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REVISTA

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y HERRAMIENTAS GERENCIALES

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NOVIEMBRE, 2012

http://issuu.com/eszami/docs/revista_gestion_del_conocimiento


Revista Gestión del Conocimiento y Herramientas Gerenciales. Vol . 1. No 1. Noviembre 2012

Revista Gestión del Conocimiento y Herramientas Gerenciales Volumen 1 – N° 1 – Noviembre 2012

CONTENIDO EDITORIAL Gestión del conocimiento en el ámbito de la organización empresarial Yalitza Aular, Carla Colombo, Milagros Espinoza, Yolima Fernández y Vilma Rebolledo…………………………………. 3 ENSAYOS La gestión del conocimiento en las organizaciones públicas y privadas: ¿En qué herramientas apoyarse como punto de convergencia entre ambas? Milagros Espinoza .. ……………………………………………. 5 Marketing, benchmarking y reingeniería de procesos: herramientas de aprendizaje de la gestión del conocimiento Yalitza Aular ..…………………….…………………………….. 14 Toma de decisiones y gestión de conocimiento Carla Colombo ………………………….……………………….. 21 La gestión documental en los espacios de investigación Vilma Rebolledo …………………………………………………. 29 Las tecnologías de información y comunicación (TICs) como herramientas de gestión del conocimiento Yolima Fernández ………………………………………………. 33

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EDITORIAL Gestión de Conocimiento en el ámbito de la Organización Empresarial Para todos aquellos involucrados en las tareas de describir, comprender, explicar y actuar en ese espacio que se ha denominado «organización empresarial», no solo ha cambiado el terreno sobre el que se caminaba, sino que se

han

producido,

al

mismo

tiempo,

nuevos

planteamientos,

nuevas

representaciones, nuevos conceptos, e incluso nuevas formas de caminar sobre el mismo. En la medida en que determinados ámbitos macroculturales se han ido imponiendo, en detrimento de otros, han ido aflorando una plétora de planteamientos, de «estilos intelectuales» alternativos que ponen directamente en cuestión los planteamientos tradicionalmente dominantes. En tal sentido, hoy se habla mucho de la Gestión del Conocimiento, algunas veces desde una perspectiva e intereses de carácter instrumental, donde no sería muy equivocado en muchos de estos casos hablar más bien de la «automatización del almacenamiento y circulación de conocimiento explícito, bien bajo la forma de documentos o de archivos informatizados». Sin embargo, la otra arista de la gestión del conocimiento es un concepto aplicado en las organizaciones, que pretende transferir el conocimiento y experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros tanto en su organización misma, como en otra. Usualmente el proceso requiere técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo que preste beneficios y se pueda compartir. La idea de que el conocimiento es un factor de producción de características especiales, sólo ha ido descubriéndose durante las últimas tres décadas. El conocimiento es un factor de producción distinto de los clásicos, como la tierra, el trabajo y el capital e incluso cabe distinguirlo del capital humano, al que tanta atención viene prestándose desde mitad del siglo pasado. Es cierto que la 3


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generación del conocimiento es muy costosa de descubrir, pero tiene la ventaja de tener costos de difusión y aplicación mucho menor. Por ello el conocimiento científico, técnico y humanístico, tiene un efecto exponencial sobre el crecimiento de regiones y países. Una vez que este conocimiento es generado, es imprescindible contar con herramientas que faciliten la gestión y transmisión del conocimiento creado y éste es precisamente el valor de los ensayos que se presentan a continuación. Yalitza Aular, Carla Colombo, Milagros Espinoza, Yolima Fernández y Vilma Rebolledo

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La gestión del conocimiento en las organizaciones públicas y privadas: ¿En qué herramientas apoyarse como punto de convergencia entre ambas? Milagros Espinoza Profesor Asociado. FCS. Universidad de Carabobo. Doctorando en Gerencia. Universidad Yacambu Correspondencia: Centro de Investigaciones Médicas y Biotecnológicas de la Universidad de Carabobo. (CIMBUC). Valencia, Venezuela Telf: +58-241-8666243

e-mail: mespinoza@uc.edu.ve

Resumen El modelo de sociedad actual requiere organizaciones con capacidad de reacción inmediata, así como de estructuras más planas, con menor número de niveles jerárquicos y un mayor grado de comunicación informal. Por lo que este nuevo contexto social y económico, le otorga al conocimiento una gran importancia, por estar relacionado con la generación, difusión y uso del mismo en las empresas, sean estas públicas o privadas. Esta capacidad que tiene una organización para identificar, agrupar, ordenar y compartir el conocimiento de sus integrantes, es lo que se conoce como Gestión del Conocimiento, el cual tiene un énfasis colectivo más que individual. En este contexto, tanto las organizaciones públicas, como las privadas, no pueden permanecer aisladas, ni ajenas a las profundas transformaciones, sino que han de integrarse en la sociedad del conocimiento y aprovechar toda su potencialidad, haciendo uso de herramientas de gestión del mismo, con el fin de mejorar y de responder mejor a las demandas de los consumidores o usuarios. El presente ensayo tiene por objetivo realizar una revisión sobre alguno de los aportes más significativos de la literatura existente, en cuanto a la gestión del conocimiento y las herramientas de apoyo al mismo, como punto de convergencia tanto en las organizaciones públicas, como en las privadas. Palabras clave: Conocimiento, gestión, organizaciones públicas, organizaciones privadas.

herramientas

tecnológicas,

Knowledge management in public and private organizations: What tools support a point of convergence between the two? Abstract The model of society requires organizations with immediate responsiveness and flatter structures with fewer hierarchical levels and a greater degree of informal

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communication. So this new social and economic context, gives great importance to knowledge, as it relates to the generation, dissemination and use of it in companies, whether public or private. This ability of an organization to identify, group, sort and share knowledge of its members, is what is known as Knowledge Management, which has an emphasis on collective rather than individual. In this context, organizations both public and private cannot be isolated, nor beyond the profound, but to be integrated into the society of knowledge and exploiting its full potential, using the same management tools, to improve and better meet the demands of consumers or users. This article aims to make a review of some of the most significant contributions to the existing literature regarding the management of knowledge and the tools to support it, as a point of convergence both in public organizations, and the private. Key words: Knowledge management, technological tools, public organizations, private organizations. Introducción En la actualidad, el conocimiento ocupa un papel esencial en el paradigma económico emergente, evidenciándose como factor competitivo en la literatura empresarial de la última década, donde destacan distintas formas de entenderlo y clasificarlo. La mayoría de ellas, se centra en los tipos de conocimiento, diferenciando el tácito del explícito, mientras que otros autores lo consideran como individual o de la organización, entre otras clasificaciones. Sin embargo, también se ha demostrado que hay muchos otros factores a tener en cuenta, entre los que se subraya la interdependencia existente entre el conocimiento y el contexto organizacional. De acuerdo a éste último, cada contexto específico requerirá una forma diferente de gestionar el conocimiento, así como distintos sistemas de soporte a dicha gestión (Davenport, 2001). Esto es, en el nuevo contexto social y económico, al conocimiento se le otorga una gran importancia, relacionado con la generación, difusión y uso del mismo en las organizaciones, sean estas públicas o privadas. En consecuencia, ambos tipos de organizaciones se enfrentan al reto de proyectarse y adaptarse a un proceso de cambio que viene avanzando muy rápidamente. Se trata de un proceso dinámico, caracterizado esencialmente por el desarrollo de nuevas tendencias en

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la generación, difusión y utilización del conocimiento que demandan la revisión y adecuación de muchas organizaciones. En este orden de ideas, el modelo actual de sociedad requiere organizaciones más abiertas, flexibles, con capacidad de reacción inmediata, así como estructuras más planas, con menor número de niveles jerárquicos y un mayor grado de comunicación informal. En este contexto, tanto las organizaciones públicas, como las privadas, no pueden permanecer aisladas, ni ajenas a las profundas transformaciones, sino que han de integrarse en la sociedad del conocimiento y aprovechar toda su potencialidad, haciendo uso de herramientas de gestión del mismo, con el fin de mejorar su posición de servicio a los ciudadanos y a la sociedad, o responder mejor a las demandas de los consumidores o usuarios (Bossi, Fuertes y Serrano, 2001). Lo anterior pone de manifiesto, que cada contexto específico requerirá una forma diferente de gestionar el conocimiento, así como distintos sistemas de soporte a dicha gestión. En esta línea de pensamiento, el presente ensayo realiza una revisión sobre alguno de los aportes más significativos de la literatura existente, en cuanto a la gestión del conocimiento y las herramientas de apoyo al mismo, como punto de convergencia, tanto en las organizaciones públicas, como en las privadas. Conocimiento ¿Porqué gestionarlo en las organizaciones? El conocimiento no debe ser confundido con la información. La fría agrupación de datos en un archivo, carecen de sentido si no se enmarcan en un contexto (Andersen, 1999), por lo que la información es transformada en conocimiento, sólo cuando una persona lee, entiende, interpreta y la aplica a una situación específica. En este sentido, el conocimiento llega a ser visible cuando las personas ponen en práctica las lecciones aprendidas a lo largo del tiempo. Entendido de esta forma, el conocimiento es entonces, un bien humano, definiéndose la gestión del mismo, como la capacidad que tiene una organización

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para identificar, agrupar, ordenar y compartir el conocimiento de sus integrantes. La diferencia fundamental es que la gestión del conocimiento, tiene un énfasis colectivo más que individual. Por tanto, la gestión del conocimiento acaba siendo una manera de crear condiciones, de facilitar que los flujos de conocimiento circulen mejor. Son las empresas y las organizaciones en general, los colectivos en los que se va a contextualizar el término “gestión del conocimiento”. Para justificar este hecho, Pérez-Montoro (2008), razona que “la gestión de conocimiento, en términos generales, lo que persigue es diseñar estrategias para la creación y el aprovechamiento exhaustivo del conocimiento en los contextos organizacionales”. En el ámbito de cualquier tipo de organización, el conjunto de rutinas organizacionales, así como los rasgos fundamentales de la cultura organizacional, condicionan este conocimiento. Por tanto, el conocimiento está en cualquier organización; gira alrededor de ella, es parte fundamental de la misma y, por consiguiente, los esfuerzos realizados en los últimos años hacia una teoría de la gestión del conocimiento, rescatan propuestas de diversos autores como Davenport (2001), Valhondo (2003), y Riesco (2006). Según ellos, la fortaleza de las organizaciones no está en función de sus activos físicos, sino más bien en función del conocimiento que posee. Sin embargo, una gran parte de este conocimiento no reside en forma colectiva en la empresa, sino que más bien se encuentra en los individuos que la conforman, en sus experiencias, en su desarrollo personal, en la práctica cotidiana, y por lo tanto es imperativo que dicho conocimiento pueda ser identificado y reconocido. El motivo que originó la aparición de la gestión del conocimiento fue la incapacidad de las prácticas gerenciales tradicionales para administrar eficientemente el conocimiento tácito y su transformación a explícito. Si este no se gestiona de alguna forma, ya sea almacenándolo, o haciéndolo circular, o gestionando las competencias de quienes participan en esa realidad, se

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corre el riesgo de perder el principal factor diferenciador que promueve la sinergia en la innovación o en el cambio. En la gestión del conocimiento hay dos procesos fundamentales, cada uno de ellos se subdivide en otros, pero básicamente uno es la creación de conocimiento y el otro, es su transmisión, que puede darse desde muchos puntos de vista y de muchas maneras, incluso en el espacio y en el tiempo. Cuando se intenta poner de forma explícita el conocimiento de una persona en una base de datos, lo que hace es ponerlo allí para que al cabo de un tiempo alguien pueda recogerlo y en cierta medida, se está transmitiendo en el tiempo. Y cuando se utiliza herramientas de comunicación lo que se hace es intentar transmitir el conocimiento en el espacio (Rivero, 2002). Rasgos distintivos de la gestión del conocimiento en las organizaciones públicas y privadas Existe un importante rasgo distintivo que se presenta en las prácticas gerenciales entre las organizaciones del sector público y privado, siendo la hipótesis principal para tal afirmación, la propia lógica de acción, que se desarrolla en cada una de este tipo de empresa. Así ciertas distinciones, por hacer mención a algunas de ellas en las prácticas gerenciales, manifestarían que el sector privado se construye principalmente en torno a ambiciones económicas, mientras que en las organizaciones públicas se constituye en base a ambiciones políticas. Por otra parte, mientras que la actividad de una organización del sector privado se inscribe en un mercado en vías de globalizarse, la actividad de un organismo público, se circunscribe en un territorio mayoritariamente delimitado a lo local, regional y nacional. Adicionalmente, el valor agregado de una actividad privada se evalúa con regularidad, utilizando en lo esencial criterios de desempeño económico. Por el contrario, el valor agregado de una actividad del sector público, se evalúa primero a la luz de su contribución de la eficacia de la acción pública, lo cual se hace con menos frecuencia y resulta complejo de realizar (Sánchez y Rodríguez, 2000). 9


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En líneas generales, la porosidad de fronteras entre el sector público y privado aboga por una heterogeneidad desigual, dada por la creciente complejidad de la sociedad, signada por la convergencia de intereses, valores, usuarios, mercados y necesidades muy variadas. No obstante, más allá de estas dinámicas, existen rasgos cercanos e incluso similares, que se direccionan a un fin último en un nuevo contexto social y económico, donde al conocimiento se le otorga una gran importancia, y su buen uso determinará el nivel de éxito en ambos tipos de organizaciones. Herramientas para la gestión del conocimiento como punto de convergencia entre las Organizaciones públicas y privadas Desde hace mucho tiempo, se ha entendido que la gestión de las organizaciones sin fines de lucro, era diferente a la de la empresa privada y que, por tanto, las teorías y técnicas que se aplicaban en una, nada tenían que ver con la otra. Sin embargo, de un tiempo a esta parte, empiezan a verse señales que apuntan al lado contrario. Palabras

como

competencia,

marketing,

cooperación,

benchmarking,

posicionamiento, marca corporativa, que eran del uso exclusivo de las organizaciones privadas, comienzan a hacerse habituales en los discursos de los políticos que rigen los destinos de las diferentes regiones del mundo e incluso se comienzan a utilizar conceptos como gestión por proyectos, que se opone a la clásica departamentalización de las instituciones. De igual manera, ya se ha comenzado a hablar de gestión del conocimiento, de Investigación, Desarrollo e Innovación. En sí, la aparición de la sociedad y economía del conocimiento viene a impulsar a ambos tipos de organizaciones, y tal como proponen Serradell y Juan (2003), por cuatro factores a saber: (1) el fenómeno de la globalización, que interrelaciona las

economías

de

zonas

geográficamente

dispersas

mediante

la

internacionalización de las empresas, el flujo de capitales, bienes, servicios y personas, así como la apertura de nuevos mercados; (2) el fenómeno que 10


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representan las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), y en especial el Internet, que ha supuesto un incremento significativo en las posibilidades de comunicación y transmisión de información y conocimiento; (3) la tendencia de las empresas e instituciones a organizarse de forma más distribuida, fomentando la aparición de redes geográficamente dispersas y descentralizadas, y (4) una creciente intensidad en la aplicación del conocimiento en la producción de bienes y servicios. De acuerdo al señalamiento del autor anterior, el instrumental para la gestión del conocimiento podría ser vasto en cantidad, diverso en calidad y aplicable en mayor o menor grado según la situación actual de la organización en que se planea utilizar. Vistas desde la óptica de la gestión de conocimiento, existen herramientas que permiten apoyar toda una serie de procesos implicados en el mismo, concentrando principalmente aquellos procesos que permiten generar, compartir y utilizar los conocimientos que van produciendo los miembros de una organización en el entorno de un sistema sinérgico, que corresponden a las funciones de producción, almacenaje y circulación definidos como parte del “Ciclo de Gestión del Conocimiento”, sin dejar de mencionar además algunas herramientas que permiten apoyar los procesos de diagnóstico, definición de objetivos y medición, como parte integral del ciclo. El uso del conocimiento para una mejora de la estructura organizativa ha dado lugar a un gran abanico de herramientas cuya finalidad es soportar estas estructuras y facilitar los flujos de conocimiento entre los diferentes miembros que forman parte de una u otra organización. Por tanto, no sólo se debe disponer de medios para la generación, síntesis y transmisión del conocimiento, sino que deben existir otros sistemas que faciliten el flujo de conocimiento, desarrolladas en su mayoría con el aporte de las TIC. No obstante, es necesario puntualizar que existe un número significativo de herramientas conocidas como “técnicas blandas”, que se relacionan con técnicas o métodos que se complementan con las “técnicas

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duras” que surgen de las TIC para mejorar o potenciar el uso que se puede hacer de éstas (Pinto y Gómez, 2004). A manera de cierre, en la sociedad y economía del conocimiento, las comunidades, las empresas y todas las organizaciones en general, avanzan gracias a la difusión, asimilación, aplicación y sistematización de conocimientos creados u obtenidos bien sea dentro o fuera de la organización. El proceso de aprendizaje se potencia en común, a través de la comunicación interinstitucional potenciada por la dialógica, e intrainstitucional, dada por redes, herramientas de trabajo en grupo, portales corporativos, buscadores de información, bases de datos relacionales y documentales, entre muchos otros. En sí la gestión del conocimiento intenta, en su vertiente más práctica, apoyarse en una serie de herramientas que permiten fomentar la creación de conocimiento y, también, mejorar o impulsar su transmisión. El conocimiento ha hecho posible que dentro y fuera de las organizaciones de cualquier índole, la información sea considerada como un valor en sí misma y no como un medio, dando un protagonismo a la persona, al ser a la vez las únicas productoras y consumidoras del conocimiento, inagotable por definición. Por otra parte, las TIC están siendo una fuerte aliada, porque han permitido que la transmisión y gestión del conocimiento pueda ser una realidad, aunque la disposición y uso de la misma, no implica necesariamente que la transmisión del conocimiento ocurra, ya que existe un trasfondo cultural en ello. Es decir, se debe estar dispuesto a compartir lo que uno sabe. Si esta disposición no existe, ningún sistema de comunicación, por ágil y moderno que sea, lo podrá conseguir. Finalmente, la convicción de que el conocimiento es la clave para que las empresas consigan ventajas competitivas de forma sostenida ha situado en primer plano el problema de cómo gestionarlo. Pero el conocimiento, en su dimensión empresarial, trasciende a las personas -aunque se origine en sus mentes y tiene que ver con todos los componentes que conforman las empresas. Así pues, los gestores y empleados, los procesos y las tecnologías deben ser considerados de 12


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forma integrada para que la gestión del conocimiento tenga sentido y proporcione el beneficio buscado, que no es otro si no crear el entorno favorable para la innovación permanente, la creatividad, el aprendizaje, la productividad y el trabajo compartido. Referencias Andersen A. (1999). La Gestión del Conocimiento en el Sector Sanitario: Reflexiones y Retos para Avanzar. Madrid: Asociación de Economía de la Salud. Bossi A, Fuertes Y, Serrano C. (2001). El capital intelectual en el sector público. En: II Congreso de la Asociación Española de Contabilidad Directa. León, 4-6 de julio de 2001. Koulopoulos TM, Frappaolo C. (2000). Lo fundamental y más efectivo de la Gerencia del conocimiento. España: Editorial Mc Graw-Hill. Pérez-Montoro M. (2008). Gestión del conocimiento en las organizaciones: fundamentos, metodología y praxis. Gijón: Trea. Pinto M, Gómez C. (2004). La ciberadministración española en la sociedad de la información: retos y perspectivas. Gijón: Trea. Riesco M. (2006). El negocio es el Conocimiento. España: Ediciones Díaz de Santos, S.A. Rivero, S. (2002). La gestión del conocimiento. España: Editorial Socintec. Sánchez B, Rodríguez J. (2000). La información como recurso en el desarrollo de las organizaciones de las administraciones públicas. Anales de documentación. (3): 155-165. Serradell E, Juan Á. (2003). La gestión del conocimiento en la nueva economía [Documento en línea]. Disponible en: http://www.uoc.edu/dt/20133/index.html. [Fecha de consulta: 20 de octubre 2012]. Valhondo D. (2003). Gestión del Conocimiento. Del Mito a la Realidad. España: Ediciones Díaz de Santos, S.A.

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Marketing, benchmarking y reingeniería de procesos: herramientas de aprendizaje de la gestión del conocimiento Yalitza Aular Profesor Titular. FCS. Universidad de Carabobo. Doctorando en Gerencia. Universidad de Yacambú. Correspondencia: Centro de Investigaciones Médicas y Biotecnológicas de la Universidad de Carabobo. (CIMBUC). Valencia, Venezuela Telf: +58-241-8666243

e-mail: ydaular@uc.edu.ve

Resumen La gestión del conocimiento es una disciplina que ayuda a mejorar la gestión interna de las organizaciones y propicia el desarrollo de una cultura organizacional, donde la integración e interacción de la información y el conocimiento no tengan barreras; identificándose como un nuevo enfoque gerencial que reconoce y utiliza el valor más importante de las organizaciones: el hombre y el conocimiento que éstos poseen y aportan a la organización. El presente ensayo tiene por objetivo presentar una revisión sobre el marketing, el benchmarking y la reingeniería como herramientas de aprendizaje organizacional en la gestión del conocimiento. Palabras clave: gestión del conocimiento, marketing, benchmarking, reingeniería. Marketing, benchmarking and process reengineering: learning tools of knowledge management Abstract Knowledge management is a discipline that helps improve the internal management of organizations and encourages the development of an organizational culture where the integration and interaction of information and knowledge have no barriers, identifying himself as a new management approach that recognizes and uses the value of the most important organizations: the man and the knowledge they possess and bring to the organization. This article aims to present a review of the marketing, benchmarking and reengineering as learning tools in organizational knowledge management. Key words: knowledge management, marketing, benchmarking, reengineering.

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Introducción La gestión del conocimiento es un proceso que interactúa con casi todos los subsistemas de la organización, de ello se deriva la necesidad de una adecuada utilización del conocimiento en las organizaciones con el propósito de hacerlas más competitivas. En este orden de ideas, es importante destacar que la gestión del conocimiento organizacional tiene dos componentes, uno relativo a la adopción de funciones, tales como la planificación, organización, dirección y control de procesos para la consecución de los objetivos propuestos, según la misión y visión de éstas; y el otro, relacionado con la capacidad y el talento de los individuos y organizaciones de transformar información y conocimiento, generando creatividad y poder de innovación, lo que ofrece seguridad (Rivera, s/f) y por ende, ventajas competitivas. En consecuencia, la gestión del conocimiento debe convertirse en una disciplina que ayude a mejorar la gestión interna de las organizaciones y propicie el desarrollo de una cultura organizacional, donde la integración e interacción de la información y el conocimiento no tengan barreras; identificándose como un nuevo enfoque gerencial que reconoce y utiliza el valor más importante de las organizaciones: el hombre y el conocimiento que éstos poseen y aportan a la organización. Así mismo, existen herramientas de gestión que poseen múltiples posibilidades de aplicación convirtiéndose en herramientas validas para el aprendizaje organizacional, y por tanto, para competir en un entorno en el que, por sus características, el conocimiento y la capacidad para gestionarlo (el aprendizaje) son factores intangibles relevantes para la generación de ventajas competitivas sostenibles En este contexto, el presente ensayo presenta una revisión, sobre el marketing, el

benchmarking

y

la

reingeniería

como

herramientas

de

aprendizaje

organizacional en la gestión del conocimiento.

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Marketing La American Marketing Asociation (1992), lo define como una función de la organización y un conjunto de procesos para crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones con estos últimos, de manera que beneficien a toda la organización. La definición anterior es representativa de una visión del marketing, en la que el acento está puesto en el conocimiento y el manejo de las técnicas y herramientas que tiene una organización para vincularse con su mercado. En la década del 70 el cambio en las relaciones de poder entre organizaciones y clientes genero una ruptura en la concepción del marketing existente hasta el momento. A partir de esta ruptura, el paradigma se centro en preguntarse en función de quien se piensa. La respuesta que encontró fue analizar la problemática desde el punto de vista del consumidor y no desde el punto de vista de la empresa. En este punto, Gallo y López de Miguel (2005), destacan que en la actualidad las empresas enfrentan entornos cada vez más competitivos, consumidores cada vez más preparados y exigentes, mercados progresivamente más complejos, para lo cual las tradicionales técnicas del viejo marketing no están a la altura de los nuevos desafíos planteados por escenarios difíciles de atender y comprender. Por lo que se impone el nuevo marketing que aporta una forma distinta de concebir y ejecutar la función comercial o relación de intercambio entre dos o más partes, que tiene como eje fundamental al cliente y combina imaginación y conocimiento científico para alcanzar los mejores resultados (Suarez, 2011). Benchmarking La idea de Benchmarking es sencilla, significa ser tan humilde para admitir que alguien puede hacer algo mejor que uno y tan ambicioso para intentar alcanzarlo y superarlo (Mora, s/f)

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Intentando explicar esa primera definición, ese mismo autor señala que se trata de un proceso que estimula cambios y mejoras en las organizaciones en base a información recopilada, midiendo así el desempeño, tanto propio como el de otros. En consecuencia, este proceso debe ser sistemático, formal y organizado para promover un conjunto de acciones en un orden particular, siendo una secuencia coherente y esperada que cualquier miembro de la organización pueda repetir. Es continuo porque tiene lugar en un período de tiempo más o menos extenso, para poder

demostrar la dinamicidad de las estrategias comerciales o de sus

resultantes. Permite diagnosticar, medir, comparar y evaluar entre otras cosas los servicios, procesos de trabajo y funciones, facilitando el aprendizaje sobre uno mismo y los demás, enfocando el estudio de éstos últimos en cómo se prestan o realizan los servicios y no tanto en qué servicio se realiza o se presta. El proceso de Benchmarking, no posee un estándar que se ajuste a todas las organizaciones. Lo más importante es que el diseño adoptado funcione dentro de la cultura actual de la organización y contribuya a generar una cultura de mejoramiento continuo. Se realiza

una investigación inicial para detectar las

empresas que son conocidas en el área examinada y establecer así las mejores de su clase o representantes de las mejores prácticas. Posteriormente, se cumple el proceso de recolección y análisis de la información referida a las prácticas cuya adopción puede mejorar el desempeño de la organización, en las áreas seleccionadas. Adicionalmente, Intxaurburu y col (s/f) plantea que la herramienta de benchmarking significa incluye

la

algo más que evaluación comparativa, es decir, que

comparación

sistemática

de

procesos

y/o

resultados

entre

organizaciones. Sin embargo, su objetivo es el de aprender de los procesos o practicas que permiten lograr los mejores resultados y adaptarlos a la empresa. Es una herramienta dirigida a la acción y el cambio, que implica aprendizaje, gestión del conocimiento y adaptación de prácticas excelentes. No consiste en copiar las mejores prácticas, sino en comprenderlas y aplicarlas mediante la adaptación, 17


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creación y rediseño a la organización, y el aprendizaje es la base fundamental para obtener ventajas competitivas en el tiempo. En concordancia con lo expuesto anteriormente, Páez (2008) señala que el benchmarking es una forma de materializar una alianza estratégica entre empresas, donde se intercambia conocimiento con el fin de crear cosas nuevas, provocar mejoras de forma sinérgica y favorecer la obtención de ventajas competitivas, puesto que transferir (compartir) conocimiento y aplicarlo es la esencia de todo proceso de aprendizaje (se crea conocimiento a nivel individual y organizacional). Reingeniería de procesos Hammer y Champy (1995), lo definen como un método mediante el cual, en función de las necesidades del cliente, se rediseñan radicalmente los procesos principales de negocios, de principio a fin, con el objetivo de alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. En este sentido, implica un cambio radical en la forma de concebir las organizaciones, ya que éstas dejan de observarse como funciones, divisiones, tareas o productos, para ser visualizadas en términos de procesos. Para lograrlo, la reingeniería regresa a la esencia del negocio, cuestionando sus principios fundamentales y la forma en que éste opera. Significa una revolución en la forma de administrar la empresa; su éxito no se basa en mejorar lo existente sino en diseñarlas de nuevo, lo que implica desaprendizaje organizacional y procesos de reaprendizaje y creación de nuevo conocimiento. La reingeniería de procesos se busca aplicar cuando se necesita un incremento radical y dramático en los resultados y crear una ventaja competitiva rentable y sostenible. En cualquier caso, es crucial identificar aquellas prácticas que generan ventajas competitivas y perseguir objetivos ambiciosos, que vayan más allá de las prácticas de los competidores actuales.

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En conclusión, la gestión del conocimiento es un marco dentro del cual la organización ve sus procesos y herramientas de aprendizaje organizacional como procesos del conocimiento. En esta visión, todos los procesos de negocios involucran la creación, la diseminación, la renovación y la aplicación del conocimiento para la sobrevivencia organizacional y el aumento de las ventajas competitivas. En consecuencia, para la aplicación de

herramientas de aprendizaje es

necesario tener un entendimiento general del negocio de la organización y de cómo el trabajo encaja en el negocio. Este entendimiento es necesario para el involucramiento activo en el desaprendizaje organizacional y los procesos de reaprendizaje. Solo si entienden las implicaciones de los cambios de su trabajo, pueden ser los nexos para sincronizar las mejores prácticas con la realidad externa del negocio. Referencias Hammer, M; Champy, J (1995). “Reingeniería” Colombia: Norma. Instituto de Investigación y Postgrado (2007, marzo). Normas para la elaboración y presentación de Trabajos Especiales de Grado, Trabajos de Grado y Trabajos Doctorales UNY [Documentos en línea]. Disponible: http://www.uny.edu.ve/ev/archivos/reglamentos/normasdeelaboraciondeTE GTGTD.pdf [Consulta: 2012, Septiembre 25]. Intxaurburu, M; Ochoa, C; Velasco, E (s/f). ¿Es el benchmarking una herramienta de aprendizaje organizacional? Disponible: http://www. slideshare.net/iorifoar/benchmarking-una-herramienta-de-aprendizajeorganizacional [Consulta: 2012, Octubre 29]. Mora, F. (s/f). Outsourcing & Benchmarking Disponible: http://www.mercadeo. com/archivos/Outsour&Benchm.pdf [Consulta: 2012, Octubre 29]. Páez, f (2008). Benchmarking como herramienta para la innovación y gestión del conocimiento. Disponible: file:///C:/Documents%20and%20Settings/HP _Administrator/Desktop/GERENCIA%202012%203er%20Periodo/Benchm arking%20como%20herramienta%20para%20la%20innovaci%C3%B3n%2 0y%20gesti%C3%B3n%20del%20conocimiento%20%20%20Francisco%2 0P%C3%A1ez.htm [Consulta: 2012, Octubre 29]. 19


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Rivera, S (s/f). La Gesti贸n del Conocimiento y el Factor Humano. Aprendizaje Organizacional. Disponible: http://www.monografias.com/trabajos34/gestionconocimiento/gestion-conocimiento.shtml [Consulta: 2012, Octubre 29]. Suarez, A (2011). El marketing. Definici贸n, alcance y retos para las organizaciones modernas. Disponible: http://www.gestiopolis.com/marketing-2/marketing-defi nicion-alcance-y-retos-para-organizaciones-modernas.htm. [Consulta: 2012, Octubre 29].

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Toma de decisiones y gestión del conocimiento Carla Colombo Profesor Agregado. FCS. Universidad de Carabobo. Doctorando en Gerencia. Universidad Yacambú Correspondencia: Centro de Medicina Integral de Universidad de Carabobo. (CEMIUC). Valencia, Venezuela Telf: +58-241-8084340

la

e-mail: carlajcolombo@gmail.com

Resumen Considerando el contexto del cambio continuo del mundo de hoy, este ensayo aspira ser un aporte al desarrollo personal/organizacional en el campo gerencial y social. A partir de la revisión de los planteamientos contemporáneos, relativos a la gestión, el conocimiento y el desarrollo organizacional, se trata de llegar a una aproximación de una relación entre dos conceptos clave y fuente de ventajas competitivas para las nuevas organizaciones del siglo XXI como lo son el proceso de la toma de decisiones y la gestión del conocimiento. Palabras clave: toma de decisiones, gestión de conocimiento, conocimiento. Decision making and knowledge management Abstract Considering the context of the continuous change of the today world, this article aspires to be a contribution to organizational the personal development/in the managemental and social field. From the revision of the contemporary expositions, relative to the management, the knowledge and the organizational development, one is to arrive at an approach of a relation between two concepts nails and source of competitive advantages for the new organizations of century XXI as they are it the process of the decision making and the management of the knowledge. Key words: decision making, management of knowledge, knowledge. Introducción En

estos

tiempos

de

cambios,

globalización

e

incertidumbre,

las

organizaciones se dieron cuenta de que solo sus activos físicos y financieros no poseen la capacidad de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo, y

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descubren que los activos intangibles son los que aportan un verdadero valor a las organizaciones. La gestión del conocimiento es una estrategia novedosa, desde el punto de vista, de la investigación estratégica y la búsqueda de soluciones prácticas más que de la investigación teórica. Estas soluciones día a día se vuelven más asequibles a partir de que el nivel de integración crece en la economía global, en los procesos de negocios, en los flujos de información y tecnologías, permitiendo que se den de manera más eficiente y eficaz prácticas cotidianas del quehacer organizacional como es el proceso de toma de decisiones. Toma de decisiones El tomar una decisión dentro de una organización, requiere de elementos de índole cualitativa y cuantitativa. Los aspectos anteriores toman como base principal, la información. Esta información es utilizada para llevar a cabo acciones que beneficien la actividad diaria dentro de las organizaciones. No obstante, depende en gran parte, del decisor; en otras palabras, las acciones que se llevarán a cabo están sujetas a la subjetividad propia de los individuos que deciden qué hacer con la información. Es un proceso que requiere del diagnóstico de áreas de oportunidad y de problemas provenientes del interior y del exterior de la organización. Cuando se trata de solucionar problemas, es indispensable realizar una adecuada clasificación de éste, ya que el no hacerlo podría llevar a la errónea toma de decisiones y por ende la solución resultaría inefectiva. Por lo tanto, el análisis adecuado de la información disponible, es primordial para la resolución de problemas y el aprovechamiento de áreas de oportunidad. Al respecto Drucker (1993), propone una toma de decisiones sistemática apoyada en el siguiente orden secuencial: (a) Clasificación del problema (b) Definición y delimitación del problema

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(c) Especificar las condiciones que deben cumplir las posibles soluciones (d) Tomar la decisión (e) Llevarla a cabo en la realidad (ejecutarla), controlar su ejecución y (f) Retroalimentar la información obtenida En una organización, al tomar una decisión intervienen cuatro áreas esenciales: planeación, organización, dirección o ejecución y control; siendo en este último punto enfocado en la medición y la corrección, donde se lleva a cabo un proceso de retroalimentación donde se materializa la gestión del conocimiento en la toma de decisiones (Ramírez y col, 2009). Técnicas para la toma de decisiones Al tomar una decisión, el decisor puede apoyarse en diversas técnicas de orden cualitativo o cuantitativo; dentro de estas técnicas encontramos las siguientes: 1. Análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA), metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada. 2. Análisis de regresión lineal, técnica estadística para estudiar la relación entre variables, adaptándose a múltiples situaciones. 3. Análisis multicriterios, usados cuando los problemas decisionales tienen que ver con dos o más criterios, los cuales están en conflicto entre sí en el momento en que el decisor busca identificar la mejor alternativa. Entre estos tenemos el Proceso de análisis jerárquico y el método del Scoring. 4. Árbol de decisiones: representación posible de los procesos de decisión involucrados en tareas inductivas de clasificación. Los atributos son utilizados para crear particiones de conjuntos de ejemplos; los nodos del árbol corresponden a los nombres o identificadores de los atributos, mientras que las ramas de un nodo representan los posibles valores del atributo asociado al nodo. Las hojas son

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conjuntos ya clasificados de ejemplos. La estrategia de construcción del árbol consiste en seleccionar en cada momento aquel atributo potencialmente más útil para la clasificación, entendiendo como tal aquel que prometa generar el mejor árbol a partir de este momento. (Moreno 1994) 5. Brainstorming o Lluvia de Ideas, herramienta que sirve para la generación de ideas por medio de un consenso entre varios individuos para tratar un tema o problemática en específico. La generación de ideas ayudará a generar una serie de alternativas que servirán para adoptar una decisión de manera grupal para resolver un problema. Este proceso consta de una serie de pasos, en donde además de la generación de ideas, se debe hacer un filtro para escoger las mejores de ellas, que posteriormente se convertirán en una, la cual será aplicada para componer o mejorar una situación dentro de una organización. 6. Diagrama de Ishikawa, este diagrama es un análisis de causa y efecto para la solución de problemas, relacionando un efecto con las posibles causan que lo provoquen. Es utilizado cuando se necesita encontrar las causas de raíces de un problema. Simplifica considerablemente el análisis y mejora de la solución de cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y a hacerlos más entendibles, toda vez que agrupan el problema, o situación a analizar y las causas y sub-causas que contribuyen a este problema o situación. Entre otras es conocido también como: Diagrama de espina de pescado o Diagrama de causa-efecto (Figura 1)

Figura 1: Diagrama de espina de pescado o Diagrama de causa-efecto

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Todos los métodos anteriormente descritos, son herramientas que nos permiten tomar decisiones más apegadas a la realidad, sin embargo, hay que tomar en cuenta que al final del proceso, la decisión principal radica en la gente que se encarga de decidir, dependiendo del estilo de liderazgo y de administrar la organización. Gestión del conocimiento En el siglo XXI la gestión del conocimiento forma parte de las estrategias utilizadas en la administración de los recursos intangibles con el objetivo de alcanzar ventajas competitivas. Esta tendencia está basada en que el conocimiento es un recurso importante para las organizaciones, entraría en la categoría de los activos intangibles que muchos estudiosos tratan de cuantificar para medir el denominado capital intelectual. (Bustelo, 2001). El conocimiento es una capacidad de adueñarse de la realidad, del mundo que nos rodea, es un conjunto de experiencias, saberes, valores, información, percepciones e ideas que crean determinada estructura mental en el sujeto para evaluar e incorporar nuevas ideas, saber y experiencias. En la actualidad, la gestión del conocimiento se convierte en un objetivo estratégico para las organizaciones, que permite promover un entorno de colaboración y aprendizaje, dado por la motivación de las personas que forman parte de la empresa, de compartir su conocimiento y sus experiencias. Diversos autores han definido Gestión del Conocimiento; entre estos tenemos a Davenport (1997),

que la define como: el proceso sistemático de

buscar, organizar, filtrar y presentar la información con el objetivo de mejorar la comprensión de las personas en una especifica área de interés; Malhotra (1997), involucra el proceso organizacional que busca la combinación sinérgica del tratamiento de datos e información a través de las capacidades de las Tecnologías de Información, en conjunto con las capacidades de creatividad e innovación de los seres humanos; Según Saint-Onge (1998), es la habilidad de desarrollar,

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mantener, influenciar y renovar los activos intangibles llamados Capital de Conocimiento o Capital Intelectual (Passoni y Zanfrillo, 2005). Igualmente, han contribuido a la evolución de la Gestión del Conocimiento, teóricos

como Drucker (1993) al enfatizar

la creciente importancia de la

información y del conocimiento explícito como recursos organizacionales y Senge (1990) al considerar a las empresas e instituciones como organizaciones que aprenden (learning organizations). Rodríguez y col. (2009) mencionan que la gestión del conocimiento ha adquirido una importancia significativa como factor de cambio y desarrollo en todo el quehacer de la sociedad, ya que su principal misión es crear un ambiente en el que el conocimiento y la información disponibles en una organización sean accesibles y puedan ser usados para estimular la innovación, provocar mejoras en la toma de decisiones y producir nuevos conocimientos, creando una cultura en la que la información y el conocimiento se valoren, se compartan, se gestionen y se usen eficaz y eficientemente. Reflexión final Una adecuada gestión del conocimiento, se convierte en fuente de ventajas competitivas. Actualmente las organizaciones reconocen su valor para tomar decisiones y mejorar por lo tanto la productividad, además de que una mejor gestión del conocimiento se acompaña de mejor desempeño organizacional. La gestión del conocimiento favorece que las empresas sean inteligentes en cuanto a que se adaptan al entorno, por lo que es importante tomarla en cuenta en la toma de decisiones y considerar que es clave en el desarrollo organizacional. La Gestión del Conocimiento en la organización es sólo el comienzo de un proceso necesario para la toma de decisiones concretas, argumentadas, relacionadas con el cumplimiento de los objetivos y adaptación al cambio; esto se logra con la organización interna adecuada, el manejo de la información y de sus

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tecnologías, un enfoque diferente en la organización y el personal preparado para el cambio. Todo ello implica una nueva visión de la organización. Referencias Barrios, V. (2011). Herramientas para la solución de problemas y toma de decisiones administrativas. Disponible: http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/herramientassolucion-problemas-toma-de-decisiones-administrativas.htm. Consulta: 2012, Octubre 28. Barroso, F. (2012). Gestión del conocimiento. Importancia de la toma de decisiones en las empresas. Disponible: http://contaduriapublica.org.mx/?p=2930. Consulta: 2012, Octubre 28. Bustelo, C., Amarillas, I. (2001). Gestión del conocimiento y gestión de la información. Boletín del Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico 8(34); 226-230. Disponible: http://slmeaduny.uny.edu.ve/virtual/file.php/164/momento_02/gestion_del_c onocimiento_y_gestion_de_la_informacion.pdf. Consulta: 2012, Octubre 28. Carrera, M. (2001). Toma de decisiones y solución de problemas en administración. Disponible: http://www.gestiopolis.com/administracionestrategia-2/toma-decisiones-solucion-problemas-administracion.html. Consulta: 2012, Octubre 26. Drucker, P. (1993) La Sociedad Poscapitalista. Buenos Aires: Ed. Sudamericana Molina, J. (2009). La Inteligencia y la Creatividad. Disponible: http://slmeaduny.uny.edu.ve/virtual/file.php/164/momento_03/z-librosinteligencia.pdf. Consulta: 2012, Octubre 26. Moreno, A. (1994). Aprendizaje Automático. España: Ed. UPC. Ortega M y Gasset, J. (1916). Verdad y perspectiva. Disponible: http://slmeaduny.uny.edu.ve/virtual/file.php/164/momento_03/Verdad_y_per spectiva.pdf. Consulta: 2012, Octubre 26. Passoni, L., Zanfrillo, A. (2005). Un Modelo de Gestión del Conocimiento en los Departamentos Académicos. Disponible: http://rapes.unsl.edu.ar/Congresos_realizados/Congresos/III%20Encuentro/ Completos/PASSONI.pdf. Consulta: 2012, Octubre 28. Ramírez, D., Rodríguez, Y., Molina, C., (2009) La utilización de la gestión del conocimiento y la toma de decisiones en el área de proceso monitoreo y control de proyecto (PMC) de CMMI. Disponible: rcci.uci.cu/index.php/rcci/article/download/81/82. Consulta: 2012, Octubre 27.

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Roche, H., Vejo C. (2005). Métodos cuantitativos aplicados a la administración. Disponible: http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catmetad/material/MdAScoring-AHP.pdf. Consulta: 2012, Octubre 28. Senge, P. (1990). La Quinta Disciplina. España: Ed. Granica Española.

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La gestión documental en los espacios de investigación Vilma Rebolledo Profesor Agregado. FCS. Universidad de Carabobo. Doctorando en Gerencia. Universidad Yacambu Correspondencia: Centro de Investigaciones Médicas y Biotecnológicas de la Universidad de Carabobo. (CIMBUC). Valencia, Venezuela Telf: +58-241-8666243

e-mail: rebvilma@hotmail.com

Resumen Ciertamente la gestión documental es un elemento clave para el buen desenvolvimiento de toda organización, en vista de la información que pueden contener los documentos de todo tipo, que ellas pueden poseer y su utilidad como fuente de conocimiento en provecho para la ejecución de sus actividades. En ese sentido los espacios de investigación cualquiera sea su clasificación (institutos, centros, laboratorios y otros) deberían ser las organizaciones que posean un gestión documental más amplia que una base de datos de sus publicaciones lo cual es muy limitado incluso para la propia mejora continua. El presente ensayo tiene por objetivo caracterizar la gestión documental contextualizada en los espacios de investigación Palabras clave: Gestión, documentos, espacios de investigación. Document management in the research space Abstract Certainly records management is a key element for the successful development of any organization in light of the information that can contain all kinds of documents that they may possess and use as a source of knowledge for the benefit for the implementation of its activities. In this sense the research spaces whatever their classification (institutes, centers, laboratories and others) should be organizations that have a broader document management database of publications which is very limited even for own continuous improvement. This essay aims to characterize the contextual document management in the research spacesKeywords: Management, documents, research spaces.

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Introducción En cuanto al término “gestión documental” de acuerdo a la literatura no es fácil conseguir una definición exacta y cuáles son sus alcances. Al respecto en primer lugar por aquel se ha terminado aceptando al conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo (papel, electrónicos, audiovisuales, otros) en una organización, lo cual permitir la recuperación de información desde aquellos para ser utilizados cuando sea requerido, según lo que se desprende de lo acuñado en la enciclopedia libre Wikipedia. En segundo lugar de acuerdo a Fernández (2006), Hilera (1999), Serrano (2002) y Fernández (2003) aquella abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos de la organización desde que se producen hasta el momento en que son eliminados o conservados en función de su valor histórico y contextual. En consecuencia para cualquier organización la gestión documental es un reto, que desde su origen debe enfrentar sabiamente para su propio provecho, por cuanto más que documentos significa conocimiento sobre sí misma. Lo complejo de la gestión documental De acuerdo a Fernández (2006), la gestión documental desde su emergencia oficialmente a mediados del siglo XX revolucionó toda practica archivista que se venía realizando hasta entonces ya que introdujo el ciclo vital de los documentos de lo cual no se tenía conocimiento hasta ese momento. La disciplina de la documentación, además ha evolucionado en los últimos años a consecuencia de un crecimiento exponencial de la información, desarrollando nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes volúmenes de la misma. La introducción de las tecnologías ha permitido el desarrollo de herramientas cada vez más sofisticadas para manejar esos volúmenes de información especialmente en materia científica y técnica. Sin embargo, ello al mismo tiempo ha hecho mucho más compleja la gestión documental en las organizaciones debido a diferentes factores entre los que cuentan usualmente el aumento del volumen de la documentación, los

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soportes y tecnologías para su explotación; la coexistencia de documentos en papel y forma electrónica en ausencia de políticas de manejo claras de los soporte; la pérdida de contenidos en el traslado de información desde formas de documento rudimentaria a las más novedosas, el descarte de documentos en papel, los cambios organizacionales sin la correspondiente adaptación de las técnicas y prácticas para la misma y la equivocada visión tecnicista. De acuerdo a Fernández (2006) para implementar la gestión documental en cualquier organización, es necesario realizar distintas tareas como la auditoria de documentos (mapeo), evaluación de la información contenida en los mismos y su descripción, la clasificación (nomenclatura y registro de autoridades y campos de metadatos), la jerarquización y por último la digitalización y la automatización de la misma gestión. Al respecto adicionalmente a lo anterior Serrano (2002) argumenta que es importante contar con un programa de gestión documental que en todo caso permita la transición necesaria tanto para los empleados como para la organización en todo lo relativo. La gestión documental en los espacios de investigación Si bien por todo lo anterior la gestión documental es de un gran interés para cualquier organización en correspondencia con lo señalado por Fernández (2003) y Peña (2006), no es menos cierto que la misma lo es más aún para aquellas que tienen que ver con la producción del conocimiento, como ocurre en los espacios para la investigación (institutos, centros, laboratorios u otros), si consideramos que lo generado en aquellos puede tener un gran valor para los mismos por lo que representa para su producción, como para el acervo universal del conocimiento. No obstante un espacio de investigación es una gran organización productora de documentos en función de los servicios, fuentes de información, estudios e investigaciones y sus publicaciones que genera en el desempeño de sus funciones. Si indagamos que manejan ellos en relación a la gestión documental aquella parece enfocarse solo sobre la base de datos de la producción científica (publicaciones en revistas) que si bien es importante para asegurar la evidencia de

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su actividad (la información de los productos) y lo cual facilita la difusión del conocimiento, deja de lado los productos secundarios de las investigaciones que son fuente de datos puros que bajo análisis y contexto tienen valor, como el recurso humano que contribuyen a formar, las líneas de investigación, sus investigaciones y sus investigadores, entre otros. En ese sentido para tales organizaciones resulta de interés manejar dentro de la gestión documental los repertorios globales, exhaustivos y precisos con todas las bases de datos posibles, relacionadas también con las políticas y directrices de investigación de los espacios y sus investigadores como los manuales de normas y procedimientos que algún momento puedan sean requeridos como necesarios. En suma una buena gestión documental en aquellos es mucho más amplia y es la llave para una buena gestión de la información y el conocimiento para la mejora continua de dicha organización. Referencias Fernández, D (2003). Gestión Documental. Instituto de Estudios Superiores en Administración. Caracas-Venezuela. Disponible: http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf. [Consulta: 2012, Octubre 28]. Fernández, L. (2006). Gestión documental: Conceptos. Archivólogo. Disponible: http://archivologo.blogcindario.com/2006/07/00259-gestion-documentalconceptos-i.html. [Consulta: 2012, Octubre 25]. Hilera, J., Martínez, S. (1999). Gestión documental versus proceso documental. Boletín de la ANABAD 49(2):167-174. Peña, A (2009). La generación del conocimiento a través de la investigación: nuestra problemática interna. Reencuentro; 56 (2):98-103. Serrano, J. (2002). Gestión documental versus gestión de contenido. El profesional de la información 2002; 11(3):234-236. Wikipedia. Gestión documental. http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documenta. Octubre 23].

Disponible: [Consulta 2012,

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Las tecnologías de la información y comunicación (TICs) como herramientas de la gestión del conocimiento. Yolima Fernández Profesor Asistente. FCS. Universidad de Carabobo. Doctorando en Gerencia. Universidad Yacambu Correspondencia: Centro de Investigaciones Médicas y Biotecnológicas de la Universidad de Carabobo. (CIMBUC). Valencia, Venezuela Telf: +58-241-8666243

e-mail: yfernandez13@uc.edu.ve

Resumen El conocimiento es uno de los recursos estratégicos de la Sociedad de la Información en la se vive actualmente, y la base fundamental de la futura Sociedad del Conocimiento que se desea alcanzar. Hoy por hoy y en las era de las nuevas tecnologías, los activos intangibles y en especial las personas son los principales activos de cualquier organización y son el instrumento básico de la gestión empresarial. La gestión de todos estos intangibles es la nueva forma de entender y gestionar las organizaciones, y tiene como objetivos aumentar su eficiencia y productividad. En sentido, el presente ensayo expone cómo la Gestión del Conocimiento a través del empleo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) constituye una herramienta fundamental para el desarrollo sostenible, ya que éstas han proporcionado un indudable valor para la generación de bases de conocimiento, y constituyen un nuevo ámbito de investigación. Palabras clave: Conocimiento, gestión, tecnología, comunicaciones. The information technology and communication (ITCs) as a tool for knowledge management. Abstract Knowledge is one of the strategic resources of the Information Society is currently living in, and the foundation of the future knowledge society to be achieved. Today and in the era of new technologies, especially intangible assets and people are the main asset of any organization and are the basic tool of management. The management of all these intangibles is the new way to understand and manage organizations, and aims to increase efficiency and productivity. In effect, this paper presents how knowledge management through the use of Information Technology and Communications (ICTs) is an essential tool for sustainable development, as

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they have provided a great value for the generation of bases knowledge, and constitutes a new area of research. Introducción En la era de la información, de la explosión de sus tecnologías, se vive la etapa en la que la humanidad ha alcanzado un desarrollo imprevisible; cada día son mayores

las

diferencias

sociales,

políticas

y

económicas.

Se

habla

constantemente sobre la sociedad de la información, es visible el paso de las sociedades industriales a las postindustriales y del conocimiento, donde el factor esencial

de

progreso

es

el

conocimiento.

Esta

nueva

sociedad,

con

organizaciones basadas en el aprendizaje, cuyo capital más preciado es el ser humano, se sustenta en un desarrollo tecnológico sin precedentes, es el punto en el cual las grandes compañías planifican sus productos en función de la gestión del conocimiento y de la viabilidad para su obtención (Aja, 2002). El conocimiento constituye el activo más valioso de cualquier organización en la sociedad de

la

Información, lo cual permite el enlace de la sociedad del

conocimiento y de la economía del conocimiento. La competitividad de las organizaciones, y por lo tanto su supervivencia, depende de que este conocimiento pueda preservarse y utilizarse de forma eficiente. En este sentido, para poder llegar dicha sociedad de conocimiento es necesario que las organizaciones sean capaces de adquirir y utilizar el capital intelectual del que disponen, sin embargo es necesario, y de forma primordial, transferirlo en beneficio de la propia sociedad para que, además de poder ser utilizado por ella, sea un medio que ayude al desarrollo, generando a su vez más conocimiento. Es conocido que una adecuada gestión del conocimiento contribuye al crecimiento y a la competitividad y ayuda a la creación de empleo; en consecuencia, las TIC, como herramientas que facilitan todas las actividades relacionadas con tal gestión, son también un factor importante para ayudar a alcanzar objetivos de esta naturaleza. La inversión en las TIC, así como la generalización de su utilización, son factores de capital importancia para el 34


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crecimiento y el empleo, constituyendo además un apoyo fundamental para la gestión del conocimiento y la innovación, ayudando a la consolidación de la sociedad de la información (Davara, 2007). Conocimiento El conocimiento es una capacidad humana, que carece de valor si permanece estático, sólo genera valor en la medida en que se mueve, es decir, cuando es transformado. Este conocimiento se produce mediante el uso de la capacidad de razonamiento o inferencia; así mismo este tiene estructura y es elaborado,

implica la existencia de redes de ricas relaciones

semánticas entre entidades abstractas o materiales. En opinión de Goldin y Reinert (2006), la falta de conocimientos puede ser una desventaja mayor para el desarrollo que la escasez de casi cualquier otro factor. El conocimiento, sin embargo, es en muchos respectos un bien público. Una vez que algo se sabe, cualquiera puede utilizarlo, y que alguien lo utilice no impide que otros lo hagan. El desafío es, por lo tanto, el desarrollo y manejo efectivos del conocimiento, reconociendo su naturaleza de bien público. Entre los procesos que debe seguir la información para transformarse en conocimiento se pueden mencionar: percepción, creación de conocimiento y toma de decisiones, y los mismos están estrechamente relacionados, pues cada proceso lleva consigo una nueva generación de conocimiento e información. Se ha reconocido que el conocimiento es poder; pero como lo afirma Nonaka (1999), lo importante del conocimiento en las organizaciones depende de lo que se pueda hacer con él dentro de un ámbito de negocios. Es decir, el conocimiento por sí mismo no es relevante, en tanto no pueda ser utilizado para dar origen a acciones de creación de valor. Cuando se hace referencia a la creación de conocimiento organizacional, Sánchez (2005), la conceptualiza como

la

capacidad

que

tienen

las empresas

para

generar

nuevo

conocimiento, llevarlo a sus empleados y materializarlo en acciones que lleven a nuevos productos, servicios o sistemas de producción mejores. 35


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Por otro lado, el conocimiento individual es el resultado de un proceso de aprendizaje y cambio en el comportamiento que ocurre en una persona después de interiorizar la información. Es una integración de valores, experiencias e información como parte de un modelo mental. Se construye en la mente de las personas, de los expertos. Las organizaciones (empresas, organizaciones de gobierno y demás) tienen cuidado en no confundir conocimiento con información o gestión del conocimiento con tecnología de la información. Las bases de conocimiento tienen asociadas las funciones para el análisis, la simulación y las búsquedas de diverso tipo: búsqueda semántica, textual, por categoría, por similitud, en estructuras de datos de diverso tipo. Por su interfaz gráfica (redes semánticas o conceptuales), son las plataformas consistentes para el ejercicio de la creatividad y de la innovación, y para el ejercicio de la inteligencia de negocios (business intelligence). La evidencia de que el conocimiento se constituye en una mercancía por sí mismo, además muy valiosa y rentable y que el conocimiento tácito complementa de una manera fundamental al conocimiento explícito – tradicionalmente identificado como conocimiento verdadero – se une al surgimiento de las tecnologías de información y comunicación basadas en plataformas digitales. Estas últimas constituyen un factor adicional que facilita y agiliza procesos claves como la construcción colectiva, la gestión de información y el intercambio de conocimiento (Camacho, 2009). Tecnologías de Información y las Comunicaciones (TICs) En otro orden de ideas, cabe señalar que en la segunda mitad del siglo XX, especialmente

en

las

últimas

dos

décadas,

se

han

desarrollado

la

Informática y la Telemática como tecnologías destinadas a prolongar las facultades intelectuales y a comunicar el producto de complejas transformaciones de datos en informaciones y de éstas en conocimiento.

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El desarrollo de estas tecnologías, que han sido denominadas “nuevas tecnologías de la información y la comunicación”, las cuales son de particular significación para la Sociedad del Conocimiento, debido a que ellas constituyen un sistema en el cual se administran exclusivamente datos, informaciones y conocimientos; en esta sociedad.

Su evolución se apoya

fuertemente en el

desarrollo acelerado de nuevas tecnologías de información y comunicación, impulsadas por los adelantos de la informática y la telemática, que avizoran un

cambio

de

Tecnologías de

paradigma la

en todos

los ámbitos de

Información y Comunicación

la vida en sociedad.

han permitido llevar

la

globalidad al mundo de la comunicación, facilitando la interconexión entre las personas e

instituciones a nivel mundial, y eliminando barreras espaciales y

temporales. Se denominan Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), según Rosario

(2005),

al

conjunto

de

tecnologías

que

permiten

la

adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación

de

informaciones,

en

forma

de

voz,

imágenes

y

datos

contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética. Ellas incluyen la electrónica como tecnología base que soporta el desarrollo de las telecomunicaciones, la informática y el audiovisual. Sus

principales

aportaciones

según Marqués (2008),

a

las actividades

humanas se concretan en una serie de funciones que facilitan la realización de los

trabajos

porque,

independientemente

de

su

contexto, generalmente

requieren de cierta información para realizarlo, un determinado proceso de datos y a menudo también la comunicación con otras personas; y esto es precisamente lo que ofrece las TICs. La información es la materia prima que se necesita para la creación y disposición de los conocimientos con los cuales afrontar las problemáticas que se van presentando en el día a día según el ámbito que se presente, es decir, en el laboral, social, familiar y otros espacios.

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En este vertiginoso avance se cuenta con instrumentos para todo tipo de proceso de datos, entre ellos: Los sistemas informáticos, integrados por ordenadores, periféricos y programas, permiten la realización de cualquier tipo de proceso de datos de manera rápida y fiable: escritura y copia de textos, cálculos, creación de bases de datos, tratamiento de imágenes. Por otro lado se cuenta con programas especializados tales como: procesadores de textos, editores gráficos, hojas de cálculo, gestores de bases de datos, editores

de

presentaciones multimedia

y de páginas web, que

ayudan

especialmente a la expresión y desarrollo de la creatividad, realizar cálculos y organizar la información. En el avance de las TICs se ha generado la homogeneización de los códigos empleados para el registro de la información. En la actualidad existe un conjunto de herramientas y tecnologías de la información idóneas para la gestión del conocimiento, las cuales ya están en uso en los países del primer mundo (es decir, Europa, EEUU, Japón, Canadá y Australia), esto les permite llevar a cabo un programa razonable de gestión de conocimientos. Entre las herramientas disponibles cuentan con los Portales, ya comunes desde hace algún tiempo; los Groupware, Agentes Inteligentes, proceso de minería de datos, entre otros. Existen beneficios sustanciales para una organización por el uso por sus miembros de la información integrada, ya que estos se habitúan a ver la misma información organizada de la misma manera que sus clientes. Sin embargo, compartir es más sutil que mostrar la misma información a todo el mundo de la misma manera. Cada audiencia puede necesitar una visión diferente de la información subrayada, una visión que es filtrada, orientada y presentada de una manera ligeramente diferente. En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos

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procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron. Es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa, las TICs son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicación entre otros beneficios, aunque su aplicación debe llevarse a cabo de forma inteligente. El solo hecho de introducir tecnología en los procesos empresariales no es garantía de gozar de estas ventajas. Para que la implantación de nueva tecnología produzca efectos positivos hay que cumplir varios requisitos: tener un conocimiento profundo de los procesos de la empresa, planificar detalladamente las necesidades de tecnología de la información e incorporar los sistemas tecnológicos

paulatinamente,

empezando

por

los

más

básicos.

Antes de añadir un componente tecnológico, hay que conocer bien la organización y/o empresa. Se ha investigado por qué fracasan algunos proyectos de implantación de tecnología de la información y se ha descubierto que el 90% de las veces el fracaso no es debido al software ni a los sistemas, sino al hecho de que la gente no tiene suficientes conocimientos sobre su propia empresa o sus procesos empresariales. Integración TICs y la Gestión del Conocimiento Las tecnologías de la información permiten a las empresas obtener, procesar, almacenar e intercambiar información. En el contexto de la gestión del conocimiento, el rol de la tecnología de la información es extender la capacidad humana de creación de conocimiento a través de las facilidades de rapidez, extensión de la memoria y comunicación. Sin embargo, con frecuencia se produce un enfoque excesivo en las tecnologías de la información, olvidando cuestiones culturales y organizativas. El conocimiento no circulará necesariamente a lo largo de la empresa sólo porque la tecnología de la información se encuentre disponible. Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) pueden lograr un doble efecto sobre la Gestión de Conocimiento. Por un lado afectan directamente 39


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a sus procesos, facilitándolos y por otro, la afectan indirectamente al reducir los efectos negativos que determinados elementos pueden tener sobre su desarrollo, además, gracias a las TICs y la creatividad humana se pueden aumentar las oportunidades de innovación. Es necesario señalar que la gestión del conocimiento es un proceso que involucra varios factores en la organización y que además, necesita tiempo para su introducción y familiarización. La gestión del conocimiento no es una técnica que pueda implantarse aisladamente. Su implantación y uso requiere de la gestión de la información en la organización y del uso de las tecnologías de información, tanto como del mejor manejo de los recursos humanos. Por ello, es una condición fundamental de la gestión del conocimiento, la socialización del conocimiento tácito que poseen los miembros o empleados de cualquier organización. Esto es posible mediante el intercambio con expertos, situados dentro y fuera de la organización, la creación de un clima de solidaridad, pertenencia y profesionalismo dentro de la organización. Una vez convertido el conocimiento tácito en explicito, debe colocarse a disposición de quienes lo requieren, diseminarlo e interiorizarlo, al tiempo que se hace corresponder con las metas y objetivos de la organización. Las tecnologías de la información, en este sentido, se manifiestan como sistemas ideales para el acceso, búsqueda, tratamiento, utilización y diseminación de información, funcionan como un mecanismo de soporte para la implementación de nuevos modelos y sistemas de gestión. Es por ello, que las organizaciones precisan crear e implementar tecnologías y sistemas de información que apuesten por la comunicación, que incentiven a los empleados a participar, tomar partido, formar grupo o equipos de trabajo, con el auxilio y dominio de nuevas tecnologías de información. Estas prácticas deben orientarse a la formación de estrategias para el desarrollo del conocimiento colectivo, el aprendizaje continuo, la comunicación, la colaboración y la búsqueda, así como la generación de información y conocimiento (Rojas, 2006).

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Finalmente, La creciente velocidad de cambios impulsados por la globalización, el acelerado desarrollo tecnológico producto del crecimiento sostenido de las tecnologías de información y comunicaciones (TICs) y la influencia de Internet como proveedor mundial de grandes volúmenes de información, revelan que se está

entrando en

la era de

los

intangibles, donde

la aplicación de los

conocimientos para innovar, será la única ventaja competitiva sostenible por sus características específicas que dificultan su imitación y transferencia. En este sentido,

la

Gerencia

de

Conocimiento se presenta como un conjunto de

prácticas, procedimientos y técnicas, que permiten la organización y el desarrollo del

conocimiento

en

las

fases

siguientes: adquisición, almacenamiento,

transformación, distribución y utilización. Mientras más innovadora es una empresa y más conocimiento acumule, mayor es la posibilidad de lograr ventaja frente a sus competidores del mercado. Referencias Aja, L. (2002). Gestión de información, gestión del conocimiento y gestión de la calidad en las organizaciones. ACIMED; 10 (5) [Revista on Line]. Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol10_5_02/aci04502.htm . [Fecha de consulta: 23 de octubre 2012]. Camacho, K. (2008). Gestión del conocimiento: aportes para una discusión Latinoamericana. Knowledge Management for Development Journal 4(1): 31-41. Davara, F. (2007). TICs, Conocimiento y Desarrollo. [Documento en línea]. Disponible en: http://www.tendencias21.net/conocimiento/TICsConocimiento-y-Desarrollo_a11.html. [Fecha de consulta: 23 de octubre 2012]. Goldin, I. y Reinert, K. (2006). Globalización para el Desarrollo. Comercio, financiación, ayuda, migración y políticas. Madrid: Editorial Planeta Colombiana S.A. Marqués, P. (2008). Las TIC y sus aportaciones a la sociedad. [Documento en línea] Disponible en: http://peremarques.pangea.org/tic.htm [Fecha de consulta: 23 de octubre 2012].

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Nonaka, I., y Takeuchi, H. (1999). La Organización creadora de conocimiento. México: Oxford. Rojas, Y. (2006). De la gestión de información a la gestión del conocimiento. ACIMED; 14 (1) [Revista on Line]. Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_1_06/aci02106.htm#cargo. [Fecha de consulta: 23 de octubre 2012]. Rosario, J. (2005). La Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC). Su uso como Herramienta para el Fortalecimiento y el Desarrollo de la Educación Virtual. [Documento en línea] Disponible en: http://www.cibersociedad.net/archivo/articulo.php?art=218 [Fecha de consulta: 23 de octubre 2012]. Sánchez, C. (2005). Creación de Conocimiento en las Organizaciones y las Tecnologías de Información como Herramienta para alcanzarlo. [Documento en línea]. Disponible en: http://www.cibersociedad.net/archivo/articulo.php?art=211. [Fecha de consulta: 23 de octubre 2012].

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Los ensayos presentados forman parte de los documentos creáticos y teoréticos del Seminario Avanzado Gestión del Conocimiento, del Doctorado en Gerencia de la Universidad de Yacambú

Universidad de Yacambu (www.uny.edu.ve) Vicerrectorado de Investigación y Postgrado Carrera 15 con Calle 44. Barquisimeto, Estado Lara 0251-4463229 - 251-4462381

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Gestión del Conocimiento y Herramientas Gerenciales  

Presenta ensayos relacionados con los cambios que se han producido en el entorno empresarial, caracterizado por la globalización de la econo...

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