Issuu on Google+

C7. Tractament de les dades.


CFA Les Bernardes.

Índex dels mòduls: Open Office • • • • • •

Mòdul 1: Conceptes generals de Base de dades Mòdul 2: Primers passos: Les taules Mòdul 3: Creació d'estructura: les relacions Mòdul 4: Les consultes bàsiques Mòdul 5: Les consultes avançades Mòdul 6: Els informes

Mòdul 1: Conceptes generals de Base de dades •

Capítol 1: Entendre el concepte de base de dades

• • • • • • •

Capítol 2: Crear una base de dades Capítol 3: Obrir una base de dades Capítol 4: Tancar una base de dades Capítol 5: Emprar i identificar la finestra de control de la base de dades Capítol 6: Identificar les barres d’eines Capítol 7: Emprar l’assistent Exercicis: Exercicis del mòdul 1

Capítol 1: El concepte de base de dades Abans de començar cal fer una petita reflexió o introducció al concepte de base de dades. L'“OpenOffice.org Base” és un programa del tipus de Base de Dades Relacional (com l'Access, el DBase, etc) que té per funció principal expressar grans quantitats de dades, llistats d'informació estructurada en forma de taules, amb files (registres) i columnes (camps). Com a exemples d'ús d'aquest programa podríem posar: llistats d'alumnes, una agenda telefònica amb dades d'alumnes, un llistat de llibres o de CDs, etc. Aquest programa és de lliure distribució, és a dir, que no cal pagar drets d'autor. Juntament amb els altres components del paquet ofimàtic “Open Office”, el podem descarregar des de l'adreça: http://www.xtec.cat/formaciotic/dvdformacio/eines/openoffice.htm o d'altres ubicacions externes al Departament d'Educació. La nostra vida diària està plena d'informació susceptible de convertir-se en una base de dades. Només cal que aquesta informació vagi augmentant de mida per tal que veiem la necessitat de convertir-la en una base de dades. Alguns exemples que podem posar: Un llistat d'alumnes d'una escola de primària o de secundària. Dades sobre les famílies dels alumnes del centre. La llista de llibres dels alumnes del centre.

Competic 2.

2


CFA Les Bernardes.

Un llistat de telèfons dels nostres amics. Un llistat de vídeos d'una videoteca. Un llistat de clients d'una empresa. El conjunt de productes que té a la venda una empresa qualsevol. El control dels centres d'una Delegació Territorial amb les dotacions informàtiques, etc. La gestió de la formació de professorat o de personal del PAS, etc. En el nostre cas, el curs girarà al voltant d'una base de dades senzilla que s´ha anomenat Biblioteca, i més concretament biblioteca.odb, que és l'extensió pròpia del programa “Open Office Base”. Al llarg de tots els capítols d'aquest material, la farem servir com a fil conductor. Hem de tenir clar que és un arxiu on tenim una llista dels llibres que té una biblioteca del nostre centre escolar. De cada llibre disposem d’una sèrie d’informació (títol, autor, editorial…) El que ens permet una base de dades generada amb Open Office Base és emmagatzemar gran quantitat d’informació i, com que la tenim ordenada, podrem accedir-hi d’una forma molt ràpida, demanant a l’aplicació que ens doni resposta a les preguntes (consultes) que ens calgui.

Capítol 2: Crear una base de dades El programa Open Office Base permet crear un fitxer d'extensió .ODB, que seria l'equivalent al MDB del programa Microsoft Access. Per crear una base de dades nova, només cal fer doble clic al botó d'apertura del programa i seguir els passos que s'indiquen a continuació. Per obrir el programa cal fer doble clic a la icona

Acte seguit ens trobarem amb aquesta finestra:

Podrem optar per dues opcions: Crear una base de dades nova o obrir-ne una desada prèviament. Si volem seguir el camí de crear-ne una de nova, el botó “Següent” ens portarà a aquesta altra finestra: Competic 2.

3


CFA Les Bernardes.

Se´ns demanarà la ubicació i el nom de la nova base de dades. Ens apareixerà aquesta altra finestra:

Per tant, dins de la carpeta “Els meus documents”, acabo de crear una base de dades nova que es diu Exemple inicial.odb, i que està buida, sense cap element inclòs, tal com mostra aquesta imatge:

Què hi veiem?. La pantalla principal del programa Open Office Base, i si hi naveguem, podrem observar que hi ha quatre grups d'objectes: Competic 2.

4


CFA Les Bernardes.

• • • •

Taules Consultes Formularis Informes

Aquests són els objectes principals per treballar amb el programa Open Office Base.

Capítol 3: Obrir una base de dades Si tenim una base de dades creada prèviament, la podrem obrir. Es tant senzill com fer doble clic a la icona del document allà on el tenim desat. Aquesta imatge mostra la icona d'una base de dades anomenada biblioteca.odb Si hi fem doble clic,

Aquesta segona imatge mostra la finestra principal de la base de dades biblioteca.odb ja oberta:

Capítol 4: Tancar una base de dades Seguint el mateix exemple de la biblioteca.odb, per tancar el fitxer esmentat podem fer-ho des de diferents punts de la finestra del programa i dels menús d'opcions que ara es detallen: • Amb el quadre de control en forma de X situat just a l'extrem dret superior de la pantalla. • Amb l'opció del menú Fitxer | Surt • Amb la drecera de teclat que és Ctrl + Q (que es pot veure en la imatge del menú a mode de recordatori). Aquí podem veure'n una imatge per ratificar-ho.

Competic 2.

5


CFA Les Bernardes.

Capítol 5: La pantalla de l'Open Office Base El programa Open Office Base forma part del paquet ofimàtic Open Office, i ara mateix una de les versions que funcionen millor és la 3.0. Aquí es pot veure l'aspecte de les icones per accedir al paquet Open Office i al programa de Base de Dades.

Per anar-se familiaritzant amb l'aspecte de la pantalla principal del programa convé examinar les diferents parts de la finestra del programa detallades en la següent imatge.

Competic 2.

6


CFA Les Bernardes.

Per als que no hagin treballat mai amb aquest tipus de programa, cal dir que aquesta pantalla és molt semblant a la d'altres programes gestors de base de dades com és l'Access de Microsoft. Podem observar a la part superior que hi ha una barra de títol, de menús i d'eines que són molt semblants a les altres aplicacions del mateix paquet ofimàtic. Més avall la cosa canvia. La pantalla es parteix a esquerra i dreta amb una línia vertical que separa els tipus d'objectes (Taules, Consultes, Formularis i Informes), del que hi ha a la dreta. La part de la dreta variarà en funció del que hi hagi seleccionat a l'esquerra en cada moment. Si hi ha algun dels elements abans esmentats, per poder-los visualitzar caldrà fer clic en el seu nom i així podrem veure els que hi hagi definits. En el nostre exemple (de moment ho tenim tot buit) només hi ha una taula.

Capítol 6: Les barres d'eines de l'Open Office Base Són un grup de botons o icones que es troben a la part superior de la pantalla, generalment, però que es poden canviar de lloc simplement arrossegant-les des de la part esquerra. Les barres d'eines són una eina que dóna molta versatilitat i facilitat d'accés a les funcions principals del programa. Cal dir també que les barres poden variar segons el lloc concret del programa on ens trobem en cada moment, apareixent de forma automàtica les barres adequades per a aquest lloc. Una barra d'eines pot estar incrustada en un extrem del programa o flotant, enmig de la pantalla de treball. L'aspecte d'una barra d'una forma i de l'altra és aquest:

Competic 2.

7


CFA Les Bernardes.

Les barres d'eines les podem modificar anant al botó de més a la dreta de les mateixes. Si hi fem clic es desplega un menú que ens permet modificar-ne els botons que hi ha inclosos i altres accions, tal com es pot observar a la següent imatge:

Capítol 8: Ús dels assistents Aquest programa compta amb molts assistents que ens ajuden en diferents moments de la feina. Així, per exemple, si volem crear una taula nova ho podem fer manualment o mitjançant l'ús d'un assistent. Si observem la finestra general del programa, podem observar la presència d'un dels assistents:

Competic 2.

8


CFA Les Bernardes.

Si fem clic a l'opció es posarà en marxa una seqüència de vàries finestres que ens ajudaran en aquesta acció concreta: la creació d'una nova taula. La primera de les finestres que ens apareix és aquesta:

Si anem seguint els passos, fent clic al botó “Següent”, arribarà un moment que el botó deixa d'estar actiu, això vol dir que ja hem arribat al final del procés:

Competic 2.

9


CFA Les Bernardes.

Finalment obtindrem la creació d'una nova taula:

Exercicis mòdul 1 Ara que coneixem una mica més l´eina, es tracta d'observar-ne un exemple real per poder començar a treballar-hi. Cal obrir aquest fitxer d'exemple anomenat biblioteca.odb i observar-hi els elements que s'expliquen a continuació: • • • • •

Els diferents elements de pantalla esmentats abans. Les opcions de menú. Activar-les i experimentar-hi. Tancar el programa tant pel menú com pels botons d'aplicació. Obrir la taula (que té per nom Llibres) i observar-ne el contingut. Crear una taula nova mitjançant l'ús de l'assistent seguint els passos, donant-li de nom: prova.

Cal enviar al tutor/a un petit document de text amb el següent contingut: • • • •

Explicació de possibles dubtes sobre el que hem vist fins al moment. Petita descripció dels elements de la finestra principal del programa. Què és una taula? Enviar el document biblioteca.odb amb la nova taula creada.

Cal enviar al tutor/a els documents resultants amb nom de: exercici1.odt i biblioteca.odb

Competic 2.

10


CFA Les Bernardes.

Mòdul 2: Primers passos: Les taules Continguts • • • • • • • • • •

Capítol 1: Entendre el concepte de taula de dades Capítol 2: Crear una taula de dades amb l’assistent Capítol 3: Crear una taula de dades inserint dades Capítol 4: Definir una taula de dades amb la vista de disseny Capítol 5: Definir els tipus de dades Capítol 6: Definir propietats generals dels tipus de dades Capítol 7: Definir valors predefinits per als tipus de dades Capítol 8: Introduir dades a les taules Capítol 9: Desplaçar el cursor per la taula de dades Capítol 10: Exercicis mòdul 2

Capítol 1: Concepte de taula de dades Les taules són l'element principal del programa Open Office Base. Aquest apartat tracta de la forma com es fa per crear-les. Per començar a treballar sobre el tema, obrirem aquest fitxer d'exemple que ens permetrà observar un fitxer amb unes quantes taules ja creades: biblioteca1.odb La funció principal de les taules és la d'emmagatzemar la informació. A partir d'aquí es faran els altres objectes de la base de dades. En el nostre exemple, per tractar la informació d'una biblioteca de centre, es mostren les taules següents:

Aquesta imatge representa un exemple d'un llistat de taules apropiades per fer una base de dades d'una biblioteca escolar. Si les obrim amb un doble clic, veurem un contingut semblant a:

Competic 2.

11


CFA Les Bernardes.

En aquest cas es pot apreciar el contingut de la taula “Llibres” del nostre exemple.

Capítol 2: Creació de taules mitjançat l'assistent Per crear taules es pot fer de diferents formes, essent-ne un, el mètode de l'assistent de taules. Per fer-ho, cal activar l'opció esmentada en el mòdul anterior i que aquí es representa en aquesta imatge:

La seqüència de l'assistent comença a partir d'aquí i ens anirà guiant en tot el procés. La primera pantalla ens permetrà decidir quins camps volem incloure en la nova taula:

Competic 2.

12


CFA Les Bernardes.

Un cop triats els camps que volem posar-hi, passarem a la pantalla següent mitjançant el botó Següent, i ens apareixerà aquesta altra:

Un cop triem el tipus de camp podrem passar endavant. Apareix una altra finestra que és aquesta:

Aquesta finestra ens permet definir un dels camps com a clau, això vol dir que és un camp Competic 2.

13


CFA Les Bernardes.

irrepetible, com un NIF en un llistat de persones, o una matrícula en un llistat de cotxes. Ja només ens queda posar nom a la taula nova que estem creant i ja estarà el procés acabat:

La taula queda oberta i es troba llesta per introduir-hi informació nova, tal com mostra la imatge:

Capítol 3: Crear una taula de dades inserint dades Per crear les taules de dades es pot utilitzar dos sistemes diferents: • Mitjançant la utilització de l'assistent. • Per mitjà del disseny de la taula. Tots dos sistemes són vàlids, però aquest segon mètode és més ràpid, i ens permet fer-ne una definició més lliure i a mida. Un cop creada la taula s'hi poden inserir dades, tal com es veurà de forma detallada en el capítol 8 d'aquest mòdul.

Competic 2.

14


CFA Les Bernardes.

Capítol 4: La creació de les taules des del disseny Fins ara hem vist com són les taules ja creades. Ara es tracta d'afegir-ne alguna de nova per practicar. Per crear una nova taula, tenim diferents opcions, com podem veure en aquesta imatge.

Per treballar aquests aspectes, afegirem una taula anomenada “Alumnes” a la nostra base de dades de la biblioteca. Per començar activem l'opció de la pantalla anterior, que ens portarà a una finestra del disseny de les taules buit el qual caldrà anar omplint com s'indica en les dues imatges següents:

Competic 2.

15


CFA Les Bernardes.

El disseny buit semblant a aquest, caldrà convertir-lo en una taula com aquesta altra:

Un cop acabem, desem la taula amb el nom d'“Alumnes”. Si l'obrim amb un doble clic, veurem com queda llesta per introduir-hi informació:

Competic 2.

16


CFA Les Bernardes.

Capítol 5: Tipus de dades Segons la informació que necessitem posar en un camp, li hem de donar un format o altre, és a dir, hem de triar un tipus o altre: numèric, text, lògic, etc. En aquesta imatge es poden apreciar les diferents modalitats de camp que podem triar:

En resum, hi ha molts tipus de camps, amb moltes subvarietats. Els principals són: Codi, Alfanumèrics, Numèrics, Comentari o Memo, Lògics Sí/No, Imatge, Data, Hora, etc. Cal mirar d'utilitzar els més adequats per a cada cas, així els numèrics cal emprar-los només per a camps que siguin susceptibles de fer-hi càlculs (no són vàlids els telèfons, faxos, NIF, Codis Postals, etc.). En l'exemple de la següent imatge es pot veure una distribució dels diferents tipus de camp de la taula “Llibres”:

Capítol 6: Definir propietats generals dels tipus de dades Un cop triat un tipus de dades per posar en un camp qualsevol, el podem, encara, acabar de detallar Competic 2.

17


CFA Les Bernardes.

mitjançant les propietats del camp. Es troben a la part inferior de la pantalla del disseny d'una taula, tal com mostra la següent imatge:

Les propietats poden variar en funció del tipus de camp que es seleccioni, però, en general, i tal com es pot observar en aquesta imatge: • Podem convertir l'entrada de dades dins d'un camp d'una taula en obligatòria o bé opcional. • Podem definir la longitud dels camps tipus text. • Podem donar un valor per defecte al camp, que sempre podrem canviar per un valor entrat per teclat. • Es poden visualitzar exemples dels diferents formats.

Capítol 7: Definir valors predefinits per als tipus de dades Per definir valors predeterminats en els camps, es pot fer mitjançant l'ús de les propietats dels camps, tal com s'ha esmentat en el capítol anterior. En l'exemple de la imatge següent és pot apreciar que la ciutat per defecte és “Barcelona”:

Competic 2.

18


CFA Les Bernardes.

Així quan estem a la taula entrant noves dades, a la darrera fila que representa el registre nou, es pot apreciar que el contingut d'aquest camp ja està introduït:

Tot i que el predeterminat és aquest, sempre podem, per teclat, canviar-ne el contingut manualment.

Capítol 8: Introduir dades a les taules Un cop hem acabat de fer el disseny de la taula, des de la finestra principal del programa, la obrim amb doble clic i ja ens podem posar a escriure-hi dades. Hem d'observar que mentre estem escrivint un registre ens apareix a la part esquerra un llapis de color verd, que fins que no acabem d'incorporar la informació no desapareix.

També cal dir que les dades es van desant a mesura que es van introduint. Quan fem el disseny de la taula, en el moment de sortir-ne, ens demana si volem desar la informació sobre els canvis fets en l'estructura, però quan treballem amb les dades, no ens demana desar perquè ja es va desant sobre la marxa.

Capítol 9: Desplaçaments per la taula Per bellugar-se per dins d'una taula hi ha diferents mètodes. • Amb el ratolí, fent clic als llocs que es vulgui anar. Competic 2.

19


CFA Les Bernardes.

• Mitjançant la barra de desplaçament dels registres de la part inferior de la taula

Les tecles d'AvPag i la de RePag funcionen dins d'una taula com a qualsevol altre programa ofimàtic. Els botonets de la part inferior de la visió de la taula tenen aquestes funcions:

Capítol 10: Exercicis mòdul 2 Cal fer les següents accions per enviar-ne el resultat al tutor/a del curs: • Obre un document nou de Base de dades amb el programa Open Office Base. • Desa el document amb el nom de Biblioteca2.odb • Crea les taules indicades a la imatge:

Competic 2.

20


CFA Les Bernardes.

• Per saber quins camps has de crear a cada taula, aquí tens una imatge que té el nom de les taules i dels camps que s´hi inclouen:

• La creació de les taules es pot fer mitjançant l'assistent o, millor, de forma manual des del disseny de la taula, tal com es mostra a la imatge següent:

Competic 2.

21


CFA Les Bernardes.

• Introdueix un parell de registres (línies de dades) a cada taula. Enviar al tutor/a el fitxer biblioteca2.odb

Mòdul 3: Creació d'estructura: les relacions Continguts • Capítol 1: Ordenar dades d’una taula segons un criteri • Capítol 2: Ordenar dades d’una taula segons diferents criteris • Capítol 3: Emprar l’eina de recerca • Capítol 4: Emprar opcions de recerca específica • Capítol 5: Filtrar registres segons un criteri • Capítol 6: Emprar diferents tipus de filtre • Capítol 7: Amagar columnes de dades • Capítol 8: Exercicis mòdul 3

Capítol 1: Treball amb la informació de les taules Les taules contenen informació. Ara acabem d'estudiar com es fa per incorporar aquestes dades dins d'una taula. Aquí convé, en primer lloc, explicar el concepte de camp i registre dins d'una taula. Aquesta informació continguda dins de la taula es divideix en files i columnes. Cada fila correspon a un registre, en el cas de la Biblioteca i de la Taula Llibres. Cada registre ens dóna informació sobre un Llibre. Cada Columna correspon a un Camp. Cadascun dels quals ens dóna informació sobre un atribut dels diferents registres. En el cas de la taula Llibres, tenim els camps Títol, Editorial… Així, visualment, camp i registre són això:

Ordenació d’informació a taules segons un criteri Per ordenar les dades dins d'una taula només cal fer un clic al camp (o columna) pel qual es vol ordenar i fer clic a la icona de la “fletxa A-Z” o bé a la de la “fletxa invertida Z-A” tal com mostra Competic 2.

22


CFA Les Bernardes.

la imatge:

Si fem un ordenat en sentit contrari a l'anterior, amb el botó de Z-A, el resultat obtingut seria aquest:

Capítol 2: Ordenar dades d’una taula segons diferents criteris En cas que vulguem fer una ordenació més complexa i que afecti a diversos camps alhora, cal ferho amb el botó AZ. Si fem clic en la icona de l'AZ, se´ns mostrarà una pantalla on podrem manar al programa una ordenació més complexa que la mera ascendent o descendent per un sol camp i ascendent i descendent per un segon camp. Això vol dir que, en primer lloc, tindrà en compte les dades del primer i, només si aquestes es repeteixen, tindrà en compte el valor del segon camp. Aquest tipus d'ordenació va molt bé per a dades de persones, en primer lloc pel primer cognom i en segon lloc pel segon cognom…

Competic 2.

23


CFA Les Bernardes.

Amb aquesta opció podrem ordenar, per exemple, en primer lloc per Autor, i en segon (actuarà només en cas de repetir-se el concepte Autor) pel camp Títol i en tercer per Editorial… Així podrem fer ordenacions més complexes de totes les dades de la taula, i el resultat, en aquest cas, concret queda així:

Capítol 3: Recerca d’informació a les taules Podem fer recerques de dades a les taules mitjançant l'ús de la icona aquesta finestra quan hi fem clic:

que ens portarà en pantalla

Quan fem clic al botó Cerca de la finestra esmentada, el cursor ens indica, de color vermell, el registre que compleixi el criteri de recerca. Com es pot veure a la finestra de cerca, li podem ordenar-li que sigui una cerca de la paraula completa o només d´una part, en aquest camp o en més, etc.

Capítol 4: Emprar opcions de recerca específica Sobre la pantalla de cerca es pot diferenciar una sèrie d'accions interessants que s'agrupen en tres apartats:

Competic 2.

24


CFA Les Bernardes.

• Què cerquem? • A quin lloc fem la cerca (tots els camps o un en concret). • Quin format de dades estem cercant? Totes aquestes opcions, les podem veure a la següent imatge:

Capítol 5: Filtrar registres segons un criteri El filtre és un concepte que cal aclarir primer. Es tracta que d´una taula amb moltes dades només mostri les que compleixin una condició. Per exemple, en una taula d'alumnes de vàries poblacions, només volem veure els de Barcelona, i els altres, sense esborrar-los, que quedin amagats mentre el filtre està activat, i que tornin a aparéixer quan el filtre es desactivi. Els filtres es fan des de la finestra de la visualització de dades de les taules. Quan ens trobem en aquesta finestra, tenim uns quants botons a la barra d'eines que ens permeten treballar-hi.

Els botons aquí representats indiquen què podem fer amb la informació de la taula. Així amb el primer de l'esquerra, el del Filtre automàtic, només hem de situar-nos sobre d'una dada d'una taula i prement aquest botó el que farà és establir aquesta dada concreta que tenim seleccionada com el criteri per fer el filtrat de la informació. Veiem l'exemple: Competic 2.

25


CFA Les Bernardes.

Si fem un clic a “an” i després fem un clic al botó la taula només ens mostrarà les dades dels registres on el camp “codi de llengua” sigui igual a “an” i ocultarà la resta. S'ha aplicat el filtre.

Per mostrar de nou tots els registres hem de clicar el botó

Capítol 6: Emprar diferents tipus de filtre Si volem controlar més el procés de filtrat, hi ha el botó permetrà definir diferents opcions:

que activarà una finestra que ens

Aquesta pantalla permet elaborar uns filtrats d'informació més complexos. Així podem fer un filtrat que ens mostri les dades de tots els llibres de la Sra. Agatha Christie i també els de E. Mendoza ( aquest és el criteri O lògic):

Competic 2.

26


CFA Les Bernardes.

El resultat d'executar el filtrat serà aquest:

També podem presentar un criteri múltiple, però aquesta vegada utilitzarem el criteri I lògic, segons aquest exemple: Demanem que el camp Comentari sigui igual a Lectura Batx i que alhora, de forma simultània, el camp Editorial sigui igual a Alfaguara tal com mostra la imatge:

El resultat obtingut del filtrat és aquest:

D´acord amb tot això, es poden fer múltiples combinacions. Cal recordar que per tornar a mostrar totes les dades de nou, cal polsar el botó tornaran a mostrar totes en la seva integritat:

i les dades es

Capítol 7: Amagar columnes de dades Hi haurà vegades que ens interessarà que no es mostrin en pantalla algunes de les columnes amb dades o camps. Per aconseguir-ho només cal que seleccionem la columna que volem ocultar i amb el botó secundari del ratolí escollir l'opció Amaga les columnes, tal com es pot veure a la imatge següent: Competic 2.

27


CFA Les Bernardes.

Si volem tornar a mostrar les columnes ocultades prèviament, repetim l'acció i veurem el nom del camp que està ocult, que en aquest exemple és País:

Capítol 8: Exercicis mòdul 3 Per realitzar els exercicis demanats en aquest mòdul caldrà utilitzar la Base de dades Biblioteca1.odb a la qual ja s'ha fet referència anteriorment i que podeu descarregar de nou en aquest enllaç: biblioteca1.odb Un cop oberta, aneu a la taula Llibres, i feu-hi les següents accions: • Ordena tots els registres pel camp Títol i contesta la pregunta: quin és el primer títol que hi apareix? • Ara fes una ordenació descendent a partir del mateix camp Títol, quin és el primer títol que hi apareix? • Si vols fer una ordenació en primer lloc per autors i en segon lloc (simultània) per títols, com ho has de fer? • Cerca un títol que es diu Zoa i digues de quin autor és el llibre. • Fes un filtrat dels llibres de Asimov, Isaac i digues quants n'hi ha a la base de dades. • Quants són llibres de Batxillerat? • Com es fa per ocultar una columna de dades o camp de la taula? Completa totes aquestes respostes en un document de text per enviar al tutor/a del curs. Posa-li el nom d´exercici_m3

Competic 2.

28


CFA Les Bernardes.

Mòdul 4: Les consultes bàsiques Continguts • Capítol 1: Entendre el concepte de consulta de dades • Capítol 2: Diferenciar entre consulta, recerca i filtre • Capítol 3: Crear una consulta amb un criteri • Capítol 4: Crear una consulta amb diferents criteris • Capítol 5: Eliminar camps d’una consulta • Capítol 6: Aplicar criteris d’ordenació a una consulta • Capítol 7: Emprar consultes amb criteris AND i OR • Capítol 8: Emprar consultes amb camps calculats • Capítol 9: Emprar consultes d’agrupació de dades • Capítol 10:Modificar el format dels camps de la consulta • Capítol 11:Exercicis mòdul 4

Capítol 1: Concepte de Consultes de dades Les consultes són unes preguntes que fem a la base de dades i que es desen per utilitzar-les més endavant. La resposta ara pot ser una i, més endavant, una altra, depenent de les variacions que vagin tenint les dades. Per tant, l'espai que ocupen no és molt, comparat amb les taules que són les que realment contenen la informació. Per fer les consultes, cal fer-ho des de la finestra:

Aquí es mostren algunes de les consultes que es podrien fer a la base de dades. El primer exemple de pregunta és aquest que segueix: Quins són els llibres editats a l’Argentina, “arg”? I la resposta seria la que representa aquesta imatge:

Competic 2.

29


CFA Les Bernardes.

Una altra pregunta o consulta que podem fer a la base de dades podria ser: Quants llibres hi ha editats a Barcelona el 2000 i 2001?. La seva resposta la tenim aquí:

Capítol 2: Altres conceptes: consulta, recerca i filtre Es tracta de conceptes diferents que s'utilitzen en diferents llocs del programa i amb diferents funcions: • La consulta es fa des de la finestra dedicada, especialment, per a consultes, vista en l'apartat anterior. • El filtre es fa dins d'una taula, i s'ha vist en el mòdul anterior. • La recerca d'informació és localitzar una dada concreta dins d'una taula. Per tant, cadascú d'aquests conceptes té una finalitat diferent. Aquesta imatge representa els botons que permeten treballar amb els filtres i l'ordenació de les dades d'una taula:

Competic 2.

30


CFA Les Bernardes.

Són conceptes diferents i, com a tals, cal estudiar-los. Els filtres i la recerca d'informació són opcions que es fan directament sobre les taules i permeten treballar sobre les dades d'una sola taula de forma unitària, mentre que les consultes tenen el seu apartat propi dins del programa “Open Office Base” diferent de les taules, el qual permet treballar amb les dades provinents de vàries taules simultàniament. Per tant, les consultes són molt més potents que les taules. Això dóna una versatilitat molt més gran a la consulta i tractament de la informació.

Capítol 3: Creació de Consultes d'un sol criteri Les consultes convé crear-les des de l'opció de disseny, tal com s'expressa en el botó de la imatge: Creem un exemple senzill de consulta d'una sola taula i de criteri simple. Per mostrar-ho, anem a la finestra de disseny de la consulta i fem la creació de la consulta del començament d'aquest mòdul, la pregunta de la qual era: Quins són els llibres editats a l’Argentina, “arg”? A la finestra del disseny haurem de fer aquesta disposició de feina:

El resultat de la consulta, ja l'hem vist a la imatge del començament d'aquest mòdul, que de totes formes es torna a reproduir a sota:

Competic 2.

31


CFA Les Bernardes.

Capítol 4: Creació de Consultes de més d'un criteri Les consultes es poden crear amb un sol o amb més criteris, és a dir, una consulta pot respondre a una pregunta única o a una suma de consultes. Començant pel més senzill, les consultes amb un sol criteri es fan de la forma que s'explica a continuació. Per crear una consulta ho podem fer mitjançant les opcions de la part superior d'aquesta finestra. La que s'aconsella és la (les altres possibilitats no són aconsellables, perquè donen errades), la qual activa la finestra següent:

Es trien les finestres que volem que surtin a la consulta mitjançant el botó “Afegeix”, i un cop fet això, apareixeran a la finestra del disseny de la consulta, tal com es mostra en la pantalla següent:

Competic 2.

32


CFA Les Bernardes.

Si volem incorporar-ne més d'una, també podem fer-ho polsant el botó taules.

. Podrem afegir més

Per solucionar la pregunta: Quins són els llibres editats a Argentina?, i si volem que ens mostri les dades del Títol del llibre, l'autor i el país d'edició, cal fer això: Pantalla de Disseny de la consulta:

Pantalla de l'execució de la consulta o resposta: Per obtenir la resposta completa cal tancar la consulta en mode disseny i obrir-la des de la finestra Competic 2.

33


CFA Les Bernardes.

principal amb un doble clic, i amb els criteris esmentats, la resposta serà així:

Capítol 5: Eliminar camps d'una consulta Si volem que, sobre una consulta feta, no surtin alguns dels camps inicialment inclosos, hem d ´eliminar, des del disseny de la consulta, la columna del camp que volem esborrar a la resposta. Per aconseguir això, seleccionem la columna i esborrem amb el botó Supr o bé, amb el botó secundari del ratolí, triem l'opció Suprimeix:

Capítol 6: Ordenar dades en una consulta A la part inferior de la finestra del disseny de les consultes, hi ha una opció que té per nom Ordenació que permet ordenar de forma ascendent o descendent els resultats de la consulta a partir d'aquell camp concret.

Cas de posar més d'una ordenació, cal tenir en compte que funciona, en primer lloc, el camp ordenat Competic 2.

34


CFA Les Bernardes.

situat més a l'esquerra i, en cas que hi hagi repetició de dades, entra en joc una segona ordenació situada més a la dreta del disseny de la consulta.

Capítol 7: Consultes amb criteri múltiple: "I" lògic i "O" lògics Quan parlem del “I” lògic vol dir que hi ha dos criteris (o més), els quals s'han de complir per tal que la resposta sigui positiva. Així, per exemple, un criteri amb una “I” podria ser: Llibres d'ESO i que siguin en anglès. Això vol dir que s'han de complir les dues condicions perquè sigui mostrat el registre, és a dir, que alhora siguin del Batxillerat (Camp Nivell) i que estiguin escrits en anglès (camp Llengua). La consulta tindria aquest disseny i aquest resultat:

El cas de la consulta múltiple amb criteri “O” lògic seria que, amb una de les dues condicions que s'acomplís, ja n'hi hauria prou. Posem un exemple. Vull veure els llibres editats a Barcelona i a Madrid (tots els editats tant a una com a l'altra ciutat). A efectes del programa Open Office Base (i també en la majoria dels programes) això ho diríem mitjançant l'ús de l'expressió: Barcelona O Madrid. És a dir, només que es compleixi una de les dues condicions ja ens mostra tots els resultats. Aquí es mostra una imatge del disseny d'aquesta consulta:

Competic 2.

35


CFA Les Bernardes.

Com es pot comprovar el tema és força semblant al que s'ha explicat per als filtrats d'informació, els conceptes dels I i dels O Lògics és el mateix.

Capítol 8: Consultes amb camps calculats Els programes de bases de dades tipus Microsoft Access, i d'altres, permeten establir càlculs en els informes i formularis i, també, en les consultes. En el cas del programa Open Office Base, concretament en el disseny d'una consulta hi ha un desplegable que té per nom Funció el qual permet fer una sèrie d'operacions com: mitjana, recompte, suma, el valor màxim, el mínim, etc.

Es tracta d'una possibilitat de fer càlculs amb els camps de tipus numèric que té el programa. Competic 2.

36


CFA Les Bernardes.

Aquestes imatges mostren, en primer lloc, la consulta sense cap funció i les altres amb diferents funcions activades: Fent la funció

I si fem la funció

Recompte,

Mitjana:

ens dóna:

Capítol 9: Consultes d'agrupació de dades A les consultes també es poden agrupar en una mateixa línia les dades que siguin coincidents. Així a l'exemple que s'adjunta a continuació es pot observar com s'ha fet una agrupació pel camp de nom de l'autor i després, al camp de la dreta, s'hi ha fet un recompte.

S'han ordenat les dades pel segon camp, així mostra els registres amb una sola aparició al començament i, al final, els que en tenen més d'un. Això vol dir que dels darrers tres autors, n'hi ha dues aparicions de cadascun.

Competic 2.

37


CFA Les Bernardes.

Capítol 10: Modificar el format dels camps d'una consulta En el cas d'una taula, les dades es poden modificar per tal que surtin en un format determinat o en un altre. Per tal que una consulta mostri un determinat format dels nombres, caldria fer-la primer a la taula i la consulta feta a posteriori heretarà els formats definits a la taula. En la següent imatge es mostra, des del disseny de la taula, una definició d'un format numèric amb punt de milers i dos decimals, que es representa així: #.##0,00 i que es pot veure a la definició del camp Any Edició de la taula Llibres:

A la taula el resultat que origina sobre el camp “Any Edició” és el que mostra la següent imatge:

Si posteriorment fem una consulta que tingui en compte aquesta taula i aquest camp, el seu resultat és aquest:

Competic 2.

38


CFA Les Bernardes.

Com podem apreciar el resultat de la consulta aplica el mateix format del camp numèric, cosa que no passa amb les consultes fetes prèviament que segueixen mostrant les dades numèriques amb el format inicial.

Capítol 11: Exercicis mòdul 4 Les consultes que es demana fer en aquest apartat són per enviar al tutor segons la forma convinguda. Per començar, caldrà obrir el document biblioteca1.odb que ja s'ha utilitzat en altres ocasions i fer les accions que es demanen a continuació. • Aneu a la part de consultes i creeu una consulta mitjançant l'ús de l'assistent on hi apareguin les següents dades: A la taula Llibres, feu una consulta que tregui com a camps per pantalla l'Autor, l'Any Edició i la Llengua del llibre. Les dades que ha de mostrar la consulta són els llibres editats d'abans de l'any 1959 (<1959 en la línia de criteris). Desar la consulta amb nom: consulta1 • La següent consulta que es demana crear es farà des de la pantalla de disseny de la consulta i ha de presentar en pantalla els mateixos camps que l'anterior però, aquesta vegada, ha de mostrar els llibres editats durant l'any 2002 (el criteri a fer hauria de ser >2001 i <2003 la qual cosa ens treurà en pantalla els llibres de l'any 2002. El resultat hauria de ser de 22 registres. És així? Desar la consulta amb nom: consulta2 Enviar el fitxer amb les dues consultes desades al tutor/a de la forma acostumada.

Mòdul 5. Les consultes avançades. Continguts • Capítol 1: Entendre el concepte de formulari de dades • Capítol 2: Crear un formulari automàtic • Capítol 3: Emprar l’assistent de formularis Competic 2.

39


CFA Les Bernardes.

• • • • •

Capítol 4: Emprar la vista de disseny al formulari Capítol 5: Intruduir dades al formulari Capítol 6: Desplaçar i eliminar registres Capítol 7: Emprar l’assistent de controls per afegir objectes al formulari Capítol 8: Exercicis mòdul 5

Capítol 1: Concepte de formulari de dades El programa Open Office Base conté una sèrie d'objectes, que són: les taules, les consultes, els formularis i els informes. Un formulari és un dels objectes de l'Open Office Base la funció del qual és mostrar el contingut de les taules o d'altres dades per pantalla amb un format visualment més còmode i agradable per a l’usuari. Però no només és un objecte per mostrar dades més ben presentades, té altres funcions que superen el paper de les taules, tal com es veurà al llarg d'aquest mòdul. Així, la imatge de sota compara una taula (la primera) i un formulari (la segoa).

Per tant, els formularis ens permeten presentar la informació d'una forma molt més vistosa i personalitzable per l'usuari. Així el mateix formulari es pot crear amb un aspecte completament diferent: Competic 2.

40


CFA Les Bernardes.

Capítol 2: Crear un formulari automàtic A l'hora de voler fer un formulari el programa Open Office Base deixa pas a l'Open Office Writer, el qual s'obre automàticament quan li donem l'opció de creació d'aquests tipus d'objectes. Hi ha diferents formes de crear un formulari segons el nivell de l’usuari: • Creació d’un formulari des de la vista disseny. • Creació d’un formulari amb l'ajut de l’auxiliar. Aquestes dues opcions les podem veure reproduïdes en la següent imatge.

Cas de voler triar la primera opció, és més de creació personal de l'usuari, ja que ens deixa la pantalla preparada per afegir-hi els elements, però la trobem completament buida. És una opció interessant, però és com partir de zero. Així, si triem la pantalla següent que ens mostrarà el programa serà aquesta:

Competic 2.

41


CFA Les Bernardes.

Això vol dir que ara haurem d'incloure tots els elements de forma manual, per la qual cosa, ho fa una modalitat lenta i potser poc interessant.

Amb les elements inclosos en les diferents barres d'eines podem anar completant el formulari, tal com es pot apreciar en la imatge superior.

Capítol 3: Emprar l’assistent de formularis La segona opció és més interessant perquè podem comptar amb un ajudant que ens va guiant durant tot el procés. És l'anomenat auxiliar de formularis. Seguint els passos indicats per l'auxiliar, obtindrem finalment un formulari com que el que es veu a la part inferior d'aquest capítol. Competic 2.

42


CFA Les Bernardes.

Capítol 4: Emprar la vista de disseny al formulari Si tenim creat un formulari, podem modificar-ne el contingut amb la seva edició. Hi podem accedir des de la finestra principal dels formularis, fent clic amb el botó secundari del ratolí i triant l'opció Edita:

Un cop activada aquesta opció entrarem a la finestra del disseny del formulari. Mentrestant, per poder obrir-lo, s'ha activat automàticament el programa Open Office Writer, que és l'editor de textos de l'Open Office.

Competic 2.

43


CFA Les Bernardes.

Els diferents controls són plenament modificables, fent-hi un clic a sobre, els podem dimensionar al nostre gust. També podem afegir nous elements al disseny del formulari, ajudant-nos de la barra d'eines:

Capítol 5: Introduir dades al formulari Una vegada tenim creat i, fins i tot, retocat un formulari, mitjançant la seva edició queda preparat per introduir-hi dades. Tal com hem vist a l'animació del capítol anterior, mitjançant el botó edició del formulari i mode d'introducció de dades.

es pot alternar entre mode

Per incorporar informació a un formulari només cal obrir-lo amb un doble clic des de la finestra principal del programa i començar a introduir-hi la informació. Sempre caldrà tenir en compte una sèrie de qüestions com no escriure xifres en camps de tipus text, etc. i vigilar amb les possibles relacions entre les taules que impedeixen que es puguin escriure dades prèviament no validades en altres taules relacionades.

Capítol 6: Desplaçar i eliminar registres Els formularis no deixen esborrar i desplaçar d'ubicació els registres (o files d'informació). Per ferho, haurem d'anar a les taules. El missatge d'errada que surt en el moment d'intentar arrossegar un registre a la taula és normal, el Codi Editor és camp clau a la seva taula, és a dir, que no permet que es repeteixi, per tant, en copiar-lo, el camp clau es duplica i, això no pot ser, per la qual cosa ens ho impedeix el mateix programa.

Capítol 7: L'assistent de controls per afegir objectes al formulari Dins del disseny d'un formulari hi ha alguns dels controls que tenen un assistent al darrera que ens ajuda a la seva creació. Altres controls no tenen cap ajuda a causa de la seva senzillesa que ho fa innecessari. Un dels que ho requereixen és el desplegable. Cal pensar que aquest treu en pantalla dades que provenen d'una altra taula de la Base de dades i l'assistent ens ajuda a definir quins són els camps compartits entre totes dues taules, etc. Competic 2.

44


CFA Les Bernardes.

Capítol 8: Exercicis mòdul 5 En aquest mòdul farem els següents exercicis per enviar al tutor/a: • En primer lloc obrireu el nostre fitxer d'exemple sobre el qual treballareu. És el biblioteca1.odb fent-hi clic, l'obrirem. • Proveu de fer uns formularis seguint aquestes pautes: • Elaboreu un formulari basat en la taula llibres, utilitzant l'assistent. Aquest ha d'incloure uns 5 camps a escollir. Poseu-li de nom Llibres1. • Creeu un parell de formularis més sobre altres taules a escollir i deseu-los amb el mateix nom de la taula. • Editeu el formulari Llibres1 i canvieu-li diferents aspectes visuals com afegir negretes, cursives, subrallats, colors de lletra, arrenglerats a esquerra i dreta canviant-los d'ordre, etc. • Deseu la feina feta en el mateix document biblioteca1.odb i envieu-la al tutor/a de la forma acostumada.

Mòdul 6: Els informes. Continguts • • • • • • •

Capítol 1: Entendre el concepte d’informe de dades Capítol 2: Crear un informe automàtic Capítol 3: Crear informes personalitzats Capítol 4: Emprar la barra de format per modificar informes Capítol 5: Crear etiquetes a partir d’informes Capítol 6: Modificar el disseny d’informes Capítol 7: Exercicis mòdul 6

Capítol 1: Concepte d’informe de dades El programa Open Office Base compta amb una eina específica per preparar la informació per tenir una sortida per impressora. És tracta dels informes. Els informes són dissenys realitzats, igual que els formularis, a partir de taules o consultes, però en aquest cas tenint com a destinació la impressora.

Capítol 2: Crear un informe automàtic El programa Open Office Base, a diferència del Microsoft Access no té un procés de creació d'informes automàtic. També podem parlar dels formularis que tenen una doble possibilitat en la seva creació, però aquest no és el cas dels informes.

Competic 2.

45


CFA Les Bernardes.

Les següents imatges mostren les pantalles incials dels formularis i dels informes i es poden apreciar les informacions abans esmentades: Imatge inicial dels informes:

Imatge inicial dels formularis:

Capítol 3: Crear informes personalitzats El programa sols ens permet crear nous informes des d'una via única, que és la de l'assistent. Per això, els informes personalitzats ens aniran sortint segons les opcions que triem durant el procés de creació de l'informe, i posteriorment, els canvis els farem mitjançant l'edició, tal com s'ha vist al capítol anterior.

Competic 2.

46


CFA Les Bernardes.

Atès el fet que la pantalla que ens apareix després és l'editor de textos Open Office Writer, la personalització que podrem fer-hi és molt gran, ja que dins de l'informe podem fer els canvis que ens permet el programa d'edició de textos: Modificar l'aspecte de la lletra, fer més amples o estretes columnes i files d'informació, inserir imatges o tot tipus d'elements propis de tot el paquet ofimàtic, canviar el color de fons, etc.

Capítol 4: La barra de format per modificar informes L'edició dels informes es fa des del programa Open Office Writer, que és l'eina que apareix automàticament quan s'accedeix a l'opció. Dins d'aquest programa, la barra de formatació es pot utilitzar per fer els canvis en l'aspecte de l'informe creat. Si observem les seves icones, podem apreciar la variació de canvis que podem incorporar a l'informe:

En realitat, els canvis que podem fer a l'informe són els mateixos que podríem fer en un document de text qualsevol, com es veu a l'explicació de la imatge posterior:

Capítol 5: Creació d'etiquetes a partir dels informes El programa Open Office permet fer les etiquetes des del menú Fitxer | Nou | Etiquetes, tal com es pot veure en aquesta imatge: Competic 2.

47


CFA Les Bernardes.

Obtindrem aquesta finestra en la qual podrem definir les característiques de les etiquetes a crear:

El resultat final del procés és la creació d'un nou document, no d'un objecte dins de la base de dades.

Capítol 6: Modificar el disseny d’informes Tal com ja s'ha esmentat en capítols anteriors, els informes un cop creats es poden modificar. Això es fa mitjançant el botó secundari del ratolí i triant l'opció edita.

Com ja s'ha explicat, es posa en funcionament de forma automàtica el programa Open Office Writer i és amb ell que farem les modificacions dels informes prèviament creats.

Competic 2.

48


CFA Les Bernardes.

Com es pot observar en la imatge precedent, els informes tenen unes possibilitats de canvi molt semblants a les dels formularis vistos en mòduls anteriors, s´hi poden posar desplegables, botons, caselles d'opció, etc. També es pot canviar la mida, color, alineació etc. de les lletres, i en general, les opcions de format de text propis de l'editor de text estàndard de l'Open Office que és l'Open Office Writer.

Capítol 7: Exercicis mòdul 6 En aquest mòdul fareu els següents exercicis per enviar al tutor/a: • En primer lloc obrireu el nostre fitxer d'exemple sobre el qual treballareu. És el biblioteca1.odb. Fent-hi clic l'obrireu. • Proveu de fer uns informes seguint aquestes pautes: • Elaboreu un informe basat en la taula llibres, el qual ha d´incloure uns 5 camps a escollir. Poseu-li de nom Llibres1. • Creeu un parell d'informes més sobre altres taules a escollir i deseu-los amb el mateix nom de la taula. • Editeu el informe Llibres1 i canvieu-li diferents aspectes visuals com afegir negretes, cursives, subratllats, colors de lletra, arrenglerats a esquerra i dreta canviant-los d'ordre, etc. • Deseu la feina feta en el mateix document biblioteca1.odb i envieu-la al tutor/a de la forma acostumada.

Competic 2.

49


Tractament de les dades