Page 78

Monogràfic_3_ok

16/3/06

15:41

Página 79

El treball en equip

79

5.7 La gestió del correu. A continuació teniu uns elements de reflexió sobre com fer més eficaç aquest tipus de tasca: - Els participants o equips haurien de tenir una bústia a on es posi tot el correu entrant. No és eficient deixar caure les cartes damunt la taula d’algú. Si cal, organitzeu un sistema per assegurar-vos que les bústies es buiden periòdicament. - Les cartes s’han de resoldre immediatament. Això vol dir llegir-les, respondre-les si cal, apuntar a l’agenda, pla de treball o llista de coses a fer, qualsevol tasca que sigui necessària, i arxivar la carta (amb una còpia de la resposta) o llençar-la. - Les actes s’haurien de llegir o almenys mirar per sobre. Feu servir un retolador fosforescent per ressaltar qualsevol cosa que s’hagi de fer, i entreu-ho a l’agenda, pla de treball o llista de coses a fer. Arxiveu les actes on es puguin trobar fàcilment per portar a la següent reunió de l’equip. - Les revistes i els informes s’haurien de mirar per sobre per trobar les coses bàsiques i llavors deixar-los de banda per llegir en el temps dedicat a revistes. Subratlleu qualsevol cosa important. Grapeu un tros de paper a la tapa de la revista i anoteu-hi qualsevol cosa d’interès o qualsevol cosa que s’hagi de retallar o fotocopiar abans que es llenci o s’arxivi la publicació. - Qualsevol cosa que sigui tasca d’una altra persona se li hauria de passar immediatament. És molt útil una llista de qui rep què (revistes o informes, per exemple). - Si la correspondència, els informes o les revistes s’han de passar a altres participants, escriviu els seus noms a la part de dalt i assegureu-vos que les persones ratllen el seu nom després de veure el document. O fotocopieu papers amb els noms de tots els participants (papers de circulació), i quan un document arribi grapeu-hi un paper per indicar qui hauria de veure’l. - Allò que no serveix s’hauria de llençar. Pregunteu-vos: “Haig de fer res amb això?” Si la resposta és “no”, passeuho a qui ho hagi de conèixer o fer-ne alguna cosa, o llenceu-ho. Pregunteu-vos: “Quan i per què hauria de necessi-

Les cartes s’han de resoldre immediatament. Això vol dir llegir-les, respondre-les si cal, apuntar a l’agenda, pla de treball o llista de coses a fer, qualsevol tasca que sigui necessària, i arxivar la carta (amb una còpia de la resposta) o llençar-la

Profile for Esplais Catalans, Esplac

Coordinem-nos! El treball en equip als esplais  

3r número de la col·lecció de monogràfics que aprofundeixen en les bases contingudes en el Projecte Educatiu d'Esplais Catalans.

Coordinem-nos! El treball en equip als esplais  

3r número de la col·lecció de monogràfics que aprofundeixen en les bases contingudes en el Projecte Educatiu d'Esplais Catalans.

Advertisement