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MANUALES ORZO

Índice

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA POWERED BY MYSUITE

Manual de usuario 1. Glosario ................................................................................................................................................................. 2. Requisitos para emitir CFDI ..................................................................................................................................

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Lo básico 3.Ingreso a ORZO by MySuite ................................................................................................................................... 3 4. Contraseña ............................................................................................................................................................ 6 5. Preparación de la cuenta CFDI ............................................................................................................................. 10

Lo necesario para poder facturar 6. Datos fiscales ........................................................................................................................................................ 7. Certificado de Sello Digital .................................................................................................................................... 8. Sucursales ............................................................................................................................................................ 9. Asignacion de folios ................................................................................................................................................ 10.Cuentas bancarias ............................................................................................................................................... 11. Logotipo ............................................................................................................................................................... 12. Cuenta lista para facturar ....................................................................................................................................

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Facturar 13. Tipos de CFDI ..................................................................................................................................................... 22 14. Uso del Sistema .................................................................................................................................................. 23 15. Usuario administrador ......................................................................................................................................... 29 16. Administrar usuarios ........................................................................................................................................... 30 17. Permisos ............................................................................................................................................................. 18. Facturar ............................................................................................................................................................... 19. Facturar desde XML ........................................................................................................................................... 20. Acciones con comprobantes emitidos ................................................................................................................. 21. Facturar con addendas comerciales ................................................................................................................... 22. Recibir facturas ................................................................................................................................................... 23. Visualizar facturas ............................................................................................................................................... 24. Cancelar facturas ................................................................................................................................................ 25. Informe Mensual de Folios .................................................................................................................................. 26. Gráficos .................................................................................................................................................................

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Solución gratuita de generación y timbrado de CFDI 27. Solución gratuita ................................................................................................................................................. 45 28. Ejemplo de CFDI ................................................................................................................................................. 47

Trámites ante el SAT 29. Ticket de soporte ................................................................................................................................................. 48

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1.Glosario

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CFD y CFDI: Comprobante Fiscal Digital (CFD) y Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), este último es el

formato de factura electrónica válido para los nuevos contribuyentes a partir de enero de 2011. Existen varias formas de nombrar el acto de emitir o generar un CFD o CFDI: facturar, emitir una factura electrónica, emitir un CFD o un CFDI. FIEL y CSD: La FIEL significa Firma Electrónica Avanzada y se obtiene para cada RFC en un trámite que debe realizar en el SAT el representante legal de la empresa (persona física o moral) La FIEL está formada por dos archivos .cer y .key y una contraseña. Tiene una caducidad de dos años. CSD (Certificado de Sello Digital). Con los CSD se firman las facturas. Se obtiene a través del sitio Web del SAT. Un CSD al igual que la FIEL está formado por archivos .cer y .key y una contraseña. Tiene una caducidad de dos años. XML: Lenguaje para representar información que facilita el intercambio entre sistemas de datos. Es el formato en que se expresa la factura electrónica (CFD o CFDI) Representación gráfica de un CFDI: es la manera de escribir la información contenida en un CFDI en forma comprensible para los humanos y cercano a los formatos impresos acostumbrados. Existen reglas mínimas definidas por el SAT para estas representaciones. PDF y HTML: Formatos de archivos muy populares en la informática. Se acostumbra su empleo para la representación gráfica de un CFDI. Serie y Folio: Elementos de caracteres (serie) y números (folios) empleados para identificar facturas. En CFDI estos han pasado a ser opcionales y quien desee utilizarlos tendrá total libertad para su selección. El SAT no los asigna, tal como hacía en el modelo de CFD. Ejemplo de serie y folio: A-22 PAC: Un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC), es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. Certificar o timbrar: Una vez que un PAC recibe un CFDI para certificar, si la validación resulta positiva, se le incorpora el Sello Fiscal, a este acto se le conoce por certificar o timbrar, en caso contrario se rechaza el CFDI. Folio fiscal o timbre: Es el sello que se incluye al CFDI como resultado de la certificación o timbrado. Un CFDI sin folio fiscal o timbre, carece de validez fiscal.

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2. Requisitos para emitir CFDI

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Tener la FIEL (Firma Electrónica). La FIEL se obtiene para cada RFC. Es un trámite que debe realizar en el SAT el representante legal de la empresa. La FIEL está formada por dos archivos .cer y .key y una contraseña. Tiene una caducidad de dos años. Tener al menos un CSD (Certificado de Sello Digital). Con los CSD se firman las facturas. Se obtiene a través del sitio web del SAT. Un CSD al igual que la FIEL está formado por archivos .cer y .key y una contraseña. Tiene una caducidad de dos años. A diferencia del modelo CFD, en CFDI la serie y folios son opcionales y serán definidos por el propio usuario. Los contribuyentes que se migren del modelo CFD a CFDI, que ya estuviesen emitiendo CFD, podrán continuar utilizando sus folios o defnir nuevos folios.Los folios asignados por el SAT tendrán año y número de autorización. Los folios definidos por el cliente no.

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3. Ingreso a ORZO by My Suite

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Las credenciales de ingreso a ORZO by My Suite están dadas por:

RFC Usuario Contraseña

Dirección web para ingresar a ORZO by My Suite: www.orzo.com.mx Importante: Los clientes de ORZO by My Suite que facturan en modalidad CFD mantienen su acceso mediante la dirección: Los datos solicitados son sensibles a mayúsculas y minúsculas. Esto significa por ejemplo que no es lo mismo “Abc” que “aBc”. Entrando por primera vez a ORZO by My Suite Cuando se crea una cuenta en ORZO by My Suite, también se crea un usuario para esa cuenta. Las credenciales para entrar al sistema se envían al correo de este usuario. La primera vez que se firma en el sistema, se obliga a usuario a cambiar la contraseña enviada por una nueva generada por el. Deberá crear una contraseña que cumpla las siguientes reglas:

• Debe contener al menos 8 caracteres • Un caracter no puede estar repetido de manera consecutiva • No pude utilizarse una contraseña empleada anteriormente (en las últimas tres ocasiones) Ejemplos de contraseñas válidas: Mesa.123 40+Cinco En este proceso de cambio de contraseña es común que se tenga algún percance. Por favor, hágalo con detenimiento y paciencia. Una vez cambiada la contraseña, el sistema le presenta la lista de acciones que deberá realizar para habilitar la cuenta para facturar:

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3. Ingreso a ORZO by My Suite

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ORZO by My Suite HOME Es la página que se muestra inmediatamente después de firmarse y entrar a ORZO by My Suite. En esta página aparecen las opciones principales del sistema y su activación o no, dependen de los permisos con que cuente el usuario que se firmó. Al ingresar con el usuario y contraseña de administrador ORZO by My Suite muestra el amplio menú para las opciones a realizar:

A continuación describiremos las opciones que aparecen en ORZO by My Suite HOME: Cambiar contraseña Permite cambiar la contraseña del usuario que está firmado en el sistema. Esta opción normalmente está disponible para todos los usuarios. Si el administrador de una cuenta decide que algún usuario no debe cambiar su contraseña. puede quitarle el permiso a través de la opción Administrar usuarios. Administrar cuenta Permite capturar los datos del domicilio fiscal, dirección de correo (donde ORZO by My Suite envía un aviso de cualquier para quien desee que se impriman en la representación gráfica de la factura). Esta es una opción de administración, normalmente solo está visible para el administrador de la cuenta, excepto que de haya dado permiso explícitamente a otro usuario de la cuenta. Administrar usuarios Permite capturar los datos generales de cada usuario de la cuenta, los documentos que podrá ver cada usuario, así como sus permisos dentro de ORZO by My Suite. Esta es una opción de administración, normalmente solo está visible para el administrador de la cuenta, excepto que de haya dado permiso explícitamente a otro usuario de la cuenta. Administrar sucursales Permite crear sucursales, capturar sus datos generales y decidir la asignación de folios para cada sucursal. Una empresa siempre tiene como mínimo una sucursal: FISCALDOM, que corresponde a su domicilio fiscal y la crea automáticamente ORZO by My Suite al crearse una cuenta. Crear cuentas a terceros Esta opción está disponible solamente para los partners de ORZO by My Suite autorizados a crear cuentas de sus clientes. Información de cuenta Opción que permite ver la configuración de una cuenta en una sola pantalla. Es útil para las cuentas con configuraciones complejas, por ejemplo muchas sucursales con asignación de folios y series por sucursal. Cuentas Asociadas Para empresas que son concentradoras de cuentas de otras empresas, por ejemplo grupos de empresas que contratan

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3. Ingreso a ORZO by My Suite

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el servicio de ORZO by My Suite, y seleccionan una de las empresas del grupo como frente único hacia ORZO by My Suite para la contratación, facturación y pago de servicios. Consultar Comprobantes Emitidos Permite ver y administrar los comprobantes emitidos. Contiene opciones de filtrado por fechas, montos, folios, receptores, etc. Consultar Comprobantes Recibidos Permite ver y administrar los comprobantes recibidos. Facturar Formulario para generar comprobantes (CFDI) sin requerimientos especiales. Puede utilizarse para facturas con o sin pedimento de importación, con o sin descuentos y recargos, con y sin impuestos. No puede emplearse para emitir comprobantes con addenda comercial. Facturar con Addenda Formularios especiales, desarrollados para pemitir a los clientes de ORZO by My Suite generar facturas con addendas comerciales. Facturar desde XML Opción especial que permite generar facturas directamente desde un archivo XML. Esta opción es útil para empresas que estén en proceso de integración y quieran probar archivos XML generados por su sistema. Generar Informe Mensual de Folios Permite generar el Informe Mensual de Folios que debe enviarse al SAT al terminar cada mes. Es importante no cambiar el nombre del archivo que entrega ORZO by My Suite, ya que con ese nombre debe ser enviado al SAT, de lo contrario obtendrá un error al tratar de realizar la operación en el sitio web del SAT. Esta opción solo estará disponible para cuentas de ORZO by My Suite que hayan comenzado emitiendo CFD, luego hayan cambiado a CFDI (donde no existe informe mensual de folios) pero se requiere del informe para los casos de cancelación de comreportando de la cancelación.

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4. Contraseña

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Para poder ingresar sin problemas a la cuenta de facturación lo primero que se debe determinar es ¿en qué tipo de esquema de facturación estas dado de alta, en CFD o CFDI?

En la pantalla de ingreso debes colocar tu RFC,tu usuario y tu contraseña teniendo en cuenta que deben de ser escritos de manera correcta , el RFC en mayúsculas sin espacios espacios en blanco ni guiones, y el usuario debe de ser escrito tal cual te fue proporcionado por ORZO by My Suite.

Con los datos que te llegaron en el correo, selecciona la contraseña temporal, copia(CTRL+C) y pega(CTRL+V) en el campo de contraseña de la pantalla de acceso, teniendo cuidado de no llevarte un espacio en blanco ya que el sistema es sensible a esto.

Si al momento de realizar este procedimiento te aparece la palabra “datos incorrectos” quiere decir que estas ingresando

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4. Contraseña

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Valida que estés capturando correctamente tu RFC en mayúsculas sin espacios en blanco ni guiones Y tu password, como consejo escribe en un archivo de texto(.txt) o un documento de Office(.doc) antes tu contraseña para que valides que se esta escribiendo correctamente, ya que en ocasiones la configuración del teclado en tu equipo puede colocar una letra o un carácter que no va o que no corresponde a los que tu crees que se esta escribiendo

una vez que valides que se escribió correctamente selecciona, copia (CTRL+C) y pegar (CTRL+V) en el campo de contraseña teniendo cuidado de no llevarte un espacio en blanco ya que el sistema es sensible a esto.

Si la contraseña que ingresas te marca como incorrecta escribe nuevamente tu RFC y nombre de usuario, por favor da clic en ¿olvido su contraseña?,después en continuar, y se te enviara un eMail con una contraseña temporal para el cambio de Password. El correo te debe de llegar al mismo correo donde te llegaron los datos de Bienvenida a ORZO by My Suiteo al correo que proporciono la persona que realizo el contrato con ORZO by My Suite, el mensaje que te debe aparecer cuando le das clic a “continuar” es el de “Un correo se ha enviado a la cuenta” si por alguna razón no te sale este mensaje es que estas ingresando el RFC o el Usuario incorrecto. Debes de revisar que en tu correo personal,que los correos de ORZO by My Suite no se estén guardando en la carpeta de SPAM o de CORREO NO DESEADO.

Con los datos que te llegaron en el correo, selecciona la contraseña temporal, copia(CTRL+C) y pega(CTRL+V) en el campo de contraseña de la pantalla de acceso, teniendo cuidado de no llevarte un espacio en blanco ya que el sistema es sensible a esto.

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4. Contraseña

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Cuando se solicita cambio de contraseña se muestra la pantalla siguiente

Una vez que accedas te mostrara la pantalla de cambio de contraseña deberás leer cuidadosamente los requisitos y colocar en el primer campo, la misma contraseña temporal con la que ingresaste y en los dos campos restantes colocar una nueva contraseña valida. LEE los requisitos que aparecen en la pantalla: Reglas de complejidad de contraseñas: • Como mínimo, ocho caracteres. • Al menos un dígito, una letra minúscula, una letra mayúscula y un carácter especial (cualquiera de los siguientes: . _ $ % & = ! ? + * @ ) • Se recomienda el . Punto ya que no presenta problemas de mala configuración del teclado • No se permite dos caracteres consecutivos iguales. Ejemplo: AA, bb, 11, 55 • No puede ser igual a ninguna de las últimas tres utilizadas ejemplos de contraseñas validas: 123.Abcd o Prueba$123 Si realizo el proceso correctamente debe salir un mensaje : “La contraseña ha sido cambiada”, si aparece un mensaje de que la contraseña NO ha sido cambiada quiere decir que no capturo correctamente la contraseña con la que ingreso en el primer campo o que la nueva contraseña que genero no cumple con las Reglas de complejidad.

En este proceso de cambio de contraseña es común que se tenga algún percance. Por favor, hágalo con detenimiento y paciencia. La política de contraseñas de ORZO by My Suite corresponde a requerimientos del SAT para este servicio,

Políticas de contrasenas Formato de las contraseñas Las contraseñas de usuario de ORZO by My Suite deberán ser de al menos 8 caracteres, y deben tener al menos un dígito, una letra minúscula, una letra mayúscula y un caracter especial ( . _ $ % & = ! ? + * ). No se permiten caracteres repetidos si no tiene al menos un carácter diferente de separación entre ellos. Al cambiar una contraseña, no se admite volver a utilizar una contraseña que haya sido empleada anteriormente (el sistema guarda una memoria de las tres últimas contraseñas utilizadas).

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4. Contraseña

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El sistema pedirá al usuario el cambio de contraseña a los 30 días de uso de la misma. Aún así, el usuario puede hacer cambios de contraseña cuando lo desee, sólo tomando en cuenta que al cambiarse una contraseña, deben transcurrir 24 horas para que pueda volver a cambiarla. Bloqueo de cuentas Si se hacen tres intentos fallidos consecutivos de acceso a una cuenta, se bloqueará el usuario por un período de 30 minutos. Sólo se bloquea al usuario, no la cuenta, que puede seguir emitiendo y recibiendo facturas. El usuario se des bloquea automáticamente a los 30 minutos del último intento fallido. Si un usuario se encuentra bloqueado y se realiza otro intento de firmarse, los 30 minutos comenzarán a correr a partir de ese instante. Olvido de contraseña Para los casos en que se olvide la contraseña, el usuario deberá llenar RFCy nombre de usuario correctamente, a continuación presionar sobre “Olvidó su contraseña”. ORZO by My Suite enviará al correo electrónico asociado al usuario una contraseña temporal con la que el usuario podrá entrar al sistema e inmediatamente cambiarla. Si no se emplea esta contraseña en la próxima hora de haberse generado, esta se desechará y dejará de tener vigencia.

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5. Preparación de la cuenta CFDI

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Cuando se crea una cuenta en ORZO Powered by My Suite, el dueño de la misma recibe un correo con breves instrucciones para comenzar, así como las credenciales para entrar al sistema. Una vez firmado en ORZO Powered by My Suite, el usuario observará la siguiente pantalla:

• Sucursales • Cuentas bancarias y • Logotipo de la empresa son opcionales. Basta con que entre a la opción para que se marque como “Listo”.

Descripción de las tareas para preparar la cuenta Datos fiscales: consiste en la dirección fiscal, correo electrónico del responsable de la cuenta, página web de la empresa (opcional).

Certificado de Sello Digital: deben subirse los archivos .cer y .key que conforman su Certificado de Sello Digital (no la FIEL), así como su contraseña. Una vez que esta operación es realizada correctamente, se pasa a la pantalla donde se listan los pasos a realizar y aparece junto a Ceritificado de Sello Digital el icono verde que indica Listo. De lo contrario, aparece un mensaje de error de ORZO Powered by My Suite, indicando la causa del error.

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5. Preparación de la cuenta CFDI

Sucursales: mediante esta opción pueden registrarse en ORZO Powered by My Suite las sucursales de la empresa. Toda empresa se crea con una entidad llamada FISCALDOM. Si no se tienen sucursales, no debe realizar ninguna acción una vez que entre a esta opción, solo regresar a inicio. En cualquier momento posterior puede volver a entrar para crear una sucursal.

Series y folios: Si maneja CFD debe seleccionar alguna serie asignada por el SAT y que no haya sido empleada anteriormente con otro proveedor de factura electrónica o definir serie y folios directamente. En el modelo CFDI la serie y folios son opcionales.

Cuentas bancarias: se refiere a los datos de sus cuentas bancarias donde debe recibir los pagos por sus facturas. El objetivo es que se impriman en sus facturas como información a su cliente.

Logotipo de la empresa: aunque es opcional poner logotipo en la factura, lo recomendamos a nuestros clientes ya que da un toque personal a sus documentos. Los logotipos debe subirse como .jpg y un ancho de 200 pixeles.

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5. Preparación de la cuenta CFDI

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Cuenta lista para facturar Una vez que se ha completado el proceso se muestra la pantalla de inicio con las opciones para emitir documentos, administrarlos, etc:

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6. Cambiar Datos Fiscales

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Si se requiere cambiar la dirección fiscal del emisor (nuestro cliente), correo electrónico de contacto de la cuenta o dirección web, debe hacerse desde la opción “Datos fiscales” en “Acciones administrativas” de la pantalla Inicio.

Los datos fiscales que se cambien, se utilizarán para generar facturas a partir del momento en que se cambien, es decir, no se cambian las facturas anteriormente generadas.

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7. Certificado de Sello

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Para facturar debe ingresar a ORZO By My Suite un Certificado de Sello Digital (CSD) del RFC de la cuenta emisora. Para ello se suben los archivos .cer y .key que conforman su certificado, y se captura su contraseña de apertura. Recuerde que las facturas se firman con el Certificado de Sello Digital, no con la FIEL, aunque note que ambos están formados por una pareja de archivos .cer y .key. Si no se puede realizar la operación de subir este certificado, ORZO By My Suite muestra un mensaje indicando la causa del error.

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8. Sucursales

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8.1 Crear y modificar sucursales 8.2 Asignar usuario a sucursal. Cómo afecta esto en cuanto a la visibilidad 8.3 Visibilidad de facturas según usuario firmado 8.4 Asignar folios a sucursal 8.1 Crear y modificar sucursales Toda cuenta en ORZO by My Suite tiene al menos una sucursal, llamada FISCALDOM. Se trata realmente del domicilio fiscal de la empresa (todas las empresas tienen un domicilio fiscal). No es necesario tener otra sucursal. Para crear una sucursal, el usuario administrador (o un usuario con permisos para esta actividad) debe seleccionar en la página Inicio, en Acciones Administrativas, Sucursales, tal y como se muestra a continuación:

El identificador de una sucursal es su nombre, que una vez creada la sucursal, no podrá cambiarse ni tampoco podrá ser borrada la sucursal. El objetivo de esta restricción está dado por las funcionalidades que se asocian a la sucursal. Si se cambiase su nombre, podría causar desorganización de la información. Cuando se desee dejar sin uso una sucursal, debe quitarse la marca Activa, en el lugar que se indica a continuación.

Al quitar la marca de activa en una sucursal, se mantendrá la información histórica de la misma, aunque deje de emplearse. El resto de los datos de la sucursal son meramente informativos.Las sucursales pueden emplearse para realizar divisiones en la facturación dentro de una empresa, y no siempre están ligadas a direcciones de emisión de CFD diferentes. Por ejemplo en un hotel se desea tener representaciones gráficas diferentes para dos puntos de venta que se encuentran en el mismo: Carpeta y Restaurante.

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8. Sucursales

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La representación gráfica de la factura del restaurante debe ser alargada y estrecha ya que se hará para una impresora de tickets, mientras que las facturas realizadas en la carpeta del hotel emplearan una impresora de tamaño carta. Para esta caso, deben crearse dos sucursales, y asociar a cada una un formato de representación gráfica diferente.

8.2 Asignar usuario a sucursal Para asignar un usuario interno a una sucursal, primeramente ambos elementos deben estar creados (el usuario y la sucursal). Luego el usuario administrador (a un usuario con permiso para esta actividad) debe entra a Inicio, Acciones Administrativas, Administrar Usuarios. Seleccionar el usuario en cuestión:

y luego en Visibilidad, seleccionar la sucursal a la que se asociará el usuario.

A partir de este cambio, el usuario solo tendrá visibilidad para la sucursal seleccionada. Si se selecciona Todos, el usuario podrá ver las facturas emitidas desde todas las sucursales de la cuenta.

Cuando a un usuario se le ha asociado una sucursal, todas las facturas que el genere desde la interfase de ORZO by My Suite, se tomarán como generadas desde esa sucursal. De esta forma se garantiza que todas las facturas generadas por ese usuario podrán ser visualizadas por él mismo. Cuando a un usuario le asocian Todas las sucursales (selección Todas) implica que cuando este usuario va a realizar una factura desde la interfase web de ORZO by My Suite, debe seleccionar la sucursal desde la que desea facturar. Esta práctica puede resultar algo incómoda y generar errores del operador al momento de esta clasificación por lo que aconsejamos que en los casos en que un usuario requiera ver todas las sucursales, no sea el usuario facturador, sino que tengan al menos un usuario facturador por cada sucursal.

8.3 Visibilidad de facturas Debemos tener presente que en una cuenta pueden haber varios usuarios, varias sucursales, usuarios asignados a sucursales, que implica que solo genera facturas desde la sucursal asignada y solo podrá visualizar las facturas de la

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8. Sucursales

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sucursal que tiene asignada.Tomando en cuenta lo anterior, en escenarios de varios usuarios y varias sucursales, a menudo un usuario puede sentirse confundido porque: • No ve facturas de su empresa que alguien (por ejemplo un cliente) le muestra. En este caso se trata seguramente de un tema de visibilidad. • Observa que la numeración de facturas en su sucursal no es consecutiva (este es un caso completamente normal) en la que se comparte una serie con varias sucursales. Lo más común con el objetivo de simplificar la administración de los folios es tener una sola seria para toda la empresa, aunque tenga varias sucursales. Con lo anterior queremos indicar, en caso de dudas consulte con el usuario administrador cual es la configuración “real” al momento en que tiene la duda sobre estos elementos.

8.4 Asignar folios a sucursal Existe una sola vía para asignar serie y folios, y mediante ella pueden asignarse a toda la empresa o por sucursales. Pueden emplearse combinaciones, por ejemplo: • una serie compartida con algunas sucursales La sucursal FISCALDOM debe tomarse en cuenta como una sucursal más. Para esto el usuario administrador (o un usuario con estos permisos), desde la pantalla Inicio, Acciones Administrativas, Series y folios Ver Series y folios Debe seleccionar el enlace Asignar que aparece abajo a la derecha:

Y verá al final de la tabla Series y Folios Asignados una nueva línea para que seleccione la Sucursal, Tipo de documento y Serie y folio a asignar. Luego hacer click en aceptar. A partir de esta acción, se asignarán los folios para las condiciones seleccionadas.

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9. Asignación de folios

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9.1 Asignar a sucursal 9.2 Asignar folios por tipo de documento 9.3 Folios empleados anteriormente 9.1 Asignar folios a sucursal Existe una sola vía para asignar serie y folios, y mediante ella pueden asignarse a toda la empresa o por sucursales. Pueden emplearse combinaciones, por ejemplo: • una serie diferente para cada sucursal • una serie compartida con algunas sucursales La sucursal FISCALDOM debe tomarse en cuenta como una sucursal más. Para esto el usuario administrador (o un usuario con estos permisos), desde la pantalla Inicio, Acciones Administrativas, Series y folios Ver Series y folios, debe seleccionar el enlace Asignar que aparece abajo a la derecha:

Y verá al final de la tabla Series y Folios Asignados una nueva línea para que seleccione la Sucursal, Tipo de documento y Serie y folio a asignar. Luego hacer click en aceptar. A partir de esta acción, se asignarán los folios para las condiciones seleccionadas.

9.2 Asignar folios por tipo de documento Es posible asignar folios (nos referimos a Serie-folio) específicamente para cada tipo de documento. Por ejemplo Serie A para Facturas, Serie B para notas de crédito, Serie C para notas de débito.Aunque esto es perfectamente posible en ORZO by My Suite, no es una práctica recomendable (excepto en aquellos países donde la legislación lo exige, como es el caso de Guatemala). La dificultad radica en que el usuario debe administrar los folios minuciosamente, para que al consumirse una autorización de folios no se interrumpa el proceso de facturación, ya que ORZO by My Suite no le permitirá por ejemplo, si se agotan los folios para facturas, tomar los de Notas de Crédito, sino que no podrá facturarse hasta que se indique otra autorización de folios para facturas.

9.3 Folios empleados anteriormente Es posible que un emisor tenga autorizaciones de folio que haya empleado con otro proveedor de factura electrónica. La legislación mexicana indica que estos folios no podrán ser utilizados por otro proveedor, ni de manera simultánea ni en un momento posterior, con otro proveedor de facturación electrónica. Por tanto, si se desea cambiar de proveedor o mantener más de un proveedor paralelamente, es necesairo que el emisor obtenga nueva autorización de folios (serie y folio) y además un nuevo Certificado de Sello Digital.

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10. Cuentas bancarias

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Los datos de cuentas bancarias son opcionales. Solo se emplean para que aparezcan en la representación gráfica de la factura, a modo de información al receptor para realizar el pago. Los datos solicitados son: • Banco • No. Cuenta • Moneda • Titular • CLABE • Convenio

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11. Logotipo

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Aunque es opcional poner un logotipo en la factura, lo recomendamos a nuestros clientes ya que da un toque personal a sus documentos. Los logotipos deben ser en formato .jpg con 200 pixeles de ancho por 100 pixeles de largo. Para cambiar el logotipo ir a: Inicio, Acciones Administrativas, Logotipo de la Empresa y dar clic en el boton "examinar" seleccionar el archivo con el logo.jpg despues presione el boton "vista previa" y posteriormente de clic en el boton "Aceptar Cambios" y despues en salir.

Cuando se cambia el logotipo de una cuenta que ya había emitido facturas con otro logotipo, las nuevas facturas saldrán con el logotipo nuevo, y las facturas anteriores, cuando se consulten desde el sistema también presentarán el nuevo logotipo. Obviamente, las copias de facturas almacenadas mantendrán el mismo logotipo que tenían cuando se generaron. Si al momento de intentar subir el logotipo este no aparece o no se carga correctamente se debe a que no se cumple con los requisitos de formato y tamaño.

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12. Cuenta lista para facturar

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Una vez que se han completado todos los pasos indicados en la pantalla de inicio de una nueva cuenta, aparece la pantalla ORZO by My Suite HOME, con las opciones para emitir, recibir, etc.

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13. Tipos de CFDI

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En cualquiera de los formularios para facturar que muestra ORZO by My Suite, aparece el siguiente control

mediate el cual podrán seleccionar el tipo de CFDI que desea generar. Puede seleccionarse: • Nota de Crédito • Nota de Cargo • Carta Porte • Recibo de Honorarios • Recibo de Arrendamiento • Recibo de Donativos Es importante señalar que esta clasificación es solamente para la representación gráfica del documento, porque para el SAT los tipos de CFDI son: ingreso, egreso y traslados.

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14. Uso del sistema

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14.1 Generalidades del uso de ORZO by My Suite 14.2 Uso de pestañas 14.3 Uso de plantillas 14.4 Campos obligatorios 14.5 Uso del filtro 14.6 Mensajes de ORZO by My Suite 14.1 Generalidades del uso de ORZO by My Suite ORZO by My Suite funciona a través de formularios web, el cliente captura la información que incluirá en las facturas, teniendo en cualquier momento acceso a la vista previa del documento.

Las facturas pueden incluir tantas líneas de detalle como se necesite, así como todos los datos para cualquier escenario comercial previsto. Por ejemplo: • Facturas mostrador • Facturas de exportación • Facturas de productos importados que requieren poner el pedimento aduanal y demás datos relacionados • Comprobantes que requieren retención de impuestos • Comprobantes con impuestos especiales • Comprobantes emitidos desde ubicaciones distintas a la dirección fiscal de una empresa • Bienes entregados en direcciones distintas a la fiscal del receptor, etc. • Una vez que se presiona el botón "Generar Factura" el sistema verifica los datos de la misma, y en caso de encontrar algún error, devuelve un “mensaje de error explícito”, permitiendo que el cliente corrija los datos en ese momento, sin necesidad de volver a capturar el resto de los mismos. Si todos los datos están correctos, ORZO by My Suite asignará un folio al documento y creará el Comprobante Fiscal Digital según los requerimientos del SAT. De manera automática ORZO by My Suite almacena las facturas generadas, las cuales nunca podrán eliminarse del sistema. ORZO by My Suite comprueba siempre antes de firmar el documento, que es válido el Certificado de Sello Digital, y verifica la cantidad de folios fiscales que aun posee el emisor. En caso de estar cerca la vigencia del certificado o que los folios disponibles se estén agotando, ORZO by My Suite emitirá mensajes de recordatorios para que el emisor tome alguna acción. En caso de vencimientos, el emisor no podrá continuar generando comprobantes. Mediante lo anterior y otros mecanismos implementados, ORZO by My Suite garantiza la no emisión de comprobantes fiscales inválidos.

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14.2 Uso de pestañas El orden de trabajo con las pestañas es de izquierda a la derecha; dentro de las pestañas se trabaja de arriba hacia abajo. No es necesario llenar datos en todas las pestañas. En caso de omitirse algún dato, ORZO by My Suite generará un mensaje claro indicando la omisión.

14.3 Uso de plantillas ORZO by My Suite permite que se guarden los datos de receptores de facturas y de productos o servicios, de modo que sean capturados una sola vez. Estos datos son almacenados en plantillas.A continuación mostramos los datos de un receptor que serán almacenados como plantilla para su uso posterior.

Para crear un elemento en cada plantilla se hará a través de las opciones Guardar en los diferentes formularios. Esta acción creará un registro en la plantilla correspondiente con los valores que han sido especificados. Una vez lleno el formulario y guardado como plantilla, se ingresa nuevamente o damos clic en ELEGIR dentro de esta pestaña tenemos diferentes opciones:

Para elegir cualquier plantilla solo damos clic en ELEGIR.

Podemos ordenar de manera ascendente o descendente todas nuestras plantillas, esto se realiza dando un clic en la cabeceras de las columnas (RFC, TAX ID y RAZON SOCIAL).

Eliminar por completo una plantilla. Puede eliminarse una entrada en la colección de plantillas, esto no modificará los datos almacenados en donde haya sido empleada dicha plantilla. Para modificar la información almacenada en una plantilla, seleccione la información almacenada como plantilla (clic en ELEGIR), luego cambie los valores que desee y presione Guardar, esto implica que se sobrescribirá la plantilla pero ya con los cambios correspondientes. Aparecerá una ventana de verificación para esta operación.

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Para las plantillas de productos y servicios se trabaja de forma similar: para capturar un bien o servicio debe hacerse desde la pestaña Definir:

Puede guardarse como plantilla presionando "Guardar". Para utilizar una plantilla de producto o servicio debe seleccionar desde la pestaña Elegir y luego presionar en el boton elegir de la fila que interese.

14.4 Campos obligatorios Los campos que el SAT marca como obligatorios para la emisión de CFD están marcados en los formularios de ORZO by My Suite con un asterisco (*) al final del mismo.No obstante, si se deja vacío un campo obligatorio, al momento de solicitarse la generación de la factura, ORZO by My Suite mostrará un mensaje indicando la falta de dicho campo. En dependencia del receptor de la factura (definido por el RFC) pueden haber otros campos obligatorios. Por ejemplo, si el receptor de la factura es Tiendas Soriana, deberá llenar el campo Cita, tipo de bulto, etc que no son obligatorios para el SAT, pero si para Soriana. Igualmente en ese caso, ORZO by My Suite se encarga de exigir la colocación de un dato válido en dichos campos.Lo anterior hace que el cliente note que en ocasiones se exigen determinados datos, y en otras situaciones no se exigen.Los datos del SAT siempre son comunes para cualquier receptor.

14.5 Uso del filtro

Puede filtrase por: • Sucursal emisora • País, RFC y Razón Social del receptor • Tipo de documento • Serie y folio • Moneda en que se facturó • Fecha de emisión • Monto de la factura • Estado del documento.

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El conjunto solución que se obtiene puede limitarse a deteminadas cantidades y además puede ordenarse por: • RFC receptor • Nombre receptor • Folio • • Sucursal • Fecha de emisión • Monto (importante, el monto en estas tablas, siempre se expresa en moneda nacional, multiplicando el monto de la factura por el valor del tipo de cambio a la vente informado en la factura.

14.6 Mensajes de ORZO by My Suite Cuando no pueden concluirse las solicitudes realizadas a ORZO by My Suite , este genera mensajes que contienen información sobre las causas que imposibilitaron la conclusión de la solicitud. Estos mensajes se muestran como Notificación de ORZO by My Suite. A continuación se muestran ejemplos de estos mensajes.

RFC del receptor incorrecto Este es un error muy común. A menudo se cambian ceros por letra "o", uno por letra "i", cinco por letra "S" y otro tipo de cambio u omisión. Los RFC solo pueden terminar en números o letra "A". Este es un ejemplo del mensaje que envía ORZO by My Suite para este caso: -- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -ReceiverTaxIdBadFormat RfcDelEmisor 3048 RECEIVER_RFC_BAD_FORMAT -- Detalles — Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.util.dll Clase: MexicanAlgorithm Método: PreValidate Descripción: El RFC del receptor no tiene el formato correcto. Sugerencia: Favor de coregir según las reglas del país de emisión. -- Mensaje -Receptor=FGHI760402ASB -- Parámetros (Primeros 300 carácteres como ASCII printable) --- Fin de detalles -Debe leerse donde dice "Descripción". Nótese que indica claramente que el RFC del receptor no tiene el formato correcto. En este caso, el RFC que se ha colocado (que aparece al final del mensaje "Receptor=FGHI760402ASB" termina en letra "B". Debe leerse también "Sugerencia" que en este caso indica que se corrija el RFC según las reglas del país de emisión.

Código postal del receptor incorrecto Este es un error común cuando se deja en blanco o cuando no tiene las posiciones válidas para el país de emisión. Veamos a continuación un ejemplo real. -- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -RepositorySchemaValidationFailed

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XmlNoVálidoContraRepositorio 3068 XML_REPOSITORY_VALIDATION_FAILED -- Detalles -Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.friendlyXml.dll Clase: FriendlyXml Método: ऄࡆ Descripción: Falló la validación de XML contra su esquema publicado en el repositorio local del sistema. Sugerencia: Favor de validar su XML contra los esquemas que ostenta o asegurarse que el esquema existe en el repositorio. -- Mensaje -El elemento 'http://www.fact.com.mx/schema/fx:CodigoPostal' no es válido. El valor '516' no es válido según su tipo de datos 'http://www.fact.com.mx/schema/fx:TCodigoPostal' - Error de restricción de Pattern. -- Parámetros (Primeros 300 carácteres como ASCII printable) -‎ = E:\fact2\repository\ -- Fin de detalles -Nótese que en este caso la información para corregir el error viene en la parte Mensaje. En Descripción y Sugerencia Postal) no es válido", debe darse cuenta de que no cumple con el formato de estos códigos, que para el caso de México es de cinco posiciones numéricas.

Tratar de cancelar un documento ya cancelado La operación de cancelación (anular un documento) es irreversible pues tiene impacto en el Informe Mensual de Folios al generarse una línea con el documento anulado, indicando su cambio de estado de emitido a cancelado. Por este motivo si el documento ya está cancelado, no puede modificarse su estado. El mensaje que se obtiene a continuación se muestra cuando se intenta cancelar un documento ya cancelado. -- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -DocumentAlreadyCancelled DocumentoYaCancelado 3027 DOCUMENT_ALREADY_CANCELLED -- Detalles — Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.util.dll Clase: IssuedXml Método: Cancel Descripción: El documento solicitado ya fue marcado como cancelado. Sugerencia: No se permite marcar como cancelado el documento que ya tiene esta marca. -- Mensaje -Fecha de marca de cancelado=2010-08-05T11:37:57 -- Parámetros (Primeros 300 carácteres como ASCII printable) --- Fin de detalles --

Solicitar un Informe Mensual de Folios de períodos incorrectos ORZO by My Suite no puede generar estos reportes de un mes no finalizado o durante el cual la cuenta aún no estaba creada en ORZO by My Suite. El error que se muestra es el siguiente:

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-- Atención, el proceso ha terminado prematuramente. -MonthlyReportForbidden ReporteMensualProhibido 3045 MONTHLY_REPORT_FORBIDDEN -- Detalles -Procesador: WIN-Z6KDIWK41SM Módulo: mx.com.fact.util.dll Clase: Método: Descripción: No se puede solicitar el informe mensual para un mes anterior al inicio de operaciones, para el mes en curso o para un mes futuro. Sugerencia: -- Mensaje -Se solicitó el informe para 08-2010 que es el mes en curso o futuro respecto a hoy 2010-08-11. -- Parámetros (Primeros 300 carácteres como ASCII printable) -‎ = .... .. 576c3965-8c68-44e2-a2a5-86c81a2ca07d.. MYSUITE WEB PORTAL.. -- Fin de detalles -El mensaje se explica por si mismo.

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15. Usuario administrador

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Al crearse una cuenta en ORZO by My Suite, se crea un usuario asociado a la misma, con todos los derechos sobre la misma. Este usuario puede crear otros usuarios, modificar sus permisos, facturar, cancelar documentos, recibir facturas, etc. Los únicos permisos que normalmente no tiene este usuario son los relacionados con cuentas de terceros, que es una característica exclusiva para usuarios de empresas distribuidoras de ORZO by My Suite. Como política de ORZO by My Suite para su red de distribuidores, las cuentas que estos crean son asociadas comercialmente a la empresa distribuidora.

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16. Administrar usuarios

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16.1 Datos generales 16.2 Permisos de usuarios 16.3 Visibilidad para usuarios 16.4 Adicionar usuarios 16.1 Datos generales de usuarios Cada usuario en ORZO by My Suite tiene un conjunto de datos que lo definen, aunque fuera del nombre, todos los demás son opcionales.

16.2 Permisos de usuarios El usuario administrador tiene el permiso denominado Administrar usuarios, que permite cambiar los permisos de los demás usuarios de la cuenta. Para la lista de permisos ver Listado de permisos de usuario. Para cambiar permisos de un usuario, seleccionar al usuario en Inicio, Actividades Administrativas, Administrar Usuarios:

Debemos tener presente que en una cuenta pueden haber varios usuarios, varias sucursales, usuarios asignados a sucursales (que implica que solo genera facturas desde la sucursal asignada y solo podrá visualizar las facturas de la sucursal que tiene asignada.

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16. Administrar usuarios

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Tomando en cuenta lo anterior, en escenarios de varios usuarios y varias sucursales, a menudo un usuario puede sentirse confundido porque: • no ve facturas de su empresa que alguien (por ejemplo un cliente) le muestra. En este caso se trata seguramente de un tema de visibilidad. • observa que la numeración de facturas en su sucursal no es consecutiva (este es un caso completamente normal, en la que se comparte una serie con varias sucursales. Lo más común -con el objetivo de simplificar la administración de los folios -es tener una sola seria para toda la empresa, aunque tenga varias sucursales. Con lo anterior queremos indicar, en caso de dudas consulte con el usuario administrador cual es la configuración "real" al momento en que tiene la duda sobre estos elementos.

16.4 Adicionar Usuarios Para adicionar un usuario a una cuenta, debe buscar en acciones administrativas, administrar usuarios y dentro de esta opción, seleccionar Adicionar usuario:

Y aparecerá una ventana emergente que permite capturar los datos del nuevo usuario. No es posible repetir un nombre de usuario dentro de una misma cuenta.

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17. Permisos

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INICIAR_SESION: si no se tiene este permiso, el usuario no podrá firmarse en ORZO by My Suite, aunque sus datos se mantienen intactos. Los usuarios que se crean en ORZO by My Suite se hacen con este permiso activo, para que puedan entrar al sistema. El administrador puede quitarle ese permiso a cualquier usuario de su cuenta, incluyendo al propio administrador (caso no deseado). CAMBIAR_CONTRASENA: el permiso de cambiar contraseña se refiere a que el usuario pueda cambiar su propia contraseña. De no tener este permiso, el usuario verá desactivada la opción Cambiar Contraseña en ORZO by My Suite Home. CREAR_CUENTA: permite crear una nueva cuenta. Esta opción es para usuarios distribuidores de ORZO by My Suite cuentas bancarias.

permite modificar los datos de la cuenta: dirección fiscal, logotipo, CSD, folios y datos de las

ADMINISTRAR_RECEPTORES: permite administrar la lista de receptores frecuentes que brinda ORZO by My Suite. ADMINISTRAR_PRODUCTOS_Y_SERVICIOS: permite administrar la lista de productos y servicios de uso frecuente que brinda ORZO by My Suite. ADMINISTRAR_USUARIOS: permite cambiar los permisos a los usuarios de la cuenta. Este es un permiso característico del administrador de la cuenta. EMITIR: los usuarios que tengan este permiso, podrán generar CFDs de su cuenta empleando la interfase web. SUBIR_PARA_EMITIR: permite subir un archivo XML para generar CFDs. VER_LISTA_EMITIDOS: permite ver la lista de documentos emitidos. VER_DOCUMENTO_EMITIDO: permite de la lista de docum umentos emitidos, ver el documento como tal (en formato XML, HTML o PDF) CANCELAR_DOCUMENTO_EMITIDO: permite marcar como cancelado un documento emitido. Requiere tener el permiso VER_LISTA_EMITIDOS CAMBIAR_ESTADO_DE_PAGO_EMITIDO: permite cambiar el estado de pago de un documento emitido, de pagado a no pagado y viceversa. Requiere tener el permiso VER_LISTA_EMITIDOS REDISTRIBUIR_EMITIDO: permite redistribuir voluntariamente un documento emitido. Requiere tener el permiso VER_ LISTA_EMITIDOS ENVIAR_EMITIDO: permite enviar documentos emitidos a direcciones de email que se capturen en el momento. Requiere tener el permiso VER_LISTA_EMITIDOS VER_LISTA_RECIBIDOS: permite ver la lista de documentos recibidos VER_DOCUMENTO_RECIBIDO: permite de la lista de documentos recibidos, ver el documento como tal (en formato XML, HTML o PDF) CAMBIAR_ESTADO_ELIMINADO_RECIBIDO: permite marcar un documento recibido como cancelado. Esta operación es reversible. El documento nunca se elimina. CAMBIAR_ESTADO_DE_PAGO_RECIBIDO: permite marcar un documento recibido como pagado. Esta operación es reversible.

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17. Permisos

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REDISTRIBUIR_RECIBIDO: permite redistribuir voluntariamente un documento recibido. Requiere tener el permiso VER_LISTA_RECIBIDOS ENVIAR_RECIBIDO: permite enviar documentos recibidos a direcciones de email que se capturen en el momento. Requiere tener el permiso VER_LISTA_RECIBIDOS GENERAR_REPORTE_MENSUAL: permite generar el Informe Mensual de Folios. GENERAR_REPORTE_POR_RANGOS_EMITIDOS GENERAR_REPORTE_POR_RANGOS_RECIBIDOS permite recibir CFDs. Este permiso solo tiene sentido para las cuentas, no para usuarios de la cuenta. CAMBIAR_SUCURSAL_EMITIDO: permite cambiar la sucursal de un documento recibido. Este cambio normalmente estará asociado a algún error en la sucursal asignada al momento de generar el CFD.

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18. Facturar

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A continuación describiremos los pasos básicos para emitir un CFD (comúnmente: Facturar)

Definir el tipo de CFD En el modelo de CFD actual están definidos tres tipos de CFD: Ingreso, egreso y traslado. Por convención se sigue imprimiendo la leyenda Factura, Recibo de Honorarios, Nota de Débito, Nota de Crédito o Carta porte, aún cuando esta clasificación no forma parte del CFD.

Definir el receptor El receptor del CFD está definido por un RFC, que puede ser de persona física o moral o un RFC genérico: factura a público en general (XAXX010101000) o factura a extranjeros (XEXX010101000). Una vez que se capturan los datos de un receptor, pueden grabarse en el sistema, para evitar su recaptura en el futuro.

Definir el producto o servicio a facturar Debe capturarse cada línea de detalle o partida. Los datos mínimos de una línea son: cantidad, descripción, precio y monto.

Revisar antes de generar (Vista previa) La vista previa muestra los datos como quedarán ubicados en el CFD. Aun no contiene serie, folio, cadena original y sello digital. 34

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18. Facturar

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Nótese que el documento que se muestra aun no es un CFD, no tiene Certificado de Sello, ni cadena original. etc.

Generar el CFD Una vez que se han revisado los datos puede solicitarse generar el CFD. Para esto la información capturada se validará de manera minuciosa y regresará el CFD generado o un mensaje de error.

Verificar el documento generado Al generar un CFD, se muestra la tabla con los últimos CFDs generados. Podrá verse el último CFD generado en la primera fila de esta tabla.

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19. Facturar desde XML

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Para los casos en que un usuario cuente con un ERP que genere el archivo XML en formato nativo de ORZO by My Suite, podrá realizar sus facturas enviando dicho archivo. Una vez firmado, desde ORZO by My Suite Home, seleccionar la opción Facturar desde XML

en esta opción el usuario podrá adjuntar su XML dando click en el botón "Examinar".

ORZO by My Suite procesará el XML y regresará un mensaje de aceptación o rechazo. El CFD realizado por este medio se mostrará en la seccion de "Comprobantes Emitidos" de manera habitual.

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20. Acciones con comprobantes emitidos

En la pantalla que muestra los comprobantes emitidos podemos seleccionar las siguientes acciones: PDF: Descarga la representación gráfica del comprobante en formato PDF. Importante: requiere que tenga instalado y correctamente configurado un visor de PDF, como Acrobat Reader u otro. HTML: Muestra la representación gráfica del comprobante en formato HTML. Visualmente el documento en formato PDF y HTML son iguales. No es necesario un visor especial para ver este tipo de documento. Todos los navegadores web lo pueden presentar. XML: Con esta opción el usuario podrá descargar el comprobante como tal, según el Anexo 20 del SAT. Historial: Esta opción abrirá una ventana nueva en donde le mostrará al usuario información sobre determinados eventos asociados al comprobante, como son creación y cancelación. Enviar: Con esta opción el usuario podrá enviar el comprobante por correo electrónico pudiendo capturar varias direcciones de correo a las cuales enviar el comprobante. Esto lo podrá realizar introduciendo las cuentas una por una y dando click en el boton "Agregar" y al final dando click en el boton "Enviar".

Volver a Distribuir: Esta opción sirve para enviar el comprobante como si hubiera sido recien generado. Si el comprobante inicialmente se distribuyó con addenda, en esta ocasión volverá a enviarse la addenda comercial.

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21. Factura con addenda comercial

Las addendas comerciales son generadas por ORZO by My Suite de manera selectiva. Creará las addendas solo para aquellos receptores que la requieren y solamente para los emisores que deben generarla. La validación de los datos para las addendas se realiza en línea, al igual que la validación para el Comprobante Fiscal. Una vez generada la factura, se envía automáticamente al receptor, si se indicó alguna dirección de correo. Si se trata de un receptor que lleva addenda, automáticamente ORZO by My Suite enviará la addenda al receptor, aun cuando el cliente no conozca la vía para entregar la misma. Esto hace muy sencilla la facturación, tanto que el emisor no tiene que saber que está generando addendas, ni como están formadas, ni sus mecanismos de funcionamiento. Sin embargo están generándose y llegando correctamente al receptor. Cuando ORZO by My Suite se encuentra con una addenda que no tiene implementada, planifica su implementación en coordinación con el cliente que la requiere, y a partir del momento de su liberación queda disponible para todos sus clientes. incluye servicios que el cliente deba pagar por distribución de facturas o recepción de órdenes de compra externos a ORZO by My Suite.

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22. Recibir facturas

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La plataforma ORZO by My Suite recibe CFDs para cualquiera de sus clientes a través de una cuenta de email:

El formato en que se recibe es XML (formato definido por el SAT). No se procesan las facturas en otro formato. Tampoco se procesan documentos en formato XML que no sean CFD según la definición del SAT. Al recibirse una factura automáticamente se comprueba su validez para el SAT, se envía un mensaje al emisor de la factura, indicando la recepción y el estado de la validación. Las facturas correctas quedan almacenadas automáticamente.

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23. Vizualizar las facturas

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Automáticamente se muestran los últimos CFDs generados o recibidos. Es posible hacer búsquedas por determinados criterios, aplicando filtros. Los filtros que pueden aplicarse para acotar la búsqueda de CFDs son los siguientes: • Emisor (Código de País, Nombre o RFC) • Sucursal Emisora • Receptor (Código de País, Nombre o RFC) • Tipo de Documento (Factura, Nota de Crédito, Nota de Cargo, *Carta de Porte, Recibo de Honorarios, Recibo de Arrendamiento, Recibo de Donativos) • Serie (Inicia con) • Folio (rango de-hasta) • Fecha de Emisión (rango desde-hasta) • Monto en M.N (rango desde-hasta) • Estado (Pagado, Cancelado, Distribuido) Además podrá definirse la cantidad de CFD que se mostrarán por página (1, 10, 50, 100, 200, 300,500) y ordenar por varios de los campos (Tipo, RFC Receptor, Nombre Receptor, Serie, Folio, Fecha Emisión, Monto M.N.) Una vez especificados los filtros deberá marcarse la opción para incluirlos, ubicada en la parte inmediata inferior a este formulario:

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24. Cancelar facturas emitidas

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La cancelación de un CFD se realiza partiendo de la Opción:

Una vez que se hayan marcado los registros que se desea cancelar seguido por un mensaje de confirmación que deberá responder OK.

¿Cuándo se debe cancelar un CFD? Se debe cancelar un CFD cuando se detectó un error (por ejemplo: un precio incorrecto) o cuando el receptor lo rechazó.

¿Qué impacto tiene la cancelación? El CFD cancelado entra al Informe Mensual de Folios para el SAT con el estatus de "cancelado". Nunca se elimina el CFD.

Cancelaciones después del cierre del mes Es posible cancelar cualquier CFD de cualquier mes, pero no es posible deshacer la acción de cancelar.

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24. Cancelar facturas emitidas

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La cancelación de un CFD se realiza partiendo de la Opción:

Una vez que se hayan marcado los registros que se desea cancelar seguido por un mensaje de confirmación que deberá responder OK.

¿Cuándo se debe cancelar un CFD? Se debe cancelar un CFD cuando se detectó un error (por ejemplo: un precio incorrecto) o cuando el receptor lo rechazó.

¿Qué impacto tiene la cancelación? El CFD cancelado entra al Informe Mensual de Folios para el SAT con el estatus de "cancelado". Nunca se elimina el CFD.

Cancelaciones después del cierre del mes Es posible cancelar cualquier CFD de cualquier mes, pero no es posible deshacer la acción de cancelar.

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25. Informe mensual de folios

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Durante los primeros días de cada mes, debe enviarse al SAT el Informe Mensual de Folios del mes anterior.Mediante este informe se comunica al SAT de los folios empleados, fecha, RFC del receptor, totales de la transacción, etc.

¿Cómo generar el informe mensual de folios? ORZO by My Suite permite generar Informes Mensuales de Folios después de la fecha de corte del mes, que es el día 2 del mes siguiente a las 00:00:00 horas. El usuario puede solicitar el Informe Mensual de Folios en cualquier momento después de corte. Para esto el usuario debe ingresar a ORZO by My Suite como normalmente lo hace, y dentro del portal dirigirse a "Generar Informe Mensual"

Ya dentro selecionará el mes y año a reportar y daremos click sobre el botón "Mostrar" e inmediatamente después daremos click sobre el botón "guardar"; esto nos generará el Informe Mensual en un archivo .txt.

El usuario debe de guardar el Informe Mensual de Folios en su PC para luego subirlo a la página Web del SAT, siguiendo el procedimiento que el SAT publicó para este fin, mediante la aplicación SICOFI CFD. Ver: http://www.sat.gob.mx/ sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_5853.html Importante: Al guardar el IMF, el usuario debe de respetar el nombre de archivo generado por ORZO by My Suite, ya que el SAT sólo aceptará los archivos con estos nombres.

Informe Mensual de NO EMISIÓN de Folios Cuando en un mes dado no se emitió ningún CFD, entonces ORZO by My Suite, al generar el informe de este mes, generará un error y además emitirá una advertencia que para este mes el usuario debe de subir al SAT un Informe de NO EMISION de Folios. Para este trámite se ingresa a la aplicación SICOFI CFD. Ver: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_ fiscales/15_5853.html. En este caso no se requiere subir ningún archivo, por lo que ORZO by My Suite no genera nada.

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26. Reportes gráficos

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Para ver los reportes gráficos, debe hacerlo desde la página Inicio de ORZO by My Suite y seleccionar Acciones/Reportes gráficos:

Este reporte muestra la facturación en un período seleccionado (por defecto se muestra al año en curso) dividido en facturado y cobrado. El gráfico permite varias configuraciones así como filtro por RFC a quien se facturó.

Puede seleccionarse otro tipo de gráfico:

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27. Solución gratuita

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La solución gratuita de generación y timbrado de CFDI, que ORZO by My Suite pone a disposición de los contribuyentes es una versión de la solución de pago con las siguientes limitaciones: El cliente no puede recibir facturas mediante la herramienta ORZO by My Suite. El servicio de recepción de ORZO by My Suite realiza una exhaustiva validación de los comprobantes recibidos (vía email), tanto CFD como CFDI. ORZO by My Suite responde automáticamente al emisor del comprobante indicando el mensaje preciso de error o que el comprobante fue aceptado.

En la solución gratuita para enviar un CFDI, el cliente deberá descargarlo a su equipo y luego enviarlo por email me diante su cliente de correo.

En la solución gratuita no pueden guardarse (a modo de cuaderno de direcciones) los datos de: Clientes del emisor

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27. Solución gratuita

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Datos de emisor/receptor

Productos o servicios a facturar

A través de la solución gratuita no es posible generar addendas comerciales. Cuando se crea una cuenta en la modalidad gratuita, se le permiten al cliente todas las opciones de la solución de pago durante 30 días. Pasado ese período, si el cliente no pasó su cuenta a la opción de pago, sus opciones serán limitadas tal y como se explica en este documento.

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MANUALES ORZO FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

28. Ejemplo de CFDI

POWERED BY MYSUITE

A continuación se muestra un ejemplo de CFDI generado por la aplicación gratuita de ORZO by My Suite. Aunque en este ejemplo la factura no tiene logotipo, el cliente gratuito siempre podrán incorporar un logotipo al comprobante.

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MANUALES ORZO

29. Ticket de soporte

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA POWERED BY MYSUITE

Debe ingresar a la página de ORZO by My Suite Dar clic en la palabra SOPORTE que aparece en la parte superior derecha de su pantalla.

En la pantalla que aparece, dar clic en NUEVO TICKET en la sección “Abrir Nuevo Ticket”

Debe llenar los datos que se piden en pantalla, aquellos que aparecen con un asterisco rojo son obligatorios, por favor especifique el RFC valido de la cuenta que presenta la problemática o de la cual se tiene duda, coloque una descripción clara y detallada de la problemática o duda, incluya antecedentes sobre el tema o intentos de solución a dicha problemática de su parte.

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Manual de usuario de Facturación Electrónica.