Den alvorligste feilen som gjøres er at prosessen starter for sent INA GRIEG EIDE, Multiconsult
Det nærmer seg utløp av leiekontrakten, derfor begynner administrerende direktør å sjekke alternative lokaler på nettet. Han printer ut tre annonser og ber sekretæren gjøre avtaler med næringsmeglere slik at han kan få komme på visning. I løpet av en hektisk ettermiddag flyr direktøren på visning sammen med sekretæren. De er skjønt enige om at det siste lokalet var best, og noen uker senere er kontrakten signert. POSITIVE ENDRINGER? – Definitivt ikke. Det er riktignok mange som ser på det å bytte lokaler som en ren flytteprosess. Men det fornuftige er å tenke på fl yttingen som en mulighet for positive endringer som kan øke bedriftens konkur ransekraft, svarer sivilingeniør M argrethe Foss i Multiconsult. Hun forteller at det er forholdsvis vanlig å knytte fl yttingen opp mot organisatoriske endringer, for eksempel ved at organisasjonen skal slankes eller utvides. Noen fokuserer også på at fl yttingen til nye lokaler skal bidra til en ny bedriftskultur, eksempelvis at det skal satses mer på teamwork. Dette kan blant annet oppnås ved å gå fra cellekontorer til åpent landskap. INVOLVER DE ANSATTE – Uansett hva siktemålet er med flyttingen, vil vi råde bedriftsledelsen til å involvere
169
de ansatte. Sett sammen en b rukergruppe med personer som er knyttet til kjerne virksomheten. Få med både typiske JA- mennesker og folk som er mer s keptiske av natur for å få spennvidde i s ynspunktene, sier Foss. Hvis ikke de ansatte involveres i valg av nye lokaler har hun erfaring med at misnøyen vil spre seg raskt. – Det er avgjørende å få frem hva som er viktig for de ansatte ved valg av nye lokaler. Men samtidig må man være oppmerksom på at mange ønsker fra ansatt er kostnadskrevende. Derfor er det viktig å skille mellom «nice to have» og «need to have», påpeker hun. TENK PÅ SIGNALEFFEKTEN Første trinn er å finne ut hvor bedriften skal flytte, og da er det selvsagt en fordel å finne et sted hvor de ansatte vil trives. Hvordan er lokalene plassert i forhold til offentlig k ommunikasjon? Finnes det parkerings muligheter? Hvordan er service tilbudet i nærområdet? – Det er også bra hvis lokalene gir n ærhet til kundene. I tillegg bør ledelsen tenke over hvilken signaleffekt det gir at bedriften fl ytter til et bestemt område, sier sivilingeniør Ina Grieg Eide, som jobber sammen med Margrethe Foss i Multiconsult. – For noen gir det helt feil signaler å flytte til Aker Brygge. For disse kan det kanskje være
hensiktsmessig å flytte til et mer nøkternt område, sier hun. HA GOD TID Grieg Eide anbefaler å planlegge flyttingen i god tid før leiekontrakten utløper. Selv om «alt går», mener hun det gir større fleksibili tet å være tidlig ute. – Hvis man er sent ute, blir det for e ksempel ikke tid til ombygginger. Dessuten er det en kjensgjerning at påvirkningsmulighetene er størst i begynnelsen. Hvis noe skal endres på i ettertid, blir det som regel veldig dyrt, påpeker hun. Den største utfordringen er kanskje å f inne frem til korrekt produkt til riktig pris. Noen velger å bruke et eksternt konsulentfirma for å få profesjonell bistand til å velge nye lokaler, mens andre føler de har k ompetansen inhouse. Hun anbefaler uansett å ha med en person med teknisk k ompetanse på visning, ikke bare for å sjekke den tekniske tilstanden, men også for å stille de riktige s pørsmålene. I tillegg kan vedkommende b idra til vurderingen om man får rett produkt til rett pris. – En viktig oppgave er å bringe på det rehva som bør spesifiseres i leieavtalen, sier Grieg Eide.