event branche.nl
Annemarie Wagenaar - marketing executive bij Xerox Roland Ernst - commercieel directeur Arjan van Dijk Groep Bart Smits - accountmanager zakelijke markt Libéma Bram Dingemans - eigenaar International Orange Niels Bouwman - ex-Organon, nu Niels Bouwman Event Management René Pouwelse - art director Hulskamp Audiovisueel
‘Als je in deze tijd jouw meerwaarde niet kunt aantonen, dan heb je geen bestaansrecht’, is de duidelijke stelling van Roland Ernst commercieel directeur bij de Arjan van Dijk Groep. Voor Annemarie Wagenaar van Xerox is die meerwaarde leading bij het uitbesteden. ‘In het verleden deed Xerox veel aan marketingen sales kickoffs en dat besteedden we allemaal uit. Hoe groter, hoe beter. Maar daar zijn wij nu echt wel van teruggekomen. Wij hebben zelf een groot restaurant met een beamer en een scherm, waar we dat makkelijk zelf kunnen doen. De grotere events besteden we nog wel uit. Alleen de bedrijven die we daarvoor inhuren, moeten een meerwaarde bieden. Ze moeten een toegevoegde waarde hebben anders kunnen we het net zo goed zelf. Bied iets extra’s, denk mee met de klant. En natuurlijk kijken we ook naar de prijs...’
Van over the top naar functioneel Eventmarketing vs productiehuis ‘Je moet ook zeker het verschil maken tussen het eventmarketingbureau of een productiehuis’, vult Bram Dingemans van International Orange aan. Zijn evenementenbureau maakt in het bieden van meerwaarde duidelijke keuzes. ‘Wij focussen ons op een x-aantal klanten, want wij willen heel diep de organisatie in. Daar moet je wel de mogelijkheid voor krijgen, maar het gaat om laden, lezen, verdiepen in het merk. Dat doen we ook proactief en dat valt niet altijd even goed, maar dan kun je wel zeggen: wij zijn in uw bedrijf gedoken en dit is hoe wij er als buitenstaander tegenaan kijken. De eventuele samenwerking die zo ontstaat heeft een stevige basis. Daarbij betrekken wij onze leveranciers ook in een vroegtijdig stadium om met hun expertise het merk nog beter te laden.’ Audiovisueel toeleverancier René Pouwelse is het daar als art director bij Hulskamp volledig mee eens. ‘Ga zo snel mogelijk met elkaar om tafel. Zeker ook met de toeleveranciers, want daar zit de specifieke expertise die op
jouw evenement belangrijk kan zijn. Alleen wij zitten wel in een spanningsveld, want onze klanten zijn zowel eventmanagers als bureaus. Je kunt ons prima inschakelen om te kijken of het anders of voordeliger kan op eenzelfde kwaliteitsniveau, maar dan komen bij sommige bureaus de marges onder druk te staan.’
FTE-reductie Niels Bouwman weet als voormalig eventmanager bij Organon en sinds kort als zelfstandige, dat de meerwaarde van de corporate eventmanagers een hele andere invulling heeft gekregen. ‘Als voorbeeld: een overname van een bedrijf. 1000 mensen moeten eruit, daar hoort de eventafdeling ook bij. Daar schrappen we 14 mensen en besparen we 2,5 miljoen. Dat is puur het HR-potje. Ondertussen gaan de evenementen gewoon door. Dat gaan ze doen vanuit Amerika, waar de kosten drie keer zo hoog zijn. Dat geld komt uit een heel ander potje, maar het gaat gewoon om een FTE-reductie naar de aandeelhouders. Terwijl we eigenlijk toe moeten naar de toegevoegde waarde van een eventmanager. Dat moet een accountmanager zijn voor de interne opdrachtgevers. Het productieproces en het meedenken huur je vervolgens in.’
Costsharing Bart Smits van locatiegigant Libéma over de toegevoegde waarde van een locatie: ‘Wij hebben heel bewust gekozen om zo min mogelijk met preferred suppliers te werken. Om een zo laag mogelijke drempel bij de voordeur te hebben voor iedereen die naar binnen wil. Daarbij is duidelijkheid naar de klant toe heel belangrijk. Ons voordeel is dat een opdrachtgever altijd in het traject bij ons over de vloer komt. Je zou kunnen denken dat het dan heel verleidelijk is om het evenement zelf met de eindklant neer te zetten, maar onze kracht is een multifunctionele locatie. Wij gaan dus niet op de content zitten, maar blijven bij onze leest en dat is de locatieexpertise en volledige transparantie naar de klant toe. Ook op het gebied van costsharing is transparantie essentieel. Pas dan kan een opdrachtgever profiteren van bijvoorbeeld een publieksevenement dat de dag voor het b-to-b-event in onze locatie plaatsvindt.’
Het eventpotje is er wel, maar het gaat om het sentiment Kortere leadtijd Is het evenement in crisistijd hét communicatiemiddel? ‘Voor een bedrijf is het heel handig om op een event één boodschap te verkondigen. Dat doen wij één keer per jaar, ook nu. Daarna is er tijd voor ontspanning, maar het feestje om het feestje is er wel af’, geeft Annemarie Wagenaar aan. ‘Ook als er gesneden wordt, kun je met een evenement zorgen dat je saamhorigheid creëert. Organiseer een evenement en verstuur niet de ‘mail to all employees’. Dat hoeft niet veel te kosten en kan heel basic. Daarbij is het wel opvallend dat de leadtijd steeds maar korter wordt. Daar moet je jezelf als organisatiekant op voorbereiden’, aldus Niels Bouwman. Roland Ernst ziet dat juist als kracht: ‘Met een evenement kun je heel snel schakelen. Een evenement is bij een fusie of reorganisatie verreweg het meest eerlijke en beste communicatiemiddel. Het is ook niet voor niets dat het aantal informatieve evenementen bij ons de laatste tijd fors gestegen is.’
‘Trends’ De tafel is eensgezind als het gaat om de ‘trends’ die zich nu duidelijk profileren in de eventbranche. ‘Cocreatie heeft bij ons een enorme vlucht genomen’, geeft onder meer Roland Ernst aan. ‘Echt samen met de opdrachtgever, toeleveranciers en zelfs collegabureaus het evenement neer zetten. Met als meest uitgebreide vorm evenementen waar de gast zelf invloed heeft op de inhoud. Iets van de laatste twee jaar is costsharing. We hebben wel eens meegemaakt dat we in een locatie zaten waar wij een groot evenement aan het afbouwen waren en er vervolgens tig andere eventbedrijven binnenkwamen om op te bouwen. Dat kan echt niet meer. Het mooie is dat opdrachtgevers dat ook zien. Die komen met de vraag wat wij in een bepaalde periode gaan doen om zo kosten te delen.’ De gezamenlijke conclusie aan tafel: de meeste beweging zit aan de kostenzijde. Terug naar basic, costsharing, transparantie en cocreatie. ‘Van over the top naar functioneel, als dat de invloed van de economisch mindere tijden is, dan kunnen we daar prima mee leven’, concluderen de tafelgasten. ‘En dat er geen potje is voor evenementen is achterhaald, het gaat om het sentiment’, besluit Roland Ernst.
Ronde Tafel
Wie schoven er aan?
15