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DALL’IMMAGINE AL TESTO ...SEMPLICEMENTE


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00128-ROMA-VIALE CHERUBINO MALPELI, 7~TEL/FAX 065071104 e-mail: info@prologue-informatica.com L'ARCHIVIAZIONE DIGITALE

DOCNET è un pacchetto software nato per gestire sia l'archiviazione di documenti cartacei che di files in forma digitale, sia per gestire il flusso dei documenti in ambito aziendale e professionale (workflow)

I documenti cartacei vengono trasformati in immagini digitali, files normalmente di tipo PDF o TIFF. I documenti da cartacei a digitali vengono trasformati utilizzando un qualsiasi scanner, ovviamente uno scanner con caricatore (ADF), oppure una macchina Digitale Multifunzione, i quali permettono di scansionare grandi volumi di documenti in pochissimo tempo. I documenti già presenti in forma digitale in quanto generati da un altro software che li ha prodotti, ovvero ricevuti come allegati email, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali, per una rapida rintracciabilità e riproduzione quando occorre. I documenti una volta in forma digitale vengono catalogati ed archiviati nel database di DOCNET, in qualsiasi momento possono essere rintracciati e riprodotti: - in forma cartacea. - in un formato diverso da quello originale (ad esempio, da PDF e TIFF e viceversa). - inviati via fax attraverso un fax server installato nella rete di PC. - come allegato di posta elettronica, ecc.

L'archiviazione viene organizzata secondo le diverse esigenze aziendali o dei reparti all'interno dell'azienda o dello studio, infatti attraverso delle CHIAVI DI RICERCA, vengono memorizzati per ciascun documento gli elementi ritenuti più idonei per la ricerca in un qualsiasi momento successivo, (categoria, data, mittente, destinatario, scadenza, pratica ecc.) , addirittura è possibile memorizzare come chiave di ricerca l'intero testo contenuto nel documento, in modo da poterlo rintracciare attraverso una qualsiasi parola (anche parziale) contenuta nel documento.


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00128-ROMA-VIALE CHERUBINO MALPELI, 7~TEL/FAX 065071104 e-mail: info@prologue-informatica.com Attraverso l’impostazione delle varie tabelle di DOCNET, è possibile definire i permessi di visualizzazione dei documenti archiviati, quindi chi archivia può stabilire quale gruppo di utenti o quale singolo utente è abilitato a consultare documenti riservati. Ad esempio è possibile stabilire che le fatture dei fornitori possono essere visualizzate soltanto dagli utenti del gruppo “amministrazione” e non dal gruppo “marketing”, ecc., rispettando così le disposizioni relative alla legge sulla privacy. WEB CLIENT Consultazione dell’archivio on-line via internet e intranet direttamente dal browser.

CONTROLLO UNICO Visualizzazione completa di tutti gli elementi contemporaneamente: immagine, dati delle chiavi di ricerca, elenco documenti richiesti, visualizzazione ad albero, ecc.


TUTTO L’ARCHIVIO IN UN CLICK CHIAVI DI RICERCA PERSONALIZZATE DALL’UTENTE

CHIAVI DI RICERCA PRELEVATE AUTOMATICAMENTE

MAPPATURA DOCUMENTI MEMORIZZABILE

L’utente ha la possibilità di inserire nuove e specifiche chiavi di ricerca, secondo le proprie esigenze di archiviazione.

Uno dei punti di forza di DOCNET, è la presenza della funzione OCR, attraverso la quale vengono rilevati automaticamente i dati necessari per creare le chiavi di ricerca, evitando la digitazione manuale, con notevole risparmio di tempo e di errori.

Attraverso l’uso della “mappatura” documento è possibile memorizzare le posizioni dei dati che si vogliono prelevare automaticamente da un documento ricorrente, come un: - modulo ordine cliente/fornitore - una fattura - una lettera tipo - un certificato - un'atto notarile, ecc...

LO STATUS DEL DOCUMENTO

LA GESTIONE DELLE PRATICHE

ARCHIVIAZIONE STORICO DOCUMENTI

È possibile definire lo status dei documenti, ovvero le varie fasi in cui si trova un documento, come: “approvato ufficio ordini”, “rifiutato ufficio tecnico”, “alla firma”, da spedire, ecc.

Permette di raggruppare più documenti in un “codice pratica” in modo da poterli rintracciare immediatamente scegliendo un solo codice.

Questa funzione permette di archiviare anni precedenti di gruppi di documenti, l'utente può scegliere quali Documenti storicizzare in base alla data, alla classificazione documento, ecc., e su quale supporto, (CD;DVD, Hard Disk esterni, ecc.). Pertanto anche a distanza di anni recuperando il supporto di memorizzazione, i Documenti vengono recuperati e messi a disposizione immediatamente. Infine è presente anche la funzione di “masterizzazione CD/DVD” all'interno della procedura DOCNET.

A CHI È INDIRIZZATO

NOTE TECNICHE

- Aziende di qualsiasi settore e dimensione - Studi Commercialisti/Centri elaborazione dati/CAF - Studi Notarili - Studi Legali - Enti Pubblici - Banche - Compagnie Assicurative - Ecc...

Sviluppato completamente in windows nativo: MS Visual Basic e ASP. - Auto installante: estremamente semplice da gestire, non occorre personale particolarmente esperto in informatica - Mono e Multiutente - Multiaziendale - Database utilizzati: - MS-ACCESS : per piccole/media esigenze di volumi di dati da trattare - MSDE: per medie esigenze di volumi di dati da trattare - MS-Sql server : per medio/grandi esigenze di volumi di dati da trattare


TANTISSIME FUNZIONI IN UN SOLO PROGRAMMA WEB CLIENT CONSULTAZIONE VIA BROWSER

DOCNET versione WEB client è utilizzabile all’interno del browser internet (internet explorer, navigator, ecc.), in questa modalità DOCNET permette di consultare l’archivio attraverso un semplice collegamento internet utilizzando solo il browser, senza necessità di installare alcun ulteriore programma sul PC.

L’UTILIZZO VIA INTERNET

DOCNET versione WEB è utilizzabile anche via InterNet, in questa modalità aziende con più filiali/sedi possono condividere i documenti in qualsiasi parte del mondo, accentrandoli in un solo database presente su un WEB server. In questa modalità di esecuzione in remoto i documenti possono essere sia archiviati che consultati.

WEB SERVER

DOC NET VISUALIZZATORE

PROTOCOLLO

FIRMA DIGITALE E ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA

FLUSSO DEI DOCUMENTI WORKFLOW

Questo modulo viene installato sul computer di quegli utenti che hanno soltanto l’esigenza di consultare (o stampare) i documenti precedentemente archiviati da altri operatori. Ad esempio l’amministratore di una azienda che dal proprio PC intende ricercare e visualizzare documenti archiviati dalla segreteria. Può essere utilizzato dallo studio commercialista per permettere alle proprie aziende clienti di ricercare, visualizzare e riprodurre i documenti archiviati dallo studio durante l’anno, offrendo così un’ innovativo ed utile servizio alla propria clientela. DOCNET assegna automaticamente un numero di protocollo ai documenti archiviati, è possibile anche definire protocolli diversi a secondo della classificazione dei documenti. Inoltre opzionalmente puo’ essere inserito anche un “timbro digitale” contenente il protocollo.

DOCNET in un apposito modulo, include la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva : _Firma digitale _Marca Temporale _Evidenza Informatica (impronta del documento)

DOCNET gestisce e monitorizza il passaggio dei documenti attraverso i vari reparti aziendali, permettendo un controllo puntuale sulla tracciabilità degli stessi.


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