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PDVSA MANUAL DE SEGURIDAD INDUSTRIAL VOLUMEN 1

PDVSA N°

SI–S–16

0

JUN.03

REV.

FECHA

APROB.

E1994

TITULO

GUÍA PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)

BORRADOR

17 DESCRIPCIÓN FECHA JUN.03

L.T.

PAG. REV. APROB.

L.V. APROB. APROB. FECHA JUN.03

ESPECIALISTAS


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GUIA PARA LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA) Indice manual

PDVSA SI–S–16 REVISION

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0

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Página 1 Indice norma

Indice 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Especificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Instrucciones de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Manual del SIR PDVSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4 REQUISITOS GENERALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

2 2 3 2 2 2 2 3 3 3 3

3 4

Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Política de Seguridad, Higiene y Ambiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Manual del SIR–PDVSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procedimientos Documentados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Instrucciones de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Especificaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documentos Externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4 5 5 7 9 10 10 10 11

6 PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11

6.1 6.2 6.3

Responsabilidad para la Elaboración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Métodos de Elaboración de la Documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilización de Referencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11 11 13

7 PROCESO DE APROBACIÓN, EMISIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Revisión y Aprobación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Incorporación de Cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Emisión y Control de los Cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copias No Controladas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13 13 13 13 14

8 BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14


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OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer directrices para el desarrollo y mantenimiento de la documentación necesaria para asegurar la implantación eficaz del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA), adaptado a las necesidades específicas de la organización. El uso de estas directrices ayudará a establecer un sistema documentado como el requerido por la norma PDVSA SI–S–06 “Lineamientos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”. No tiene la intención de que sea utilizada como requisitos para propósitos contractuales, reglamentarios o de certificación/registro.

2

DOCUMENTOS DE REFERENCIA PDVSA SI–S–06 “Lineamientos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”. PDVSA SI–S–14 “Guía para Determinar Brechas para la Implantación del SIR–PDVSA”. PDVSA SI–S–15 “Guía para la Implantación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”.

3

DEFINICIONES 3.1

Documento Información y su medio de transporte. Por ejemplo: procedimiento, registro, instrucción de trabajo, especificación, informe, norma. NOTA: El medio de transporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstas.

3.2

Especificación Documento que establece requisitos. Por ejemplo: especificación de proceso, especificación de ensayo/prueba, especificación de equipos, especificación de productos.

3.3

Formulario Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”. NOTA: Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos.

3.4

Información Datos que poseen significado.


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3.5

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Página 3 Indice norma

Instrucciones de Trabajo Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas. Por ejemplo: descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, especificaciones, normas técnicas, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificación, o una combinación de las anteriores. NOTA 1: Las instrucciones de trabajo pueden estar o no documentadas. NOTA 2: Las instrucciones de trabajo deberían describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar.

3.6

Manual del SIR PDVSA Documento que especifica el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” de una organización.

3.7

Procedimiento Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no. NOTA 2: Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”.

3.8

Registro Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NOTA: Los registros pueden utilizarse para documentar información y para proporcionar evidencia de la planificación, implantación, verificación, auditoría y revisión de las actividades.

4

REQUISITOS GENERALES Una organización tiene flexibilidad en la manera en que selecciona la documentación de su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA). Cada organización individual debe desarrollar la cantidad de documentación que necesite para demostrar la efectiva administración integral de los riesgos a la salud y seguridad de los trabajadores, a la integridad de las instalaciones y al ambiente. La documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) puede relacionarse con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de esas actividades. Es importante que los requisitos y el contenido de la documentación se orienten de acuerdo a lo establecido en la norma PDVSA SI–S–06 “Lineamientos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”.


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Las directrices que tiene esta guía tienen el propósito de asistir a la organización en el desarrollo de la documentación de su “Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”

5

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)” 5.1

Generalidades

5.1.1

La forma de organizar la documentación del “Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” debe seguir los procesos o la estructura de los elementos del sistema, o a una combinación de ambas.

5.1.2

La estructura de la documentación utilizada en el “Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” puede describirse en forma jerárquica. Esta estructura facilita la distribución, conservación y entendimiento de la documentación. El Anexo A ilustra un jerarquía típica de la documentación de un sistema de gestión.

5.1.3

La extensión de la documentación del “Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” puede diferir de una organización a otra debido a:

5.1.4

a.

el tamaño de la organización y el tipo de actividades,

b.

la complejidad de los procesos y sus interacciones, y

c.

la competencia del personal.

La documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” puede incluir definiciones. El vocabulario utilizado debería estar de acuerdo con definiciones y términos normalizados, establecidos en las normas PDVSA SI–S–06, PDVSA IR–S–00 ó en un diccionario de uso general. La documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” usualmente incluye lo siguiente: a.

Política de Seguridad, Higiene y Ambiente.

b.

Manual del SIR–PDVSA

c.

Procedimientos documentados

d.

Instrucciones de trabajo

e.

Formularios

f.

Especificaciones

g.

Documentos externos


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h. 5.1.5

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Página 5 Indice norma

Registros

La documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” puede estar en cualquier tipo de medio, tales como papel, medios electrónicos o una combinación de estos

5.2

Política de Seguridad, Higiene y Ambiente La política de seguridad, higiene y ambiente y sus objetivos y metas deben estar documentados y pueden estar en un documento independiente o estar incluidos en el Manual del SIR–PDVSA.

5.3

Manual del SIR–PDVSA

5.3.1

Contenido

a.

El Manual del SIR–PDVSA es único para cada organización. Esta guía permite la flexibilidad en la definición de la estructura, forma, contenido, o el método de presentación de la documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” para todos los tipos de organizaciones.

b.

Una organización pequeña puede encontrar apropiado incluir la descripción de su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)” completo dentro de un solo manual, incluyendo todos los procedimientos documentados requeridos por la norma PDVSA SI–S–06.

c.

Las organizaciones grandes pueden necesitar varios manuales a nivel global, nacional o regional, y una jerarquía más compleja de documentación.

d.

El Manual del SIR–PDVSA debe incluir el alcance del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos, los detalles de cualquier exclusión y sus justificación, los procedimientos documentados, o referencia a ellos, y una descripción de los elementos del sistema.

e.

La información acerca de la organización, tal como el nombre, ubicación y medios de comunicación, deben estar incluidos en el Manual del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”. También puede ser incluida información adicional tal como su línea de negocio, una breve descripción de sus antecedentes, historia y tamaño.

f.

El Manual del SIR–PDVSA debe contener los puntos descritos en los apartados 5.3.2 a 5.3.9.

5.3.2

Título y Alcance El título y/o alcance del Manual del SIR–PDVSA debe definir la organización a la cual el manual aplica. El manual debe hacer referencia a la norma del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) “PDVSA–SI–S–06”, sobre la cual está basado el sistema.


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5.3.3

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Tabla de Contenido La tabla de contenido del manual del SIR–PDVSA debe incluir el número y título de cada sección y su localización.

5.3.4

Revisión, Aprobación y Modificación La evidencia del estado de revisión, aprobación y modificación y la fecha del Manual del SIR–PDVSA debe estar claramente indicado en el manual. Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debe estar identificada en el documento o en el anexo apropiado.

5.3.5

Política, Objetivos y Metas de Seguridad, Higiene y Ambiente

a.

Cuando la organización elige incluir la política de seguridad, higiene y ambiente en la Manual del SIR–PDVSA, el manual puede incluir una declaración de la política, los objetivos y las metas. Las metas de seguridad, higiene y ambiente para alcanzar los objetivos pueden estar especificadas en otra parte de la documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) como lo determine la organización. La política de seguridad, higiene y ambiente debe incluir un compromiso para cumplir con los lineamientos del SIR–PDVSA y mejorar continuamente la eficacia del sistema.

b.

Los objetivos se derivan de la política de seguridad, higiene y ambiente de la organización y han de ser alcanzados. Los objetivos deben ser cuantificables y medibles para que se conviertan en metas.

5.3.6

Organización, Roles y Responsabilidades El Manual del SIR–PDVSA debe proporcionar una descripción de la estructura de la organización. Los roles y responsabilidades pueden indicarse por medio de organigramas y descripciones de puesto. Éstos pueden estar incluidos o hacerse una referencia a ellos en el Manual del SIR–PDVSA.

5.3.7

Documentos de Referencia El Manual del SIR–PDVSA debe contener una lista de los documentos a los que se hace referencia, pero que no están incluidos en el Manual.

5.3.8

Descripción de los Elementos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)”

a.

El Manual del SIR–PDVSA debe incluir una descripción del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) y su implementación en la organización. Las descripciones de los elementos del sistema descritos en el punto 6 de la norma PDVSA–SI–S–06 deben incluirse en el Manual. Los procedimientos documentados o referencias a ellos deben estar incluidos en el Manual.

b.

La organización debe documentar su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) específico siguiendo la estructura de la norma PDVSA–SI–S–06.


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c. 5.3.9

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El Manual del SIR–PDVSA debe reflejar los métodos usados por la organización para satisfacer su política y objetivos. Anexos Pueden incluirse anexos que contengan información de apoyo al manual.

5.4

Procedimientos Documentados

5.4.1

Estructura y Formato

a.

La información necesaria de los procedimientos documentados (en papel o medios electrónicos) debe ser definida por la organización en función de sus necesidades y puede contener lo siguiente: texto, diagramas de flujo, tablas, figuras o una combinación de éstas. Los procedimientos documentados deben tener la estructura indicada en el punto 5.4.2 y cada uno de ellos debe tener una identificación o codificación única.

b.

Los procedimientos documentados pueden hacer referencia a instrucciones de trabajo que definan el cómo se desarrolla una actividad. Los procedimientos documentados generalmente describen actividades que competen a funciones diferentes, mientras que las instrucciones de trabajo generalmente se aplican a las tareas específicas dentro de una función.

c.

Aunque los lineamientos del SIR–PDVSA no especifican el formato requerido para los procedimientos documentados, el formato indicado en el Anexo B debería ser utilizado, tanto para la portada como las demás páginas.

d.

Con el objeto de reducir la confusión e incertidumbre, es necesario mantener en el SIR–PDVSA la estructura y formato seleccionado para los procedimientos documentados.

5.4.2 a.

Contenido Título El título debe identificar claramente el procedimiento documentado.

b.

Objetivo El objetivo de los procedimientos documentados debe estar definido.

c.

Alcance Se debe describir el alcance del procedimiento documentado, incluyendo las áreas que cubre y las que no.

d.

Referencias Se deben listar los procedimientos documentados, instrucciones de trabajo o formularios a los que se hace referencia en el procedimiento documentado.


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e.

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Definiciones Se deben describir las definiciones de los términos utilizados en el procedimiento documentado, necesarios para la correcta interpretación del mismo.

f.

Roles y Responsabilidades Se deben describir los roles de los responsables de la aplicación del procedimiento documentado, así como las responsabilidades del personal responsable involucrado en el mismo.

g.

Descripción de Actividades El nivel de detalle puede variar dependiendo de la complejidad de las actividades, los métodos utilizados, y el nivel de habilidades y formación necesario para que el personal logre llevar a cabo las actividades. Independientemente del nivel de detalle, los siguientes aspectos deberían considerarse cuando sea aplicable: 1.

descripción de los procesos mediante texto y/o diagramas de flujo relacionados con las actividades requeridas;

2.

establecimiento de qué debe hacerse, por quién o por qué función de la organización; porqué, cuándo, dónde y cómo;

3.

descripción de los controles del proceso y de los controles de las actividades identificadas;

4.

definición de los recursos necesarios para el logro de las actividades (en términos de personal, formación, equipos y materiales);

5.

definición de la documentación apropiada relacionada con las actividades requeridas;

6.

definición de los elementos de entrada y resultados del proceso;

7.

definición de las mediciones a tomar.

La organización puede decidir que algunos de los aspectos anteriores sea más apropiado incluirlos en una instrucción de trabajo. h.

Registros Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento documentado deben definirse en esta sección del procedimiento documentado. Los formularios que se utilicen para estos registros deben estar identificados. Debe estar establecido el método requerido para completar, archivar y conservar los registros.

i.

Anexos Pueden incluirse anexos que contengan información de apoyo al procedimiento documentado, tales como tablas, gráficos, diagramas de flujo y formularios.


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5.4.3

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Revisión, Aprobación y Modificación Debe indicarse la evidencia de la revisión y aprobación, estado de revisión y fecha de modificación del procedimiento documentado.

5.4.4

Identificación de los Cambios Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debe indicarse en el procedimiento documentado.

5.5

Instrucciones de Trabajo

5.5.1

Las instrucciones de trabajo deben ser desarrolladas y mantenidas para describir el desempeño de todo trabajo que podría verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones.

5.5.2

El nivel de detalle utilizado en las instrucciones de trabajo debe adaptarse a las necesidades del personal de la organización y dependen de la complejidad del trabajo, métodos utilizados, formación recibida, y las habilidades y calificaciones del personal.

5.5.3

Las instrucciones de trabajo deben describir las actividades críticas. Deben evitarse detalles que no den mayor control de la actividad. La formación o adiestramiento puede reducir la necesidad de tener instrucciones detalladas, siempre y cuando el personal involucrado tenga la información necesaria para hacer su trabajo correctamente.

5.5.4

Estructura y Formato

a.

Todas las instrucciones de trabajo deben tener un título y una identificación o codificación única. Así mismo, deben contener los objetivos, el alcance del trabajo y hacer referencia a otras instrucciones de trabajo o formularios pertinentes.

b.

En casos particulares, las instrucciones de trabajo pueden estar incluidas en los procedimientos documentados o hacerse referencia en ellos.

c.

Aunque los lineamientos del SIR–PDVSA no especifican el formato requerido para las instrucciones de trabajo, el formato indicado en el Anexo B debería ser utilizado.

d.

En cualquier formato o combinación que sea seleccionado, las instrucciones de trabajo deben estar en el orden o secuencia de las operaciones, que reflejen exactamente los requisitos y actividades pertinentes.

e.

Con el objeto de reducir la confusión e incertidumbre, es necesario mantener en el SIR–PDVSA la estructura y formato seleccionado para las instrucciones de trabajo.


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5.5.5

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Revisión, Aprobación y Modificación La organización debe proporcionar clara evidencia de la revisión y aprobación de las instrucciones de trabajo y de su estado de revisión y fecha de modificación.

5.5.6

Registros Cuando sea aplicable, los registros especificados en las instrucciones de trabajo deben definirse en esta sección de la instrucción. Los registros mínimos requeridos están identificados en la Norma PDVSA–SI–S–06. El método requerido para completar, archivar y conservar los registros debe estar establecido. Los formularios usados para estos registros deben estar identificados como corresponda.

5.5.7

Identificación de los Cambios Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debe indicarse adecuadamente en la instrucción de trabajo.

5.6

Formularios Los formularios se desarrollan y mantienen para registrar los datos que demuestren el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA). Los formularios deben contener un título, número de identificación, estado de revisión y fecha de modificación. En el manual del SIR–PDVSA, procedimientos documentados y/o instrucciones de trabajo deben hacerse referencia a los formularios o bien incluirlos como anexos.

5.7

Especificaciones Las especificaciones son documentos que establecen requisitos. Las especificaciones no se tratan en detalle en esta guía porque son únicas para la instalación, equipo, producto o servicio.

5.8

Documentos Externos

5.8.1

La organización debe considerar los documentos externos y su control en su Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) documentado. Los documentos externos pueden incluir planos del cliente, especificaciones, requisitos legales o reglamentarios, normas, códigos y manuales de mantenimiento.

5.8.2

Se debe tener el control de las actualizaciones de los documentos externos, así como, de su distribución.

5.8.3

Una lista maestra de documentos externos con los estados de revisión puede utilizarse para asegurar que el usuario tenga la edición actualizada de estos documentos.


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5.9

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Registros

5.9.1

Los registros del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se están realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentados e instrucciones de trabajo.

5.9.2

Los registros deben indicar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA).

5.9.3

Las responsabilidades para la preparación de los registros deben ser consideradas en la documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA). NOTA: Generalmente los registros no están bajo control de modificación, puesto que los registros no están sujetos a cambio.

6

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)” 6.1

Responsabilidad para la Elaboración La documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) debe ser desarrollada por aquellas personas involucradas en los procesos y actividades. Esto conducirá a un mejor entendimiento de los requisitos necesarios y proporciona al personal un sentido de pertenencia y compromiso.

6.2

Métodos de Elaboración de la Documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA)

6.2.1

El análisis de los procesos identificados en la guía PDVSA SI–S–15 y el análisis de brechas identificadas en la guía PDVSA SI–S–14 deben ser las fuerzas conductoras que definen la cantidad de documentación necesaria para el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA). No debería ser la documentación la que conduzca los procesos.

6.2.2

La revisión y utilización de los documentos y referencias existentes pueden reducir significativamente el tiempo para desarrollar la documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA), sirviendo además de ayuda para identificar aquellas áreas donde las insuficiencias del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) necesitan ser consideradas y corregidas.

6.2.3

La secuencia de preparación de la documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) no necesariamente sigue la jerarquía ilustrada


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en el Anexo A, ya que los procedimientos documentados e instrucciones de trabajo son frecuentemente elaborados antes de finalizar el manual del SIR–PDVSA. 6.2.4

Los siguientes representan ejemplos de acciones que pueden iniciarse, cuando corresponda:

a.

Decidir cuáles requisitos de documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) son aplicables al proceso de acuerdo a la norma PDVSA–SI–S–06.

b.

Obtener datos acerca del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) y procesos existentes a través de varios medios, tales como la guía PDVSA SI–S–14, otros cuestionarios y entrevistas.

c.

Establecer y listar los documentos del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) aplicables existentes y analizarlos para determinar su utilidad.

d.

Formar al personal involucrado respecto a la elaboración de la documentación y los requisitos de la norma del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA).

e.

Solicitar y obtener fuentes adicionales de documentación o referencias de las unidades operativas.

f.

Determinar la estructura y formato para los documentos propuestos.

g.

Preparar diagramas de flujo que cubran los procesos dentro del alcance del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA).

h.

Analizar los diagramas de flujo para posibles mejoras e implementar esas mejoras.

i.

Validar la documentación a través de pruebas de ímplementación.

j.

Utilizar cualquier otro método adecuado dentro de la organización para completar la documentación del Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA).

k.

Revisar y aprobar la documentación antes de su liberación.

6.3

Utilización de Referencias

6.3.1

Siempre que sea apropiado, y para limitar el tamaño de la documentación del SIR–PDVSA, deben incluirse referencias a normas PDVSA existentes, a otros documentos existentes utilizados en el Sistema de Gerencia Integral de Riesgos (SIR–PDVSA) o a otros documentos disponibles para los usuarios.

6.3.2

Cuando se utilizan referencias, debe evitarse en lo posible especificar su estado de revisión y fecha a fin de evitar cambiar el documento del SIR–PDVSA donde


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0

JUN.03

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se hace la referencia cuando se cambia el estado de revisión del documento al que se hace referencia.

7

PROCESO DE APROBACIÓN, EMISIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)” 7.1

Revisión y Aprobación

7.1.1

Antes de la emisión, los documentos deben ser revisados por el personal autorizado para asegurar la claridad, exactitud, adecuación y estructura apropiada.

7.1.2

Los usuarios de los documentos también deben tener la oportunidad de evaluar y comentar sobre la facilidad de uso de los documentos y sobre si los mismos reflejan las prácticas reales.

7.1.3

La liberación de los documentos debe ser aprobada por la dirección responsable de su implementación. Cada copia debe tener evidencia de esta autorización de su liberación y debe conservarse evidencia de la aprobación de los documentos.

7.2

Distribución

7.2.1

El método de distribución de los documentos por el personal autorizado debe asegurar que las ediciones pertinentes de los documentos apropiados estén disponibles para todo el personal que necesite la información incluida en los documentos.

7.2.2

Para facilitar la distribución y control adecuado de los documentos del SIR–PDVSA, se puede, por ejemplo, enumerar las copias de los documentos de cada destinatario.

7.2.3

La distribución de los documentos, tales como el manual del SIR–PDVSA, puede incluir partes externas (por ejemplo, clientes, organismos de certificación, aseguradoras y autoridades reglamentarias).

7.3

Incorporación de Cambios Se debe proporcionar un proceso para el inicio, desarrollo, revisión, control e incorporación de los cambios a los documentos. El mismo proceso de revisión y aprobación utilizado en el desarrollo de documentos originales debería aplicarse al procesar los cambios.

7.4 7.4.1

Emisión y Control de los Cambios La emisión y control de los cambios en los documentos son esenciales para asegurar que el contenido de los documentos es aprobado apropiadamente por el personal autorizado y que la aprobación es fácilmente identificable.


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0

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7.4.2

Pueden considerarse varios métodos para facilitar el proceso físico de hacer los cambios.

7.4.3

Debe establecerse un proceso para asegurarse de que sólo los documentos aprobados están en uso. Los documentos modificados deben ser remplazados por la última versión. Una lista maestra de documentos con los estados de revisión puede utilizarse para asegurar que el usuario tenga la edición correcta de los documentos autorizados.

7.4.4

La organización debe considerar el registro del historial de los cambios a los documentos, para propósitos legales y/o de preservación de los conocimientos.

7.5

Copias No Controladas Para el propósito de ofertas, uso del cliente fuera de la organización y otra distribución especial de los documentos en los que no se pretende el control de los cambios, tales documentos distribuidos deben estar claramente identificados como copias no controladas. NOTA: Si este proceso fallara, podría causar el uso no intencionado de documentos obsoletos.

8

BIBLIOGRAFÍA COVENIN–ISO 9000:2000 “Fundamentos y Vocabulario”. COVENIN–ISO/TR 1013:2002 “Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad”.


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ANEXO A JERARQUÍA TÍPICA DE LA DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

Contenido del documento Manual del Sistema de Gestión (Nivel A)

A. Describe el sistema de gestión de acuerdo a la política y los objetivos establecidos.

Procedimientos del Sistema de Gestión (Nivel B)

B. Describe los procesos y actividades interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestión.

Procedimientos operacionales, instrucciones de trabajo, formularios y otros documentos del Sistema de Gestión (Nivel C)

C. Consta de documentos de trabajo detallados.

Registros (Nivel D)


B INDUSTRIAL MANUAL ANEXO DE SEGURIDAD

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REVISION

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NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN Indice manual

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SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA) NOMBRE DEL ELEMENTO DEL SIR–PDVSA

Código Nº

TITULO

TITULO DEL DOCUMENTO

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REV.

FECHA

REV.

APROB.

FECHA

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APROB. XXX

DESCRIPCIÓN FECHA

XX

PAG. ELAB. APROB. XX


PDVSA

MANUAL DEELEMENTO SEGURIDAD INDUSTRIAL NOMBRE DEL DEL SIR PDVSA TITULO DOCUMENTO GUIA PARA DEL LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GERENCIA INTEGRAL DE RIESGOS (SIR–PDVSA)

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1

OBJETIVO

2

ALCANCE

3

REFERENCIAS

4

DEFINICIONES

5

ROLES Y RESPONSABILIDADES

6

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7

ANEXOS

CODIGO PDVSA SI–S–16 REVISION

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Página 17 Indice norma


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