requisições
CASE | 47
As requisições de serviços realizadas junto ao departamento jurídico/escritório por outros profissionais da empresa podem ser feitas via sistema. Logins sob Demanda Possibilidade dos próprios usuários se cadastrarem no sistema para utilizar o módulo de Requisições. A única exigência neste caso, é que o profissional tenha um e-mail válido nos domínios pré-configurados (@nome_ da_empresa.com, por exemplo). O acesso ao sistema é garantido a todos os interessados, sem comprometer a segurança. Ótima funcionalidade quando a empresa não possui um sistema centralizado de Logins (AD, LDAP ou SSO), mas quer disponibilizar o módulo de Requisições para centenas de usuários. Existem ainda, meios de integrar o sistema com softwares de RH, para assim inativar contas de colaboradores que não estejam mais na empresa. Alertas via e-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. O requisitante e o responsável são avisados da entrada de requisições ou da resposta de requisições postadas no sistema. Diversos Serviços As requisições podem ser classificadas por tipo de serviço: contratos, cartas, pareceres, procurações e outros que podem ser configurados. Para cada tipo de serviço o usuário deve preencher os dados correspondentes e necessários para a resposta do departamento jurídico/ escritório.
Histórico Automático O sistema mantém um histórico com data, hora e andamento realizado. Documentos Anexados Podem ser anexados quaisquer tipos de documentos em Requisições. Fluxos de Informações Diferenciados Podem ser customizados fluxos de trabalho diferenciados de acordo com a necessidade do departamento jurídico/escritório. Diversas parametrizações são possíveis. Alguns exemplos: fluxos distintos de acordo com o tipo de serviço e níveis de alçada; etapas de cada fluxo, inclusive, indicando as pessoas responsáveis por cada etapa; informações que devem ser preenchidas em cada etapa; ações que podem ser tomadas em cada etapa; etc. Aprovações via e-mail As aprovações podem ser realizadas por e-mail. Bastante útil quando o fluxo exige aprovação da presidência e/ ou diretoria da empresa. As aprovações ficam registradas no sistema, sem que estes usuários precisem receber treinamento, dispor de login e senha, etc. O controle de acesso é diferenciado, permitindo o acesso à aprovação apenas ao destinatário do e-mail. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.
BIBLIOTECA Cadastramento de livros, isolados ou em coleções, artigos, CD’s e outros. Com dados de registro, título, mídia, coleção, fascículo, volume, edição, ano, ISBN, tombo, editora, imagens de capa e dorso, capítulos e número de páginas. Imagens Informações para arquivo de imagens de capa e dorso. Controle de Empréstimos e Movimentações Tipo de evento, data, usuário, prazo e data prevista de retorno e data do retorno efetivo. Cadastros Autores, editoras e assuntos. Pesquisa fácil e rápida por esses argumentos. Catalogação Catalogação estruturada. Localização. Pesquisa Pesquisa fácil e rápida de itens por autor, editora, assunto, capítulo, verbetes ou palavras chaves.
Etiquetas Impressão de etiquetas para identificação de itens. As etiquetas podem conter códigos de barras para agilizar o registro de empréstimos e devoluções. Assinaturas Controle de assinaturas de itens com avisos de vencimentos. Solicitações de itens Controle de solicitações de itens feitas para a biblioteca, com solicitantes em espera e ordem de entrada de pedidos. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.
MÓDULOS