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Manual Access 2013. “Colegio La Asunción” El Salvador. Recopiladora: Fabiola Azucena Madrid. Segundo Año Técnico. “A”.


Microsoft Access 2013.

Explora un nuevo mundo, a traves de un Manual elaborado especialmente para el programa Microsoft Access 2013, interiorisa y descubre lo que no sabes.

Recopiladora: Fabiola Azucena Madrid L贸pez. 2


Microsoft Access 2013. Es un programa para el manejo de grandes cantidades de datos que permite el almacenamiento, la organización y búsqueda rápida de todo tipo de datos e información indispensables en las labores diarias de las empresas. Permite generar, analizar y crear informes en una manera muy sencilla y lo mejor es que no necesita conocimientos previos de programación para hacerlo. ¿Cómo ingreso al Programa? Procedimiento. Iniciar el trabajo con Access. 1. Dar clic al botón de INICIO. 2. Del menú seleccionar la opción TODOS LOS PROGRAMAS. 3. Dar clic en Microsoft Office. 4. Seleccionar con un clic el icono de Microsoft Access. Para cerrar Access 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botón cerrar

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- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Creación de mi primera Base de Datos.

Crear una base, en Access es muy sencillo, sin embargo le sugerimos diseñar previamente a lápiz y papel la estructura que tendrá dicha base de datos, con el objetivo de que la creación le resulte más sencilla, entendible y rápida. Creación de Tablas Trabajar con una base de datos de Access implica dos modos distintos o fases de funcionamiento: La fase de diseño y la fase de administración de datos. Las tablas son lo primero que debe de existir en una Base de Datos, estás permitirán guardar los datos de una manera más estructurada. En las tablas se incluyen datos que hablan sobre algún mismo tema o aspecto y los datos se almacenan en forma de una cuadricula, es decir en Filas (llamadas registro) y columnas (llamados campos). Algo que se debe de tomar en cuenta es que, durante la creación de tablas de una Base de datos es necesario especificar el nombre de cada uno de los campos que tendrá la tabla y además las características de estos, adelante se detalla.

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5. Clic en Base de datos del escritorio en blanco. 6. Nos aparece la pantalla para colocarle el nombre a nuestra base de datos. AquĂ­ digitaremos MiPrimeraBase, no olvidar darle clic al foldercito para seleccionar el Escritorio de nuestra computadora y le damos clic en Crear.

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Objetos que contiene una Base de Datos.

Tablas Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cรกlculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fรกcil importar una hoja de cรกlculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cรกlculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que estรกn organizados los datos.

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Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo. Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.

Formularios Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas. Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

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Informes Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible. Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

Consultas Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere. Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta. Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta

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en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe. Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

Macros Los macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

Módulos Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen

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procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.

Vistas de una Base de Datos. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior. Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para añadir un nuevo campo: Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo. O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.

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Para eliminar un campo: Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño. O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán. Por último, guardar la tabla. La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque también podemos modificar su diseño. Para abrir la tabla en esta vista: Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación: - Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla. - O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción en el menú contextual. Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño: - Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.

- También desde el botón de la barra de estado. La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:

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Tipos de Datos y su configuración. Nombre del Campo: Es un nombre genérico que se asigna a cada uno de los campos para identificarlos. Este nombre preferentemente tiene que ser corto para que sea fácil de identificarlo (el nombre puede tener hasta un máximo de 64 caracteres). Tipo de Datos: Determina qué tipo de datos se almacenará en el campo creado, por ejemplo: Números, Letras, etc. Esto depende de la naturaleza del campo y los propósitos de éste; por omisión aparecerá siempre que el campo es de tipo Texto. Debe decidir el tipo de datos que va a utilizar para el campo. El tipo de datos que seleccione debe basarse en las siguientes consideraciones:  ¿Tipo de valor que desee permitir en el campo?

No se puede almacenar texto en un campo que tiene un tipo de datos numérico. La cantidad de espacio que desea utilizar para el valor que aparece en el campo Algunos tipos de datos requieren más espacio de almacenamiento que otros. ¿Qué tipos de operaciones desea realizar en el valor que aparece en el campo? Access puede sumar valores en un campo numérico o en un campo de moneda. Access no puede sumar valores en un campo de texto o en un campo objeto OLE. ¿Desea ordenar el campo o el campo de índice? No se puede ordenar o indizar campos objeto OLE.

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¿Desea utilizar el campo para agrupar registros en consultas o informes?

No puede utilizar los campos objeto OLE para agrupar los registros. ¿Cómo desea ordenar los valores del campo? Si coloca los números en un campo de texto, los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200), no como valores numéricos. Utilice un campo numérico o un campo de moneda para ordenar números como valores numéricos. Asimismo, muchos formatos de fecha no se ordenarán correctamente si se introducen en un campo de texto. Utilicé un campo de fecha y hora para asegurarse de que las fechas se ordenan correctamente.

A continuación cuadros referidos a los Tipos de Datos y Propiedades de Campo a utilizar en cualquiera Bases de datos, pero sin olvidar poner en práctica las preguntas elocuentes e importantes ya mencionadas en dicho documento.

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Tipo de datos. Texto.

Uso. Tamaño. Texto o combinaciones de texto y Hasta 255 caracteres. números en el campo, tales como direcciones. Nota: Access almacena sólo los caracteres que se introducen en el campo. Access no Números que no requieran cálculos, almacena espacios de caracteres como números de teléfono, números de correspondientes a posiciones no pieza o códigos postales. utilizadas en un campo de texto. Para controlar el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo, establezca la propiedad Tamaño del campo en el valor que desee. Memo. Texto de gran longitud y números, Hasta 64.000 caracteres para Access 97, como notas o descripciones. Access 2000 y Access 2002. Hasta 65.536 caracteres para Access 2003. Número. Los datos numéricos que se pueden 1, 2, 4 u 8 bytes. utilizar para cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos relacionados con dinero (utilice el tipo de moneda). Establezca la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo de número específico. Fecha y hora. Las fechas y horas. 8 bytes Moneda. Valores de moneda. 8 bytes Autonumérico. Único secuencial (incremento de una 4 bytes. unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Sí/No. Campos que contendrán únicamente 1 bit uno de dos valores, como Sí/No, Verdadero/Falso, activado/desactivado. Objeto OLE. Objetos (como documentos de Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio Microsoft Word, hojas de cálculo de en disco). Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crean en otros programas mediante el protocolo OLE que puede estar vinculado o incrustado en una tabla de Access. Hipervínculo. Una ruta de acceso UNC o una ruta de Hasta 64.000 caracteres. dirección URL. Asistente para Crea un campo que permite seleccionar El mismo tamaño que el campo de clave búsquedas. un valor de otra tabla o de una lista de principal es también el campo de valores mediante un cuadro combinado. búsqueda (normalmente 4 bytes).

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Propiedad campo. Tamaño campo. Formato.

Máscara entrada. Título.

de Descripción. del Puede utilizar la propiedad Tamaño del campo para establecer el tamaño máximo de datos que se almacenan en un campo en el que se establece en el tipo de datos de texto, el tipo de datos numérico o el tipo de datos Autonumérico. Puede utilizar la propiedad Format para personalizar la forma en que los números, fechas, horas y texto aparecen e impresión. La propiedad Format sólo controla cómo aparece la información en el campo. La propiedad no almacena la información de formato. de Puede utilizar la propiedad Máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden escribir en un control de Cuadro de texto. Puede utilizar la propiedad Caption para proporcionar información útil al usuario mediante de títulos sobre los objetos en distintas vistas: Los títulos de campos especifican el texto de etiquetas adjuntas a los controles. Títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario. Títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario.

Títulos de los botones y títulos de etiqueta especifican el texto que aparece en el control. Valor Puede especificar un valor para un campo en el que se introduce automáticamente predeterminado. en el campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en una tabla de direcciones, puede establecer el valor predeterminado para el campo Ciudad en Nueva York. Cuando se agrega un registro a la tabla, puede aceptar este valor o puede escribir el nombre de una ciudad diferente. Regla de Puede utilizar la propiedad Regla de validación para especificar los requisitos para validación. los datos que se introducen en un registro, en un campo o en un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la Regla de validación , puede utilizar el Texto de validación propiedad para especificar el mensaje que desee que aparezca cuando se produce la infracción. Texto de Puede especificar un mensaje que debe aparecer cuando se infringe una regla de validación validación. Requerido. Puede utilizar la propiedad Required para especificar si se necesita un valor en un campo. Si esta propiedad se establece en Sí, cuando se escriben datos en un registro, debe especificar un valor en el campo o en cualquier control enlazado al campo y el valor no puede ser Null. Por ejemplo, desea asegurarse de que el control Apellidos tenga un valor para cada registro. Cuando desea permitir valores Null en un campo, no sólo deberá establecer la propiedad requerido en No, pero si hay una Regla de validación de la propiedad, que valor debe declarar explícitamente también validationrule o es nulo.

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Permitir longitud Puede utilizar la propiedad PermitirLongitudCero (AllowZeroLength) para cero. especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida en un campo de tabla. Indizado.

Compresión Unicode.

Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de campo único. Un índice acelera las consultas en los campos indizados. Además, un índice acelera las operaciones de ordenación y agrupación de las operaciones en los campos indizados. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo de apellidos, puede crear un índice para este campo para acelerar la búsqueda de un nombre específico. Microsoft Access 2000 y posteriores utilizan el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos en un campo de texto, en un campo Memo o en un campo hipervínculo. Unicode representa cada carácter como dos bytes. Por lo tanto, los datos que está en un campo de texto en un campo Memo, o en un campo hipervínculo, requiere más espacio de almacenamiento que se requiere en Microsoft Access 97 y versiones anteriores. En Access 97 y versiones anteriores, cada carácter se representa como un byte. Para compensar el efecto de la representación de caracteres Unicode y asegúrese de que se optimiza el performance, el valor predeterminado de la propiedad Compresión Unicode de un campo hipervínculo, un campo Memo o un campo de texto se establece en Sí. Cuando la propiedad Compresión Unicode de un campo se establece en Sí, cualquier carácter cuyo primer byte es 0 se comprime cuando se almacenan y, a continuación, se descomprimen cuando se recuperan. Porque el primer byte de un carácter latino (caracteres de un idioma de Europa occidental como inglés, español o alemán) es 0, representación de caracteres Unicode no afecta al espacio de almacenamiento necesario para datos comprimidos que se compone únicamente de caracteres latinos.

Etiquetas inteligentes.

En Access 2003, puede utilizar la propiedad Etiquetas inteligentes para agregar las etiquetas inteligentes disponibles para el campo. Si agregar etiquetas inteligentes a un campo, se analiza cada valor especificado para el campo. Si el valor se reconoce como una de las etiquetas inteligentes, puede realizar varias acciones, como se define en la etiqueta inteligente para el valor del campo.

Posiciones decimales.

Puede utilizar la propiedad lugares decimales para especificar el número de posiciones decimales utilizadas para mostrar números.

Nuevos valores.

Puede utilizar la propiedad Nuevos valores para especificar cómo se incrementan los campos de tipo Autonumérico cuando se agregan nuevos registros a una tabla. Sólo campos de tipo Autonumérico pueden utilizar la propiedad Nuevos valores.

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Diseño de Formularios. 1. Para crear un formulario lo más rápido posible, debemos darle un clic a la opción de Crear y un clic al botón de Asistente para formularios.

2. Nos aparece esta pantallita:

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3. Seleccionamos la tabla de CONTACTOS y despu茅s tenemos que pasar todos los campos de la izquierda hacia la derecha con el bot贸n de, despu茅s clic en Siguiente.

4. En la siguiente pantallita elegimos la distribuci贸n de Justificado y clic en Siguiente.

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5. En la siguiente pantalla le colocamos el nombre del formulario y clic en Finalizar.

6. Se nos abre el formulario y digitaremos los siguientes datos:

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7. El segundo contacto es el siguiente:

8. Ahora damos clic en Guardar y cerramos el formulario. 9. Ahora solitos crearemos un formulario para la tabla de TIPOCONTACTO. Hagåmoslo ya‌. Y digitamos estos datos.

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BibliografĂ­a. http://www.aulaclic.es/access-2013/t_1_1.htm https://support.office.com/es-es/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-de-bases-dedatos-2c57449a-4232-44bd-b090-ef01058ed1f1?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES http://www.udb.edu.sv/udb/archivo/guia/informaticaingenieria/emprematica/2014/i/guia-11.pdf https://support.microsoft.com/es-es/kb/824263/es http://www.aulaclic.es/access-2013/t_4_1.htm http://www.aulaclic.es/access-2013/t_11_1.htm https://www.youtube.com/watch?v=BWdM5qK_6og http://arnulfoperez.com/office/?p=13

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Manual de Access 2013.