  ist oft kommunikationsintensiv, mobil, verteilt und vernetzt,  und benötigt daher umfassende, flexible Unterstützung durch

Fähigkeiten und Fachwissen,

 ist kreativ, benutzt intellektuelle

Varietät/Ausnahmen,

 schlecht strukturierte Probleme,  hohes Ausmaß an

zunehmender Anteil von Wissensarbeit Drucker 1979 , Sveiby 1987

Motivation Wissensarbeit

Vorgehensweise und Lösungsansatz

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 13

GeschäftssystemEbene

Projektteam-Ebene

Motivation

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Hypertext Organisation nach Nonaka 1994

WissenssystemEbene

Vorgehensweise und Lösungsansatz

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


58

18,45%

max max 4,43% 16,65%

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 14

50

17,55%

Technische Systeme

Nutzerbetreuung

Informationssysteme

max max 8,68% 20,90%

Anwendungsbetreuung

min min 0,05% 12,27%

IT-Anwendungsservice

5,33%

Produktentwicklung

Marketing/ Vertrieb

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Abwesenheit (Dienstreisen+ Urlaub)

Outputmanagement

Rechenzentrum

IT-Systemservice

14,40%

min min 0,68% 12,90%

2,18%

6,23%

Geschäftsführung

Abwesenheit (Dienstreisen)

IT-Beratung

Prozessberatung

Mitarbeiterzahl

max max 42,89% 55,11%

min min 1,79% 14,01%

IT-Lösungen

17,26% 29,48%

Unternehmensentwicklung

Kaufmännische Verwaltung

42

Analyse: Geschäftssystem-Ebene

Vorgehensweise und Lösungsansatz

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte

82


Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 15

Arbeit von zu Hause

Arbeit von unterwegs

im Außendienst

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

im Unternehmen, aber nicht am Arbeitsplatz (z.B. Besprechungen)

am Arbeitsplatz

Unterschiedliche Arbeitsorte 32%

5%

28%

35%

 Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und sind räumlich verteilt

 Projektspanne reicht von 2 bis 20 Mitarbeiter (im Ø 9 Mitarbeiter)

 Mitarbeiter sind an 2-6 Projekten beteiligt (im Ø an 4 Projekten)

 Kommunikationsbedarf in Projekten Ø 19,4 Stunden je Woche

 Projektarbeit nimmt Ø 77% der Arbeitszeit ein

Analyse: Projektteam-Ebene

Vorgehensweise und Lösungsansatz

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Vorgehensweise und Lösungsansatz

Die Lösung: Pilotphase

Ergebnisse

3

4

5

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

2

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 16

Ausgangssituation der GISA GmbH

1

Inhalt

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 17

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Sharing Quote (Mitarbeiter : Arbeitsplätze):

Telearbeitsplatz

Einzelarbeitsplatz (4)

33 / 28 = 1,18

Arbeitsplatz im Projektraum (4x 4- und 1x 8- Personen Büro)

Arbeitsplätze

Zeitrahmen 14.09.-15.12.2006

33 Mitarbeiter und zusätzliche externe Mitarbeiter

7 ausgewählte Projekte

Projekte und Mitarbeiter:

Ausgangsbasis

Die Lösung: Pilotphase

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Beratung

Lagerraum

Schränke

Schulung

Beratung

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 18

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GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S GSUS-S

GSOI-F

GSOI-F

Kommunikationsraum

GSUS-A GSUS-A GSUS-A GSUS-A GSOI-U GSOI-U GSOI-U GSOI-U

Gestaltung des Sharing-Bereiches

Lagerraum

Einzelarbeitsplätze

3-4 Personen Büros

Projekträume

Cafeteria / Kommunikationsraum

flexible Arbeitsplätze Anwendungsbetreuung

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


{

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unbelegte Arbeitsplätze

Buchungslösung

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 19

(W 0) Fr. 12:00

Buchungswoche

(W -1) Fr. 12:00

(W -1) Do. 18:00

Projekträume Telearbeit

 Buchungszeitraum: 1 Arbeitswoche  Buchungsstichtag: Donnerstag 18:00 Uhr der Vorwoche  Bekanntgabe der Zuweisung: Freitag 12:00 Uhr der Vorwoche

Buchungsmöglichkeiten

Die Lösung: Pilotphase

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


ek tp r äf er

Projektleiter Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

nz e er f ä pr

Ra um att rak

tivi tät

Projektbewertung

m e Th

en

Optimale Raumbelegung

Optimierungsmodell

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 20

von Mitarbeitern

Mitarbeiter z n e er f ä pr m au

en z

Zusammenziehen

Pr oj

R Te a m

pr ä f er e nz

Optimierungsparameter

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte

Vordefinierte Werte


Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 21

100

200

300

Score

1

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Die Lösung: Pilotphase

3

Ra u m

2

6

ng M A

5

1

7

8

9

1

2

4

mb u Ra

3

5

7

9

gM un g el e

6

8

Beispiel für die Betrachtung von zwei Mitarbeitern

beleg u

4

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte

A2


Vorgehensweise und Lösungsansatz

Die Lösung: Pilotphase

Ergebnisse

3

4

5

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Zielstellung des Projektes „Flexible Office bei GISA“

2

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 22

Ausgangssituation der GISA GmbH

1

Inhalt

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


1

2

3

4

5

6

Bewertung [0 (mangelhaft) - 1 (sehr gut)]

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Kr체ger | Seite 23

0,00

0,10

0,20

0,30

0,40

0,50

0,60

0,70

0,80

0,90

1,00

Ergebnisse

8

9

Martin-Luther-Universit채t Halle-Wittenberg

7

10

11

Befragungen in der Pilotphase

Transparenz

Vernetzung

Lernen

Arbeitseffizienz

Suchzeiten

Wissensaustausch

Kommunikation

Partizipation

Einsch채tzungen befragter Mitarbeiter im Zeitverlauf

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


vereinfachte Einbindung von Kunden und externen Mitarbeitern

entsprechende Infrastruktur (Beamer, Whiteboard, Flipchart) ermöglicht flexible und effiziente Projektarbeit im Vergleich zu Besprechungsräumen

Projektübergaben zwischen Anwendungsbetreuung und –beratung werden verbessert

positiver Beitrag informeller Prozesse

Interesse außerhalb des Projektteams











Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 24

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

weitere Einbindung des Skillmanagements Integration von Communities

Ausbau der Wissenssystem-Ebene



-

Projektebene gut unterstützt



Potentiale im Bereich Wissensmanagement

verbesserte Koordination und Kommunikation



Erkenntnisse aus der Pilotphase

Ergebnisse

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern

konkrete Planung zur Flexibilisierung weiterer Arbeitsplätze

weiterer Ausbau der Beziehungen zur Uni Halle







Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

große Zufriedenheit mit Ergebnissen



Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 25

Pilotphase erfolgreich abgeschlossen



Fazit GISA

Ergebnisse

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Michael.Krueger@gisa.de

E-Mail:

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 26

0345 585-2105

Telefon:

Geschäftsführer GISA GmbH

Michael Krüger

Ronald Maier

Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

0345 552-3470 Ronald.Maier@wiwi.uni-halle.de

Telefon: E-Mail:

Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Ansprechpartner

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Kr체ger | Seite 27

Martin-Luther-Universit채t Halle-Wittenberg

um a nr ce) e ab spa g f k Au tas (

Ra um (c zu ) ol e m rZ c l u a a bo us ra sp n r a am r g e tio m L nin n en r s a p ac arb (le e) ei t Integration von Daten und Diensten

Vernetzte Arbeitsr채ume

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte

m ce) u ra pa s n es e s is ledg W w no k (


Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 28

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• Communities/Netzwerke Ra • geteilte Informationsräume um (c zu • Awareness ) o e m r l c la Z au pa bo us r s n r a am r g e tio m n L ni n en r s a p ac arb (le e) ei t Integration • Coaching/Mentoring von Daten und • Feedbackgespräche Diensten • Wissensstruktur um a nr ce) e ab spa g f k u A tas ( • Kompetenzmanagement • Nachfolgeplanung • E-Library • Transfersicherung • Workflowmanagement

• Weiterbildungsangebote • Karriereplanung • E-Learning/E-Tutoring

Instrumente und vernetzte Arbeitsräume

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte

m ce) u ra pa s n es e s is ledg W w no k (


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 Unser Angebot umfasst die gesamte Wertschöpfungskette von der Beratung über IT-Lösungen bis hin zu umfangreichen Services - auf Wunsch auch im Outsourcing.

 Über 100 Kunden aus unterschiedlichen Branchen vertrauen deutschlandweit seit über 10 Jahren auf unsere Leistungen.

 Die GISA-Gruppe beschäftigt derzeit ca. 500 hoch motivierte und leistungsstarke Mitarbeiter.

 Im gesamten Bundesgebiet zählen wir derzeit zu den 70 größten Anbietern in unserem Marktsegment.

 Wir sind einer der größten Dienstleister für Prozessund IT-Beratung sowie Outsourcing in Mitteldeutschland.

Flexible Arbeitsplatzkonzepte | Ronald Maier, Michael Krüger | Seite 29

Kurzvorstellung

Wissensmanagement durch flexible Arbeitsplatzkonzepte


Erstes_Leipziger_Personalforum_Flexible_Office