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EL PROCESO ADMISTRATIVO

MÓDULO 1 SECRETARIA DE EXTENSIÓN E INTEGRACIÓN SOCIAL DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUA


LA ADMINISTRACIÓN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Etimológicamente La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio", esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación. Si "magister" (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad -el que ordena o dirige a otros en una función-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinación, son los elementos principales obtenidos. La Administración de acuerdo a los siguientes autores es: - Harold Koontz y Cyril O’ Donnell. Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. - Isaac Guzmán Valdivia. Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados. - Henry Sisk y Mario Sverdlik. Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos. - Joseph L. Massie. Método por el cual un grupo en cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras. - Munch-García. El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible. Robert F. Buchele. El proceso de trabajar con y atravez de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal. George R. Terry. Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. American Management Association. La administración es la actividad la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros.


José A. Fernández Arena. Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. Daft y Marcic. Administración es cómo el logro de las metas organizacionales de forma eficaz y eficiente mediante la planeación, organización, dirección y control de los recursos de la organización; esta definición incluye dos ideas importantes: 1) Las cuatro funciones de planeación, organización, dirección y control 2) El logro de las metas organizacionales de forma eficaz y eficiente. Los administradores utilizan una multitud de habilidades para desempeñar estas funciones. ) Jones y George. Dictan que la administración es la planeación organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase para alcanzar las metas de la organización con eficiencia y eficacia

Elementos del concepto 1.- Objetivo: es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. 2.- Eficacia: consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. 3.- Eficiencia: se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. 4.- Grupo social: para que la administración exista, es necesario que se dé siempre dentro de un grupo social. 5.- Coordinación de recursos: para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común. 6.- Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. Con los anteriores elementos es posible emitir una definición integral de la administración: Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.


Características de la administración: Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc. Valor instrumental: dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para logra un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener determinados resultados. Unidad temporal: aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. Especificidad: aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial. Interdisciplinariedad: la administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.


Valor instrumental

Universalidad

Unidad temporal

Especificidad

Administrac ión

Interdisciplinari edad

Flexibilidad

Amplitud de ejercicio

Importancia Después de conocer sus características, resulta innegable la gran trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina. 1.- Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, aunque, lógicamente sea más necesaria en los grupos más grandes. 2.- Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. 3.- La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. 4.- A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.


Objetivos y Fines de la Administración Toda organización, una vez que ha establecido y tiene clara su Misión y Visión, debe definir sus OBJETIVOS, es decir, aquellos enunciados que orientan el camino hacia un fin concreto en un futuro, representan no sólo la finalidad de la planeación, sino también el fin hacia el cual se encaminan: la organización, la dirección y el control A partir de las prioridades habrán de generarse los objetivos y metas en las que se plasme el estado deseado de la institución. El establecimiento de objetivos y metas es de vital importancia, porque a partir de esto se asumirán de manera concreta y clara los compromisos de la institución en los próximos años. Los objetivos dependen de los propósitos y valores de la organización, sus competencias distintivas y sus indicadores de desempeño clave. 

Objetivos Estratégicos:

¿Qué queremos lograr a largo plazo? • Describen lo que una organización quiere lograr en algún punto en el futuro (1 a 5 años aproximadamente). • Son estratégicos, ya que responden a las acciones que deben realizarse para dar cumplimiento a la misión y visión de la organización. • Son lejanos en el tiempo y abarcan un rango muy amplio, por esta razón, se definen los objetivos tácticos y operativos. 

Objetivos Tácticos:

¿Qué queremos lograr para alcanzar los objetivos tácticos? • Son aquellos que se plantean como guía o método a seguir, es decir, los resultados esperados dentro de un plazo aproximado de un año. • Están basados en los objetivos estratégicos. • Se definen por área o departamento de la organización.


Objetivos Operativos.

• Son aquellos que definen las metas particulares a ser alcanzadas para lograr el cumplimiento de los objetivos tácticos. • Cada área y departamento de la organización establece los objetivos operativos para alcanzar el objetivo táctico correspondiente. Por lo tanto los objetivos establecen lo qué se debe realizar a partir de una situación presente para llegar a una situación futura y proponen los recursos y medios con los que se cuenta para lograrlo.


Establecimiento de objetivos. Para definir claramente un objetivo, existe el modelo “SMART”, que nos permite identificar claramente las características de un objetivo bien establecido:

S

M

A

R

T

Específico

Medible

Alcanzable

Retador

Tiempo

Los objetivos Deben crearse deben ser identificadores para Concretos, observar de claros y manera tangible el fáciles de éxito. entender.

Realizable en función de los recursos y la misión de la organización.

Que no sean sencillos de lograr, que inspiren reto, impliquen esfuerzo y sean relevantes.

Límite para medir y obtener los resultados.

Es relevante el establecimiento de objetivos estratégicos, tácticos y operativos, para el cumplimiento de la Misión y Visión de la organización, institución. Una vez definidos estos objetivos se pueden establecer las responsabilidades, con más claridad, de cada uno de los participantes en la ejecución del plan de acción para alcanzar los fines o metas. Objetivos de una organización o institución Los objetivos que generalmente la organización pretende alcanzar son: a) b) c) d) e) f)

Legales, estatutarios o reglamentarios Funcionales, como ofrecimiento del producto o servicio al consumidor Técnicos, estos es, relacionados con los procesos y equipos Lucrativos Personales Públicos


La administración: ¿una ciencia, técnica o arte? Muchas divergencias han originado la determinación del carácter que desempeña la administración dentro del conocimiento humano, es decir, si ésta debe ser considerada ciencia, técnica o arte. Existen tantas opiniones como expertos en la materia, y aún no hay un criterio unificado. Para evitar polémicas, se analizarán las características y elementos que conforman una ciencia, una técnica y un arte, con la finalidad de que usted forme su opinión al respecto.

Elementos

Ciencia

Técnica

Arte

Definición

Conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a verdades generales.

Conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos cuyo objeto es la aplicación utilitaria.

Conjunto de técnicas y teorías, cuyo objeto es causar un placer estético a través de los sentidos. También se dice de la virtud, habilidad o disposición para hacer bien una cosa.

Objeto

Conocimiento del mundo: búsqueda de la verdad.

Aplicación o utilidad práctica.

Belleza. Habilidad. Expresión.

Método

Investigación. Observación. Experimentación. Encuestas.

Instrumentos. Procedimientos. Conocimientos científicos.

Técnicas. Teorías. Emotividad. Creatividad.

Fundamento

Leyes generales. Principios.

Principios y reglas de aplicación práctica.

Reglas

Para ser ciencia la administración debe de seguir un método específico y generar conocimientos razonados y fundamentados en principios. Para ser una técnica los conocimientos generados deben tener aplicación práctica y ser llevados a cabo por especialistas debidamente capacitados. Como arte requiere ser una obra humana que implique virtud, poder, eficiencia y habilidad para desarrollarla.


“La administración como práctica es un arte y los conocimientos que la respaldan pueden considerarse como una ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino más bien complementarios”. (Koontz y O’ Donnell) La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuándo se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia; las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración.

Relación De La Administración Con Otras Ciencias

No debe confundirse a la administración con otras disciplinas, sino que debemos saber cuáles son aquellas que contribuyen a que logre sus fines. La administración toma y utiliza teorías, modelos, etc., de otras disciplinas, pero no las incluye a todas.  Sociología: El administrador deberá conocer como relacionan entre si los individuos, ya sea por virtud en algunos factores personales o por influencia de otros distintos, dentro del ambiente de los centros de trabajo  Psicología: Ayuda a la administración, proporcionándole el conocimiento de los factores de la personalidad del hombre, es decir la conducta humana.  Economía: Básicamente la administración se encarga de, maximizar los resultados de una empresa, obtener máximo de resultados con el mínimo de los esfuerzos  Derecho: La legislación ha influido en la administración y como ciencia normativa, afecta la actuación administrativa.  Moral: La moral dicta reglas supremas a las que deberá someterse la actividad humana.  Antropología: Proporciona conocimientos profundos sobre los intereses de grupo, que influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo.  Matemáticas: Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de las matemáticas aplicadas específicamente en: modelos probabilísticas, simulación, estadística, investigación de operaciones.  Contabilidad: Es una auxiliar en la toma de decisiones y técnica de control, que se utiliza para registrar y clasificar movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma


Contables Contabilidad: Reutiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración. Financieras Ciencias exactas son aquéllas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables: Matemáticas: No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de Matemáticas aplicadas, específicamente investigación, estadística, etc.

en:

modelos

probabilísticas,

simulación,

Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las máquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e información.


Administración pública privada y mixta.

Administración Pública: generalmente, se entiende a la organización integrada por un personal profesional, dotada de medios económicos y materiales públicos que pone en práctica las decisiones tomadas por el gobierno. Se compone de todo lo que la hace efectiva: funcionarios y edificios públicos entre otros. Por su función, es el enlace entre la ciudadanía y el poder político. Sin embargo, no solo existe Administración Pública en el Poder Ejecutivo, sino en gran parte del Estado e incluso en entes privados que desempeñan funciones administrativas por habitación del Estado. Del latín “administrare”, que significa servir, o de “ad manus traer” que alude a la idea de manejar o gestionar. No obstante, el concepto de Administración Pública puede ser entendido desde dos puntos de vista, desde un punto de vista formal se entiende a la entidad que administra, es decir, al organismo público que ha recibido del poder político la competencia y los medios necesarios para la satisfacción de los intereses generales y desde un punto de vista material, se entiende más bien la actividad administrativa, es decir, la actividad de este organismo considerado en sus problemas de gestión y de existencia propia, tanto en sus relaciones con otros organismos semejantes como con los particulares para asegurar la ejecución de su misión. También se puede entender como la disciplina encargada del manejo científico de los recursos y de la dirección del trabajo humano enfocada a la satisfacción del interés público, entendiendo este último como las expectativas de la colectividad. Elementos de la Administración pública. Medios personales o personas físicas, medios económicos, principales son los tribunos organización, ordenación racional de competencia de órgano actuante. Jurídicamente el concepto de Administración pública se usa más frecuentemente en sentido formal, el cual en palabras de Rafael Bielsa, no denota una persona jurídica, si no un organismo que realiza una actividad del Estado. En este sentido decimos que el acto o hecho de la Administración es lo que responsabiliza al Estado. Así pues, en realidad es el Estado la parte en juicio, a ese título tiene la Administración Pública el privilegio de lo contencioso-administrativo. Actualmente el modelo de administración habitual es el modelo burocrático ideado por Max Weber, éste se basa en la racionalidad instrumental y en el ajuste entre objetivos y medios.


La Administración Pública en México es el enlace entre la Ciudadanía y el Poder Político, integrada por Servidores Públicos y dotada de medios económicos y materiales públicos que pone en práctica para el cumplimiento de las decisiones tomadas por el Gobierno. No obstante, el concepto de Administración Pública puede ser entendido desde dos puntos de vista: a) Formal: Se entiende a la entidad que administra, o sea al organismo público que ha recibido del poder político la competencia y los medios necesarios para la satisfacción de los intereses generales. b) Material: Se entiende más bien la actividad administrativa, o sea, la actividad de este organismo considerado en sus problemas de gestión y de existencia propia tanto en sus relaciones con otros organismos semejantes como con los particulares para asegurar la ejecución de su misión. Jurídicamente, el concepto de Administración Pública denota una persona jurídica, es decir Cámara baja y la Cámara alta en los sistemas bicamerales para la adopción de determinados acuerdos

Principios generales de la administración Las primeras teorías de la administración nacieron en la era industrial clásica. Una teoría es un conjunto coherente de ideas capaces de explicar las relaciones entre determinados hechos observables. Cada teoría se centra en algunos aspectos de la administración y deja de lado otros que no forman parte de su objeto de estudio. Mientras una teoría hace énfasis en las tareas operacionales, otras se preocupan por la estructura organizacional, otras se orientan hacia las personas que participan en las organizaciones, otras muestran la importancia de la tecnología y otras se concentran en los efectos del ambiente sobre las organizaciones. Es lógico que para ser exitoso, el administrador requiere conocer las diversas teorías para lograr una visión amplia de su trabajo.


Énfasis en las tareas

Administración Científica (1903) Frederick Taylor Franck Gilbreth

Teoría Clásica (1911)

Enfoques tradicionales de la

Henry Fayol Énfasis en la estructura

Administración

Organización burocrática (1947) Max Weber

Énfasis en las personas

Teoría de las relaciones humanas (1932) Elton Mayo Kurt Lewin

Administración Científica. Su fundador Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915), lugar Estados Unidos. Administración científica es el nombre que recibió debido al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración para lograr una gran eficiencia y eliminar desperdicios al aplicar métodos de ingeniería industrial. Taylor estudió el trabajo de cada obrero, analizándolo, descomponiéndolo y racionalizándolo a través del estudio de tiempos y movimientos, para establecer un método que fuera la mejor forma posible de ejecutar dicho trabajo. Taylor desarrolló un conjunto de principios a los que denominó administración científica. Estos principios son: 1. Principio de Planeación.-Remplazar el criterio individual del obrero, la improvisación y la actuación empírico-práctica en el trabajo por métodos basados en procedimientos científicos. 2. Principio de Preparación.-Seleccionar científicamente a los trabajadores, prepararlos y entrenarlos para producir más y mejor.


3. Principio de Control.-Controlar el trabajo para certificar que se está ejecutando de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. El control debe enfocarse en las excepciones o los desvíos de los estándares. 4. Principio de Ejecución.-Asignar atribuciones y responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea lo más disciplinada posible.

Teoría Clásica. Su fundador Henry Fayol. (1841-1925), lugar Francia. La administración científica se preocupó por elevar la productividad de la fábrica y el trabajador individual (énfasis en las tareas), surgió de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas (énfasis en la estructura organizacional). Para Fayol la empresa está compuesta de seis funciones básicas (financiera, técnica, comercial, contable, de seguridad y administrativa), de las cuales la función administrativa coordina e integra las demás. A su vez esta función administrativa está constituida por cinco elementos: previsión, organización, mando, coordinación y control, estableció cerca de 14 principios generales de administración que debían regir el trabajo del administrador y son los siguientes: 1. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar su trabajo. 2. Autoridad: la autoridad concede al gerente el derecho de dar órdenes. La responsabilidad es el deber o la obligación de cumplirlas. La responsabilidad y la autoridad deben ser proporcionales. 3. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es resultado del liderazgo eficaz, de la comprensión clara de las normas de la organización y de los castigos adecuados, de acuerdo con las infracciones. 4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. Cada empleado se debe subordinar sólo a un superior. 5. Unidad de dirección: cada grupo de actividades organizacionales debe tener el mismo objetivo y ha de esta dirigido por un gerente a través de un plan. 6. Subordinación del interés individual al bien común: los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización entera. 7. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores. 8. Centralización: se refiere al grado de involucramiento de los subordinados en la toma de decisiones. La toma de decisiones se debe centralizar en la administración. 9. Jerarquía o cadena de mando: Es la línea de autoridad que va desde la cima de la organización hasta el nivel más bajo. Las comunicaciones deben seguir esta cadena. 10. Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento indicado.


11. Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados. 12. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotación de empleados socavan el buen funcionamiento de la organización. 13. Iniciativa: los empleados encargados de ejecutar los planes deben mostrar esfuerzo personal. 14. Espíritu de grupo: promover el espíritu de equipo crea armonía y unidad en la organización. Fayol pretendía trazar los caminos de una ciencia mediante principios generales de administración que sirvieran a todo tipo de organización y funcionaran como aspectos normativos y prescriptivos para focalizar todas las situaciones.

Teoría de la burocracia Su fundador Max Weber (1864-1920), lugar Alemania. Weber afirma que la burocracia es la “organización eficiente por excelencia” y dice que para conseguir esa eficiencia, la burocracia necesita describir anticipadamente, y con los más mínimos detalles, la forma como se deben hacer las cosas. Derivado de lo anterior, se postula que para funcionar adecuadamente la burocracia debe tener las siguientes características: 

    

División del trabajo.-significa que las actividades deben estar diferenciadas y los puestos de trabajo deben ser claros y específicos, logrando especialización y evitando duplicidad de funciones. Jerarquía de autoridad.-cada trabajador debe tener un solo jefe y la relación jefesubordinado debe seguir las reglas y canales establecidos por la organización. Reglamentación.-normas, reglas y procedimientos formales y escritos deben ser conocidos por todos. Comunicaciones formales.-las comunicaciones se realizan a través de medios escritos y documentados. Impersonalidad.-el énfasis se hace en los cargos y no en los empleados. Competencia profesional.-La admisión y la carrera se basan en la competencia técnica y profesional demostrada en concursos o pruebas de selección.


Teoría de las relaciones humanas. Su fundador George Elton Mayo (1880 – 1949), lugar Estados Unidos. El énfasis en las personas comenzó con la teoría de las relaciones humanas, enfoque que surgió de los resultados del famoso experimento llevado a cabo en la fábrica Hawthorne de Western Electric, cerca de Chicago entre 1924 y 1933 para investigar el efecto de las condiciones ambientales en la productividad del personal y confirmar o no los preceptos de la administración científica. El experimento tomó rumbo diferente y demostró la importancia del factor humano en la organización y la necesidad de humanizar y democratizar las organizaciones. Sus principales conclusiones fueron: 1. El trabajo es una actividad típicamente grupal. El nivel de producción es influenciado por las normas del grupo y no solo por el incentivo salarial de la organización. 2. El obrero no actúa como individuo aislado, sino como miembro de un grupo y en estrecha relación de camarería e integración con los colegas. 3. La tarea de la administración es formar jefes capaces de comprender y comunicar, que tengan elevado espíritu democrático y sean persuasivos y simpáticos. 4. La persona está motivada en esencia por la necesidad de “estar junto a otras personas”, de ser reconocida por los demás y recibir comunicación adecuada. 5. Además de la organización formal, existe una organización informal constituida por grupos sociales informales que se conforman espontáneamente y permean toda la organización. Ante el impacto inicial de esta teoría, los conceptos de organización formal, disciplina, departamentalización, centralización, etc. dieron lugar a nuevos conceptos como: organización informal, liderazgo, comunicación, motivación, grupos sociales, recompensas simbólicas y sociales, etc. El concepto de homo economicus—hombre preocupado exclusivamente por los objetivos materiales y salariales—postulado por la Administración Científica, fue sustituido por el concepto de homo social—orientado hacia la vida en sociedad y en grupos sociales, es decir, el hombre como ser gregario y social por excelencia. Con el enfoque de las relaciones humanas la administración cobra importancia y deja de estar en manos de los ingenieros, surgiendo así la administración de empresas como profesión.


Teoría Estructuralista A. Etzioni Richard Hall

Énfasis en la estructura

Teoría Neoclásica Peter Drucker

Nuevos Enfoques de la Administración

Teoría del comportamiento Herbert Simon D.Mcgregor

Énfasis en las personas

Énfasis en el ambiente y la la tecnología

Teoría de sistemas F.E. Kast A.K. Rice

Teoría contingente P. R. Lawrence Jay W. Lorsch

Teoría estructuralista. ((Amitai Etzioni, Richard Hall) Las severas críticas a la rigidez del modelo burocrático permitieron el surgimiento de esta teoría, alrededor de 1950, para eliminar las distorsiones y limitaciones de aquel e incluir otros aspectos importantes en el diseño estructural. El estructuralismo fue la más fuerte influencia de la sociología y se preocupó por el estudio de la organización formal(a través de organigramas y manuales de la organización), pero también incorporó la organización informal (consecuencia de los grupos sociales informales) para compatibilizar ideas de la teoría clásica y la teoría de relaciones humanas, considerada hasta entonces opuesta y contradictorias. El estructuralismo incluyó también el estudio de la tecnología y de las relaciones de cierta organización con las demás, que constituyen el ambiente externo. Teoría neoclásica. (Peter Drucker, Harold Koontz y Ciryl O’Donnell) Desde 1957, la teoría neoclásica vio redimensionar y actualizar los viejos conceptos clásicos de administración. Esta teoría también se denomina escuela del proceso administrativo por su énfasis en las funciones administrativas. Proceso significa secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas; medio, método o manera de ejecutar ciertas actividades. Mientras Fayol se preocupaba por prever, organizar mandar, coordinar y controlar, los autores neoclásicos tenían una posición propia respecto de las funciones administrativas que constituyen el proceso administrativo, como se muestra en el siguiente esquema:


Autores clásicos

Autores neoclásicos

Fayol

Urwick

Koontz y O’ Donnell

*Prever *Organizar *Dirigir *Coordinar *Controlar

*Investigar *Prever *Planear *Organizar *Coordinar *Dirigir *Controlar

*Planear *Organizar *Designar el personal *Dirigir *Controlar

Wadia

*Planear *Organizar *Innovar *Controlar

Newman

*Planear *Organizar *Liderar *Controlar

Dale

*Planear *Organizar *Dirigir *Controlar

Según los autores neoclásicos, el administrador planea, organiza, dirige y controla continuamente las actividades de su organización para alcanzar los objetivos organizacionales de la manera más adecuada, con los recursos disponibles y las condiciones de ambiente, que incluye la situación.


Proceso Administrativo como ciclo repetitivo de eventos

Planeación •Definición de los objetivos. •Definición de los medios para alcanzarlos . •Programación de quién, cómo y cuándo.

Control •Definición de estándares de desempeño. •Evaluación del desempeño. •Comparación del desempeño con los estándares. •Acción correctiva.

Organización •Definición de los recursos. •Asignación de los recursos en órganos y personas. •Estructuración de los órganos. •Atribución de autoridad y responsabilidad.

Dirección •Provisión de cargos. •Comunicación, liderazgo y motivación de personas. •Puesta en marcha.

La teoría neoclásica es ecléctica porque aprovecha todas las contribuciones de las demás teorías anteriores, en especial la clásica y la humanista. Peter Drucker fue el máximo exponente neoclásico; Koontz y O’Donnell, los mayores divulgadores de los principios neoclásicos de administración. Teoría de comportamiento. (Herbert Alexander Simon, Douglas Mcgregor) La teoría del comportamiento es la sucesora moderna de la teoría de las relaciones humanas. Solo después de la década de 1950 retomó fuerza el movimiento humanista. El comportamiento individual cedió lugar al comportamiento grupal y posteriormente al comportamiento organizacional. Ésta teoría se origina como respuesta a la necesidad de involucrar a los empleados en la toma de decisiones en las organizaciones, así como de satisfacer sus necesidades personales, considerándolos en sus dimensiones biológica, psicológica, social y cultural y con una orientación hacia el logro de objetivos. La teoría trajo nuevos conceptos sobre motivación, liderazgo, comunicación, dinámica de grupos, proceso decisorio, comportamiento organizacional y estilos administrativos que modificaron por completo el rumbo de la teoría administrativa, volviéndola más humana y amigable. Uno de los subproductos de la teoría mencionada fue el movimiento de Desarrollo Organizacional iniciado en la década de 1970.


Teoría de sistemas. (Ludwing Von Bertalanffy, Kast y Rosenzweig|||, A.K. Rice) Alrededor de la década de 1960, la inclusión de la teoría de sistemas en la administración demostró que ninguna organización existe en el vacio ni es autónoma y libre de su funcionamiento. Por el contrario, cada organización vive y opera en un ambiente del cual recibe insumos y entradas (materiales, energía, información) y de él salen sus resultados (productos, servicios, información). En este ambiente se hallan los mercados con los cuales se relaciona e interactúa la organización y de los cuales depende. Por lo tanto, la organización es vista como un sistema que opera en un ambiente y depende de él para obtener insumos y entregar productos o servicios. Un sistema se define como el conjunto integrado de partes relacionadas estrecha y dinámicamente, que desarrolla una actividad o función y está destinado a alcanzar un objetivo específico. Todo sistema forma parte de un sistema mayor (supra sistema) y está constituido por subsistemas. En esta teoría, las organizaciones pasaron a ser vistas con base en dos características sistémicas: 1. Propósito u objetivos. Todas las organizaciones tienen uno o varios objetivos alcanzar. 2. Globalismo o totalidad. Las organizaciones se deben observar globalmente. La visión de conjunto, debe prevalecer sobre la visión analítica. Totalidad significa que el todo es diferente de la suma de sus partes. Teoría contingente. (Paul R. Lawrence, Jay W. Lorsch) Después de la década de 1970 algunas investigaciones mostraron que las organizaciones exitosas son aquellas capaces de adaptarse y ajustarse correctamente y con mayor agilidad a las demandas ambientales, es decir, que las organizaciones exitosas son aquellas capaces de ajustarse a las presiones, coacciones y contingencias del ambiente y aprovechar las oportunidades que este les ofrece. Las organizaciones que no logran tal adaptabilidad y flexibilidad, simplemente no consiguen sobrevivir y desaparecen del mapa, aun más cuando el ambiente organizacional evoluciona hacia la globalización. Contingencia significa eventualidad, posibilidad de que lago acontezca o no, lo cual quiere decir que en el mundo actual ya no sirven los principios generales y universales de la administración válidos para toda y cualquier situación. Éstos fueron útiles cuando el mundo de los negocios era relativamente estático y previsible. En la actualidad, todo es situacional, efímero y evanescente y la única constante del mundo actual es el cambio. Las organizaciones de hoy son vistas como entidades en constante desarrollo y cambio para alcanzar la adaptación adecuada al ambiente.


La ciencia de la administración. En 1881, apareció un nuevo desarrollo en el horizonte administrativo. Reconociendo la necesidad de una formación administrativa. Joseph Warton, industrial y financiero de filadelfia, donó cien mil dólares a la universidad de Pennsylvania para que estableciera un departamento en donde los jóvenes pudieran adquirir la educación y el adiestramiento necesarios para ser administradores. De acuerdo con Warton, las universidades de la época estaban preparando individuos (doctores, abogados y clérigos) para desempeñar sus labores reales en la vida y creía que se debía hacer algo para incorporar la educación administrativa al escalafón universitario. Y así empezó la escuela Warton—otro principio en el continuum de la administración, durante diecisiete años fue la única escuela de su tipo, pero en 1898 las universidades de Chicago y California estableció sus escuelas de administración y para 1911, ya se encontraban funcionando un total de treinta. Fayol observaba que la administración era una actividad común a todas las empresas humanas, ya fuera en la casa, los negocios o el gobierno. También hacía notar que todas estas empresas requerían un cierto grado de planificación, organización, dirección, coordinación y control. Puesto que la administración es comprensiva, Fayol creía que un conocimiento general de ésta beneficiaría a todo el mundo y, por tanto, debería ser enseñada en escuelas y universidades. Esto naturalmente lo llevó a considerar la materia que se debería enseñar, en esta época, no había una teoría completa de la administración que fuera aceptable en los círculos académicos. Para solucionar este problema presentó su propia teoría de la administración que podría servir como modelo de instrucción.

Estado actual de la teoría administrativa El estado actual de la teoría administrativa es bastante complejo, pues permite enfocar su objeto de estudio de varias maneras y agrupar un gran abanico de variable que deben ser tenidas en consideración. En la actualidad, la teoría administrativa estudia la administración de empresas y demás tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las cinco variables principales, cada una de las cuales es objeto específico de estudio de una o más corriente de la teoría administrativa. Las cinco variables básicas, (tarea, estructura, personas, tecnología y ambiente) constituyen los principales componentes en el estudio de administración de las empresas. El comportamiento de estas variables es sistémico y complejo: cada una ellas influye y es influenciada por las demás; si se modifica una ellas, las otras también se modifican en mayor o menor grado. El comportamiento del conjunto de estas variables es diferente de la suma del comportamiento de cada variable por separado.


La adecuación de estas cinco variables constituye el principal desafío de la administración. En una subunidad especializada (por ejemplo, un departamento, una división, una sección), algunas de estas variables pueden cumplir un papel predominante. Debido a la creciente importancia de la administración y los nuevos y complejos desafíos que enfrenta, los investigadores se han concentrado en algunas partes o en algunas variables aisladas del enorme contexto de variables que intervienen (cada una de las cuales tiene su naturaleza, impacto, duración, importancia, etc.) en la estructura y el comportamiento de las empresas, y que dificultan enormemente tener una visión global de éstas. A medida que la administración enfrenta nuevos desafíos y nuevas situaciones, las teorías administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que sean útiles y aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la teoría administrativa en el transcurso de este siglo. La administración ha sido una disciplina parasita pues gran parte de sus conceptos viene de otras disciplinas, tendiendo una gran influencia por la filosofía y las ciencias sociales. En general, existen tres grandes escuelas: la clásica, la de relaciones humanas y la de las ciencias del comportamiento administrativo. Lunneburg y Ornstein (2000) resumieron los elementos conceptuales clave, los procedimientos y algunos de sus principales contribuidores a esas tres escuelas de pensamiento, y se presentan en el siguiente cuadro:

Periodo

Elementos administrativos

Teoría organizacional clásica

Enfoque relaciones humanas

Contribuidores y conceptos básicos

Liderazgo Taylor (estudios de tiempos y movimientos), Organización supervisor funcional Fayol (cinco funciones), 14 Producción principios de administración Weber (burocracia ideal) Proceso Autoridad Administración Recompensa Estructura

de Liderazgo Organización Producción Proceso Autoridad Administración Recompensa Estructura

Mayo (estudios de Hawthorne) tendencias subyacentes; Lewin (dinámica de grupos); Lewin, Lippit y Whyte (estudios de liderazgo); Rogers (terapia centrada en el cliente); Moreno (técnica sociométrica ); Whyte (relaciones humanas industria restaurantera


Enfoque de Consideración de ciencias del todos los comportamiento elementos principales con un fuerte énfasis en el liderazgo de contingencia, cultura, liderazgo transformacional y teoría de sistemas

Barnard (sistemas cooperativos); Bakke (proceso de fusión); Argyris (actualización óptima, el individuo y la organización); Getzels y Guba (teoría social de sistemas, nomotético e ideográfico); Maslow (jerarquía de necesidades); Herzberg (motivación, teoría de la higiene); Mac Gregor (teoría X yY); Likert (sistemas 1-4); Halpin y Crof (climas abiertos y cerrados); Blake y Mouton (grid —rejilla— de liderazgo); Vroom (motivación, teoría de la expectancia); Etzioni (teoría del acatamiento); Mintzberg (estructura de las organizaciones); Hersey y Blanchard (liderazgo situacional); Bennis (liderazgo); Bass (liderazgo transformacional); Senge (organizaciones que aprenden); Bolman y Deal (reestructuración de organizaciones)

Fuente: Lunenburg, Fred y Ornstein, Allan, Educational administration, 3a. ed. Belmont, California, Wadsworth, 2000.

Proceso Administrativo: Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Al estudiar la unidad temporal de la administración se mencionó que ésta comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Concepto del proceso administrativo Para comprender mejor este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales: Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional, una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, éste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes, a estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama “Mecánica y dinámica”.


Criterios sobre la conformación del proceso administrativo Es importante conocer que existen diversas opiniones en cuanto al número de etapas que constituyen el proceso administrativo aunque, de hecho para todos los autores los elementos esenciales sean los mismos, Los criterios de los expertos más brillantes acerca de las etapas que ellos consideran dentro del proceso administrativo. Todos han hecho aportaciones valiosas, pero algunos ponen énfasis exagerado en el análisis de ciertas etapas. Se analizará el criterio de las cuatro etapas porque es uno de los más difundidos y aceptados en el mundo de la administración y porque, además, es uno de los que ofrecen mayor claridad para fines didácticos. Fases del proceso administrativo Representa una conjunción de ideas de varias corrientes para la aplicación de la administración, es decir, aplica los diversos conocimientos de cada escuela, tratando de agruparlos en un pensamiento universal a través de la aplicación de la administración, es decir, aplica los diversos conocimientos de cada escuela, tratando de agruparlos en un pensamiento universal a través de la aplicación del proceso administrativo. Henry Fayol (1841-1925) considerado al igual que Taylor como uno de los iniciadores de la administración nació en Constantinopla y obtuvo el título de ingeniero de minas en Francia, publicó sus observaciones acerca de los principios generales de administración en1916.Identificó las principales actividades (o áreas funcionales) que, según él, deberían realizarse en cualquier organización de la siguiente forma: técnicas, comerciales, financieras. seguridad, contabilidad y gerencia. Además determinó las funciones de planeación, organización y control como partes o etapas de la administración; postuló que la importancia de la habilidad del gerente se acentúa en las relaciones con la cadena de mando. Estableció catorce principios de administración que, aun actualmente, fundamentan la aplicación del proceso administrativo: 1. División del trabajo 2. Autoridad-responsabilidad 3. Disciplina 4. Unidad de mando 5. Unidad de dirección 6. Subordinación del interés individual al interés general 7. Remuneración del personal 8. Centralización 9. Cadena escalar (línea de autoridad). 10. Orden 11. Equidad 12. Estabilidad del personal 13. Iniciativa 14. Solidaridad (espíritu de cuerpo)


Mary Parker Follet (1868-1933). Nacida en Boston, fue trabajadora social y como tal, su en foque de la administración lo dirigió hacia la conducta humana. Asimismo señalaba que el método científico podía utilizarse para resolver problemas humanos. Su contribución más significativa son los estudios para alcanzar un medio más adecuado en la coordinación, y postuló tres factores para que ésta fuera más eficaz:

a) El contacto directo entre las personas interesadas b) El comenzar, desde el primer momento, la planificación y la adopción de directrices políticas. c) La continuidad del proceso.

Mecánica Mecánica: Se refiere a la estructuración o construcción de la organización hasta llegar a integrarla en su plenitud funciona esta para el desarrollo. Dinámica Dinámica: Es aquella donde totalmente estructurada desarrolla de manera eficiente y ética las funciones operaciones en toda su variedad pero coordinada complejidad. Él proceso administrativo es cíclico. Elementos del proceso administrativo. Proceso en Planeación Organización Integración Control Dirección Previsión. Implica la idea de anticipación en cuanto a los acontecimientos y situaciones. 1. Definición de objetivo. Es algo que se pretende lograr, nos permite definir con claridad, calidad, cantidad, en tiempo y forma. 2. Evaluar investigación "determinar la vialidad de nuestros objetivos" 3. Selección de alternativas. Elegir la que más te convenga.

Etapas del proceso administrativo 1) 2) 3) 4)

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL


Planeación: Planeación. ¿Qué voy a hacer? Determinar que vamos a hacer antes de realizarlo, consiste en fijar el curso concreto de acción derivada de la etapa de previsión. Pronósticos: Determina algo en un tiempo determinado "suposición de lo que vamos a hacer" .Meta. Específica determina cualificable y cuantificable. Programa. Establece fechas. Políticas. Norma general a seguir. Procedimiento. Secuencia de actividades como el proceso administrativo. Presupuesto. Asignación de dinero de acuerdo al programa. Tipos de planes: Planes a corto plazo. Un día, una semana, un mes. Planes a mediano plazo. Pueden ser de dos años y menores de 5 años Planes a largo plazo. Son mayores a cinco años. Plantación estratégica. Construcción de escenarios en el futuro "es planear desde futuro y construir escenarios".

Organización.

Organización. ¿Cómo se va hacer? Sé encarga de que en su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente. Tiene tres acepciones, dos etapas y cinco elementos.Integración: ¿Con quién? Y ¿con que? Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.Reclutamiento (Proceso de identificación y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto dentro de la organización) Selección (Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor) Contratación: (Derechos y obligaciones del trabajador y del patrón escrito dentro de un sistema laboral)


Inducción: Dar orientación a la persona contratada a la persona contratada respecto a la organización, su ambiente de trabajo, servicios, permitiendo una rápida adaptación del trabajador. Capacitación: Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las Habilidades, conocimientos, actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempeñar de la mejor manera posible las actividades que requiere su puesto. Desarrollo: Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando al máximo sus potencialidades y promoviendo su motivación permanente. Dirección. Dirección: ¿Vigilar que se haga? Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador. Control. Toma de decisiones: Tener autoridad para tomar decisiones. Integración: Que recursos voy a necesitar. Motivación: Estimulo. Necesidad. Deseo. Reacción. Comunicación: Como se va a llevar el mensaje a acción y satisfacción. Supervisión: Vigilar.

Referencias bibliográficas

Interacción De Las Etapas Etapas de la Dirección: Autoridad. Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer. Motivación. Termino general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Comunicación. Proceso de transmitir mensajes por medio de escritos y orales. Supervisión. Vigilar que las actividades que desempeñan los trabajadores se estén llevando a cabo de acuerdo al plan.


Bibliografía Bateman, T. (2004). Administracion un nuevo panorama competitivo(6a ed.) . México: Mc Graw Hill. Ponce, A. (1981). Administración un nuevo panorama competitivo (6a ed.). México: Limusa. Rodas, A. (2008). Administración básica (4a ed.). México: Limusa. Stoner, J. (1996). Administración (6a ed.). México: Pearson. Torres, Z. (2008). Administración estratégica (1a ed.). México: Patria. Torres, Z. (2007). Teoria general de la administración (1a ed.). México: Patria.

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