Adviesrapport The Best Social Business Awards

THE BEST SOCIAL BUSINESS AWARDS 2021

ADVIES RAPPORT ONLINE IS HET NIEUWE OFFLINE

ONTWIKKELD VOOR: THE BEST SOCIAL AWARDS AUTEUR: ESMEE KOK, LEISURE PRODUCER DELFT, OKTOBER 2020

MANAGEMENTSAMENVATTING The Best Social Business Awards kamp met een probleem. Het probleem is dat het verdienmodel op The Best Social Business Awards ligt, maar de inzendingen minder worden. Hierdoor zullen de inkomsten op lange termijn verminderen. De oorzaak hiervan is dat het evenement populariteit verliest onder de doelgroep. Er komt veel verbeterende feedback van de doelgroep die voornamelijk gebaseerd is op tekortkoming van een beleving. Daarom heb ik onderzocht hoe ik voor meer beleving kan zorgen tijdens The Best Social Business Awards, zodat het evenement waardevol blijft voor de doelgroep. Door het waardevol te maken voor de doelgroep, zullen zij het evenement willen blijven bezoeken, waardoor er inkomsten gegenereerd blijven. Door zowel deskresearch en fieldresearch uit te voeren, de doelgroep en de internen te betrekken, ben ik tot een interessante conclusies gekomen. Er is namelijk een verschil ontstaan tussen de verwachte en werkelijke ervaring. De doelgroep vindt het evenement op dit moment te licht en te weinig feest. Dit kan opgelost worden door een betekenisvolle belevenis te creĂŤren voor de doelgroep. Door de trend virtuele events en door de uitbraak van het corona-virus, is het organiseren van volledig online evenementen aan het groeien. Door het evenement volledig te digitaliseren kunnen er meer mensen aanwezig zijn en wordt er meer publiek getrokken aangezien het event ten alle tijden terug te kijken is. Om ervoor te zorgen dat het evenement waardevol blijft voor de doelgroep, is het van belang om belevingselementen toe te voegen.

Doormiddel van co-creatie zijn deze elementen ontstaan. Deze belevingselementen komen het beste naar voren in online zoomkamers. Door de belevingselementen en de online zoomkamers toe te passen wordt er een nieuwe weg ingeslagen waarbij elk individu een unieke beleving ervaart. Door de zoomkamers ontstaan er ook netwerk mogelijkheden en kan de merkbeleving en naamsbekendheid van de doelgroep groeien. Kortom hierdoor wordt er meerwaarde gecreĂŤerd voor de doelgroep en voor The Best Social Awards. Daarnaast krijgt de awardshow meer beleving en zal de doelgroep de avond voldaan verlaten. Door een eventplan en draaiboek toe te voegen aan dit adviesrapport is de oplossing gemakkelijk te implementeren en uit te voeren.

Om break-even te draaien is het van belang dat er ongeveer 180 inzendingen binnenkomen. Dit is haalbaar aangezien dat afgelopen 3 jaar ook is behaald. Hierdoor ontstaat er voldoende budget om uit te geven aan de online awardshow en diens beleving. Op lange termijn zal de beleving op de awardshow extra inkomsten genereren, aangezien meer mensen aanwezig willen zijn. Hierdoor zullen er op lange termijn inkomsten gegenereerd blijven.

INHOUD 01 | ACHTERGROND Waarom is waardecreatie en innovatie belangrijk - pag. 3

02 | ONDERZOEK De belangrijkste informatie om tot een oplossing van het probleem te komen pag.5

03 | ADVIES Wat wordt er aangeraden om het probleem op te lossen - pag. 7

04 | BELEVINGSELEMENTEN 8 Elementen voor het creëren van een betekenisvolle belevenis - pag. 9

05 | EVENTPLAN

De implementatie van het advies gecombineerd met de belevingselementen - pag. 11

06 | DRAAIBOEK Welke middelen, personen en tijdplanning zijn er nodig voor het uitvoeren van het eventplan - pag. 24

07 | HAALBAARHEID Bewijs dat het eventplan uitgevoerd kan worden - pag. 27

INLEIDING

Voor u ligt het adviesrapport 'online is het nieuwe offline'. Dit document is geschreven voor het bedrijf The Best Social, divisie events. Met dit adviesrapport wordt een vooraf opgesteld probleem opgelost. Door onderzoek te verrichten is er een product ontwikkeld die ervoor zorgt dat het probleem wordt opgelost. Het vooraf opgestelde probleem is dat er op lange termijn steeds minder geld binnenkomt om de awardshow te kunnen financieren. Om dit probleem op te lossen is er gekeken naar de doelgroep en de opdrachtgever. Al snel kwam naar voren dat er een verschil zit in de verwachte ervaring en werkelijke ervaring van de doelgroep van The Best Social Business Awards. Daarom was het van belang om te onderzoeken hoe de award uitreiking een betekenisvolle beleving krijgt, waardoor de doelgroep de awardshow voldaan verlaat.

Om dit probleem en de daarbij behorende onderzoeksvraag op te lossen is er gekeken naar trends, ontwikkelingen, de doelgroep en de opdrachtgever.

1

Online is het nieuwe offline

Door de uitbraak van het corona-virus is het van belang om in te spelen op de actualiteit. Hierdoor zijn er beperkingen opgetreden waar de evenementenbranche op moet inspelen om te overleven. Het is daarom van belang om open te staan voor alternatieven. Online speelt tegenwoordig een steeds grotere rol in het leven. Niet alleen is er een grote digitale generatie ontstaan, maar zijn ook steeds meer marketeers overtuigt van de kracht van live communicatie. Hierdoor worden er naast het livestreamen van offline events steeds vaker volledig digitale events gehost. Hiermee kun je met minimale inspanning en investering, toch een groot publiek bereiken.

Online wordt het nieuwe offline en zal meer ingezet worden als ooit te voren. Er zijn genoeg online opties die er voor kunnen zorgen dat je evenement toch uitgevoerd kan worden. Let hierbij wel op dat het doel niet uit het oog verloren wordt en het proces gewaarborgd blijft. Zo blijft het oorspronkelijke concept bestaan en zorg je ervoor dat de doelgroep een unieke beleving ervaart.

2

01 | ACHTERGROND

WAARDECREATIE Met alleen sturen op winst en verlies redt een organisatie het niet. Het is belangrijk om waarde te creëren voor verschillende soorten stakeholders. Voor The Best Social Awards is dit ook een belangrijk element, aangezien zij niet een commerciële awardshow willen worden.

Echter moeten zij wel genoeg inkomsten genereren om de awardshow te kunnen financieren. Het is dus van groot belang dat er op lange termijn inkomsten gegenereerd blijven, wil The Best Social Awards blijven bestaan.

Waardecreatie ontstaat als het bedrijf tegemoet komt in de wensen en behoeften van de klant. Op basis van nieuwe inzichten, door middel van co-creatie en aandacht voor innovatie, zal er waardecreatie ontstaan.

Letterlijk wordt er iets toegevoegd, dat van waarde is voor de stakeholders.

Door de doelgroep te betrekken en uit te zoeken wat de doelgroep mist en graag wit zien, ga ik waarde creëren voor de doelgroep.

Door de opdrachtgever het belang te laten inzien van de beleidsverandering en door de wensen en behoeften mee te nemen in dit adviesrapport, wordt er waarde gecreëerd voor de opdrachtgever.

3

INNOVATIE Innovatie definieer ik als een idee die verbetering, verandering of vernieuwing brengt in een bestaand proces, dienst of product.

Daarnaast is het van belang dat deze innovatie waarde toevoegt voor de desbetreffende eindgebruiker of dat de kwaliteit verbeterd wordt in een organisatie. Ook denk ik aan de vier ambitieniveaus: verbeteren, veranderen, vernieuwen en verrassen. Door het gebruik van een van de ambitieniveaus zal er innovatie optreden.  Alles om ons heen is steeds sneller aan het veranderen. Om overeind te blijven staan is het van belang om in te spelen op trends en ontwikkelingen. Ik ga innoveren door in te spelen op de ambitieniveaus veranderen en vernieuwen.

Door het bestaande beleid te veranderen en te vernieuwen door middel van trends, ontwikkelingen en mijn visie zal er innovatie optreden die relevant is om de awardshow meer belevenis te geven.

4

02 | ONDERZOEK In het begin van het onderzoek kwam het probleem van de opdrachtgever al snel naar voren. Door middel van het Servqual model kwam naar voren dat er een duidelijk verschil is tussen de door de klant verwachte dienstverlening en de werkelijk ervaren dienstverlening. Dit moet opgelost worden, zodat de kwaliteitsbeleving niet ten onder gaat en er op lange termijn genoeg inkomsten gegenereerd blijven.

Engagement Uit gestructureerde interviews bleek dat de doelgroep, creatieve bureaus en social agencies, vooral een awardshow verwacht met een feestelijke sfeer en beleving. Op dit moment geeft 25% van de doelgroep aan The Best Social Business Awards niet feestelijk te vinden. Daarnaast blijkt uit de customer journey dat de klantreis voor een persoon die een award wint bijna hetzelfde is als een persoon die een award niet wint.

Hieruit blijkt dat je moet proberen om niet alleen winnaars een podium te geven. Als laatste kwam er uit het waarde propositie canvas naar voren dat er waarde ontstaat als de belangrijkste pains en gains van de doelgroep aangepakt worden. Er moet een pain toegevoegd worden die er voor zorgt dat er meer feest gevierd kan worden.

Daarnaast kan er bij de gain creators nog meer de nadruk gelegd worden op de groeiende naamsbekendheid van de creatieve bureaus en agencies. Om een goede ‘fit’ tussen de doelgroep en de opdrachtgever te creëren is het van belang om deze punten aan te pakken. Door de Awardshow meer een feest te laten zijn, wordt er direct meerwaarde gecreëerd. Daarnaast moet er een betekenisvolle beleving worden gecreëerd voor de doelgroep. Door ook nog eens de gains extra aandacht te geven, ontstaat er een goede fit tussen de doelgroep en de opdrachtgever.

8 Belevingselementen Om dit te realiseren is er met behulp van deskresearch gekeken naar hoe er het beste een betekenisvolle beleving gecreëerd kan worden voor de doelgroep en wat een feestelijke sfeer is. Uit dit onderzoek zijn 8 belevingselementen naar voren gekomen die dit kunnen realiseren.

Trends Daarnaast kwam uit de trendanalyse dat de trendcluster persoonsgerichtheid veel kansen biedt voor de opdrachtgever. Daarnaast is het van belang om de trends virtule events, instagramwaardige momenten en interactieve/experimentele activiteiten mee te nemen.

5

Corona-virus Tijdens mijn onderzoek brak het corona-virus uit.

Hierdoor mochten er geen fysieke evenementen meer plaats vinden. Toch wilde The Best Social de Awardshow laten doorgaan en werd het al snel duidelijk dat dit online moest gaan plaats vinden. Al snel kwam ik op het idee dat het goed zou zijn om niet, net zoals de concurrenten, alleen de winnaars bekend te maken, maar om alle genomineerden live de uitslag te kunnen vertellen. Er is gekozen om dit te doen via zoom, omdat The Best Social regelmatig met dit platform werkt en hier enkele accounts op heeft. Daarnaast wordt dit platform gebruikt als er een meeting wordt gehouden met externen. Hieruit kan ik opmerken dat de doelgroep ook zoom gebruikt en van het platform afweet.

Door zoomkamers te implementeren in de livestream ontstaat er een betekenisvolle beleving voor ieder individu.

Livestream Op 28 mei 2020 heeft de livestream met zoomkamers plaats gevonden. Deze livestream is hier terug te vinden. Om een optimaal resultaat te behalen hebben er evaluaties plaatsgevonden.

Hieruit kwamen enkele verbeterpunten: Geef meer aandacht aan het draaien van hippe muziek en een optreden Om op korte termijn meer beleving te creĂŤren en de optimale klantbeleving te stimuleren is het van belang om de belevingselementen entertainment en het zintuig ruiken toe te voegen.

Leg in de pre-exposure fase meer nadruk op creatieve content vieren Door alle bevindingen van het onderzoek mee te nemen geef ik graag een advies aan de opdrachtgever.

6

03 | ADVIES

Mede dankzij het corona-virus is het noodzakelijk om open te staan voor alternatieven als je graag wilt dat je evenement blijft bestaan. Daarom ben ik er van overtuigd dat het soms belangrijk en goed is voor een organisatie om het roer om te gooien. Online wordt het nieuwe offline en zal meer ingezet worden als ooit tevoren. Dit zorgt ervoor dat het nu de perfecte tijd is om het roer om te gooien.

Daarom zou ik The Best Social Awards aanbevelen de Business Awards altijd volledig online en live uit te voeren.

Door het online evenement ontstaat er namelijk meer waarde voor de doelgroep als bij het offline evenement. Als eerste ontstaat er een meerwaarde voor de doelgroep door de gecreëerde belevingselementen toe te voegen aan de awardshow. Door de belevingselementen en de zoomkamers toe te passen en te verbeteren, wordt er een nieuwe weg ingeslagen waarbij elk individu een unieke beleving ervaart. Hierdoor ontstaan er ook netwerk mogelijkheden en kan de merkbeleving en naamsbekendheid van de doelgroep groeien. Daarnaast is het van belang dat de creatieve content ruimschoots gevierd wordt. Dit kan gedaan worden door een exclusief feest te geven. Dit exclusieve feest kan gemakkelijk online na de livestream plaatsvinden. Hierdoor voeg je niet alleen de belevingselementen toe, maar zorg je er ook voor dat het doel van The Best Social Awards (creativiteit belonen en vieren) naar voren komt. Doordat het exclusieve feest, waar creativiteit vieren centraal staat het einde is van The Best Social Business Awards, zal de doelgroep dit ook het langst herinneren.

Iedereen uit het vak is hier welkom, ongeacht of je een award wint of niet. Hierdoor creëer je ook een piek voor mensen die geen award winnen tijdens The Best Social Awards, waardoor er voor de gehele doelgroep een positieve herinneringswaarde en ervaring achter blijft.

Kortom door een online event met zoomkamers wordt er meerwaarde gecreëerd voor de doelgroep en voor The Best Social Awards. Er wordt meerwaarde gecreëerd, omdat er een betekenisvolle belevenis ontstaat voor de doelgroep. Door een betekenisvolle belevenis te creëren, zal de doelgroep de avond voldaan verlaten. Daarnaast zal de verwondering die hiermee optreed ervoor zorgen dat de doelgroep het voor langere tijd zal herinneren en volgend jaar de awardshow opnieuw wil bezoeken. Om een betekenisvolle belevenis te creëren is het van belang om belevingselementen toe te voegen aan The Best Social Business Awards.

Door belevingselementen toe te voegen aan de business avond zal de doelgroep de avond voldaan verlaten. Het gaat hier om de elementen: Betrek alle zintuigen, duidelijk einde, herinneringen en memorabilia, persoonsgerichtheid, feestelijke sfeer, inspirerende randprogrammering, entertainment en vak gerelateerde content. De doelgroep heeft zelf deel uitgemaakt van het creëren van deze belevingselementen. Daarnaast wordt hiermee de gap tussen de klant verwachte dienstverlening en de werkelijke ervaren dienstverlening opgelost.

7

AVONDJE UIT

ONLINE

LIVE

EXCLUSIEF FEEST

NETWERK KANSEN

ZOOM KAMERS

UNIEKE BELEVING

BELEVINGSELEMENTEN

8

E X P E R I E N C E

04 | BELEVINGSELEMENTEN

9

Om ervoor te zorgen dat de doelgroep de Best Social Business Awards voldaan verlaat, waardoor er op lange termijn inkomsten gegenereerd blijven, is het van belang om belevingselementen toe te voegen aan de business dag van The Best Social Awards.

Door acht uitgezochte belevingselementen toe te voegen zal de business avond een avondje uit worden met betekenis.

Deze acht belevingselementen zijn gecreëerd door te kijken naar de wensen en behoeften van de doelgroep, de wensen en behoeften van The Best Social Awards, trends, best practices, ontwikkelingen en theorieën.

Door deze belevingselementen toe te voegen ontstaat er ook waardecreatie. Waardecreatie vergroot het onderscheidend vermogen en de continuïteit van elke organisatie. Op lange termijn zal dit klantloyaliteit genereren. Doordat de klanten met een voldaan gevoel de avond verlaten, zullen zij op lange termijn ook graag bij de awardshow willen zijn. Daarnaast zullen zij hun positieve ervaring door vertellen aan andere mensen via mond-op-mond communicatie en vooral via de socials.

Deze belevingselementen zijn in een checklist geplaats. Door deze checklist te gebruiken en te waarborgen tijdens The Best Social Business Awards, zal er een betekenisvolle beleving ontstaan.

VOOR

HET

CREËREN

BETEKENISVOLLE TIJDENS

THE

BUSINESS

VAN

EEN

BELEVENIS

BEST

SOCIAL

AWARDS

10

BETREK ALLE ZINTUIGEN

UITWERKING

De invloed van waarnemingen op emoties, belevenissen en ervaringen moeten niet onderschat worden. Door zintuigelijke waarnemingen ontstaan emoties. Ruiken, zien en horen veroorzaken prikkels die leiden tot blijheid, frustratie, angst etc. Deze emoties beĂŻnvloeden ons gedrag. Door meerdere zintuigen te prikkelen kan je meer beleving creĂŤren.

DUIDELIJK EINDE Het einde van de klantreis is van essentieel belang bij de beleving van de klant. Mensen herinneren een ervaring slechts op basis van details.

Namelijk de piek en het einde. Het is dan ook zinnig om op dit element te focussen. Door een begin en einde ontstaat er een uniek proces voor het individu met intrinsieke waarde en is onomkeerbaar.

HERINNERINGEN EN MEMORABILIA Zorg voor een aandenken. Als de bezoekers een betekenisvol aandenken meekrijgen die ze nog lang kunnen gebruiken, zullen ze herinnerd worden aan de ervaring die ze uiteindelijk hebben opgedaan. Het fijnste is natuurlijk als de bezoekers zo enthousiast zijn dat ze erover gaan posten op social media. Hierdoor ontstaat er een memorabilia en maken andere mensen ook kennis met de dienst.

Daarom is het van belang om bezoekers op een positieve manier te verassen, zodat ze het willen delen met andere personen en herinnerd worden aan de punitiviteit.

PERSOONSGERICHTHEID

Persoonsgerichtheid gaat over een persoonsgerichte beleving. Iedereen wilt behandeld worden als gelijk persoon en heeft de behoeften om niet als nummer, maar als naam behandeld te worden. Door middel van persoonlijk contact en persoonsgerichtheid is dit mogelijk. Hierdoor voelen mensen zich meer betrokken en is het evenement meer op de persoon gericht. Mensen willen niet alleen getuigen zijn, maar ook meedoen en ervaren. Door op persoonsgerichtheid te focussen zal de bezoeker zich belangrijk en gehoord voelen, waardoor je de beleving stimuleert.

11

PER ELEMENT

INSPIRERENDE RANDPROGRAMMERING

Onder inspirerende randprogrammering vallen lezingen, tips en tops voor het creëren van creatieve content etc. Het is vooral vak gerelateerde informatie die op verschillende manieren opgedaan kunnen worden.

VAK GERELATEERDE CONTENT Het is belang om ervoor te zorgen dat creatieve content te bewonderen is. Een van de doelen van The Best Social Awards is te inspireren en motiveren om mooie creatieve social content te (blijven) maken. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat de doelgroep vindt dat er te weinig vak gerelateerde content te bewonderen is, terwijl ze daar wel behoeften aan hebben.

ENTERTAINMENT Tijdens entertainment wordt vooral amusement ervaren. Het lijkt hierdoor meer een schouwspel dat zich aan je ogen voltrekt zoals in een circus of bioscoop. Het grote verschil tussen randprogrammering en entertainment is dat het bij entertainment meer om het vermaak en plezier gaat en bij de randprogrammering meer om kennis en informatie opdoen.

FEESTELIJKE SFEER Een feestelijke sfeer is een positief, uitbundig en vrolijk gevoel of stemming bij een specifieke situatie. Dit creëer je vooral door geluid, tempratuur, licht en kleur toe te voegen aan een ruimte. Daarnaast kan dit gecreëerd worden door hippe muziek en een optreden toe te voegen. Uit onderzoek is gebleken dat onder hippe muziek hitjes een meezing-muziek wordt verstaan. Hiermee wordt niet lounge/beach muziek bedoeld.

12

05 | EVENTPLAN

PRE-EXPOSURE Om ervoor te zorgen dat er een betekenisvolle belevenis wordt ervaren, is het van belang om tijdens The Best Social Business Awards Livestream alle belevingselementen mee te nemen. Dit kan het beste plaatsvinden in verschillende zoomkamers. Het toepassen van de belevingselementen zal al beginnen in de pre-exposure fase, ofwel voor het evenement. Het is belangrijk om hier de nadruk te leggen op creatieve content belonen en vieren.

In de uitnodiging naar de inzenders, met de mededeling dat ze genomineerd zijn, moet duidelijk naar voren komen dat het evenement draait om creatieve content vieren en belonen. Dit moet centraal staan in alle communicatie.

Budget â‚Ź0

1.UITNODIGING GENOMINEERDEN

In de uitnodiging voor de zoomkamers moet duidelijk naar voren komen dat de merkbeleving en naamsbekendheid kan groeien als je aanwezig bent.

Deze uitnodiging moet persoonlijk zijn en bevat de de tijden waarin de genomineerden aanwezig moeten zijn in de zoomkamers.

Budget â‚Ź0

13

2. UITNODIGING ZOOMKAMERS

Als laatste wordt er naar alle inzenders, zowel de social agencies en bureaus als naar merken, een uitnodiging gestuurd voor de publieks-zoomkamer. Ook zien ze hier de optie om voor een pakket te kiezen. In dit pakket kunnen de genomineerden aangeven hoeveel plekken ze in de publieks-zoomkamer willen kopen en of iemand een borrel-pakket wil aanschaffen. In dit borrel pakket zitten Instagram-waardige hapjes, drankjes en natuurlijk een link naar een The Best Social Instagram filter. Hierin wordt verteld wat de publieks-zoomkamer inhoud, hoeveel geld

3. UITNODIGING PUBLIEKKAMER

het kost en waarom ze in deze publieks-zoomkamer aanwezig moeten zijn.

Budget €0

EXPOSURE Tijdens de exposure fase, ofwel tijdens het evenement, is het van belang dat alle technische apparatuur er voor zorgt dat zowel genomineerden via de zoomkamer als personen via de publieks-zoomkamer de livestream kunnen volgen. Aangezien deze techniek niet aanwezig is bij The Best Social, is het verstandig om dit over te laten aan een extern bedrijf. Door middel van 3 zoomkamers te creëren, kan er goed gemonitord worden of iedereen aanwezig is en kan er in kleine groepen genetwerkt worden. Ook hoeven de genomineerden dan ook niet lang te wachten. Daarnaast is het van belang om niet alleen een hoofdprogramma, maar ook randprogrammering te creëren. Alle content voor de show wordt zelf gemaakt en bedacht, waardoor de expertise van The Best Social naar voren komt.

Als het evenement begint moeten alle genomineerden van de eerste categorie in de zoomkamer zitten en moet de doelgroep in de publieks-zoomkamer plaatsnemen.

Daarnaast moet zowel in de zoomkamer als de publiekszoomkamer de livestream live te volgen zijn.

Daarnaast wordt er verteld wat er verwacht kan worden tijden deze editie van de The Best Social Business Awards.

0. INTRODUCTIE

Budget €8000 14

Tijdens de eerste categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

1.CATEGORIE 1

Budget €0

Tijdens de tweede categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

2. CATEGORIE 2

Budget €0

Tijdens de derde categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

Budget €0

15

3. CATEGORIE 3

Organiseer na categorie 3 een quiz in de publiekskamer over social media content. Door meerkeuzevragen te stellen en ieder antwoord een bepaalde kleur te geven, geef je de personen een kans om deze kleur in beeld te tonen. Hierdoor kunnen ze hun antwoorden laten zien en ontstaat er interactie met de doelgroep.

Budget €500

4. RANDPROGRAMMA 1

Tijdens de vierde categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

Budget €0

5. CATEGORIE 4

Tijdens de vijfde categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

Budget €0

6. CATEGORIE 5

16

Kondig aan dat er een interview komt met een professional op het gebied van content maken voor klanten. Laat de doelgroep die in de publiekszoomkamer zit vragen bedenken en dit in de comments zetten, zodat er interactie ontstaat.

Daarnaast kunnen er dan terplekke gerichte vragen gesteld worden. Hierdoor ontstaat er randprogrammering die echt relevant is.

7. RANDPROGRAMMA

Budget €0

Tijdens de zesde categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

8. CATEGORIE 6

Budget €0

Tijdens de zevende categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

Budget €0 17

9. CATEGORIE 7

Houd een interview met een professional die veel kan vertellen over hoe je goede content kan maken. Stel de professional vragen die de doelgroep heeft aangegeven in de comments en vermeld ook hun namen erbij. Hierdoor wordt het persoonlijk en ontstaat er interactie Budget €500

10. RANDPROGRAMMA 2

Tijdens de achtste categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

11. CATEGORIE 8

Budget €0

Tijdens de negende categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

12. CATEGORIE 9

Budget €0 18

Tijdens de tiende categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de

13. CATEGORIE 10

zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

Budget â‚Ź0

Tijdens de elfde categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

Budget â‚Ź0

19

14. CATEGORIE 11

Tijdens de twaalfde categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers. Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden. Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de

15. CATEGORIE 12

zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

Budget â‚Ź0

Voordat de laatste en grootste categorie winnaar bekend gemaakt wordt, komt er een inspirerende spreker vertellen over het social media landschap en de laatste trends hierin. Dit kan ook gemakkelijk een interne professional zijn.

Budget â‚Ź0 16. RANDPROGRAMMA 3

20

Tijdens de laatste en belangrijkste categorie moet er interactie aangemoedigd worden in de zoomkamers.

Hierdoor ontstaan er nieuwe netwerk mogelijkheden.

Voordat de winnaar bekend wordt gemaakt, wordt er stilgestaan bij de ingezonden casussen. Hierbij moeten gerichte vragen gesteld worden aan de genomineerden. Daarnaast is het van belang om foto's te maken van de genomineerden in de zoomkamers als zij in beeld verschijnen.

17. CATEGORIE 13

Budget €0

Na de uitreiking wordt er een uur lang een optreden gegeven door een band/dj die hippe muziek laat horen. Met hippe muziek worden meezing nummers en hitjes bedoeld. Doordat iedereen in de publiekskamer elkaar en het optreden kan zien, ontstaan er netwerkmogelijkheden. Doordat er break-outrooms aangemaakt kunnen worden in de publeiks-zoomkamer, kan er ook gemakkelijk privé genetwerkt worden. Hierdoor wordt het ook nog eens persoonlijk. Door het feest is er een duidelijk einde van The Best Social Business Awards. Uiteraard kunnen de mensen die een pakket hebben gekocht deze nuttigen tijdens het feest, maar natuurlijk kan dit ook eerder genuttigd worden.

Budget €5000 21

18. FEEST

POST-EXPOSURE Tijdens de post-exposure fase, ofwel na het event, is het van belang om niet alleen te focussen op winnaars, maar ook op de niet-winnaars. Door foto's te plaatsen op social media van iedereen, in plaats van alleen de winnaars, ontstaat er een optimale klantbeleving voor elk individu. Door als laatste alle inzendingen online open te stellen wordt er meer aandacht geschonken aan het bewonderen van vak-gerelateerde content.

Tijdens de post-exposure fase, ofwel na het event, is het van belang om niet alleen te focussen op winnaars, maar ook op de niet-winnaars. Door foto's te plaatsen op social media van iedereen, in plaats van alleen de winnaars ontstaat er een optimale klantbeleving voor elk individu.

1.SOCIAL MEDIA

Budget €0

Door ieder individu te bedanken voor de deelname is het van belang om persoonlijke foto's te sturen. Deze persoonlijke foto's worden aangeleverd in een format, zodat de foto's gemakkelijk gedeeld kunnen worden.

2. BEDANKEN

Budget €0

Als laatste moeten alle inzendingen online open gesteld worden, zodat er meer aandacht wordt geschonken aan het bewonderen van vakgerelateerde content

3. BEWONDEREN

Budget €0 22

FINANCIËN Om The Best Social Business Awards 2021 uit te voeren moet er gekeken worden naar de beschikbare liquide middelen. Om de livestream met zoomkamers te financieren kunnen er sponsoren ingeschakeld worden. Net zoals afgelopen jaar kan de uitvoer door een externe organisatie uitgevoerd worden. Hiervoor is bartering gebruikt en zal dus met beperkte kosten kunnen lukken. Om een zoom-publiekskamer te financieren is er echter wel een proabonnement op zoom nodig. Echter heeft The Best Social al enkele pro-account, dus zal dit niet zorgen voor extra kosten. De overige kosten zullen gedekt kunnen worden met het stuk marketingbudget. Dat wordt op dit moment ook al gedaan. Om alle belevingselementen goed aan te pakken is het van belang dat er meer budget wordt opengesteld voor de beleving. In onderstaande overzicht staan alle kosten en inkomsten die hierbij komen kijken.

INVENTARISEREN

Kijkend naar eerdere edities, heb ik een inschatting gemaakt voor een reëel aantal inzendingen en bezoekers. Uiteraard heb ik dit ruim naar beneden afgerond, zodat de werkelijke kosten alleen maar mee kunnen vallen.

Aantal inzendingen - 180 Aantal bezoekers - 200 Aantal pakketten - 50 Prijs publiekskamer - 30 Prijs inzending - 150 Prijs pakket - 50

KOSTEN

OPBRENGSTEN

Livestream

€8000

Randprogramma 1

€500

Inzendingen 180x150

€27.000

Randprogramma 2

€500

Bezoekers 200x30

€6000

Feest

€5000

Pakket 50x50

€2500

+

+ Totale kosten

€14000

Totale kosten

€35.500

OMZET

€35500 - €14000 = €21.500 Dit houdt in dat er een winst wordt behaald van €20.500. Echter wordt dit bedrag ook in de andere awardshow gestoken. Omdat hier meer publiciteitskosten in gaan zitten en omdat er geen geld wordt opgeleverd, ga ik ervanuit dat de totale kosten meer zijn als de business awardshow. Stel dat de kosten hier voor 50% verdubbeld worden, houdt dit in dat er een totale

winst overblijft van €500.

Bovenstaande kosten zijn ruim genomen en de opbrengsten zijn erg omlaag geschaald. Zelfs met deze bedragen redt The Best Social Awards het om quitte te spelen. Laat staan als de kosten meevallen, de inzendingen meer gaan kosten of er meer bezoekers komen.

Hierdoor blijft er een bedrag over die in de awardshow van het jaar erop geïnvesteerd kan worden of gebruikt kan worden om een bekende artiest bij de het feest te laten optreden.

23

06 | DRAAIBOEK ALGEMEEN Wanneer mei 2021 Locatie Mediapark Hilversum Aanspreekpunt Roos Hilhorst

ORGANISATIE

06 14 97 96 03

roos@thebestsocial.nl

CONTACTPERSOON

GEGEVENS

The Best Social presentatie productie live redactie live verslag video editing ter plekke show back up zoom room 1 zoom room 2 zoom room 3 zoom publiek room live cm stories media live verslag videoredactie online content coรถrdinatie live verslag awards live redactie Regie/showcaller Extern bedrijf project Manager accountmanager stream techniek show regie 24

BENODIGDHEDEN Zoom 4x MacBook 4x HDMI 4x USB A 3x ethernet aansluiting Social media items HDMI ethernet aansluiting MacBook Autocue USB A Duet Software telepromter software ethernet aansluiting MacBook Overig 5x verloopstukjes elk individu telefoon + oplader elk individu laptop + oplader

25

TIJDSPLANNING

WIE

LOCATIE

Uitnodiging genomineerden Uitnodiging Zoomkamers Uitnodiging publiekkamer

communicatie medewerker communicatie medewerker communicatie medewerker

kantoor TBS

09:00 uur 12:30 uur 13:00 uur 14:00uur 14:30uur 17:00 uur 17:30 uur 19:00 uur

opbouw aankomst extern bedrijf doorloop show lunch repetitie diner dubbelcheck start de livestream

extern bedrijf werknemers TBS allen allen allen allen allen allen

Mediapark zaal 1 zaal 1 kantine zaal 1 kantine zaal 1 zaal 1

19:01 uur 19:05 uur 19:09 uur 19:14 uur 19:19 uur 19:29 uur 19:33 uur 19:38 uur 19:39 uur 19:41 uur 19:46 uur 19:56 uur 20:00 uur 20:05 uur 20:10 uur 20:15 uur 20:20 uur 20:25 uur 20:30 uur

introductie categorie 1 categorie 2 categorie 3 randprogramma 1 categorie 4 categorie 5 randprogramma inluiden categorie 6 categorie 7 randprogramma 2 categorie 8 categorie 9 categorie 10 categorie 11 categorie 12 randprogramma 3 categorie 13

allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen allen + artiest

zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1

TIJD PRE-EXPOSURE

3 maanden voor uitvoer 2 maanden voor uitvoer 1,5 maand voor uitvoer

EXPOSURE

21:30 uur 23:00 uur

ACTIE

start het optreden einde livestream afbouw

POST-EXPOSURE

direct na de Social media uitreiking 1 dag na het event Bedanken 1 dag na het event Bewonderen

ZOOMKAMER

hoofdscherm kamer 1 kamer 2 kamer 3 publiek kamer 1 kamer 2 hoofdscherm kamer 3 kamer 1 kamer 2 kamer 3 kamer 1 kamer 2 kamer 3 kamer 1 kamer 2 kamer 3 publiek publiek publiek

allen extern bedrijf allen

creatives & designers TBS creatives & designers TBS eventmanager TBS

Kantoor TBS Kantoor TBS

zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 zaal 1 kantoor TBS kantoor TBS kantoor TBS 26

07 | HAALBAARHEID

OMSTANDIGHEDEN

PERSONEEL

het van belang om rekening te houden

persoon nodig. Bij de opdrachtgever is

met de actualiteit. Door de anderhalve

deze persoon al beschikbaar, namelijk de

meter maatregel kunnen er op korte

eventmanager.

termijn

evenementen

voldoende medewerkers in het bedrijf die

plaats vinden. Ook op lange termijn is

meewerken aan het evenement en de

het niet duidelijk hoe dit zich gaat

zoomkamers kunnen beheren. Wel is het

ontwikkelen. Door de trend virtuele

van belang om een persoon te hebben

events, is het duidelijk geworden dat er

die

in de toekomst meer virtuele events

belevingselementen waarborgt. Hiervoor

gaan ontstaan. Door in te spelen op deze

zal er 1 personeelslid op het onderdeel

situatie

beleving gezet worden. De invulling

Door de uitbreek van het corona-virus is

geen

is

er

fysieke

duidelijk

naar

voren

Om het eventplan uit te voeren is er één

de

Daarnaast

checklist

de

wordt

manier is voor de uitvoer van het

awardsteam, maar de waarborging van

concept van The Best Social.

de

beleving

zal

door

van

er

gekomen dat de Livestream een goede Daarom

bedacht

zijn

het

moeten

hele worden

ben ik van mening dat The Best Social

gecontroleerd. Gelukkig zijn er ieder jaar

Business

minimaal 2 stagiaires en/of freelancers

Awards

voortaan

volledig

online moet uitvoeren met zoomkamers.

die

ondersteuning

geven

tijdens

de

Door hierop in te spelen en dit direct toe

productie van de awardshow. Zij kunnen

te passen, is het event bestemd voor

het waarborgen op zich nemen.

welke omstandigheid dan ook.

FINANCIËN

Het ontwikkelen en uitvoeren van The Best Social Awards behoord tot de corebusiness van het bedrijf The Best Social. Het budget dat wordt gebruikt voor de awardshow, kan ook worden gebruikt voor de toepassing van het beroepsproduct. De awards zijn eigenlijk ook de PR dagen voor The Best Social. Alle merken, bureaus en juiste mensen zijn op het event aanwezig. Er wordt dus voor een gedeelte een stuk marketingbudget vanuit het bedrijf gebruikt. Er wordt in werkelijkheid dus geïnvesteerd in de awards vanuit The Best Social. Verder bestaat ongeveer 70% uit sponsoren, inzendingen en ticketverkoop. Het doel is dan ook om rond te komen en niet om veel winst te genereren. Zoals eerder beschreven kan het draaiboek uitgevoerd worden en kan er break-even worden gedraaid als er minimaal 180 inzendingen binnen komen, 200 mensen een ticket kopen en 50 mensen een pakket kopen. Dit is haalbaar aangezien de afgelopen drie jaren het gemiddelde aantal inzendingen 200 bevatte en er ongeveer 400 bezoekers waren. Op lange termijn zal de beleving op de awardshow extra inkomsten genereren, aangezien er dan meerdere inzendingen komen en meer mensen tickets willen kopen. Alle winst die gemaakt wordt kan direct geïnvesteerd worden in het groter aanpakken van de belevingselementen.

27

202 1 CONCLUSIE

Zowel de omstandigheden als de financiën en het personeel vormen geen obstakel voor het uitvoeren van het beroepsproduct. Hierdoor kan ik concluderen dat de uitvoer van het eventplan haalbaar is voor het jaar 2021.

Om het product voor de toekomst te gebruiken, zal er elk jaar opnieuw gekeken moeten worden naar de trends en ontwikkelingen van de branche en naar de behoefte van de doelgroep. Hierdoor zullen er ieder jaar andere elementen worden toegepast, waardoor er elk jaar

een betekenisvolle

beleving gecreëerd wordt. Dit is mogelijk aangezien elk jaar gekeken wordt welke aspecten er toegevoegd kunnen worden aan de awardshow. Het is een kleine moeite om dan tegelijkertijd te kijken naar de trends en ontwikkelingen in de branche. Ook wordt elk jaar de awardshow geëvalueerd met de doelgroep, waardoor je ook snel achter de behoefte van de doelgroep kan komen. Hierdoor is het ook mogelijk om het product tot ver in de toekomst te gebruiken.

28

IN SAMENWERKING MET THE BEST SOCIAL AWARDS & LEISURE PRODUCER VOOR VRAGEN : ESMEE-K@OUTLOOK.COM