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Facturación V1.00

Manual de usaurio

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Facturación V1.00

FACTURACIÓN V1.00 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR – SEDE IBARRA ESCUELA DE INGENIERIA DESARROLLO DE SOFTWARE

SoftOperation

Autor: Cadena Chiriboga Carlos Andrés 2009

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Facturación V1.00

Contenido del Manual de Usuario 1.

Introducción al Sistema Facturación V1.00 1.1. Bienvenido 1.2. Objetivos 1.3. Acerca de la documentación 1.4. Acerca del Software de Facturación 1.4.1. Módulos 1.4.2. Principales Ventajas 1.5. Convenciones 1.5.1. Convenciones para la documentación 1.5.2. Convenciones para el teclado

2.

Instalación del Software de Facturación 2.1. Requerimientos de Hardware y Software 2.1.1. Requerimientos de Software 2.1.1.1. Servidor 2.1.1.2. Cliente 2.1.2. Requerimientos de Hardware 2.1.2.1. Servidor 2.1.2.2. Cliente 2.2. Instalación del Software de Facturación 2.3. Puesta en Marcha del Software

3.

Entorno de Software de Facturación 3.1. Menú Principal 3.2. Barra de herramientas 3.3. Barra de Estado 3.4. Punteros de ratón y técnicas con el ratón 3.5. Teclado 3.6. Cuadros de diálogo

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1.

Introducción al Sistema Facturación V1.00 1.1.

Bienvenido

Manual de usuario para el Software de Facturación V1.00 les da la bienvenida, gracias por utilizar nuestro sistema.

1.2.

Objetivos

Objetivo General: Dar facilidad al usuario automatizando el método de facturación en un sistema de facturación completo que le permitirá realizar los diferentes procesos en mucho menos tiempo y sin equivocaciones. Objetivos Específicos acerca de nuestro módulo (POO):  Incrementar los conocimientos en la materia, basándonos en la autoeducación.  Compartir nuestros conocimientos con los demás.  Desarrollar software con todos sus lineamientos.

1.3.

Acerca de la documentación

La documentación está basada en un nivel de aprendizaje propio del modulo, la modificación de ésta solo será autorizada con licencia del autor del Software, para el fin especificado. 1.4.

Acerca del Software de Facturación 1.4.1. Módulos     

Ventana de Opciones Cliente Mercadería Búsqueda Factura

1.4.2. Principales Ventajas     

1.5.

Ahorra tiempo, espacio y dinero. Optimiza el cálculo cuidando los errores. Ayuda al medio ambiente. Da un mejor servicio al cliente. Evita la utilización de librerías físicas para almacenar documentación.

Convenciones

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Facturación V1.00 1.5.1. Convenciones para la documentación Los campos de las pantallas, a lo largo de este manual, se encuentran escritos en diferente tipo de letra de acuerdo a la naturaleza de la información que contienen. Las convenciones son: Si la información en el campo es proporcionada automáticamente por el sistema, el nombre del campo se encuentra escrito en negrilla y subrayado. Ejemplo:

 Código

Si la información en el campo es obligatoria y debe ser proporcionada por el usuario, el nombre del campo está en negrilla. Ejemplo: Cantidad 

Si la información en el campo es opcional, es decir puede o no ser ingresada, el nombre del campo se encuentra escrito en negrilla y con letra cursiva. Ejemplo: Observación 

 Nota

Si algún campo obligatorio no se ingresa, al momento de Grabar, se despliega un mensaje.

1.5.2. Convenciones para el teclado  Nota Para el despliegue de información ya almacenada.

2.

Instalación del Software de Facturación 2.1.

Requerimientos de Hardware y Software 2.1.1. Requerimientos de Software 2.1.1.1. Servidor  

Windows Vista Home Premium. Maquina de Java

2.1.1.2. Cliente 

Conocimiento básico de manipulación de Software.

2.1.2. Requerimientos de Hardware 2.1.2.1. Servidor  

Lector de CD-R/RW/ o DVD/RW Procesador Core2Duo 2.2 MHz.

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Facturación V1.00  

Memoria Ram 2GB. No tarjeta de video.

2.1.2.2. Cliente 

2.2.

Conocimientos básicos de hardware.

Instalación del Software de Facturación 2.2.1. Insertar el disco adjunto al manual de usuario. 2.2.2. Instalar el Software ejecutando el siguiente ícono.

A continuación le mostrará la siguiente ventana de bienvenida

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Facturación V1.00 El Instalador del Software está en Inglés, en la parte inferior le mostrará dos opciones Siguiente (Next) y Cancelar la Operación (Cancel). PRESIONE NEXT Y en la siguiente ventana

EN ESTA VENTANA LE EXIGIRÁ INGRESAR UN PASSWORD O CLAVE DE INSTALACIÓN. Y deberá escribir facturación tal como lo indica en la barra de la ventana.

A continuación presione el BOTON NEXT para continuar a la siguiente ventana.

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Usted podrá seleccionar donde desea que su Programa de Facturación V1.00 se instale. Para ello usted deberá pulsar el botón Browse… Y en la siguiente ventana podrá escoger la carpeta de destino del Programa. Se recomienda instalar el Software en la opción predeterminada por el sistema C:Program Files

A continuación pulsar Aceptar y Next> y por último les mostrará

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Y con esto habremos terminado el proceso de instalación presionando Install Les mostrará una barra de proceso de datos y finamente una ventana de instalación exitosa en donde deberá presionar Finish

Nota :

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Facturación V1.00 Para la ejecución de éste programa se requiere que en su sistema operativo se encuentre instalada la máquina de Java para la ejecución de FACTURACION V1.00. En el CD usted podrá encontrar este instalador en caso de no tenerlo. Presione en la siguiente carpeta

Y ejecute el instalador

LA INSTALACIÓN ES SIMILAR A LA DE FACTURACIÓN V1.00. POR FAVOR GUÍESE POR LOS PASOS ANTERIORES.

IMPORTANTE: Se debe resaltar que Java en un GNU (Programa libre) quiere decir que no es necesario pagar los derechos del programa y su instalación.

2.3.

Puesta en Marcha del Software

Una vez instalado el software correctamente procedemos a ejecutarlo desde su posición de instalación. Ingresando en la siguiente carpeta:

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Facturación V1.00 Luego de ingresar a la carpeta FACTURACIÓN encontraremos los siguientes archivos: Ingrese en la carpeta dist por favor

A continuación y por último ejecute el archivo Facturación

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Facturación V1.00 A continuación nos mostrará la siguiente ventana

Lo que nos indicará que se ha ejecutado correctamente.

3.

Entorno de Software de Facturación

3.1.

Menú Principal

IMPORTANTE: ÉSTE MENÚ NO DEBERÁ CERRARSE A NO SER QUE HAYA CONCLUIDO CON LAS ACCIONES QUE DESSE REALIZAR. CASO CONTRARIO DEBERÁ EJECUTAR NUEVAMENTE EL PROGRAMA FACTURACIÓN V1.00 PARA ESCOGER OTRA OPCIÓN.

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3.2.

Ventana INGRESAR CLIENTE

    

Deberá ingresar la información especificada, para poder guardarla. El casillero CEDULA podrá también ser utilizado para ingresar el RUC del cliente. El casillero GÉNERO permitirá ingresar la palabra completa o la sintaxis. El casillero DIRECCIÓN le permite ingresar cualquier dirección incluido numeración del domicilio del cliente. El casillero FECHA DE INGRESO le permitirá conocer cuando realizó la primera compra el cliente. IMPORTANTE: Deberá ingresar correctamente la fecha DÍA/MES/AÑO **(SOLO INGRESO NUMÉRICO) o automáticamente al LISTAR Página 12


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Facturación V1.00 CLIENTE le devolverá una fecha por default 1 – 1 – 1900. Y en otro caso si ingresara texto en estos casilleros no le permitirá guardar la información de cliente y mucho menos listarla.

LA SIGUIENTE VENTANA NOS MUESTRA LA FORMA INCORRECTA DE INGRESAR DATOS A CLIENTE

NOTA: EN ESTE CASO SE HA INGRESADO UNA FECHA QUE NO EXISTE, AL PRESIONAR EL BOTÓN GUARDAR SE LIMPIARAN TODOS LOS CASILLEROS Y SE ALMACENARÁ LOS DATOS INGRESADOS. A CONTINUACIÓN NOS MOSTRARÁ EL CLIENTE INGRESADO PRESIONANDO EL BOTÓN LISTAR CLIENTE.

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FECHA DE INGRESO: 1 – 1- 1900 es lo que nos mostrará el programa si al momento de teclear ingresamos mal los datos. Por consiguiente tendrá que volver a ingresar correctamente los datos solicitados y volver a LISTAR CLIENTE.

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EJEMPLO DE INGRESO NUEVO CLIENTE DE FORMA CORRECTA:

3.3.

Ventana INGRESAR MERCADERÍA

A continuación regresamos al MENU PRINCIPAL y presionamos el botón INGRESAR MERCADERÍA que nos desplegará la siguiente ventana

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La cual nos permitirá ingresar los productos almacenados bodega, contiene:   

 

El casillero CÓDIGO que nos permite ingresar el código del producto ya sea texto, numérico o de los dos tipos. El casillero NOMBRE que nos permite ingresar el nombre del producto. El casillero FECHA DE INGRESO nos permite ingresar la fecha que ingreso el producto a bodega. NOTA: ESTOS CASILLEROS TIENEN LOS MISMOS PARÁMETROS QUE LOS DE FECHA DE INGRESO CLIENTES El casillero CANTIDAD (INGRESO NUMERICO) nos permite ingresar la cantidad de productos comprados. El casillero VALOR UNITARIO (INGRESO NUMERICO) nos permite ingresar el valor del producto con cifras decimales. IMPORTANTE: PARA LA SEPACIÓN DE ENTEROS Y DECIMALES SE UTILIZARÁ EL PUNTO(.) Y NO LA COMA(,) Página 16


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El BOTÓN GUARDAR permite guardar la información siempre y cuando haya ingresado los datos en todos los casilleros solicitados. Una vez guardados los datos se limpiarán los casilleros. EL BOTÓN LISTAR MERCADERÍA nos permite listar toda la mercadería guardada, como en el siguiente ejemplo:

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3.4.

Ventana CREAR FACTURA

Esta ventana nos generará la factura de la compra del cliente utilizando los siguientes casilleros: 

El casillero CONTADOR en la parte superior derecha de la ventana nos muestra el número de factura que se enumerará automáticamente cada vez que se cree una nueva factura.

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Facturación V1.00 

El casillero CÉDULA/RUC, en este casillero obligatoriamente debemos ingresar la cédula del cliente que ya está registrado en el sistema, en este caso 1002746616 y automáticamente PRESIONANDO ENTER obtendremos los datos del cliente en los casilleros respectivos, como muestra la siguiente ventana:

El casillero CÓDIGO DE PRODUCTO, en este casillero debemos ingresar obligatoriamente el código del producto registrado en mercadería, y

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Facturación V1.00 PRESIONANDO ENTER automáticamente llenará los casilleros DESCRIPCIÓN Y VALOR UNITARIO, como muestra la siguiente ventana:

El casillero CANT.: (CANTIDAD DE PRODUCTOS QUE DESEA COMPRAR EL CLIENTE), debemos ingresar la cantidad a despachar luego de esto PRESIONAMOS ENTER y automáticamente nos mostrará llenos los casilleros CANTIDAD , VALOR , y por consiguiente los casilleros SUBTOTAL, IVA 12%, DESCUENTO, TOTAL. El casillero IVA 12 % nos muestra ya incrementado el IMPUESTO DE 12% AL VALOR

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DE EL/LOS PRODUCTO/S. El casillero DESCUENTO nos muestra el descuento a el/los producto(s) siempre y cuando la compra tenga el siguiente rango: 10<= Productos Comprados <50 el descuento será del 10% y si los productos exceden las 50 unidades el cliente tendrá un descuento del 20%

El casillero TOTAL nos muestra la sumatoria de SUBTOTAL, IVA Y DESCUENTO.

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Facturación V1.00 

El BOTÓN COBRAR Y GUARDAR almacena la factura en el sistema, para poder recuperarla cuando necesitemos de ella, proceso que analizaremos en la siguiente ventana.

3.5.

Ventana BÚSQUEDA

Esta ventana es muy importante ya que nos permite buscar las facturas de los diferentes clientes a los que se ha despachado la mercadería con un sistema sencillo de utilización.

Tan solo tenemos que ingresar el número de la factura a buscar en el casillero SUPERIOR IZQUIERDO junto al BOTÓN BUSCAR y seguido presionar el botón ya mencionado para visibilizar los datos de aquella factura. Automáticamente tendremos los casilleros con los datos del cliente como muestra la siguiente gráfica.

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3.6.

Cuadros de diálogo

AVISO: DEBEMOS INGRESAR TODOS LOS DATOS QUE SOLICITA LAS VENTANAS DE CLIENTE Y MERCADERÍA RESPECTIVAMENTE PARA SER ALMACENADOS Y A SU VEZ LISTADOS. EN MERCADERÍA NO PERMITE INGRESAR DATOS MENORES A 0 (CERO) EN CANTIDAD Y VALOR UNITARIO.

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AVISO: Los Datos en CLIENTE se han ingresado correctamente.

AVISO: Los datos en MERCADERÍA se han ingresado correctamente.

AVISO: En la ventana CREAR FACTURA debemos ingresar obligatoriamente la CEDULA/RUC, CÓDIGO, CANTIDAD (CANT), si no lo hacemos no se guardará la información factura.

AVISO: Si no se ingresa la cédula/ruc en el casillero CEDULA/RUC de la Ventana FACTURA

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AVISO: Si no se ingresa código en el casillero CÓDIGO de la Ventana FACTURA

AVISO: Si no se ingresa la cantidad en el casillero CANT de Ventana FACTURA

AVISO: Cuando excede los productos a comprar en el casillero CANT.: de la Ventana FACTURA de los que hay en bodega

AVISO: Debe ingresar el número de factura a buscar en la Ventana BÚSQUEDA. Página 25


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AVISO: Si ingresa un número incorrecto de factura en BUSQUEDA.

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